RZECZOWY WYKAZ AKT UNIWERSYTETU GDAŃSKIEGO - 1 -

Transkrypt

1 Załącznik do zarządzenia Kanclerza nr 1/K/15 RZECZOWY WYKAZ AKT UNIWERSYTETU GDAŃSKIEGO Podział na klasy pierwszego stopnia 0 ZARZĄDZANIE 1 ORGANIZACJA UCZELNI 2 SPRAWY KADROWE I ADMINISTRACYJNE 3 FINANSE 4 DYDAKTYKA I WYCHOWANIE 5 STUDENCI I DOKTORANCI 6 BADANIA NAUKOWE, ROZWÓJ KADRY I WYDAWNICTWA Symbole klasyfikacyjne Hasło klasyfikacyjne Oznaczenie kategorii archiwalnej Uszczegółowienie hasła klasyfikacyjnego I II III IV ZARZĄDZANIE 00 Jednoosobowe organy Uczelni 000 Rektor 0000 Bieżąca działalność Rektora A 0001 Kolegium rektorskiego A 0002 Komisje rektorskie A 0003 Ustanawianie pełnomocników Rektora oraz osób upoważnionych do B50 działania w jego imieniu 0004 Rzecznicy dyscyplinarni A

2 001 Dziekan 0010 Bieżąca działalność Dziekana A 0011 Kolegium dziekańskie A 0012 Komisje dziekańskie A 0013 Ustanawianie pełnomocników Dziekana oraz osób upoważnionych do działania w jego imieniu B50 01 Kolegialne organy Uczelni 010 Senat 0100 Posiedzenia Senatu A skład, protokoły posiedzeń wraz z załącznikami, referaty, wnioski, uchwały i sprawozdania z wykonanych uchwał 0101 Komisje senackie A protokoły posiedzeń 0102 Komisje uczelniane A protokoły posiedzeń 011 Rada Wydziału skład, protokoły posiedzeń wraz z załącznikami, referaty, wnioski, uchwały i sprawozdania z wykonanych uchwał 0110 Posiedzenia rady wydziału A 0111 Komisje rady wydziału A 012 Kanclerz 0120 Bieżąca działalność Kanclerza A 0121 Narady administracyjne A 013 Wybory A Wybory do organów własnych i spoza Uczelni. Ogłoszenia i protokoły 014 Związki zawodowe A Opinie, w tym opinie w sprawach kadrowych 015 Obsługa organizacyjno - techniczna działalności organów jednoosobowych i kolegialnych uczelni B2 1 ORGANIZACJA UCZELNI 10 Zarządzanie strukturą uczelni 100 Akty związane w utworzeniem uczeni A 101 Struktura organizacyjna uczelni A Tworzenie i przekształcanie jednostek organizacyjnych Uczelni. 102 Wewnętrzne akty prawne A 103 Legislacja i obsługa prawna organów i jednostek organizacyjnych uczelni 1030 Opinie prawne na potrzeby organów uczelni B Prowadzenie spraw sądowych przed sądami powszechnymi i B10-2 -

3 administracyjnymi 1032 Opinie prawne na potrzeby jednostek organizacyjnych uczelni B10 11 Informatyzacja 110 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z B5 zakresu informatyzacji 111 Projektowanie, homologacje i wdrażanie oprogramowania i systemów A teleinformatycznych 112 Licencje na oprogramowanie i systemy teleinformatyczne B5 113 Eksploatacja systemów teleinformatycznych i oprogramowania 1130 Organizacja prac eksploatacyjnych systemów teleinformatycznych i B10 oprogramowania 1131 Instrukcje eksploatacji systemów teleinformatycznych, systemów B10 ewidencjonowania informacji, nośników i kopii bezpieczeństwa oraz archiwizowania oprogramowania i zbiorów danych 1132 Ewidencja stosowanych systemów i programów A 1133 Użytkowanie i utrzymanie systemów oraz programów B Ustalanie uprawnień dostępu do danych i systemów B5 114 Projektowanie i eksploatacja stron i portali internetowych A 115 Bezpieczeństwo systemów teleinformatycznych A 12 Strategie, programy, planowanie, sprawozdawczość i analizy dotyczące działalności organów uczelni 120 Strategie A 121 Programy A 122 Planowanie 1220 Plany okresowe B Plany roczne A 1223 Plany wieloletnie A 123 Sprawozdawczość 1230 Sprawozdawczość na poziomie organów uczelni A 1231 Sprawozdawczość statystyczna A 1232 Raporty A 13 Skargi i wnioski oraz postulaty i inicjatywy 130 Skargi i wnioski - 3 -

4 1300 Skargi i wnioski załatwiane bezpośrednio A 1301 Skargi i wnioski przekazane do załatwienia według właściwości B Postulaty i inicjatywy A 14 Obsługa kancelaryjna, archiwalna i biblioteczna 140 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z B5 Opracowania własne kat. A. zakresu obsługi kancelaryjnej, archiwalnej i bibliotecznej 141 Obsługa kancelaryjna 1410 Bieżąca obsługa kancelaryjna B Przekazywanie dokumentacji spraw niezakończonych między jednostkami w związku ze zmianami organizacyjnymi B5 142 Opracowywanie lub wdrażanie wzorów formularzy oraz ich wykazy B5 143 Ewidencja druków ścisłego zarachowania A 144 Ewidencja pieczęci i pieczątek oraz ich odcisków A 145 Rejestry i dzienniki B5 146 Archiwum zakładowe 1460 Ewidencja dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym A Spisy zdawczo-odbiorcze Nadzór nad zasobem archiwalnym A 1462 Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej A Protokół oceny dokumentacji, zgoda na brakowanie Ewidencja udostępniania dokumentacji w archiwum zakładowym B2 Rejestr Kwerendy archiwalne w dokumentacji w archiwum zakładowym A 1465 Skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym A 1466 Profilaktyka i konserwacja dokumentacji w archiwum zakładowym B5 147 Zbiory biblioteczne uczelni 1470 Ewidencja zbiorów bibliotecznych A 1471 Gromadzenie zbiorów bibliotecznych B Udostępnianie zbiorów bibliotecznych B2 15 Ochrona i udostępnianie informacji ustawowo chronionych oraz informacji publicznej 150 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z B5 Opracowania własne kat. A. zakresu ochrony i udostępniania informacji ustawowo chronionych oraz informacji publicznej 151 Ochrona informacji niejawnych 1510 Organizacja systemu ochrony informacji niejawnych A - 4 -

5 1511 Bieżące działania podejmowane w zakresie ochrony informacji B10 niejawnych 1512 Dostęp do informacji niejawnych B Ochrona danych osobowych 1520 Organizacja systemu ochrony danych osobowych A 1521 Bieżące działania podejmowane w zakresie ochrony informacji niejawnych B Przyznawanie uprawnień do przetwarzania danych osobowych B Udostępnianie danych osobowych B2 153 Informacja publiczna 1530 Obsługa merytoryczna Biuletynu Informacji Publicznej A 1531 Udostępnianie informacji publicznej B5 16 Kontrole i audyty 160 Kontrole Protokoły kontroli Kontrole zewnętrzne A 1601 Kontrole wewnętrzne A 1602 Książka kontroli B Kontrola zarządcza A 161 Audyt Sprawozdania z zadań autowych Bieżące akta audytu A 1611 Stałe akta audytu A 17 Polityka informacyjna, reprezentacja i działalność promocyjna organów uczelni 170 Patronat organów uczelni oraz ich udział w komitetach honorowych A 171 Odznaczenia, tytuły i inne honory 1710 Wnioskowanie o nadanie odznaczeń, tytułów i innych honorów A 1711 Wręczanie (przekazywanie) odznaczeń, tytułów i innych honorów A 172 Kontakty ze środkami publicznego przekazu 1720 Informacje własne dla środków publicznego przekazu, odpowiedzi na A informacje medialne 1721 Konferencje prasowe i wywiady A 1722 Monitoring środków publicznego przekazu B10-5 -

6 173 Promowanie działań organów uczelni w kraju i za granicą 1730 Strategie, programy i plany promocji A 1731 Własne akcje promocyjne i reklamowe A 1732 Udział w obcych wydarzeniach promocyjnych B10 Opracowania własne kat. A Materiały do serwisu internetowego Bc 174 Wydawnictwa promocyjne 1740 Własne wydawnictwa promocyjne oraz udział w obcych wydawnictwach A promocyjnych 1741 Informatory dla kandydatów na studia i ulotki B2 175 Techniczne wykonanie materiałów promocyjnych i wydawnictw oraz ich B5 rozpowszechnianie 176 Materiały fotograficzne lub audiowizualne z wydarzeń, akcji i imprez A 177 Uroczystości 1770 Organizacja i udział organów uczelni w uroczystościach własnych A 1771 Udział organów uczelni w uroczystościach obcych A 18 Współpraca krajowa i zagraniczna 180 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z B5 Opracowania własne kat. A. zakresu nawiązywania współpracy i utrzymywania relacji partnerskich w kraju i za granicą 181 Współpraca krajowa 1810 Współpraca z administracją rządową i samorządową A 1811 Współpraca z innymi podmiotami A Towarzystwa i organizacje społeczne, oferty współpracy Współpraca między jednostkami uczelni B5 182 Współpraca zagraniczna 1820 Współpraca z uczelniami zagranicznymi A 1821 Współpraca z innymi podmiotami zagranicznym A 1822 Realizacja zagranicznych wyjazdów i przyjazdów pracowników i studentów B5 Sprawozdania z wyjazdów kategoria A. 19 Programy i projekty współfinansowane ze środków zewnętrznych, w tym z Unii Europejskiej 190 Oferty projektów, programów i funduszy B5 191 Wnioski aplikacyjne do projektów, programów przyjętych do realizacji A - 6 -

7 192 Dokumentowanie realizacji projektu Całość dokumentacji związanej z realizacją projektu. Uwaga długość okresu przechowywania uzależniona jest od daty wskazanej w wytycznych zawartych w dokumentach odpowiedniego programu lub instrukcjach dotyczących źródeł finansowania danego projektu albo w umowie o dofinansowanie Dokumentacja ogólna oryginał umowy o dofinansowanie, umowy partnerskie, umowy konsorcjalne, aneksy do umowy, załączniki, kopie wniosków o płatności, sprawozdania i raporty dotyczące projektu, sprawozdania z kontroli i audytu, zalecenia pokontrolne i sprawozdania z ich wykonania, regulaminy, informacje i zarządzenia w sprawie archiwizacji, całość korespondencji dotyczącej projektu Dokumentacja merytoryczna Dotycząca projektów badawczych: raporty z badań, publikacje, dzieła wykonane w ramach projektu itp., potwierdzenie wykonania dzieła, dokumenty dotyczące zakupów sprzętu i wyposażenia, itp. Dotycząca projektów inwestycyjnych lub budowlanych : dokumentacja projektowa, wyniki badań, opracowania specjalistyczne i opinie pozyskane na etapie realizacji projektu, protokoły konieczności, kosztorysy, dzienniki budowy, protokoły, pozwolenia, akty notarialne, decyzje administracyjne, przeniesienie praw majątkowych, umowy przyłączeniowe, protokoły odbiorów, protokoły zdawczoodbiorcze, itp. Dotycząca projektów edukacyjnych: dokumentacja związana z uruchamianiem studiów, szkoleń, kursów, akta osobowe osób uczestniczących w projekcie, materiały szkoleniowe, listy uczestników, listy obecności, prace zaliczeniowe, świadectwa, zaświadczenia, itp Dotycząca promocji projektu: materiały z konferencji, zaproszenia, ogłoszenia, poświadczenia, plakaty, ulotki,

8 gazety i czasopisma, wydruki ze stron internetowych, zdjęcia itp Dokumentacja związana z udzieleniem zamówienia publicznego postępowania dokonywane w ramach projektów, zakupy w ramach dostaw sukcesywnych, protokoły wraz z załącznikami, umowy, aneksy do umów, itp Dokumentacja finansowa faktury, rachunki, dokumenty księgowe, wyciągi bankowe, raporty kasowe, rozliczenia, deklaracje VAT, PIT4, PIT4R, PIT8C, CIT, kartoteki amortyzacyjne, rozliczanie delegacji itp Dokumentacja osobowa i wynagrodzeń osób uczestniczących w projektach 193 Zgłoszenie uczestnictwa w konkursach na pozyskiwanie funduszy (niezakwakifikowane) B5 2 SPRAWY KADROWE I ADMINISTRACYJNE 20 Sprawy kadrowe 200 Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych i administracyjnych 2000 Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące B5 Opracowania własne kat. A. zagadnień z zakresu spraw kadrowych 2001 Własne regulacje, ich projekty oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie w A sprawach kadrowych 2002 Otrzymane od organów i jednostek zewnętrznych regulacje, wyjaśnienia, B5 interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych 2003 Otrzymane od organów i jednostek zewnętrznych regulacje, wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw administracyjnych B5 201 Wykazy etatów A 202 Opisy stanowisk, zakresy kompetencji, zadania B5 203 Nawiązywanie, przebieg i rozwiązywanie stosunku pracy oraz innych form zatrudnienia w imieniu organów uczelni wynagrodzenia finansowane z kosztów projektów - m.in. umowy o pracę, umowy o dzieło, umowy zlecenia, dokumenty dot. przyznania dodatkowego wynagrodzenia, dodatek stażowy, wnioski premiowe, kartoteka wynagrodzeń, karty czasu pracy, deklaracje ZUS, itp.

9 2030 Zapotrzebowanie i nabór kandydatów do pracy B Obsługa zatrudnienia B Obsługa zatrudnienia organów uczelni B Obsługa zatrudnienia pracowników niebędących nauczycielami B5 akademickimi 2034 Obsługa zatrudnienia nauczycieli akademickich B5 204 Opiniowanie i ocenianie osób zatrudnionych B Ocena nauczycieli akademickich B Ocena pracowników niebędących nauczycielami akademickimi B Staże, wolontariat, praktyki 2050 Staże zawodowe B Wolontariat B Praktyki B Prace zlecone (umowy cywilno-prawne) 2060 Prace zlecone ze składką na ubezpieczenie społeczne B Prace zlecone bez składki na ubezpieczenie społeczne B Nagradzanie, odznaczanie i karanie 2070 Nagrody, podziękowania, listy gratulacyjne B10 Wnioski i wykazy, dyplomy do akt osobowych Odznaczenia państwowe, samorządowe, uczelniane i inne dla osób B10 Wnioski i wykazy, dyplomy do akt osobowych. zatrudnionych 2072 Kary B Postępowanie dyscyplinarne B5 208 Sprawy wojskowe osób zatrudnionych B5 209 Akta osobowe pracowników 2090 Akta osobowe osób zatrudnianych BE Pomoce ewidencyjne do akt osobowych B Pomocnicza dokumentacja osobowa w jednostkach organizacyjnych BC Trzecie i następne egzemplarze pism kadrowych Legitymacje służbowe B Zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu B2 21 Bezpieczeństwo i higiena pracy 210 Przeglądy warunków i bezpieczeństwa pracy A Charakterystyka stanowisk pracy, badania środowiskowe, oceny ryzyka zawodowego, rejestry czynników - 9 -

10 szkodliwych, rejestry pracowników narażonych na czynniki szkodliwe. 211 Działania w zakresie zwalczania wypadków, chorób zawodowych, ryzyka A Plany i programy poprawy warunków bhp w Uczelni. w pracy 212 Wypadki przy pracy 2120 Wypadki w drodze do pracy i z pracy B10 Dokumentacja wypadków zbiorowych, śmiertelnych i inwalidzkich A Wypadki studentów i innych osób niebędących pracownikami UG B Warunki szkodliwe 2130 Rejestr warunków szkodliwych B Choroby zawodowe B50 22 Dyscyplina pracy 220 Czas pracy 2200 Pensum nauczycieli akademickich B Dowody obecności w pracy B3 Listy obecności 2202 Absencje w pracy B Rozliczenia czasu pracy B Delegacje służbowe B3 Rejestr 2205 Ustalanie i zmiany czasu pracy B Praca w godzinach nadliczbowych B Praca w godzinach ponadwymiarowych B Urlopy osób zatrudnionych Wnioski 2210 Urlopy wypoczynkowe B3 Palny urlopowe 2211 Urlopy naukowe, szkoleniowe B Urlopy macierzyńskie, ojcowskie i wychowawcze, itp. B Urlopy bezpłatne B Dodatkowe zatrudnienie osób zatrudnionych, zgody na dodatkowe zatrudnienie oraz umowy o zakazie konkurencji B50 23 Szkolenie i doskonalenie zawodowe osób zatrudnionych 230 Ustalanie ścieżek rozwoju zawodowego dla osób zatrudnionych B5 231 Udział pracowników w szkoleniach obcych B5 232 Szkolenia organizowane we własnym zakresie dla osób zatrudnionych B5-10 -

11 233 Dokształcanie pracowników B5 24 Sprawy socjalno-bytowe pracowników 240 Sprawy socjalno-bytowe załatwiane w ramach zakładowego funduszu B10 świadczeń socjalnych 241 Zaopatrzenie rzeczowe osób zatrudnionych, środki ochrony indywidualnej B5 242 Opieka nad emerytami, rencistami i osobami niepełnosprawnymi B5 243 Akcje socjalne i imprezy kulturalne poza zakładowym funduszem B5 świadczeń socjalnych 244 Wspieranie osób zatrudnionych w zakresie zaspokajania potrzeb mieszkaniowych i ulg na przejazdy B10 25 Ubezpieczenia społeczne i opieka zdrowotna Zgłoszenia do ubezpieczenia społecznego 250 Zgłoszenia do ubezpieczenia społecznego B Legitymacje ubezpieczeniowe B5 252 Dowody uprawnień do zasiłków B5 253 Emerytury i renty B5 254 Ubezpieczenia zbiorowe, pracownicze itp. B Opieka zdrowotna B Organizowanie i obsługa opieki zdrowotnej B2 257 Badania lekarskie w zakresie medycyny pracy 2570 Badania lekarskie pracowników B Badania lekarskie kandydatów na studia B Badania lekarskie studentów i doktorantów B5 26 Administrowanie i eksploatowanie obiektów będących w dyspozycji Uczelni 260 Administracja obiektami 2600 Inwestycje A 2601 Nabywanie i zbywanie nieruchomości na potrzeby Uczelni A Dokumentacja prawna i techniczna 2602 Udostępnianie i oddawanie w najem lub w dzierżawę własnych obiektów i lokali własnym i innym jednostkom oraz osobom B5 Umowy najmu, okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy Najmowanie lokali od innych na potrzeby własne B5 261 Eksploatacja budynków i lokali przez uczelnię 2610 Przygotowanie i realizacja remontów bieżących budynków, lokali i B5-11 -

12 pomieszczeń 2611 Dokumentacja techniczna prac remontowych B Konserwacja i eksploatacja bieżąca budynków, lokali i pomieszczeń B5 262 Podatki i opłaty publiczne B Ubezpieczenia majątkowe B10 Okres przechowywania liczy się od ekspiacji ubezpieczenia; polisy i aneksy, warunki ubezpieczenia, rozliczenia klauzul automatycznego pokrycia. 264 Ochrona przeciwpożarowa i ochrona mienia 2640 Instrukcje przeciwpożarowe B Kontrola sprzętu przeciwpożarowego B Ochrona mienia wewnątrz budynków B2 Dziennik dozoru, raport dyżurów, księgi wydawania kluczy 2643 Ochrona terenów otwartych B2 27 Gospodarka materiałowa 270 Zaopatrzenie 2700 Źródła zaopatrzenia B Zaopatrzenie materiałowe B Zamawianie pieczęci uczelni B5 271 Obsługa rzeczowego majątku trwałego 2710 Gospodarka magazynowa B5 Przychód i rozchód materiałów i towarów Magazynowanie środków trwałych i nietrwałych B Ewidencja środków trwałych i nietrwałych B Ewidencja osobistego wyposażenia pracowników B Eksploatacja i likwidacja środków trwałych i przedmiotów nietrwałych B Konserwacja i remonty środków trwałych B Dokumentacja techniczno-eksploatacyjna środków trwałych B5 272 Gospodarka odpadami (surowcami wtórnymi) B2 273 Transport, łączność, infrastruktura informatyczna i telekomunikacyjna B5 274 Zakupy środków i usług transportowych, łączności, pocztowych i B5 kurierskich 275 Środki transportu 2750 Ewidencja środków transportu B Eksploatacja własnych środków transportowych B5-12 -

13 2752 Użytkowanie obcych środków transportowych B5 276 Eksploatacja środków łączności (telefonów, telefaksów, modemów, łączy B5 internetowych) 277 Organizacja i eksploatacja infrastruktury informatycznej i telekomunikacyjnej B5 28 Zamówienia publiczne 280 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z B5 Opracowania własne kat. A. zakresu zamówień publicznych 281 Centralny rejestr zamówień publicznych A 282 Opiniowanie trybów i sposobów wydatkowania środków publicznych B Dokumentacja zamówień publicznych B5 Dokumentacja wszczęcia postępowania, powołania komisji, SIWS, protokoły, ogłoszenia, odwołania, umowa, aneksy do umowy itp. 284 Umowy zawarte w wyniku postępowania w trybie zamówień publicznych B Umowy zawarte w wyniku postępowania poza ustawą PZP i w innych trybach B10 3 FINANSE 30 Regulacje prawne 300 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z B5 Opracowania własne kat. A. zakresu finansów uczelni i rachunkowości 301 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące planowania i B5 Opracowania własne kat. A. realizacji planu rzeczowo-finansowego 302 Polityka rachunkowości i plany kont A 303 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie dotyczące zagadnień z zakresu rachunkowości, księgowości i obsługi kasowej B5 Opracowania własne kat. A. 31 Planowanie i realizacja planu rzeczowo-finansowego 310 Wieloletni Plan Inwestycyjny A 311 Plan rzeczowo-finansowy A 3110 Przygotowanie projektu planu rzeczowo-finansowego B Plan rzeczowo-finansowy jego zmiany A 3112 Finanse jednostek organizacyjnych i ich zmiany B5 312 Realizacja planu rzeczowo-finansowego 3120 Plan finansowy budżetu A

14 3121 Przekazywanie środków finansowych B Rozliczanie dochodów, wydatków i dotacji B Ewidencjonowanie dochodów, wykorzystania środków i dotacji B Sprawozdania okresowe z wykonania planu rzeczowo-finansowego B Sprawozdanie roczne, bilans i analizy z wykonania planu rzeczowofinansowego A 3126 Rewizja planu rzeczowo-finansowego i jego bilansu A 3127 Realizacja budżetów jednostek organizacyjnych B5 313 Nadzorowanie prawidłowości wykorzystania finansów B5 314 Finansowanie i kredytowanie 3140 Finansowanie działalności jednostek organizacyjnych B Finansowanie inwestycji B Finansowanie remontów B Współpraca z bankami B Obsługa finansowa pożyczek i kredytów B Obsługa finansowa funduszy i środków dodatkowych B5 315 Przekazywanie dotacji B5 316 Inne źródła finansowania Uczelni B5 317 Windykacja należności B5 32 Rachunkowość, księgowość, obsługa kasowa 320 Obrót gotówkowy i bezgotówkowy 3200 Obrót gotówkowy B Obrót bezgotówkowy B Depozyty B5 321 Księgowość 3210 Dowody księgowe B10 Oryginały dowodów księgowych Dokumentacja księgowa B10 Wydruki kartoteki kont analitycznych i syntetycznych, dzienniki i zestawienia Rozliczenia B5 Z pracownikami, dostawcami, odbiorcami, instytucjami ubezpieczeniowymi i podatkowymi oraz z innymi kontrahentami Ewidencja syntetyczna i analityczna B5-14 -

15 3214 Uzgadnianie sald B Kontrole i rewizje kasy B Zobowiązania, poręczenia B Księgowość materiałowo-towarowa B Obsługa księgowa w zakresie VAT B Dochody, podatki, opłaty B Rozliczenia płac i wynagrodzeń 3220 Dokumentacja płac i potrąceń z płac B50 Dokumentacja potrąceń z płac, dokumentacja prac dydaktycznych dodatkowych i ponadwymiarowych, godzin nadliczbowych i płac pracowników w oparciu o system godzinowo-premiowy itp., honoraria i prace zlecone, karty pracy Listy płac B50 m.in. stypendia doktorskie i habilitacyjne 3222 Kartoteki wynagrodzeń B Deklaracje podatkowe B Rozliczenia składek na ubezpieczenie społeczne B Dokumentacja wynagrodzeń z bezosobowego funduszu płac B Inwentaryzacja 3230 Wycena i przecena B Spisy i protokoły inwentaryzacyjne, sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji i różnice inwentaryzacyjne B5 324 Dyscyplina finansowa 3240 Interwencje Kwestora BE Inne sprawy nadzoru finansowego B5 4 DYDAKTYKA I WYCHOWANIE 40 Studia wyższe 400 Uruchamianie, przekształcanie i znoszenie nowych kierunków, A specjalności i specjalizacji 401 Rekrutacja na studia wyższe 4010 Postępowanie rekrutacyjne na studia wyższe A Protokoły komisji 4011 Postępowanie odwoławcze na studia wyższe B5 402 Organizacja i tok studiów 4020 Programy kształcenia i plany studiów A

16 4021 Minimum kadrowe A 4022 Regulamin studiów A 4023 Praktyki obowiązkowe A Rejestr porozumień z instytucjami w sprawie odbywania praktyk, program praktyk 4024 Analizy dydaktyczne A 403 Ewidencja studentów 4030 Akta osobowe studentów B50 Dla każdego studenta prowadzi się oddzielną teczkę obejmującą dokumenty wymienione w aktualnie obowiązujących przepisach dotyczących dokumentowania przebiegu studiów, wydane przez odpowiednie ministerstwo oraz kartę obiegową i poświadczenie odbioru dokumentów 4031 Księga albumów /immatrykulacyjna/ A 4032 Dzienniki studenta A 4033 Protokoły egzaminacyjne B Legitymacje studenckie, indeksy B5 Rejestr 4035 Zaświadczenia B5 Rejestr 405 Dyplomy ukończenia studiów 4050 Dyplom i suplement do dyplomu B Księga dyplomów A 4052 Nostryfikacje i uznawanie dyplomów uczelni zagranicznych B50 41 Studia doktoranckie 410 Tworzenie, przekształcanie i likwidacja studiów doktoranckich A 411 Rekrutacja na studia doktoranckie 4110 Rekrutacja na studia doktoranckie A 4111 Postępowanie odwoławcze na studia doktoranckie B5 412 Organizacja i tok studiów doktoranckich 4120 Programy kształcenia i plany studiów doktoranckich A 4121 Regulamin studiów doktoranckich A 413 Ewidencja doktorantów 4130 Akta osobowe doktorantów B Legitymacje, indeksy doktorantów B5 Rejestr 4132 Świadectwa ukończenia studiów doktoranckich B

17 4133 Zaświadczenia B5 Rejestr 42 Studia podyplomowe 420 Tworzenie, przekształcanie i likwidacja studiów podyplomowych A 421 Rekrutacja na studia podyplomowe 4210 Postępowanie rekrutacyjne na studia podyplomowe A 4211 Postępowanie odwoławcze na studia podyplomowe B5 422 Organizacja i tok studiów podyplomowych 4220 Programy kształcenia i plany studiów podyplomowych A 4221 Regulamin studiów podyplomowych A 423 Ewidencja słuchaczy 4230 Akta osobowe słuchaczy studiów podyplomowych B Indeksy słuchaczy B5 Rejestr 4231 Świadectwa ukończenia studiów B Zaświadczenia B5 Rejestr 43 Kursy dokształcające i szkolenia 430 Tworzenie, przekształcanie i likwidacja kursów dokształcających i szkoleń A 431 Rekrutacja na kursy dokształcające i szkolenia B Organizacja kursów dokształcających i szkoleń B5 433 Ewidencja słuchaczy 4330 Listy słuchaczy B Dokumenty związane z ukończeniem kursów dokształcających i szkoleń B Zaświadczenia B5 44 Jakość kształcenia 440 Akredytacje A 441 Weryfikacja efektów kształcenia A 442 Ankietowanie studentów A Badanie jakości kształcenia. 443 Potwierdzanie efektów uczenia się A 45 Inna działalność Uniwersytetu w zakresie dydaktyki i wychowania 450 Ankiety 4500 Dalsze losy studenta B50 Ankietowanie absolwentów Uczelni 4501 Badania poziomu satysfakcji studentów B50 46 Gdański Uniwersytet Trzeciego Wieku 460 Tworzenie i modyfikowanie oferty edukacyjnej (podstawowej i A

18 dodatkowej) oraz organizacja roku akademickiego 461 Ewidencja i sprawy słuchaczy 4610 Wnioski rekrutacyjne słuchaczy B Zaświadczenia wydawane dla słuchaczy B5 Rejestr 462 Kadra dydaktyczna GUTW B Finanse GUTW 4630 Rozliczenie oferty edukacyjnej B Inne wydatki GUTW B5 464 Pozostała działalność GUTW B5 47 Opłaty związane z kształceniem i świadczonymi usługami edukacyjnymi B5 5 STUDENCI I DOKTORANCI 50 Działalność studencka i doktorancka 500 Samorząd Studentów A 501 Samorząd Doktorantów A 502 Organizacje studenckie i doktoranckie A 503 Inne przedsięwzięcia studenckie lub doktoranckie A 504 Finansowanie działalności studenckiej B5 505 Finansowanie działalności doktoranckiej B5 51 Doradztwo zawodowe i pośrednictwo pracy 510 Oferty pracy (staży) i praktyk B5 511 Praktyki wolontariackie B5 512 Szkolenia, warsztaty i inne formy wsparcia B5 52 Wymiana studentów i doktorantów 520 Wymiana studentów B Wymiana doktorantów B50 53 Sprawy socjalno-bytowe i bezpieczeństwo studentów i doktorantów 530 Pomoc materialna dla studentów 5300 Stypendium socjalne B Zapomoga B Stypendium dla najlepszych studentów B Pomoc materialna dla doktorantów 5310 Stypendium doktoranckie B Zwiększenie stypendium doktoranckiego w Uniwersytecie Gdańskim B

19 5312 Stypendium socjalne B Zapomoga B Stypendium dla najlepszych doktorantów B Stypendium specjalne dla osób niepełnosprawnych B Nagrody dla studentów B Nagrody dla doktorantów B Pożyczki i kredyty B Domy studenckie i hotele asystenckie 5360 Kwaterunek studentów i doktorantów w domach studenckich B Kwaterunek gości B2 537 Ubezpieczenia 5370 Ubezpieczenia studentów B Ubezpieczenie doktorantów B10 6 BADANIA NAUKOWE, ROZWÓJ KADRY I WYDAWNICTWA 60 Badania naukowe 600 Działalność statutowa 6000 Działalność związana z utrzymaniem potencjału badawczego, oraz A badania i prace rozwojowe służące rozwojowi młodych naukowców oraz uczestników studiów doktoranckich 6001 Specjalne urządzenia badawcze B10 Wnioski 6002 Wirtualna biblioteka naukowa B10 Wnioski 6003 Restrukturyzacja jednostek naukowych B10 Wnioski 6004 Upowszechnianie wyników badań B10 Wnioski 601 Konferencje naukowe, popularyzacja nauki 6010 Konferencje naukowe, sympozja, zjazdy, seminaria, sesje - organizowane A przez UG 6011 Udział w obcych konferencjach naukowych, sympozjach, sesjach, wykłady, odczyty, wystawy, pokazy A 602 Patenty i dokonania A Tematyka wynalazczości, rejestr patentów i dokona. 603 Projekty naukowe 6030 Krajowe A 6031 Międzynarodowe A 604 Informacja naukowa A

20 61 Nadawanie stopni i tytułów naukowych i honorowych 610 Uprawnienia jednostek do nadawania stopni naukowych A 611 Przewody doktorskie 6110 Postępowanie o nadanie stopnia naukowego doktora B Dyplomy doktorskie B50 Egzemplarz do akt Nostryfikacja stopnia naukowego doktora B Postępowania habilitacyjne 6120 Postępowanie o nadanie stopnia naukowego doktora habilitowanego A 6121 Dyplomy doktora habilitowanego A Egzemplarz do akt Nostryfikacja stopnia naukowego doktora habilitowanego B Postępowanie o nadanie tytułu profesora A 614 Tytuł doktora honoris causa 6140 Postępowanie w zakresie nadawania tytułu doktora honoris causa A 6141 Księga doktorów honoris causa A 615 Stypendia naukowe B50 62 Wydawnictwo i czasopisma naukowe 620 Wydawnictwo UG A 621 Plan wydawnictw A 622 Teki wydawnicze A Dla każdego tytułu książki, numeru czasopisma, druku akcydensowego zakłada się oddzielną teczkę, obejmującą kartę wydawniczą, umowy, opracowania autorskie i redakcyjne, opinie i recenzje, interwencje pokontrolne, projekty graf. 2 egzemplarze wydawnictw oraz opinie o wyd. tytułu i rejestr wydanych tytułów. 623 Publikacje wydawnicze A 624 Magazynowanie wydawnictw B2 625 Rozpowszechnianie wydawnictw B2 626 Poligrafia UG B2 627 Wydziałowe czasopisma naukowe A Jeden egzemplarz archiwalny