NAJWYśSZA IZBA KONTROLI DELEGATURA w KRAKOWIE 30-038 KRAKÓW, ul. Łobzowska 67 (0-12) 633 77 22, 633 77 24, 633 37 09 Fax (0-12) 633 74 55 Kraków, dnia października 2008 r. P/08/096 LKR- 41016-2/08 Zarząd Fundacji Partnerstwo dla Środowiska ul. Św. KrzyŜa 5/6 31-028 Kraków Wystąpienie pokontrolne Na podstawie art. 2 ust. 3 pkt 1 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o NajwyŜszej Izbie Kontroli (Dz. U. z 2007 r., Nr 231 poz. 1701) zwanej dalej ustawą o NIK, NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Krakowie przeprowadziła w Fundacji Partnerstwo dla Środowiska, zwanej dalej Fundacją, kontrolę realizacji Rządowego Programu Fundusz Inicjatyw Obywatelskich (FIO) w latach 2004-2008. W związku z kontrolą, której wyniki przedstawione zostały w protokole podpisanym przez Zarząd Fundacji w dniu 25 sierpnia 2008 r. oraz omówione na naradzie pokontrolnej w dniu 18 września 2008 r., NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Krakowie, stosownie do art. 60 ustawy o NIK, przesyła niniejsze wystąpienie pokontrolne. NajwyŜsza Izba Kontroli pozytywnie ocenia merytoryczną stronę realizacji przez Fundację projektów współfinansowanych ze środków FIO, gdyŝ większość zaplanowanych działań została przeprowadzona. Stwierdzono jednak istotne nieprawidłowości w odniesieniu do strony formalnej realizowanych projektów. Dotyczyły one w szczególności przypadków podwykonawstwa, odpłatnej realizacji projektów przez partnerów Fundacji, niewłaściwego dokumentowania poniesionych kosztów oraz przekazywania w sprawozdaniach nierzetelnych danych. PowyŜszą ocenę ogólną uzasadniają następujące ustalenia i oceny szczegółowe.
1. W ocenie NajwyŜszej Izby Kontroli Fundacja naleŝała do grona podmiotów uprawnionych do ubiegania się o dotację z Funduszu Inicjatyw Obywatelskich. Według zasad FIO prawo do składania wniosków o dofinansowanie przysługiwało m.in. organizacjom pozarządowym zdefiniowanym w art. 3 ust. 2 ustawy o działalności poŝytku publicznego i wolontariacie 1, a Fundacja Partnerstwo dla Środowiska do nich się zaliczała. 2. Fundacja zrealizowała większość działań zaplanowanych w ramach czterech projektów FIO. Izba w pełni uznaje opisane w sprawozdaniach do Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej przyczyny braku pełnej realizacji wszystkich elementów składających się na projekty 759, 216 oraz 1273. Stwierdzić naleŝy jednocześnie, iŝ nieprzeprowadzenie w planowanym terminie szkolenia dla przedstawicieli Grup Partnerskich w ramach projektu FIO nr 216 było spowodowane faktem, iŝ umowę podpisano dopiero w dniu 29 listopada 2005 r., a czas pomiędzy datą otrzymania środków finansowych (13 grudnia 2005 r.) i terminem zakończenia realizacji projektu (31 grudnia 2005 r.) był zbyt krótki. Z przedłoŝonej dokumentacji wynikało równieŝ, iŝ ww. szkolenie zostało przeprowadzone w późniejszym terminie. W związku z powyŝszym NIK nie wnosi uwag do merytorycznej realizacji skontrolowanych zadań. 3. NajwyŜsza Izba Kontroli negatywnie ocenia przypadki realizacji projektów przez podwykonawców, poniewaŝ umowy zawarte przez Fundację na realizację projektów współfinansowanych z FIO, nie uwzględniały takiego sposobu realizacji dotowanych zadań, a zgodnie z treścią art. 16 ust. 4 ustawy o działalności poŝytku publicznego i wolontariacie w takim przypadku zadanie publiczne nie mogło być zrealizowane przez podmiot niebędący stroną umowy. W przypadku projektu FIO nr 215 w ramach dotacji rozliczono kwotę 8.151,83 zł z tytułu faktur wystawionych w 2005 r. przez firmę Oczko Małgorzata Łuszczek z tytułu kosztów koordynacji programu Szkoły dla Ekorozwoju. Zdaniem NIK fakt współpracy z ww. podmiotem gospodarczym powinien mieć odzwierciedlenie w umowie zawartej na projekt FIO. Innym przykładem naruszenia zasady bezpośredniej realizacji dotowanego zadania, bez uzyskania formalnej zgody, było sfinansowanie ze środków FIO kosztów szkolenia wynikających z rachunku wystawionego przez Fundację Wspierania i Rozwoju Kreatywności z Otwocka na kwotę 1 Ustawa z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności poŝytku publicznego i wolontariacie (Dz. U. Nr 96, poz. 873, ze zm.). 2
3.785 zł. Z treści tego dokumentu wynikało bowiem, iŝ opłata została pobrana za przygotowanie i przeprowadzenia szkolenia. 4. W ocenie NIK odpłatne wykonywanie zadań w ramach FIO przez formalnych partnerów projektu nr 1273 było niezgodne z obowiązującą w FIO definicją partnerstwa, naruszając jednocześnie wspomnianą wyŝej zasadę bezpośredniej realizacji zadania przez Zleceniobiorcę, o której mowa w art. art. 16 ust. 4 ustawy o działalności poŝytku publicznego i wolontariacie. W latach 2006-2007 cztery organizacje będące zgłoszonymi partnerami projektu obciąŝyły Fundację kosztami organizacji spotkań i szkoleń. Łączna kwota wystawionych dokumentów wyniosła 11.110 zł, w tym 3.600 zł stanowiły bezpośrednie koszty za organizację szkoleń i seminariów. Według zasad FIO obowiązujących w latach 2006-2007 współpraca partnerska miała obejmować w szczególności aktywną wymianę umiejętności, doświadczeń i wiedzy na kaŝdym etapie projektu. Udział partnera w realizacji projektu mógł dotyczyć nieodpłatnego wsparcia rzeczowego lub osobowego. Partner nie mógł być podwykonawcą, jak równieŝ podwykonawca nie mógł być jednocześnie partnerem. 5. NIK zwraca równieŝ uwagę na przypadki rozliczania w ramach środków otrzymanych z FIO wydatków do ponoszenia, których brak było formalnych podstaw. I tak: W projekcie nr 759 rozliczono kwotę 400 zł z tytułu zwrotu kosztów konferencji podsumowującej projekt pomimo, iŝ konferencja miała miejsce prawie dwa miesiące po zakończeniu formalnej realizacji projektu. Koszty w wysokości 400 zł zostały więc zaliczone w sposób nieprawidłowy błędna kategoria budŝetu, a na dodatek na podstawie dokumentu przedłoŝonego przez [...] 2, która nie była formalnie pracownikiem lub nawet współpracownikiem Fundacji. Dokument ten tj. faktura VAT nr 95/XII/2005 z dnia 19 grudnia 2005 r. w pozostałej części - kwota 185 zł została co prawda przypisana prawidłowo pod względem budŝetu koszty warsztatów i spotkań, to jednak rozliczenie jej przez osobą formalnie nie związaną z Fundacją budzi wątpliwości. W projekcie nr 759 rozliczono równieŝ kwotę 258,91 zł wynikającą z noty obciąŝeniowej wystawionej przez Prezesa Fundacji Fundusz Współpracy [...] 3, w związku z przejazdem pracownika [...] 4 na spotkanie w Krynicy w dniu 12 grudnia 2005 r. Ustalenia kontroli wskazują, iŝ biorąc udział w projekcie FIO nr 759 osoba ta nie posiadała Ŝadnego 2 Art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.Nr 112, poz.1198) 3 Art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.Nr 112, poz.1198) 4 Art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.Nr 112, poz.1198) 3
formalnego upowaŝnienia władz Fundacji do reprezentowania lub/i działania w jej imieniu. NaleŜy dodać, iŝ pracodawca [...] 5 - Fundacja Fundusz Partnerstwa nie zawarła z Fundacją Ŝadnej umowy o współpracy przy realizacji projektu FIO nr 759. W rozliczeniu projektu nr 759 ujęto kwotę 1.900 zł tytułem wynagrodzenia kierownika projektu dotacyjnego, pomimo, iŝ w zakresie obowiązków osoby, której wynagrodzenie wypłacono [...] 6, nie było Ŝadnej wzmianki o tym, iŝ miałby on cokolwiek wspólnego z projektem współfinansowanym ze środków FIO. W projekcie nr 215 rozliczono kwotę 1.830 zł, która wynikała z faktury VAT nr 27/2005 z dnia 26 października 2005 r. wystawionej przez firmę OCZKO Małgorzaty Łuszczek za usługę koordynacji Programu Szkoły dla Ekorozwoju na Dolnym Śląsku pomimo, iŝ projekt 215 dotyczył działań w gminie Klucze, znajdującej się na terenie Województwa Małopolskiego. W ramach projektu nr 216 rozliczono kwotę 9.011 zł, która wynikała z noty obciąŝeniowej wystawionej w dniu 29 grudnia 2005 r. przez partnera projektu Stowarzyszenie Przyjaciół Integracji z siedzibą w Warszawie. Jako podstawę uznania tej noty podano umowę o współpracy z dnia 9 września 2005 r., która nie zawierała jednak Ŝadnych zasad dokonywania wzajemnych rozliczeń. NajwyŜsza Izba Kontroli negatywnie ocenia równieŝ fakt, iŝ ww. notą księgową rozliczono kwotę 4.600 zł z tytułu kosztów szkolenia prowadzonego przez wyŝej wymienionego partnera. Szkolenie to ostatecznie odbyło się juŝ po zakończeniu realizacji projektu. Kwotę 4.000 zł zaliczono do kosztów jako honorarium autorów warsztatów, natomiast 600 zł zaliczono do kosztów materiałów szkoleniowych. W projekcie nr 216 negatywnie naleŝy ocenić takŝe dokonany podział kosztów wynikających z faktury nr 36/2005 z dnia 23 grudnia 2005 r. wystawionej przez firmę SPEKTRUM s.c. na łączną kwotę 19.995,80 zł. Do kosztów składu i wydania w formie elektronicznej wydawnictwa Poradnik Partnerstwa zaliczono 3.995,80 zł, natomiast pozostałą kwotę z faktury, tj. 16.000 zł ujęto jako skład i wydruk 1.000 sztuk wspomnianego wydawnictwa. Z treści faktury nie wynikał jednak taki sposób rozliczenia, a Fundacja nie posiadała Ŝadnego dokumentu sankcjonującego dokonany podział kosztów. 5 Art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.Nr 112, poz.1198) 6 Art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.Nr 112, poz.1198) 4
Do kosztów wynagrodzenia kierownika programu Grup Partnerskich w projekcie nr 1273 w 2006 r. zaliczono wynagrodzenie asystenta programu w kwocie 900 zł. 6. W świetle powyŝszych ustaleń NajwyŜsza Izba Kontroli nie moŝe pozytywnie ocenić wykonania budŝetów poszczególnych projektów w zakresie środków pochodzących z dotacji FIO. Według przedstawionych rozliczeń nie przekroczono co prawda wartości planowanych, to jednak fakt zaliczenia wyŝej wymienionych kwot do kosztów realizacji projektów, budzi wątpliwości. W odniesieniu do części wykazanych w punkcie 5 wydatków wątpliwości te wynikają głównie ze sposobu ich dokumentowania. 7. NajwyŜsza Izba Kontroli negatywnie ocenia nieterminowe przedłoŝenie sprawozdań z realizacji projektów oraz nieterminowy zwrot niewykorzystanych środków finansowych w odniesieniu do projektów zakończonych w 2005 r. (projekty nr 215, 216 oraz 759). Przyjmując do wiadomości wyjaśnienia Zarządu Fundacji w powyŝszym zakresie NIK stwierdza, iŝ opisane działania były niezgodne z zawartymi w ramach FIO umowami. 8. W ocenie NajwyŜszej Izby Kontroli sposób ewidencjonowania kosztów poszczególnych projektów, pomimo zgodności z przyjętymi zasadami FIO, uniemoŝliwia w praktyce oszacowanie w sposób precyzyjny całkowitej wartości projektu. Wkład własny Fundacji do projektów realizowanych w ramach FIO nie wynikał bowiem z ewidencji finansowo księgowej. Kwoty wykazane w sprawozdaniach z realizacji projektów jako wkład własny stanowiła część kosztów, które zostały przypisane do innych programów prowadzonych przez Fundację. 9. Sposób ujmowania wkładu własnego w sprawozdaniach z realizacji projektów budzi zastrzeŝenia Izby. Negatywnie ocenić naleŝy to, iŝ w ramach wkładu własnego do projektu nr 216 kwotę 4.000 zł, tj. 41,66% całego wkładu do tego projektu, zaliczono awansem. Środki finansowe od Fundacji Fundusz Współpracy otrzymano dopiero w 2006 r., w dodatku na mocy umowy zawartej juŝ po terminie zakończenia realizacji zadania. W ramach realizacji projektu nr 1273 w 2007 r. do wkładu własnego zaliczono kwotę 83.900 zł, (tj. 56,6% całego wkładu w 2007 r.), która wynikała tylko i wyłącznie z oświadczenia wydanego przez organizację pn. Forum Aktywizacji Obszarów Wiejskich (FAOW). FAOW nie występowało jako partner projektu, a z treści oświadczenia wystawionego pod datą 24 stycznia 2008 r. nie wynikały kwoty podane ostatecznie w rozliczeniu przez Fundację wkładu własnego do FIO nr 1273. NaleŜy podkreślić równieŝ fakt, iŝ w Fundacji w Ŝaden sposób nie zweryfikowano kwoty podanej przez 5
FAOW, a rozliczenie dotacji zawierało niezgodny z dokumentem źródłowym zapis, iŝ oświadczenie miało datę 31 grudnia 2007 r. Oceniając kontrolowaną działalność Fundacji, NajwyŜsza Izba Kontroli uwzględniła argumentację przedstawioną w toku narady pokontrolnej oraz poczynione w latach 2007-2008 działania, mające na celu uporządkowanie spraw w zakresie prowadzonej dokumentacji (instrukcja obiegu i kontroli dokumentów) oraz zarządzania administracyjno finansowego nad prowadzonymi projektami (zatrudnienie osoby na stanowisku kierownika finansowego). W opinii NIK powinny się one przyczynić do wyeliminowania nieprawidłowości dotyczących strony formalnej realizowanych projektów. Przedstawiając powyŝsze oceny i uwagi, NajwyŜsza Izba Kontroli wnosi o dokonanie weryfikacji dotychczas złoŝonych końcowych rozliczeń dotacji otrzymanych z FIO pod kątem stwierdzonych w toku kontroli nieprawidłowości oraz przesłanie skorygowanych dokumentów wraz ze stosownymi wyjaśnieniami do Zleceniodawcy. NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Krakowie, na podstawie art. 62 ust. 1 ustawy o NIK, zwraca się o przedstawienie przez Zarząd Fundacji, w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, informacji o sposobie wykorzystania ocen, uwag i wniosku oraz o działaniach podjętych w celu realizacji wniosku bądź przyczynach ich niepodjęcia. Zgodnie z treścią art. 61 ust. 1 ustawy o NIK, w terminie do 7 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego Zarządowi Fundacji przysługuje prawo zgłoszenia na piśmie umotywowanych zastrzeŝeń w sprawie ocen, uwag i wniosku zawartych w tym wystąpieniu. W razie zgłoszenia zastrzeŝeń, zgodnie z art. 62 ust. 2 ustawy o NIK, termin nadesłania informacji, o której mowa wyŝej, liczy się od dnia otrzymania ostatecznej uchwały w sprawie ich rozstrzygnięcia przez właściwą komisję NIK. Otrzymują: 1. Adresat 2. Departament Pracy, Spraw Socjalnych i Zdrowia 3. Akta kontroli 6