Symbole klasyfikacyjne I II III IV V HASŁA KLASYFIKACYJNE. Współpraca z krajowymi jednostkami organizacyjnymi w kraju i za granicą

Transkrypt

1 Załącznik Nr 7 Symbole klasyfikacyjne I II III IV V HASŁA KLASYFIKACYJNE Kat.w komórce meryt. uwagi ZARZĄDZANIE 00 Organy kolegialne 000 Rada pedagogiczna 0000 Organizacja pracy rady pedagogicznej B25 m.in. regulaminy 0001 Planowanie i sprawozdawczość z pracy rady pedagogicznej B25 w tym korespondencja 0002 Protokoły z posiedzeń rady pedagogicznej B Uchwały rady pedagogicznej B Rada rodziców 0010 Organizacja pracy rady rodziców B25 m.in. regulaminy 0011 Planowanie i sprawozdawczość z pracy rady rodziców B25 w tym korespondencja 0012 Protokoły z posiedzenia rady rodziców B Samorząd szkolny 0020 Organizacja pracy samorządu szkolnego B25 m.in. regulaminy 0021 Planowanie i sprawozdawczość z pracy samorządu szkolnego B25 w tym korespondencja 0022 Protokoły z posiedzeń samorządu szkolnego B Komisje własne stałe i doraźne 0030 Powołanie i organizacja pracy komisji B Planowanie i sprawozdawczość z prac komisji B25 01 Współdziałanie 010 Współpraca z krajowymi jednostkami organizacyjnymi w kraju i za granicą 0100 Współpraca z terenową administracją rządową B Współpraca z placówkami oświatowymi B Współdziałanie z organizacjami politycznymi, stowarzyszeniami, fundacjami i organizacjami społecznymi 0103 Współdziałanie ze związkami zawodowymi B5 1 B5

2 INSTRUKCJA KANCELARYJNA Zespół Szkół Nr 7 w Tychach 0104 Współdziałanie z radą rodziców B Współdziałanie z samorządem uczniowskim B Współdziałanie z innymi jednostkami organizacyjnymi i instytucjami B5 pup, zus, banki, firmy ubezpieczeniowe, policja, straż, dom dziecka, pfron, Korespondencja z ZUS B Korespondencja z Urzędem Skarbowym B5 Programy i projekty współfinansowane z ze środków zewnętrznych, w tym Unii Europejskiej 020 Wnioski projektów finansowanych ze środków zewnętrznych B Umowy o dofinansowanie projektu B Korespondencja bieżąca dotycząca projektów finansowanych ze środków zewnętrznych 03 Planowanie, sprawozdawczość i analiza 030 Plany finansowe 0300 Projekty własne planu finansowego B Wersje ostateczne (zatwierdzone) planów finansowych (jednostkowe i zbiorcze) 0302 Zmiany ustaleń planowych B Sprawozdania z realizacji planu B Plany i sprawozdania doskonalenia zawodowego B5 032 Sprawozdawczość i analizy dotyczące działalności jednostki B10 B25 za okresy wieloletnie i roczne; miesięczne, kwartalne, półroczne kat.b Sprawozdania statystyczne własnej jednostki B25 miesięczne, kwartalne, roczne 0321 Źródłowe materiały statystyczne B5 04 Obsługa prawna 040 Opinie prawne na potrzeby jednostki B Opinie prawne na potrzeby jednostki dotyczące projektów finansowanych ze środków zewnętrznych 042 Pełnomocnictwa, upoważnienia, wzory podpisów, podpisy elektroniczne B10 w tym ich rejestry 1 ORGANIZACJA 2 B10

3 10 Przepisy prawne dotyczące organizacji 100 Organizacja własnej jednostki 1000 Statut własnej jednostki B Regulamin organizacyjny B25 schemat organizacyjny 1002 Regulamin pracy B Regulamin świadczeń socjalnych B Regulamin działalności Rady Pedagogicznej B Regulamin działalności Rady Rodziców B Podział czynności między pracowników własnej jednostki B Upoważnienia i pełnomocnictwa dyrektora szkoły do wykonywania zadań 101 Akt nadania imienia, sztandaru, godła szkoły B Organizacja jednostek współdziałających 1020 Uchwały Rady Miasta i Zarządzenia Prezydenta Miasta B5 11 Akty normatywne własnej jednostki 110 Zarządzenia Dyrektora wraz z ich rejestrem B25 12 Informatyzacja Dokumentacja oprogramowania systemów informatycznych B Spis systemu, programów i komputerów B Eksploatacja systemów informatycznych Licencje na oprogramowanie B Utrzymanie sprawności technicznej i technologicznej sprzętu komputerowego i ksera Elektroniczne archiwizowanie danych na nośnikach informatycznych 1230 Zasady archiwizowania i sporządzanie wydruków A 1231 Archiwizowanie oprogramowania A Ochrona i udostępnienie informacji ustawowo chronionych oraz informacji publicznej 3 B5 B10 okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia upoważnienia lub pełnomocnictwa wytyczne i instrukcje dla użytkowników, itp. okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy licencyjnej gwarancje nośniki przechowywane w odpowiednio chronionym i zabezpieczonym pomieszczeniu

4 INSTRUKCJA KANCELARYJNA Zespół Szkół Nr 7 w Tychach 130 Ochrona danych osobowych 1300 Ewidencja osób dopuszczonych do przetwarzania danych osobowych B Ewidencja programów komputerowych B10 14 Skargi i wnioski 140 Skargi i wnioski załatwiane przez własną jednostkę B10 w tym ich rejestr 141 Skargi i wnioski przekazane do załatwienia według właściwości B5 15 Obsługa kancelaryjna, archiwalna i biblioteczna 150 Obsługa kancelaryjna instrukcje 1500 Instrukcja kancelaryjne B Jednolity rzeczowy wykaz akt B Instrukcja w sprawie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania B Druki 1510 Wzory formularzy i druków B Książka druków ścisłego zarachowania B Godła, pieczęcie, tablice ogłoszeń 1520 Ewidencja pieczęci i pieczątek B Odcisk pieczęci i ich ewidencja B Tablice ogłoszeń, tablice informacyjne B Zaopatrzenie w godła B5 153 Dzienniki korespondencyjne 1530 Dziennik korespondencji przychodzącej i wychodzącej B Pocztowe książki nadawcze B Rejestr przesyłek poleconych B5 154 Obsługa archiwalna 1540 Wykaz spisów zdawczo odbiorczych akt B Spis zdawczo odbiorczy akt przekazanych do składnicy akt B25 zamawianie pieczęci urzędowych i stempli, likwidacja pieczęci kat.b Spis zdawczo odbiorczy akt przekazanych do Archiwum Państwowego A 4

5 Spis zdawczo odbiorczy akt przekazanych do archiwum zakładowego jednostki prowadzącej Udostępnienie i wypożyczenie dokumentacji niearchiwalnej ze składnicy akt 1545 Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej A protokoły 1546 Zgubienie bądź utrata akt B Skontrum dokumentacji A 155 Biblioteka 1550 Ewidencja zbiorów bibliotecznych A 1551 Udostępnienie, wypożyczenie zbioru bibliotecznego B5 karty wypożyczeń 1552 Dowody wpływów i ubytków B Brakowanie zbiorów, weryfikacja przydatności B5 156 Wydawnictwa i publikacje, popularyzacje 1560 Prenumerata dzienników i czasopism B Ogłoszenia i obwieszczenia własne B Wycinki prasowe dotyczące działalności szkoły B25 16 Kontrola 160 Kontrole zewnętrzne własnej jednostki B Kontrole wewnętrzne w własnej jednostce 1610 Nadzór pedagogiczny B Ocena pracy kadry pedagogicznej B Staże zawodowe nauczycieli B Kontrole z zakresu spraw finansowych, administracyjnych i innych B Książka kontroli B5 B25 B25 postępowanie wyjaśniające, protokoły zniszczeń protokoły, okres przechowywania liczy się od daty przeprowadzenia nowego skontrum protokoły, sprawozdania z kontroli, wnioski, zarządzenia i wystąpienia pokontrolne. każda kontrola stanowi odrębną sprawę. analiza i ocena efektów działalności dydaktyczne i, wychowawczej plany rozwoju, sprawozdania, opinie, oceny dorobku, wnioski. komisje protokoły kontroli wewnętrznej (np. protokół przekazania-przejęcia kasy, itp.) 2 SPRAWY KADROWE 5

6 INSTRUKCJA KANCELARYJNA Zespół Szkół Nr 7 w Tychach Akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowo płacowych 200 Ogólne zasady kadrowo płacowe 2000 Regulamin pracy B Regulamin wynagradzania B Regulamin premiowania B Regulamin nagradzania B Wykaz etatów B Opis stanowisk pracy i określenie zakresu kompetencji i zadań B Umowy zbiorowe i zakładowe B25 Nawiązanie, przebieg i rozwiązanie stosunku pracy oraz innych form zatrudnienia 210 Przepisy prawne dotyczące zatrudniania i wynagradzania B Zatrudnienie i zwalnianie pracowników 2110 Zapotrzebowanie i nabór kandydatów do pracy B Zwalnianie pracowników 2112 Konkursy na stanowiska urzędowe B Obsługa zatrudnienia pracowników jednostki B Zatrudnienie i zwalnianie pracowników w ramach zawartych umów z Urzędem Pracy 2115 Zatrudnienie w godzinach nadliczbowych B Oświadczenia o osobach zatrudnionych i członkach ich rodzin B5 212 Opiniowanie i ocenianie osób zatrudnionych 2120 Opiniowanie i ocenianie pracowników jednostki B2 zestawienie ilościowe, jakościowe i zbiorcze etatów własnych przy czym okres przechowywania ofert kandydatów nieprzyjętych i tryb ich niszczenia wynika z odrębnych przepisów akta pracowników przyjętych odkłada się do akt osobowych w tym zakończenia stosunku pracy; akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika. prace interwencyjne, staże, roboty publiczne 6

7 213 Prace zlecone (umowy cywilno prawne) 2130 Prace zlecone ze składką na ubezpieczenie społeczne B50 dokumentacja 2131 Prace zlecone bez składki na ubezpieczenie społeczne B10 dokumentacja 2132 Umowy o dzieło B10 dokumentacja 214 Nagradzanie, odznaczenie i karanie 2140 Nagradzanie pracowników B Awansowanie pracowników B Awans zawodowy nauczycieli B Awans pracowników administracyjno biurowych B Nagrody jubileuszowe B Nagrody dyrektora B Dyplomy, listy, podziękowania B Karanie B 2148 Postępowanie dyscyplinarne B 215 Sprawy wojskowe pracowników B10 22 Ewidencja osobowa 220 Akta osobowe osób zatrudnionych B Ewidencja akt osobowych B Księga zastępstw B50 akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika okres przechowywania uzależniony jest od obowiązujących praepisów prawa okres przechowywania uzależniony jest od obowiązujących praepisów prawa dla każdego pracownika prowadzi się odrębną teczkę zawierającą podanie o pracę, życiorys, ankiety, opinie, akty mianowania, umowę o pracę, świadectwa nauki i podnoszenia kwalifikacji 223 Legitymacje służbowe B5 rejestr wydanych legitymacji 224 Zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu B5 23 Bezpieczeństwo i higiena pracy oraz dyscyplina pracy 230 Regulamin BHP i p.poż. B25 7

8 INSTRUKCJA KANCELARYJNA Zespół Szkół Nr 7 w Tychach 231 Stan bezpieczeństwa i higieny w szkole 2310 Przeglądy i kontrola stanu bezpieczeństwa i higieny pracy B Współpraca z Sanepidem B5 232 Środki ochronne 2320 Odzież ochronna i środki ochrony osobistej B5 wykaz przydziału środków 2321 Środki utrzymania czystości w szkole B Ekwiwalent dla pracowników B5 wykaz przydziału środków 233 Wypadki 2330 Wypadki uczniów w szkole oraz w drodze do i ze szkoły B Wypadki pracowników w pracy oraz w drodze do i z pracy B Wypadki zbiorowe, śmiertelne, powodujące inwalidztwo B Warunki szkodliwe i choroby zawodowe 2340 Warunki szkodliwe B Rejestr warunków szkodliwych B Choroby zawodowe B Dyscyplina pracy 2350 Karty ewidencji czasu pracy B Lista obecności pracowników B Absencja chorobowa B Rozliczenie czasu pracy B Książka wyjść służbowych i prywatnych B3 rejestr wypadków i dokumentacja wypadkowa rejestr wypadków i dokumentacja wypadkowa rejestr wypadków i dokumentacja wypadkowa 2355 Delegacje służbowe B3 w tym ich ewidencja 236 Urlopy osób zatrudnionych 2360 Urlopy wypoczynkowe B5 w tym plany urlopowe oraz ich wykorzystanie 2361 przy czym akta dotyczące konkretnych Urlopy macierzyńskie, ojcowskie i wychowawcze, okolicznościowe, B5 pracowników można odłożyć do akt zdrowotne itp. osobowych danego pracownika 2362 Urlopy bezpłatne B5 przy czym akta dotyczące konkretnych pracowników można odłożyć do akt 8

9 osobowych danego pracownika Szkolenie i doskonalenie zawodowe osób zatrudnionych, sprawy socjalno bytowe 240 Szkolenie i doskonalenie osób zatrudnionych 2400 Szkolenia organizowane we własnym zakresie dla osób zatrudnionych B Służba przygotowawcza B Studia zaoczne i podyplomowe (podnoszenie kwalifikacji zawodowych) B Dokształcanie pracowników B5 241 Sprawy socjalno bytowe 2410 Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych B25 w tym plan rzeczowo finansowy 2411 Wykaz osób uprawnionych do korzystania z funduszu B Protokoły z posiedzenia komisji socjalnej B Korespondencja bieżąca dotycząca spraw socjalno bytowych Bc 2414 Realizacja spraw socjalno bytowych B25 analizy, sprawozdania, oceny, itp. 242 Ubezpieczenia społeczne 2420 Zgłoszenia do ubezpieczenia społecznego B Obsługa ubezpieczenia społecznego B10 w tym deklaracje rozliczeniowe dla zus 2422 Legitymacje ubezpieczeniowe B Dowody uprawnień do zasiłków B Emerytury i renty B Ubezpieczenia zbiorowe, pracownicze, itp. B Opieka zdrowotna 2430 Organizowanie i obsługa opieki zdrowotnej B10 w tym wniosek oraz protokół przyznania zapomogi zdrowotnej dla nauczycieli 2431 Badania lekarskie B10 wstępne, okresowe i kontrolne Administrowanie i eksploatowanie obiektów będących w dyspozycji jednostki 250 Administrowanie nieruchomościami 2500 Podstawowe zasady gospodarowania nieruchomościami B Ewidencja nieruchomości lokali i pomieszczeń użytkowanych przez szkołę B10 okres przechowywania liczy się od daty utraty lub wygaśnięcia umowy najmu lub przydziału 9

10 INSTRUKCJA KANCELARYJNA Zespół Szkół Nr 7 w Tychach 2502 Najem nieruchomości, lokali i pomieszczeń innym osobom prawnym i fizycznym 2503 Ubezpieczenia rzeczowe i majątkowe B Eksploatacja nieruchomościami, lokali i pomieszczeń B5 B5 umowy najmu. okres przechowywania liczy się od wygaśnięcia umowy najmu konserwacja, remonty bieżące, oświetlenie, ogrzewanie, itp.; dokumentacja techniczna prac remontowych 2505 Podatki i opłaty B10 deklaracje, wymiary podatkowe 251 Ochrona obiektów i mienia 2510 Ochrona przeciwpożarowa B Ochrona obiektów własnych B5 26 Gospodarka materiałowa 260 Obsługa materiałowa środków rzeczowych 2600 Ewidencja środków trwałych i nietrwałych B Eksploatacja i likwidacja środków trwałych i przedmiotów nietrwałych B Konserwacja i remonty środków trwałych B Dokumentacja techniczno eksploatacyjna środków trwałych B5 27 Zamówienia publiczne 270 Dokumentacja zamówień publicznych B5 271 Rejestr zamówień publicznych B5 272 Umowy zawarte w wyniku postępowania w trybie zamówień publicznych B10 okres przechowywania liczy się od daty kasacji danego urządzenia lub maszyny 3 OBSŁUGA FINANSOWO KSIĘGOWA 30 Planowanie i realizacja budżetu 300 Przepisy prawne dotyczące zagadnień z zakresu planowania i realizacji budżetu 301 Planowanie budżetu jednostki B10 zarządzenie dyrektora 3010 Przygotowanie projektu budżetu jednostki B10 plan budżetu szkoły 3011 Plany finansowe i zadaniowe jednostki, zmiany planów B Plany finansowe inwestycji i ich realizacja B5 10

11 3013 Plany finansowe remontów i ich realizacja B Plany finansowe dochodów własnych B5 302 Realizacja budżetu 3020 Sprawozdania miesięczne, kwartalne, półroczne z wykonania budżetu B5 RB 27,RB 28, RB N, RB Z, 3021 Sprawozdania roczne, bilans i analizy z wykonania budżetu A 31 Dochody, podatki i opłaty 310 Zobowiązania podatkowe B Podatek od nieruchomości B Podatek od osób fizycznych B Opłaty B Zaświadczenia 3140 Zaświadczenia w sprawach podatkowych B Zaświadczenia w sprawach opłat B5 315 Dochody inne 3150 Odsetki B Dochody z najmu B5 32 Rachunkowość, Księgowość, obsługa kasowa 320 Przepisy dotyczące rachunkowości, księgowości i obsługi kasowej 3200 Polityka rachunkowości i plany kont A 321 Obrót gotówkowy i bezgotówkowy 3210 Obrót gotówkowy B5 m.in. opłata skarbowa, administracyjne, eksploatacyjna, itp. raporty kasowe (nie stanowiące dowodów kasowych), grzbiety książeczek czekowych i rozrachunkowych 3211 Obrót bezgotówkowy B5 wyciągi bankowe, przelewy 322 Księgowość 3220 Dowody księgowe B Dokumentacja księgowa B Rozliczenia B5 analizy własne, zestawienia tabelaryczne własne, rozliczenia z dostawcami, odbiorcami, pracownikami, instytucjami ubezpieczeniowymi i podatkowymi (VAT), w tym wezwania do zapłaty 3223 Ewidencja analityczna i syntetyczna B5 zestawienie obrotów i sald 11

12 INSTRUKCJA KANCELARYJNA Zespół Szkół Nr 7 w Tychach 3224 Uzgadnianie sald B5 korespondencja 3225 Kontrole i rewizje kasy B Dzienniki obrotów B Obsługa księgowa w zakresie VAT B Windykacja należności B Pisma wychodzące i przychodzące B5 323 Rozliczenie płac i wynagrodzeń 3230 Dokumentacja płac i potrąceń z płac B Listy płac B Kartoteki wynagrodzeń B Karta zasiłkowa B Listy premii i nagród B Ubezpieczenia zbiorowe w instytucjach ubezpieczeniowych B10 deklaracja przystąpienia 3236 Rozliczenia składek na ubezpieczenie społeczne B Deklaracje podatkowe i rozliczenia podatku dochodowego B Deklaracje PFRON B Korespondencja w sprawach płacowych Bc 324 Rozliczenia delegacji służbowych B5 325 Nadzór głównego księgowego B5 326 Rachunkowość, Księgowość, Obsługa kasowa Rada Rodziców 3260 Dowody księgowe Rady Rodziców B Dokumentacja księgowa Rady Rodziców B Raporty i dowody kasowe B5 327 Rachunkowość, Księgowość, Obsługa kasowa Projekty Unijne 3270 Księgi rachunkowe projektów unijnych oraz dowody księgowe projektów B 10 raporty kasowe, dowody kasowe, PK 3271 Ewidencja analityczna i syntetyczna B10 zestawienie obrotów i sald 3272 Dzienniki obrotów B Inwentaryzacja 3280 Instrukcja inwentaryzacyjna B10 12

13 3281 Komisje inwentaryzacyjne własne B Księgi inwentarzowe B Spisy i protokoły inwentaryzacyjne, sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji i różnice inwentaryzacyjne 3284 Wycena, przecena i amortyzacja B10 4 SYSTEM OŚWIATY 40 System oświaty 400 Przepisy dotyczące zagadnień z zakresu systemu oświaty A wytyczne organizacyjno programowe 401 Organizacja jednostki B System informacji oświatowej A 403 Organizacja i realizacja zadań z zakresu nauczania i wychowania 4030 Realizacja obowiązku nauki oraz sprawy rekrutacji do szkoły B Nauczanie indywidualne i rewalidacja indywidualna B Arkusze ocen uczniów B Dzienniki lekcyjne i pozostałych zajęć B Odtworzenie dokumentacji B Korespondencja z ZUS-em w sprawach uczniów B Korespondencja z rodzicami (prawnymi opiekunami) B3 404 Egzaminy szkolne 405 B10 arkusze organizacyjne, organizacja roku szkolnego, uroczystości szkolne, plany lekcji, przydział zajęć lekcyjnych i pozalekcyjnych, itp. dzienniki zajęć: rewalidacyjno wychowawczych, indywidualnego nauczania, dokumentacja dotycząca wszczętego w placówce postępowania celem odtworzenia zniszczonej dokumentacji m.in. wstępne, dojrzałości, zawodowe, poprawkowe, klasyfikacyjne; 4040 Organizacja i przebieg egzaminów B5 m.in. korespondencja, wytyczne 4041 Prace egzaminacyjne B5 pytania, testy, prace 4042 Dokumentacja egzaminów B50 protokoły egzaminacyjne, listy wyników; dopuszcza się zakładanie podteczek dla poszczególnych rodzajów egzaminów 4043 Analiza wyników egzaminów B25 w tym oceny wyników i sprawozdania Ewidencja wydanych świadectw i dyplomów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, legitymacji szkolnych 13

14 INSTRUKCJA KANCELARYJNA Zespół Szkół Nr 7 w Tychach 4050 Świadectwa B Duplikaty świadectw B Dyplomy potwierdzające kwalifikacje zawodowe B Legitymacje szkolne dla ucznia B5 rejestr wydanych legitymacji 406 Poradnictwo wychowawczo zawodowe 4060 Opinie Poradni psychologiczno Pedagogicznej B Opinie o uczniach B5 np. do sądu 407 Programy profilaktyczne B5 408 Zdrowie i higiena 4080 Ubezpieczenie uczniów B Badania lekarskie uczniów B Pomoc pedagogiczna B Wypadki i analiza wypadkowości uczniów B25 rejestr wypadków 4084 Bezpieczeństwo uczniów B5 409 Wspieranie uczniów B Programy pomocy materialnej dla uczniów B Przyznawanie zasiłków szkolnych uczniom B Przyznawanie stypendiów szkolnych uczniom B5 410 Praktyki uczniów B5 skierowania, korespondencja 411 Zajęcia pozalekcyjne i dodatkowe Organizacja zajęć pozalekcyjnych i dodatkowych w jednostce B Udział w obcych imprezach i zajęciach poza placówką i na terenie szkoły B Wycieczki i wyjazdy szkolne B5 dokumentacja wycieczki 412 Olimpiady i konkursy edukacyjne B5 14