Rzeczowy Wykaz Akt Ośrodka Przetwarzania Informacji

Transkrypt

1 Załącznik nr 2 do Zarządzenia nr 1 / 2007 Dyrektora Ośrodka Przetwarzania Informacji z dnia 16 marca 2007 r. Rzeczowy Wykaz kt Ośrodka Przetwarzania Informacji 1

2 SPIS TYTUŁÓW KT KLSY PIERWSZEGO I DRUGIEGO RZĘDU 0 Zarządzanie 00 Organy kolegialne 01 Organizacja. 02 kty prawne. Obsługa prawna. 03 Planowanie i sprawozdawczość 04 Obsługa informatyczna OPI 05 Ochrona danych osobowych 06 Skargi i wnioski 07 Współpraca z krajowymi instytucjami 08 Współpraca z zagranicą 09 Kontrole 10 Pełnomocnictwa 1 Kadry 10 Ogólne zasady pracy i płacy 11 Zatrudnienie 12 Ewidencja osobowa 13 Bezpieczeństwo i higiena pracy 14 Szkolenia i doskonalenie zawodowe pracowników 15 Dyscyplina pracy 16 Sprawy socjalno- bytowe 17 Ubezpieczenia osobowe 2 Środki rzeczowe 20 Inwestycje i remonty (kapitalne) 21 dministracja majątku 22 Gospodarka materiałowa 23 Transport i łączność 24 Ochrona mienia 3 Ekonomika 30 Podstawowe zasady ekonomiczno - finansowe 31 Finanse i księgowość 32 Księgowość finansowa 33 Rozliczenie płac 34 Księgowość materiałowo - towarowa 35 Koszty i ceny 36 Fundusze specjalne 37 Inwentaryzacja 38 Ochrona danych osobowych 4 Prace naukowo badawcze, wydawnictwa, popularyzacja 40 Prace naukowo badawcze i popularyzacyjne, opracowania problemowe (monograficzne) własne 41 Prace naukowo badawcze i opracowania problemowe zewnętrzne zamawiane przez OPI 42 Wydawnictwa 43 Wystawy, pokazy, odczyty i inne imprezy 5 Przetwarzanie informacji naukowej 50 Projektowanie i eksploatacja baz danych 6 Udział w programach pomocowych 60 Fundusze strukturalne i Fundusze spójności 61 Mechanizmy finansowe 62 Programy ramowe 2

3 Symbole Klasyfikacyjne Dokumentacji Hasła Klasyfikacyjne Dokumentacji Kategoria rchiwalna Dokumentacji Uwagi w komórce w innych merytoryczn komórka ej ch Zarządzanie 00 Organy kolegialne 000 Rada Naukowa OPI Regulamin działalności, protokoły posiedzeń, materiały na narady 001 Udział w obcych organach kolegialnych Własne wystąpienia, referaty, opracowania, sprawozdania 002 Związki zawodowe Korespondencja ze związkami 01 Organizacja. Zarządzanie dokumentacją 010 Podstawy prawne działalności Przepisy stanowiące podstawę działalności m.in. akt powołania Statuty, regulaminy organizacyjne, 011 Organizacja schematy organizacyjne, projekty statutów, regulaminów- kat.b Organizacja obsługi kancelaryjnej i archiwum zakładowego Przepisy w sprawie obsługi kancelaryjnej i archiwalnej Instrukcja kancelaryjna, rzeczowy wykaz akt, instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum 0121 Formularze B5 Wzory formularzy Dzienniki korespondencyjne, Środki ewidencji i kontroli obiegu 0122 B2 dowody doręczeń i opłat dokumentacji pomocniczej pocztowych 0123 Wzory odcisków pieczęci - Obejmuje teŝ ewidencję pieczęci 0124 Ewidencja zasobu archiwum zakładowego Spisy zdawczo - odbiorcze akt, wykazy spisów zdawczo - odbiorczych akt, protokóły oceny dokumentacji niearchiwalnej, spisy dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia 0125 Udostępnianie akt B2 - Zezwolenia, karty udostępniania, korespondencja 0126 Gromadzenie zbioru bibliotecznego B5 - Korespondencja 0127 Ewidencja zbioru bibliotecznego BE50-02 kty prawne. Obsługa prawna 020 kty prawne Księgi inwentarzowe, katalog zbiorów Komplet podpisanych zarządzeń, poleceń słuŝbowych 021 Pełnomocnictwa udzielane przez Dyrektora 022 Opiniowanie projektów zawieranych umów BE5 Opinie i ekspertyzy prawne 023 Sprawy cywilne B Sprawy gospodarcze B3 025 Sprawy karne B5 026 Sprawy o wykroczenia B3 027 Sprawy sądowo-administracyjne B10 03 Planowanie i sprawozdawczość 030 Plany i sprawozdania roczne Wersja ostateczna planów rzeczowofinansowych Zmiany ustaleń planowanych 0302 Sprawozdania własne 031 Plany i sprawozdania komórek organizacyjnych wykonania prawomocnego orzeczenia lub umorzenia sprawy Projekty planów rzeczowofinansowych kat. B5 3

4 0310 Plan pracy B Sprawozdania z działalności 032 Statystyka Roczne plany pracy dotyczące projektów Tylko sprawozdania komórek merytorycznych Źródłowe materiały statystyczne BE5 nkiety, karty i formularze statystyczne, sprawozdania. Okres przechowywania liczy się od daty opracowania końcowego, obejmującego całość danych źródłowych 0321 Statystyczne opracowania końcowe Własne i zbiorcze 033 nalizy (kompleksowe i problemowe) 034 Materiały pomocnicze (robocze) do analiz 04 Obsługa Informatyczna OPI 040 Projektowanie i koordynacja systemów i programów Organizacja projektowania i 0400 programowania Spis systemów i programów 0401 uŝywanych w OPI Ogólne schematy systemów i 0402 podsystemów sieci i infrastruktury teleinformatycznej OPI Oceny bezpieczeństwa systemów i 0403 programów uŝywanych w OPI 041 Bazy danych Przetwarzanie danych BE Zakup i uruchomienie sprzętu oraz instalacji towarzyszących dministrowanie systemu 044 informatycznego 05 Ochrona danych osobowych Instrukcja zarządzania systemem 050 informatycznym przeznaczonym do przetwarzania danych osobowych Instrukcja postępowania w przypadku 051 naruszenia zabezpieczenia danych i systemu informatycznego UpowaŜnienia osób dopuszczonych do 052 przetwarzania danych osobowych 06 Skargi i wnioski B10 Do kat. kwalifikuje się oceny, wyjaśnienia, meldunki, korespondencję merytoryczną itp., których treść nie znalazła odzwierciedlenia w sprawozdaniach zbiorczych. Pozostałe to kat. B10 Kierunki, tematyka itp.(opracowania własne) Okres przechowywania uzaleŝniony jest od przydatności tych materiałów do celów praktycznych, tj. od ich całkowitego wykorzystania Zamówienia, umowy, korespondencja handlowa. daty rozliczenia umowy B10 Regulamin uŝytkowania sieci B10 Ewidencja 060 Skargi i wnioski załatwione bezpośrednio 061 Skargi i wnioski przekazane według właściwości B3 062 nalizy skarg i wniosków 063 Rejestry skarg i wniosków 07 Współpraca z krajowymi instytucjami W razie masowości tego typu spraw, do kategorii kwalifikuje się przykładowo 5-10% Obejmuje sprawy ogólne współpracy z jednostkami krajowymi, nie związane bezpośrednio z aktami innych klas 4

5 070 Z Kancelarią Prezydenta RP Korespondencja merytoryczna, własne opracowania przygotowane dla tych organów kat., pozostałe materiały kat. B5 071 Z Kancelarią Prezesa Rady Ministrów Jak przy klasie Z ministerstwami i urzędami centralnymi Jak przy klasie Z terenową administracją rządową Jak przy klasie Z organami samorządu terytorialnego Jak przy klasie Z innymi urzędami i instytucjami Jak przy klasie Reprezentacja B2 08 Współpraca z zagranicą Umowy wielostronne i dwustronne i ich 080 realizacja 081 Współpraca wielostronna z organizacjami międzynarodowymi 082 Współpraca dwustronna Zagraniczne wyjazdy słuŝbowe Przyjazdy delegacji zagranicznych 09 Kontrole i audyt Zasady i tryb przeprowadzania audytu i 090 kontroli wewnętrznej 091 Kontrole zewnętrzne własnej jednostki 0910 Kompleksowe 0911 Problemowe Zaproszenia, Ŝyczenia, podziękowania i inna korespondencja kierownictwa jednostki organizacyjnej Protokoły posiedzeń. Referaty, opracowania, sprawozdania, wnioski Dla kaŝdego kraju zakłada się odrębne teczki zawierające: protokoły posiedzeń, referaty, opracowania, sprawozdania, wnioski Sprawozdania z wyjazdów własnych pracowników Programy pobytu delegacji zagranicznych i sprawozdania z przebiegu rozmów B10 Własne przepisy kat. Protokoły, sprawozdania z kontroli, zarządzania pokontrolne, sprawozdania z ich realizacji. KaŜda kontrola stanowi odrębną sprawę Obejmujące całokształt działalności kontrolowanej jednostki Dotyczące zagadnień merytorycznych a nie usługowych 092 Ewidencja kontroli B5 093 udyt wewnętrzny B5 Plany, sprawozdania, wnioski 094 udyt przeprowadzany przez jednostki zewnętrzne B5 Sprawozdania, wnioski 1 Kadry 10 Ogólne zasady pracy i płacy Dotyczy własnej jednostki 100 Regulaminy pracy 101 Zasady wynagradzania i premiowania Regulamin wynagradzania 11 Zatrudnienie 110 Rekrutacja pracowników B2 Oferty kandydatów- kategoria 111 Zwalnianie pracowników B2 112 Zatrudnienie specjalnych kategorii pracowników 113 Prace zlecone 1130 Ze składką ZUS B2 - B50 kta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych (klasa120) Kobiet, młodocianych, inwalidów, rencistów, absolwentów szkół itp. Umowy o prace zlecone z własnymi i zewnętrznymi pracownikami, Ewidencja umów o dzieło, umów zlecenia Ewidencja umów zlecenia z pełną dokumentacją 1131 Bez składki na ZUS B5 - Ewidencja umów zlecenia Kopie pism o przyznaniu nagród 114 Nagrody jubileuszowe B10 odkłada się do akt osobowych (klasa 120) 5

6 114 Nagrody jubileuszowe, awanse, kary, opinie 1140 awanse B kary B Nagrody jubileuszowe B opinie B5 115 Wojskowe sprawy pracowników B5 12 Ewidencja osobowa 120 kta osobowe BE Pomoce ewidencyjne do akt osobowych B50 - Kopie pism o przyznaniu nagród, awansów i opinie odkłada się do akt osobowych (klasa 120) Dla kaŝdego pracownika prowadzi się oddzielną teczkę zawierającą podanie o pracę, Ŝyciorys, ankiety, opinie, umowę o pracę, jej zmiany, odpisy akt stanu cywilnego i z przebiegu pracy (awanse, odznaczenia), świadectwa nauki i podnoszenia kwalifikacji, zakresy obowiązków, świadectwa nauki Skorowidze, karty personalne, wykazy imienne itp. 13 Bezpieczeństwo i higiena pracy 130 Przepisy o bezpieczeństwie i higienie pracy Własne 131 Środki ochronne Projekty własne 132 Wypadki przy pracy Wypadki zbiorowe, śmiertelne, 1320 powodujące inwalidztwo Dotyczy wypadków podczas pracy 1321 Inne wypadki B10 Szkolenia i doskonalenie zawodowe 14 pracowników B50 Ewidencja szkolonych pracowników na 140 koszt OPI przez zewnętrzne instytucje 15 Dyscyplina pracy B Dowody obecności w pracy bsencja B3 152 Urlopy pracownicze B3-153 Ewidencja delegacji słuŝbowych - 16 Sprawy socjalno- bytowe 160 Podstawowe zasady 161 Realizacja spraw socjalno-bytowych - 17 Ubezpieczenia osobowe 170 Przepisy ubezpieczeniowe B5-171 Ubezpieczenia społeczne B5-172 Legitymacje ubezpieczeniowe B5-173 Dowody uprawnienia do zasiłków B5-174 Emerytury i renty B Środki Rzeczowe Ubezpieczenia zbiorowe w instytucjach ubezpieczeniowych B10 - Ewidencja szkolonych pracowników na koszt OPI przez instytucje zewnętrzne Listy obecności, ksiąŝka wyjść w godzinach pracy Dotyczy tylko zwolnień lekarskich, urlopy okolicznościowe, usprawiedliwienia, nieobecnościkategoria Listy i karty urlopowe Rachunki kosztów podróŝy naleŝą do dowodów księgowych-kategoria B3 Własne ustalenia jednostki - regulaminy nalizy, sprawozdania, oceny itp. Instrukcje i wyjaśnienia Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i Państwowego Zakładu Ubezpieczeń i innych instytucji ubezpieczeniowych Rejestry, skorowidze wydanych legitymacji lub duplikatów Zasiłki chorobowe, rodzinne, pogrzebowe Wnioski do akt osobowych (klasa 120) upływu terminu umowy ubezpieczeniowej 6

7 21 Podstawowe zasady gospodarowania środkami trwałymi 22 Inwestycje i remonty (kapitalne) 220 Ogólne zasady inwestycji i kapitalnych remontów Dokumentacja techniczna i prawna obiektów Wykonawstwo, odbiór inwestycji i remontów Własne ustalenia Własne wytyczne, analizy potrzeb BE5 B Ewidencja inwestycji - Budowle zabytkowe i nietypowe kat.. Okres przechowywania cały okres eksploatacji obiektów. Umowy wykonawstwo, kopie rachunków, protokoły odbioru itp. UŜytkownik przechowuje przez cały okres eksploatacji, okres przechowywania liczy się od daty utraty obiektu 224 Przetargi B5 - Oferty i korespondencja merytoryczna 23 dministracja majątku OPI 230 Nabywanie i zbywanie nieruchomości - Dokumentacja prawna i techniczna 231 Eksploatacja obiektów B2 - Konserwacja, remonty bieŝące, oświetlenie, ogrzewanie, kanalizacja, utrzymanie czystości 232 Najem nieruchomości i lokali B5 - wygaśnięcia umowy 233 Podatki i opłaty publiczne B10 - Deklaracje, wymiary podatkowe (z wyjątkiem dowodów księgowych) 24 Gospodarka materiałowa 240 Organizacja gospodarki materiałowej Przepisy i ustalenia własne 241 Magazynowanie i uŝytkowanie B5 Gospodarka magazynowa, dostawa do miejsc pracy, eksploatacja 242 Gospodarka odpadami (surowcami wtórnymi) 243 Zaopatrzenie B5 B2 Zapotrzebowania, zamówienia, rozdzielniki. Wnioski zakupowe 244 Eksploatacja środków trwałych B Ewidencja środków trwałych - Księga środków trwałych 2441 Dokumentacja techniczno-eksploatacyjna środków trwałych 25 Transport i łączność Eksploatacja własnych i obcych środków 250 transportowych B10 B2-251 Eksploatacja środków łączności B2 - daty wycofania środka trwałego z eksploatacji Kolejowych, samochodowych, lotniczych, wodnych itp. Telefony, radiowęzły, dalekopisy, telewizja przemysłowa itp. 26 Ochrona mienia 260 Ochrona przeciwpoŝarowa B2-261 Ubezpieczenia rzeczowe B10 - Od ognia, kradzieŝy itp. 3 Ekonomika 30 Podstawowe zasady ekonomicznofinansowe 300 Systemy ekonomiczno-finansowe 301 Systemy ewidencji i plan kont - 31 Finanse, księgowość 310 Obrót gotówkowy B2-311 Finansowanie i kredytowanie 3110 Rozliczenie z budŝetem B Finansowanie własnej jednostki B Finansowanie inwestycji B5 32 Księgowość finansowa 320 Dowody księgowe B5-321 Dokumentacja księgowa B5 - Plany i raporty kasowe, grzbiety ksiąŝeczek czekowych, kopie asygnat i kwestionariuszy Plany, sprawozdania i analizy finansowe klasa 03 Księgi, rejestry, dzienniki, karty kont 7

8 4 322 Rozliczenia B5-323 Windykacja naleŝności B5 - Z dostawcami, odbiorcami, pracownikami, instytucjami ubezpieczeniowymi, podatkowymi itp. Dokumenty związane z udowodnieniem zadłuŝeń i naleŝności 324 Uzgodnienia sald Korespondencja 325 Ewidencja syntetyczna lub analityczna B5 - Księgi lub kartoteki finansowe 33 Rozliczenia płac 330 Dokumentacja płac B5 - Materiały źródłowe do obliczania wysokości plac, premii i potrąceń z płac, (podatki, składki itp.) 331 Deklaracje podatkowe Listy zaliczek na płace B3-333 Listy płac B Karty zbiorcze płac B Zaświadczenia o płacach - Kopie zaświadczeń lub ich rejestry 336 Dowody księgowe B3-337 Dokumentacja księgowa B5 - Jak przy klasie Księgowość materiałowo- towarowa 340 Dowody księgowe B5 - Faktury własne i obce 341 Dokumentacja księgowa B5 - Karty ilościowo- -wartościowe, analityczne, księgi, rejestry i inne 35 Koszty i ceny 350 Kalkulacja kosztów 3500 Ogólne zasady Własne wytyczne i ustalenia 3501 Kalkulacje planowe 3502 naliza kosztów własnych 351 Kalkulacja cen 3510 Polityka cen 3511 nalizy cen 352 Ceny Katalogi cen i ich aktualizacja, cenniki 3520 pomocnicze 3521 Ustalenia narzutów 353 Zmiany cen 36 Fundusze specjalne 360 Zasady gospodarowania funduszami Własne ustalenia 361 Fundusze specjalne B5 Obejmuje fundusze rozwoju i rezerwy postępu technicznego, prac badawczych, fundusz socjalny i mieszkaniowy 37 Inwentaryzacja 370 Ogólne zasady Własne wytyczne 371 Spisy i protokoły remanentowe B Sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji i róŝnice inwentaryzacyjne B5-373 Wycena i przecena B10 Prace naukowo-badawcze, wydawnictwa, popularyzacja Prace naukowo-badawcze i popularyzacyjne, opracowania problemowe (monograficzne) własne 400 Opracowania końcowe Materiały pomocnicze do opracowań własnych Prace naukowo-badawcze i opracowania problemowe zewnętrzne zamawiane przez OPI Opracowania na zlecenie własnej jednostki Opracowania własne. Opracowania zewnętrzne kat. B5 nkiety, ekspertyzy itp. Do kategorii kwalifikuje się te informacje jednostkowe, które nie zostały wykorzystane w opracowaniach syntetycznych. Pozostałe-kategoria B5 8

9 411 Opiniowanie prac naukowo-badawczych (własnych i zewnętrznych) Recenzje, koreferaty, opinie itp. 412 Ewidencja prac naukowo-badawczych B10 B10 42 Wydawnictwa Tzw. teki wydawnicze, zawierające dokumentację kaŝdego tytułu (ksiąŝki, 420 Materiały powstające w związku czasopisma itp.). Karty publikowaniem pozycji wydawniczych wydawnicze, umowy, opracowania autorskie i redakcyjne, opinie, recenzje, projekty graficzne, opinie o wydanym tytule Wykonanie poligraficzne B2 - Umowy na druk Wystawy, pokazy, odczyty i inne Obejmuje imprezy stałe i imprezy okolicznościowe 430 Imprezy własne 431 Udział w obcych imprezach krajowych i zagranicznych 5 Przetwarzanie Informacji Naukowej 50 Projektowanie i eksploatacja baz danych 500 nkieta Synaba B5 501 Zawiadomienia o nadaniu stopnia naukowego B5 502 Formularz do informatora Nauki Polskiej B5 6 Udział w programach pomocowych 60 Fundusze strukturalne i Fundusz Spójności 61 Mechanizmy finansowe j. w. 62 Programy ramowe j. w. Programy, projekty plastyczne, scenariusze, teksty odczytów, własne plakaty i ulotki propagandowe, własne nagrania dźwiękowe itp. Do kategorii zalicza się własne opracowania lub sprawozdania z czynnego uczestnictwa w tych imprezach Współpraca w sprawach projektowania i eksploatacji baz danych Umowa o dofinansowaniu oraz sprawozdania końcowe dotyczące realizacji umowy - kat.. Sprawozdania okresowe, harmonogramy, ustalenia o celach i strukturze programów ramowych, dokumenty związane z realizacją, kopie wniosków o płatności - kat. B5 lub B10 9