E-Biuletyn o Zarządzaniu Jakością czyli Jakość z pasją Nr 2/2013 Witamy serdecznie, W tym numerze publikujemy kolejny artykuł z cyklu: Metody jakościowe wykorzystywane w 3 fazach - faza wzrostu i stabilizacji. Chcemy rozwijać się i stawać się lepsi w tym, co robimy dlatego liczymy na uwagi i sugestie dotyczące odbioru e - biuletynu przez Państwa. Wszelkie prawa zastrzeżone. Niniejszy e-biuletyn może być jednak publikowany i rozpowszechniany z poszanowaniem praw autorskich. Rozumiemy przez to brak naruszania integralności tekstu oraz formy PDF niniejszej publikacji. Jakość jest naszą pasją lubimy o niej dyskutować. Aleksandra Purzycka Jędrzej Bochyński ul. Kamienna 109, 50-547 Wrocław tel. 71 733 62 82 fax. 71 733 62 43 jedrzej@qualityskills.pl www.
E-Biuletyn o Zarządzaniu Jakością czyli Jakość z pasją Nr 2/2013 Metody jakościowe wykorzystywane w 3 fazach - faza wzrostu i stabilizacji. W poprzednich wydaniach opisywaliśmy szczegółowo metody, narzędzia i techniki jakościowe stosowane w dwóch pierwszych fazach - zbierania danych oraz ich przesiewania, czyli przygotowania oraz przeprowadzania analizy. Tym razem pragnę skupić się na przedstawieniu narzędzi stosowanych w ostatniej fazie - fazie wzrostu i stabilizacji. DIAGRAM PRZEBIEGU PROCESU Diagram jest to graficzny sposób przedstawienia procesu. Jest to swoistego rodzaju pismo obrazkowe pokazujące kolejne kroki lub sekwencje procesu. Stosuje się specjalne symbole graficzne dla oznaczenia np.: pierwszej operacji, kolejnych etapów procesu, zakończenia, dokumentów, punktów kontroli, podejmowania decyzji, dokumentacji, baz danych (rys.1). 1. Zbieranie 2. Przesiewanie 3. Wzrost i stabilizacja.. Faza wzrostu i stabilizacji. To faza formułowania wniosków oraz kompletowania dokumentacji. Jest ona jedną z najważniejszych faz w jakości. Nie sztuką jest bowiem samo kompletowanie informacji, robienie wykresów oraz diagramów. Trzeba wiedzieć, po co się to robi. Faza wzrostu i stabilizacji pozwala nam kompletnie zakończyć cykl PDCA, uporządkować dokumentację, wprowadzić standardy i dokumentację w życie oraz ocenić efektywność działań korygujących. Do metod i narzędzi zaliczanych do tej fazy należą m. in.: Diagram przebiegu procesu (schemat blokowy); SIPOC - RASCI FMEA Wszelkiego rodzaju matryce odpowiedzialności i umiejętności; Six Sigma Audity oraz audity follow-up (działań korygujących). Rys. 1. Oznaczania etapów procesu w diagram procesu. Źródło: Opracowanie własne Aleksandra Purzycka na podstawie Microsoft Visio. Typowe są dwa podejścia do tworzenia diagramu: konwencjonalny (rys. 3) oraz wielofunkcyjny (cross functional, swim line) (rys. 2), który opisuje również role i poszczególne obowiązki w całym procesie. Diagram wielofunkcyjny może mieć układ pionowy (najpopularniejszy) lub poziomy. W wersji przywołanej na rysunku 2 wyznaczone są poszczególne funkcje (stanowiska) a obok ustawione są odpowiednio etapy procesu zachowując nie tylko chronologię czynności ale również kolejność stanowisk. ul. Kamienna 109, 50-547 Wrocław tel. 71 733 62 82 fax. 71 733 62 43 jedrzej@qualityskills.pl www.
E-Biuletyn o Zarządzaniu Jakością czyli Jakość z pasją Nr 2/2013 SIPOC - RASCI Jest to również narzędzie stosowane do opisu procesu, jednak bardziej złożone, kompleksowe i zawiera zdecydowanie więcej informacji. Narzędzie to może być stosowane do każdego rodzaju procesu i jest całościowym opisem czynności, zasobów, odpowiedzialności i przesyłania informacji. Zawartość jest opisana w nazwie narzędzia, ponieważ nazwa pochodzi od pierwszych liter kolumn zawierających specyficzne informacje o każdym etapie procesu. Każda część SIPOC lub RASCI może też funkcjonować osobno lub wspólnie. Przy każdej zmianie procesu, odpowiedzialności lub obiegu informacji należy pamiętać o zmianie dokumentu. Rys. 2. Wielofunkcyjny diagram procesu Źródło: http://www.rff.com/cross-functional-template.htm S - Supplier - dostawca danego kroku procesu I - Input - wejście do kroku procesu P - Process - krok procesu O - Out put - wynik kroku procesu C - Customer - klient wew./zew. kroku procesu. Druga część tabeli zawiera następujące dane: R - Responsible - Osoba odpowiedzialna za wykonanie A - Acountable - Osoba odpowiedzialna za funkcjonowanie procesu S - Supportive - Wsparcie C - Consulted - Konsultant I - Informed - Osoba informowana Rys. 3. Konwencjonalny diagram procesu. Źródło: http://www.mybusinessprocess.net/process-flow/ Rys. 4. SIPOC- RASCI. Źródło: Opracowanie własne. ul. Kamienna 109, 50-547 Wrocław tel. 71 733 62 82 fax. 71 733 62 43 jedrzej@qualityskills.pl www.
E-Biuletyn o Zarządzaniu Jakością czyli Jakość z pasją Nr 2/2013 FMEA FMEA jest obecnie standardem w branży Automotive. Konieczność jego posiadania jest zobligowane specyfikacją ISO TS. Należy pamiętać, że po każdej zmianie procesu, wprowadzeniu działań korygujących lub zapobiegawczych należy uaktualnić dokumentację - w tym również FMEA. Jest to swoiste udokumentowanie działań, uporządkowanie dokumentacji. Należy pamiętać o ponownej ocenie ryzyka i wyliczeniu nowych wartości RPN. Więcej o tym zagadnieniu znajdziecie: Informacja o odpowiedzialności jest też zawarta w narzędziu SIPOC - RASCI pod postaciami R oraz A Tablica umiejętności (tabela kwalifikacji, skill matrix) opisuje natomiast indywidualne umiejętności pracownika na konkretnym stanowisku. Mogą być też ukazane wzorcowe poziomy umiejętności, jako punkt odniesienia do indywidualnie posiadanych. Dzięki temu łatwo jest sporządzić potrzeby szkoleniowe i zaplanować rozwój pracowników, aby posiadać kadrę o odpowiednich kwalifikacjach Tytuł: Metoda FMEA. Autor: Aleksandra Purzycka Dostępny na: Nowoczesna Firma Link do publikacji: Metoda FMEA. MATRYCE ODPOWIEDZIALNOŚCI I UMIEJĘTNOŚCI Matryce są to dane tabelaryczne, które w prosty, graficzny sposób przedstawiają dane i definiują określone odpowiedzialności, umiejętności. Matryc może być wiele rodzajów i to do nas samych zależy, co w nich przedstawimy. Najbardziej popularne są właśnie niżej omówione tablice. Można też zawrzeć w jednej matrycy zarówno odpowiedzialność jak i umiejętności, gdyż obie te informacje są ze sobą w pewien sposób spójne i zależą od stanowiska pracy. Różnica jest tylko taka, że tablica umiejętności powinna być zrobiona na poziomie indywidualnym każdego pracownika a odpowiedzialności na poziomie stanowiska. W tabeli odpowiedzialności mogą być zawarte różnego rodzaju odpowiedzialności w zależności, jaki proces podlega opisowi: - finansowa (w zależności od kwoty i stanowiska, centrum kosztów) - techniczna (tworzenie rysunków technicznych, specyfikacji) - jakościowa (za zwolnienie wyrobu, kontrola wizualna, testy) - decyzyjna (w zależności o rodzaju i stanowiska) - za zasoby ludzkie (szkolenia, ocena, rozwój, przesunięcia kadrowe). Rys. 5. Przykład tablicy umiejętności. Źródło: http://www.trindent.com/blog/ Tablice odpowiedzialności lub umiejętności mogą też zawierać uprawnienia, które też są istotnym elementem i stanowią podstawę prawidłowego rozplanowania zasobów ludzkich oraz systemu pracy. Możemy mówić o uprawnieniach: - licencjach, np.: licencjonowany zarządca nieruchomości; - uprawnieniach technicznych np.: spawania, pracy na wysokości, itd; - uprawnienia budowlane (projektowanie, kierowania pracami budowlanymi); - uprawnienia SEP`owskie; - uprawnienia na prowadzenie i obsługę wózków widłowych;. - konieczność posiadania specjalnego typu prawo jazdy; - certyfikaty, np. na audytora wiodącego, ISO/TS, VDA; - uprawnienia do zatrzymania pracy/linii oraz do wznowienia pracy. ul. Kamienna 109, 50-547 Wrocław tel. 71 733 62 82 fax. 71 733 62 43 jedrzej@qualityskills.pl www.
E-Biuletyn o Zarządzaniu Jakością czyli Jakość z pasją Nr 2/2013 Ważnej jest natomiast, aby dokumenty tez zawsze były aktualne i zgodne z rzeczywistością. Stanowią one ważną dokumentację oraz pozwalają na odpowiednie zarządzanie procesem, aby uniknąć przyszłych reklamacji, opróżnień w projektach, przestoi na liniach, zaburzeń w procesie. Pozwala to też na uzyskanie lepszej zdolności i powtarzalności procesu. SIX SIGMA Metoda Six Sigma jest coraz bardziej popularnym, ale złożonym podejściem stosowanym do optymalizacji procesów. Ponieważ właściwe omówienie tego tematu zajęłoby zbyt dużo miejsca zapraszamy więc do osobnej lektury artykułu: Tytuł: Six Sigma. Autor: Aleksandra Purzycka. Dostępny na: ISOmnia.pl (publikacja darmowa po zalogowaniu) Link do publikacji: Metodologia six sigma. Audity mogą być zaplanowane i systematyczne oraz specjalne - związane z konkretną sytuacją jak: reklamacje, duży lub nagły spadek/ wzrost wskaźników, zwiększona ilość niezgodności. Pozwala to na szybkie reagowanie i identyfikację problemów w miejscu ich powstawania. Należy pamiętać, że sam audit nie kończy się na raporcie. Ważne jest zidentyfikowanie przyczyn niezgodności (root cause), ustalenie działań korygujących oraz sprawdzenie ich skuteczności. Po pewnym czasie ważne jest potwierdzenie ich efektywności i sprawdzenie (w rzeczywistości) funkcjonowania ustalonych działań. Są to dodatkowe audity sprawdzające tak zwane follow-up. Jest to finalne potwierdzenie, że nasza organizacja prawidłowo się rozwija. Ze wszystkich auditowych aktywności należy utrzymywać zapisy. Wszystkie omówione w tym wydaniu e-biuletynu metody i narzędzia jakościowe pozwalają uporządkować dokumentację, wprowadzić standardy i dokumentację w życie oraz ocenić efektywność działań korygujących. AUDITY oraz AUDITY FOLLOW-UP Audity są jednym z podstawowych narzędzi usprawniania systemu wymaganym przez ISO 9001. Oprócz konieczności, większość osób nie zdaje sobie sprawy, jak ważną funkcję mają audity dla organizacji. Przede wszystkim pozwalają na: - obiektywną ocenę procesów - identyfikację zagrożeń - optymalizację procesów - doskonalenie systemu - rozwiązywanie problemów - systematyzację i standaryzację w różnych obszarach - stabilny wzrost organizacji. Audity mogą pełnić funkcję prowokującą działania zapobiegawczych, ponieważ podczas czynności z nim związanych mogą być zidentyfikowane potencjalne przyczyny niezgodności - ustrzegając tym samym często przed prawdziwym zagrożeniem. Rys 6. PDCA. Źródło: Internet, Wikipedia. Całość tych wszystkich trzech faz (zbierania, przesiewania, wzrostu i stabilizacji) jest innym przedstawieniem logicznego cyklu rozwiązywania problemów oraz doskonalenia PDCA. Dlatego ważne jest, aby stosować je w każdym cyklu życia organizacji, każdej fazie rozwiązywania problemów a szczególnie w doskonaleniu. Aleksandra Purzycka ul. Kamienna 109, 50-547 Wrocław tel. 71 733 62 82 fax. 71 733 62 43 jedrzej@qualityskills.pl www.
E-Biuletyn o Zarządzaniu Jakością czyli Jakość z pasją Nr 2/2013 Jak się z nami skontaktować? Zachęcamy do kontaktu z nami również poprzez: ul. Kamienna 109 50-547 Wrocław T: +48 71 733 62 82 F: +48 71 733 62 43 E: jedrzej@qualityskills.pl W: www. Pozdrawiamy! ul. Kamienna 109, 50-547 Wrocław tel. 71 733 62 82 fax. 71 733 62 43 jedrzej@qualityskills.pl www.