Zapytanie ofertowe nr 11/ZS/358/14 z dnia r.

Transkrypt

1 Zapytanie ofertowe nr 11/ZS/358/14 z dnia r. (dotyczy usług w zakresie wynajmu nieruchomości innej niż mieszkanie, usługi cateringowej oraz hotelowej) Centrum Rozwoju Energetyki Sp. z o.o. stosując zasadę konkurencyjności PO KL, zaprasza do złożenia oferty w celu wyłonienia Oferenta na świadczenie usługi wynajmu sali szkoleniowej, usługi cateringowej oraz noclegów dla uczestników szkoleń organizowanych w ramach projektu pn.: (nr projektu WND- POKL /13, nr umowy UDA-POKL /13), współfinansowanego przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet II Rozwój zasobów ludzkich i potencjału adaptacyjnego przedsiębiorstw oraz poprawa stanu zdrowia osób pracujących, Działanie 2.1 Rozwój kadr nowoczesnej gospodarki, Poddziałanie Rozwój kapitału ludzkiego w przedsiębiorstwach. I. Zamawiający: Centrum Rozwoju Energetyki Sp. z o.o., ul. Grzybowska 12/14, lok.b-3, Warszawa, NIP , eko.rozwiazania@c-re.pl. II. Przedmiot zamówienia: przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi wynajmu sali szkoleniowych ( min. 16 dni szkoleniowych) wraz z usługą cateringową ( 176 zestawów cateringowych) i hotelową (16 noclegów) w ramach szkoleń organizowanych przez Zamawiającego. III. CPV (Kod przedmiotu zamówienia w oparciu o Wspólny Słownik Zamówień): (Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne) (Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków) (Usługi hotelarskie) IV. Miejsce realizacji zamówienia: Łódź (realizacja min. 16 dni szkoleniowych). V. Termin realizacji zamówienia: luty 2015r. maj 2015r.; harmonogram miesięczny szkoleń wraz z liczbą zestawów cateringowych oraz noclegów będzie przesyłany przez Zamawiającego drogą ową do Wykonawcy najpóźniej do 25 dnia miesiąca poprzedzającego miesiąc w którym odbędą się szkolenia. VI. Szczegółowe warunki zamówienia: usługa wynajmu sali szkoleniowej, cateringu oraz noclegów obejmuje następujące usługi: a) Wynajem sali szkoleniowej z wyposażeniem Wymagania dotyczące sali szkoleniowej: sala powinna być wyposażona w odpowiednią liczbę krzeseł i stołów dla 9 uczestników oraz 1 prowadzącego, z możliwością indywidualnej aranżacji (ustawienia stołów i krzeseł); odpowiednie oświetlenie: dostęp światła dziennego oraz całodobowego oświetlenia umożliwiającego swobodne i bezpieczne dla wzroku czytanie, a zarazem możliwość zaciemnienia sali podczas prezentacji multimedialnej; krzesła: miękkie z oparciami, o wysokości przystosowanej do wzrostu dorosłego człowieka;

2 możliwość zorganizowania stanowisk pracy w podgrupach: co najmniej 2 oddzielne stoliki o wysokości umożliwiającej wygodne pisanie i czytanie, z możliwością rozstawienia ich w odległości co najmniej 2 m od siebie; łatwy dostęp do źródła prądu (gniazdka + przedłużacz); flipchart, flamastry w kilku kolorach, papier, rzutnik multimedialny, tablica; ekran lub przynajmniej jedna biała pionowa ściana (lub bardzo jasna), na której można wyświetlać obraz z rzutnika; miejsce na umieszczenie serwisu kawowego; klimatyzacja z możliwością regulacji temperatury; odpowiednia odległość od źródeł hałasu; zapewnione warunki dyskrecji (sale zamknięte, bez możliwości przechodzenia przez nie lub przebywania osób nie biorących udziału w szkoleniu); dostęp do toalety w bliskiej odległości od sali; dostępność darmowych miejsc parkingowych dla uczestników szkolenia, trenerów, obsługi szkoleniowej; bezpłatny dostęp do Internetu dla prowadzącego szkolenie; sala będzie dostępna 30 min. przed i po zajęciach, które będą odbywać się zgodnie ze szczegółowym harmonogramem realizacji szkoleń; sala i obiekt mają możliwość oznakowania w trakcie realizacji szkoleń przekazanymi przez Zamawiającego materiałami o wizualizacji zgodnej z wymogami np. plakat; dostępność sali w dniach poniedziałek niedziela; gwarantowana dostępność usługi w terminie uzgodnionym z Zamawiającym; łącznie 16 dni szkoleniowych. b) Catering dla uczestników szkolenia, trenera oraz pracownika Zamawiającego Kryteria jakie powinna spełniać usługa cateringowa: obiad będzie serwowany dla 11 osób, w oddzielnym pomieszczeniu wyposażonym w krzesła i stoliki (szczegółowa liczba osób zostanie przedstawiona przez Zamawiającego na min. 3 dni przed wykonaniem usługi) przerwa kawowa będzie serwowana w sali szkoleniowej; usługa cateringowa będzie świadczona w dniu wynajmu sali szkoleniowej, w skład zestawu cateringowego wchodzą: 2 przerwy kawowe oraz obiad (złożony z 2 dań) dla 9 uczestników oraz 1 prowadzącego oraz Specjalisty ds. organizacji szkoleń zgłoszonych przez Zamawiającego, przerwa kawowa będzie się składać z kawy, herbaty, zimnych napojów (wody mineralnej, soków), ciastek, w ramach wykonania usługi cateringu Wykonawca zapewnia dla każdego uczestnika, 1 prowadzącego oraz Specjalisty ds. organizacji szkoleń na każdy dzień: a) kawa (co najmniej 0,2 l na osobę), herbata (co najmniej 0,2 l na osobę), zimne napoje woda mineralna, soki (co najmniej 0,2 l na osobę), ciastka kruche, mini pączki, mini rogaliki (co najmniej dwa rodzaje po min. 150 gram na osobę), w godzinach wyznaczonych przez organizatora, serwowane na zastawie porcelanowej; b) ciepły obiad (składający się z 2 dań) zupa oraz drugie danie (przykładowo: zupa ml/osobę, danie mięsne - min. 180g/osobę; ziemniaki - min. 200g/osobę; surówka - min. 130g/osobę) i zimne napoje - woda mineralna, soki w ilości minimum 0,5 l na osobę, na

3 1 przerwie o godzinie wyznaczonej przez organizatora, dla 11 osób, serwowany na zastawie porcelanowej; wykonawca zapewni obsługę, rozstawienie i bieżącą wymianę naczyń oraz dbałość o estetykę miejsca podawania wyżywienia, wykonawca zobowiązuje się do uzupełniania na bieżąco stanu ilości kawy, herbaty, napojów, wykonawca zobowiązuje się do profesjonalnej obsługi (udekorowane stoły, zastawa), pomieszczenie powinno być odpowiednio oświetlone, posiadać wentylację i klimatyzację, posiłki winny posiadać odpowiednie walory smakowe i zapachowe oraz estetyczny wygląd, wykonawca przy oferowaniu obiadów uwzględniać będzie świeże produkty dostępne na rynku, świadczenie usług żywienia odbywać się powinno według ustawy z dnia 25 sierpnia 2006r. o bezpieczeństwie i żywności (tekst jedn. Dz.U. z 2010 Nr 136 poz. 914), gwarantowana dostępność usługi w wybranym terminie; łącznie: 176 zestawów cateringowych; c) Noclegi dla pracownika Zamawiającego Kryteria jakie powinna spełniać usługa noclegu: usługa noclegu będzie realizowana dla osób zgłoszonych przez Zamawiającego; pokoje 1 lub 2-osobowe z łazienką; łazienka wyposażona w kabinę natryskową, umywalkę z baterią, WC,; dla każdej osoby łóżko jednoosobowe o wymiarach min. 90x200 cm; nocny stolik lub półka przy każdym miejscu do spania; biurko lub stół; krzesło lub inny mebel do siedzenia (1 miejsce na osobę); instalacja sanitarna: zimna i ciepła woda przez całą dobę; pokoje hotelowe powinny znajdować się w budynku, w którym realizowane będą szkolenia lub w bezpośrednim sąsiedztwie tj. 50 m; gwarantowana dostępność usługi w wybranym terminie; łącznie: 16 noclegów. Zamawiający zastrzega sobie prawo do realizacji mniejszej liczby dni szkoleniowych, zestawów cateringowych i noclegów, a rozliczeniu podlegały będą tylko usługi zamówione i zrealizowane. VII. Kryteria dostępu: a) oferta spełnia kryteria dla danej usługi opisane w pkt IV lit a, b, c. b) oferty mogą składać wyłącznie hotele spełniające standardy min. hotelu trzygwiazdkowego. W przypadku gdy Wykonawca nie spełni tych warunków jego oferta zostanie odrzucona. VIII. Kryteria wyboru ofert (maksymalnie można uzyskać 100 punktów): 1) Od oferentów wymagane jest spełnienie wszystkich wskazanych kryteriów dostępu. Niespełnienie chociażby jednego z tych warunków powoduje odrzucenie złożonej oferty. 2) Zamawiający udzieli zamówienia oferentowi, który uzyskają najwyższą liczbę punktów. Jeżeli kilku oferentów uzyska taką samą liczbę punktów i sytuacja ta uniemożliwi wybranie tylko jednego Wykonawcy, Zamawiający będzie podejmował negocjacje cenowe. 3) Ocena poszczególnych kryteriów wyboru przedstawiają się następująco:

4 Cena brutto za 1 dzień szkoleniowy (w którym zapewniona jest sala szkoleniowa wraz z wyposażeniem i zestawami cateringowymi dla uczestników szkolenia, 1 prowadzącego oraz Specjalisty ds. organizacji szkoleń) 85 % Cena najniższa za dzień szkoleniowy wraz zestawami cateringowymi/ cena badanej oferty * 85 = liczba punktów Cena brutto za nocleg 1 osoby 15 % Punkty za to kryterium zostaną obliczone wg następującego wzoru: Cena najniższa za nocleg / cena badanej oferty * 15 = liczba punktów 4) Zamawiający dokona oceny ofert na podstawie wyniku osiągniętej zsumowanej liczby punktów w oparciu o przedstawione kryteria i ustaloną punktację do 100 (100% = 100 pkt). 5) Przyznane punkty zostaną zsumowane i będą stanowiły podstawę do wyboru wykonawcy. 6) Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych (tj. oferta musi zostać złożona na pełen przedmiot zamówienia obejmujący noclegi, sale szkoleniowe oraz zestawy cateringowe). 7) Zamawiający udzieli zamówienia temu wykonawcy, który uzyska najwyższą liczbę punktów w oparciu o ustalone powyżej kryteria, po uprzednio odbytej wizji lokalnej. 8) Wykonawca musi wykazać się co najmniej 5-letnim doświadczeniem w przeprowadzaniu podobnych usług - złożenie wydruku CEIDG, wydruku z bądź kserokopii KRS potwierdzonego za zgodnością z oryginałem przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy. 9) Wykonawca musi posiadać uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności jeśli przepisy prawa nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień. 10) Wykonawca musi znajdować się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. 11) Wykonawca musi dysponować potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. 12) Zamawiający nie udzieli zamówienia w przypadku, jeżeli oferowana cena brutto za usługi będzie wyższa niż przewidziana w budżecie projektu. 13) W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. IX. Zakres wykluczenia z realizacji zamówienia: 1) W konkursie ofert nie mogą brać udziału podmioty powiązane osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym, przy czym przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a Wykonawcą polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji; c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;

5 d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. X. Sposób przygotowania oferty: Oferta musi zawierać: a) formularz ofertowy, zgodny w treści z wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego, b) oświadczenie o braku powiązań kapitałowych między Wykonawcą, a Zamawiającym stanowiące załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego. c) kserokopia KRS bądź wydruk z CEIDG, wydruk z potwierdzony za zgodnością z oryginałem przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy. XI. Miejsce publikacji ogłoszenia zamówienia: XII. Sposób i termin składania ofert: 1. Ofertę podpisaną przez osobę/ osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy należy złożyć w zamkniętej, zaadresowanej kopercie z dopiskiem: Oferta na świadczenie usługi wynajmu sali szkoleniowej, usługi cateringowej oraz noclegów dla uczestników szkoleń organizowanych w ramach projektu Eko-rozwiązania szansą na wzrost konkurencyjności MMŚP. 2. Oferta powinna być przesłana pocztą tradycyjną lub dostarczona osobiście na adres: Biuro Projektu: Centrum Rozwoju Energetyki Sp. z o.o., ul. Łokietka 5, (Business Link), Toruń, w godzinach pracy Biura, tj. od poniedziałku do piątku w godzinach Oferta powinna być sporządzona w języku polskim, na komputerze lub inną trwałą, czytelną techniką. 4. Oferta powinna zostać sporządzona na piśmie i podpisana przez osoby upoważnione do podejmowania decyzji wiążących w imieniu Oferenta, mieć datę sporządzenia oraz podpisy osób reprezentujących Oferenta. W przypadku podpisania Oferty przez osoby trzecie należy dostarczyć wraz z całą dokumentacją odpowiednie upoważnienie. 5. Każdy z Oferentów składa jedną ofertę według wzoru stanowiącego Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego wraz z integralnymi załącznikami. 6. Treść oferty musi odpowiadać treści niniejszego zapytania ofertowego. 7. Oferent ponosi wszelkie koszty własne związane z przygotowaniem i złożeniem oferty, niezależnie od wyniku postępowania. Zamawiający nie odpowiada za koszty poniesione przez Oferenta w związku z przygotowaniem i złożeniem oferty. 8. Termin składania lub dostarczenia ofert upływa dnia r., godz ( min. 10 dni roboczych od dnia ogłoszenia zapytania ofertowego). Oferty złożone po tym terminie nie będą rozpatrywane, nie zwracamy przesłanych ofert. 9. Wszelkie wyjaśnienia dotyczące przedmiotowego zapytania udzielane będą wyłącznie drogą mailową. Ewentualne pytania prosimy kierować na adres: eko.rozwiazania@c-re.pl

6 XIII. Zamawiający poinformuje o wyniku postępowania Wykonawcę, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą oraz pozostałych oferentów. Zamawiający zastrzega sobie prawo do przedłużenia terminu wyboru najkorzystniejszej oferty. Osoba uprawniona do porozumiewania się z Wykonawcami: Ewa Dombrowska M: e mail: eko.rozwiazania@c-re.pl XIV. Informacje dodatkowe: Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania Centrum Rozwoju Energetyki Sp. z o.o. do zawarcia umowy. Postępowanie o udzielenie zamówienia może zostać unieważnione bez podania przyczyny na każdym etapie postępowania, bez możliwości żądania odszkodowania przez wykonawcę. Sporządziła i zatwierdziła: Anna Stogowska-Wilińska (Data i miejsce) (podpis) Załączniki do Zapytania Ofertowego: Załącznik nr 1 Formularz ofertowy Załącznik nr 2 Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych

7 Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego nr 11/ZS/358/14 FORMULARZ OFERTY W odpowiedź na zapytanie ofertowe nr 11/ZS/358/14 z dnia r. oferujemy przyjęcie zlecenia obejmującego realizację usługi wynajmu sali szkoleniowych wraz z usługą cateringową i hotelową w ramach projektu nr UDA-POKL /13 dla Centrum Rozwoju Energetyki Sp. z o.o., ul. Grzybowska 12/14 lok. B-3, Warszawa. 1. Dane oferenta: Nazwa: Adres siedziby: NIP:.... REGON:.... Osoba uprawniona do kontaktowania się z Zamawiającym (imię i nazwisko, telefon, mail): Lokalizacja ośrodka (nazwa, adres): Oferuję wykonanie przedmiotu zamówienia za: Przedmiot zamówienia Cena brutto 1 dzień szkoleniowy, w którym zapewniona jest sala szkoleniowa wraz wyposażeniem oraz zestawem cateringowym dla uczestników szkolenia nocleg dla 1 osoby Razem: 1. Oświadczam, że zapoznałem się z opisem przedmiotu zamówienia i nie wnoszę do niego zastrzeżeń. 2. Oświadczam, iż posiadam kompetencje do spełnienia ww. usługi i gwarantuję jej spełnienie na najwyższym poziomie. 3. Przyjmuję do wiadomości, że w przypadku poświadczenia przeze mnie nieprawdy, oferta zostanie odrzucona. 4. Oświadczam, że posiadam wszystkie niezbędna uprawnienia do wykonania działalności lub czynności określonej w przedmiocie zamówienia (jeśli przepisy prawne nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień); 5. Oświadczam, że znajduję się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia;

8 6. Oświadczam, że dysponuję potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; 7. Oświadczam, że zapoznałem/-am się z zapytaniem ofertowym oraz deklaruję, iż w przypadku wybrania mojej oferty zobowiązuję się do podpisania umowy w terminie oraz miejscu wskazanym przez Zamawiającego..., dn Podpis i pieczęć osoby uprawnionej do reprezentowania Wykonawcy

9 Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego nr 9/ZS/358/14 OŚWIADCZENIE O BRAKU POWIĄZAŃ KAPITAŁOWYCH MIĘDZY WYKONAWCĄ A ZAMAWIAJĄCYM Niniejszym oświadczam, że nie jestem powiązany(a) osobowo lub kapitałowo z: Centrum Rozwoju Energetyki Sp. z o.o. z siedzibą ul. Grzybowska 12/14, lok. B-3, Warszawa, NIP zwaną dalej Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a Wykonawcą polegające w szczególności na: a. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b. posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji; c. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli...., dn Podpis i pieczęć osoby uprawnionej do reprezentowania Wykonawcy