NAJWYśSZA IZBA KONTROLI DELEGATURA W GDAŃSKU ul. Wały Jagiellońskie 36, 80-853 Gdańsk tel. (058) 301-82-11 fax (058) 301-13-14 NIP 583-25-68-765 Regon 000000081 P/07/001 LGD-41020-05-07 Gdańsk, dnia 06 listopada 2007r. Pan Sławomir Ziemianowicz Starosta Słupski WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 2 ust. 2 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o NajwyŜszej Izbie Kontroli (Dz.U. z 2001 r. Nr 85, poz. 937 ze zm.), zwanej dalej ustawą o NIK, NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Gdańsku przeprowadziła kontrolę w Starostwie Powiatowym w Słupsku (dalej: Starostwo ). Przedmiotem kontroli była prawidłowość udzielania i rozliczania dotacji na zadania zlecone podmiotom niezaliczanym do sektora finansów publicznych w latach 2006 2007 (I półrocze). W związku z kontrolą, której wyniki przedstawione zostały w protokole kontroli podpisanym w dniu 4 października 2007 r., NajwyŜsza Izba Kontroli, na podstawie art. 60 ustawy o NIK, przekazuje niniejsze wystąpienie pokontrolne. NajwyŜsza Izba Kontroli ocenia pozytywnie z nieprawidłowościami działalność Starostwa w zakresie zlecania zadań publicznych organizacjom pozarządowym. Stwierdzone w toku kontroli nieprawidłowości polegały w szczególności na: - przekazaniu środków dotacji w kwocie 54.000 zł na realizację powierzonych zadań bez przeprowadzenia otwartego konkursu ofert, co było niezgodne z art. 11 ust. 2 ustawy dnia 24 kwietnia 2003r. o działalności poŝytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2003r. Nr 96, poz. 873 ze zm.), zwanej dalej upp,
- braku uzasadnienia wyboru ofert dotyczących zadań z zakresu ochrony i promocji zdrowia, co było niezgodne z art. 15 ust. 3 upp, W okresie objętym kontrolą z budŝetu Starostwa przekazano podmiotom niezaliczanym do sektora finansów publicznych dotacje w łącznej kwocie 66.000 zł na realizację zadań objętych 8 umowami (37.000 zł w 2006 r. i 29.000 zł w I połowie 2007 r.). Dotyczyły one zadań publicznych w zakresie upowszechniania kultury fizycznej, działania na rzecz osób niepełnosprawnych, ochrony i promocji zdrowia i pomocy społecznej. 1. Rada Powiatu Słupskiego, zgodnie z art. 5 ust. 3 upp, uchwaliła na lata 2006 i 2007 roczne programy współpracy z organizacjami pozarządowymi w których określono zakres, zasady oraz formy współpracy. W wyniku kontroli ustalono, Ŝe programy te nie były przygotowywane przy udziale i we współpracy z organizacjami pozarządowymi oraz nie zawierały przewidywanych efektów ich realizacji. Stwierdzono ponadto, Ŝe dwa zadania wymienione w programie na 2007r. ( turystyka i promocja powiatu oraz wspieranie organizacji pozarządowych ubiegających się o pozyskanie funduszy europejskich ) wykraczały poza katalog zadań publicznych, o których mowa w art. 4 ust. 1 upp. W rocznych programach współpracy na lata 2006 i 2007 przewidywano współpracę z organizacjami pozarządowymi w zakresie odpowiednio 11 i 12 obszarów, a realizowano zadania w 4 obszarach (głównie w zakresie upowszechniania kultury fizycznej i pomocy społecznej). Z Pana wyjaśnień wynikało, Ŝe sytuacja finansowa powiatu pozwalała tylko na taki zakres współpracy, co wskazywałoby na potrzebę dostosowywania zakresu planowanej współpracy do realnych moŝliwości. 2. Szczegółowa analiza 8 umów (wszystkie zrealizowane w okresie objętym kontrolą) o wartości 66.000 zł, na realizację 8 zadań (z zakresu upowszechniania kultury fizycznej, pomocy społecznej, ochrony zdrowia i działań na rzecz osób niepełnosprawnych) zleconych podmiotom niezaliczanym do sektora finansów publicznych, zawartych na podstawie upp wykazała, Ŝe: - złoŝone przez podmioty oferty na realizację zadań publicznych zawierały elementy określone w art. 14 upp, - w 4 przypadkach Starosta zlecił realizację zadań z zakresu upowszechniania kultury fizycznej i pomocy społecznej podpisując umowy na łączną kwotę 54.000 zł, bez przeprowadzenia otwartego konkursu ofert, co było niezgodne z art. 11 ust. 2 upp.
Zlecenie Słupskiemu Szkolnemu Związkowi Sportowemu zadania pn. organizacja współzawodnictwa dzieci i młodzieŝy szkół podstawowych, gimnazjów, szkół ponadgimnazjalnych w ramach powiatowej olimpiady dzieci i młodzieŝy oraz Zarządowi Rejonowemu Polskiego Czerwonego KrzyŜa zadania pn. zapewnienie tymczasowego miejsca noclegowego dla kobiet z dziećmi z terenu gmin powiatu słupskiego, niezgodnie z art. 11 ust. 2 upp, wyjaśnił Pan wcześniejszymi doświadczeniami wynikającymi ze współpracy z tymi jednostkami, co gwarantowało zdaniem Pana najlepsze wykonanie zleconych zadań. W ocenie NIK wyjaśnienia te nie usprawiedliwiają ograniczania dostępu i równego traktowania podmiotów do realizacji zleconych zadań. NIK nie uwzględnia równieŝ argumentu (podniesionego w wyjaśnieniach), Ŝe zlecenie zadania Zarządowi PCK nastąpiło na podstawie art. 11 ust. 4 upp, w trybie art. 4 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych. Ustawa o poŝytku dopuszcza wprawdzie inne tryby powierzenia realizacji zadania niŝ otwarty konkurs ofert, ale tylko w sytuacji kiedy zadanie moŝna zrealizować efektywniej w inny sposób określony w odrębnych przepisach. Przywołany wyŝej przepis Prawa zamówień publicznych dotyczy wyłączeń w stosowaniu ustawy, podczas gdy art. 11 ust. 4 upp umoŝliwia realizację zadań na zasadach i w trybie określonych w Prawie zamówień publicznych, - w ogłoszeniu o konkursie na realizację 2 zadań (zleconych w 2006 r. w zakresie rewalidacji dzieci i młodzieŝy niepełnosprawnej oraz w zakresie rehabilitacji kobiet po mastektomii), nie zawarto informacji o zrealizowanych przez Powiat Słupski w roku ogłoszenia otwartego konkursu ofert i w roku poprzednim zadań publicznych tego samego rodzaju i związanych z nimi kosztami, ze szczególnym uwzględnieniem wysokości dotacji przekazanych organizacjom pozarządowym, co było niezgodne z art. 13 ust.2 pkt 7 upp, - w przypadku 4 zadań (wszystkich zleconych w badanym okresie w wyniku przeprowadzenia otwartego konkursu ofert), nie zamieszczono ogłoszenia o ich konkursie w dzienniku o zasięgu ogólnopolskim lub lokalnym i w Biuletynie Informacji Publicznej, co było niezgodne z art. 13 ust. 3 upp, - w 2 z ww. 4 ofert wybranych Starosta nie wywiązał się z obowiązku uzasadnienia wyboru w zakresie spełnienia przez oferenta wymogów ustawowych oraz w ogłoszeniu, co było niezgodne z art. 15 ust. 3 upp). Ponadto stwierdzono naruszenie przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 27 grudnia 2005r. w sprawie wzoru oferty realizacji zadania publicznego,
ramowego wzoru umowy o wykonanie zadania publicznego i wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. Nr 264, poz.2207): - w przypadku 1 oferty (z 4 badanych) stwierdzono brak daty i miejsca jej złoŝenia, a ponadto oferta ta była podpisana tylko przez Prezesa Fundacji, podczas gdy do jej reprezentowania były wymagane 2 osoby (dwóch członków zarządu), - w 2 przypadkach, w III części sprawozdania z wykonania zadania nie było wymaganych oświadczeń oferenta oraz brak było poświadczenia przyjęcia sprawozdania, co było niezgodne z 1 pkt 3 ww. rozporządzenia, - w 1 przypadku umowa o realizację zadania była podpisana jednoosobowo przez Prezesa Fundacji, podczas gdy do oświadczeń woli w imieniu tej Fundacji wymagany był skład dwóch członków Zarządu, co było niezgodne z 1 pkt 2 ww. rozporządzenia. 4. NIK pozytywnie ocenia ewidencjonowanie umów na realizację zadań finansowanych dotacjami z budŝetu powiatu. Ewidencja finansowo-księgowa dotycząca zagadnień objętych kontrolą była prowadzona rzetelnie i zapewniała moŝliwość ustalenia wartości przekazanych dotacji poszczególnym organizacjom pozarządowym. Wydatki z tytułu zleconych zadań ewidencjonowane były na podstawie zawartych umów na koncie 224 w podziale na dotowane jednostki. 5. W Starostwie zapewniono obsługę kadrową do realizacji współpracy z organizacjami pozarządowymi. We wszystkich przypadkach odpowiedzialni pracownicy Starostwa przyjęli sprawozdania organizacji pozarządowych z wykonania zleconych zadań, sporządzone według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 27 grudnia 2005 r. w sprawie wzoru oferty, z tego w 3 przypadkach w terminie określonym w umowie (w jednym przypadku nie odnotowano daty jego złoŝenia). Kontrole prawidłowości wykorzystania udzielonych dotacji i realizacji zadania w kaŝdym przypadku odbywały się poprzez analizę złoŝonych przez organizacje pozarządowe sprawozdań, zawierających szczegółowe opisy wykonania zadań i osiągniętych celów. Do sprawozdań dołączone były rozliczenia finansowe i dokumenty źródłowe (rachunki, umowy, listy płac). Nie zaplanowano i nie przeprowadzono Ŝadnej kontroli w siedzibie beneficjenta w zakresie prawidłowości realizacji zleconych zadań i wykorzystania dotacji, pomimo zapisów w umowach o przysługującym zleceniodawcy prawie przeprowadzania takich kontroli.
System kontroli wewnętrznej w Starostwie nie obejmował szczegółowych uregulowań związanych z nadzorem nad prawidłowością zlecania zadań organizacjom pozarządowym, w tym rozpatrywania i wyboru ofert na realizację zadań publicznych, zawierania umów na ich realizację, rozliczania umów i ich ewidencjonowania. Przedstawiając powyŝsze oceny i uwagi, NajwyŜsza Izba Kontroli wnosi o: 1) dostosowywanie zakresu współpracy z organizacjami pozarządowymi w opracowywanych rocznych programach współpracy, do realnych moŝliwości oraz określanie w tych programach przewidywanych efektów realizacji zaplanowanych zadań, 2) opracowywanie rocznych programów współpracy z organizacjami pozarządowymi przy współudziale tych organizacji, 3) przestrzeganie trybu udzielania dotacji na realizację zadań publicznych organizacjom pozarządowym, określonego w przepisie art. 11 ust. 2 upp, 4) przestrzeganie określonych w upp wymogów udzielania dotacji na realizację zadań publicznych w szczególności dotyczących obowiązku uzasadnienia wyboru ofert, zamieszczania ogłoszenia o konkursie zgodnie z art. 13 ust. 3, 5) wyeliminowanie stwierdzonych uchybień w zakresie wymogów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wzoru oferty realizacji zadania publicznego, ramowego wzoru umowy i wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania, 6) korzystanie z uprawnień przeprowadzania kontroli wykorzystania dotacji przez beneficjentów. NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Gdańsku, na podstawie art. 62 ust. 1 ustawy o NIK oczekuje, w terminie 30 dni od daty doręczenia niniejszego wystąpienia pokontrolnego, informacji o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków, bądź o działaniach podjętych w celu realizacji wniosków lub przyczyn niepodjęcia takich działań. Zgodnie z treścią art. 61 ust. 1 ustawy o NIK, w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, przysługuje Panu prawo zgłoszenia na piśmie do Dyrektora Delegatury NajwyŜszej Izby Kontroli w Gdańsku umotywowanych zastrzeŝeń w sprawie ocen, uwag i wniosków zawartych w tym wystąpieniu.
W razie zgłoszenia zastrzeŝeń, zgodnie z art. 62 ust. 2 ustawy o NIK, termin nadesłania informacji, o którym mowa wyŝej, liczy się od dnia otrzymania ostatecznej uchwały właściwej komisji NIK. Do wiadomości: NIK Departament Administracji Publicznej