Instrukcja użytkownika QUADRA LOGISTYK Rejestracja i obsługa zleceń wersja 1 grudzień 2012 1
spis treści 1. Rejestracja nowego zlecenia... 3 2. Edycja formatki Dane zlecenia... 5 3. Obsługa zlecenia zakładka OBSŁUGA... 9 4. Rejestracja kosztów zlecenia... 18 5. Historia zlecenia... 22 6. Raport... 23 7. Wydruk formularzy zlecenia... 24 8. Podgląd zlecenia... 24 9. Import zleceń... 26 Zał nr 1... 27 Zał nr 2... 28 Zał nr 3... 29 Zał nr 4... 30 Zał nr 5... 31 2
1. Rejestracja nowego zlecenia Rejestracja nowego zlecenia obejmuje wykonanie następujących kroków: 1.1 Z menu głównego należy wybrać polecenie nowe zlecenie. Formatka, która zostanie wyświetlona została przedstawiona poniżej. 1.2 Formatka zostanie wyświetlona z nadanym już automatycznie kolejnym numerem zlecenia. Numer jest zgodny z formatem i zakresem wcześniej zdefiniowanym w ustawieniach/licznik zleceń. 1.3 Pola jakie należy wypełnić: Lp. Etykieta Typ pola Opis pola Nowe zlecenie 1 Nowe zlecenie/ System nadaje kolejny Trans ID numer zlecenia. Jeśli zlecenie pochodzi od kontrahenta należy numer ten nadpisać numerem tego kontrahenta Jest to numer drukowany kodem paskowym na formularzu zlecenia. W oknach przeglądowych będzie wyświetlany, jako nr Trans ID. Ten numer będzie odnośnikiem dla wszystkich stron procesu. Nadpisanie nr zlecenia nr kontrahenta umożliwi odnalezienie w systemie QL naprawy po jego własnym numerze. 2 Zleceniodawca Lista wartości Jest to ID Zleceniodawcy. Może to być klient indywidualny (KLI), zdefiniowany w systemie Market, lub dowolny sklep/dealer - DEALER. 3 Płatnik Lista wartości Pole wypełniane przez system lub 3
Dane użytkownika 4 Przepisz dane dostawcy użytkownika. Dla podmiotu płacącego za naprawę, którym jest Gwarant zdefiniowany w QL, należy wybrać identyfikator płatnika z rozwijanej listy. Jeżeli naprawa jest zlecana przez Market to pole Płatnik wypełni się samoczynnie. Uwaga: jest to pole określające parametry rozliczania. Pole wyboru Zaznaczenie check-box powoduje uzupełnienie danych zgodnie z wybranym wcześniej Zleceniodawcą ID Marketu. Pole tekstowe Wpisać dane personalne użytkownika 5 Nazwisko/Nazwa Imię 6 Adres Pole tekstowe Wpisać dane adresowe użytkownika Miasto Kod pocztowy Województwo 7 Tel/Tel Pole tekstowe Wpisać dane kontaktowe użytkownika komórkowy / E- mail Dane produktu 8 Rodzaj sprzętu Lista wartości Pole uzupełniane jest przez system na podstawie danych wprowadzonych w pola Model i Producent. Jest możliwość uzupełnienia ręcznie danych przez użytkownika. Uwaga: Pole to decyduje o cenie naprawy. 9 Producent Lista wartości Wybrać z listy wyboru producenta sprzętu. 10 Model Pole tekstowe Po wprowadzeniu pierwszej litery system wyświetli możliwe podpowiedzi, których lista będzie się zawężać w miarę wprowadzania kolejnych znaków. System podpowie nazwę modelu, jeśli dla danego Marketu zostały wcześniej zdefiniowane modele sprzętów wybranego producenta. 11 Nr fabryczny Pole tekstowe Wprowadzić nr fabryczny sprzętu. 12 Opis usterki Pole tekstowe Wprowadzić opis usterki. 13 Akcesoria/ogólny stan Pole tekstowe 14 Opakowanie do Pole tekstowe transportu Jeżeli naprawa gwarancyjna 15 Czy naprawa w Pole wyboru okresie gwarancji Wprowadzić opis słowny. Wprowadzić opis słowny. Pole wymagane. Należy zaznaczyć jedno z pól wyboru. 4
producenta? 16 Data zakupu Zdefiniowany kalendarz Z kalendarza wybrać datę zakupu. 17 Miejsce zakupu Pole tekstowe Wpisać miejsce zakupu sprzętu 18 Nr gwarancji Pole tekstowe W zależności od ustawień gwaranta, może pojawić się pole do wprowadzenia nr autoryzacji naprawy. Wprowadzić nr gwarancji, na podstawie której wykonywana będzie naprawa 19 Nr Pole tekstowe Pisać nr dowodu zakupu sprzętu. faktury/paragonu Dane naprawy 20 Kod naprawy Lista wartości Wskazać kod odpowiadający charakterowi zlecenia 21 Rodzaj naprawy Lista wartości Wskazać kod odpowiadający charakterowi zlecenia 22 Data zgłoszenia Zdefiniowany kalendarz Z kalendarza wybrać datę zakupu. naprawy 23 Data przyjęcia Zdefiniowany kalendarz Z kalendarza wybrać datę zakupu. sprzętu do serwisu 24 Dokument przyjęcia 25 Dokument wydania Lista wartości Pole tekstowe Dokument składa się z Kodu/Grupy Marketów/Nr dokumentu lub WZ. Można stosować kody organizacyjne / np. ZABRAC mówiące, że uzgodniono z klientem zabranie sprzętu z domu przez serwis. Należy wpisać informacje o sposobie wydania sprzętu np. KLI klient odbierze osobiście, lub TRA sprzęt do transportu przez Serwis. 26 Uwagi recepcji Pole tekstowe Wprowadzić ważne uwagi, uzgodnienia z klientem itp. Dodaj zlecenie zatwierdzenie rejestracji zlecenia 1.4 Poprawnie zarejestrowane zlecenie otrzymuje status właściwy dla podmiotu rejestrującego zgłoszenie: a. Zgłoszone zlecenie zarejestrowane jest przez Recepcję, Market lub zostanie zaimportowane i nie ma wskazanego serwisu wykonawczego; b. Przypisane - zlecenie zarejestrowane jest przez Serwis, lub skierowano je już do właściwego serwisu. 1.5 System wyświetli nowo utworzone zlecenie w formie przeglądu. 2. Edycja formatki Dane zlecenia Uwaga: Wszystkie pola, ich dostępność oraz listy słownikowe zależą od indywidualnych ustawień i parametryzacji danego Marketu, Producenta, czy Serwisu. Dane zlecenia można edytować w dwóch etapach: 5
a. Edytuj dane Quadra-Net modyfikacja przypisania serwisu; b. Edytuj modyfikacja danych opisowych zlecenia. A B Zmień dane QUADRA-NET 2.1 Kliknąć na przycisk Zmień dane Quadra-Net. 2.2 System otworzy okno w trybie edycji tej części formatki. 2.3 Z listy wyboru (właściwej dla zalogowanego użytkownika) należy wskazać właściwy serwis. Dane z szarego pola zostaną przepisane do części Dane serwisu. 2.4 W polu nr zlecenia należy podać kolejny Nr zlecenia w serwisie. Dla podmiotów, które mają w ustawieniach zdefiniowaną automatyczną numerację zleceń, ten nr 6
jest uzupełniony przez system. W innych przypadkach należy go nadać ręcznie zachowując ustalone w firmie zasady. Zmiana nadanego już numeru jest możliwa wyłącznie z zachowaniem zasad formatu oraz unikalności numeracji zleceń w systemie. Dla nr zleceń serwisie obowiązuje zasada unikalności. Jeśli numer jest rejestrowany ręcznie, system przy próbie zapisu danych sprawdzi jego unikalność i jeśli nie spełnia on kryteriów zostanie wyświetlony komunikat błędu. Zmiana nie zostanie zapisana. 2.5 Należy ręcznie zmienić status zlecenia na Przypisane. 2.6 Po odświeżeniu danych, należy z listy wyboru (ograniczonej do pracowników wybranego serwisu) wybrać Technika odpowiedzialnego za realizację zlecenia. 2.7 W polu tekstowym należy zapisać wszelkie niezbędne informacje pomocne w prowadzeniu zlecenia. Aby zatwierdzić notatkę należy kliknąć na pole Dodaj komentarz. 2.8 Całość należy zapisać klikając na pole Zapisz. Edytuj 2.9 Kliknąć na przycisk Edytuj. 2.10 System wyświetli te część okna jako pola edycyjne gotowe do modyfikacji. 7
2.11 W części Identyfikacja zlecenia, jeśli przy rejestracji zlecenia nie wpisano, należy uzupełnić Zlecającego oraz Płatnika. Dane należy wskazać z listy wyboru. 2.12 W części Dane użytkownika należy wprowadzić dane kontaktowe osoby przekazującej sprzęt do naprawy/ właściciela. 2.13 W części Dane produktu należy uzupełnić wszystkie informacje dotyczące identyfikacji zgłaszanego do naprawy sprzętu oraz opisu jego uszkodzenia. 2.14 W części Dane gwarancji należy wprowadzić dane dotyczące zakupu oraz zaznaczyć pole wyboru czy dana naprawa będzie realizowana w ramach gwarancji, czy odpłatnie. 2.15 W części Dane naprawy z listy wyboru Kod naprawy należy wskazać jedną z dostępnych opcji. W niektórych przypadkach, gdy dany Market nie ma zdefiniowanych kodów () należy ręcznie uzupełnić pole tekstowe. Należy także uzupełnić daty zgłoszenia oraz przyjęcia sprzętu do naprawy. Ważne, aby pracownik Recepcji zamieścił odpowiedni komentarz w polu Uwagi recepcji, który ułatwi Technikowi przejmującemu zlecenie jego wykonanie. 2.16 Całość należy zatwierdzić klikając w pole zapisz zmiany. Załączone dokumenty 2.17 Aby dodać dokumenty dotyczące naprawy, skany dokumentów itp. należy kliknąć na pole Nowy dokument. 2.18 System wyświetli okno do wypełnienia. 8
2.19 W polu Plik należy wyszukać dokument w wersji elektronicznej i zatwierdzić jego wybór. Maksymalny rozmiar pliku nie może przekroczyć 1MB. Z listy wartości Typ dokumentu należy określić jaki dokument zostanie załączony: Potwierdzenie naprawy Faktura zakupu Gwarancja zakupu Gwarancja europejska Faktura zakupu części Zdjęcie produktu Inny 2.20 Dokument należy zatwierdzić klikając w pole Dodaj dokument lub odrzucić klikając na pole Anuluj. 2.21 Wynik zapisu to dodanie dokumentu do systemu i przechowywanie go na serwerze danych. 3. Obsługa zlecenia zakładka OBSŁUGA Zakładka Obsługa jest ekranem zbudowanym z kilku niezależnych części. 9
Zadania dla Terminarza Zakładka Obsługa to panel składający się z kilku niezależnych części. Rejestracja zadania dla terminarza jest sposobem na rozdzielanie zadań dotyczących zlecenia, z poziomu tego zlecenia, dla wybranych pracowników serwisu. Zarejestrowane zadanie automatycznie pojawia się w zakładce Terminarz na koncie wskazanego pracownika. Po wykonaniu zadania użytkownik powinien bezzwłocznie odznaczyć to zadanie jako wykonane. Akcję rejestracji i obsługi zadania można obserwować z poziomu zakładek w zleceniu, jak i przeglądu zleceń. Na zakładce przeglądu zlecenia Obsługa w liście Terminarza znajduje się bezpośredni podgląd dla wszystkich zleconych zadań ze statusem ich wykonalności. 3.1 Rejestracja nowego zadania odbywa się przez wypełnienie pól: Lp Nazwa Typ pola Opis pola 1 Obsługujący Lista wartości Wskazać użytkownika dla którego planowane jest zadanie; 2 Termin Pole kalendarza Wybrać termin realizacji zadania; 10
3 Godzina Lista wartości Wybrać planowana godzinę; 4 Zadanie Lista wartości Wskazać rodzaj zadania; 5 Komentarz Pole tekstowe Wprowadzić opis zadania; 6 Kod naprawy Lista wartości Wybrać właściwy kod naprawy; 7 Rodzaj naprawy Lista wartości Wybrać właściwy rodzaj naprawy; 3.2 Całość zatwierdzić opcją Przypisz obsługę. 3.3 Aby przejść do Terminarza bez zapisywania danych należy kliknąć opcję Do terminarza. 3.4 Wszystkie zaplanowane zadania są wyświetlone jako lista zarówno na zakładce Obsługa-Zadania do terminarza jak i na zakładce Stos zleceń/terminarz. 3.5 Z poziomu zakładki Stos zleceń/terminarz użytkownik obsługuje (realizuje) zadania. Jeśli zadanie jest wykonane należy kliknąć na pole Zakończ. Zadanie takie zniknie z listy zadań do wykonania, a w zakładce Obsługa-Zadania do terminarza pojawi się ze statusem Wykonany. 11
Przyjęcie sprzętu od klienta/ z własnego transportu 3.6 Rejestrację przyjęcia sprzętu do Serwisu należy odnotować w następujący sposób: Pola do wypełnienia: Lp Nazwa Typ pola Opis pola 1 Przyjęte przez Lista wartości Wskazać pracownika, który przyjmuje sprzęt; 2 Data przyjęcia Pole kalendarza Wybrać termin przyjęcia sprzętu; 3 Godzina Lista wartości Wskazać dokładny czas przyjęcia sprzętu; 4 Przywiezione przez Lista wartości Wybrać z listy osobę (podmiot), który dostarczył sprzęt; 5 Ilość km Pole numeryczne Wpisać ilość km w transporcie; 6 Wartość Pole tekstowe Podać koszt transportu; 7 Kod przyjęcia Pole tekstowe Wpisać kod przyjęcia zgodny z wewnętrznymi procedurami; 8 Dokument Pole tekstowe Wpisać nr dokumentu. Jest to pole obowiązkowe, a nr dokumentu jest drukowany w formularzu przyjęcia; 9 Przew. Termin naprawy Pole kalendarza Wprowadzić planowaną datę realizacji usługi naprawy; 10 Zaliczka Pole numeryczne Jeśli została pobrana zaliczka, wpisać jej wartość; 11 Uwagi recepcji Pole tekstowe Pole opisowe wprowadzić ważne i pomocne informacje; 12
3.7 Całość zatwierdzić klikając na pole Zapisz. 3.8 Za pomocą ikonki znajdującej się po prawej stronie formularza użytkownik może wydrukować dokument przyjęcia. Wszystkie wprowadzone i zapisane dane zostaną tam zamieszczone. Przykładowy dokument przyjęcia znajduje się w zał. Nr 1 niniejszej instrukcji. Obsługa kuriera Uwaga: Zakładka Obsługa-Obsługa kuriera ma wyłącznie charakter informacyjny i nie powoduje faktycznego zlecenia usługi kurierskiej do firmy przewoźnika. Jeżeli użytkownik chce zrealizować usługę przewoźnika, czyli zamówić firmę kurierską powinien to wykonać za pomocą formatki Przegląd zlecenia/kurierzy zamów. Jeżeli użytkownik chce wyłącznie zapisać informacje o planowanej przesyłce powinien zdarzenie takie zarejestrować w Terminarzu. 3.9 Rejestracja wpisu do Terminarza odbywa się przez wypełnienie pól: Lp Nazwa Typ pola Opis 1 Obsługa przez Lista wartości Wybrać osobę odpowiedzialna za nadzór nad realizacja usługi kurierskiej; 2 Rodzaj Lista wartości Wybrać typ przesyłki: przyjęcie/ wydanie; 3 Kurier Lista wartości Wskazać przewoźnika; 4 Data przyjęcia, godzina Pole sformatowane Wprowadzić datę odbioru/wysłania przesyłki; 5 Adresat Pole tekstowe Wpisać adres docelowy; 6 List przewozowy Pole tekstowe Wprowadzić nr listu przewozowego; 7 Koszt przesyłki Pole numeryczne Podać koszt usługi kurierskiej; 8 Uwagi recepcji Pole tekstowe Wprowadzić opis oraz wszelkie informacje ważne przy realizacji przesyłki; 13
3.10 Całość zatwierdzić opcją Zapisz. System uzupełni wpis o zleceniu przesyłki. 3.11 Informacja zarejestrowana w Terminarzu nie przenosi się na zakładkę Przegląd zlecenia/ Kurierzy, ani za zakładkę koszty. Lokalizacja sprzętu w serwisie Dla ułatwienia szybkiej identyfikacji sprzętu oddawanego do serwisu, serwisy mogą zdefiniować lokalizacje dla przechowywanego sprzętu. Wszystkie lokalizacje musza zostać wcześniej sparametryzowane w Ustawienia/Rejestr lokalizacji w magazynie. 14
3.12 Pola do wypełnienia Lp Nazwa Typ pola Opis pola 1 Lokalizacja Pole wynikowe System wypełnia dane na podstawie pozostałych informacji o lokalizacji; 2 Kategoria Lista wartości Wybrać właściwe gabaryty; wymiarowa 3 Kod magazynu Lista wartości Wybrać z listy oznaczenie magazynu; 4 Regal/ półka/ Lista wartości Wybrać z listy dokładną lokalizację przechowywania pozycja sprzętu: półka, sala, szuflada, kontener itp.; 3.13 Całość zatwierdzić klikając na pole Akceptuj. 3.14 Po zapisaniu system zmieni wygląd formularza, uniemożliwiając zarejestrowanie dla sprzętu innej lokalizacji, czyli błędnego dublowania danych. 3.15 Powiązanie przyjętego sprzętu z konkretną lokalizacją w magazynie, powoduje zablokowanie tej lokalizacji na liście wyboru przy obsłudze innych zleceń. Dopiero, gdy użytkownik kliknie w pole Zwolnij, system pozwoli zarówno na edycję miejsca przechowywania sprzętu (np. w przypadku jego przeniesienia) oraz na powtórne wykorzystanie danej lokalizacji. Wypożyczenie sprzętu zastępczego Każda operacja wypożyczenia sprzętu za pomocą Lista zleceń /Obsługa/ Wypożyczenie sprzętu zastępczego zostanie automatycznie przez system odnotowana w module Rejestr sprzętu. Dla większej kontroli użytkownik powinien oprócz faktu wydania i odbioru sprzętu zastępczego, zeskanować również formularze papierowe towarzyszące tym zdarzeniom. 3.16 Należy otworzyć zakładkę Przegląd zlecenia/obsługa. 15
3.17 Pola do wypełnienia: Lp Nazwa Typ pola Opis 1 Urządzenie Lista wartości Wybrać sprzęt zastępczy do wypożyczenia; 2 Wypożyczający Lista wartości Wskazać osobę wypożyczającą sprzęt klientowi; 3 Data Lista wartości Wprowadzić datę wypożyczenia (wydania) sprzętu wypożyczenia zastępczego; 4 Godzina Lista wartości Pozostawić puste pole; 5 Data zwrotu Lista wartości Pozostawić puste pole; 6 Godzina Lista wartości Wprowadzić godz. zwrotu (wydania) sprzętu zastępczego; 7 Skan dokumentu Przegląd plików Wybrać plik zeskanowanego dokumentu zapisanego w wersji elektronicznej; Na liście wartości Urządzenie znajdzie się tylko ten sprzęt, który wcześniej został zarejestrowany w zakładce Ustawienia/Rejestr sprzętu. 3.18 Sprzęt, który został już wcześniej wypożyczony pod realizację innego zlecenia jest wyświetlony na liście wartości Urządzenie jako niedostępny i jest wyszarzany. 16
3.19 Całość należy zapisać klikając na opcję Zapisz. System zarejestruje zdarzenie w systemie i przekieruje na zakładkę Kurier otwierając okno w trybie gotowości do rejestracji usługi przewozu. 3.20 Po prawej stronie formularza znajduje się ikonka, za pomocą której należy wydrukować dokument potwierdzający wypożyczenie. Skan przykładowego wypełnionego formularza znajduje się w zał. Nr 2. Wydanie sprzętu Po zakończonej usłudze zlecenia należy odnotować fakt zwrotu sprzętu do Klienta. 3.21 Rejestracja zwrotu sprzętu wymaga wypełnienia pól: Lp Nazwa Typ pola Opis pola 1 Wydający Lista wartości Wskazać osobę odpowiedzialną za wydanie sprzętu; 2 Data Pole kalendarza Określić datę zwrotu; 3 Odwiózł Lista wartości Wskazać osobę, która odwiozła sprzęt po naprawie; 4 Kwota do zapłaty Pole walutowe Wpisać kwotę do zapłaty; 5 Kod wydania Lista wartości Wybrać właściwą wartość z listy; 6 List przewozowy Pole tekstowe Wpisać nr listu przewozowego, jeśli był usługa transportu; 7 Płatność Lista wartości Wskazać sposób uregulowania należności; 8 Dokument wydania Pole tekstowe Wpisać nr dla dokumentu potwierdzającego wydanie sprzętu; 9 Komentarz Pole tekstowe Wpisać wszelkie istotne informacje; 3.22 Całość zatwierdzić klikając w pole Zapisz. 3.23 Po zapisaniu danych należy wydrukować dokument wydania za pomocą ikonki znajdującej się po prawej stronie formularza. Przykładowy wydruk dokumentu znajduje się w zał. Nr 3 niniejszej instrukcji. 17
4. Rejestracja kosztów zlecenia W zakładce tej użytkownik, posiadający dostęp edycyjny może rejestrować koszty związane z realizacją usługi. Ekran przeglądowy podzielony jest na trzy główne części: Dane naprawy - informacje ogólne o przeprowadzonej usłudze: Akcja serwisu, opis przeprowadzonych czynności naprawczych oraz daty rozpoczęcia i zakończenia. Można zamieścić również dodatkowy opis oraz dane obsługującego zlecenie Technika. Wszystkie dane pochodzą z zakładki Dane zlecenia. Wykonane czynności tabela możliwych do wyceny czynności standardowych. Użytkownik wyceniający usługę zaznacza właściwe pozycje i podaje ich wartość w kwocie netto. Użyte części używając przycisku Dodaj nową część lub kod Iris znajdującego się pod listą użytych części zarejestrowane zostają kolejne części i materiały użyte przy realizacji zlecenia. 4.1 Edycja danych naprawy a. Należy kliknąć na pole Zmień dane naprawy. System wyświetli wszystkie pola w formie edycyjnej. 18
b. Po wypełnieniu pól i zapisaniu zmian system przepisze zmodyfikowane dane na zakładkę Dane zlecenia oraz zmieni status zlecenia ze zgłoszonego na przypisane bądź uwaga, jeśli w danych zlecenia znajdują się braki formalne. W przypadku nadania statusu uwaga system zblokuje zakładkę Kosztorys/Rozliczenie do dalszej edycji. 4.2 Edycja Użytych części a. Aby dodać nową część użytą w trakcie realizacji usługi należy kliknąć w pole dodaj nową część lub kod IRIS. System otworzy okno do wyszukania właściwej części w zasobach magazynowych. 19
Uwaga: Obsługa dodawania części do zlecenia oraz przeszukiwania zasobów magazynowych została szczegółowo opisana w instrukcji Obsługa magazynu. b. Wyszukiwanie i filtrowanie pozycji odbywa się na zasadzie autouzupełniania nazwy. Użytkownik w realizacji zlecenia klikając w pole Dodaj nową część wywołuje ekran, w którym w polu Wyszukaj z wybiera daną część zamienną. W liście wyboru otrzymuje podpowiedź wszystkich części spełniających kryteria zapytania najpierw z własnego konta, a poniżej z magazynu serwisowego. Po zatwierdzeniu wyboru pojawia się komunikat o pochodzeniu danej części. c. Pozostałe pola wypełniają się automatycznie na podstawie danych zdefiniowanych dla wybranej pozycji magazynowej. Użytkownik zatwierdza wybór klikając w pole Pobierz do zlecenia lub Zamów oraz zapisaniem zmian. d. W przypadku jeśli dana część, czyli pozycja magazynowa, nie jest dostępna ani na koncie Technika ani w magazynie, Technik ma obowiązek skierować dany produkt na zakup i zarejestrować linię zamówienia zakupu. 4.3 Edycja Wykonanych czynności W dolnej części znajduje się podsumowanie kosztów. Podsumowanie kosztów wynosi zero, lub sumuje koszty części i usług w zależności od zaawansowania danego zlecenia. 20
a. Klikając na pole Zmień dane naprawy w części Wykonane czynności system otworzy całość zakładki w trybie do edycji. b. Należy zaznaczyć wszystkie typy kosztów, jakie są ponoszone w związku z realizacją zlecenia. Dla części z nich system sam wprowadzi wartości, co wynika ze zdefiniowanego cennika części i usług danego Serwisu. Natomiast to użytkownik musi zaznaczyć check-box przy właściwych pozycjach, które wliczają się w koszty naprawy. c. Zaznaczenie check-boxa daje możliwość wpisania wartości dla czynności dostępnych do edycji. Pozostałych pól nie można modyfikować. d. Całość danych należy zaakceptować klikając w pole zapisz zmiany. e. Zapisanie zmian powoduje naliczenie kosztów do wartości zlecenia. 21
f. Po zapisaniu zmian następuje także zmiana statusu zlecenia z w obsłudze na naprawione, lub zakończone w zależności od pozostałych parametrów zlecenia. 5. Historia zlecenia Historia zlecenia to zakładka, w której zapisywane są wszystkie ważne etapy w obsłudze naprawy. Zapis zawiera datę i godzinę każdego zdarzenia oraz informacje o użytkowniku, który te operacje wykonał. Dane są uzupełniane na podstawie logu osoby zalogowanej w danym momencie do QL. Jest to zakładka wyłącznie informacyjna i nie można wprowadzać na niej żadnych zmian. Wszystkie zarejestrowane zdarzenia w Historii zlecenia są również przekazane do Płatnika za pomocą modułu WSS Speaker. 22
6. Raport Formatka Raport jest dostępna wyłącznie dla osób o rolach nadzorujących i obserwatorów zdarzeń. SUPERVISOR i Administrator serwisu, które mogą generować rożnego rodzaju raporty, dotyczące rozliczeń finansowych pomiędzy Quadra-Net a serwisami. W zakładce tej znajdą się wszelkiego rodzaju analizy i zestawienia wyników finansowych. Zebrano tutaj wszystkie najważniejsze informacje dotyczące zrealizowanej usługi. W górnej części okna znajdują się komentarze wygenerowane przez Serwis i Market oraz dane identyfikujące zlecenie i jego status. Kolejny panel Opis naprawy jest odpowiednikiem identycznego panelu w zakładce Dane zlecenia i zawiera daty oraz opis zlecenia. Panel Wycena czynności, którego źródłem jest odpowiednik w zakładce Kosztorys/Rozliczenie, zawiera wycenę wykonanych usług oraz użytych części do naprawy. Dane produktu i Dane gwarancji zawierają informacje o modelu i typie sprzętu oraz warunkach gwarancji. Raport jest formatką wynikową i nie można prowadzić na niej żadnej edycji. 23
7. Wydruk formularzy zlecenia Wszystkie formularze związane z realizacją usługi i obiegiem dokumentacji są zebrane w pasku formularzy na formatce Podgląd zlecenia. 7.1 Wydruk zlecenia w PDF zał. nr 4 7.2 Wydruk pokwitowania naprawy sprzętu - zał. nr 1 7.3 Wydruk pokwitowania sprzętu zastępczego - zał. nr 2 7.4 Wydruk karty zlecenia naprawy - zał. nr 3 7.5 Wydruk odmowy naprawy gwarancyjnej - zał. nr 5 8. Podgląd zlecenia Użytkownik ma możliwość podglądu danego zlecenia, jeśli tylko posiada do tego właściwe uprawnienia i jest z tym zleceniem powiązany. Wybierając z lewego menu opcję Lista zleceń użytkownik otrzyma ekran startowy z oknami do filtrowania danych. a. Zapytanie w systemie można wykonać na różnym poziomie dokładności zapytania. Im więcej pól w zapytaniu zostanie wypełnionych, tym odpowiedź systemu na zapytanie będzie dokładniejsza. b. Nieznany ciąg znaków można zastąpić symbolem %. c. Wskazane jest ustawienie ograniczenia - pole Limit - wyszukiwanych rekordów spełniających kryteria zapytania, aby odpowiedź systemu nie była zbyt długa. d. Po uzupełnieniu pól i wybraniu opcji Szukaj użytkownik otrzyma w wyniku listę wszystkich zarejestrowanych zleceń, w ramach przydzielonego poziomu dostępu do informacji w systemie. 24
e. Każde podświetlone pole w liście wyników stanowi łącze, po kliknięciu w które użytkownik jest przenoszony do wybranych szczegółów zlecenia. f. Wszystkie nagłówki kolumn ułatwiają sortowanie wyników w kolejności rosnącej lub malejącej. g. Informacje wyświetlane na przeglądzie to: Trans ID nr zlecenia nadany w systemie QN; Serwis podmiot realizujący zlecenie serwisowe; Nr zlecenia nr zlecenia nadany wewnątrz serwisu; Producent producent sprzętu; Model model sprzętu; Data zgło. data rejestracji zlecenia serwisowego; KN kod naprawy zgodnie z parametryzacją ustawień serwisu; AS akcja serwisu - zgodnie z parametryzacją ustawień serwisu; Status status realizacji zlecenia; 25
Rozliczenia wskazanie etapu rozliczenia zlecenia; Klient zgłaszający usługę naprawy; Miasto miejsce realizacji zlecenia; R.T. czas realizacji usługi w dniach; - zdjęcia, skany dokumentów. 9. Import zleceń Moduł ten pozwala na rejestrację zlecenia, jako zaimportowanie danych elektronicznych z innych obowiązujących zewnętrznych systemów serwisowych. Import może zostać wykonany przez użytkownika Serwisu w roli USER, jako ładowanie do systemu QL pojedynczych zleceń. Można także dokonać importu większej ilości zleceń. Odbywa się to wtedy przez obsługę Administratora, lub nadzorcę w roli USER, który importuje zlecenia przygotowane wcześniej przez Serwis, jako plik danych zewnętrznych. Plik przed zaimportowaniem musi zostać odpowiednio przygotowany, posiadać format zgodny z EACEM 1.0 i EACEM 2.0 oraz być zgodny z wewnętrznym standardem danych. 26
Zał nr 1 27
Zał nr 2 28
Zał nr 3 29
Zał nr 4 30
Zał nr 5 31