CENTRALNE ARCHIWUM WOJSKOWE im. mjr. Bolesława Waligóry

Transkrypt

1 CENTRALNE ARCHIWUM WOJSKOWE im. mjr. Bolesława Waligóry Tryb uzgadniania i wprowadzania jednolitego rzeczowego wykazu akt i instrukcji kancelaryjnej w jednostce organizacyjnej

2 Jeden Jednolity rzeczowy wykaz akt w jednostce organizacyjnej

3 Podstawą opracowania JRWA jest: 1. Statut. 2. Zakres działania, (Szczegółowy zakres działania). 3. Regulamin organizacyjny.

4 JRWA jednostki organizacyjnej zawiera: a) Pełną nazwę jednostki organizacyjnej. b) Stanowisko, stopień, imię i nazwisko zatwierdzającego (akceptującego) JRWA. c) Nazwę, numer aktu decyzyjnego o wprowadzeniu JRWA. d) Data wejścia w życie JRWA. e) Wykaz tytułów haseł klasyfikacyjnych. f) Część tabelaryczna. g) Stanowisko, imię nazwisko i podpis osoby odpowiedzialnej za opracowanie (koordynatora czynności kancelaryjnych). Układ dowolny

5 Zatwierdzam Kierownik jednostki organizacyjnej (pełna nazwa jednostki) Stopień, imię nazwisko Dnia Strona 1 Wprowadzono Rozkazem Nr. z dnia.. Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt (pełna nazwa jednostki organizacyjnej) obowiązuje od.

6 Strona 2 Spis klas pierwszego i drugiego rzędu 0 ZARZĄDZANIE 01 Organizacja 02 Zbiory aktów normatywnych, legislacja i obsługa prawna 03 Strategie, programy, planowanie, sprawozdawczość i analizy 04 Informatyzacja 05 Skargi wnioski, petycje, inicjatywy i interpretacje 06 Reprezentacja i promocja 07 Współdziałanie własnej jednostki organizacyjnej z innymi organami lub jednostkami organizacyjnymi. 08 Ochrona Informacji Niejawnych i Obsługa kancelaryjna (oddzielnie w III rzędzie) 09 Kontrole, audyt, szacowanie ryzyka

7 1 SPRAWY KADROWE 10 Nawiązywanie, przebieg i rozwiązanie stosunku pracy oraz innych form zatrudnienia 11 Ewidencja osobowa 12 Bezpieczeństwo i higiena pracy 13 Szkolenie i doskonalenie zawodowe osób zatrudnionych 14 Dyscyplina pracy 15 Sprawy socjalno-bytowe 16 Ubezpieczenia osobowe i opieka zdrowotna 17 Morale i dyscyplina wojskowa 18

8 2 ADMINISTROWANIE ŚRODKAMI RZECZOWYMI 20 Regulacje i wyjaśnienia dotyczące zagadnień z zakresu spraw administracyjnych 21 Inwestycje i remonty 22 Administrowanie i eksploatacja obiektów 23 Gospodarka materiałowa 24 Transport, łączność i infrastruktura informatyczna i telekomunikacyjna 25 Ochrona obiektów i mienia 26 Zamówienia publiczne

9 3 FINANSE 30 Regulacje i wyjaśnienia dotyczące zagadnień z zakresu spraw finansowoksięgowych 31 Planowanie i realizacja budżetu 32 Rachunkowość, księgowość i obsługa kasowa 33 Obsługa finansowa funduszy i środków specjalnych 34 Opłaty i ustalanie cen 35 Inwentaryzacja 36 Dyscyplina finansowa

10 5 SZKOLENIE 50 Działalność operacyjna 51 Gotowość bojowa i mobilizacyjna 52 Katastrofy i wypadki

11 UZGADNIANIE JRWA Występując do dyrektora archiwum z wnioskiem o wydanie opinii w sprawie poprawności wykonania JRWA, do projektu należy dołączyć: a. kopię regulaminu organizacyjnego lub szczegółowego zakresu działania; b. wykaz aktów prawnych (ustaw, rozporządzeń, zarządzeń, decyzji, wytycznych, instrukcji) stanowiących podstawę do kwalifikacji archiwalnej dokumentacji o ile nie jest ona wykazana w części tabelarycznej ; c. wykaz zmian w projekcie JRWA w stosunku do obowiązującego wykazu akt, d. arkusz uzgodnień podpisany przez kierowników komórek wewnętrznych i osoby funkcyjne jednostki organizacyjnej.

12 WZÓR Arkusz Uzgodnień projektu Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt... (pełna nazwa jednostki organizacyjnej) Nazwa archiwum Stanowisko archiwum Data Stopień, imię i nazwisko dyrektora archiwum oraz pieczęć urzędowa instytucji Centralne Archiwum Wojskowe Uzgodniono dr Czesław Andrzej ŻAK mp. Arkusz uzgodnień dołączamy do uzgodnionego JRWA.

13 3. Zmiany w JRWA: a) zmian dokonuje się, jeżeli w działalności jednostki organizacyjnej pojawią się nowe zadania a hasła klasyfikacyjne, nie odpowiadają nowej dokumentacji, b) hasła klasyfikacyjne w wykazie akt odpowiadające nowym zadaniom wprowadza się poprzez opracowanie aneksu, wprowadzenie go w życie aktem decyzyjnym oraz przesłanie do wiadomości 1 egzemplarza aneksu wraz z wyciągiem z aktu decyzyjnego do właściwego archiwum; c) ważność aneksu upływa z końcem roku kalendarzowego, d) projekt nowego JRWA uwzględniający nowe hasła klasyfikacyjne należy przesłać do właściwego archiwum nie później niż 2 miesiące przed końcem obowiązywania aneksu.