Błędy funkcji 1. Błąd braku nawiasów =SUMA(A1:A5) 2. Błąd ########

Transkrypt

1 Błędy funkcji Podczas wprowadzania formuł oraz korzystania z funkcji może się zdarzyd, że popełnisz różnego rodzaju błędy. Program Microsoft Excel 2010 zawiera narzędzia, które w wielu przypadkach poprawią błąd za Ciebie lub ułatwią wyszukanie go oraz korektę. Aby skorzystad z możliwości, jakie oferuje w tym zakresie program Microsoft Excel 2010, powinieneś zapoznad się z najczęściej popełnianymi błędami. 1. Błąd braku nawiasów Podczas wprowadzania formuły liczba lewych okrągłych nawiasów powinna odpowiadad liczbie prawych okrągłych nawiasów. W przypadku prostej formuły np. =SUMA(A1:A5) niewpisanie prawego nawiasu zostanie automatycznie poprawione przez program. W bardziej skomplikowanej sytuacji program wyświetli komunikat z propozycją poprawnej formy formuły. Aby uniknąd błędnego wprowadzenia nawiasów w formule, program Microsoft Excel 2010 oznacza kolejne nawiasy różnymi kolorami. Ułatwia to wpisywanie długich formuł, jak również znalezienie błędu związanego z tym zagadnieniem. 2. Błąd ######## Bardzo powszechnym rodzajem sygnału o błędzie jest komórka wypełniona znakami #. Tego rodzaju komunikat o błędzie ukazuje się, gdy: kolumna jest zbyt wąska, aby w całości wyświetlid zawartą w niej wartośd w celu usunięcia takiego komunikatu należy poszerzyd kolumnę lub skorzystad z innego formatu, podczas odejmowania komórek przechowujących dane o czasie wystąpi błąd czasu ujemnego np. od godziny 6:00 zostanie odjęta godzina 20:00 - aby uniknąd tego błędu należy przechowywad dane o czasie w połączeniu z datą,

2 do komórki sformatowanej jako data, zostanie wprowadzona formuła, której wynik wykracza poza obsługiwany przez program Microsoft Excel 2010 zakres dat (1 styczeo grudzieo 9999). 3. Komunikaty błędów reguł matematycznych Gdy program wykryje błąd związany z regułami matematycznymi, w komórce zawierającej błąd wyświetli się jedna z poniższych wartości błędu: #DZIEL/0!, #N/D!, #NAZWA?, #ZERO!, #LICZBA!, #ADR!, #ARG!. Komórki, w których został wykryty błąd lub istnieje podejrzenie jego wystąpienia, są dodatkowo oznaczone małym zielonym trójkątem umieszczonym w lewym górnym rogu komórki. Gdy taka komórka zostanie aktywowana, obok niej wyświetli się przycisk z wykrzyknikiem, za pomocą którego można uruchomid opcję sprawdzania błędów. Komunikat #DZIEL/0! Operacja dzielenia przez 0 jest w matematyce niedozwolona. Dlatego też, gdy formuła zawarta w komórce próbuje wykonad tego rodzaju działanie, program wyświetla wartośd błędu #DZIEL/0!. Program traktuje puste komórki tak, jakby były w nich wpisane wartości 0.

3 Komunikat #N/D! Błąd #N/D! występuje zazwyczaj w następujących sytuacjach: w komórce, do której odwołuje się formuła, występuje już wartośd #N/D!, w związku z czym formuła nie może zostad obliczona, funkcja wyszukująca (np. często wykorzystywana funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO) nie odnajduje szukanej wartości, funkcja wyszukująca została wykorzystana w celu zlokalizowania wartości w nieposortowanej tabeli, wprowadzona została formuła tablicowa ze złą liczbą argumentów, wykorzystano niestandardową funkcję, która nie jest dostępna. Komunikat #NAZWA? Błąd #NAZWA? pojawia się, gdy: w formule znajduje się nieokreślona nazwa komórki lub zakresu komórek, w formule znajduje się tekst, który program uważa za nieznaną nazwę (często dzieje się tak w sytuacji popełnienia literówki podczas wprowadzania nazwy funkcji), nie została zainstalowana funkcja dodatkowa, z której formuła zamierzała skorzystad. Komunikat #ZERO Użytkownik posłużył się niewłaściwym operatorem, np. rozdzielił argumenty przecinkiem zamiast średnikiem. Komunikat #LICZBA! Zazwyczaj błąd #LICZBA! pojawia się, gdy: funkcji przekazany został nieprawidłowy argument (np. funkcja PIERWIASTEK nie może operowad na liczbach ujemnych), otrzymany wynik wykracza poza zakres liczb obsługiwanych przez program Microsoft Excel 2010 (od od -1*10^307 do 1*10^307).

4 Komunikat #ADR! Komunikat błędu #ADR! pojawia się, jeśli formuła odnosi się do nieprawidłowego adresu komórki. Występuje on w sytuacji, gdy: usunie się komórkę, do której odnosi się formuła, na przykład, gdy usunięta zostanie kolumna skopiuje się formułę do komórki, w której odwołanie staje się komórkę zostanie wycięta, a następnie wklejona do miejsca jej odwołania. Komunikat #ARG! Błąd #ARG! Występuje, gdy: formuła próbuje wykonad operację na niepoprawnych argumentach, argument funkcji, zamiast byd wartością, jest zakresem, funkcja niestandardowa jest nieobliczalna. Narzędzia inspekcji formuł oraz śledzenie zależności pomiędzy komórkami Aby uniknąd błędów w formułach i obliczeniach, warto skorzystad z bardzo użytecznych narzędzi inspekcji formuł. Dzięki nim możesz w szybki sposób znaleźd, wyśledzid i sprawdzid błędy, a następnie je poprawid. Możesz również sprawdzid, jak wartośd w komórce była kolejno szacowana. Podczas poprawiania źle zdefiniowanych komórek w formule użyteczne są także narzędzia śledzenia zależności i poprzedników. Dzięki nim w błyskawiczny sposób możesz odszukad błędnie przypisane komórki i zamienid je na poprawne. 1. Śledzenie formuł Aby móc sprawdzid, gdzie i jakie formuły zostały użyte w arkuszu, należy wykorzystad narzędzie Pokaż formuły. W tym celu należy na karcie Formuły w grupie Inspekcja formuł kliknąd przycisk Pokaż formuły.

5 Po kliknięciu przycisku Pokaż formuły zamiast wyniku formuł zostanie wyświetlona ich składnia. 2. Powiązania między komórkami W programie Microsoft Excel 2010 istnieją dwa rodzaje powiązao między komórkami, które można śledzid w arkuszu. Śledzenie wizualizowane jest za pomocą strzałek wskazujących kolejno powiązane ze sobą komórki. Powiązania te można określid za pomocą: poprzedników komórek oznaczających wszystkie lokacje, do których odnosi się formuła z danej komórki; mogą one byd bezpośrednie (gdy lokacja jest bezpośrednio użyta w formule) oraz pośrednie (gdy odwołanie do danej lokacji jest w komórce, do której odwołuje się formuła). komórek zależnych które zawierają formuły zależne od wskazanych komórek; tak jak w przypadku poprzedników, mogą one byd bezpośrednie i pośrednie. Aby wyświetlid strzałki wskazujące komórki poprzedników, należy przejśd na kartę Formuły, zaznaczyd komórkę, której poprzedniki mają zostad wyświetlone i w grupie Inspekcja formuł wybrad opcję Śledź poprzedniki. Po jednokrotnym kliknięciu zostanie wyświetlona strzałka wskazująca bezpośrednie poprzedniki. Każdorazowe kliknięcie narzędzia Śledź poprzedniki powoduje ukazanie się wskaźników odnoszących się do kolejnych poprzedników pośrednich.

6 Podobnie trzeba postąpid, aby wyświetlid zależności pomiędzy komórkami. W tym celu należy zaznaczyd komórkę, której zależności mają byd śledzone i na karcie Formuły w grupie Inspekcja formuł kliknąd przycisk Śledź zależności. Po jednokrotnym kliknięciu zostanie wyświetlona strzałka wskazująca zależności bezpośrednie. Każdorazowe kliknięcie narzędzia Śledź zależności powoduje ukazanie się wskaźników odnoszących się do kolejnych zależności pośrednich. Jeżeli chcesz usunąd strzałki zarówno te dotyczące poprzedników, jak i te dotyczące zależności musisz skorzystad z przycisku Usuo strzałki. Możesz też usunąd strzałki tylko wybranego rodzaju. W tym celu musisz kliknąd strzałkę skierowaną w dół obok przycisku Usuo strzałki, a następnie na rozwiniętej liście wybrad, odpowiednio, opcję Usuo strzałki poprzedników lub Usuo strzałki zależności. 3. Sprawdzanie i śledzenie błędów Aby zlokalizowad błąd lub błędy w formule, należy skorzystad ze znajdującego się na karcie Formuły w grupie Inspekcja formuł narzędzia Sprawdzanie błędów, a następnie na rozwiniętej liście wybrad jedną z opcji - Sprawdzanie błędów lub Śledź błędy.

7 Najszybszym sposobem zlokalizowania źródła prostego błędu jest prześledzenie komórek biorących udział w obliczeniach. W tym celu należy skorzystad z opcji Śledź błędy. Po kliknięciu tej opcji ukazują się strzałki wskazujące poprzedniki, do których odnosi się formuła. Czasami proste śledzenie błędu może nie wystarczyd, aby go zlokalizowad. W takiej sytuacji przydad się może opcja Sprawdzanie błędów. Po wybraniu tej opcji program przeszukuje arkusz w celu znalezienia błędów. Jeśli arkusz nie zawiera błędów, wyświetlone zostaje następujące powiadomienie. Jeśli arkusz zawiera błędy, wyświetlone zostanie okno dialogowe Sprawdzanie błędów.

8 W oknie dialogowym Sprawdzanie błędów wyświetlana jest pierwsza błędna formuła wraz z podstawowymi informacjami o błędzie. W oknie Sprawdzanie błędów dostępne są również następujące opcje: Przycisk Pomoc na temat błędu umożliwia wyświetlenie okna pomocy z informacjami o danym rodzaju błędu. W ten sposób możesz dowiedzied się, co może byd przyczyną błędu i jak go poprawid. Opcja Pokaż kroki obliczania pozwala prześledzid różne części zagnieżdżonej formuły zgodnie z kolejnością wykonywanych działao. Kliknięcie przycisku Ignoruj błąd sprawi, że błąd zostanie zignorowany przez program i w oknie Sprawdzanie błędów zostanie wyświetlony kolejny błąd. Wybór opcji Edytuj w pasku formuły umożliwia samodzielną poprawę błędu. Po zakooczeniu edycji formuły, aby wrócid do Sprawdzanie błędów, należy kliknąd przycisk Wznów. Kliknięcie przycisków Poprzedni i Następny pozwala na nawigację pomiędzy kolejnymi formułami zawierającymi błędy. Przycisk Opcje uruchamia okno Opcje programu Excel, w którym możesz między innymi wyłączyd sprawdzanie błędów w tle oraz zmienid ustawienia reguł sprawdzania błędów. 4. Narzędzie Szacuj formuły Jeżeli podczas sprawdzania błędów w oknie Sprawdzanie błędów zostanie kliknięty przycisk Pokaż kroki obliczania, wyświetlone zostanie okno Szacowanie formuły.

9 bszarze Oszacowanie widoczna jest cała szacowana formuła, a aktualnie szacowane wyrażenie jest podkreślone. W celu wyświetlenia wyniku podkreślonego wyrażenia, należy kliknąd przycisk Szacuj. Każde kliknięcie spowoduje wyświetlenie wyniku kolejnego działania wykonywanego przez formułę. Jeśli w trakcie szacowania podkreślona częśd formuły to odwołanie do innej komórki lub formuły zagnieżdżonej, można skorzystad z przycisku Wkrocz, co powoduje wyświetlenie zawartości podkreślonej komórki w polu Oszacowanie. Jeżeli komórka odwołania lub formuła zagnieżdżona, dla której wywołana została opcja Wkrocz, zawiera kolejną formułę, to przycisk Szacuj pozostanie aktywny. Jednak dotyczy on w tym momencie formuły podrzędnej. Aby powrócid do głównej formuły, od której rozpoczęte zostało szacowanie, należy skorzystad z przycisku Wyjdź. Powrót do głównej formuły spowoduje również oszacowanie formuły podrzędnej tak jakby wykorzystany został przycisk Szacuj. Ćwiczenie Przedwicz poprawianie błędów w formułach oraz korzystanie z narzędzi inspekcji formuł. Otwórz skoroszyt Koszty produkcji i włącz podgląd formuł. Następnie popraw błąd w komórce E8 i powród do widoku standardowego. Korzystając z narzędzi inspekcji formuł popraw pozostałe błędy w arkuszu.