POMORSKA AKADEMIA MEDYCZNA W SZCZECINIE RZECZOWY WYKAZ AKT POMORSKIEJ AKADEMII MEDYCZNEJ W SZCZECINIE

Transkrypt

1 POMORSKA AKADEMIA MEDYCZNA W SZCZECINIE RZECZOWY WYKAZ AKT POMORSKIEJ AKADEMII MEDYCZNEJ W SZCZECINIE SZCZECIN 2009

2 Systematyka symboli i haseł klasyfikacyjnych Strona 0-ZARZĄDZANIE Organy kolegialne i jednoosobowe Organizacja Akty normatywne, pomoc prawna Planowanie, sprawozdawczość, statystyka Informatyka Skargi i wnioski Prace naukowo-badawcze, wydawnictwa Współpraca z krajowymi jednostkami organizacyjnymi Współpraca międzynarodowa Uczelni Kontrola i audyt 9 1-KADRY Ogólne zasady wynagradzania Zatrudnienie Ewidencja osobowa Bezpieczeństwo i higiena pracy Szkolenie i doskonalenie zawodowe pracowników Dyscyplina pracy Sprawy socjalno-bytowe Ubezpieczenia osobowe 12 2-ŚRODKI RZECZOWE Podstawowe zasady gospodarowania środkami trwałymi Inwestycje i remonty Administracja nieruchomości Gospodarka materiałowa Transport i łączność Ochrona zakładu pracy (mienia) 15 2

3 26 - Zamówienia publiczne. Tryby przetargów 15 3-EKONOMIKA Ogólne zasady rachunkowości Finanse i księgowość Księgowość finansowa Rozliczenia płac Księgowość materiałowa Koszty i ceny Inwentaryzacja Memoriały Podatki 19 4-SZKOLNICTWO I NAUKA Własne programy i metody nauczania Pomoce szkoleniowe i naukowe Nabór kandydatów na studia i studia doktoranckie Sprawy studentów i doktorantów Przebieg studiów Stopnie i tytuły naukowe Nostryfikacja Biblioteki Towarzystwa naukowe Zjazdy, konferencje, sympozja 21 3

4 SYMBOLE KLASYFIKACYJNE HASŁA KLASYFIKACYJNE w jednostce merytorycznej w innych UWAGI ZARZĄDZANIE Kategoria A dotyczy tylko opracowań własnych lub zleconych przez Uczelnię 00 Organy kolegialne i jednoosobowe 000 Organy uchwałodawcze Dla każdego organu prowadzi się odrębne teczki. Obejmuje: skład, porządek obrad, protokoły, uchwały, sprawozdania z realizacji uchwał 0000 Senat - protokoły posiedzeń A Bc Jak w klasie Rada Wydziału - protokoły posiedzeń A Bc Jak w klasie Materiały na posiedzenia B5 Bc Opracowania problemowe sporządzone specjalnie na określone posiedzenie, należy zaliczyć do kat. A 0003 Obsługa organizacyjno-techniczna Senat, rady wydziałów - zaproszenia, zawiadomienia, kopie B3 Bc organów uchwałodawczych rozliczeń finansowych itp. 001 Organy opiniodawcze i doradcze Dla każdego organu prowadzi się odrębną teczkę. Obejmuje: skład, porządek obrad, protokoły, uchwały, sprawozdania z realizacji uchwał 0010 Kolegium Rektorskie A Bc Jak w klasie Kolegium Dziekańskie A Bc Jak w klasie Komisje stałe i doraźne A Bc Dla każdej komisji prowadzi się odrębną teczkę. Obejmuje: skład, porządek obrad, protokoły, uchwały, sprawozdania z realizacji uchwał. Komisje powoływane przez Senat, Rektora, Dziekana, Radę Wydziału, Kanclerza i inne (poza komisjami wyborczymi do władz uczelni) Wybory do kolegium elektorów, Powołania komisji wyborczych, regulamin wyborów, kalendarz 002 organów kolegialnych i jednoosobowych oraz pełniących inne funkcje z wyboru B5 czynności wyborczych, komunikaty, listy kandydatów, protokoły, wyniki wyborów itp. kat A 01 Organizacja 010 Podstawy prawne działania Uczelni A Bc Przepisy ogólnopaństwowe, resortowe itp., dotyczące bezpośrednio Uczelni 4

5 011 Podstawy prawne działania jednostek nadzorowanych A Bc Jak w klasie 010. Powoływanie i likwidacja jednostek 012 Organizacja własnej jednostki 0120 Statut A Bc 0121 Regulamin organizacyjny A Bc 0122 Regulaminy studiów A Bc 0123 Inne regulaminy A Bc Regulamin Domów Studenckich, Regulamin świadczeń pomocy materialnej dla studentów i doktorantów i inne 0124 Jednostki zorganizowane na bazie obcej A Bc Umowy, porozumienia 013 Rejestr pełnomocnictw B10 B5 Pełnomocnictwa B5 od momentu wygaśnięcia 014 Organizacja archiwum 0140 Przepisy kancelaryjne i archiwalne A B5 Instrukcja kancelaryjna, rzeczowy wykaz akt, instrukcja archiwalna 0141 Spisy zdawczo-odbiorcze akt A Bc Dotyczy archiwum i wszystkich jednostek organizacyjnych 0142 Wykaz spisów zdawczo-odbiorczych A Dotyczy archiwum 0143 Brakowanie akt A B5 Protokoły brakowania (również na bazie poszczególnych jednostek organizacyjnych ) 0144 Udostępnianie akt B5 Zezwolenia, karty i rejestr udostępnień 015 Biurowość 0150 Formularze i druki B5 Bc Obejmuje projektowanie i zatwierdzanie wzorów 0151 Ewidencja pieczęci A Bc Obejmuje zbiór odcisków, unieważnienia, protokoły zniszczeń itp. Zamawianie B Terminarze, dowody doręczeń, dowody wpłat pocztowych B2 Bc 02 Akty normatywne, pomoc prawna 020 Przepisy prawa powszechnie obowiązującego A Bc Obejmuje komplet ustaw i rozporządzeń 021 Zarządzenia Rektora A Bc 022 Zarządzenia Kanclerza A Bc 023 Interpretacje prawne B5 Bc 5

6 Opinie prawne B5 Bc Radcy prawnego; konsultacje między jednostkami w sprawie wydawanych normatywów itp. 025 Sprawy sądowe Okres przechowywania liczy się od daty wykonania prawomocnego orzeczenia lub umorzenia sprawy * 0249 Rejestry spraw sądowych B Sprawy cywilne i w sądach pracy B10 Bc Jak w klasie Sprawy gospodarcze B5 Bc Jak w klasie Sprawy administracyjne B10 Bc Jak w klasie Sprawy karne B5 Bc Jak w klasie 025 Planowanie, sprawozdawczość, Dla każdego rodzaju (tematu) planów i sprawozdań zakłada statystyka się odrębne teczki 030 Plany Plan rzeczowo-finansowy i inne 0300 Plany okresowe B5 Bc 0301 Plany roczne A Bc 031 Sprawozdania 0310 Sprawozdania okresowe B5 Bc 0311 Sprawozdania roczne i całościowe A Bc 032 Analizy 0320 Analizy własne A Bc 04 Informatyka 040 Projektowanie, koordynacja systemów i programów 0400 Organizacja projektowania i zarządzania systemami informatycznymi B5 Bc 0401 Spis systemów i programów A Bc 0402 Ogólne schematy systemów i podsystemów A Bc 041 Wdrażanie systemów i programów Plany, z których nie ma opracowań końcowych kwalifikujemy do kat. A Sprawozdania do Ministerstw, GUS, informacje PFRON itp. Dotyczy także sprawozdań finansowych (bilans) Sprawozdania, z których nie ma opracowań końcowych kwalifikujemy do kat. A Oferty, umowy na wykonanie oprogramowania, protokoły odbioru prac, raporty, korespondencja z wykonawcami. Okres przechowywania liczy się od momentu wygaśnięcia umowy 6

7 0410 Eksploatacja systemów informatycznych B5 Bc 0411 Licencje oprogramowania B Redagowanie stron internetowych A Bc 05 Skargi i wnioski 050 Rejestr skarg i wniosków A Bc 051 Skargi i wnioski załatwiane wg właściwości A Bc 052 Skargi i odwołania w sprawach studiów i studentów B3 Bc 06 Prace naukowo-badawcze, wydawnictwa 060 Prace naukowo-badawcze Projekty badawcze, celowe, prowadzone w Uczelni Projekty finansowane ze środków Unii Europejskiej i środków zagranicznych. Finansowanie współpracy naukowej z zagranicą ze źródeł krajowych Wnioski o finansowanie działalności statutowej i badań własnych Inicjatywy naukowe finansowane ze źródeł pozabudżetowych 0605 Indywidualne projekty badawcze A Instalacja, uruchomienie, utrzymanie i administrowanie siecią i systemami informatycznymi Okres przechowywania liczy się od roku, w którym zaprzestano eksploatacji programu Ewidencja projektów, sprawy organizacyjne. Dokumentacja dot. poszczególnych projektów - dla każdego projektu zakłada się odrębną teczkę. Sprawy finansowe B10 A Bc Środki pochodzenia krajowego A A A B5 Bc Bc Bc Bc Ze środków programów Unii Europejskiej i innych środków zagranicznych Ewidencja projektów, sprawy organizacyjne. Dokumentacja dot. poszczególnych projektów - dla każdego projektu zakłada się odrębną teczkę. Sprawy finansowe B10 Współpraca z fundacjami, stowarzyszeniami, organizacjami pozarządowymi, itp. Umowy z KBN i innymi sponsorami, kalkulacje kosztów, raporty z badań 0606 Badania zlecone A Umowy ze zleceniodawcami, kalkulacje kosztów, raporty 0607 Badanie celowe A 0608 Badania własne A 7

8 Badania naukowe w ramach współpracy zagranicznej A 061 Wydawnictwa własne 0610 Roczniki, Biuletyn Informacyjny i inne A Bc 0611 Materiały powstające w związku z publikowaniem pozycji wydawniczych B5 Bc 0612 Monografie A Bc 0613 Teki wydawnicze A Ewidencja zadań priorytetowych Dla każdego tytułu wydawanego przez Uczelnię (książka, czasopismo, biuletyn) zakłada się osobną teczkę zawierającą: egzemplarz opublikowany, kartę wydawniczą, umowy o opracowanie autorskie i redakcyjne, opinie, recenzje, projekty graficzne, opinie o wydanym tytule 062 Informacje dla radia, prasy i telewizji A Bc Dotyczy także BIP, strony WWW 063 Wycinki prasowe i inne materiały o działalności Uczelni A Bc Współpraca z krajowymi jednostkami organizacyjnymi Obejmuje sprawy ogólne współpracy z jednostkami krajowymi nie związane bezpośrednio z aktami innych klas. Dotyczy również zawieranych umów 070 Z organami władzy i administracji Własne opracowania przygotowane dla tych organów, pozostałe A Bc rządowej oraz samorządami odpowiednio B5-B5-Bc 071 Współpraca z organizacjami społecznymi i związkami zawodowymi BE5 Bc 072 Współpraca z jednostkami Sprawy nie mieszczące się w pozostałych hasłach rzeczowego B5 Bc organizacyjnymi Uczelni wykazu akt 073 Z pozostałymi jednostkami BE10 Bc W tym szpitale, szkoły wyższe, fundacje, stowarzyszenia itp. 074 Reprezentacja B2 Bc Zaproszenia, życzenia, podziękowania itp. 08 Współpraca międzynarodowa Uczelni 080 Umowy i porozumienia międzynarodowe A Bc 081 Wyjazdy zagraniczne BE10 Bc Współpraca wynikająca z umów bilateralnych, własnych bądź zewnętrznych inicjatyw (także w ramach programu Socrates- Erasmus). Efekty wynikające z podpisanych umów, porozumień. Dla każdej umowy należy założyć odrębną teczkę. Wnioski, polecenia wyjazdów, zgody. Dokumentacja finansowa odpowiednio B5, B5, Bc 8

9 09 Kontrola i audyt 090 Rejestr kontroli BE10 Bc 091 Kontrole zewnętrzne A Bc 092 Kontrole wewnętrzne B5 Bc 093 Audyt wewnętrzny BE10 Bc 1 KADRY 10 Ogólne zasady wynagradzania A Bc Do teczki tej klasy odkłada się wszystkie akta dotyczące przeprowadzonej kontroli Taryfikatory płacowe i kwalifikacyjne, regulaminy premiowania, porozumienia z organizacjami związkowymi w sprawach zatrudnienia i płac 11 Zatrudnienie 110 Zatrudnianie i zwalnianie pracowników 1100 Zatrudnianie i zwalnianie pracowników B Zapotrzebowanie i nabór pracowników B3 Bc Podania, cv osób ubiegających się o pracę 1102 Badania lekarskie B5 Bc 1103 Informacje dotyczące byłych pracowników B3 Bc Obejmuje badania wstępne kandydatów do pracy i okresowe pracowników Świadectwa pracy, korespondencja z sądami, ZUS w sprawach byłych pracowników (kopie świadectw odkłada się do akt osobowych) 1104 Staże absolwenckie B5 Bc Umowy o staże absolwenckie 1105 Współpraca z PFRON-em B5 Bc 111 Polityka kadrowa - tworzenie, likwidacja etatów A Bc Decyzje Rektora 112 Umowy cywilno-prawne Ewidencja umów, umowy związane ze świadczeniem pracy 1120 Ze składką na ZUS B50 Bc Jak w klasie Bez składki na ZUS B5 Bc Jak w klasie Roczny wymiar zajęć oraz godziny ponadwymiarowe zlecone Nagrody i odznaczenia państwowe, resortowe i Uczelni Odznaczenia państwowe, resortowe, uczelniane B10 B5 Dotyczy tylko nauczycieli akademickich A Bc Rejestry odznaczonych 9

10 1141 Nagrody regulaminowe pracowników niebędących nauczycielami B Kary regulaminowe B Bc Bc Odkłada się do akt osobowych. Okres przechowywania zgodny z obowiązującymi przepisami 115 Awanse pracowników niebędących nauczycielami B5 Bc Wykazy (wnioski odkłada się do akt osobowych) 116 Sprawy wojskowe pracowników B5 Bc 12 Ewidencja osobowa 120 Akta osobowe 1200 Akta osobowe pracowników BE50 Bc Dla każdego pracownika prowadzi się oddzielną teczkę zawierającą: podanie o pracę, ankiety osobowe, świadectwa szkolne, świadectwa pracy, umowy o pracę, pisma dokumentujące przebieg kariery zawodowej, rozwiązanie umowy o pracę, zakresy czynności. Akta pracowników naukowych kat. A 121 Rejestry pracowników Uczelni B50 Bc 122 Rejestr legitymacji służbowych B10 Bc 13 Bezpieczeństwo i higiena pracy 130 Przepisy BHP A Bc Własne, pozostałe B Profilaktyka i higiena pracy 1310 Profilaktyka i higiena pracy B5 Bc 1311 Czynniki rakotwórcze, mutagenne i biologiczne B-50 Bc 1312 Ocena ryzyka zawodowego B Wypadki 1320 Wypadki przy pracy B10 Bc Zbiorowe, śmiertelne, inwalidzkie kat. A 1321 Wypadki w drodze do i z pracy B10 Bc 1322 Rejestr wypadków przy pracy B Choroby zawodowe B25 Bc 134 Analiza wypadków i chorób zawodowych A Bc 10

11 Środki ochronne BE10 Bc Tabela norm przydziału środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego 136 Lustracje obiektów Uczelni BE5 Bc Przeglądy, pomiary itp. Szkolenie i doskonalenie zawodowe pracowników 140 Organizacja szkolenia i doskonalenia zawodowego. A Bc 141 Ewidencja szkolonych B5 Bc 15 Dyscyplina pracy 150 Dowody obecności w pracy B3 Bc 151 Absencje pracowników B5 Bc Własne ustalenia Uczelni dotyczące zasad, form, metod, treści szkolenia oraz plany i programy nauczania Listy obecności pracowników, zestawienia godzin pracy pracowników godzinowo płatnych, ewidencja godzin nadliczbowych, ewidencja czasu pracy. Zwolnienia lekarskie B5, urlopy okolicznościowe, usprawiedliwienia nieobecności itp.b3 152 Urlopy pracownicze 1520 Urlopy wypoczynkowe B3 Bc Plany urlopów, wnioski o urlop i przesuniecie urlopu 1521 Urlopy szkoleniowe B3 Bc Wyjazdy na szkolenia 1522 Urlopy wychowawcze B3 Bc Wykaz 1523 Urlopy bezpłatne B3 Bc Wykaz 153 Ewidencja podróży służbowych na terenie kraju 16 Sprawy socjalno-bytowe 160 Przepisy dotyczące spraw socjalnobytowych pracowników B10 Bc 161 Zasady i realizacja działalności socjalnobytowej A Bc 162 Pożyczki mieszkaniowe B5 Bc Wnioski, umowy 163 Wczasy pracowników i emerytów. B3 Bc Wnioski, listy wypłat 164 Wypoczynek dzieci pracowników B3 Bc Wnioski, listy wypłat B3 B3 Rachunki kosztów podróży należą do dowodów księgowych Regulamin ZFŚS. Własne ustalenia Uczelni (plany, protokoły z posiedzeń, preliminarze itp. B5) 165 Pomoc materialna udzielana pracownikom i emerytom B3 Bc Podania o pomoc, listy wypłat 166 Imprezy kulturalno-oświatowe B3 Bc Zamówienia, listy osób korzystających z biletów 11

12 167 Pracownicza Kasa zapomogowo- Pożyczkowa 1670 Wnioski o przyznanie pożyczek B Kartoteki pożyczkobiorców B Protokoły posiedzeń PKZP B Księga główna PKZP B Listy potrąceń na PKZP B5 Wraz z raportem kasowym 17 Ubezpieczenia osobowe 170 Ubezpieczenia społeczne B5 Bc Korespondencja z ZUS, raporty dotyczące zgłoszeń pracowników do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego 171 Legitymacje ubezpieczeniowe B5 Bc Rejestry, wnioski 172 Emerytury i renty B10 Bc Wykaz 173 Ubezpieczenia zbiorowe B10 Umowy ubezpieczeń, deklaracje przystąpienia do grupowego ubezpieczenia pracowników. Okres przechowywania liczy się od upływu terminu wygaśnięcia umowy ubezpieczeniowej 2 ŚRODKI RZECZOWE 20 Podstawowe zasady gospodarowania środkami trwałymi A Bc Ustalenia własne Uczelni 21 Inwestycje i remonty 210 Ogólne zasady inwestycji i remontów A Bc Wytyczne własne Inwestor zakłada dla każdego obiektu odrębną grupę teczek, która obejmuje założenia projektowe, dokumentację techniczną 211 Dokumentacja prawna i techniczna i kosztorysy we wszystkich stadiach opracowania. Teczkę obiektów własnych prowadzi się przez cały okres realizacji inwestycji. U użytkownika okres przechowywania teczki obejmuje cały okres eksploatacji obiektu 2110 Zabytkowych i nietypowych A Bc 2111 Pozostałych B5 Bc Termin przechowywania liczy się od utraty obiektu 212 Realizacja prac remontowych i konserwacyjnych 2120 We własnym zakresie B5 Bc Ustalenie zakresu robót, protokoły, kosztorysy 12

13 2121 Zlecana na zewnątrz B5 Bc Umowy, harmonogramy robót, protokoły zaawansowania prac, narady autorskie, kopie rachunków itp. 213 Wykonawstwo inwestycji B5 Bc Umowy, harmonogramy robót, protokoły zaawansowania prac, narady autorskie, kopie rachunków itp. 214 Ewidencja inwestycji A Bc 215 Inwestycje budowlane i aparaturowe B10 Bc Dla każdej inwestycji należy założyć odrębną teczkę 216 Inwestycje budowlane finansowane ze Studium wykonalności, wnioski, umowy, harmonogramy, B10 Bc Środków Unii Europejskiej wnioski o płatność itp. 217 Książki obiektów budowlanych B5 Okres przechowywania liczy się od momentu wyłączenia obiektów z eksploatacji 22 Administracja nieruchomości Budynki, budowle, lokale Dokumentacja prawna i techniczna, AKTY WŁASNOŚCI. Dla każdej nieruchomości prowadzi się odrębne teczki zawierające: korespondencję, dokumentację 220 Nabywanie i zbywanie nieruchomości A Bc formalnoprawną oraz techniczną (akta notarialne, odpisy ksiąg wieczystych, decyzje władz lokalnych, wypisy i wyrysy z rejestru gruntów). Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy 221 Przydział i najem nieruchomości i lokali (na potrzeby Uczelni oraz innym podmiotom) 222 Eksploatacja nieruchomości B5 Bc Umowa, aneks, podanie itp. Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy lub utraty obiektu 2220 Eksploatacja nieruchomości B2 Bc Zapotrzebowania, zlecenia na konserwację, remonty bieżące, oświetlenie, ogrzewanie, wodę i kanalizacja itp. Dotyczy także eksploatacji terenów zielonych 2221 Konserwacja i remonty bieżące B5 Zlecenia, umowy, usługi zewnętrzne i wewnętrzne, odbiory itp Media, czystość i usługi zewnętrzne B5 Umowy na dostarczenie: wody, gazu, prądu, odprowadzenie ścieków, wywóz nieczystości, utrzymanie czystości, połączenia telefoniczne, internetowe itp. Zakup środków czystości, sprzętu, urządzeń itp. Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy 223 Podatki i opłaty publiczne B10 Bc Deklaracje, wymiary podatkowe (z wyjątkiem dowodów księgowych) 13

14 224 Ewidencja nieruchomości i lokali własnych A Bc Księgi inwentarzowe u użytkowników 23 Gospodarka materiałowa 230 Organizacja gospodarki materiałowej A Bc Zasady własne; Zezwolenia na gromadzenie i utylizację odpadów Zapotrzebowania, zlecenia, zamówienia i ich realizacja, 231 Zaopatrzenie w przedmioty nietrwałe, reklamacje. Rozdzielniki, dowody wydania B5 Bc materiały i pomoce i odbioru (artykuły spożywcze, chemiczne, biurowe itp.). Katalogi, cenniki kat. B2 232 Magazynowanie i użytkowanie B5 Bc Gospodarka magazynowa, zużycie, eksploatacja. Dostawa do miejsc pracy, eksploatacja. Dowody magazynowe. Ewidencja ilościowa, wartościowa i rodzajowa (kartoteki) Zapotrzebowanie, realizacja zleceń, umowy o dostawę, kopie 233 faktur, protokoły odbioru, karty gwarancyjne. Dotyczy także Dokumentacja techniczna maszyn B5 Bc aparatury naukowej. Dla każdego urządzenia zakłada się i urządzeń odrębną teczkę. Okres przechowywania liczy się od likwidacji urządzenia 234 Paszporty maszyn i urządzeń Bc Bc 235 Konserwacja i remonty maszyn i urządzeń B3 Bc 236 Gospodarka surowcami wtórnymi i odpadami B5 Bc Protokoły brakowania 237 Kasacja majątku Uczelni B5 Protokoły kasacji (zbycie odpłatne i nieodpłatne składników majątku itp.). Dotyczy środków trwałych, przedmiotów nietrwałych i materiałów 238 Ewidencja majątku Uczelni 2380 Ewidencja środków trwałych B5 Księgi inwentarzowe. Okres przechowywania liczy się od momentu kasacji majątku rzeczowego 2381 Ewidencja wyposażenia B5 Jak przy klasie Ewidencja pozostałych składników majątkowych B5 Jak przy klasie Naliczanie umorzeń i amortyzacja B5 14

15 24 Transport i łączność 240 Eksploatacja środków transportowych B5 Bc 241 Eksploatacja środków łączności B5 Bc 242 Dokumentacja środków transportowych B5 25 Ochrona zakładu pracy (mienia) Podstawowe zasady A 251 Ochrona przeciwpożarowa, cywilna i inne 252 Ochrona mienia B5 253 Ubezpieczenia rzeczowe B10 Bc Zamówienia publiczne. Tryby przetargów 260 Przepisy dotyczące przetargów A 261 Ewidencja zamówień publicznych B10 B5 Bc Karty eksploatacji, drogowe, pracy ich rejestr i karty kontroli pojazdu, naprawa pojazdów Telefony, telefaksy itp. naprawa, konserwacja Dla każdego pojazdu prowadzi się odrębną teczkę, obejmującą dokumentację techniczną pojazdu, jego pochodzenia, książkę pojazdu, adnotacje o remontach, deklaracje kierowcy o odpowiedzialności materialnej, umowy itp. Okres przechowywania liczy się od daty utraty środka transportu Ustalenia własne, także plany ewakuacji, ochrony przeciwpożarowej itp. Pozostałe kat. B5. Tematy regulowane oddzielnymi przepisami. Kartoteka wyposażenia sprzętu p/poż., protokoły przeglądu i konserwacji sprzętu. Meldunki o pożarach, interwencje straży pożarnej, dochodzenia Umowy z firmami ochroniarskimi, książki dyżurów na portierniach, ewidencja wydawania i zdawania kluczy do pomieszczeń itp. Tematy regulowane oddzielnymi przepisami. Od ognia, kradzieży, itp. Polisy ubezpieczeniowe. Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia polisy Ustalenia własne. Opracowania i przepisy zewnętrzne kat. B Przetarg nieograniczony B5 Dla każdego przetargu zakłada się odrębne teczki zawierające: oferty, protokoły komisji przetargowych itp. Okres przechowywania liczy się od daty uprawomocnienia się rozstrzygnięcia przetargu 263 Przetarg ograniczony B5 Jak przy klasie

16 264 Negocjacje z ogłoszeniem B5 Jak przy klasie Negocjacje bez ogłoszenia B5 Jak przy klasie Zamówienia z wolnej ręki B5 Jak przy klasie Zapytanie o cenę B5 Jak przy klasie Rejestr zamówień publicznych B10 Bc Z podziałem na: roboty budowlane, dostawy i usługi 3 EKONOMIKA 30 Ogólne zasady rachunkowości 300 Organizacja rachunkowości A Bc Ustalenia własne. Pozostałe kat. B5 301 Systemy ewidencyjne i plan kont A Bc Ustalenia własne lub na zlecenie jednostki własnej. Opracowania zewnętrzne kat. B5 302 Standardy kontroli finansowej A Bc 303 Instrukcja zasad sporządzania, obiegu, kontroli oraz przechowywania A Bc Własne dokumentów 304 Instrukcja kasowa A Bc Własne 305 Instrukcja inwentaryzacyjna A Bc Własne 306 Inne instrukcje A Bc Własne 31 Finanse i księgowość 310 Obrót gotówkowy B5 Bc Raporty kasowe, grzbiety książeczek czekowych, kopie asygnat 311 Finansowanie i kredytowanie, korespondencja z bankami 312 Usługi badawcze (spr. organizacyjne i finansowe). 32 Księgowość finansowa 320 Dowody księgowe B5 Bc Dowody bankowe i kasowe 321 Dokumentacja księgowa B5 Bc Księgi, rejestry, dzienniki. 322 Rozliczenia B5 Bc B5 Bc i kwitariuszy Obejmuje: rozliczenia z budżetem, finansowanie własnej jednostki, finansowanie jednostek podległych, zasady kredytowania. Plany, sprawozdania i analizy finansowe - klasa 03 B10 Bc Umowy, aneksy umów, kalkulacje kosztów, odbiór prac itp.) Z dostawcami, odbiorcami, pracownikami, instytucjami ubezpieczeniowymi, podatkowymi itp. 16

17 323 Windykacja należności B5 Bc Dokumenty związane z udowodnieniem zadłużeń i należności 324 Uzgadnianie sald Bc Bc Korespondencja 325 Ewidencja syntetyczna i analityczna B5 Bc Wydruki komputerowe obrotów 33 Rozliczenia płac 330 Dokumentacja płac B10 Bc Materiały źródłowe do obliczenia wysokości płac, premii, świadczeń płaconych z ZUS, potrąceń (podatki, składki itp.) 331 Deklaracje podatkowe B5 Bc PIT 4, PIT 11, PIT 8B (dotyczy osób fizycznych). 332 Decyzja ZUS B50 Bc Przekroczenie rocznej podstawy składek emerytalno-rentowych 333 Listy płac 3330 Listy płac - osobowy fundusz płac. B50 Bc Zestawienia list płac kat. B Listy płac- bezosobowy fundusz płac B50 Bc Zestawienia list płac kat. B5 334 Karty wynagrodzeń pracowników B50 Bc Imienne karty zbiorcze płac za okresy roczne i dłuższe, ujmujące wynagrodzenia za poszczególne miesiące podlegają brakowaniu po sprawdzeniu stanu zachowania akt osobowych. Karty imienne stypendiów B Zaświadczenia o wynagrodzeniu Bc Bc Kopie zaświadczeń lub ich rejestry 336 Deklaracje ZUS B50 Bc DRA, RCA, RSA, RZA - zgłoszenia 337 Listy wypłat dla studentów B10 Listy wypłat stypendiów, zapomóg, premii, nagród itp. 338 Prace zlecone i umowy o dzieło 3380 Prace zlecone o dochodach wliczanych do emerytury 3381 Prace zlecone o dochodach nie wliczanych do emerytury 339 Rozliczenie składek ubezpieczeniowych Zgłoszenie (wyrejestrowanie zakładu pracy) Formularze zgłoszeniowe ubezpieczeń pracowników B50 B5 B5 B50 Umowy z pracownikami własnymi i obcymi. Odpowiednie umowy odkłada się do akt osobowych Zgłoszenie przedkładane do ubezpieczenia pracowniczego ZUS. Wyrejestrowanie z ubezpieczenia pracowniczego ZUS. Okres przechowywania liczy się od daty zakończenia działalności Zgłoszenia do ubezpieczenia: pracowników; członków rodzin pracowników; wykonujących umowę o dzieło (zlecenie; wyrejestrowanie z ubezpieczenia) 17

18 3392 Formularze rozliczeniowe ubezpieczenia pracowników B50 Raporty imienne: dla płatników uprawnionych do wypłat świadczeń z ubezpieczenia chorobowego ZUS; dla płatników nie uprawnionych do wypłat świadczeń ubezpieczenia chorobowego ZUS; o należnych składkach na ubezpieczenia zdrowotne. Deklaracje rozliczeniowe ZUS kat. B5 34 Księgowość materiałowa 340 Dowody księgowe B5 Bc Faktury własne i obce 341 Ewidencja syntetyczna i analityczna B5 Bc Wydruki komputerowe 342 Dowody obrotu materiałowego B5 B3 PZ, MM, WZ, ZW, RW itp. 343 Dowody obrotu środków trwałych B5 B3 OT, PT, LT, MT/MN itp. 344 Kartoteki i rejestry magazynowe B5 Bc 35 Koszty i ceny 350 Kalkulacja kosztów A Bc Obejmuje ogólne zasady (własne wytyczne i ustalenia) i analizę kosztów własnych. Kalkulacje planowe i wynikowe odpowiednio:b5,b5,bc 351 Kalkulacja cen B10 Bc Obejmuje: politykę cen (własne ustalenia, zasady i opracowania) 352 Ceny B10 Bc Obejmuje: ceny zaopatrzeniowe (uchwały, zarządzenia, decyzje), ceny zbytu, ustalenie narzutów 36 Inwentaryzacja 360 Ogólne zasady A Bc Własne wytyczne Uczelni 361 Spisy i protokoły B5 Bc 362 Sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji i różnice inwentaryzacyjne B5 Bc 363 Wycenia i przecena B10 Bc 364 Księgi inwentarzowe B5 Bc 365 Zestawienia zbiorcze B5-37 Memoriały B5 Bc Okres przechowywania liczy się od ostatniego zapisu w księdze Obejmuje dokumenty nie dotyczące sprzedaży zakupów i usług (np. rozdzielniki płac, noty wewnętrzne, korekty księgowości, rozdzielniki zużycia materiałów, noty 18

19 obciążające pracowników i studentów, rozliczenie amortyzacji itp. 38 Podatki 380 Dowody księgowe B5 Bc 381 Deklaracje podatkowe B10 Bc VAT, podatek dochodowy od osób prawnych i inne 4 SZKOLNICTWO I NAUKA 40 Własne programy i metody nauczania Obejmuje sprawy wszelkich form i kierunków szkolenia prowadzonego przez Uczelnię (studentów, doszkalania i specjalizacji lekarzy i innych kadr). Klasa 4 obejmuje także przygotowanie kadr naukowych. Sprawy szkolenia pracowników własnej jednostki odkłada się do odpowiednich teczek klasy Plany i programy studiów A Bc Opracowania własne Uczelni 401 Materiały do opracowań B2 Bc Obejmuje własne opracowanie i zatwierdzenie skryptów, tablic poglądowych i innych pomocy szkoleniowych 41 Pomoce szkoleniowe i naukowe BE10 Bc i naukowych. Sprawy zaopatrzenia odkłada się do odpowiedniej teczki klasy 2. Całość akt związanych z wydawaniem własnych podręczników lub skryptów odkłada się do teczki klasy Nabór kandydatów na studia i studia doktoranckie 420 Zasady rekrutacji A Bc Obejmuje własne opracowanie regulaminu 421 Organizacja rekrutacji B5 Bc 422 Indywidualna dokumentacja przebiegu rekrutacji 423 Protokoły przyjęć-wyniki rekrutacji B10 Bc 43 Sprawy studentów i doktorantów 430 Ewidencja B2 B2 Obejmuje podania kandydatów na studia i kandydatów na studia doktoranckie, podania o dopuszczenie do specjalizacji itp. Do tej teczki odkłada się dokumentację rekrutacyjną oraz sprawy stażu wstępnego. Dokumenty osób przyjętych odkłada się do akt indywidualnych studenta 19

20 4300 Album studentów i doktorantów A Bc 4301 Księga dyplomów A Bc 4302 Ewidencja pomocnicza B5 Bc Obejmuje księgi, dzienniki, ewidencję indeksów itp. Obejmuje dokumenty osobiste szkolonych, dokumentację 431 Akta indywidualne BE50 Bc przebiegu szkolenia i prace dyplomowe. Do teczek odkłada się całą dokumentację szkolonego 432 Sprawy studentów i doktorantów 4320 Korespondencja związana z procesem dydaktycznym B5 Bc 4321 Sprawy obcokrajowców B5 Bc 433 Stypendia dla studentów i doktorantów Decyzję administracyjną odkłada się do akt indywidualnych studenta. Stypendia fundowane odpowiednio B20-B5-Bc 4330 Sprawy świadczeń pomocy materialnej B5 Bc Zapomogi 4332 Stypendia pozostałe B5 Bc Stypendia Ministra Zdrowia, za wyniki w nauce i inne 434 Zakwaterowanie studentów i doktorantów 4340 Zakwaterowanie studentów i doktorantów B2 Bc Obejmuje także sprawy meldunkowe 4341 Ubezpieczenia 435 Sprawy wychowawcze, kulturalnooświatowe, sport, turystyka itp. BE2 Bc 436 Praktyki wakacyjne B5 Bc 437 Samorząd studencki i doktorancki Skład, protokoły z posiedzeń, ramowe plany pracy 4370 Organizacje studenckie BE10 Bc Jak w klasie Organizacje doktoranckie BE10 Bc Jak w klasie Przebieg studiów 440 Rozkłady zajęć Bc Bc 441 Praktyki programowe B5 Bc Indywidualną dokumentację przebiegu praktyki odkłada się do akt indywidualnych (431) 442 Egzaminy, kolokwia, zaliczenia B5 Bc Obejmuje sprawy organizacji i dokumentacje zbiorczą. (dokumentację indywidualną odkłada się do 431 lub 451) 443 Skierowania na staż podyplomowy B5 Bc 20

21 45 Stopnie i tytuły naukowe 450 Zasady nadawania stopni i tytułów naukowych 451 Nadawanie stopni i tytułów naukowych 4510 Przewody doktorskie, habilitacyjne i nadanie tytułu profesora Tytuł honorowy Doktor Honoris Causa A Bc 4512 Obsługa organizacyjno-techniczna związana z nadawaniem stopni i tytułów naukowych Ewidencja przeprowadzanych i nadawanych stopni i tytułów naukowych 46 Nostryfikacja A Bc A Bc Własne ustalenia A B5 B2 Bc Obejmuje indywidualną dokumentację wraz ze złożonymi pracami, opinie, recenzje, eksperymenty, protokoły itp. Obejmuje wniosek, życiorys, osiągnięcia, wyciągi z Rady Wydziału, Senatu itp. Korespondencja operatywna, zaproszenia, przygotowanie lokalu itp. A Bc Księgi, rejestry itp. Obejmuje dokumentację przebiegu postępowania nostryfikacyjnego 47 Biblioteki 470 Przepisy dotyczące prowadzenia biblioteki A Bc Ustalenia własne 471 Gromadzenie zasobu bibliotecznego B5 Bc Obsługa administracyjno-techniczna. 472 Ewidencja zasobu bibliotecznego B50 Bc Księgi inwentarzowe, katalogi 473 Serwis bibliograficzny Bc Bc Cytowania 474 Udostępnianie zasobu bibliotecznego Bc Bc 48 Towarzystwa naukowe 480 Towarzystwa naukowe A Bc Protokoły, materiały z konferencji 481 Studenckie koła naukowe A Bc Protokoły posiedzeń, sprawozdania z działalności 482 Obsługa administracyjno-techniczna towarzystw i kół naukowych B3 Bc Zaopatrzenie, rezerwacja hoteli, biletów itp. 49 Zjazdy, konferencje, sympozja Krajowe i zagraniczne 4900 Protokoły zjazdów i konferencji A Bc Obejmuje listy uczestników, referaty, wnioski, uchwały itp Obsługa organizacyjno-techniczna zjazdów i konferencji B5 Bc Zaproszenia, zawiadomienia, kopie rozliczeń finansowych itp. 21