KOMUNIKAT KWESTORA NR 7 /2016

Transkrypt

1 Kwestura Wrocław, KOMUNIKAT KWESTORA NR 7 /2016 dotyczy terminów rozliczeń oraz dostarczania dokumentacji finansowo-księgowej W związku z koniecznością ujęcia w sprawozdaniu finansowym za rok 2016 wszystkich operacji gospodarczych tego okresu przypominam uprzejmie o obowiązku terminowego dostarczenia do odpowiednich sekcji Kwestury, sekcji podległych Dyrektorowi Działu Zarządzania Projektami, do Działu Dyrektora Finansowego oraz do Działu Zarządzania Zasobami Ludzkimi niezbędnych dokumentów finansowo-księgowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych i inwentaryzacyjnych. Konieczne jest: 1) Przekazanie dokumentów związanych z naliczeniem wynagrodzeń dla pracowników administracyjnych i technicznych za m-c grudzień (w tym wykazów zwiększonego wynagrodzenia, wykazów premii) do dnia 12 grudnia 2016 r. Wykazy zwiększonego wynagrodzenia, które mają być wypłacone 10 stycznia 2017r., a które należy zaliczyć do kosztów roku 2016, należy dostarczyć w nieprzekraczalnym terminie do dnia 22 grudnia 2016 a przekazanie dokumentów związanych z naliczeniem wynagrodzeń dla nauczycieli akademickich za m-c styczeń 2017 do dnia 12 grudnia 2016r. 2) Przekazanie dokumentów związanych z naliczeniem wynagrodzeń dla robotników, pracowników obsługi za m-c grudzień br. do dnia 30 grudnia 2016 r. 3) Przekazanie kart czasu pracy dla pracowników zatrudnionych w projektach unijnych do dnia 30 grudnia 2016 r. 4) W przypadku jednostek administracji centralnej złożenie kart urlopowych dotyczących urlopu wypoczynkowego, który będzie wykorzystany do w terminie do dnia 16 grudnia 2016 r. 5) Rozliczenie zaliczek gotówkowych do dnia 19 grudnia 2016r.

2 6) Przekazanie do Kwestury pobranych kwitariuszy i rozliczenie z pobranych kwot do dnia 30 grudnia 2016 r. 7) Rozliczenie wydatków płatnych kartami służbowymi Uczelni do dnia 13 stycznia 2017 r. Uwaga! Nierozliczone w ww. terminie wydatki poniesione do 31 grudnia 2016 r. zostaną potrącone z najbliższego wynagrodzenia pracownika zgodnie z ZW 25/ ) Przekazanie dowodów podlegających zaliczeniu w koszty roku 2016 w poniższych terminach: faktury i rachunki za zakupione materiały, środki trwałe, aparaturę i usługi obce do dnia 13 stycznia 2017 r. dowody przyjęcia i przekazania składników majątkowych (dowody obrotu materiałowego jak PZ, RW, MM, protokoły kasacyjne i zdawczo-odbiorcze środków trwałych, wykazy sprzedaży giełdowej, protokoły wycofania z użytkowania WNiP) do dnia 30 grudnia 2016 r. rozliczenie kosztów delegacji krajowych i zagranicznych do dnia 13 stycznia 2017 r. faktury i rachunki dotyczące rozliczenia wszystkich przedpłat dokonanych w 2016r do dnia 13 stycznia 2017 r. Uwaga! Dowody księgowe dokumentujące wydatkowanie środków w ramach działalności statutowej, zarówno dotacji celowej jak i podmiotowej należy dostarczyć w terminie do 15 grudnia 2016 r. 9) Przekazanie list wypłat świadczeń stypendialnych realizowanych w miesiącu grudniu w nieprzekraczalnym terminie do dnia 23 grudnia 2016 r. 10) Przeprowadzenie w dniu 30 grudnia 2016 r. inwentaryzacji środków pieniężnych we wszystkich jednostkach organizacyjnych prowadzących obrót gotówkowy ( zgodnie z ZW 78/2013), a kierowników tych jednostek proszę o wyznaczenie komisji inwentaryzacyjnych. Protokoły z przeprowadzonych inwentaryzacji należy przekazać do Kwestury w terminie do dnia 9 stycznia 2017 r. 11) Przekazanie arkuszy spisów z natury z przeprowadzonych inwentaryzacji materiałów magazynowych do dnia 15 grudnia 2016 r., złożenie wyjaśnienia do ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych oraz protokołów Uczelnianej Komisji Inwentaryzacyjnej do dnia 30 grudnia 2016 r 12) Przekazanie arkuszy spisów z natury z przeprowadzonych inwentaryzacji środków trwałych do dnia 15 grudnia 2016 r., złożenie wyjaśnień do ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych oraz protokołów Uczelnianej Komisji Inwentaryzacyjnej w terminie do dnia 29 stycznia 2017 r. 13) Przekazanie protokołów odbioru oraz faktur dotyczących prac realizowanych w ramach działalności badawczej i pomocniczej najpóźniej do dnia 9 stycznia 2017 r.

3 14) Dokonanie rozliczeń i zamknięcie zleceń kończących się w 2016 roku a dotyczących konferencji, kursów specjalistycznych oraz studiów podyplomowych do dnia 09 stycznia 2017 r. 15) Złożenie do dnia 22 grudnia 2016 r. rachunków za prace zlecone na podstawie umowy o dzieło lub umowy zlecenia, które należy zaliczyć do kosztów zleceń w 2016 r. i za które wystawiono lub wystawi się w roku 2016 faktury zleceniodawcom (dotyczy faktur zapłaconych i niezapłaconych przez zleceniodawcę). Wypłata wynagrodzeń nastąpi 13 stycznia 2017 roku. Uwaga! W przypadku nie zapłacenia faktury przez zleceniodawcę jednostka organizacyjna realizująca zlecenie zostanie obciążona kwotą wypłaconych wynagrodzeń. Niedopilnowanie właściwych obciążeń zleceń spowoduje nieprawidłowe naliczenie wyniku finansowego dla jednostki organizacyjnej. 16) Przekazanie protokołów odbioru prac realizowanych w ramach środków MNiSW na działalność statutową w nieprzekraczalnym terminie do 15 grudnia 2016 r. do Działu Zarządzania Projektami. 17) Przekazanie do Działu Zarządzania Projektami: do dnia 20 stycznia 2017 r. raportów rocznych dotyczących rozliczeń projektów badawczych krajowych i międzynarodowych, których termin złożenia do Instytucji Finansujących i Lidera upływa z dniem r. do dnia 14 lutego 2017 r. raportów rocznych dotyczących rozliczeń projektów badawczych, krajowych i międzynarodowych, których termin złożenia do Instytucji Finansujących i Lidera upływa z dniem r. do dnia 7 marca 2017 r. raportów dotyczących rozliczeń projektów badawczych, krajowych i międzynarodowych, których termin złożenia do Instytucji Finansujących i Lidera upływa z dniem r. 18) Inwentaryzacja prac badawczych niezakończonych wg stanu na dzień 31 grudnia br. nastąpi na podstawie wydruków komputerowych z systemu finansowo - księgowego, które Kwestura przekaże jednostkom organizacyjnym po zaksięgowaniu i rozliczeniu kosztów za rok Przesłane w 2 egz. wydruki komputerowe należy zweryfikować i potwierdzić zgodność zaawansowania prac ze stanem księgowym w ciągu 7 dni. Ewentualne rozbieżności należy zgłaszać do Kwestury celem ich wyjaśnienia. 19) Inwentaryzacja inwestycji budowlanych i aparaturowych niezakończonych na dzień 31 grudnia br., nastąpi na podstawie informacji pisemnej przekazanej przez Kwesturę jednostkom organizacyjnym po zaksięgowaniu i rozliczeniu kosztów za rok Otrzymaną informację pisemną należy zweryfikować i potwierdzić zgodność zaawansowania prac ze stanem księgowym w ciągu 7 dni. 20) Prace bilansowe należy poprzedzić pracami analitycznymi prowadzącymi do poprawnego sporządzenia obowiązujących sprawozdań, w tym celu należy: uzgodnić wszystkie analityczne ewidencje księgowe z księgowością syntetyczną (księgi inwentarzowe, kartoteki materiałowe),

4 dokonać analizy należności i zobowiązań pod kątem ich prawidłowości, a także terminów przedawnienia i przedstawić propozycje rozwiązań dla tych zdarzeń gospodarczych, dokonać uzgodnień kosztów jednostek organizacyjnych oraz realizowanych zleceń/projektów. W przypadku wystąpienia rozbieżności dostarczyć do Kwestury korekty do dnia 30 grudnia 2016 r. Po 31 grudnia 2016 r. będą przyjmowane wyłącznie korekty dotyczące kosztów grudnia w terminie do 31 stycznia 2017 r. Potwierdzenie o zgodności i celowości dokonanych zapisów księgowych należy dostarczyć w postaci pisemnego oświadczenia w terminie wskazanym odrębnym pismem. 21) Dostarczenie zaktualizowanych oświadczeń w przypadku zmiany przeznaczenia majątku trwałego (dotyczy zmiany rodzaju działalności) w terminie do dnia 15 stycznia 2017 r. (zgodnie z 8 pkt.7 ZW 17/2014 z dnia ). UWAGA! 1. W przypadku realizacji projektów finansowanych z dotacji (m.in. Urzędu Marszałkowskiego, Gminy, itp.), wydatkowanie środków (przelew z konta bankowego Uczelni) nie może przekroczyć daty określonej w umowie i nie może być późniejszy niż 30 grudnia 2016 roku. 2. Zgodnie z zapisami obowiązujących umów, w terminach w nich określonych należy dokonać rozliczenia i zwrotu odsetek od otrzymanych kwot dofinansowania z NCBiR, NCN, MNiSW dla projektów badawczych, które do obsługi płatności posiadają wydzielone konto bankowe. 3. Zwrotów niewykorzystanych zaliczek i odsetek dotyczących realizacji projektów w ramach programów POIR, POWER, POPC, RPO, Współpracy Terytorialnej i innych należy dokonać w terminach zgodnych z zapisami umów lub wytycznych do tych programów. Informacje o powyższych terminach można uzyskać w Dziale Zarządzania Projektami jak również na stronach internetowych Instytucji pośredniczących. 4. Wszystkie dokumenty dotyczące roku 2016 zgodnie z Ustawą o rachunkowości muszą być ujęte w sprawozdaniu finansowym za rok bieżący. 5. Przekazując powyższe ustalenia proszę Kierowników jednostek organizacyjnych Uczelni o dopilnowanie, aby wszystkie dokumenty zostały dostarczone terminowo, a prace sprawozdawcze zostały przeprowadzone starannie i poprawnie, jest to niezbędny warunek terminowego i prawidłowego sporządzenia sprawozdania finansowego za 2016 rok. Dotyczy to również dokumentacji rozliczającej koszty oraz narzuty kosztów pośrednich na zadania budżetowe w ramach realizowanych projektów, wymagających takiej ewidencji. 6. Dokumenty dotyczące roku 2016 dostarczane po terminie określonym w/w piśmie, będą przyjmowane do realizacji wyłącznie w uzasadnionych przypadkach po uzyskaniu akceptacji Kwestora i Prorektora ds. Organizacji i Rozwoju.

5 Kwestor Politechniki Wrocławskiej mgr inż. Joanna Szafraniec