Protokół z kontroli problemowej w Gimnazjum Nr 3

Transkrypt

1 Urząd Miejski Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego w Stargardzie Szczecińskim Protokół z kontroli problemowej w Gimnazjum Nr 3 w Stargardzie Szczecińskim. Stargard Szczeciński Daty skrajne od... do...

2 Urząd Miejski - do uŝytku zewnętrznego - w Stargardzie Szczecińskim Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego MK.w.3,6/ /2008 Protokół z przeprowadzonej kontroli problemowej w Gimnazjum nr 3 w Stargardzie Szczecińskim w okresie od 27 października 2008 roku do 31 października 2008 roku przez inspektorów Wydziału Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego działających na podstawie upowaŝnienia nr 34/2008 z dnia 22 października 2008 roku wydanego przez Prezydenta Miasta Stargardu Szczecińskiego do przeprowadzenia kontroli. Zakres kontroli: 1. Wydatki budŝetowe i gospodarka kasowa w wybranych miesiącach 2008 roku. Dyrektorem Gimnazjum Nr 3 w Stargardzie Szczecińskim jest Mirosław Piotrowicz, powołany Zarządzeniem Nr 238/2004 Prezydenta Miasta Stargardu Szczecińskiego z dnia 20 maja 2004 roku w sprawie powierzenia stanowiska dyrektora Gimnazjum Nr 3 w Stargardzie Szczecińskim, na okres od dnia 01 września 2004 roku do 31 sierpnia 2009 roku. Głównym księgowym w Gimnazjum Nr 3 jest Jan Kaczmarczyk, zatrudniony od 01 października 1993 roku na czas nieokreślony na podstawie umowy o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy. W trakcie kontroli wyjaśnień udzielał: - Jan Kaczmarczyk Główny księgowy. Zbadano 100% dokumentów za I kwartał 2008 roku. 2

3 1. Wydatki budŝetowe za I kwartał 2008 roku. Temat ten zbadano w oparciu o dokumenty źródłowe, tj.: faktury VAT, rachunki, raporty kasowe, wyciągi bankowe, polecenia wyjazdu słuŝbowego, urządzenia księgowe i sprawozdawczość. Ogółem środki przeznaczone na wydatki budŝetowe w I kwartale 2008 roku wyniosły ,47 zł. Szczegółowy wykaz z podziałem na działy, rozdziały i paragrafy przedstawia następująca tabela: Paragraf Wyszczególnienie Plan na 2008 rok (zł) Wykonanie za I % kwartał 2008 r. (zł) 3020 Wydatki osobowe niezaliczane do wynagrodzeń 6.000,00-0,00 Wynagrodzenia osobowe 4010 pracowników , ,42 22, Dodatkowe wynagrodzenie roczne , ,00 100, Składki na ubezpieczenia społeczne , ,76 20, Składki na fundusz pracy , ,49 22, Zakup materiałów i wyposaŝenia , ,26 12, Zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i ksiąŝek ,00-0, Zakup energii , ,92 20, Zakup usług remontowych 4.971, ,60 37, Zakup usług zdrowotnych 2.500,00 122,00 4, Zakup usług pozostałych , ,52 13, Zakup usług dostępu do sieci Internet 1.372,00 131,76 9, Opłaty z tytułu zakupu usług telekom. telefonii stacjonarnej 4.500, ,88 22, PodróŜe słuŝbowe krajowe 1.200,00 273,03 22, RóŜne opłaty i składki 60,00 60,00 100, Odpisy na ZFŚS , ,00 17, Zakup materiałów papierniczych do sprzętu drukarskiego i urządzeń ksero 2.000,00-0, Zakup akcesoriów komputerowych w tym programów i licencji ,00 496,83 3,11 Rozdział ,000, ,47 24, Zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i ksiąŝek 2.000,00-0, PodróŜe słuŝbowe krajowe 1.500,00-0, Szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu słuŝby cywilnej 4.500,00-0,00 Rozdział ,00-0, Nagrody o charakterze szczególnym niezliczone do wynagrodzeń 700,00-0,00 Rozdział ,00-0, Stypendia dla uczniów 2.460,00 250,00 10,17 Rozdział ,00 250,00 0,00 Ogółem rozdziały , ,47 24,88 3

4 1.1. Wydatki budŝetowe w dziale 801 Oświata i wychowanie rozdziale Gimnazja w badanym okresie na poszczególnych paragrafach wyniosły: odpisy na ZFŚS w ynagrodzenia podróŝe słuŝbow e zakup usług pozostałych zakup usług zdrow otnych zakup usług remontow ych zakup energii zakup materiałów i w yposaŝenia składki na ubezpieczenia i FP w ynagrodzenia składki na ubezpieczenia i FP zakup materiałów i w yposaŝenia zakup energii zakup usług remontow ych zakup usług zdrow otnych zakup usług pozostałych podróŝe słuŝbow e odpisy na ZFŚS Wynagrodzenia osobowe pracowników (plan ,00 zł, wykonanie ,42 zł), które obejmowały wynagrodzenia nauczycieli i obsługi Dodatkowe wynagrodzenia roczne (plan ,00 zł, wykonanie ,00 zł), które obejmowały dodatkowe wynagrodzenia roczne Składki na ubezpieczenia społeczne (plan ,00 zł, wykonanie ,76 zł), które obejmowały potrącone z wynagrodzeń składki na ubezpieczenia społeczne Składki na Fundusz Pracy (plan ,00 zł, wykonanie 9.184,49 zł), które obejmowały potrącone z wynagrodzeń składki na Fundusz Pracy Zakup materiałów i wyposaŝenia ( plan ,00 zł, wykonanie 4.064,26 zł), które obejmowały: - zakup środków czystości na potrzeby bieŝące (płyny, mleczka, pasty, myjki, ręczniki, ścierki, mydło, worki na śmieci, worki do odkurzacza) - zakup materiałów na potrzeby konserwatora (rozcieńczalnik, gips, taśma, walec, opaski, zamki, węŝe do wody, śruby, farba, pędzle, rury, zawory podkładki, listwy, wkręty,) 1.169,11 zł 1.274,48 zł 4

5 - zakup sprzętu na wyposaŝenie (kosze na śmieci) 99,96 zł - zakup materiałów biurowych (druki, karton, długopisy, skoroszyty, segregatory, koszulki, zszywki, bloki ) - prenumerata (Rachunkowość budŝetowa, Aura, Biblioteka w szkole, Monitor Prawa Dyrektora, Głos Nauczycielski, SłuŜba pracownicza) 972,58 zł 548,13 zł Zakup energii (plan ,00 zł, wykonanie ,92 zł), które obejmowały: - zakup energii elektrycznej 1.385,14 zł - zakup energii cieplnej ,76 zł - opłaty za wodę 346,02 zł Zakup usług remontowych (plan 4.971,00zł, wykonanie 1.866,60 zł), które obejmowały: - konserwacja systemu alarmowego 109,80 zł - remont instalacji elektrycznej 1.756,80 zł Zakup usług zdrowotnych (plan ,00, wykonanie 122,00 zł), które obejmowały badania profilaktyczne pracowników Zakup usług pozostałych (plan ,00, wykonanie 5.523,52 zł), które obejmowały: - opłaty i prowizje bankowe 583,00 zł - monitorowanie obiektu 590,48 zł - opłata transportowe (przejazd uczniów na zawody) 317,64 zł - usługi pocztowo telekomunikacyjne, RTV 107,05 zł - usługa kserokopii dokumentów 468,03 zł - naprawa ksera 340,38 zł - wywóz nieczystości 1.384,22 zł 5

6 - usługi informatyczne i utrzymanie serwera 463,60 zł - ścieki 627,20 zł - usługa szklenia okna 290,56 zł - montaŝ czujników do monitorowania obiektu 351,36 zł Zakup usług dostępu do sieci Internet (plan 1.372,00 zł, wykonanie 131,76 zł), które obejmowały opłaty za dostęp do Internetu Opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych telefonii stacjonarnej (plan 4.500,00 zł, wykonanie 1.015,88 zł), które obejmowały opłaty za rozmowy telefoniczne PodróŜe słuŝbowe krajowe (plan 1.200,00 zł, wykonanie 273,03 zł), które obejmowały zakup biletów jednorazowych RóŜne opłaty i składki (plan 60,00 zł, wykonanie 60,00 zł), które obejmowały zapłatę składki członkowskiej Ogólnopolskiego Stowarzyszenia Kadry Kierowniczej Oświaty Odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (plan ,00 zł, wykonanie ,00 zł), które obejmowały częściowy odpis na ZFŚS za rok Zakup akcesoriów komputerowych w tym programów i licencji (plan ,00 zł, wykonanie 496,83 zł), które obejmowały zakup akcesoriów komputerowych (klawiatura, toner, cartridge) Na wydatki budŝetowe w dziale 854 Edukacyjna opieka wychowawcza w rozdziale Pomoc materialna dla uczniów w badanym okresie składały się: Stypendia dla uczniów (plan 2.460,00, wykonanie 250,00 zł), który obejmował wypłacone stypendia za wyniki w nauce. 6

7 2. Gospodarka kasowa za I kwartał 2008 roku. Temat ten zbadano w oparciu o raporty kasowe o numerach: - Raport kasowy 1/2008 za okres roku - Raport kasowy 2/2008 za okres roku - Raport kasowy 3/2008 za okres roku Gospodarka kasowa uregulowana jest w Instrukcji obiegu dokumentów z dnia roku, której integralną częścią jest instrukcja kasowa. Instrukcja kasowa ustala jednolite zasady gospodarki kasowej, zawarte w niej zasady i postanowienia dotyczą kasjera i pracowników uczestniczących w kontroli i funkcjonowaniu kasy w ramach przypisanych im imiennie zakresów czynności. 2.1.Salda wskazane w raportach kasowych i ewidencji syntetycznej przedstawia poniŝsza tabela: Nr RK data Przychody Rozchody Kwota przekroczenia pogotowia kasowego 1/ r , ,83-2/ r , ,48-3/ r , ,85 - W wyniku analizy stwierdzono, Ŝe stany gotówki wykazane w raportach kasowych są zgodne z zapisami księgowymi wynikającymi z ewidencji syntetycznej. Główny księgowy przeprowadza cyklicznie kontrole kasy. Potwierdzeniem przeprowadzonej kontroli jest zapis w raporcie kasowym. Na koniec miesiąca raport kasowy wykazuje stan zerowy kasy co jest zgodne przyjętymi w Gimnazjum Nr 3 zasadami rachunkowości. Stwierdzono równieŝ nieprawidłowości polegające na dokonywaniu poprawek niezgodnie z 3 pkt. 1 instrukcji obiegu dokumentów Gimnazjum Nr 3 w Stargardzie Szczecińskim i art. 25 Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. 7

8 2.2. Prawidłowość pobrania gotówki z banku do kasy. Terminy podjęcia gotówki z banku do kasy przedstawia poniŝsza tabela: Nr WB nr czeku, data podjęcia gotówki z banku Kwota Nr RK nr KP, data przyjęcia gotówki do kasy Kwota 0008/ ,47 1/2008 KP 1/ , / ,00 2/2008 KP 3/ , / ,82 2/2008 KP 10/ , / ,44 3/2008 KP 19/ ,44 Podjęta z banku gotówka była wpłacana do kasy w dniu jej pobrania. W wyniku przeprowadzonej analizy stwierdzono, co następuje: 1. Raport kasowy słuŝy do dokumentowania operacji kasowych w kasie Gimnazjum nr 3. Podstawą zapisów są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej. Do raportów kasowych dołączono wszystkie dowody kasowe dotyczące wpłat i wypłat w okresie za jaki są sporządzone. Raport sporządzany jest za okres miesiąca, zawiera ustalenie stanu gotówki w kasie, podpisywany jest przez kasjera, głównego księgowego oraz dyrektora przedszkola. 2. Do raportów kasowych dołączane są faktury VAT, rachunki, wnioski o udzielenie zaliczki, rozliczenia udzielonych zaliczek, polecenia podróŝy słuŝbowych, zestawienia rozliczeń podróŝy słuŝbowych, kwitariusze przychodowe, dowody kasowe KP i KW. 3. Dowody księgowe zwierają stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych poprzez wskazanie miesiąca, sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. 4. Raport kasowy zawiera chronologiczne ujęcie zdarzeń, jakie nastąpiły w danym okresie rozliczeniowym. Raport kasowy umoŝliwia uzgodnienie jego obrotów z obrotami sald księgi głównej. 8

9 Na tym czynności kontrolne zakończono. Integralną częścią protokołu jest protokół z kontroli kasy z dnia 29 października 2008 roku. Dyrektor Gimnazjum nr 3 Mirosław Piotrowicz został poinformowany o przysługującym, na podstawie zarządzenia nr 386/2008 Prezydenta Miasta Stargardu Szczecińskiego z dnia 22 października 2008 roku, prawie zgłoszenia w ciągu 7 dni od daty podpisania protokołu zastrzeŝeń i dodatkowych wyjaśnień do protokołu. Protokół sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach (w tym jeden w wersji elektronicznej) jeden pozostawiono w kontrolowanej jednostce. W treści protokołu dokonano następujących poprawek: Protokół podpisano bez zastrzeŝeń /z zastrzeŝeniami co do: , które włączono do protokołu. Przeprowadzoną kontrolę wpisano do ksiąŝki kontroli pod pozycją.... Stargard Szczeciński, dnia roku. 9