Projekt jest współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego ZAPYTANIE NR WC.4

Transkrypt

1 Nowy Sącz Zaproszenie do składania ofert zgodnie z zasadą konkurencyjności PO KL 1) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): ZAPYTANIE NR WC Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków Artykuły cateringowe Informacja na temat zakresu wykluczenia z możliwości realizacji zamówienia Z możliwości realizacji zamówienia wykluczone będą podmioty powiązane z beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy osobowo lub kapitałowo w szczególności poprzez: a) uczestnictwo w spółce, jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadanie udziałów lub co najmniej 10% akcji; c) pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d) pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. W celu potwierdzenia braku powiązań kapitałowych lub osobowych, o których mowa powyżej, potencjalny Wykonawca dołącza do oferty oświadczenie o braku występowania ww. powiązań. I. Przedmiot zapytania W związku z realizacją projektu o numerze POKL /10 i tytule Pomysł na przyszłość (zwanym dalej Projektem) współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego i z budżetu Państwa, SYSTEMA Sp. z o.o. (zwana dalej Zamawiającym)

2 zwraca się z uprzejmą prośbą o przedstawienie oferty na realizację zadania polegającego na: 1) Realizacji usługi wynajmu sal konferencyjnych wraz z cateringiem dla maksymalnie 200 osób na terenie m. st. Warszawy na potrzeby przeprowadzenia 7 (siedmiu) konferencji. 2) Każda z 7 konferencji będzie trwała nie dłużej niż 3 (trzy) godziny zegarowe. 3) Uczestnikami każdej konferencji będzie maksymalnie 200 osób. II. Obowiązki Wykonawcy: 4) Zapewnienie organizacji konferencji w miejscach posiadających infrastrukturę dostosowaną do szczególnych potrzeb osób niepełnosprawnych. 5) Zapewnienie sal konferencyjnych dla maksymalnie 200 osób. 6) Zorganizowanie 7 konferencji, z których każda trwać będzie nie dłużej niż 3 godziny zegarowe. 7) Sala konferencyjna wraz z cateringiem dostępna będzie dla Uczestników konferencji 45 minut przed jej planowanym rozpoczęciem. 8) Sala konferencyjna wraz z cateringiem dostępna będzie dla Uczestników konferencji do 30 minut po planowanym jej zakończeniu. 9) Sale konferencyjne muszą: a) posiadać infrastrukturę dostosowaną do szczególnych potrzeb osób niepełnosprawnych, b) posiadać powierzchnię zapewniającą odpowiedni komfort pracy adekwatnej do liczby osób, które będą przebywały w pomieszczeniu, c) posiadać odpowiednie oświetlenie/zaciemnienie, d) posiadać wydajne i stabilne źródła prądu, e) być zaopatrzone w stały i wydajny dostęp do internetu, f) posiadać miejsce, w którym serwowany będzie catering, g) być odpowiednio wyposażone, w tym m.in. we flipchart, nagłośnienie, ekran oraz rzutnik komputerowy służące do prowadzenia prezentacji multimedialnych. 10) Catering będzie miał formę serwisu kawowego, obejmującego napoje (co najmniej kawę, herbatę, wodę, soki) oraz przekąski (co najmniej ciastka, paluszki, owoce,

3 tartinki) w odpowiednich ilościach, dla wszystkich uczestników konferencji. 11) Serwis kawowy będzie dostępny przez cały czas trwania każdej konferencji oraz 45 minut przed jej rozpoczęciem i 30 minut po jej zakończeniu. 12) Uczestnicy konferencji w ramach cateringu powinni mieć zapewnione talerzyki, szklanki, filiżanki, sztućce, serwetki itp. 13) Konferencje odbywać się będą na terenie m. st. Warszawy, we wskazanych wcześniej przez Zamawiającego terminach zgodnych z harmonogramem konferencji. 14) Wykonawca zapewni prawo wglądu do wszystkich dokumentów związanych bezpośrednio i pośrednio z realizowanym Projektem, w szczególności do dokumentów finansowych, na każde żądanie Zamawiającego w siedzibie Zamawiającego. Wgląd do ww. dokumentów musi być zapewniony przez Wykonawcę w ciągu 2 dni kalendarzowych. Koszt dostarczenia ponosi Wykonawca. 15) Zamówienie należy zrealizować w okresie od 1 października 2012 roku do 30 września 2013 roku, w terminach wskazanych wcześniej przez Zamawiającego. III. Obowiązki Zamawiającego po podpisaniu umowy: 16) Zamawiający ma obowiązek przedstawienia terminu każdej z konferencji na co najmniej 10 dni kalendarzowych przed jej rozpoczęciem. a) Zamawiający zaproponuje pisemnie (mail) terminy, w których Wykonawca zapewni sale konferencyjne wraz z cateringiem, spełniające warunki niniejszego postępowania. b) W przypadku, gdy Zamawiający zgłosi jakiekolwiek zastrzeżenia w formie pisemnej (mail), co do sali konferencyjnej i/lub cateringu, Wykonawca zobowiązuje się zaproponować nową salę konferencyjną i/lub catering do 5 dni kalendarzowych od otrzymania zastrzeżeń ze strony Zamawiającego. c) W przypadku, gdy Zamawiający zgłosi pięciokrotnie zastrzeżenia w formie pisemnej (mail), co do sali konferencyjnej i/lub cateringu, może to stanowić podstawę do rozwiązania umowy w trybie natychmiastowym. 17) Zamawiający ma obowiązek przedstawienia ostatecznej liczby uczestników każdej z konferencji na co najmniej 2 dni robocze przed jej rozpoczęciem.

4 IV. Wymagania formalne stawiane przed Wykonawcą: 18) Wykonawca prowadzi działalność gospodarczą odpowiadającą zakresowi przedmiotu zamówienia. 19) Wykonawca wpłacił na konto Zamawiającego w Banku Millennium S.A. rachunek numer przed terminem składania ofert wadium w wysokości zł (słownie: dziesięć tysięcy złotych i 00/100). a) W przypadku wyłonienia Wykonawcy zlecenia wadium zostanie zamienione na kaucję, której zadaniem będzie zabezpieczenie roszczeń w przypadku niewywiązania się z warunków zawartej umowy. V. Dodatkowe warunki: 20) Zamawiający zastrzega sobie prawo zmniejszenia/zwiększenia wielkości zamówienia według bieżących potrzeb przy zachowaniu ceny zgodnej z przedstawioną ofertą. VI. Sposób wyłonienia Wykonawcy oraz opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze najkorzystniejszej oferty 21) Złożone oferty oceniane będą wg kryterium najniższej ceny brutto za wynajem sali konferencyjnej wraz z cateringiem na jedną konferencję w przeliczeniu na jednego uczestnika. 22) W przypadku podania przez oferentów takiej samej ceny o pierwszeństwie decyduje data wpływu oferty. 23) Wszyscy Oferenci zostaną powiadomieni pisemnie (mail) o przebiegu postępowania i wyłonieniu Wykonawcy. 24) Zamawiający może unieważnić niniejsze postępowanie, jeżeli cena najkorzystniejszej oferty przekroczy posiadany budżet. VII. Termin, miejsce i sposób składania ofert 25) Oferta powinna zostać przygotowana w wersji papierowej, w języku polskim na załączonym formularzu. 26) Oferta powinna być podpisana przez Wykonawcę a wszystkie jej strony parafowane. 27) Do oferty należy dołączyć podpisaną na każdej stronie przez Wykonawcę treść

5 niniejszego zapytania. 28) Oferta musi zawierać: a) pełne dane adresowe Wykonawcy tj. kontakt telefoniczny i mailowy; b) kopię przelewu bankowego potwierdzającą wpłatę wadium. 29) Ofertę należy dostarczyć w wersji papierowej, pocztą, osobiście lub kurierem w nieprzekraczalnym terminie do dnia 11 września 2012 r. (wtorek) do godziny 16:00. Oferty dostarczone po tym terminie nie będą rozpatrywane. 30) Ofertę w zaklejonej kopercie z dopiskiem: Postępowanie nr WC.4 nie otwierać przed godziną 16:00 dnia 11 września 2012 r. (wtorek) należy dostarczyć do siedziby Zamawiającego: SYSTEMA Sp. z o.o. Biuro projektu Pomysł na przyszłość ul. Grzybowska 80/82, pokój Warszawa 31) Osoba do kontaktu: Paweł Iwanow Załączniki: 1. Formularz oferty