Opole, 13.08.2013 r. Zapytanie ofertowe postępowanie nr ZK/1/2013/053 INFORMACJE WPROWADZAJĄCE W związku z realizacją przez Mazowiecką Grupę Szkoleniowo Doradczą Kajetan Kisielewski projektu Kursy kelnerskie i sommelierskie dla opolskich MMŚP w ramach umowy z Wojewódzkim Urzędem Pracy w Opolu POKL.08.01.01-16/053/12-00 zamierzamy zamówić usługę: o o o wynajęcia sali na potrzeby szkolenia teoretycznego, wynajęcia sali na potrzeby szkolenia praktycznego/ sali restauracyjnej usługę cateringową dla uczestników podczas szkoleń teoretycznych oraz praktycznych. Wszyscy zainteresowani oferenci otrzymują dokumentację w jednakowej formie (pisemnej lub elektronicznej) na podstawie której, dokonują opracowania oferty. Dokumentacja została udostępniona do publicznej wiadomości dnia 13 sierpnia 2013 roku na stronie internetowej projektodawcy www.kelnerski-opole.mgsd.pl oraz w biurze projektu. Niniejszym zwracamy się do potencjalnych Wykonawców o składnie ofert w postępowaniu mającym na celu wyłonienie Wykonawcy stosownie do niniejszego zapytania ofertowego. 1. ZAMAWIAJĄCY: Nazwa: Mazowiecka Grupa Szkoleniowo Doradcza Kajetan Kisielewski NIP: 5222500757 Adres siedziby: ul. Świętochowskiego 1/74, 01-318 Warszawa, Faks do korespondencji w sprawie Zamówienia: 22 435-85-87 E-mail do korespondencji w sprawie Zamówienia: kelnerski-opole@mgsd.pl Znak Postępowania: ZK/1/2013/053. Uwaga: w korespondencji kierowanej do Zamawiającego należy posługiwać się tym znakiem. 2. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 2.1. Ogłoszenie zapytania, umieszczenie na stronie www projektodawcy oraz w siedzibie Zamawiającego, 2.2. Przekazanie zapytań ofertowych co najmniej 3 potencjalnym Wykonawcom, 2.3. Zebranie ofert, 2.4. Wybór Wykonawcy/Wykonawców. Niniejsze postępowanie prowadzone jest w trybie określonym w rozdziale 2.2.7.2 Zasada konkurencyjności dokumentu pt. Zasady finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (wersja z 24 grudnia 2012 roku).
3. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA: 3.1. Zakres rzeczowy niniejszego zapytania ofertowego dotyczy usługi wynajmu sal na potrzeby szkolenia teoretycznego i praktycznego w ramach projektu Kursy kelnerskie i sommelierskie dla opolskich MMŚP wraz z usługą cateringową dla uczestników szkoleń. 3.2. W ramach usługi Wykonawca zobowiązany będzie do zapewnienia: 3.2.1. sali szkoleniowej w okresie 01.09.2013 30.09.2014 r. celem przeprowadzenia szkoleń teoretycznych: szkolenie kelnerskie (240 h = 10 gr po 10 os x 24 h); szkolenie sommellierskie (240 h = 10 gr po 10 os x 24 h) 3.2.2. sali szkoleniowej w okresie 01.09.2013 30.08.2014 r. celem przeprowadzenia szkoleń praktycznych: szkolenie kelnerskie (240 h = 20 gr po 5 os x 12 h). 3.2.3. usługi cateringowej wraz z przerwami kawowymi dla uczestników szkoleń i trenerów (ok. 948 osobodni) w ramach projektu Kursy kelnerskie i sommelierskie dla opolskich MMŚP. Realizacja usługi odbywać się będzie wg. harmonogramu Zamawiającego. Harmonogram będzie ustalany każdorazowo, najpóźniej na 2 tygodnie przed rozpoczęciem zajęć każdej grupy szkoleniowej. 3.3. W ramach realizacji usługi Wykonawca zobowiązany będzie do zapewnienia sali celem przeprowadzenia szkolenia teoretycznego dla średnio 10-cio osobowych grup; wyposażonej w: - stoły i krzesła, - rzutnik, - bezpłatny dostęp do Internetu za pomocą wifi (dla trenera), - ekran projekcyjny, - flipchart z akcesoriami, - klimatyzację, Ponadto Wykonawca musi zapewnić dostęp do toalety dla uczestników szkolenia. 3.4. W ramach realizacji usługi Wykonawca zobowiązany będzie do zapewnienia sali szkoleniowej/restauracyjnej celem przeprowadzenia szkolenia praktycznego dla 5-cio osobowych grup. Ponadto Wykonawca musi zapewnić dostęp do toalety dla uczestników szkolenia. 3.5 W ramach realizacji usługi Wykonawca zobowiązany będzie do usługi cateringowej wraz z przerwami kawowymi dla uczestników szkolenia i trenerów- w tym co najmniej 2 przerw kawowych/dzień (kawa, herbata, cukier, cytryna, mleko do kawy, ciastka) oraz obiadu (dwudaniowy obiad z napojem). 3.6. Sale szkoleniowe muszą się znajdować w woj. opolskim. 3.7. W ramach zamówienia Zamawiający planuje realizację 480 h szkoleniowych szkolenia teoretycznego (48 h x 10 grup po 10 osób) i 240h szkolenia praktycznego (20 gr po 5 os x 12h) wraz z usługą cateringową. 3.8. Jako godzinę szkoleniową rozumie się 45 minut. 3.9. Szkolenia realizowane będą dla średnio 10-cio bądź 5-cio osobowych grup uczestników.
3.10. Realizacja przedmiotu zapytania ofertowego musi być możliwa do wykonania w okresie 01.09.2013 30.09.2014 roku. 3.11. Planowany pierwszy dzień realizacji usługi zostanie ustalony po zrekrutowaniu pierwszej grupy szkoleniowej. 3.12. Uruchomienie kolejnych grup szkoleniowych uzależnione jest od przebiegu procesu rekrutacji w projekcie. Szczegółowy harmonogram wykonania zamówienia zostanie ustalony indywidualnie z wybranym Wykonawcą po zakończeniu niniejszej procedury zapytania ofertowego. 3.13. Usługa szkoleniowa realizowana będzie w trybie tygodniowym lub weekendowym w planowanych godzinach pomiędzy 9.00 a 20.00. 3.14. Zgodnie ze Wspólnym Słownikiem Zamówień, o którym mowa Rozporządzaniu Komisji (WE) nr 213/2008 z dnia 28 listopada 2007 r. zmieniającym rozporządzenie (WE) nr 2195/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Wspólnego Słownika Zamówień (CPV) oraz dyrektywy 2004/17/WE i 2004/18/WE Parlamentu Europejskiego i Rady dotyczące procedur udzielania zamówień publicznych w zakresie zmiany CPV do niniejszego zamówienia stosuje się kod: 70220000-9 Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne 55520000-1 Usługi dostarczania posiłków 3.15. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. 4. INFORMACJA O PRZEWIDYWANYCH ZAMÓWIENIACH UZUPEŁNIAJĄCYCH, DODATKOWYCH: 4.1. W chwili obecnej nie przewiduje się wykonania zamówień uzupełniających/dodatkowych. 5. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA: 5.1. Zamówienie musi zostać zrealizowane w całości w terminie do 30 września 2014 roku. 6. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU: 6.1. W postępowaniu mogą wziąć udział Wykonawcy spełniający następujące warunki udziału w postępowaniu: 6.6.1. prowadzenie przez wykonawcę działalności gospodarczej w zakresie wynajmu sal oraz cateringu. 6.6.2. Brak powiązań z Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy osobowo lub kapitałowo poprzez: uczestnictwo w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; posiadanie udziałów lub co najmniej 10% akcji; pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
Celem potwierdzenia braku powiązań kapitałowych lub osobowych, o których mowa powyżej, potencjalny Wykonawca dołącza do oferty oświadczenie o braku występowania ww. powiązań (załącznik nr 2 do niniejszego zapytania). 7. SPOSÓB POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z WYKONAWCAMI: 7.1. W ramach niniejszego zapytania wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz wymiana informacji Zamawiający i Wykonawcy przekazują ustnie, pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną. 7.2. Dokumentem rozstrzygającym jest złożenie oferty wraz z jej składnikami. Oferta może być złożona w wersji papierowej na adres siedziby Zamawiającego, bezpośrednio do osoby upoważnionej do kontaktu z Wykonawcami lub elektronicznej na podany poniżej adres email. 7.3. Wybrany sposób przekazywania oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji nie może ograniczać konkurencji: zawsze dopuszczalna jest forma pisemna, faksem lub drogą elektroniczną. 7.4. Osoby uprawnione do kontaktu z wykonawcami: Kajetan Kisielewski Tel. 608670001 E-mail: kelnerski-opole@mgsd.pl 8. SKŁADOWE OFERTY: 8.1. Na ofertę składają się następujące dokumenty. 8.1.1. Formularz oferty przygotowany zgodnie ze wzorem podanym w Załączniku 1 do niniejszego zapytania, z podaniem kwoty brutto wynagrodzenia Wykonawcy za jedna godzinę wynajmu sali na szkolenia teoretyczne, podaniem kwoty brutto wynagrodzenia Wykonawcy za jedna godzinę wynajmu sali na szkolenia praktyczne oraz podaniem kwoty brutto wynagrodzenia Wykonawcy za usługę cateringową dla jednego uczestnika (osobodzień). 8.6.1. Oświadczenie zgodne z wzorem podanym w załączniku nr 2. 9. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ: 9.1. Wykonawca pozostaje związany ofertą do dnia 30 października 2013 r. 9.2. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z terminem złożenia oferty. 9.3. Złożenie oferty oznacza akceptację ww. terminu związania ofertą. 10. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWYWANIA OFERTY: 10.1. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. 10.2. Wykonawcy nie mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. 10.3. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu. 10.4. Oferta musi być napisana w języku polskim, na komputerze, maszynie do pisania lub ręcznie długopisem bądź niezmywalnym atramentem. 10.5. Wymagane dokumenty (jeśli dotyczy) mogą być doręczone w formie oryginałów lub kserokopii poświadczonych za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę. Zamawiający może zażądać przedstawienia oryginałów.
10.6. Wykonawca może wprowadzić zmiany lub wycofać złożoną przez siebie ofertę wyłącznie przed terminem rozstrzygnięcia ofert i pod warunkiem, że przed upływem tego terminu Zamawiający otrzyma pisemne powiadomienie o wprowadzeniu zmian lub wycofaniu oferty. 11. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA I OTWARCIA OFERT: 11.1. Oferty należy składać w zaklejonej kopercie na adres biura projektu Kursy kelnerskie i sommelierskie dla opolskich MMŚP, ul. Reymonta 29, 45-072 Opole; lub pocztą tradycyjną do dnia 28.08.2013 do godz. 16:00. Oferty otrzymane przez Zamawiającego po terminie składania ofert zostaną zniszczone przez Zamawiającego. Otwarcie ofert nastąpi dnia 26.08.2013 o godz. 16:15 w biurze projektu przy ul. Reymonta 29, 45-072 Opole (III piętro). Na kopercie należy podać nr postępowania. Oferty złożone w kopertach bez nr. postępowania zostaną odrzucone. 12. OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY: 12.1. Każdy Wykonawca zobowiązany jest podania kwoty wynagrodzenia brutto Wykonawcy za jedną godzinę wynajmu sali na przeprowadzenie szkolenia teoretycznego i podania kwoty wynagrodzenia brutto Wykonawcy za jedną godzinę wynajmu sali na przeprowadzenie szkolenia praktycznego oraz na usługę cateringową dla jednego uczestnika (osobodzień) w złotych polskich. 12.2. Cena oferty będzie ceną ryczałtową za godzinę szkolenia i winna zawierać koszt wykonania zadania i wszelkie inne koszty niezbędne do jego wykonania jak: całość zadania zgodnie z zakresem wynikającym z przedmiotu określonego w niniejszym zapytaniu i załącznikach, ale też wszystkich czynności które będą pomocnicze czy niezbędne do realizacji zadania głównego, o ile takowe będą potrzebne jak również koszty naprawy ewentualnych szkód powstałych podczas realizacji zamówienia. 12.3. Rozliczenie wykonanego zamówienia nastąpi w PLN. 13. KRYTERIA ORAZ SPOSÓB OCENY OFERT: 13.1. Oferty zostaną ocenione za pomocą systemu punktowego, zgodnie z poniższymi kryteriami: LP. KRYTERIUM RANGA 1. Cena za godzinę wynajmu do szkolenia teoretycznego 35 % Cena za godzinę wynajmu do szkolenia praktycznego 35 % 2. Cena za usługę cateringową (osobodzień) 30 % Razem 100 % Uwaga Dla dokonania punktacji ofert, ranga w kryteriach oceny ofert określona w procentach, zostanie przeliczona na punkty. 1 procent odpowiada 1 punktowi.
13.2. Sposób obliczenia punktów za poszczególne kryteria: wyliczenie punktów za kryterium - cena Do wyliczeń zostanie przyjęta wartość wynagrodzenia brutto za godzinę wynajmu sali szkoleniowej na szkolenie teoretyczne i wynagrodzenia brutto za godzinę wynajmu sali szkoleniowej na szkolenie praktyczne oraz wynagrodzenie brutto za usługę cateringową (osobodzień) z oferty. Punkty za cenę zostaną wyliczone na podstawie poniższego wzoru: C min Wartość punktowa = R--------------------- C μ gdzie : R ranga w ocenie C min cena najniższa spośród wszystkich ofert Cμ cena oferty badanej Punkty wynikające z algorytmu matematycznego, uzyskane przez Wykonawcę, zostaną zaokrąglone do dwóch miejsc po przecinku. 13.3. Ocena końcowa oferty: 13.3.1.suma punktów uzyskanych przez Wykonawcę za w/w kryteria stanowić będzie ocenę końcową oferty, 13.3.2. za najkorzystniejszą ofertę zostanie uznana oferta, która przedstawia najkorzystniejszy bilans punktowy. 13.4. Zasady wyboru oferty i udzielenia zamówienia: Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy/Wykonawcom, którego/ych oferta: 13.4.1. odpowiada treści niniejszego zapytania ofertowego, 13.4.2. została uznana za najkorzystniejszą, to jest taką, która przedstawia najkorzystniejszy bilans ceny oraz innych kryteriów odnoszących się do przedmiotu zapytania. 13.5. W toku dokonywania badania i oceny ofert Zamawiający może żądać udzielenia przez Wykonawcę wyjaśnień treści złożonych przez niego ofert, w szczególności zgody na wizję lokalną sal. 14. UDZIELENIE ZAMÓWIENIA: 14.1. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta odpowiada wszystkim wymaganiom określonym w niniejszym zapytaniu ofertowym i została oceniona jako najkorzystniejsza w oparciu o podane wyżej kryteria oceny ofert. 14.2. Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi każdego oferenta, o wyborze najkorzystniejszej oferty. 14.3. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy w sprawie zamówienia, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania ich ponownej oceny, chyba że zachodzą przesłanki do unieważnienia postępowania.
15. ZABEZPIECZENIE NALEŻYTEGO WYKONANIA UMOWY: 15.1. Nie przewiduje się konieczności wnoszenia zabezpieczenia wykonania umowy. 16. ZAŁĄCZNIKI: 16.1. Następujące załączniki stanowią integralną część niniejszego zapytania ofertowego: 16.1.1. Formularz oferty załącznik Nr 1. 16.1.2. Oświadczenie załącznik Nr 2. Właściciel Mazowieckiej Grupy Szkoleniowo-Doradczej: Kajetan Kisielewski
Załącznik nr 1. dn.2013 r. Nazwa i adres Oferenta Do: Mazowiecka Grupa Szkoleniowo-Doradcza Kajetan Kisielewski Tel. 608 670 001 Dotyczy zapytania ofertowego nr ZK/1/2013/053 usługa wynajmu sal szkoleniowych wraz z usługą cateringową. Formularz oferty 1. Niniejsza oferta dotyczy realizacji następującego zakresu ujętego w ww. zapytaniu: w okresie 01.09.2013-30.09.2014 roku usługa wynajmu sali. 2. Cena oferty brutto za 1 godzinę wynajmu sali na szkolenia teoretyczne wynosi: (słownie ) 3. Cena oferty brutto za 1 godzinę wynajmu sali na szkolenia praktyczne wynosi: (słownie ) 4. Cena oferty brutto za usługę cateringową dla jednego uczestnika (osobodzień) wynosi: (słownie ) 5. Wykonawca oświadcza, że prowadzi działalność gospodarczą w zakresie wynajmu sal szkoleniowych oraz cateringu.... Miejscowość, data, podpis (pieczęć) Wykonawcy
Załącznik nr 2. dn.2013 r. Nazwa i adres Oferenta Do: Mazowiecka Grupa Szkoleniowo-Doradcza Kajetan Kisielewski Tel. 608 670 001 Dotyczy zapytania ofertowego nr ZK/1/2013/053 usługa wynajmu sal szkoleniowych wraz z usługą cateringową. Oświadczenie o braku przesłanek do wyłączenia z możliwości realizacji zamówienia Jako oferent (osoba upoważniona do występowania w imieniu oferenta) w postępowaniu nr ZK/1/2013/053 dotyczącym wyłonienia wykonawcy usług wynajmu sali szkoleniowej oraz cateringu w projekcie nr POKL.08.01.01-16/053/12- realizowanym przez Mazowiecką Grupę Szkoleniowo Doradczą Kajetan Kisielewski oświadczam, że nie występują powiązania z Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy osobowo lub kapitałowo, poprzez: uczestnictwo w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; posiadanie udziałów lub co najmniej 10% akcji; pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.... Miejscowość, data, podpis (pieczęć) Wykonawcy