Automatyzowanie zadan przy uz yciu makr języka Visual Basic

Transkrypt

1 Automatyzowanie zadan przy uz yciu makr języka Visual Basic Jeśli użytkownik nie korzystał nigdy z makr, nie powinien się zniechęcać. Makro jest po prostu zarejestrowanym zestawem naciśnięć klawiszy i instrukcji, którego można używać do automatyzowania zadań, aby nie wykonywać ich za każdym razem od początku. Można na przykład zarejestrować makro w celu stosowania określonych marginesów stron, wstawiania niestandardowych list punktowanych lub złożonych tabel. W tym samouczku objaśniono, jak można to zrobić. Przed rozpoczęciem Wyświetlanie karty Deweloper Przypisywanie skrótu klaw iaturowego do makra Rejestrow anie makra Uruchamianie makra Edytowanie makra Podręczna karta informacyjna Przed rozpoczęciem Zakres tematyczny Zapoznanie się z tym samouczkiem pozwoli opanować następujące umiejętności: Wyświetlanie karty Deweloper na wstążce. Rejestrowanie makra w celu wstawiania stylizowanej tabeli. Przypisywanie skrótu klawiaturowego do makra. Uruchamianie zarejestrowanego makra. Edytowanie makra. Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Automatyzowanie zadań przy użyciu makr języka Visual Basic1

2 Wymagania Word 2011 dla komputerów Mac Podstawowe umiejętności dotyczące programu Word, w tym otwieranie dokumentu oraz wycinanie, wklejanie i formatowanie tekstu Szacowany czas ukończenia: 25 minut 1. Wyświetlanie karty Deweloper Karta Deweloper to specjalna karta wstążki zawierająca polecenia służące do pracy z makrami. Domyślnie karta Deweloper nie jest wyświetlana na wstążce. Wyświetlmy kartę Deweloper na wstążce programu Word. Ważne W tym samouczku do zaprezentowania pracy z makrami użyto programu Word. W programie Excel zasady działania makr są jednak podobne. W programie Word kliknij kolejno pozycje Plik > Nowy pusty dokument. Na wstążce kliknij pozycję Opcje Wstążki, a następnie kliknij pozycję Preferencje Wstążki. Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Automatyzowanie zadań przy użyciu makr języka Visual Basic2

3 W polu Tytuł karty lub grupy zaznacz pole wyboru Deweloper, a następnie kliknij przycisk OK. Zwróć uwagę, że na wstążce została wyświetlona karta Deweloper. Wskazówki Aby usunąć karty ze wstążki lub rozmieścić je w inny sposób, należy kliknąć pozycję Opcje Wstążki, a następnie należy kliknąć pozycję Dostosuj kolejność kart Wstążki. Przed wykonaniem kolejnych czynności Upewnij się, że umiesz wykonywać następujące czynności: Wyświetlanie karty Deweloper na wstążce. Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Automatyzowanie zadań przy użyciu makr języka Visual Basic3

4 2. Przypisywanie skrótu klawiaturowego do makra Przed rozpoczęciem rejestrowania makra można mu przypisać skrót klawiaturowy, co pozwala na uruchamianie makra w dowolnym momencie za pomocą naciśnięcia klawiszy skrótu. Przypiszmy skrót klawiaturowy do makra, które zarejestrujemy w następnej lekcji. Na karcie Deweloper w obszarze Visual Basic kliknij przycisk Zarejestruj. W polu Nazwa makra wpisz tekst Moja_tabela_specjalna, a następnie kliknij pozycję Klawiatura. Uwaga Nazwy makr nie mogą zawierać spacji ani znaków specjalnych, takich lub!. Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Automatyzowanie zadań przy użyciu makr języka Visual Basic4

5 Upewnij się, że kursor znajduje się w polu Naciśnij nowy skrót klawiaturowy, a następnie naciśnij klawisze +OPCJA+T. Uwaga Jeśli wybrany skrót klawiaturowy przypisano już do innego polecenia, to polecenie zostanie wyświetlone obok pozycji Obecnie przypisany do. Po przypisaniu innego skrótu klawiaturowego należy go zanotować, ponieważ będzie on potrzebny w następnej lekcji. Kliknij przycisk Przypisz. Skrót zostanie wyświetlony w polu Bieżące klawisze. Następnie kliknij przycisk OK. Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Automatyzowanie zadań przy użyciu makr języka Visual Basic5

6 Zwróć uwagę, że przycisk Zarejestruj na karcie Deweloper jest wyświetlany z etykietą Zatrzymaj. Program Word jest teraz w trybie rejestrowania makra. Wskazówki Domyślnie makra są zapisywane w sposób umożliwiający używanie ich we wszystkich dokumentach utworzonych na podstawie szablonu Normal (Normal.dotx). Aby ograniczyć makro tylko do bieżącego dokumentu, w oknie dialogowym Rejestrowanie makra (pokazanym w kroku 2) w menu podręcznym Przechowaj makro w należy kliknąć pozycję Dokument1 (dokument), gdzie Dokument1 jest nazwą bieżącego dokumentu. Przed wykonaniem kolejnych czynności Upewnij się, że umiesz wykonywać następujące czynności: Przypisywanie skrótu klawiaturowego do makra. Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Automatyzowanie zadań przy użyciu makr języka Visual Basic6

7 3. Rejestrowanie makra Aby zarejestrować makro, należy normalnie wykonać wszystkie kroki zadania. W trakcie wykonywania zadania program Word rejestruje każde kliknięcie oraz naciśnięcie klawisza, a także każdy wpisany tekst jako kod VBA, który można później edytować. Zarejestrujmy makro służące do wstawiania stylizowanej tabeli Pytanie i odpowiedź, składającej się z dwóch kolumn. Ważne Przed przystąpieniem do niniejszej lekcji należy wykonać czynności opisane w lekcji 2. Na karcie Tabele w obszarze Opcje tabeli kliknij pozycję Nowa, a następnie przeciągnij kursor, aby utworzyć tabelę o wymiarach 2 x 6. Przytrzymaj naciśnięte klawisze SHIFT oraz OPCJA i naciskaj na klawiaturze klawisz Strzałka w prawo do momentu zaznaczenia tabeli w sposób przedstawiony poniżej. Uwaga Podczas rejestrowania makra nie można używać myszy do zaznaczania, kopiowania lub przeciągania zawartości w dokumencie. Aby rejestrować takie czynności, należy używać klawiatury. Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Automatyzowanie zadań przy użyciu makr języka Visual Basic7

8 W obszarze Style tabeli kliknij pozycję Jasne cieniowanie akcent 1. Na karcie Tabele w obszarze Rysowanie obramowań kliknij pozycję Obramowania, a następnie kliknij pozycję Wszystkie. Wpisz tekst Pytanie, naciśnij klawisz TAB, a następnie wpisz tekst Odpowiedź. Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Automatyzowanie zadań przy użyciu makr języka Visual Basic8

9 Na karcie Deweloper kliknij pozycję Zatrzymaj. Makro zostało zarejestrowane i zapisane. Wskazówki W przypadku rejestrowania własnych makr ważne jest dokładne zaplanowanie czynności, które mają zostać zarejestrowane. Rejestrator makr zapisuje każde naciśnięcie klawisza i kliknięcie, co może prowadzić do powstania nieefektywnych makr, jeśli zarejestrowano wiele niepotrzebnych sekwencji naciśnięć klawiszy. Aby wstrzymać rejestrowanie makra, na karcie Deweloper należy kliknąć pozycję Wstrzymaj. Przed wykonaniem kolejnych czynności Upewnij się, że umiesz wykonywać następujące czynności: Rejestrowanie makra w celu wstawiania dwukolumnowej tabeli. 4. Uruchamianie makra Uruchomienie makra powoduje wykonanie w programie Word sekwencji zarejestrowanych zadań. Uruchomimy makro za pomocą przypisanego skrótu klawiaturowego oraz przy użyciu polecenia na karcie Deweloper. Kliknij kolejno pozycje Plik > Nowy pusty dokument. Naciśnij klawisze +OPCJA+T. Uwaga Jeśli w poprzedniej lekcji przypisano inny skrót klawiaturowy, należy użyć tego skrótu. Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Automatyzowanie zadań przy użyciu makr języka Visual Basic9

10 Kliknij poniżej wstawionej tabeli i naciśnij klawisz RETURN, aby wstawić pusty wiersz. Na karcie Deweloper w obszarze Visual Basic kliknij pozycję Makra. Kliknij pozycję Moja_tabela_specjalna, a następnie kliknij przycisk Uruchom. Uwaga Jeśli szukane makro nie znajduje się na liście, w menu podręcznym Makra w należy kliknąć pozycję Wszystkie aktywne szablony i dokumenty. Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Automatyzowanie zadań przy użyciu makr języka Visual Basic10

11 Zwróć uwagę, że odpowiednia tabela zostaje wstawiona w programie Word po każdym uruchomieniu makra. Wskazówki Aby zmienić skrót klawiaturowy przypisany do makra, należy kolejno kliknąć pozycje Widok > Paski narzędzi > Dostosuj paski narzędzi i menu. Następnie na karcie Polecenia w grupie Kategorie należy kliknąć przycisk Makra. Należy kliknąć makro, dla którego ma zostać zmieniony skrót, a następnie należy kliknąć pozycję Klawiatura. Aby zmienić ostrzeżenia dotyczące zabezpieczeń makra, należy kolejno kliknąć pozycje Word > Preferencje. Następnie w obszarze Ustawienia osobiste należy kliknąć pozycję Zabezpieczenia. Odpowiednia opcja znajduje się w obszarze Zabezpieczenia makr. Przed wykonaniem kolejnych czynności Upewnij się, że umiesz wykonywać następujące czynności: Uruchamianie makra za pomocą przypisanego skrótu klawiaturowego i przy użyciu polecenia Makra na karcie Deweloper. 5. Edytowanie makra Podczas rejestrowania makra każda sekwencja klawiszy i kliknięcie są automatycznie tłumaczone przez program Word na kod języka VBA. Kod makra zarejestrowanego przed chwilą określa, że makro ma wstawić tabelę o wymiarach 2 x 6 oraz cały wpisany tekst zastępczy. Korzystając z wbudowanego Edytora Visual Basic, można zmodyfikować kod i tym samym czynności wykonywane przez makro. Przeprowadźmy edycję makra w taki sposób, aby wstawiana tabela zawierała trzy kolumny zamiast dwóch. Uwaga Zaawansowane edytowanie makr wychodzi poza zakres tego samouczka. Aby uzyskać dodatkowe informacje na temat edytowania makr oraz Edytora Visual Basic, zobacz Dokumentacja języka Visual Basic. Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Automatyzowanie zadań przy użyciu makr języka Visual Basic11

12 Na karcie Deweloper w obszarze Visual Basic kliknij przycisk Edytor. Zwróć uwagę, że okno zawiera kod utworzonej tabeli. Uwaga Jeśli kod nie zostanie wyświetlony, w oknie Projekt w obszarze Moduły należy kliknąć dwukrotnie pozycję NewMacros. W treści kodu po ciągu NumColumns:=_ zamień wartość 2 na wartość 3. Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Automatyzowanie zadań przy użyciu makr języka Visual Basic12

13 Na dole okna zaznacz wiersze kodu przedstawione poniżej i kolejno kliknij pozycje Edycja > Kopiuj. W treści kodu kliknij za znakiem cudzysłowu znajdującym się za wyrazem Odpowiedź, naciśnij klawisz RETURN, a następnie kliknij kolejno pozycje Edycja > Wklej. Zastąp drugie wystąpienie wyrazu Odpowiedź wyrazem Komentarze. Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Automatyzowanie zadań przy użyciu makr języka Visual Basic13

14 Kliknij kolejno pozycje Word > Zamknij i wróć do Microsoft Word. Poniżej istniejącej tabeli naciśnij klawisz RETURN, a następnie naciśnij klawisze +OPCJA+T (lub skrót klawiaturowy przypisany podczas wcześniejszej lekcji). Zwróć uwagę, że teraz uruchomienie makra powoduje wstawienie tabeli zawierającej trzy kolumny zgodnie z edytowanym kodem. Wskazówki Aby edytować makro inne od zarejestrowanego przed chwilą, na karcie Deweloper w obszarze Visual Basic należy kliknąć pozycję Makra. Następnie należy zaznaczyć makro, które ma być edytowane, i kliknąć pozycję Edytuj. Aby usunąć makro, na karcie Deweloper w obszarze Visual Basic należy kliknąć pozycję Makra. Następnie należy zaznaczyć makro, które ma zostać usunięte, i kliknąć pozycję Usuń. Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Automatyzowanie zadań przy użyciu makr języka Visual Basic14

15 Przed wykonaniem kolejnych czynności Upewnij się, że umiesz wykonywać następujące czynności: Edytowanie makra za pomocą wbudowanego Edytora Visual Basic. Podręczna karta informacyjna Efekt Wyświetlenie karty Deweloper na wstążce Rozpoczęcie rejestrowania makra Przypisanie skrótu klawiaturowego do makra Ograniczenie dostępności makra do dokumentu, w którym zostało zarejestrowane Wstrzymanie rejestrowania makra Uruchomienie makra Edytowanie makra Usunięcie makra Zmienienie skrótu klawiaturowego dla makra Wykonaj te czynności Kliknij ikonę koła zębatego Preferencje Wstążki, a następnie kliknij pozycję Preferencje Wstążki. Zaznacz pole wyboru Deweloper. Zaplanuj sekwencję czynności dla zadania, które chcesz wykonać (na przykład wstawienie stylizowanej tabeli). Następnie na karcie Deweloper w obszarze Visual Basic kliknij przycisk Zarejestruj. Rozpocznij rejestrowanie makra. Następnie w obszarze Przypisz makro do kliknij pozycję Klawiatura i naciśnij wybrany skrót klawiaturowy (na przykład klawisze +OPCJA+T). Rozpocznij rejestrowanie makra. Następnie w menu podręcznym Przechowaj makro w kliknij polecenie Dokument1 (dokument), gdzie Dokument1 (dokument) oznacza dokument, w którym makro jest rejestrowane. Na karcie Deweloper w obszarze Visual Basic kliknij przycisk Wstrzymaj. Naciśnij skrót klawiaturowy przypisany do makra. Możesz też na karcie Deweloper w obszarze Visual Basic kliknąć pozycję Makra, kliknąć wybrane makro, a następnie kliknąć przycisk Uruchom. Na karcie Deweloper w obszarze Visual Basic kliknij przycisk Makra. Kliknij wybrane makro na liście, a następnie kliknij pozycję Edytuj. Na karcie Deweloper w obszarze Visual Basic kliknij przycisk Makra. Kliknij wybrane makro na liście, a następnie kliknij pozycję Usuń. Kliknij kolejno pozycje Widok > Paski narzędzi > Dostosuj paski narzędzi i menu. Następnie na karcie Polecenia w grupie Kategorie kliknij przycisk Makra. Kliknij makro, dla którego chcesz zmienić skrót, a następnie kliknij pozycję Klawiatura. Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Automatyzowanie zadań przy użyciu makr języka Visual Basic15

16 Więcej wskazówek Karta Deweloper to specjalna karta wstążki zawierająca polecenia służące do pracy z makrami. Domyślnie karta Deweloper nie jest wyświetlana na wstążce. Za pomocą poleceń na karcie Deweloper można rejestrować i edytować makra w programach Word, Excel i PowerPoint. W przypadku rejestrowania własnych makr ważne jest dokładne zaplanowanie czynności, które mają zostać zarejestrowane. Rejestrator makr zapisuje każde naciśnięcie klawisza i kliknięcie, co może prowadzić do powstania nieefektywnych makr, jeśli zarejestrowano wiele niepotrzebnych sekwencji naciśnięć klawiszy. Nazwy makr nie mogą zawierać spacji ani znaków specjalnych, takich lub!. Domyślnie makra są zapisywane w sposób umożliwiający używanie ich we wszystkich dokumentach. Jednak można ograniczyć dostępność makra tylko do dokumentu, w którym zostało zarejestrowane. Podczas rejestrowania makra każda sekwencja klawiszy i kliknięcie są automatycznie tłumaczone przez program Word na kod języka VBA. Korzystając z wbudowanego Edytora Visual Basic, można zmodyfikować kod i tym samym czynności wykonywane przez makro. Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Automatyzowanie zadań przy użyciu makr języka Visual Basic16