Warszawa, dn. 17 listopada 2011 r. Zapytanie ofertowe I. Zamawiający Microbiolab Sp.z o.o. Ul. Starowiślna 6/35 31-038 Kraków Strona www: www.microbiolab.pl Mail: kontakt@microbiolab.pl II. Opis przedmiotu zamówienia 1. Przedmiotem zamówienia jest realizacja usług polegających na prowadzeniu działań promocyjnych i informacyjnych oraz public relations mających na celu informowanie oraz promowanie powołanego przez Zamawiającego funduszu zalążkowego prowadzonego pod nazwą Microbiolab Wsparcie innowacyjnych projektów z biotechnologii, bioinformatyki oraz komputerowych modeli sieci neuronowych w ramach działania 3.1 Inicjowanie działalności innowacyjnej osi priorytetowej 3 Kapitał dla innowacji Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007-2013. Podstawowym celem prowadzenia wyżej opisanych działań powinno być zwiększenie w Polsce liczby przedsiębiorstw działających w oparciu o innowacyjne rozwiązania z wyżej opisanego zakresu. 2. W toku realizacji zamówienia, Zamawiający zleci wykonawcy prowadzenie akcji promocyjnoinformacyjnej, której celem jest ukształtowanie popytu na oferowane przez Zamawiającego rozwiązania inwestycyjne. W wyniku działania wybranego wykonawcy Zamawiający powinien pozyskać przynajmniej 120 pomysłów na prowadzenie innowacyjnej działalności gospodarczej. Wszelkie działania Wykonawcy powinny być prowadzone zgodnie z wytycznymi i wymogami Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007-2013, w ramach działania 3.1. PO IG, na podstawie umów do których przestrzegania zobowiązany jest Zamawiający. 3. Celem kampanii informacyjno-promocyjnej opisanej powyżej jest: Przekazanie rzetelnego i czytelnego komunikatu na temat prowadzonego przez Zamawiającego projektu oraz możliwości udziału w projekcie dla podmiotów spełniających określonego przez Zamawiającego kryteria,
Promowanie i uświadamianie grupom docelowym korzyści wynikających z udziału pomysłodawców w projekcie, Kreowanie wizerunku projektu, jako nowoczesnej i dynamicznej formy wspierającej innowacyjne pomysły, Popularyzowanie, prezentacja oraz promocja projektu wśród grup docelowych, w tym z promowaniem faktu realizacji projektu w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007-2013 Informowanie opinii publicznej o roli jaką dotacja w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007-2013 odgrywa na realizację projektu. 4. Kampania o której mowa powyżej powinna być prowadzona w okresie od dnia podpisania umowy z Wykonawcą do 31.03.2013. III. Szczegółowy zakres przedmiotu zamówienia: 1. Wykonawca zobowiązany będzie do wykonania następujących usług i dostarczenia następujących dzieł w ramach realizacji zamówienia, które będą służyły do realizacji celów ww. kampanii informacyjno-promocyjnej : Przygotowanie projektu graficznego banerów reklamowych Zamawiającego oraz prowadzonego projektu. Pozycjonowanie SEO oraz pozycjonowanie linków - optymalizacji w tym celu kodu strony www Zamawiającego i projektu. Prowadzenie działań reklamowych w tym m.in.: zamieszczanie banerów promujących Zamawiającego oraz prowadzony Projekt na stronach www i/lub portalach społecznościowych oraz w innych mediach koniecznych do realizacji wyżej określonych celów. Pełna obsługa kampanii mailingowych zgodnie z wytycznymi co do grup docelowych. Publikacje ogłoszeń w prasie branżowej oraz ekonomicznej. 2. Wykonawca zobowiązany będzie do przekazania Zamawiającemu wszelkich praw autorskich oraz własności dostarczonych materiałów. IV. Informacje ogólne na temat procedury wyboru wykonawcy: 1. Niniejsza procedura udzielenia zamówienia prowadzona jest zgodnie z Regulaminem udzielania zamówień podczas realizacji projektu Microbiolab Wsparcie innowacyjnych projektów z biotechnologii, bioinformatyki oraz komputerowych modeli sieci neuronowych w ramach działania 3.1 Inicjowanie działalności innowacyjnej osi priorytetowej 3 Kapitał dla innowacji Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007-2013.
2. Na podstawie niniejszego ogłoszenia wybrane zostaną minimum 3 podmioty, które zostaną zaproszone na spotkania w celu szczegółowego omówienia procesu świadczenia usługi w postaci kampanii promocyjno-informacyjnej funduszu zalążkowego. 3. Zamawiający dopuszcza składnie ofert wykonawców będących z konsorcjum z innymi podmiotami. 4. Każdy oferent może złożyć jedną ofertę. Zamawiający dopuszcza składanie ofert podmiotów będących w konsorcjum. 5. Usługi będą realizowane na podstawie umowy cywilnoprawnej z wybranym wykonawcą. 6. Wynagrodzenie za powyższe usługi będzie wynagrodzeniem rozliczanym na podstawie przyjętego przez obie strony harmonogramu prac i prawidłowo dostarczonych i odebranych produktów. 7. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane. 8. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących złożonych ofert, przy czym treść wyjaśnień nie może prowadzić do modyfikacji złożonych ofert. V. Procedura wyboru wykonawcy Procedura wyboru wykonawcy odbędzie się w dwóch etapach. Etap I: 1. Skierowanie przez Zamawiającego do wybranych oferentów Zapytania ofertowego oraz publikacja Zapytania ofertowego na stronie www oraz w siedzibie Zamawiającego w okresie od 17.11.2011 do 24.11.2011. 2. Składanie przez oferentów ofert spełniających wymogi określone w niniejszych Zapytaniu ofertowym w okresie od 17.11.2011 do 24.11.2011. 3. Spośród ofert zgłoszonych w trakcie Etapu I, Zamawiający zaprosi na spotkanie Wykonawców, których oferty uzyskają największą liczbę punktów, w oparciu o następujące kryteria: 1.1. Doświadczenie : a) realizacja co najmniej pięciu projektów z zakresu public relations, marketingu 1 pkt./projekt;maksymalnie 10 pkt. ; b) kompleksowa obsługa projektów z wykorzystaniem technik internetowych: obsługa stron internetowych 1pkt/projekt; maksymalnie 2 pkt.; c) kontakty z mediami i dziennikarzami 1 pkt./projekt; maksymalnie 6 pkt; d) obsługa przedsięwzięć w zakresie public relations, marketingu dla projektów biotechnologicznych 5 pkt/projekt; e) profil działalności oferenta pokrywający się z zakresem zamówienia 3 pkt/projekt; f) doświadczenie oferenta w promocji funduszy zalążkowych 10 pkt/projekt; g) doświadczenie oferenta w organizowaniu eventów pod patronatem podmiotów publicznych 5 pkt./projekt, maksymalnie 5 pkt.; h) posiadanie doświadczenia w promowaniu projektów biotechnologicznych 5 pkt/projekt,
Etap II 1. W ramach drugiego Etapu przeprowadzone zostanie spotkanie z Wykonawcami wyłonionymi w wyniku oceny ofert w ramach Etapu I, którzy uzyskali największą ilość punktów. W przypadku gdy dwóch Wykonawców uzyskało taką samą ilość punktów, wówczas każdy z nich zostanie zaproszony do drugiego Etapu. Podczas spotkania Wykonawcy zostaną zaznajomieni z potrzebami Zamawiającego dotyczącymi realizacji przedmiotu zamówienia to jest w szczególności zakresu poszczególnych usług koniecznych do zrealizowania w toku realizacji Projektu. Spotkanie odbędzie się w terminie do 29.11.2011. Każdy Wykonawca otrzyma od Zamawiającego potwierdzenie terminu i miejsca spotkania za pośrednictwem email wysłanego na adres wskazany w ofercie Wykonawcy. Wykonawcy którzy nie stawią się na spotkanie, nie będą uprawnieni do udziału w kolejnych etapach procedury. 2. W oparciu o uzyskane informacje podczas spotkania z Wykonawcami, Wykonawcy będą mieli 7 dni na opracowanie koncepcji realizacji przedmiotu zamówienia oraz przedstawienie proponowanego harmonogramu prac. Powyższe powinno zostać przesłane do Zamawiającego w formie cyfrowej na adres kontakt@microbiolab.pl. 3. Po przesłaniu koncepcji Zamawiający odbędzie spotkania z Wykonawcami, w terminach ustalonych indywidualnie z każdym z Wykonawców, przy czym spotkania nie mogą się odbyć później niż do dnia 06.12.2011. 4. Przygotowane opracowania zostaną przedstawione Zamawiającemu podczas indywidualnych spotkań z każdym z Wykonawców. Podczas spotkania negocjowane będą także ceny i harmonogram wykonania prac. 5. Spośród wykonawców zakwalifikowanych do drugiego etapu, Zamawiający wybierze najkorzystniejszą ofertę tego Wykonawcy, którego oferta uzyska największą liczbę punktów (liczonych łącznie dla Etapu I i Etapu II), przy czym w ramach Etapu II brane będą pod uwagę następujące kryteria: a) Koncepcja realizacji ważność kryterium: 40% - innowatorskie podejście 1 pkt. - zgodność koncepcji z charakterem Projektu 3 pkt. b) Organizacja i harmonogram wykonania zleconych prac ważność kryterium: 20% - czas realizacji poszczególnych etapów 1 pkt - dopracowanie formy komunikacji z Zamawiajacym 2 pkt c) Cena: ważność kryterium: 40%. Ilość punktów obliczona jako iloraz najniższej zaoferowanej ceny i ceny danego Wykonawcy, którego oferta jest oceniania, pomnożonej przez 40%. VI. Termin i sposób składania ofert 1. Treść oferty musi odpowiadać treści zapytania ofertowego oraz zawierać co najmniej:
a) pieczęć firmową; b) datę sporządzenia; c) zawierać adres lub siedzibę wykonawcy, numer telefonu, numer NIP, adres email; d) czytelny podpis osoby upoważnionej do reprezentacji wykonawcy; e) informacje o terminie ważności oferty minimum 90 dni; f) opis zrealizowanych projektów, w formie case study, wraz ze wskazaniem roli jaką wykonawca odgrywał w jego realizacji; g) CV osoby/osób mający brać udział w realizacji projektu; 2. Oferty należy złożyć do dnia 24.11.2011r. do godziny 12:00 w: Biurze Projektu pod adresem Plac na Groblach 16/3, 31-001 Kraków, lub przesłać mailem na adres mailowy spółki kontakt@microbiolab.pl 3. Na podstawie nadesłanych ofert, w terminie do godziny 12.00 w dniu 25.11.2011r., zostanie dokonany wybór minimum 3 firm w ramach Etapu I, które zostaną zaproszone na spotkania w ramach Etapu II. W przypadku otrzymania mniejszej ilości ofert niż 3 na spotkania w ramach Etapu II zostaną zaproszenie wszyscy, którzy z ożyli oferty. Rozmowy w ramach Etapu II odbędą się w dniach 28.11.2011-06.12.2011 w terminach uzgodnionych z każdym z Wykonawców. 4. Harmonogram dalszego przebiegu procedury wyboru dostawcy usług w postaci realizacji kampanii promocyjno-informacyjnej: a) Opracowanie koncepcji kampanii promocyjno-informacyjnej przez wybranych oferentów do 06.12.2011 b) Spotkania z oferentami, którzy przedstawienie ww. koncepcje 06.12.2011, c) Podpisanie umowy z wybranym dostawcą do 09.12.2011 VI. Kontakt i udzielanie informacji Dodatkowych informacji udziela Magdalena Kalińska pod adresem email: magda.kalinska@microbiolab.pl