Podręcznik użytkownika Centrum rozliczeniowe UPS 2015 United Parcel Service of America, Inc. Nazwa UPS, marka UPS i kolor brązowy są znakami towarowymi firmy United Parcel Service of America, Inc. Wszelkie prawa zastrzeżone. pl_pl
Spis treści Centrum rozliczeniowe UPS Dostęp do Centrum rozliczeniowego UPS....1 Rejestracja....3 Centrum rozliczeniowe UPS to bezpieczna aplikacja internetowa przeznaczona do wyświetlania faktur oraz dokonywania płatności. Zarejestrowani w niej użytkownicy mogą wyświetlać faktury UPS w kilku formatach (online, PDF, CSV i XML), kwestionować naliczone opłaty, generować raporty i wykonywać płatności online. Przegląd...5 Faktura....6 Płatność... 10 Raporty.... 15 Administracja/Profil.... 16 Wsparcie.... 21 i
Dostęp do Centrum rozliczeniowego UPS Przejdź do strony głównej witryny ups.com. Po wybraniu zakładki Mój UPS zostanie wyświetlone menu. Z menu rozwijanego wybierz pozycję Rozliczanie. Można również wpisać do paska przeglądarki adres ups.com/billing. 1
Dostęp do Centrum rozliczeniowego UPS (cd.) Aby się zarejestrować, wybierz opcję Rejestracja w centrum rozliczeniowym firmy UPS. Jeśli rejestracja w centrum rozliczeniowym UPS została wykonana wcześniej, wybierz opcję Dostęp. Jeśli nie jesteś zalogowany(-a) w obszarze Mój UPS, zaloguj się. Jeśli nie posiadasz identyfikatora Mój UPS, wybierz opcję Zarejestruj się teraz, aby utworzyć identyfikator i hasło. Dane logowania umożliwią uzyskiwanie dostępu do aplikacji w witrynie ups.com, w tym również do Centrum rozliczeniowego UPS. 2
Rejestracja Uwierzytelnienie konta z użyciem faktur W celu potwierdzenia, że aktualnie masz dostęp do informacji o fakturach dla każdego konta, które zamierzasz zarejestrować w centrum rozliczeniowym UPS, wymagane będzie przeprowadzenie procedury AIA (Account Invoice Authentication) (Uwierzytelnienie konta z użyciem faktur). W celu pomyślnego uwierzytelnienia konta UPS konieczne będzie również udostępnienie następujących informacji z jednej z trzech ostatnich faktur wygenerowanych w ciągu ostatnich 45 dni: Numer faktury Wartość brutto faktury Data wystawienia faktury Identyfikator kontrolny Uwaga: W celu zarejestrowania planu wymagane jest udostępnienie informacji AIA z zestawienia faktury. 3
Rejestracja (cd.) Uwierzytelnienie konta z użyciem faktur (cd.) Pojawi się informacja o pomyślnym zarejestrowaniu konta w centrum rozliczeniowym UPS. Po zakończeniu rejestracji można dodawać informacje o płatnościach. Dodatkowe konta można dodawać za pośrednictwem zakładki Administracja po zalogowaniu się w centrum rozliczeniowym UPS. Po wybraniu przycisku Kontynuuj w centrum rozliczeniowym UPS zostanie wyświetlona strona Przegląd. 4
Przegląd Zakładki w całym centrum rozliczeniowym UPS znajdują się u góry każdego ekranu. Zakładki można wybierać w celu używania różnych funkcji i funkcjonalności. Na stronie Przegląd można wyświetlać i/lub wybierać następujące elementy kluczowe: Bieżące saldo (kwota zaległa) dla całej firmy (suma z wszystkich kont wybranych w obszarze Firma) Konfiguruj płatności automatyczne Konta zarejestrowane w sekcji Płatności automatyczne Przycisk Zapłać teraz umożliwiający dostęp do obszaru Płatności 5
Faktura Na karcie Faktura można uzyskać dostęp do podsumowania faktury w formacie CSV i XML, a także dostęp do faktury online w formacie PDF. Można także kwestionować naliczone opłaty. Podsumowanie i szczegóły faktury Następujące informacje o statusie faktury są wyświetlane na karcie Faktura po wybraniu opcji Podsumowanie firmy. Otwarta/zaległa Zwrot płatności Zaległa Zapłacona Oczekuje na płatność Nadpłata/korekta Otwarta Zamknięta Niedopłata/korekta Korzystając z następujących kryteriów wyszukiwania, można wyświetlać konkretne informacje dotyczące faktur za usługi krajowe/za eksport oraz dotyczące faktur za import: Data faktury Numer klienta Status faktury Numer faktury Typ faktury W celu wyświetlenia szczegółowych informacji o fakturze należy wybrać numer faktury. Historia faktury Funkcja Historia archiwum w centrum rozliczeniowym umożliwia: Pobieranie faktur nawet z 52 minionych tygodni Jednoczesne pobieranie wielu faktur do pojedynczego skonsolidowanego pliku 6
Faktura (cd.) Podsumowanie i szczegóły faktury (cd.) Z ekranu Podsumowanie faktury można wyświetlić kluczowe informacje dotyczące faktury. Użytkownicy posiadający uprawnienia do wykonywania płatności mają dostęp do przycisku Zapłać teraz, który umożliwia inicjowanie płatności z ekranu Podsumowanie faktury. Wyświetlanie pliku PDF Wybierz opcję PDF, aby wyświetlić fakturę w wersji PDF. Drukowanie potwierdzenia przelewu Wybierz opcję Potwierdzenie przelewu, aby wyświetlić i wydrukować potwierdzenie przelewu. Pobieranie pliku CSV Plik danych rozliczeniowych UPS Wybierz opcję Dane rozliczeniowe UPS, aby wyświetlić 250 elementów danych w formacie CSV. Plik danych XML Wybierz opcję Format danych XML, aby uzyskać zestawienie w postaci pliku formatu XML. Format drukarki Wybierz opcję Format drukarki, aby wyświetlić i wydrukować kopię strony. 7
Faktura (cd.) Korekty/Reklamacje Z ekranu Podsumowanie faktury można kwestionować naliczone opłaty, wybierając przycisk Prześlij. 8
Faktura (cd.) Korekty/Reklamacje (cd.) Po wybraniu przycisku Prześlij z ekranu Raport o szczegółach przesyłki zostanie wyświetlony formularz transakcji sporu. Należy wypełnić ten formularz, wprowadzając wartości do wymaganych pól. Wniosek o korektę zostanie sprawdzony, a jeśli zostanie zatwierdzony, wówczas do następnej faktury zostanie wystawiona faktura korygująca. Jeśli wniosek o korektę nie zostanie zatwierdzony, użytkownik otrzyma odpowiednią wiadomość e-mail. Po złożeniu formularza reklamacji zostanie wyświetlony komunikat informujący o tym, że wniosek został pomyślnie złożony. 9
Płatność Zakładka Płatność umożliwia skonfigurowanie i/ lub opracowanie płatności za fakturę. Administrator w firmie musi przypisać użytkownikom rolę, która pozwoli na płacenie za faktury. Tylko administrator może skonfigurować konto dla płatności. Dostępne są cztery moduły płatności: Płatności jednorazowe Płatności automatyczne Aktywność dotycząca płatności Konta dla płatności Konta dla płatności Zanim możliwe będzie zainicjowanie płatności elektronicznych w centrum rozliczeniowym UPS należy ustalić co najmniej jedno konto dla płatności. Konta płatności można dodawać, a istniejące konta można wyświetlać, edytować i usuwać. Na karcie Konta dla płatności w obszarze Płatność w centrum rozliczeniowym UPS wybierz opcję Dodaj rachunek bankowy, aby ustanowić konto dla płatności. (Dla kont, które są już ustanowione, wybierz opcję Edytuj, aby zaktualizować informacje o koncie, albo Usuń, aby usunąć konto). 10
Płatność (cd.) Konta dla płatności (cd.) Następnie zostanie wyświetlony ekran przeznaczony do dodawania informacji o rachunku bankowym. Informacje należy wprowadzić do odpowiednich wymaganych pól. W polu Nazwa konta dla płatności należy używać tylko znaków alfanumerycznych. Uwaga: Znaki specjalne (np. @, #, *,?) nie są obsługiwane w polu Nazwa konta dla płatności. 11
Płatność (cd.) Płatności jednorazowe W przypadku korzystania z opcji Płatności jednorazowe należy zainicjować płatność dla UPS za każdą fakturę przeznaczoną do zapłaty. Uwaga: W celu zaplanowania płatności w centrum rozliczeniowym UPS wymagane będzie co najmniej jedno ustanowione konto dla płatności. Każdorazowo w celu dokonania płatności konieczne będzie wybranie faktury. W celu przyspieszenia płatności można wybrać wiele faktur, zaznaczając górne pole wyboru, które powoduje wybranie wszystkich zaległych faktur, albo zaznaczając tylko faktury do zapłaty. Następnie konieczne będzie wprowadzenie daty płatności oraz wybór wymaganego konta dla płatności. Uwaga: Jeśli faktura jest płatna z chwilą otrzymania, domyślnie wybrany zostanie dzień bieżący. Zostanie wyświetlony ekran potwierdzenia płatności jednorazowej. Konieczne będzie zatwierdzenie faktury i kwoty faktury. Po zatwierdzeniu wybierz przycisk Dalej. 12
Płatność (cd.) Płatności automatyczne Płatności automatyczne umożliwiają konfigurowanie płatności za dowolną fakturę wyświetlaną w centrum rozliczeniowym UPS. Uwaga: Przed skonfigurowaniem płatności automatycznych należy zapłacić wszystkie zaległe faktury, korzystając z opcji płatności jednorazowych. W celu skonfigurowania płatności automatycznych użytkownicy muszą: Wybierz zakładkę Płatność, a następnie opcję Płatności automatyczne Wybierz opcję Dodaj płatności automatyczne, a następnie przycisk Dalej Wybierz Numer konta Wybierz konto dla płatności, korzystając z menu rozwijanego Udostępnij następujące dane: kwota do zapłaty, data przelewu i okres, którego dotyczy Wybierz przycisk Dalej Sprawdź szczegóły płatności automatycznej i wybierz opcję Potwierdź Płatności automatyczne mogą być aktualizowane z ekranu zarządzania płatnościami automatycznymi Wybierz opcję Edytuj lub opcję Anuluj, aby przerwać procedurę. Płatności automatyczne będą obowiązywać do czasu ich anulowania albo do upływu określonej daty. 13
Płatność (cd.) Aktywność dotycząca płatności Na karcie Aktywność dotycząca płatności można wyświetlać płatności jednorazowe oraz automatyczne. W centrum rozliczeniowym UPS dostępne są dane nawet z jednego roku aktywności dotyczącej płatności. Jeśli płatność nie została przetworzona, wówczas można edytować jej datę albo anulować zaplanowane płatności. 14
Raporty Karta Raporty zachęca klientów do pobierania narzędzia Analiza rozliczeń. Klienci będą kierowani do strony pobierania. 15
Administracja/Profil Karta Administracja jest dostępna dla użytkowników, którzy są przypisani do roli Administrator. Administratorzy mogą dodawać użytkowników i konta, profile użytkowników oraz powiadomienia e-mail, a ponadto mogą zarządzać tymi elementami. Karta Profile jest dostępna dla użytkowników, którzy nie są przypisani do roli Administrator, i jest to miejsce, w którym można zarządzać powiadomieniami e-mail. Przegląd opcji dostępnych dla administratora Na karcie Administracja dostępne są trzy karty: Zarządzaj spółką Zarządzaj użytkownikami Powiadomienie Firma W obszarze Firma dostępne są cztery karty: Dodaj klientów Wyświetl zarejestrowane konto Zarządzaj rejestracją Zarządzaj płatnościami 16
Administracja/Profil (cd.) Administrator użytkownicy Za pośrednictwem tego ekranu użytkownik pełniący rolę administratora może wyświetlać, edytować, usuwać i dodawać użytkowników. W celu dodania nowego użytkownika należy wprowadzić identyfikator Mój UPS tego użytkownika oraz skojarzony adres e-mail, a następnie przypisać rolę do użytkownika. Dostępne role: Tylko wyświetlanie, Wyświetlanie i dostosowywanie, Wyświetlanie i płacenie, Wyświetlanie, płacenie i dostosowywanie, Administrator oraz Menedżer planu. Zostanie wyświetlony komunikat z informacją o tym, że użytkownik został pomyślnie dodany. Rekord dodanego użytkownika pojawi się na liście użytkowników, pod wynikami wyszukiwania. W celu zaktualizowania/zmiany roli użytkownika należy wybrać opcję Edytuj. W celu usunięcia użytkownika z centrum rozliczeniowego UPS należy wybrać opcję Usuń. 17
Administracja/Profil (cd.) Administrator dodawanie konta W celu uwierzytelnienia konta w sekcji dodawania konta należy udostępnić następujące dane z poprzedniej faktury: numer konta, numer faktury, data płatności faktury, data wystawienia faktury oraz identyfikator kontrolny. Uwaga: Po pomyślnym uwierzytelnieniu konta zostanie wyświetlony komunikat. 18
Administracja/Profil (cd.) Administrator zarządzanie kontem Użytkownik pełniący rolę administratora ma wszelkie uprawnienia dostępu do kont w profilu firmy i jest automatycznie skojarzony z wszystkimi kontami. Użytkownicy, którzy nie pełnią roli administratora, nie są automatycznie przypisywani do żadnych kont i nie mogą wyświetlać informacji z kont, do których nie są przypisani. Użytkownicy, którzy nie pełnią roli administratora, muszą zostać przypisani przez Administratora przy użyciu opcji zarządzania dostępem. 19
Administracja/Profil (cd.) Administrator Powiadomienie Wszyscy użytkownicy mogą zarządzać swoimi preferencjami dotyczącymi poczty e-mail na karcie Powiadomienie. Wyświetlane będą wszystkie opcje powiadomień e-mail. Należy zaznaczyć wszystkie żądane pola wyboru, aby otrzymywać wiadomości e-mail z informacjami o konkretnej aktywności w centrum rozliczeniowym UPS. W celu aktualizacji swojego adresu e-mail należy uzyskać dostęp do profilu Mój UPS za pośrednictwem witryny ups.com. Użytkownik inny niż administrator 20
Wsparcie Wsparcie można uzyskać za pośrednictwem karty Wsparcie w centrum rozliczeniowym UPS pod adresem ups.com, na której można: Uzyskiwać dostęp do informacji pomocy dostępnych w centrum rozliczeniowym UPS Kontaktować się z firmą UPS przez pocztę e-mail, wypełniając formularz WWW pod adresem ups.com Po zakończeniu wybierz przycisk Dalej u dołu ekranu. Wypełnij pola, zaznaczając Centrum rozliczeniowe UPS, a następnie wprowadź pytanie lub komentarz. Wybierz przycisk Wyślij e-mail w prawej dolnej części ekranu. Znaleźć numer kontaktowy do kontaktów z firmą UPS 21
Wsparcie (cd.) Wsparcie telefoniczne Z firmą UPS można również skontaktować się telefonicznie, aby uzyskać odpowiedzi na pytania dotyczące faktur albo wsparcia technicznego w centrum rozliczeniowym UPS. Jednak numery telefonów dla każdego z tych tematów są różne. Faktura za usługi krajowe: 22 534 08 03 Faktura za usługi importu: 22 534 08 03 Pomoc techniczna +48 22 203 03 21 Pytania dotyczące faktur za usługi krajowe/za import: W przypadku pytań dotyczących rozliczenia można zadzwonić na numer działu wsparcia w zakresie rozliczeń za usługi krajowe i usługi importu. Faktura za usługi krajowe: 22 534 08 03 Faktura za usługi importu: 22 534 08 03 Pomoc techniczna: W przypadku pytań natury technicznej należy zadzwonić na numer +48 22 203 03 21. Najczęściej zadawane pytania: http://www.ups.com/content/pl/pl/resources Przesyłanie zapytania pocztą e-mail: https://www.ups.com/upsemail/input?loc=pl_pl 22