Określenie trybu postępowania na etapie aplikacji, podpisania umowy i realizacji projektów

Transkrypt

1 Nazwa : Cel wprowadzania Zakres przedmiotowy Zakres podmiotowy Właściciel, czyli kto odpowiada za monitoring i zmiany oraz ryzyko Podstawa prawna Zasady wewnętrzne SGGW Projekty współfinansowane z programów strukturalnych Unii Europejskiej Określenie trybu postępowania na etapie aplikacji, podpisania umowy i realizacji projektów Projekty dofinansowywane z programów strukturalnych Unii Europejskiej Wszystkie jednostki uczelni Centrum Organizacji Badań i Szkoleń SGGW Ustawa z dnia o zasadach finansowania nauki, Ustawa z dnia Prawo o szkolnictwie wyższym, Ustawa z dnia o finansach publicznych, Ustawa z dnia o zmianie ustawy o języku polskim Uchwała nr /2007 Senatu SGGW z dnia w sprawie zasad wynagradzania uczestnictwa pracowników SGGW w realizacji projektów finansowanych ze źródeł zewnętrznych, w tym z Unii Europejskiej 1. Etap 1. Aplikowanie o projekt L źródłowy 1 Wypełnienie formularza zgłoszeniowego załącznik nr 1 do Zarządzenia Pracownik SGGW zamierzający kierować realizacją w SGGW wypełniony formularz zgłoszeniowy Wypełniony Sekretariat co najmniej na 2 tygodnie przed wniosku - Weryfikuje podpisem, pieczątką i datą Kierownik Katedry i Dziekan Wydziału lub Kierownik Jednostki SGGW, gdzie projekt będzie realizowany zgodnie z załącznikiem 1 - Zatwierdza Rektor podpisem pieczątką i datą 1/9

2 L źródłowy Zalecana procedura 2 Weryfikacja formularza zgłoszeniowego 3 Akceptacja formularza zgłoszeniowego 4 Przekazanie zaakceptowanego formularza zgłoszeniowego 5 Przedstawienie listy załączników do wniosku odnoszących się do SGGW 6 Uzyskanie załączników z odpowiednich jednostek SGGW oraz instytucji zewnętrznych 7 Uzyskanie potwierdzenia za zgodność z oryginałem Radcy prawnego działającego na rzecz SGGW Wypełniony Wypełniony Zaakceptowany wypełniony acja projektowa Lista załączników od Kierownika Projektu wymagane załączniki do wniosku Pracownik parafa z datą Parafowany wypełniony formularz zgłoszeniowy Rektor Pracownik Pracownik SGGW zamierzający kierować realizacją w SGGW pracownik podpis Rektora/Prorektora Wpis do rejestru formularzy w spis załączników z acji wystąpienia do odpowiednich jednostek SGGW oraz instytucji zewnętrznych Zaakceptowany wypełniony wymagane załączniki pracownik Podpis z datą Radcy prawnego Rektor Do 2 dni od rejestracji w Sekretariat Do 2 dni od rejestracji w sekretariacie Rektora Wnioskodawca Do 2 dni od akceptacji przez Rektora - sekretariat co najmniej na 2 tygodnie przed wniosku do Właściwe jednostki SGGW oraz instytucje zewnętrzne 12 dni przed wniosku na projekt 4 dni przed wniosku na projekt 2/9

3 źródłowy 8 Przekazanie wymaganych załączników do wniosku załączniki wymagane acją konkursowa pracownik potwierdzenie odbioru przez osobę odbierającą spis załączników Pracownik SGGW zamierzający kierować realizacją w SGGW Wypełnienie zgodnie z acją konkursową formularza do wniosku odpowiednich do rodzaju i dokonanie niezbędnych uzgodnień Weryfikacja ów finansowych pod względem rachunkowym Przygotowanie acji wymaganej charakterem Konkurs projektów lub zaproszenie do współpracy (w przypadku projektów koordynowanych przez inną instytucję) Załącznik 1 oraz część zawierająca kosztorys, jeżeli jest dostępny na etapie realizacji (ewentualnie zał. 2) acja konkursowa Pracownik SGGW zamierzający kierować realizacją w SGGW Dział Kosztów i Analiz / lub zewnętrzny wykonawca* wypełnienie formularza zgłoszeniowego, załącznik 1a do Podpis pracownika kwestury na części zawierającej kosztorys wypełnione formularze acja wymagana charakterem np. projekt architektoniczny, studium wykonalności Weryfikuje podpisem, pieczątką i datą Kierownik Katedry i Dziekan Wydziału lub Kierownik Jednostki SGGW, gdzie projekt będzie realizowany Zatwierdza Kwestor (podpis, data) / Kwestura w zakresie dotyczącym kosztów / 2 dni przed wniosku na projekt Do 5 dni przed złożeniem aplikacji do 2 dni po zatwierdzeniu przez Kwestora 5 dni przed acji 3/9

4 źródłowy Weryfikacja ów wniosku pod względem formalnym Podpisanie wniosku do przez Rektora/Prorektora Przekazanie wniosku projektowego do Instytucji wskazanej w acji Otrzymanie decyzji dotyczącej złożonego wniosku Formularze do wniosku (generator wniosków) Załącznik 1 do Zarządzenia y konkursowe/ Załącznik nr 1 i ewentualnie 2 do Zarządzenia Rektora kompletny wniosek Decyzja Instytucji Finansującej Dyrektor lub osoba przez niego wskazana / kierownik / zespół projektowy Rektor/Prorektor Adresat decyzji / Rektor uzupełnienie danych w rejestrach prowadzonych przez potwierdzone datą i podpisem Rejestracja w sekretariacie Prorektora/ {podpis Rektora lub Prorektora, pieczątka i data poświadczenie na kopii wniosku wystawione przez Instytucję obierającą wniosek wpis informacji do rejestru w uzupełnienie rejestrów np. upoważnień Rektor / wnioskodawca Instytucja wskazana w acji Rektor(jeśli nie otrzymał bezpośrednio) / / wnioskodawca Do 2 dni po otrzymaniu ów Do 2 dni od rejestracji w sekretariacie Rektora. acja konkursową 2 dni po otrzymaniu decyzji 4/9

5 Etap 2. Umowa 16 źródłowy Zalecana procedura Opiniowanie umowy na realizację wzór umowy przedstawiony przez instytucję finansującą opinia Radcy Prawnego SGGW w 3. dniu po złożeniu (licząc dzień złożenia) 17 Złożenie umowy do kwestury celem wraz z kalkulacją kosztów wzór umowy przedstawiony przez instytucję finansującą parafowanie przez pracownika kwestury podpis, pieczątka i data Kwestor na 1 egz. umowy w 3. dniu po złożeniu (licząc dzień złożenia 18 Złożenie wniosku o założenie rachunku bankowego nadanie numeru kosztowego wniosek do Kwestury - decyzja banku o numerach rachunku - pismo Kwestury o nadaniu numeru rachunku i konta kosztowego / do 3 dni po otwarciu rachunku bankowego 19 Podpisanie umowy (parafowanej przez Radcę prawnego i Kwesturę) przez Rektora wypełniona i parafowana umowa (z numerem kont) rejestracja w Sekretariacie Rektora/Prorektora zatwierdza Rektor/Prorektor pieczątką i datą / do 2 dni od rejestracji w sekretariacie Rektora. 20 Złożenie umowy w instytucji wskazanej w acji podpisana ze strony SGGW Umowa Potwierdzenie na kopii odbioru umowy przez właściwą instytucję Instytucja wskazana w acji zapisami w umowie 21 Przekazanie kopii odbioru umowy przez właściwą instytucję Kopia umowy z po świadczeniem odbioru Wpis do rejestru w 2 dni po złożeniu 5/9

6 22 Przekazanie umowy popisanej przez instytucje finansującą źródłowy Podpisana przez Instytucję Finansującą umowa Adresat umowy Zarejestrowanie umowy w Rektor / Kierownik / Kwestura / ad acta do 3 dni po otrzymaniu 23 Udzielenie pełnomocnictwa do potiewrdza - nia ów za z oryginałem Umowa/kontrakt Rejestracja w Załącznik nr 5 do Zarządzenia - pełnomocnictwo Zatwierdza Rektor, podpis, pieczątka, data Instytucja Finansująca Wraz z 24 Złożenie wniosku//uzyskanie ów zabezpieczających realizację umowy Wniosek Załącznik nr 3 do Zarządzenia Kierownik Porjektu Rejestracja w Weksel lub oświadczenie notarialne Podpis Rektora, notariusza, pieczątki data Instytucja Finasująca Etap 3. Realizacja Projektu 25 Realizacja merytoryczna źródłowy - umowa dotycząca realizacji Uzyskanie założonych w umowie rezultatów np. wyników badań, inwestycji, karty ocen, usług i towarów -y w wtórne w wersji elektornicznej - jak obok y wtórne w wersji elektronicznej / Kierownik Katedry / Dziekan / Kierownik jednostki, pieczątki, data Jednostka Uczelni, w której realizowany jest projekt / Ad acta Określony w acji projektowej 6/9

7 26 Rozliczenie etapu lub rozliczenie końcowekońcowe* źródłowy Umowa / kontrakt. Księgi rachunkowe i dowody księgowe we współpracy z Kwesturą i Zapisy w sprawozdaniu finansowym (jeśli dotyczy) wychodzących jednostki Rozliczenie środków wg wzoru obowiązującego dla programu / Weryfikuje podpisem z pieczątką i datą Kwestura Dział Kosztów i Analiz Podpisuje Rektor, z pieczątką i datą Koordynator bądź jednostka przyznająca środki 27 Wybór audytora, jeśli dotyczy. Umowa / kontrakt, Pismo do audytora w sprawie ujęcia w audytu w planie Umowa z audytorem lub ujęcie w planie audytu wewnętrznego Weryfikujepełnomocnik ds. zamówień publicznych i Radca prawny Zatwierdza - Kierownik jednostki Audytor -jeden egzemplarz, ad acta drugi egzemplarz Przed m usługi 28 Ustalenie warunków audytu certyfikującego Umowa z audytorem Kontrloerr zewnętrzny lub audytor wewnętrzny Faktura Merytoryczna ocena, faktury / Kwestura 29 Przekazanie certyfikatu do organizacji przekazującej środki lub koordynatora Certyfikat wychodzących jednostki Wpis w rejestrze X Organizacja przyznająca środki lub koordynator 30 Sporządzenie końcowego finansowego * Umowa / kontrakt. Księgi rachunkowe i dowody księgowe. we współpracy z Kwesturą i Zapisy w sprawozdaniu finansowym. wychodzących jednostki Rozliczenie środków wg wzoru obowiązującego dla programu / Weryfikuje podpisem, pieczątką i datą odpowiedzialnych osób Kwestura Podpisuje Rektor z datą Koordynator bądź jednostka przyznająca środki kontraktem 7/9

8 31 Złożenie z realizacji w instytucji wskazanej w acji źródłowy Sprawozdanie końcowe podpisane przez Kierownika Projektu/ Kierownika Katedry / Dziekana lub Kierownika Jednostki Poświadczenie złożenia Instytucja wskazana w acji kontaktem 32 Otrzymanie potwierdzenie przyjęcia lub uwag Sprawozdanie z realizacji Instytucja wskazana w acji przychodzących W przypadku uwag uzupełnienie Rektor(jeśli nie otrzymał bezpośrednio) / / wnioskodawca 33 Zgłoszenie zamknięcia potwierdzający rozliczenie z Instytucji Finansującej Pismo do Pracownik Natychmiast po zatwierdzeniu 34 Zgłoszenie zamknięcia rachunku bankowego i konta kosztowego Sprawozdanie finansowe z realizacji. Informacja od instytucji przyznającej środki o zaakceptowaniu finansowego z realizacji. wychodzących jednostki, podpis Kierownika Projektu Wniosek o: zwrot niewykorzystan ych środków (załącznik nr 6 do Zarządzenia), - zamknięcie rachunku bankowego i konta kosztowego Wniosek (załącznik nr 6), kopia rozliczenia oraz kopia listu z Instytucji finansującej z informacją o zaakceptowaniu finansowego z realizacji Podpis, pieczątka i data Kierownika jednostki. Kwestura Natychmiast po zatwierdzeniu 8/9

9 35 Wykonanie czynności związanych z zamknięciem Projektu źródłowy Informacja od instytucji przyznającej środki o zaakceptowaniu finansowego i merytorycznego wychodzących z jednostki Wpis do rejestru Pracownik Natychmiast po zatwierdzeniu * W przypadku kilku źródeł finansowania należy przygotować sprawozdanie zgodnie z wytycznymi do realizacji umowy (jedno lub odpowiednia liczba sprawozdań finansowych i merytorycznych) 9/9