Projekty dofinansowywane z programów strukturalnych Unii Europejskiej

Transkrypt

1 Złącznik Nr 1 do Zrządzeni Rektor Szkoły Głównej Gospodrstw Wiejskiego w Wrszwie Nr.. Nzw procedury: Cel wprowdzni procedury Zkres przedmiotowy procedury Kto odpowid z monitoring i zminy orz ryzyko Podstw prwn, przepisy wewnętrzne Projekty współfinnsowne z progrmów strukturlnych Unii Europejskiej Określenie trybu postępowni n etpie plikcji, podpisni umowy i relizcji projektów Projekty dofinnsowywne z progrmów strukturlnych Unii Europejskiej Centrum Orgnizcji Bdń i Szkoleń SGGW Ustw z dni r. o zsdch finnsowni nuki (Dz. U. Nr 96, poz. 615 ze zm.) Ustw z dni Prwo o szkolnictwie wyższym (Dz. U. Nr 164, poz ze zm.) Ustw z dni r. o finnsch publicznych (Dz. U. Nr 157, poz ze zm.) Ustw z dni r. o języku polskim (t. j. Dz. U. 2011, Nr 43, poz. 224) orz kty wykonwcze do wymienionych któw prwnych Lp. wykonywn Stnowisko/osob odpowiedziln z wykonnie wtórny lub form dokumentowni Stnowisko/osob weryfikując (dt, podpis lub prf, pieczątk) Stnowisko/osob ztwierdzjąc (dt, podpis, pieczątk) Termin grniczny 1. Wypełnienie formulrz zgłoszeniowego (złącznik nr 2) 2. Podpisnie formulrz zgłoszeniowego (złącznik nr 2) Autor brk wypełniony formulrz zgłoszeniowy Prcownik COBiS Wypełniony formulrz zgłoszeniowy COBiS Sekretrit COBiS Njdlej w 7 dni klendrzowych od dty ogłoszeni konkursu Weryfikują podpisem, pieczęcią imienną i dtą Ktedry i Dziekn Wydziłu (w przypdku projektów relizownych przez podstwowe orgnizcyjne Uczelni) lub odpowiednio Dyrektor lub Jednostki SGGW (w przypdku projektów relizownych przez Rektor lub Prorektor włściwy ds. strukturlnych Sekretrit COBiS (wpis do rejestru formulrzy w COBiS) Do 9 dni roboczych od momentu przekzni formulrz przez Autor 1/11

2 wykonywn Stnowisko/osob odpowiedziln z wykonnie wtórny lub form dokumentowni Stnowisko/osob weryfikując (dt, podpis lub prf, pieczątk) Złącznik Nr 1 do Zrządzeni Rektor Szkoły Głównej Gospodrstw Wiejskiego w Wrszwie Nr.. Stnowisko/osob ztwierdzjąc (dt, podpis, pieczątk) Termin grniczny nie będące podstwowymi jednostkmi orgnizcyjnymi), gdzie projekt będzie relizowny zgodnie z złącznikiem nr 2 3. Wystąpienie o uzysknie złączników do dofinnsownie z odpowiednich jednostek SGGW orz instytucji zewnętrznych Wypełnienie zgodnie z dokumentcją konkursową formulrz zgłoszeniowego do 4. dofinnsownie odpowiedniego do rodzju i dokonnie niezbędnych uzgodnień 5. Kontrol wstępn Kwestor prcownik COBiS (n wniosek Autor ) Autor Dził Kosztów i Anliz Spis złączników z dokumentcji Formulrz zgłoszeniowy z dokumentcji Kosztorys lub część zwierjąc Pismo do odpowiednich jednostek SGGW i/lub instytucji zewnętrznych Wypełnienie formulrz zgłoszeniowego Podpis prcownik kwestury n części zwierjącej kosztorys osob posidjąc pełnomocnictwo Rektor do potwierdzeni z zgodność z oryginłem uzysknych Weryfikuje podpisem, pieczęcią imienną i dtą Ktedry i Dziekn Wydziłu lub odpowiednio Dyrektor lub Jednostki Orgnizcyjnej SGGW, gdzie projekt będzie relizowny Prcownik Kwestury Ztwierdz Kwestor (dt pieczęć imienn, podpis) Autor (z potwierdzeniem odbioru) COBiS/ Kwestur w zkresie dotyczącym kosztów Autor Od 8 do 2 dni roboczych przed terminem złożeni dofinnsownie Do 5 dni roboczych przed złożeniem dofinnsownie Do 2 dni roboczych po ztwierdzeniu przez Kwestor 2/11

3 wykonywn Stnowisko/osob odpowiedziln z wykonnie wtórny lub form dokumentowni Stnowisko/osob weryfikując (dt, podpis lub prf, pieczątk) Złącznik Nr 1 do Zrządzeni Rektor Szkoły Głównej Gospodrstw Wiejskiego w Wrszwie Nr.. Stnowisko/osob ztwierdzjąc (dt, podpis, pieczątk) Termin grniczny klkulcję kosztów Przygotownie dokumentcji wymgnej chrkterem Weryfikcj wniosku pod względem formlnym Podpisnie dofinnsownie i rejestrcj w sekretricie Rektor/Prorekt or włściwego ds. strukturlnych Przekznie dofinnsownie do Instytucji wskznej w dokumentcji Autor / lub zewnętrzny wykonwc* Dyrektor COBiS lub osob przez niego wskzn / utor / zespół projektowy Rektor lub Prorektor włściwy ds. strukturlnych/os ob wskzn w dokumentcji Autor cj konkursow cj dofinnsownie Wniosek o dofinnsownie Wniosek o dofinnsownie cj wymgn chrkterem np. projekt rchitektoniczny, studium wykonlności/protok ół odbioru w/w Uzupełnienie dnych w rejestrch prowdzonych przez COBiS potwierdzone dtą i podpisem Poświdczenie n kopii wniosku wystwione przez Instytucję obierjącą wniosek Autor w przypdku wykonwcy zewnętrznego Autor w przypdku, gdy dokumenty przygotowuje zewnętrzny wykonwc / COBiS Rektor/Prorektor włściwy ds. strukturlnych lub osob wskzn w dokumentcji projektowej Autor Instytucj wskzn w dokumentcji 5 dni roboczych przed terminem złożeni dofinnsownie Do 2 dni roboczych po otrzymniu Do 2 dni roboczych od momentu rejestrcji w sekretricie Rektor/Prorektor włściwego ds. strukturlnych Zgodnie z dokumentcj konkursową 3/11

4 wykonywn Stnowisko/osob odpowiedziln z wykonnie wtórny lub form dokumentowni Stnowisko/osob weryfikując (dt, podpis lub prf, pieczątk) Złącznik Nr 1 do Zrządzeni Rektor Szkoły Głównej Gospodrstw Wiejskiego w Wrszwie Nr.. Stnowisko/osob ztwierdzjąc (dt, podpis, pieczątk) Termin grniczny Przekznie decyzji dotyczącej złożonego wniosku do COBiS celem uwidocznieni w rejestrze Wyłonienie i ztrudnienie /Koordyntor i Zespołu projektowego Przekznie umowy o dofinnsownie do zopiniowni przez Kwesturę (kontrol wstępn) Przekznie umowy do zopiniowni przez Rdcę prwnego Adrest decyzji / Rektor lub Prorektor włściwy ds. strukturlnych Autor Decyzj w sprwie złożonego wniosku Uczelnine wewnętrzne kty prwne, np. Zrządzenie Rektor, uchwł Rdy Wydziłu umow o dofinnsownie umow o dofinnsownie wpis informcji do rejestru w COBiS Stosowne wnioski, oświdczeni, formulrze/decyzj o ztrudnieniu, przyznniu stosownych skłdników wyngrodzeni pisemn opini Kwestor orz prfownie umowy w przypdku opinii pozytywnej Pisemn opini Rdcy prwnego orz prfownie umowy w przypdku opinii pozytywnej Rektor /Dziekn lub inne osoby uprwnione Kwestor/podpis, pieczęć imienn i dt n 1 egz. umowy Rdc prwny/podpis, pieczęć imienn i dt n 1 egz. umowy Rektor lub Prorektor włściwy ds. strukturlnych (jeśli nie otrzymł bezpośrednio) / COBiS / Autor Autor / /COBiS/ Kwestur/BSO / /COBiS /COBiS 2 dni robocze po otrzymniu decyzji Po przyznniu środków przed rozpoczęciem relizcji w 5. dniu roboczym po złożeniu (licząc dzień złożeni) w 3. dniu roboczym po złożeniu (licząc dzień złożeni) 14. decyzj bnku o do 3 dni po 4/11

5 wykonywn Stnowisko/osob odpowiedziln z wykonnie wtórny lub form dokumentowni Stnowisko/osob weryfikując (dt, podpis lub prf, pieczątk) Złącznik Nr 1 do Zrządzeni Rektor Szkoły Głównej Gospodrstw Wiejskiego w Wrszwie Nr.. Stnowisko/osob ztwierdzjąc (dt, podpis, pieczątk) Termin grniczny złożenie rchunku bnkowego i ndnie numeru kosztowego umow o dofinnsownie numerch rchunku, pismo Kwestury o ndniu numeru rchunku i kont kosztowego /COBiS Dokonnie klkulcji kosztów wykorzystni pomieszczeń SGGW dl celów n podstwie złącznik nr 4 w przypdku stwierdzeni zgodności tego złącznik z zsdmi progrmu opercyjnego i wytycznymi dotyczącymi kwlifikowlności wydtków pisemnego uzsdnieni odstąpieni od klkulcji kosztów n podstwie określonej w Autor Złącznik nr 4 Autor Pisemne uzsdnienie odstąpieni od klkulcji zgodnej z złącznikiem nr 4 wrz z propozycją COBiS (pisemn opini) Dyrektor Ekonomiczny Autor otwrciu rchunku bnkowego Z chwilą przystąpieni do budżetowni 7 dni roboczych od chwili otrzymni uzsdnieni wrz z propozycją 5/11

6 wykonywn Stnowisko/osob odpowiedziln z wykonnie wtórny lub form dokumentowni Stnowisko/osob weryfikując (dt, podpis lub prf, pieczątk) Złącznik Nr 1 do Zrządzeni Rektor Szkoły Głównej Gospodrstw Wiejskiego w Wrszwie Nr.. Stnowisko/osob ztwierdzjąc (dt, podpis, pieczątk) Termin grniczny złączniku nr 4 wrz z propozycją umożliwijącej rozlicznie kosztów w projekcie klkulcji kosztów pośrednich umowy do podpisu przez Rektor lub Prorektor włściwy ds. strukturlnych umowy w instytucji wskznej w dokumentcji Przekznie kopii potwierdzeni odbioru umowy przez włściwą instytucję do COBiS Przekznie umowy podpisnej przez Adrest umowy prfown umow o dofinnsownie umow o dofinnsownie kopi potwierdzeni odbioru umowy Umow podpisn przez instytucję finnsującą rejestrcj w Sekretricie Rektor/Prorektor lub Prorektor włściwego ds. strukturlnych Potwierdzenie n kopii odbioru umowy przez włściwą instytucję Wpis do rejestru projektów w COBiS Rejestrcj umowy w rejestrze umów w COBiS ztwierdz Rektor/Prorektor włściwy ds. strukturlnych podpisem, pieczęcią imienną i dtą /COBiS Instytucj wskzn w dokumentcji COBiS Rektor lub Prorektor włściwy ds. strukturlnych / przed złożeniem umowy w instytucji wskznej w umowie, nie wcześniej niż 2 dni robocze po przedłożeniu kompletnej, prwidłowo sporządzonej umowy zgodnie z zpismi w umowie 2 dni robocze po złożeniu do 3 dni roboczych po otrzymniu 6/11

7 wykonywn Stnowisko/osob odpowiedziln z wykonnie wtórny lub form dokumentowni Stnowisko/osob weryfikując (dt, podpis lub prf, pieczątk) Złącznik Nr 1 do Zrządzeni Rektor Szkoły Głównej Gospodrstw Wiejskiego w Wrszwie Nr.. Stnowisko/osob ztwierdzjąc (dt, podpis, pieczątk) Termin grniczny instytucję / Kwestur / COBiS finnsującą d ct udzielenie pełnomocnictw wniosku/uzysknie zbezpieczjących relizcję umowy Rozlicznie kosztów wykorzystni pomieszczeń SGGW dl celów n podstwie złącznik nr 4 w przypdku stwierdzeni zgodności tego złącznik z zsdmi progrmu opercyjnego i wytycznymi dotyczącymi Złącznik nr 6 - pełnomocnictwo Wniosek o wydnie zbezpieczjących relizcję umowy (złącznik nr 5) Złącznik nr 4 rejestrcj w Rejestrze pełnomocnictw prowdzonym przez Zespół Rdców Prwnych Zbezpieczenie umowy/wpis do rejestru w Zespole Rdców Prwnych Ztwierdz Rektor, podpis, pieczęć, dt Podpis Rektor lub Prorektor włściwego ds. strukturlnych, notriusz, pieczęcie imienne i dt Instytucj Finnsując/Kwestur/COB is Instytucj Finnsując/ Zespół Rdców Prwnych/ Kwestur/ COBiS Wrz z umową Z chwilą przystąpieni do rozliczeni dnego etpu 7/11

8 wykonywn Stnowisko/osob odpowiedziln z wykonnie wtórny lub form dokumentowni Stnowisko/osob weryfikując (dt, podpis lub prf, pieczątk) Złącznik Nr 1 do Zrządzeni Rektor Szkoły Głównej Gospodrstw Wiejskiego w Wrszwie Nr.. Stnowisko/osob ztwierdzjąc (dt, podpis, pieczątk) Termin grniczny kwlifikowlności wydtków 24. oświdczeni w sprwie wykorzystnych pomieszczeń Uczelni w przypdku zkceptowni określonej w złączniku nr 4 Wypełniony złącznik nr 7 w przypdku zkceptowni określonej w złączniku nr 4 Sekcj Plnowni i Anliz w przypdku zkceptowni określonej w złączniku nr 4 Z chwilą przystąpieni do rozliczeni dnego etpu 25. Wystwienie noty wewnętrznej z eksplotcję pomieszczeń Uczelni w przypdku zkceptowni określonej w złączniku nr 4 Sekcj Plnowni i Anliz Wypełniony złącznik nr 7 Not księgow Dyrektor Ekonomiczny 7 dni roboczych od chwili otrzymni wypełnionego złącznik nr Zsilenie rchunku z kont obrotowego Uczelni Refundcj środków z rchunku Wypełniony złącznik nr 8 Wniosek o dokonnie przelewu między ktedry i Dziekn Wydziłu lub odpowiednio Dyrektor lub ktedry i Dziekn Wydziłu lub odpowiednio Dyrektor lub Rektor lub Prorektor włściwy ds. strukturlnych Rektor lub Prorektor włściwy ds. Kwestur Kwestur 8/11

9 wykonywn Stnowisko/osob odpowiedziln z wykonnie wtórny lub form dokumentowni Stnowisko/osob weryfikując (dt, podpis lub prf, pieczątk) Złącznik Nr 1 do Zrządzeni Rektor Szkoły Głównej Gospodrstw Wiejskiego w Wrszwie Nr.. Stnowisko/osob ztwierdzjąc (dt, podpis, pieczątk) Termin grniczny n rchunek rchunkmi strukturlnych obrotowy SGGW Przygotownie i złożenie rozliczeni etpu (przygotownie płtność) Przekznie kopii złożonego rozliczeni etpu Przekznie kopii przyjętego rozliczeni etpu przez jednostkę finnsującą, uznnego z prwidłowe rozliczenie 31. Wybór udytor, jeśli dotyczy Fktury, rchunki, zpisy w księgch rchunkowych Umow z udytorem lub ujęcie w plnie udytu wniosek o płtność lub dokument równowżny Potwierdzenie przyjęci Potwierdzenie przyjęci rozliczeni ktedry i Dziekn Wydziłu lub odpowiednio Dyrektor lub Weryfikuje- pełnomocnik ds. zmówień publicznych i Rdc prwny Podpisuje z pieczęcią i dtą, Rektor lub Prorektor włściwy ds. strukturlnych lub osob upowżnion przez Rektor, jeśli jest to przewidzine w dokumentcji Potwierdzenie przyjęci podpisem, dtą/ Kwestur / Dziekn potwierdzjący przyjęcie rozliczeni etpu wystwiony przez jednostkę finnsującą z dtą i podpisem i pieczątk Ztwierdz Koordyntor bądź jednostk przyznjąc środki Kwestur / Dziekn/ Ktedry Kwestur / Dziekn / Ktedry/COBiS Audytor -jeden egzemplrz, d ct drugi egzemplrz Do 3 dni roboczych po złożeniu Do 3 dni roboczych po złożeniu Przed wykonniem usługi 9/11

10 wykonywn Stnowisko/osob odpowiedziln z wykonnie wtórny lub form dokumentowni Stnowisko/osob weryfikując (dt, podpis lub prf, pieczątk) Złącznik Nr 1 do Zrządzeni Rektor Szkoły Głównej Gospodrstw Wiejskiego w Wrszwie Nr.. Stnowisko/osob ztwierdzjąc (dt, podpis, pieczątk) Termin grniczny wewnętrznego 32. Ustlenie wrunków udytu certyfikującego Kontroler zewnętrzny lub udytor wewnętrzny Umow w przypdku kontroler zewnętrznego, fktur/zlecenie i protokół w przypdku udytor wewnętrznego / Kwestur Przekznie certyfiktu Sporządzenie końcowego sprwozdni finnsowego ** sprwozdni z relizcji w instytucji wskznej w dokumentcji Anliz uwg do sprwozdni w przypdku ich zgłoszeni przez we współprcy z Kwesturą i COBiS Pismo przekzujące certyfikt fktury, rchunki, dokumenty finnsowoksięgowe Sprwozdnie z relizcji Pismo od instytucji wskznej w Rejestr pism wychodzących z Rejestr pism wychodzących Poświdczenie złożeni sprwozdni Rejestr pism wychodzących Weryfikuje podpisem z pieczęcią imienną i dtą Kwestur Dził Kosztów i Anliz,, Ktedry, Dziekn lub odpowiednio lub Dyrektor Jednostki Orgnizcyjnej, prfuje: COBiS Weryfikują: w przypdku uwg dotyczących finnsów Kwestur i, prfuje COBiS w przypdku uwg Ztwierdz Rektor lub Prorektor włściwy ds. strukturlnych, podpisem, pieczęcią imienną i dtą Instytucj finnsując Podpisuje Rektor lub Prorektor włściwy ds. Orgnizcj przyznjąc środki lub koordyntor Koordyntor bądź jednostk przyznjąc środki Instytucj wskzn w dokumentcji Instytucj wskzn w dokumentcji Zgodnie z kontrktem Zgodnie z dtą wskzną n piśmie z instytucji 10/11

11 wykonywn Stnowisko/osob odpowiedziln z wykonnie wtórny lub form dokumentowni Stnowisko/osob weryfikując (dt, podpis lub prf, pieczątk) Złącznik Nr 1 do Zrządzeni Rektor Szkoły Głównej Gospodrstw Wiejskiego w Wrszwie Nr.. Stnowisko/osob ztwierdzjąc (dt, podpis, pieczątk) Termin grniczny instytucję wskzną w dokumentcji dokumentcji strukturlnych, (podpis, pieczęć imienn i dt) Otrzymnie potwierdzeni przyjęci sprwozdni lub uwg Zgłoszenie zmknięci Zgłoszenie zmknięci rchunku bnkowego i kont kosztowego Wykonnie czynności związnych z zmknięciem Pisemne potwierdzenie przyjęci sprwozdni lub uwg Rejestr pism przychodzących merytorycznych Ktedry, Dziekn lub odpowiednio lub Dyrektor Jednostki Orgnizcyjnej, prfuje: COBiS COBiS/ Pismo do COBiS Prcownik COBiS Złącznik nr 9, Rejestr pism wychodzących Wpis do rejestru COBiS Zwrot dokumentu zbezpieczjącego relizcję (jeśli dotyczy), rejestr pism wychodzących Kwestur Prcownik COBiS Prcownicy Kwestury, Ntychmist po ztwierdzeniu sprwozdni Ntychmist po ztwierdzeniu sprwozdni Ntychmist po ztwierdzeniu sprwozdni * W przypdku dokumentcji specjlistycznej, np. rchitektonicznego,** W przypdku kilku źródeł finnsowni nleży przygotowć sprwozdnie zgodnie z wytycznymi do relizcji umo wy (jedno lub odpowiedni liczb sprwozdń finnsowych i merytorycznych) 11/11