JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT

Transkrypt

1 Państwowa Wyższa Szkoła Zawodowa im. prof. Edwarda F. Szczepanika w Suwałkach JEDNOLITY RZECZOWY WYKZ KT Suwałki

2 `Symbole Klasyfikacyjne Hasła klasyfikacyjne Kategoria archiwalna Uwagi W komórce merytorycznej W innych komórkach ZRZĄDZNIE 00 Organy kolegialne Dla każdego organu prowadzi się odrębne teczki. Skład, porządek obrad, lista uczestników, materiały na posiedzenia, protokoły z posiedzeń, referaty, głosy w dyskusji, wnioski, uchwały, sprawozdania z realizacji uchwał. 000 Organy uczelni Jak przy klasie Senat uczelni Jak przy klasie Rady instytutowe Jak przy klasie Organy innych jednostek organizacyjnych 0010 Rada biblioteczna Jak przy klasie Inne rady uczelniane 002 Kolegia 0020 Kolegium rektorskie 0021 Udział w obcych organach kolegialnych 0022 Inne organy kolegialne Jak przy klasie 00 Np. Konferencja Rektorów Publicznych Szkół Zawodowych 003 Komisje senackie stałe 004 Komisja socjalna Listy obecności, protokoły 005 Inne komisje 006 Uczelniana komisja wyborcza 007 Zjazdy, konferencje, sympozja Jak przy klasie 00. Obejmuje listy uczestników, referaty, wnioski, uchwały, itp. 2

3 008 Narady, odprawy pracownicze Protokoły, sprawozdania, wnioski itp. 009 Wybory do władz uczelni 0090 Wybory rektora 0091 Wybory prorektorów 0092 Wybory do senatu 0093 Wybory do innych organów 01 Organizacja 010 Organizacja uczelni. Podstawy prawne funkcjonowania uczelni 011 Komórki i jednostki uczelniane 0110 Tworzenie oraz likwidacja jednostek i komórek uczelnianych 0111 Organizacja komórek i jednostek uczelnianych 0112 Ewidencja symboli i komórek organizacyjnych 012 Spółki z udziałem uczelni 013 Organizacja biurowości. rchiwum zakładowe Zasady prowadzenia prac biurowych 0131 Zasady organizacji i zakres działania archiwum zakładowego 0132 Ewidencja zasobu archiwalnego Np. statut, regulamin organizacyjny. Statuty, regulaminy organizacyjne, zakresy działania itp. Symbole cyfrowoliterowe jednostek/komórek uczelnianych Statuty, umowy, regulaminy itp Instrukcja kancelaryjna i wykaz akt Instrukcja archiwalna Spisy zdawczoodbiorcze akt, wykazy spisów, protokoły brakowania akt i spisy akt wybrakowanych 3

4 0133 Udostępnianie akt Zezwolenia, karty udostępniania 0134 Wzory umów, B10 Opracowanie wzorów formularzy, druków 0135 Wzory odciskowe pieczęci i stempli 0136 Dowody doręczeń, opłat pocztowych, nadań przesyłek 02 kty normatywne pomoc prawna 020 Zbiór aktów B10 BE10 normatywnych władz nadrzędnych 021 Zbiór aktów normatywnych własnej jednostki Komplet podpisanych zarządzeń, okólników, pism okólnych, instrukcji i wytycznych itp. Dla każdego rodzaju aktów prawnych zakłada się w obrębie teczki. Jeden egzemplarz wraz z materiałami źródłowymi rejestruje się i przechowuje w odpowiednich klasach rzeczowych Zbiór zarządzeń rektora 0211 Zbiór pism okólnych rektora 0212 Zbiór zarządzeń kanclerza 0213 Zbiór pism okólnych kanclerza 022 Interpelacja przepisów prawnych 023 Opiniowanie własnych aktów normatywnych 024 Opiniowanie zewnętrznych aktów prawnych Wykładnia (interpelacja) własnych aktów normatywnych dotyczących merytorycznej działalności. 4

5 025 Sprawy cywilne B10 Okres przechowywania liczy się od daty wykonania prawomocnego orzeczenia lub umorzenia sprawy. 026 Sprawy karne B10 Jak w klasie Sprawy sądowoadministracyjne B10 Jak w klasie Planowanie i sprawozdawczość. Statystyka 030 Wytyczne zewnętrzne dotyczące metodyki i tematyki prac statystycznych 031 Własne wytyczne i ustalenia dotyczące metodyki i tematyki prac statystycznych 032 Planowanie i sprawozdawczość Uczelnia jako ogół własna 033 Sprawozdania statystyczne komórek uczelnianych i jednostek podległych 034 Sprawozdania i statystyki zbiorcze 035 Własne analizy ekonomiczne i inne 036 Sprawozdania statystyczne dla Głównego Urzędu Statystycznego 037 Materiały statystyczne dla Głównego Urzędu Statystycznego 04 Informatyka 040 Projektowanie i koordynacja systemów i programów Komórki i jednostki uczelni Zbiór wybranych elementów statystycznych 5

6 0400 Organizacja projektowania i programowania 0401 Spis systemów i programów 0402 Ogólne schematy systemów i podsystemów 0403 Oceny systemów i programów 0404 Słownik terminów i pojęć 0405 Koordynacja systemów resortowych dotyczących uczelni 041 Bank danych 042 Wdrażanie i rozpowszechnianie systemów i programów 0420 Organizacja wdrażania 0421 Eksploatacja systemów i wykorzystanie opracowań 0422 naliza systemu wdrażania, rozpowszechniania i weryfikacji systemów i programów informatycznych 0423 Informacje zewnętrzne o tematach opracowanych lub wdrażanych 043 Przetwarzanie danych B Wydruki B rchiwizacja B10 Kierunki, tematyka itp. (opracowania własne). Wraz z licencjami na oprogramowanie. Okres przechowywania liczony jest od daty wygaśnięcia licencji Ustalenia własne Okres przechowywania uzależniony jest od przydatności tych materiałów dla celów praktycznych tj. od ich całkowitego wykorzystania 6

7 044 Świadczenie usług informatycznych 0440 Użyczenia sprzętu komputerowego 0441 Dostęp do uczelnianej sieci bezprzewodowej 05 Skargi i wnioski 050 Przepisy własne i ich interpretacja w sprawach załatwiania skarg i wniosków 051 Skargi i wnioski załatwiane bezpośrednio 052 Skargi i wnioski przekazane do załatwienia według właściwości 053 nalizy skarg i wniosków 054 Rejestry skarg i wniosków 06 Prace naukowobadawcze, wydawnictwa, promocja uczelni 060 Prace naukowobadawcze 0600 Metodologia prac naukowo badawczych 0601 Dokumentacja umów naukowobadawczych 0602 Dokumentacja umów sprzedaży wyników prac naukowo badawczych 0603 Dokumentacja projektów badawczych Okres liczony od chwili zakończenia użyczenia Jak w klasie

8 0604 Wnioski o zewnętrzne finansowanie projektów badawczych i prac z nimi związanymi (np. inwestycje w infrastrukturę, urządzenia itp.) 0605 Ewidencja prac naukowo badawczych 0606 Opiniowanie prac naukowobadawczych 061 Wydawnictwo 0610 Przepisy dotyczące działalności wydawnictwa 0611 Program wydawnictwa 0612 Materiały powstające w związku z publikowaniem pozycji wydawniczych 0613 Wykonanie poligraficzne 0614 Rozpowszechnianie wydawnictw 0615 Ewidencja wydawnictw 062 Promocja uczelni. Informacja w mediach 0620 Wycinki prasowe i zewnętrzne materiały informacyjne własne 0621 Oficjalne wywiady i wypowiedzi władz uczelni 0622 Wydawnictwa promocyjne 0623 Materiały promocyjne 0624 Kroniki i księgi pamiątkowe 063 Imprezy własne Recenzje, opinie Regulamin Tzw. teki wydawnicze Konspekty wypowiedzi Np. kalendarze, notesy Np. foldery, ulotki, plakaty 8

9 0630 Inauguracja roku akademickiego 0631 Inne uroczystości uczelniane 0632 Wizyty gości oficjalnych 0633 Udział w imprezach zewnętrznych 0634 Zjazdy absolwentów 07 Współpraca z krajowymi jednostkami administracyjnymi 070 Z ministerstwami i urzędami centralnymi 0700 Rejestr umów 0701 Umowy 071 Z organami władzy i administracji oraz samorządami 072 Z innymi urzędami i instytucjami 073 Koordynacja branżowa 074 Wymiana studencka 075 Współpraca z sektorem prywatnym gospodarki 0750 Rejestr umów 0751 Umowy 08 Współpraca z zagranicą 080 Współpraca dydaktycznonaukowa Załącznik nr 3 do Zarządzenia nr 99/14 Programy, teksty wystąpień, zaproszenia, własne nagrania dźwiękowe itp. Np. czepkowanie, dni otwarte; jak w klasie 0630 Jak w klasie 0630 Jak w klasie 0630 Obejmuje sprawy ogólne współpracy z jednostkami krajowymi nie związane bezpośrednio z aktami innych klas Korespondencja merytoryczna, własne opracowania przygotowane dla tych organów kategoria. Pozostałe materiały kategoria 9

10 0800 Umowy o współpracy z naukowymi jednostkami zagranicznymi 0801 Służbowe wyjazdy zagraniczne pracowników dydaktycznych 0802 Służbowe wyjazdy zagraniczne pracowników administracyjnych 0803 Zagraniczne wyjazdy studentów 0804 Dokumentacja dotycząca przyjazdów pracowników zagranicznych jednostek naukowych 081 Programy realizowane w ramach współpracy z UE 0810 Programy realizowane w ramach współpracy z UE - Przepisy 0811 Programy realizowane w ramach współpracy z UE - Realizacja 0812 Programy realizowane w ramach współpracy z UE - Kontrole 0813 Wymiana międzyuczelniana w ramach programów europejskich 09 Kontrole 090 Zasady i tryb przeprowadzania inspekcji i kontroli Współprac w ramach umów rządowych wnioski, decyzje, rozliczenia Opracowania i inne materiały z rozmów; protokoły, sprawozdania itp. Przepisy i wytyczne zewnętrzne oraz własne dotyczące realizacji projektu BE15 Część merytoryczna projektu Protokoły pokontrolne itp. BE15 BE15 Np. Erasmus Przepisy własne 10

11 091 Kontrole zewnętrzne uczelni Załącznik nr 3 do Zarządzenia nr 99/14 NIK, PIP itp. Protokoły, sprawozdania z kontroli, zarządzenia i wystąpienia pokontrolne, sprawozdania z ich realizacji. Każda kontrola stanowi odrębną sprawę. Jak przy klasie Kontrole kompleksowe 0911 Kontrole Jeżeli dotyczy zagadnień problemowe merytorycznych 0912 Kontrole wycinkowe 0913 Kontrole doraźne 092 Kontrole wewnętrzne 093 Książki kontroli 1 KDRY 10 Ogólne zasady prac i płac 100 Taryfikatory kwalifikacyjne 101 Regulaminy pracy 102 Wynagradzanie 1020 Zasady wynagradzania i premiowania 1021 Dodatki do płac 1022 Dodatki funkcyjne 1023 Dodatki specjalne 1024 Nagrody jubileuszowe 103 Stypendia 1030 Stypendia doktorskie 1031 Stypendia habilitacyjne 11 Zatrudnienie 110 Zapotrzebowanie i werbunek pracowników Siatki płac, stawek, dodatki itp. B2 Zgłoszenia do organów zatrudnienia i korespondencja w tej sprawie z tymiż organami. Oferty kandydatów kategoria 111 wanse Kopie pism odkłada się do akt osobowych 11

12 112 Zwalnianie pracowników Załącznik nr 3 do Zarządzenia nr 99/14 B2 kta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych Jak przy klasie Opinie o pracownikach 114 Rozmieszczenie Przeniesienia, pracowników zastępstwa itp. 115 Wykaz etatów Zestawienia ilościowe, jakościowe i zbiorcze etatów własnych 116 Prace zlecone i o dzieło 1160 Prace zlecone i o dzieło wolne od składek 1161 Prace zlecone i o dzieło z odprowadzonymi składkami Nagrody, odznaczenia, kary 1170 Nagrody rektora B10 Kopie pism, wniosków składa się do akt osobowych 1171 Nagrody Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego B10 Jak w klasie Nagrody innych B10 Jak w klasie 1170 resortów 1173 Inne nagrody B10 Jak w klasie Odznaczenia Wnioski, decyzje państwowe 1175 Odznaczenia Jak przy klasie 1174 resortowe i inne 1176 Odznaczenia Jak przy klasie 1174 własne 1177 Kary 1178 Odwołania pracowników od kar 118 Sprawy wojskowe pracowników 119 Legitymacje służbowe 12 Ewidencja osobowa 12

13 120 kta osobowe 0 Dla każdego pracownika prowadzi się oddzielną teczkę zawierającą: podanie o pracę, jej zmiany, odpisy akt stanu cywilnego i z 121 Pomoce ewidencyjne do akt osobowych 122 Zaświadczenia w sprawach pracowniczych 123 Rejestr zaświadczeń 13 Bezpieczeństwo i higiena pracy 130 Przepisy o bezpieczeństwie i higienie pracy 0 Skorowidze, karty personalne, wykazy imienne itp. Materiały własne w zakresie bhp, organizacja służby bhp, itp. 131 Środki ochronne Normy odzieżowy roboczej i ochronnej oraz normy przydziału środków do utrzymania higieny osobistej 132 Szkolenia bhp Listy obecności, materiały szkoleniowe i inne dokumenty wykorzystane podczas szkolenia 133 Wypadki przy pracy 1330 Wypadki zbiorowe, śmiertelne, inwalidzkie Dotyczy wypadków podczas pracy 1331 Inne wypadki B naliza wypadków i chorób zawodowych Sprawozdania roczne 134 Ewidencja wypadków studentów 1340 Wypadki zbiorowe, śmiertelne 1341 Inne wypadki B Rejestr czynników B40 szkodliwych 14 Szkolenie i doskonalenie zawodowe pracowników 13

14 140 Organizacja szkolenia i doskonalenia zawodowego 1400 Zasady, formy, metody szkolenia 1401 Plany i programy nauczania 141 Rekrutacja uczestników szkolenia 142 Pomoce szkoleniowe i naukowe 143 Dobór kadr do prowadzenia szkolenia 144 Baza szkoleniowa własna 145 Ewidencja szkolonych 146 Protokoły egzaminacyjne i świadectwa nauki 147 Staże zawodowe, praktyki, studia podyplomowe, specjalizacja 15 Dyscyplina pracy 150 Dowody obecności w pracy Załącznik nr 3 do Zarządzenia nr 99/14 Ustalenia własne 0 0 Ustalenia własne Opracowana własne lub na własne zlecenie, uwagi oraz opinie Ewidencja ośrodków szkoleniowych, polityka nadzoru nad ośrodkami itp. Kopia do akt osobowych Listy obecności, raporty obecności, karty zegarowe itp. 151 bsencja Dotyczy tylko zwolnień lekarskich. Urlopy okolicznościowe, usprawiedliwienia nieobecności kat. 152 Urlopy 1520 Urlopy wypoczynkowe 1521 Urlopy szkoleniowe 1522 Urlopy bezpłatne 1523 Urlopy naukowe 1524 Urlopy wychowawcze 153 Ewidencja delegacji służbowych B10 14

15 154 Komisja dyscyplinarna Protokoły posiedzeń, listy obecności. 16 Sprawy socjalnobytowe 160 Podstawowe Ustalenia własne uczelni zasady 161 Dojazdy do pracy Wnioski, decyzje 162 Doraźna pomoc Wnioski, decyzje materialna 163 Wypoczynek, sport, kultura, rekreacja pracowników Obejmuje świadczenia z ZFŚS np. wczasy pod gruszą, wycieczki, kino, również zorganizowany wypoczynek dzieci 164 Opieka nad pracownikami 165 Realizacja spraw socjalno-bytowych 17 Ubezpieczenia osobowe 170 Przepisy ubezpieczeniowe 171 Ubezpieczenia społeczne 172 Legitymacje ubezpieczeniowe 173 Dowody, uprawnienia do zasiłków pracowników Opieka zdrowotna, opieka nad rencistami, opieka nad dziećmi itp. nalizy, sprawozdania, oceny itp. Instrukcje i wyjaśnienia ZUS i zakładów ubezpieczeniowych Rejestry, skorowidze wydanych legitymacji lub duplikatów Zasiłki chorobowe, rodzinne, pogrzebowe 174 Emerytury i renty Wnioski, decyzje 175 Ubezpieczenia zbiorowe w instytucjach B10 ubezpieczeniowych 2 ŚRODKI RZECZOWE 20 Podstawowe zasady gospodarowania środkami trwałymi 21 Inwestycje i remonty kapitalne 210 Ogólne zasady inwestycji i kapitalnych remontów Okres przechowywania liczy się od upływu terminu umowy ubezpieczeniowej Ustalenia własne uczelni Wytyczne własne, 15

16 211 Dokumentacja prawna i techniczna obiektów własnych 2110 Budowle typowe Użytkownik 2111 Budowle nietypowe i zabytkowe 212 Organizacja i programowanie prac projektowych 213 Prace studyjne 2130 Tematyka i zakres opracowań projektów 2131 Ekonomika inwestycji oraz wskaźniki 2132 Projekty zewnętrzne 214 Ewidencja inwestycji 215 Wykonawstwo i odbiór inwestycji 22 dministracja nieruchomości 220 Nabywanie i zbywanie nieruchomości 221 Przydział i najem nieruchomości 222 Eksploatacja nieruchomości 223 Najem nieruchomości i lokali innym osobom prawnym lub fizycznym 224 Podatki i opłaty publiczne 225 Ewidencja nieruchomości własnych przechowuje dokumentację przez cały okres eksploatacji obiektu Ustalenia własne Umowy, harmonogramy robót, protokoły zawansowania prac projektowych, narady autorskie itp. Dokumentacja prawna i techniczna Okres przechowywania liczy się od daty utraty lub wygaśnięcia umowy najmu B10 Konserwacja, remonty bieżące, oświetlenie, ogrzewanie itp. B10 Umowy najmu. Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy najmu B10 Deklaracje, wymiary podatkowe (z wyjątkiem dowodów księgowych) 16

17 23 Gospodarka materiałowa 230 Organizacja gospodarki materiałowej 231 Zaopatrzenie 232 Magazynowanie i użytkowanie 233 Dokumentacja techniczna maszyn i urządzeń 234 Paszporty maszyn i urządzeń 235 Konserwacja i remonty środków trwałych 236 Gospodarka surowcami wtórnymi i odpadami 24 Transport i łączność 240 Eksploatacja własnych i obcych środków transportowych 2400 Karty drogowe 2401 Rejestr kart drogowych 241 Eksploatacja środków łączności 25 Ochrona zakładu pracy (mienia) 3 EKONOMIK 30 Podstawowe zasady ekonomicznofinansowe 300 Systemy ekonomicznofinansowe 301 Systemy informacyjnodewizowe 302 Systemy i metody analiz 303 Metody rachunku ekonomicznego Załącznik nr 3 do Zarządzenia nr 99/14 Przepisy i ustalenia własne Obejmuje kart pomiaru temperatury i wilgotności powietrza BE10 B10 BC Telefony, faksy itp. 17

18 304 Metody analizy wartości 305 System ewidencji i plan kont 31 Finanse i księgowość 310 Obrót gotówkowy Plany i raporty kasowe, grzbiety druków ścisłego zarachowania np. KP, KW 311 Finansowanie i kredytowanie 3110 Finansowanie własnej jednostki 3111 Zasady kredytowania, współpraca z bankiem 312 Finansowanie inwestycji 32 Księgowość finansowa 320 Dowody księgowe 321 Dokumentacja księgowa 322 Rozliczenia Z dostawcami, odbiorcami, pracownikami, instytucjami ubezpieczeniowymi, podatkowymi itp. 323 Windykacja należności 324 Uzgadnianie sald Korespondencja 325 Ewidencja syntetyczna lub analityczna Księgi kartoteki finansowe lub wydruki komputerowe 33 Rozliczenia płac 330 Dokumentacja płac Materiały źródłowe do obliczania wysokości płac, premii i potrąceń z płac (podatki, składki itp.) 331 Deklaracje podatkowe 332 Deklaracje zbiorcze B Listy zaliczek na płace 334 Listy płac Karty zbiorcze płac 0 18

19 336 Dokumentacja i listy płac za prace zlecone, o dzieło 3360 Imienne listy płac za prace zlecone, o dzieło 3361 Rachunki, sprawozdania z wykonanych zadań 337 Dokumentacja i listy płac nagród i stypendiów 338 Zaświadczenia o płacach 3380 Zaświadczenia na temat wynagrodzeń 3381 Rejestr zaświadczeń 34 Księgowość materiałowotowarowa 340 Zaopatrzenie w materiały biurowochemiczne 0 Załącznik nr 3 do Zarządzenia nr 99/14 Kopie zaświadczeń Zapotrzebowania ma materiały biurowe bądź chemiczne 341 Rejestr zgłoszonych zapotrzebowani 35 Koszty i ceny 350 Kalkulacja kosztów Obejmuje: ogólne zasady (własne wytyczne i ustalenia). Kalkulacje planowe i wynikowe. naliza kosztów własnych 351 Kalkulacja cen Obejmuje: politykę cen (własne ustalenia, zasady i opracowania) 352 Ceny Obejmuje: ceny zaopatrzeniowe, uchwały, zarządzenia, decyzje, ceny zbytu, ustalanie narzutów 36 Fundusze specjalne 360 Zasady gospodarowania funduszami Fundusze specjalne 19

20 361 Fundusze specjalne Obejmuje zakładowy fundusz nagród, fundusz socjalny itp. 37 Inwentaryzacja 370 Ogólne zasady 371 Spisy i protokoły inwentaryzacji 372 Sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji 373 Wycena i przecena B Księgi inwentarzowe 38 Zamówienia publiczne 380 Przepisy dotyczące zamówień publicznych 3800 kty normatywne własne 3801 Ustalenia obce lub władz zwierzchnich 381 Rejestr zamówień publicznych 382 Dokumentacja dotycząca zamówienia publicznego B10 Okres przechowywania liczy się od ostatniego zapisu w księdze 383 Korespondencja Korespondencja z dostawcami i odbiorcami 384 Ewidencja przeprowadzonych procedur przetargowych 4 SZKOLNICTWO I NUK 40 Założenia programowe 400 Plany i programy studiów 401 Indywidualne programy i plany studiów Także wnioski dotyczące zmian w programach i planach studiów, decyzje władz nadrzędnych 41 Rekrutacja 410 Zasady rekrutacji Własne ustalenia 20

21 411 Limity przyjęć na studia 412 kta osobowe kandydatów 413 Komisje rekrutacyjne 4130 Wydziałowa komisja rekrutacyjna 4131 Uczelniana komisja odwoławcza 42 Organizacja i tok studiów 420 Podstawowe zasady 4200 Zarządzenia władz nadrzędnych 4201 Zarządzenia władz uczelni 421 Rozkład zajęć dydaktycznych 422 Podział na grupy studenckie 423 Sesje egzaminacyjne 4230 Sprawy organizacyjne egzaminów 4231 Protokoły egzaminacyjne 424 Praktyki studenckie 4240 Praktyki programowe 4241 Zwolnienia z praktyk 43 Studenci 430 Podstawowe zasady 4300 Zarządzenia władz nadrzędnych Także korespondencja dotycząca uzupełnienia dokumentacji kandydatów, rejestr kandydatów. kta osobowe kandydatów przyjętych na studia prowadzi się w klasie 440 Skład, program pracy, sprawozdania z rekrutacji Jak w klasie Indywidualna dokumentacja składana jest do akt osobowych studenta Jak przy klasie

22 4301 Zarządzenia władz uczelni 431 Dyscyplina studiów B10 Przekładanie egzaminów, urlopy, odwołania w sprawie studiów, przeniesienia z innych uczelni. Decyzje dotyczące konkretnego studenta odkłada się do akt osobowych studenta 432 Świadczenia dla studentów 4320 Opieka zdrowotna 4321 Ubezpieczenia B10 Np. prośby o ubezpieczenie przez uczelnię w ZUS itp. 433 Stypendia 4330 Przepisy dotyczące przyznawania pomocy materialnej 4331 Stypendia socjalne Obejmuje również dopłatę do zakwaterowania w DS., stypendium na wyżywienie i inne. Kopie do akt osobowych studenta 4332 Stypendia naukowe Kopie do akt osobowych studenta 4333 Zapomogi Kopie do akt osobowych studenta 434 Dom studenta 4340 Regulamin organizacyjny 4341 Inne normy regulujące funkcjonowanie domu studenckiego 4342 Prawa i obowiązki mieszkańca domu studenta 4343 Sprawy meldunkowe studentów 4344 Zakwaterowanie studentów Uwagi, nagany, upomnienia itp. Kopie do akt osobowych studenta Decyzje dotyczące przyznania miejsc (wraz z podaniami), rozmieszczenie mieszkańców. 22

23 4345 Podania do kierownictwa DS 435 Sprawy dyscyplinarne studentów 44 Ewidencja studentów 440 kta osobowe studentów 441 Pomoce ewidencyjne do akt osobowych studentów B Załącznik nr 3 do Zarządzenia nr 99/14 Podania do kierownictwa DS Dla każdej sprawy prowadzi się odrębna teczkę. Dla każdego studenta prowadzi się odrębna teczkę, w której gromadzi się dokumenty zgodnie z wytycznymi ministerstwa nadzorującego szkolnictwo wyższe. 442 Księga albumu Jak w klasie Legitymacje studenckie, indeksy, książeczki zdrowia 444 Zaświadczenia 4440 Zaświadczenia wydawane studentom 4441 Rejestr zaświadczeń 45 Działalność studencka 450 Ogólne zasady dotyczące funkcjonowania ruchu studenckiego na terenie uczelni 451 Samorząd studencki 452 Organizacje studenckie Dla każdej organizacji zakłada się odrębną teczkę. Można również wyodrębnić poszczególne grupy dokumentów takie jak statuty, posiedzenie, listy obecności itp. 23

24 4520 Studenckie organizacje naukowe 4521 Studenckie organizacje sportowe 4522 Studenckie organizacje samopomocowe 46 Stopnie i tytuły naukowe Załącznik nr 3 do Zarządzenia nr 99/14 Regulacje dotyczące nadawania stopni naukowych przez uczelnię 460 Profesury Decyzje dotyczące nadania stopnia, kopia do akt osobowych pracownika. 461 Habilitacje Jak w klasie Doktoraty Jak w klasie Biblioteki 470 Przepisy dotyczące prowadzenia biblioteki 471 Gromadzenie zasobu bibliotecznego 4710 Zakupy BE10 Faktury, zamówienia 4711 Dary B10 Dowody przekazania 4712 Wymiana B10 Dowody przekazania międzybiblioteczna - do nas 4713 Wymiana B10 Dowody przekazania międzybiblioteczna - od nas 4714 Przejęcia 0 Protokoły przekazania 4715 Ekwiwalenty B10 Dowody przekazania 4716 Prenumerata B10 Dowody wpływów 472 Ewidencja zbiorów 4720 Inwentarze biblioteczne 4721 Dokumentacja ubytków Protokoły ubytków, rejestry ubytków 4722 Skontra Protokoły skontr księgozbioru 473 Udostępnianie zbiorów 4730 Zobowiązania czytelników BE15 24

25 4731 Monity dłużników 4732 Rejestr odwiedzin w czytelni BE Wypożyczenie biblioteczne z innych bibliotek 4734 Wypożyczenia biblioteczne do innych bibliotek 474 Komputeryzacja biblioteki 475 Promocja usług bibliotecznych, propagowanie czytelnictwa, Galeria kademicka BE15 Księga obecności. Rewersy kategoria Zamówienia czytelników rejestr składanych zamówień. Osobowy rejestr zamówień, dokumentacja realizowanych zamówień Wydruki owych zamówień Licencje do zasobów online, licencje, umowy dotyczące oprogramowania 25