Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt Politechniki Gdańskiej

Transkrypt

1 Jednolity Rzeczowy Wykaz kt Politechniki Gdańskiej Symbol klasyfikacyjny Hasło klasyfikacyjne Kategoria archiwalna w komórce macierzystej Kategoria archiwalna w innych komórkach Uwagi Zarządzanie 00 Organy PG 000 Senat 0000 Posiedzenia Senatu Skład, protokoły z posiedzeń, materiały na posiedzenia, wnioski i uchwały Komisje senackie stałe Jak w kl Komisje senackie doraźne Jak w kl Rada Wydziału 0010 Posiedzenia Rady Wydziału Jak w kl Komisje dziekańskie stałe Jak w kl Komisje dziekańskie doraźne Jak w kl Rady jednostek Jak w kl ogólnouczelnianych 003 Rada Instytutu Jak w kl Kolegia 0040 Kolegium rektorskie Jak w kl Kolegium dziekańskie Jak w kl Posiedzenia dyrekcji Jak w kl instytutu 0043 Posiedzenia/narady kanclerzy Jak w kl Komisje rektorskie Jak w kl Inne komisje Jak w kl Narady i odprawy BE5 pracowników 008 Wybory do władz 0080 Uczelniane komisje wyborcze Powołania, skład, protokoły 0081 Wydziałowe komisje wyborcze 0082 Komisje wyborcze innych jednostek Jak w kl Jak w kl

2 01 Organizacja Uczelni 010 Podstawy prawne działania BE5 Uczelni 011 Organizacja władz BE5 nadrzędnych i innych Uczelni 012 Organizacja Uczelni BE Organizacja wydziałów i instytutów BE5 Statuty, schematy organizacyjne itp Organizacja jednostek poza BE5 wydziałowych 0122 Organizacja biblioteki BE Organizacja administracji BE Organizacja innych jednostek BE5 013 Uruchamianie nowych BE5 kierunków studiów 014 Organizacje studenckie BE5 Statuty, program działalności oraz rejestr organizacji studenckich 015 Zarządzenia porządkowe BE5 Doraźne zarządzenia o charakterze administracyjnym nie mające znaczenia normatywnego 016 Zbiór normatywów 0160 Zbiór normatywów władz nadrzędnych BE5 Wydane w formie zarządzeń, okólników itp Zbiór normatywów Uczelni BE5 Komplet zarządzeń, okólników, instrukcji itp. podpisanych przez Rektora, Kanclerza 017 Protokoły zmian na stanowiskach 02 Obsługa prawna, skargi i wnioski 020 Przepisy prawne dotyczące obsługi prawnej oraz skarg i wniosków BE5 Protokoły zdawczoodbiorcze 021 Skargi i wnioski 022 naliza skarg i wniosków 023 Rejestr skarg i wniosków 2

3 024 Sprawy sądowe B Opinie prawne BE5 026 Interpretacja prawna i sprawy kompetencyjne BE5 03 Planowanie, sprawozdawczość i statystyka 030 Ogólne zasady planowania i BE5 sprawozdawczości 031 Plany perspektywiczne BE5 032 Plany i sprawozdania wieloletnie 033 Plany i sprawozdania roczne 034 Plany operacyjne i sprawozdania z ich wykonania 035 Statystyka 0350 Metodyka i tematyka prac statystycznych 0351 Źródłowe materiały statystyczne 0352 Statystyczne opracowania cząstkowe BE5 BE5 B5 Półroczne, kwartalne, miesięczne (jeżeli brak rocznych przekwalifik. do kat.) BE5 Ustalenia własne BE Statystyczne opracowania zbiorcze 0354 Statystyczne opracowania dla GUS 036 nalizy kompleksowe i problemowe 04 System kancelaryjny, biurowość 040 Przepisy prawne BE5 BE5 dot. jednostek organizacyjnych Uczelni BE5 BE5 BE5 041 Instrukcje kancelaryjne BE5 042 Wykaz akt BE5 043 Formularze i druki B5 Opracowanie wzorów 044 Ewidencja pieczęci BE5 045 Dowody doręczeń, opłaty pocztowe i telefoniczne 05 Informatyka 050 Przepisy prawne BE5 051 Projekty i koordynacja systemu BE5 opracowania własne 3

4 052 Bank danych BE5 053 Wdrażanie i BE5 rozpowszechnianie systemu 054 Przetwarzanie danych BE5 06 Kontrola 060 Przepisy prawne BE5 061 Metodyka kontroli BE5 062 Kontrola zewnętrzna BE5 Protokoły, zarządzenia pokontrolne oraz ich wykonanie (dot. jednostki kontrolowanej) 063 Kontrola wewnętrzna BE5 Jak w kl Księga kontroli B5 07 Informacje własne, 070 Informacje własne dla mediów 071 Wycinki prasowe i zewnętrzne materiały informacyjne o działalności Uczelni 08 Współpraca krajowa 080 Współpraca z organami władzy państwowej 081 Współpraca z organami samorządowymi 082 Współpraca z urzędami, instytucjami i innymi 083 Koordynacja, współpraca międzyuczelniana BE5 BE5 BE5 BE5 B10 Umowy i dokumentacja wynikająca z realizacji umów oraz dokumentacja techniczna wyrobów oznaczonych CE BE5 Umowy, porozumienia i ich realizacja 09 Współpraca zagraniczna 090 Przepisy prawne BE5 B5 091 Umowy i porozumienia o współpracy 0910 Umowy z uczelniami BE Umowy z instytucjami BE Umowy z towarzystwami BE5 4

5 0913 Umowy z innymi organizacjami BE5 092 Programy i projekty finansowane ze środków Unii Europejskiej i innych państw 0920 Oferty programów i projektów B Zgłoszenia na konkursy nie zakwalifikowane do realizacji B Programy i projekty zakwalifikowane do realizacji 093 Realizacja wyjazdów i przyjazdów w ramach umów i porozumień 0930 Wyjazdy na stypendia stażowe BE5 BE5 Zgłoszenia na konkursy, ich realizacja, począwszy od zgłoszenia poprzez umowy, kontrole, sprawozdania i końcowy rezultat danego projektu. Czasokres przechowywania pozostałej dokumentacji zgodnie z umową lub J.Rz.W.. PG 0931 Wyjazdy do pracy BE5 Jeżeli są to wyjazdy długie to dołącza się do teczki osobowej pracownika 0932 Przyjazdy na stypendia B Przyjazdy do pracy B5 094 Członkostwo w organizacjach i towarzystwach zagranicznych 1 Kadry BE5 Sprawy członkostwa, opłacanie składek itp. 10 Ogólne zasady pracy i płac Dotyczy własnej jednostki i jednostek podległych 100 Układy zbiorowe i 5

6 zakładowe 101 Taryfikatory kwalifikacyjne 102 Regulaminy pracy 103 Zasady wynagradzania i premiowania 11 Zatrudnienie Siatki płac, stawki, dodatki itp. 110 Zapotrzebowanie B2 Oferty kandydatów pracowników 111 Zwalnianie pracowników B2 kta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych kl Opinie o pracownikach B5 Jak przy kl Rozmieszczenie pracowników 114 Zatrudnienie specjalnych kategorii pracowników Przeniesienia, zastępstwa itp. B2 Kobiet, młodocianych, inwalidów, rencistów, absolwentów szkół itp. 115 Wykazy etatów Zestawienia ilościowe, jakościowe i zbiorcze etatów własnych i jednostek podległych 116 Prace zlecone Umowy o pracę zlecone z własnymi pracownikami i obcymi, wynagrodzenia z funduszu bezosobowego, ewidencja prac zleconych 1160 ze składką na ZUS B bez składki ZUS B5 12 Nagrody, odznaczenia, kary, awanse Zasady nagradzania 120 wanse B5 Dokumentacja dotycząca danego pracownika odkładana jest do jego teczki 6

7 kl Dodatki B5 Jak w kl Nagrody B10 Jak w kl Odznaczenia państwowe B5 Jak w kl Odznaczenia własne BE5 Jak w kl Kary B5 B5 Jak w kl Sprawy dyscyplinarne pracowników 127 Sprawy wojskowe pracowników 13 Ewidencja osobowa B10 Dla poszczególnej sprawy zakłada się osobną teczkę B5 Jak w kl kta osobowe BE50 BE5 Dla każdego pracownika prowadzi się oddzielną teczkę 131 Zaświadczenia w sprawach Rejestr zaświadczeń 132 osobowych Legitymacje służbowe B5 Rejestr wydanych legitymacji, sprawy duplikatów itp. 133 Pomoce ewidencyjne BE50 Skorowidze, karty personalne, wykazy imienne, rejestry 14 Szkolenie Nie dotyczy nauczycieli akademickich 140 Zasady i programy szkoleń BE5 141 Organizacja szkoleń BE5 142 Realizacja szkoleń BE5 15 Dyscyplina pracy 150 Listy obecności B3 151 bsencje B3 Zwolnienia lekarskie, urlopy okolicznościowe itp. rejestry 152 Urlopy B5 Plany urlopów 1520 wypoczynkowe B2 Dokumentacja dotycząca danego pracownika odkładana jest do jego teczki 1521 naukowe B2 Jak w kl szkoleniowe B2 Jak w kl okolicznościowe B2 Jak w kl

8 1524 bezpłatne BE5 Jak w kl Ewidencja delegacji służbowych 16 Bezpieczeństwo i higiena pracy 160 Przepisy BHP BE5 Wydane przez uczelnię 161 Przeglądy stanu B5 bezpieczeństwa i higieny pracy 162 Środki ochronne Projekty własne i ich zastosowanie 163 Wypadki przy pracy 1630 Wypadki zbiorowe, śmiertelne, powodujące inwalidztwo Dotyczy wypadków podczas pracy 1631 Inne wypadki B10 B naliza wypadków i chorób zawodowych 17 Sprawy socjalnobytowe 170 Przepisy prawne BE5 171 Wczasy pracownicze i B3 kolonie 172 Zaopatrzenie rzeczowe B3 pracowników 173 Zapomogi B Sprawy emerytów i rencistów Realizacja spraw socjalnobytowych 18 Ubezpieczenia osobowe B5 nalizy, sprawozdania, oceny i inne 180 Przepisy prawne B5 B5 Instrukcje i wyjaśnienia ZUS i PZU oraz innych instytucji ubezpieczeniowych 181 Ubezpieczenia społeczne B5 182 Ubezpieczenia zbiorowe w instytucjach ubezpieczeniowych B10 B10 Okres przechowywania liczy się od upływu terminu umowy ubezpieczeniowej 8

9 183 Wnioski o emerytury i renty B2 B2 2 Środki rzeczowe 20 Przepisy prawne BE5 21 Inwestycje i remonty 210 Projekty inwestycji i BE5 modernizacji 211 Inwestycje i modernizacje obiektów budowlanych BE5 Dla każdego obiektu zakłada się oddzielną teczkę 212 Remonty budynków BE5 Jak w kl dministracja nieruchomości 220 Ewidencja obiektów Uczelni 221 Przydział i najem nieruchomości na potrzeby Uczelni 222 Najem nieruchomości i lokali innym osobom prawnym lub fizycznym BE5 Dla każdego obiektu osobna teczka B5 Okres przechowywania liczy się od daty utraty lub wygaśnięcia umowy najmu B5 Umowy najmu itp. okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy najmu 223 Eksploatacja nieruchomości B5 Konserwacja, remonty bieżące, oświetlenie, ogrzewanie itp. 224 Ubezpieczenia rzeczowe B10 Od ognia, kradzieży i innych 225 Ochrona obiektów Uczelni BE5 Wewnętrzny system alarmowy, ppoż i inne 23 Gospodarka materiałowa Zaopatrzenie w maszyny, urządzenia, materiały itp. 230 Gospodarka magazynowa B5 Eksploatacja i ewidencja ilościowa 24 Zaopatrzenie 240 Podstawy prawne BE5 241 Zamówienia publiczne B5 B5 25 Transport i łączność 250 Eksploatacja własnych i B5 obcych środków transportu 251 Eksploatacja środków B5 9

10 łączności 26 Gospodarka energetyczna B5 27 Ochrona środowiska BE5 3 Finanse i księgowość 30 Przepisy prawne 300 Władz nadrzędnych BE5 301 Władz Uczelni BE5 31 Realizacja budżetu 310 Obrót gotówkowy 3100 Raporty kasowe B Grzbiety książeczek B3 czekowych 3102 Kopie asygnat i kwitariuszy B3 311 Obrót bez gotówkowy 3110 Umowy dotyczące BE5 prowadzenia rachunku bankowego 3111 Wyciągi bankowe B Upoważnienia do B5 dysponowania rachunkami 3113 Umowy dotyczące lokat B Zakup i sprzedaż walut B5 312 Kredyty bankowe 3120 Finansowanie jednostek B5 organizacyjnych 3121 Korespondencja z bankami B Korespondencja z jednostkami podległymi B5 313 Dotacje i pożyczki B5 314 Rozliczenie badań naukowych 32 Księgowość finansowa B5 320 Dowody księgowe B5 321 Dokumentacja księgowa B5 322 Rozliczenia B5 Z dostawcami, odbiorcami, pracownikami instytucji ubezpieczeniowych, podatnikami itp. 323 Uzgodnienia sald B5 324 Ewidencja syntetyczna i analityczna B5 10

11 325 Realizacja dochodów i kosztów działalności Uczelni 33 Rozliczenie płac B5 330 Dokumentacja płacowa B5 331 Listy płac B50 Orginały i dodatkowe wynagrodzenia dla pracowników 332 Kartoteka wynagrodzeń B50 Roczna pracownika 333 Zaświadczenia o wynagrodzeniach 334 Deklaracje podatkowe B5 335 Deklaracje rozliczeniowe ZUS B5 336 Zwolnienia lekarskie B3 34 Księgowość materiałowa 341 Dowody księgowe B5 Faktury i inne 342 Dokumentacja księgowa B5 35 Fundusze specjalne 350 Zasady gospodarowania funduszami B5 Własne ustalenia 351 Fundusze specjalne B Zakładowy fundusz nagród B Zakładowy fundusz socjalny 36 Inwentaryzacja B5 360 Spisy i protokoły B5 inwentaryzacyjne 361 Sprawozdanie z przebiegu BE5 inwentaryzacji 362 Wycena i przecena B10 37 Dyscyplina i rewizja finansowa 370 Orzecznictwo w sprawach BE5 naruszenia dyscypliny finansowej 371 Rewizja finansowa BE5 372 Inne sprawy nadzoru finansowego 4 Dydaktyka i wychowanie 40 Założenia programowe BE5 400 Zasady organizacji studiów 11

12 401 Organizacja zajęć BE5 402 Programy i plany studiów 403 Organizacja pracy dydaktycznowychowawczej 41 Rekrutacja BE5 410 Zasady przyjęć BE5 Limity przyjęć, tematy egzaminacyjne i inne 411 kta osobowe kandydatów B2 nieprzyjętych 412 Egzaminy wstępne 4120 Uczelniana Komisja Rekrutacyjna 4121 Wydziałowe Komisje Rekrutacyjne 413 Odwołania w sprawie przyjęć na studia 414 Obsługa organizacyjno techniczna 42 Ewidencja studentów 420 lbumy studentów Skład, protokoły, sprawozdania, listy i itd. Jak w kl B3 421 kta osobowe studentów BE50 Dla każdego studenta prowadzi się osobną teczkę 422 Pomoce ewidencyjne do akt studenckich BE50 Skorowidze, kartoteki, i inne 423 Księgi dyplomów 424 Książeczki zdrowia, legitymacje 425 Zaświadczenia w sprawach osobowych 426 Sprawy wojskowe studentów 43 Przebieg studiów 430 Rozkład zajęć dydaktycznych B5 Siatki zajęć, dyspozycja salami 431 Podział na grupy B2 432 Egzaminy, zaliczenia BE50 Odkłada się do akt studenckich 433 Dyscyplina studiów B5 Przekładanie egzaminów, urlopy, odwołania, zmiany kierunków, przeniesienia itd. 434 Praktyki studenckie B5 B5 B5 B5 12

13 44 Studencki ruch naukowy 440 Koła naukowe BE5 Statut, rejestr, program, sprawozdania z działalności 441 Obozy naukowe B5 442 Inne formy studenckiego ruch naukowego BE5 45 Samorząd studencki BE5 Skład, program, sprawozdania i inne 46 Opieka nad studentami 460 Organizacja pracy wychowawczej 461 Świadczenia dla studentów 4610 Stypendia B Zapomogi B Stołówka B5 BE5 Programy i plany wychowawcze, analizy, oceny, sprawozdania itp Zakwaterowanie B5 Domy studenckie 47 Studia podyplomowe BE50 48 Inne formy nauczania BE50 5 Kadra naukowa 50 Programy i plany rozwoju BE5 kadry naukowej 51 Kształcenie i doskonalenie kadr 510 Staże asystenckie BE Staże krajowe BE Staże zagraniczne BE Studia doktoranckie 5130 Plany i programy studiów doktoranckich 5131 Organizacja studiów BE Rekrutacja na studia doktoranckie 5133 kta osobowe doktorantów BE Legitymacje i B5 zaświadczenia 5135 Tok studiów BE Świadczenia dla doktorantów 52 Stopnie naukowe i tytuły B5 520 Zasady nadawania stopni 13

14 naukowych i występowania o tytuł 521 Nadawanie stopni naukowych 522 Księga dyplomów doktorskich i habilitacyjnych 523 Nadawanie tytułu naukowego 524 Nostryfikacja stopni, tytułów i dyplomów 525 Obsługa organizacyjnotechniczna 6 Prace naukowobadawcze Przewody doktorskie i habilitacyjnedla każdego zakłada się osobna teczkę wraz z pracą B5 60 Zespoły naukowobadawcze Powoływanie, protokoły posiedzeń, wnioski, realizacja. 61 Inne formy pracy naukowej 62 Współpraca naukowa Porozumienia, umowy, programy, plany współpracy 63 Konferencje naukowe 630 Konferencje, sympozja, zjazdy, seminaria i inne organizowane przez Uczelnię 631 Udział w obcych konferencjach, seminariach i innych 632 Obsługa organizacyjnotechniczna 64 Popularyzacja wiedzy BE5 BE5 Własne wystąpienia, referaty, relacje itp. B5 640 Odczyty, wykłady, pokazy BE5 641 Obsługa techniczna 65 Informacja naukowa 650 Kwerendy biblioteczne 651 Kwerendy archiwalne 652 Inne kwerendy 7 Biblioteka i rchiwum 70 Przepisy prawne BE5 Własne kat. 71 Gromadzenie zbiorów bibliotecznych 710 Zakup wydawnictw B5 14

15 krajowych 711 Import wydawnictw B5 712 Prenumerata czasopism B5 713 Inne formy gromadzenia B5 716 Dary B5 717 Wymiana krajowa i zagraniczna B5 72 Ewidencja zbiorów bibliotecznych 720 Inwentarz 721 Karty akcesyjne czasopism 722 Skontrum 723 Księga ubytków 73 Opracowanie i udostępnianie zbiorów bibliotecznych 730 Katalogi 731 Udostępnianie w czytelni B3 732 Wypożyczanie B Na miejscu B Międzybiblioteczne BE Międzynarodowe BE3 74 Kształtowanie i ewidencja zasobu archiwalnego 740 Przekazywanie akt do archiwum Uczelni 741 Wydzielanie akt na makulaturę 742 Księga nabytków i ubytków 75 Opracowanie i udostępnianie zasobu archiwalnego 750 Inwentarze 751 Skorowidze 752 Inne formy opracowania 753 Udostępnianie w pracowni B5 754 Wypożyczenia B5 76 Konserwacja zbiorów bibliotecznych i archiwalnych 8 Wydawnictwa BE5 81 Plan wydawnictw 15

16 82 Redakcje periodyków 83 Teki wydawnicze 830 Wydawnictwa ciągłe 831 Wydawnictwa zwarte 832 Inne wydawnictwa BE5 84 Magazynowanie wydawnictw 85 Rozpowszechnianie wydawnictw 9 Godności honorowe, odznaczenia i uroczystości Uczelni 90 Insygnia i emblematy B3 B3 900 Herb Uczelni Ustalenia własne dot. historii projektowania i warunków wykonania, wizerunek 901 Insygnia rektorskie Jw. 902 Insygnia dziekańskie i emblematy wydziałowe Jw. 91 Godności honorowe 92 Odznaczenia 93 Dary okolicznościowe 94 Uroczystości 95 Jubileusze pracowników 96 Kronika Uczelni i inne Kroniki i inne formy zapisu działalności Uczelni, jej komórek organizacyjnych oraz organizacji działających w PG 16