System Zarządzania Jakością PN-EN ISO 9001: 2001 KSIĘGA JAKOŚCI EDYCJA 3-2008 Niniejszy dokument jest własnością POLSKIEGO KOMITETU NORMALIZACYJNEGO. Wszelkie prawa autorskie zastrzeżone. Kopiowanie i rozpowszechnianie wyłącznie za zgodą Prezesa PKN.
Stronica: 2 Stronic: 27 Spis treści: 1. PREZENTACJA POLSKIEGO KOMITETU NORMALIZACYJNEGO...3 1.1. NAJWAŻNIEJSZE FAKTY HISTORYCZNE W DZIAŁALNOŚCI POLSKIEGO KOMITETU NORMALIZACYJNEGO.3 1.2. PODSTAWY PRAWNE FUNKCJONOWANIA POLSKIEGO KOMITETU NORMALIZACYJNEGO...4 1.3. UDZIAŁ POLSKIEGO KOMITETU NORMALIZACYJNEGO W MIĘDZYNARODOWYCH ORGANIZACJACH NORMALIZACYJNYCH...5 2. POLITYKA JAKOŚCI...9 3. ZAKRES SYSTEMU ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ...10 4. SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ...11 4.1. ZARZĄDZANIE PROCESAMI...11 4.2. WYMAGANIA DOTYCZĄCE DOKUMENTACJI...14 5. ODPOWIEDZIALNOŚĆ KIEROWNICTWA...16 5.1. ZAANGAŻOWANIE KIEROWNICTWA...16 5.2. ORIENTACJA NA KLIENTA...16 5.3. POLITYKA JAKOŚCI...16 5.4. PLANOWANIE...16 5.5. ODPOWIEDZIALNOŚĆ, UPRAWNIENIA I KOMUNIKACJA...17 5.6. PRZEGLĄD ZARZĄDZANIA...19 6. ZARZĄDZANIE ZASOBAMI...19 6.1. ZAPEWNIENIE ZASOBÓW...19 6.2. ZASOBY LUDZKIE...20 6.3. INFRASTRUKTURA...20 6.4. ŚRODOWISKO PRACY...20 7. REALIZACJA WYROBU...21 7.1. PLANOWANIE REALIZACJI WYROBU...21 7.2. PROCESY ZWIĄZANE Z KLIENTEM...21 7.3. PROJEKTOWANIE I ROZWÓJ WYROBÓW...22 7.4. ZAKUPY...22 7.5. PRODUKCJA I DOSTARCZENIE USŁUGI...23 7.6. NADZOROWANIE WYPOSAŻENIA DO MONITOROWANIA I POMIARÓW...24 8. POMIARY, ANALIZA I DOSKONALENIE...25 8.1. POSTANOWIENIA OGÓLNE...25 8.2. MONITOROWANIE I POMIARY...25 8.3. NADZÓR NAD WYROBEM NIEZGODNYM...26 8.4. ANALIZA DANYCH...26 8.5. DOSKONALENIE...27
Stronica: 3 Stronic: 27 1. Prezentacja Polskiego Komitetu Normalizacyjnego 1.1. Najważniejsze fakty historyczne w działalności Polskiego Komitetu Normalizacyjnego 1923 Komitet Techniczny ds. Normalizacji Wyrobów Przemysłowych powstaje przy Ministerstwie Handlu i Przemysłu. 1923 Polski Komitet Krajowy Elektrotechniki (utworzony w ramach Stowarzyszenia Elektryków Polskich - SEP) zostaje członkiem IEC. 1924 Polski Komitet Normalizacyjny (P.K.N.) zostaje powołany, a Polska Norma (PN) wprowadzona jako oficjalny dokument do dobrowolnego stosowania. 1925 Pierwsza PN zostaje opublikowana. 1945 Polski Komitet Normalizacyjny (PKN) wznawia działalność po wojnie. 1947 PKN zostaje członkiem założycielem ISO. 1949 Ustawa o Polskim Komitecie Normalizacyjnym wprowadza normy obowiązkowe. 1950 Polski Komitet Krajowy Elektrotechniki zostaje włączony do PKN. 1953 PKN staje się centralnym organem administracji państwowej odpowiedzialnym za normalizację. 1961 Ustawa o normalizacji potwierdza status PKN jako centralnego organu administracji państwowej 1970 PKN rozpoczyna współpracę z EKG/ONZ. 1972 PKN i Centralny Urząd Jakości i Miar zostają połączone w Polski Komitet Normalizacji i Miar (PKNiM). 1979 Polski Komitet Normalizacji, Miar i Jakości (PKNMiJ) powstaje z mocy ustawy o jakości wyrobów, usług, robót i obiektów budowlanych 1992 Pierwsze dwie PN-EN ustanowione. 1994 Na mocy przepisów Ustawy o normalizacji z dnia 3 kwietnia 1993, PKNMiJ zostaje rozwiązany, a Polski Komitet Normalizacyjny (PKN) reaktywowany. Ustawa wprowadza nowoczesny system normalizacji w Polsce, oparty na europejskim, z dobrowolnym statusem norm włącznie. 1994 PKN i Instytut Łączności podpisują Memorandum of Understanding (MoU) z ETSI. 1995 PKN wprowadza dobrowolny znak zgodności z Polską Normą. 1996 Krajowy Punkt Informacyjny WTO/TBT zostaje utworzony w PKN 1997 PKN zostaje członkiem konsorcjum PERINORM. 2002 Nowa Ustawa o normalizacji z dnia 12 września 2002 uchwalona przez Sejm. PKN występuje o przyznanie pełnego członkostwa w CEN i CENELEC.
Stronica: 4 Stronic: 27 2003 Nowa Ustawa o normalizacji wchodzi w życie nowy status PKN system normalizacji w pełni zgodny z europejskim. Nowe MoU z ETSI zostaje podpisane przez PKN. 2004 PKN zostaje członkiem CEN i CENELEC z dniem 1 stycznia. Jubileusz 80-lecia Polskiego Komitetu Normalizacyjnego. 2007 Podpisane zostaje porozumienie między Polskim Komitetem Normalizacyjnym (PKN) a Państwowym Komitetem Ukrainy ds. Przepisów Technicznych i Polityki Konsumenckiej (DSSU) o współpracy w dziedzinie normalizacji. Prezes PKN został wybrany do Rady Administracyjnej CENELEC. PKN i Instytut Techniki i Aparatury Medycznej podpisują porozumienie, w celu prowadzenia stałej współpracy dla rozwoju i upowszechniania normalizacji. 1.2. Podstawy prawne funkcjonowania Polskiego Komitetu Normalizacyjnego Ustawa o normalizacji i akty wykonawcze Ustawa z dnia 12 września 2002 r. o normalizacji (Dz. U. Nr 169, poz. 1386, z późn. zm.) Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 23 grudnia 2002 r. w sprawie działalności normalizacyjnej związanej z obronnością i bezpieczeństwem państwa (Dz. U. nr 239, poz. 2038) Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 23 grudnia 2002 r. w sprawie sposobu funkcjonowania krajowego systemu notyfikacji norm i aktów prawnych (Dz. U. Nr 239, poz. 2039 z późn. zm.) Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 23 grudnia 2002 r. w sprawie sposobu współdziałania Polskiego Komitetu Normalizacyjnego z organami administracji rządowej (Dz. U. Nr 239, poz. 2040) Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 23 grudnia 2002 r. w sprawie sposobu przeprowadzenia wyboru członków Rady Normalizacyjnej przy Polskim Komitecie Normalizacyjnym (Dz. U. Nr 239, poz. 2041) Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 23 grudnia 2002 r. w sprawie sposobu nadawania i wykorzystywania znaku zgodności z Polską Normą (Dz. U. Nr 241, poz. 2077) Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 6 kwietnia 2004 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie funkcjonowanie krajowego systemu notyfikacji norm i aktów prawnych (Dz. U. Nr 65, poz. 597) Zarządzenie Prezesa Rady Ministrów nr 169 z dnia 23 grudnia 2002 r. w sprawie nadania statutu Polskiemu Komitetowi Normalizacyjnemu (M. P. Nr 61, poz. 874, wraz ze zm. M.P. Nr 19 z 2007 r., poz. 231)
Stronica: 5 Stronic: 27 Zarządzenie Prezesa Rady Ministrów nr 28 z dnia 21 marca 2007 r. zmieniające zarządzenie w sprawie nadania statusu Polskiemu Komitetowi Normalizacyjnemu (M.P. Nr 19 z 2007 r., poz. 231) Zarządzenie Prezesa Rady Ministrów nr 65 z dnia16 czerwca 2008 r. zmieniające zarządzenie w sprawie nadania statutu Polskiemu Komitetowi Normalizacyjnemu (M.P. Nr 46 z 2008 r., poz. 416) Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 23 kwietnia 2008 r. w sprawie ustalenia wysokości wynagrodzenia za pracę i przyznawania innych świadczeń związanych z pracą dla pracowników Polskiego Komitetu Normalizacyjnego (Dz. U. Nr 73, poz. 437) 1.3. Udział Polskiego Komitetu Normalizacyjnego w międzynarodowych organizacjach normalizacyjnych Polski Komitet Normalizacyjny, jako krajowa jednostka normalizacyjna upoważniona na mocy ustawy do reprezentowania interesów Polski w dziedzinie normalizacji na arenie międzynarodowej, prowadzi intensywną współpracę z organizacjami normalizacyjnymi szczebla międzynarodowego, europejskiego, a także z krajowymi jednostkami normalizacyjnymi innych państw. Współpraca ta odbywa się przede wszystkim w ramach organizacji normalizacyjnych: ISO Międzynarodowa Organizacja Normalizacyjna (www.iso.org); IEC Międzynarodowa Komisja Elektrotechniczna (www.iec.ch); CEN Europejski Komitet Normalizacyjny (w tym ECISS - Europejski Komitet ds. Normalizacji Żelaza i Stali) (www.cen.eu); CENELEC Europejski Komitet Normalizacyjny Elektrotechniki (www.cenelec.eu); ETSI Europejski Instytut Norm Telekomunikacyjnych (www.etsi.org). Współpraca z międzynarodowymi organizacjami normalizacyjnymi (ISO i IEC) Międzynarodowa Komisja Elektrotechniczna (IEC) powstała już w 1906 r. W 1923 r. Polski Komitet Krajowy Elektrotechniki został członkiem tej organizacji. Członkostwo to trwa do chwili obecnej. Obecnie rolę krajowego komitetu elektrotechniki pełni PKN. W 1947 r. PKN został członkiem założycielem Międzynarodowej Organizacji Normalizacyjnej (ISO) i odgrywa w niej ważną rolę aż do dziś jako krajowa jednostka normalizacyjna. Współpraca z IEC i ISO ma podobny charakter. Wynika to zarówno z faktu, że normalizacja międzynarodowa opiera się na tych samych fundamentalnych zasadach, jak ze wspólnych przepisów wewnętrznych i zbliżonych procedur obu organizacji. Wynikiem działalności ISO czy IEC jest przede wszystkim norma międzynarodowa. Stanowi ona pewien wspólny model dla krajowych jednostek normalizacyjnych, które mogą go wykorzystać jako wzorzec do opracowania własnych norm krajowych. Nie ma tutaj obowiązku pełnego wprowadzania norm ISO czy IEC przez ich członków do zbiorów norm krajowych, choć jest to usilnie zalecane dla ułatwienia handlu globalnego (przykładowo zalecenie to zawarte jest w załączniku nr 3 do Porozumienia WTO/TBT).
Stronica: 6 Stronic: 27 W członkostwie ISO i IEC można wyróżnić dwa poziomy. Pierwszy dotyczy udziału w całości działań organizacji. Członkiem jest krajowa jednostka normalizacyjna - NSB (w IEC nosi ona nazwę komitetu krajowego - NC). Jej przedstawiciele mają prawo być wybierani do wszelkich organów zarządzających i kierujących organizacji. Drugi poziom dotyczy udziału w pracach technicznych. Każda NSB (NC) deklaruje swój udział w pracach poszczególnych komitetów technicznych (TC) i podkomitetów (SC). Mamy tu do czynienia z dwiema kategoriami członkostwa (lub brakiem członkostwa): członkostwo "P" (participating member) polega na pełnym udziale w pracach danego TC czy SC i pociąga za sobą zarówno prawa, jak i obowiązki. Do obowiązków należy m.in. terminowe opiniowanie dokumentów roboczych i głosowanie na projekty tych dokumentów oraz udział w posiedzeniach. członkostwo "O" (observer) polega na biernym udziale gwarantującym dostęp do dokumentów roboczych i możliwość udziału w posiedzeniach w charakterze obserwatora, jednak bez prawa podejmowania decyzji i głosowania (poza pewnymi wyjątkami). Należy podkreślić znaczny udział PKN w pracach technicznych obu organizacji, czego wyrazem jest liczba komitetów i podkomitetów technicznych ISO i IEC, w których PKN ma członkostwo "P" i "O". Ustępujemy tylko organizacjom z krajów najbardziej rozwiniętych. Polscy eksperci biorą także udział w pracach wielu grup roboczych (WG). Oznacza to zaangażowanie wielu ekspertów - członków komitetów technicznych (KT) PKN we współpracę międzynarodową. Praca ich polega zarówno na opiniowaniu projektów dokumentów normatywnych, jak i udziale w posiedzeniach komitetów, podkomitetów i grup roboczych. W związku z przejściem w ISO i IEC na pełną elektronizację obiegu i przetwarzania dokumentów, współpraca odbywa się drogą elektroniczną. Współpraca z ISO Struktura uczestnictwa PKN w pracach komitetów i podkomitetów technicznych ISO (stan na dzień 31 lipca 2008 r.) przedstawia się następująco: Członkostwo Komitety (TC) Podkomitety (SC) Razem TC i SC Czynne (P) 64 191 255 Bierne (O) 113 165 378 Razem 177 456 633 Łączna liczba TC i SC w ISO wynosi 733. PKN uczestniczy w komitetach ds. problemów ogólnych zagadnień normalizacji ISO. Są to: DEVCO (członkostwo "P") - Komitet ds. Problemów Krajów Rozwijających się, COPOLCO (członkostwo "O") - Komitet ds. Polityki Konsumenckiej, CASCO (członkostwo "P") - Komitet ds. Oceny Zgodności. REMCO (członkostwo "P") - Komitet ds. Materiałów Odniesienia PKN, jako członek ISONET (Sieć Informacyjna ISO) odgrywa aktywną i ważną rolę w kształtowaniu polityki informacyjnej ISO. Należy podkreślić bardzo słabe zainteresowanie polskich konsumentów procesem normalizacji. W przeciwieństwie do krajów Europy Zachodniej czy USA, polskie organizacje konsumenckie są słabe i nie chcą uczestniczyć w tym procesie. Możliwa jest więc w najbliższym czasie rezygnacja nawet z członkostwa "O" w COPOLCO.
Stronica: 7 Stronic: 27 Każdy członek ISO ma prawo do prowadzenia sekretariatów komitetów i podkomitetów technicznych tych organizacji. PKN prowadzi sekretariat komitetu technicznego: TC 98 Podstawy projektowania budowli; oraz 1 podkomitetu: TC 98/SC 2 Podstawy projektowania budowli. Niezawodność konstrukcji. Prowadzenie sekretariatów 1 komitetu technicznego: TC 195 Maszyny i urządzenia budowlane; oraz 2 podkomitetów: TC 34/SC 3 Produkty rolno-żywnościowe. Przetwory owocowe i warzywne, TC 107/SC 7 Powłoki metalowe i inne nieorganiczne. Badania korozyjne, zostało powierzone przez PKN jednostkom zewnętrznym na podstawie stosownych porozumień. Współpraca z IEC Struktura uczestnictwa PKN w pracach komitetów i podkomitetów technicznych IEC (stan na dzień 31 lipca 2008 r.) przedstawia się następująco: Członkostwo Komitety (TC) Podkomitety (SC) Razem TC i SC Czynne (P) 39 33 72 Bierne (O) 51 45 96 Razem 90 78 168 Łączna liczba TC i SC w IEC wynosi 172 (PKN nie współpracuje z 4 TC/SC). Każdy członek IEC ma prawo do prowadzenia sekretariatów komitetów i podkomitetów technicznych tej organizacji. PKN prowadzi sekretariat jednego komitetu technicznego IEC: TC 27 Urządzenia elektrotermiczne przemysłowe. Współpraca z europejskimi organizacjami normalizacyjnymi (CEN, CENELEC i ETSI) Europejski Komitet Normalizacyjny CEN powstał w 1974 r., Europejski Komitet Normalizacyjny Elektrotechniki CENELEC - w 1973 r., a Europejski Instytut Norm Telekomunikacyjnych ETSI - w 1988 r. W przeciwieństwie do długiej tradycji współpracy PKN z organizacjami międzynarodowymi, współpraca na szczeblu europejskim datuje się od 1991 roku, w którym PKNMiJ uzyskał status afilianta CEN i CENELEC (przejęty następnie przez PKN w 1994r.). Status ten zapewnił częściowy dostęp do informacji o działalności tych organizacji, możliwość dostępu do norm europejskich i wprowadzania ich do Polskich Norm. Umożliwił także uczestnictwo w pracach komitetów i podkomitetów technicznych tych organizacji, niestety w charakterze obserwatora. 30 grudnia 2002 r. PKN wystąpił do CEN i CENELEC z wnioskiem o pełne członkostwo w tych organizacjach. Wniosek został rozpatrzony pozytywnie. Również wyniki auditu przeprowadzonego w PKN na zlecenie CEN i CENELEC, mającego na celu sprawdzenie gotowości do członkostwa, były pozytywne. W związku z tym PKN otrzymał status pełnego członka w tych organizacjach z dniem 1 stycznia 2004 r. PKN ma prawo udziału w pracach wszystkich komitetów technicznych i podkomitetów obu organizacji. Może zgłaszać też ekspertów do grup roboczych. 163 ekspertów uczestniczy w
Stronica: 8 Stronic: 27 pracach 206 grup roboczych CEN i 11 ekspertów w pracach 12 grup roboczych CENELEC (dane na dzień 31 lipca 2008 r.). Członkiem ETSI może zostać każda organizacja, firma czy instytucja związana z telekomunikacją z krajów obszaru CEPT (Europejska Konferencja Administracji Poczty i Telekomunikacji). W 1994 r. PKN (wraz z Instytutem Łączności) podpisał z ETSI porozumienie, tzw. Memorandum of Understanding (MoU), na mocy, którego PKN oraz IŁ pełniły rolę Krajowych Organizacji Normalizacyjnych ETSI (tzw. ETSI/NSO). Podczas 41. Zgromadzenia Ogólnego ETSI, w dniu 25 marca 2003 r. zostało podpisane nowe Memorandum of Understanding miedzy PKN a ETSI. Zgodnie z nowym MoU, PKN pełni rolę Krajowej Jednostki Normalizacyjnej ETSI. Rola PKN, jako NSO, obejmuje organizowanie ankiety powszechnej i głosowania nad projektami norm europejskich serii telekomunikacyjnej, ogłaszanie i przestrzeganie okresu wstrzymania (standstill) oraz transpozycję krajową norm europejskich opracowanych przez ETSI. PKN nie ma prawa udziału w pracach technicznych ETSI, może natomiast brać udział w posiedzeniach gremiów decyzyjnych na prawach obserwatora.
Stronica: 9 Stronic: 27 2. Polityka jakości Polski Komitet Normalizacyjny jako uznana krajowa jednostka normalizacyjna ukierunkowuje swoje zadania na sprawne organizowanie działalności normalizacyjnej w Polsce i zapewnienie wszystkim zainteresowanym dokumentów normalizacyjnych: odpowiadających wymaganiom rynku, zgodnych z rozwiązaniami europejskimi i międzynarodowymi wypracowanymi przy współudziale zainteresowanych polskich stron, w optymalnym czasie, i wspierających krajową politykę techniczną. Polski Komitet Normalizacyjny organizując działalność normalizacyjną stosuje zasady praworządności, otwartości, dobrowolności, przejrzystości, spójności, konsensu i bezstronności. Najwyższe kierownictwo ustanawia cele jakości i kierunki działania Polskiego Komitetu Normalizacyjnego, tworzy i zapewnia utrzymanie środowiska wewnętrznego angażując wszystkich w realizację celów jakości. Osiąganie powyższych założeń jest realizowane dzięki zagwarantowaniu oraz dostępności do zasobów umożliwiających: stałe podnoszenie jakości produktów i świadczonych usług, zapewnienie spójności krajowego systemu normalizacji w powiązaniu z systemem europejskim, aktywne partnerstwo na europejskiej i międzynarodowej arenie normalizacyjnej, stałe promowanie korzyści z udziału w normalizacji i stosowania norm wprowadzenie i doskonalenie elektronizacji wiodących procesów w PKN. Prawidłowa realizacja procesu normalizacyjnego i usług zagwarantowana jest poprzez wdrożenie i ciągłe doskonalenie skuteczności systemu zarządzania jakością ISO 9001 w tym także poprzez określenie odpowiedzialności kierownictwa i zaangażowanie wszystkich pracowników. Polityka jakości stanowi zobowiązanie wobec naszych klientów oraz społeczeństwa i jest znana i respektowana przez wszystkich pracowników Polskiego Komitetu Normalizacyjnego. Prezes Polskiego Komitetu Normalizacyjnego dr Janusz Szymański Data: 21.06.2004 r.
Stronica: 10 Stronic: 27 3. Zakres Systemu Zarządzania Jakością W celu lepszego zaspokojenia potrzeb klientów oraz sprawniejszego zarządzania organizacją, Prezes Polskiego Komitetu Normalizacyjnego postanowił o opracowaniu i wdrożeniu Systemu Zarządzania Jakością spełniającego wymagania normy PN-EN ISO 9001:2001 i obejmującego następujący zakres działalności: Opracowywanie i publikowanie Polskich Norm i dokumentów normalizacyjnych, sprzedaż Polskich Norm i dokumentów normalizacyjnych międzynarodowych i zagranicznych oraz wydawnictw normalizacyjnych, opracowywanie i sprzedaż informacji normalizacyjnej, wydawanie certyfikatów zgodności z Polską Normą Celem niniejszej Księgi Jakości jest prezentacja stosowanego w PKN Systemu Zarządzania Jakością.
Stronica: 11 Stronic: 27 4. System zarządzania jakością 4.1. Zarządzanie procesami Polski Komitet Normalizacyjny ustanowił, wdrożył i utrzymuje System Zarządzania Jakością oraz ciągle doskonali jego skuteczność zgodnie z wymaganiami normy PN-EN ISO 9001:2001. W Polskim Komitecie Normalizacyjnym zidentyfikowano, określono i udokumentowano procesy przebiegające w organizacji oraz zakres odpowiedzialności, wykorzystując mapę procesów, opisy procesów, procedury i instrukcje. Zdefiniowano również wzajemne oddziaływanie między procesami. Najwyższe kierownictwo instytucji zapewniło zasoby i informacje niezbędne do wdrożenia i stosowania oraz monitorowania procesów. Zgodność Systemu Zarządzania Jakością z normą PN-EN ISO 9001:2001 i stałe udoskonalanie jego skuteczności są zapewniane poprzez audity wewnętrzne oraz przeglądy przez najwyższe kierownictwo. Są podejmowane niezbędne działania dla osiągnięcia zaplanowanych wyników. Dla zidentyfikowania procesów funkcjonujących w Polskim Komitecie Normalizacyjnym posłużono się modelem systemu zaczerpniętego z normy PN-EN ISO 9001:2001 i przedstawionego na rysunku 1. Ciągłe doskonalenie systemu zarządzania jakością Klienci Odpowiedzialność kierownictwa Klienci Zarządzanie zasobami Pomiary, analizy, doskonalenie Zadowolenie Wymagania Wejście Realizacja wyrobu Wyrób Wyjście Rysunek 1. Model procesowego Systemu Zarządzania Jakością w organizacji.
Stronica: 12 Stronic: 27 W celu sprawnego zarządzania zidentyfikowanymi w PKN procesami, podzielono je na trzy grupy: - procesy zarządzania (Z), - procesy realizacyjne (R), - procesy wspierające (W). Nr grupy procesów Nazwa grupy procesów Z 1 Planowanie i doskonalenie SZJ Z 2 Zarządzanie i rozwój PKN Z 3 Opiniowanie dokumentacji roboczej ISO lub IEC Z.4 Kreowanie wizerunku PKN i marketing Z 5 Badanie zadowolenia klienta Z 6 Zarządzanie personelem R 1 Projektowanie i rozwój produktów R 2 Opracowywanie norm i dokumentów normalizacyjnych R 3 Publikowanie DN i katalogu PN R 4 Informacja normalizacyjna R 5 Sprzedaż wydawnictw R 6 Organizacja szkoleń dla klientów zewnętrznych R 7 Przygotowanie miesięcznika Wiadomości PKN R 8 Zarządzanie uprawnieniami do nadawania Znaku Zgodności z PN W 1 Realizacja zakupów W 2 Nadzór nad infrastrukturą W 3 Zarządzanie systemami IT W 4 Finanse W 5 Zapewnienie bezpieczeństwa w PKN W 6 Audyt wewnętrzny Na rysunku 2 przedstawiono mapę procesów w Polskim Komitecie Normalizacyjnym.
KSIĘGA JAKOŚCI Rysunek 2. Mapa procesów w Polskim Komitecie Normalizacyjnym Stronica: 13 Stronic: 27
Stronica: 14 Stronic: 27 4.2. Wymagania dotyczące dokumentacji 4.2.1 Postanowienia ogólne Dokumentacja Systemu Zarządzania Jakością w Polskim Komitecie Normalizacyjnym obejmuje: - Księgę Jakości, - Księgę Jakości dla Klienta, - deklarację Polityki Jakości oraz cele dotyczące jakości, - opisy zidentyfikowanych procesów, - procedury, w tym wymagane przez normę PN-EN ISO 9001:2001, oraz instrukcje ustanowione przez instytucję w celu zapewnienia skutecznego planowania, przebiegu i nadzorowania jej procesów, - formularze do dokonywania zapisów wymaganych postanowieniami normy PN-EN ISO 9001:2001. Opisy procesów zostały zredagowane w formie tabel i zawierają najważniejsze informacje o zidentyfikowanych i funkcjonujących procesach w Polskim Komitecie Normalizacyjnym, Procedury określają sekwencję i sposób postępowania oraz odpowiedzialność za wykonywane działania w realizowanych procesach. Instrukcje szczegółowo opisują sposób wykonywania powtarzalnych zadań. Formularze są dokumentami służącymi do zapisów stanowiących dowód zrealizowania określonych działań. Dokumenty Systemu Zarządzania Jakością są redagowane przez wyznaczonych pracowników, a przed ich wydaniem są przeglądane i sprawdzane przez odpowiedzialnego za proces, którego dotyczą, oraz przez Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością na zgodność z wymaganiami normy PN-EN ISO 9001:2001. Dokumenty SZJ są zatwierdzane przez Prezesa Polskiego Komitetu Normalizacyjnego. 4.2.2 Księga Jakości W Polskim Komitecie Normalizacyjnym została opracowana i jest utrzymywana Księga Jakości. Za opracowanie Księgi Jakości i nadzór nad nią jest odpowiedzialny Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością. Przed wydaniem Księga Jakości jest zatwierdzana przez Prezesa Polskiego Komitetu Normalizacyjnego. Oryginał każdego wydania Księgi Jakości przechowuje Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością.
Stronica: 15 Stronic: 27 4.2.3 Nadzór nad dokumentami W Polskim Komitecie Normalizacyjnym zidentyfikowano i utrzymuje się następujące dokumenty: a) Dokumenty zewnętrzne: - przepisy prawne, - przepisy wewnętrzne ISO/IEC, CEN/CENELEC, ETSI. b) Dokumenty Systemu Zarządzania Jakością: - Księga Jakości, - Księga Jakości dla Klienta, - Polityka Jakości zawarta w Księdze Jakości, - opisy procesów, - procedury, - instrukcje, - formularze. c) Dokumenty wewnętrzne: - zarządzenia Prezesa PKN. 4.2.4 Nadzór nad zapisami W celu dostarczenia dowodów zgodności z wymaganiami i dowodów skuteczności działania Systemu Zarządzania Jakością w Polskim Komitecie Normalizacyjnym zostały ustanowione i są utrzymywane zapisy. Opracowano i wdrożono udokumentowaną procedurę Nadzór nad zapisami, która ustala sposoby identyfikowania, przechowywania, zabezpieczania, wyszukiwania, zachowywania przez określony czas zapisów oraz dysponowania nimi.
Stronica: 16 Stronic: 27 5. Odpowiedzialność kierownictwa 5.1. Zaangażowanie kierownictwa Prezes i kierownictwo Polskiego Komitetu Normalizacyjnego dostarczyli dowody swojego zaangażowania w tworzenie i wdrożenie Systemu Zarządzania Jakością oraz w ciągłe doskonalenie jego skuteczności poprzez: - zakomunikowanie pracownikom PKN znaczenia spełnienia wymagań klientów, jak również wymagań ustawowych i regulaminowych, - ustanowienie Polityki Jakości PKN, - ustalanie celów dotyczących jakości, - przeprowadzanie przeglądów zarządzania przez kierownictwo, - zapewnianie dostępności zasobów niezbędnych do wdrożenia i utrzymania Systemu Zarządzania Jakością. 5.2. Orientacja na klienta Polski Komitet Normalizacyjny jest zależny od swoich klientów i innych stron zainteresowanych i dlatego dąży do zaspokojenia aktualnych potrzeb oraz przewiduje ich oczekiwania. 5.3. Polityka Jakości Prezes Polskiego Komitetu Normalizacyjnego określił i udokumentował Politykę Jakości, która odpowiada specyfice i celowi istnienia PKN. Polityka: zawiera zobowiązanie do spełnienia wymagań i ciągłego doskonalenia skuteczności wdrożonego Systemu Zarządzania Jakością, tworzy podstawy do ustanowienia i przeglądu celów dotyczących jakości, została zakomunikowana i jest zrozumiała w organizacji, jest przeglądana pod względem jej ciągłej przydatności. 5.4. Planowanie 5.4.1 Cele dotyczące jakości Prezes Polskiego Komitetu Normalizacyjnego powołuje zespoły robocze złożone z członków kierownictwa do opracowania celów dotyczących jakości dla odpowiednich funkcji i szczebli w instytucji, łącznie z celami potrzebnymi do spełnienia wymagań dotyczących wyrobu. Ustanowione cele są mierzalne i spójne z Polityką Jakości.
Stronica: 17 Stronic: 27 5.4.2 Planowanie systemu zarządzania jakością Prezes i kierownictwo Polskiego Komitetu Normalizacyjnego są odpowiedzialni za planowanie jakości poprzez określenie niezbędnych procesów potrzebnych do skutecznego i efektywnego osiągnięcia celów dotyczących jakości oraz spełnienia wymagań zgodnych z wytyczoną strategią instytucji. Wyniki planowania omawiane są na przeglądach systemu zarządzania przez kierownictwo. 5.5. Odpowiedzialność, uprawnienia i komunikacja 5.5.1 Odpowiedzialność i uprawnienia Odpowiedzialność i uprawnienia pracowników oraz kierownictwa Polskiego Komitetu Normalizacyjnego zostały określone i zakomunikowane. Na rysunku 3 przedstawiono schemat organizacyjny Polskiego Komitetu Normalizacyjnego.
Stronica: 18 Stronic: 27 Rysunek 3. Schemat organizacyjny Polskiego Komitetu Normalizacyjnego
Stronica: 19 Stronic: 27 5.5.2 Przedstawiciel kierownictwa Obowiązki przedstawiciela kierownictwa pełni Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością, który zapewnia, że procesy potrzebne w Systemie Zarządzania Jakością są ustanowione, wdrożone i utrzymywane. 5.5.3 Komunikacja wewnętrzna W bieżących działaniach Polskiego Komitetu Normalizacyjnego komunikacja wewnętrzna realizowana jest poprzez: - komunikowanie przez przełożonych kierunków zarządzania w miejscu wykonywania działań (pracy), - intranet, - strona WWW, - tablice ogłoszeń, - pisma. 5.6. Przegląd zarządzania W ustalonych odstępach czasu, kierownictwo PKN pod przewodnictwem Prezesa Polskiego Komitetu Normalizacyjnego dokonuje przeglądów Systemu Zarządzania Jakością. Prowadzone przeglądy mają na celu zapewnienie stałej przydatności, adekwatności i skuteczności wdrożonego systemu jakości. Z przeglądu sporządzany jest raport zawierający ocenę skuteczności systemu oraz plany doskonalenia systemu jakości. 6. Zarządzanie zasobami 6.1. Zapewnienie zasobów Polski Komitet Normalizacyjny określił i ustanowił niezbędne zasoby ludzkie, infrastrukturę oraz środowisko pracy m.in. do: - wdrażania i utrzymywania Systemu Zarządzania Jakością oraz jego ciągłego doskonalenia, - zwiększania zadowolenia klientów.
Stronica: 20 Stronic: 27 6.2. Zasoby ludzkie 6.2.1 Postanowienia ogólne Kierownictwo Polskiego Komitetu Normalizacyjnego z pełnym przekonaniem zapewnia, że personel wykonujący pracę wpływającą na jakość wyrobów dysponuje właściwym wykształceniem, umiejętnościami i doświadczeniem oraz uczestniczy w odpowiednich szkoleniach. 6.2.2 Kompetencje, świadomość i szkolenie W Polskim Komitecie Normalizacyjnym zostały określone niezbędne umiejętności pracowników wykonujących czynności mające wpływ na jakość i udokumentowane w Opisach stanowisk pracy. Identyfikacja kompetencji personelu oparta jest na aktualnych i oczekiwanych potrzebach PKN. Instytucja prowadzi analizę potrzeb w zakresie rozwoju swoich pracowników i opracowuje dla nich plany szkolenia, a następnie ocenia skuteczność podjętych działań. 6.3. Infrastruktura W Polskim Komitecie Normalizacyjnym zapewnia się i nadzoruje infrastrukturę niezbędną do realizacji wyrobu z zachowaniem zgodności z wymaganiami. Infrastruktura obejmuje: - budynki, przestrzeń do pracy i związane z nią instalacje, - wyposażenie stosowane w procesach (sprzęt i oprogramowanie), - łączność i system informatyczny. 6.4. Środowisko pracy W Polskim Komitecie Normalizacyjnym zostało określone środowisko pracy oraz zarządza się środowiskiem pracy niezbędnym dla osiągnięcia zgodności wyrobów ze stawianymi wymaganiami. W instytucji przestrzegane są wymagania wynikające z przepisów dotyczących bezpieczeństwa pracy oraz postanowień zawartych w przepisach prawnych.
Stronica: 21 Stronic: 27 7. Realizacja wyrobu 7.1. Planowanie realizacji wyrobu Polski Komitet Normalizacyjny zaplanował i opracował procesy potrzebne do realizacji wyrobu. Dla ich skutecznego i efektywnego działania zaplanowano procesy wspomagające (zarządzania i wspierające) związane z procesami realizacyjnymi tak by również miały wpływ na tworzenie wartości dodanej. Dane wyjściowe z planowania są zawarte w dokumentacji Systemu Zarządzania Jakością. 7.2. Procesy związane z klientem 7.2.1 Określenie wymagań dotyczących wyrobu W celu osiągnięcia pełnego zadowolenia klienta, przed rozpoczęciem realizacji wyrobu, określa się: - wymagania przekazane przez klienta, włączając w to wymagania dotyczące dostawy oraz działań prowadzonych po dostawie wyrobu, - wymagania, które nie zostały określone przez klienta, ale które są niezbędne do podanego lub zamierzonego zastosowania, jeżeli jest ono znane, a będące wynikiem wiedzy firmy o wyrobie i procesach jego wytwarzania, - wymagania ustawowe i przepisy dotyczące wyrobu, - inne dodatkowe wymagania specyficzne dla Polskiego Komitetu Normalizacyjnego. 7.2.2 Przegląd wymagań dotyczących wyrobu W trakcie prowadzenia procesów realizacyjnych przeprowadza się przegląd wymagań dotyczących wyrobu. Przegląd ten jest wykonywany przed podjęciem zobowiązań do wykonania i dostarczenia konkretnego wyrobu, tj. przed: przedłożeniem oferty, akceptacją umowy lub zamówienia, a także przed akceptacją zmian do umowy lub zamówienia. Wykonywany w powyższych okolicznościach przegląd zapewnia, że: - zostały określone wymagania dotyczące wyrobu, - rozwiązano rozbieżności i różnice pomiędzy wymaganiami określonymi w umowie lub zamówieniu a określonymi wcześniej, - Polski Komitet Normalizacyjny jest w stanie spełnić wyspecyfikowane wymagania. 7.2.3 Komunikacja z klientem Polski Komitet Normalizacyjny dysponuje odpowiednimi wystarczającymi i skutecznymi środkami takimi jak: poczta, telekomunikacja, internet (poczta elektroniczna) do komunikowania się z klientem w zakresie: - informacji o wyrobie,