ZAPYTANIE OFERTOWE 01/2012/POKL w postępowaniu prowadzonym zgodnie z zasadą konkurencyjności w ramach POKL

Transkrypt

1 Warszawa, ZAPYTANIE OFERTOWE 01/2012/POKL w postępowaniu prowadzonym zgodnie z zasadą konkurencyjności w ramach POKL I. Nazwa i adres zamawiającego: Stowarzyszenie Trenerów Organizacji Pozarządowych ul. Smolna 16/ Warszawa tel II. Opis przedmiotu zamówienia: kod CPV: , , , Stowarzyszenie Trenerów Organizacji Pozarządowych STOP realizuje projekt Trener na wolnym rynku inspiracje, trendy, wsparcie w ramach poddziałania projektu systemowego PARP w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego. W związku z planowanym w ramach projektu przeprowadzeniem sześciu kursów zwracam się z prośbą o przedstawienie oferty na noclegi, wyżywienie, wynajem sal szkoleniowych w Warszawie lub w odległości do 20 km od Warszawy. Nie dopuszcza się składania ofert częściowych. Nie dopuszcza się możliwość zlecania zamówienia podwykonawcom. III. Termin wykonania przedmiotu zamówienia Termin wykonania przedmiotu zamówienia od 01 grudnia 2012 do 30 czerwca 2014 zgodnie z harmonogramem znajdującym się w załączniku numer 1. IV. Warunki udziału w postępowaniu 1. O zamówienie mogą ubiegać się oferenci, którzy spełniają następujące warunki: posiadają uprawnienia do występowania w obrocie prawnym, zgodnie z wymaganiami ustawowymi, dysponują niezbędną wiedzą i doświadczeniem, a także potencjałem ekonomicznym i technicznym oraz pracownikami zdolnymi do wykonania danego zamówienia, znajdują się w sytuacji finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. 2. Zamawiający nie może udzielić zamówienia Wykonawcom powiązanym z nim osobowo lub kapitałowo. Przez powiązanie kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:

2 uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; posiadaniu co najmniej 5% udziałów lub akcji; pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. V. Kryteria formalne, których nie spełnienie powoduje wyłączenie oferty: 1. Dostępność sal szkoleniowych, noclegów, wyżywienia w terminach określonych w załączniku numer 1 Harmonogram szkoleń. 2. W trakcie trzech terminów zjazdów dostępne dwie sale szkoleniowe (terminy w załączniku zaznaczone na czerwono), w pozostałych terminach jedna sala szkoleniowa 3. Sala szkoleniowa: zapewnienie sali szkoleniowej za dzień do kwoty brutto 500,00 złotych o wymiarach minimum 50m2 z dostępem do światła dziennego (aby w dzień można było pracować tylko przy naturalnym świetle) z możliwością ustawienia 17 miejsc dla uczestników w okręgu wyposażona w flipchart z blokiem kartek z możliwością otwierania okien miejsce realizacji Warszawa lub w odległość do 20 km od Warszawy z możliwością dotarcia z Dworca Centralnego jednym środkiem komunikacji miejskiej z możliwością bezpośredniego kontaktu w czasie szkolenia z obsługą umożliwiająca postawienie roll-up przed salą szkoleniową i umieszczenia informacji projekcie przy wejściu do budynku sala dostępna dla osób niepełnosprawnych ruchowo 4. Wyżywienie uczestników, trenerów, członka zespołu projektowego: zapewnienie całodziennego wyżywienia wraz z całodzienną przerwą kawową na osobę za dzień do kwoty brutto 100,00 złotych w trakcie trzech terminów zjazdów (zaznaczonych na czerwono w załączniku 1) zapewnienie posiłków dla ok. 30 osób (szczegółowe informacje załącznik 1) w pozostałych terminach ok 17 osób (szczegółowe informacje załącznik 1). zapewnienie oddzielnego pomieszczenia na spożywanie posiłków w każdym dniu szkolenia zapewnienie trzech posiłków: śniadania, obiadu składającego się z trzech dań (zupy, drugiego dania i deseru) oraz kolacji (na zimno oraz jedno danie na ciepło) zapewnienie posiłków w budynku, w którym odbywają się szkolenia lub w odległości do 50m od budynku w którym są szkolenia/ noclegi. zapewnienie na wszystkie posiłki dań mięsnych i wegetariańskich w każdym dniu szkolenia przerwy kawowej ciągłej (uzupełnianej w razie potrzeb): ciastka, ciepłe i zimne napoje zapewnienie ciepłych i zimnych napojów w trakcie posiłków możliwość zmniejszenia ilości posiłków na dwa dni przed każdorazowym szkoleniem

3 5. Usługi hotelarskie zapewnienie zakwaterowania uczestnikom i trenerom w cenie za jedną osobę do kwoty brutto 140,00 złotych zapewnienie zakwaterowania dla ok. 30 osób (z uwzględnieniem podziału na płeć) w trakcie trzech zjazdów (zaznaczonych na czerwono w załączniku 1) w pozostałych terminach ok. 16 osób (szczegółowe informacje załącznik 1). zapewnienie zakwaterowania uczestnikom w pokojach dwu osobowych z łazienkami o standardzie nie niższym niż trzy gwiazdki zapewnienie zakwaterowania trenerom w pokojach jednoosobowych z łazienkami o standardzie nie niższym niż trzy gwiazdki pokoje dostosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych zapewnienie zakwaterowania uczestnikom i trenerom do 100m od budynku, w którym odbywają się szkolenia. Możliwość zmniejszenia noclegów na dwa dni przed każdym szkoleniem Zapewnienie ciszy nocnej uczestnikom w trakcie noclegu np. w czasie innych imprez organizowanych w budynku w tym samym czasie. Możliwość bezpłatnego korzystania z parkingu przez uczestników, trenera, członka zespołu projektowego Możliwość bezpłatnego korzystania z parkingu przez trenerów, uczestników i Lidera procesów edukacyjnych VI. Kryteria jakościowe Za spełnienie każdego z kryteriów jakościowych przyznawany jest 1 pkt maksymalna ilość punktów 8 pkt. 1. Sala szkoleniowa klimatyzowana 2. Możliwość bezpłatnego korzystania z Internetu z dostępem do sieci Wi-Fi w miejscu realizacji szkolenia i miejscu zakwaterowania. 3. Możliwość zasłonięcia okien w sali szkoleniowej 4. Możliwość korzystania z ekranu i rzutnika 5. Zapewnienie owoców podczas przerw kawowych 6. Zapewnienie posiłków uwzględniających diety poszczególnych uczestników i trenerów np. bezglutenowe, bezlaktozowe itd. 7. Zapewnienie kawy z ekspresu podczas przerw 8. Możliwość korzystania z terenu wokół miejsca szkolenia np. ogrodu VII. Ocena ofert Najkorzystniejsza oferta może uzyskać 100 pkt, jest to suma punktów za kryteria jakościowe (max.60 pkt) oraz za najkorzystniejszą ofertę cenowo (max. 40 pkt). Oferta, która ma największą liczbę punktów jakościowych otrzymuje maksymalną ilość punktów, tj. 60 pkt. Każda następna oferta otrzymuje liczbę punktów wg poniższego wzoru:

4 Cena usługi obliczona dla 1 dnia szkolenia z uwzględnieniem kosztów wynikających ze spełnienie deklarowanych i ocenianych kryteriów jakościowych, tj. liczba uczestników szkolenia x (koszt przerwy kawowej na osobę + koszt wyżywienia na osobę + koszt zakwaterowania na osobę) + liczba trenerów x (koszt przerwy kawowej na trenera + koszt wyżywienia na trenera + koszt zakwaterowania na trenera) + sala szkoleniowa. Najwyższą liczbę punktów, tj. 40 pkt otrzyma oferta zawierająca najniższą cenę przy spełnieniu deklarowanych kryteriów jakościowych, a każda następna (również szacowana z uwzględnieniem deklarowanych kryteriów jakościowych) według poniższego wzoru: VIII. Forma i treść oferty 1. Oferta musi być złożona w formie pisemnej 2. Oferta powinna zawierać: Pełna nazwę oferenta Adres lub siedzibę oferenta, numer telefonu, adres , strona www, NIP, numer KRS lub numer innego właściwego dla Wykonawcy rejestru, Krótki opis oferowanych pomieszczeń i warunków Informację, że ośrodek dysponuje wolnymi terminami zgodnymi z harmonogramem Odniesienie do treści zapytania ofertowego (kryteriów formalnych i jakościowych) Cenę wynajęcia sali szkoleniowej za dzień (kwota jednostkowa brutto) Cenę przerwy kawowej całodziennej dla 1 osoby za dzień (kwota jednostkowa brutto) Cenę wynajęcia noclegów za dobę dla 1 osoby uczestnika/trenera (kwota jednostkowa brutto) Cenę całodziennego wyżywienia dla 1 osoby (kwota jednostkowa brutto) Cenę brutto realizacji 6 kursów jak i każdego osobno Menu proponowane w ramach zadeklarowanej kwoty 3. Załączenie podpisanego i zeskanowanego oświadczenia o braku powiązań kapitałowoosobowych (Załącznik 2) IX. Miejsce oraz termin składania ofert Oferta winna być złożona na adres biuro@stowarzyszeniestop.pl lub faxem na numer w terminie do dnia do godziny 12:00. W tytule ofert wysyłanych droga mailową proszę napisać: oferta dotyczy 01/2012/POKL Liczy się data i godzina wpłynięcia oferty:

5 X. Dodatkowe informacje Dodatkowe informacje można uzyskać pod adresem: XI. Pozostałe informacje 1. Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania bez podawania przyczyny. 2. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany lub uzupełnienia treści zapytania ofertowego, przed upływem terminu na składanie ofert. Informacja o wprowadzeniu zmiany lub uzupełnieniu treści zapytania ofertowego zostanie przekazana Wykonawcom niezwłocznie w formie pisemnej ( ), jak również zostanie opublikowana na stronie zamawiającego: Jeżeli wprowadzone zmiany lub uzupełnienia treści zapytania Ofertowego będą wymagały zmiany treści ofert, Zamawiający przedłuży termin składania ofert o czas potrzebny na dokonanie zmian w ofercie. 3. W toku oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. Wykonawcy będą zobowiązani do przedstawienia wyjaśnień w terminie określonym przez Zamawiającego. 4. Zamawiający zastrzega, że rozliczenie nastąpi na podstawie faktury za faktycznie wykonaną usługę wynikającą z liczby uczestników szkolenia. Rzeczywista ilość osób uczestniczących w szkoleniu może być mniejsza niż określona w opisie przedmiotu zamówienia. 5. Zamawiający zastrzega, że ostateczna liczba osób biorących udział w szkoleniu może być mniejsza wskutek różnego rodzaju zdarzeń losowych. O ewentualnej zmianie ilości osób na w/w liście Wykonawca zostanie powiadomiony niezwłocznie po ustaleniu okoliczności mających wpływ na nieobecność danej osoby na szkoleniu nie później niż 2 dni przed rozpoczęciem szkolenia. 6. Faktura będzie płatna w terminie do 21 dni od daty otrzymania przez Zamawiającego. XII. Załączniki 1. Harmonogram szkoleń i szczegółowy opis 2. Oświadczenie o braku powiązań osobowo-kapitałowych