System obsługi ubezpieczeń FORT

System obsługi ubezpieczeń FORT wersja 3.0 Pro Dokumentacja użytkownika Moduł produktów finansowych Kraków, wrzesień 2009 r.

Pierwsze kroki w module produktów finansowych... 3 Uaktywnienie modułu produktów finansowych... 3 Nadanie uprawnień operatorowi... 3 Przywileje operatorów... 4 Administracja modułu produktów finansowych... 5 Wprowadzenie kartotek firm finansowych... 5 Wprowadzanie produktów... 7 Wprowadzanie symboli grup umów i druków... 10 Wprowadzenie symboli umów i druków... 11 Udzielenie pozwolenia na sprzedaż grup produktów na drukach umów... 13 Redakcja rodzajów druków liczba cyfr w numerze druku (standaryzacja numerów)... 14 Wprowadzanie Agentów... 15 Wprowadzenie wykazu klientów... 16 Pełna informacja o kliencie na życie... 17 Wprowadzenie wykazu pojazdów... 18 Wprowadzenie wykazu przedmiotów... 18 Prowadzenie magazynu druków ścisłego zarachowania... 19 Uaktywnienie modułu... 19 Magazyn Agencji... 20 Wprowadzanie dokumentu magazynowego... 20 Powody niewykonania przekazania druków według protokołu... 22 Przeglądanie dokumentów magazynowych... 23 Przeglądanie stanu magazynu druków... 23 Przeglądanie magazynu druków - ustalanie zakresu... 24 Wprowadzanie umowy finansowej... 26 Naliczenia prowizji... 28 Skrócony wykaz operacji na umowie... 29 Skrócony wykaz umów finansowych... 30 Wykaz rat i innych operacji na umowach... 31 Rejestracja naliczeń prowizji przez firmy finansowe... 32 Naliczenia i podział prowizji dla Agentów z wpłaconych rat... 36 Szybka rejestracja Premii / Korekty... 36 Wprowadzenie informacji o cesji... 37 Rozliczenia z firmami finansowymi... 38 Rozliczanie z firmami - ustalenie okresu rozliczeniowego... 39 Rozliczenie z firmami - przeliczenie prowizji z tytułu umów... 39 Rozliczenie z firmami finansowymi - filtrowanie danych... 39 Rozliczanie Agentów (podagentów)... 40 Administracja rozliczeń Agentów... 40 Systemy naliczania prowizji w strukturze płaskiej (bez podagentów )... 41 Procentowy system naliczania prowizji... 41 System naliczania nadprowizji w strukturach wielopoziomowych... 43 Procentowy system naliczania nadprowizji... 45 Inne parametry rozliczeń Agentów... 47 Stosować różne kategorie prowizji... 47 Naliczać punkty od przypisu... 48 System budowy struktury Agentów... 49 Struktura zgodna z ogólną... 52 Poziom zgodny z ogólnym... 53 Dzielić prowizję na wielu Agentów... 53 Zaokrąglać prowizję do groszy... 54 Drabinka dla każdego ryzyka... 54 Pokaż zerowe nadprowizje... 55 Wydruk zestawień rozliczeniowych z naliczenia prowizji dla Agenta... 55 Administracja wzorów wydruków... 56 Analiza sprzedaży i planowanych dochodów... 57 Uaktywnienie modułu... 57 Filtrowanie i wydruk zestawień analizy... 58 Zarządzanie dokumentami... 60 2

Pierwsze kroki w module produktów finansowych Pierwsze kroki w module produktów finansowych to pomoc, która pozwala krok po kroku przejść kolejne etapy pracy z tym modułem, w kolejności zgodnej z naturalnym rytmem pracy operatora Uaktywnienie modułu produktów finansowych Jeżeli do tej pory korzystaliśmy tylko z modułu ubezpieczeń majątkowych, teraz aby rozpocząć pracę z modułem innych produktów finansowych, musimy go uaktywnić. Dostępne pod: Administracja / Aktywne moduły i parametry pracy Nadanie uprawnień operatorowi Wykaz operatorów programu jest wykazem wspólnym dla wszystkich modułów. Jeżeli w zakładce ogólnej kartoteki operatora zaznaczy się danemu operatorowi w przywilejach tylko praca z modułem majątkowym, to nie pojawi się on w wykazie operatorów innych produktów finansowych i odwrotnie. 3

Dostępne pod: Administracja \ Operatorzy Przywileje operatorów Podobnie jak w module majątkowym każdy operator modułu produktów finansowych posiada uprawnienia do wykonywania określonej pracy w systemie. Może np. być administratorem modułu, czyli ustalać parametry pracy modułu, może mieć ściśle określone przywileje redakcji produkcji oraz dostęp do modułu rozliczania z firmami finansowymi i Agentami. 4

Dostępne pod: Administracja \ Operatorzy \ Przywileje Administracja modułu produktów finansowych W administracji modułu możemy ustawić: - czy będziemy korzystać z modułu rozliczeń z firmami finansowymi - czy będziemy korzystać z modułu rozliczeń z Agentami - czy będziemy korzystać z modułu analizy sprzedaży - czy będziemy budować strukturę agentów - czy będziemy standaryzować numery polis - parametry wymiany danych między instalacjami Fort Dostępne pod: Ubezpieczenia / Produkty finansowe / Administracja / Moduły produktów finansowych Wprowadzenie kartotek firm finansowych Wprowadzenie kartotek firm finansowych to pierwszy krok w tym module. Aby je wprowadzić wybieramy funkcję: Ubezpieczenia \ Produkty finansowe \ Administracja \ Słowniki \ Firmy finansowe \ Aktywne \ Edycja \ Nowa firma finansowa i wprowadzamy informacje. 5

Najważniejszymi polami, które MUSZĄ być wypełnione są: Firma finansowa - identyfikator firmy, który nie może być pusty. Przy wypełnianiu tego pola uważamy, aby identyfikator nie zawierał apostrofów ' oraz ", polskich liter np. ó, ż, ł itd. ani też innych dziwnych znaków. W pole to wpisujemy zwykle krótkie nazwy firmy np. PKO. Pełna nazwa firmy tutaj możemy wpisać dokładną, pełną nazwę firmy (polskie znaki muszą w tym przypadku być, ponieważ nazwa ta będzie pokazywać się np. na wydrukach). Nazwa ta może zawierać dodatkowy opis np: "PKO B.P. Oddział Kraków" itd. Firma finansowa aktywna - w późniejszym etapie pracy, kiedy będziemy zawieszać współpracę z obsługiwaną wcześniej firmą, będziemy to pole ustawiać na NIE, ale teraz, ponieważ z tą firmą będziemy współpracować na pewno ustawmy pole ta TAK. Wypełnienie pozostałych pól nie jest obowiązkowe, ale ponieważ prędzej czy później te dane i tak na będą potrzebne więc wypełniajmy po kolei: Adres fakturowy - to oczywiście po kolei: Ulica plus Numer Posesji i Mieszkania. Następne pole to Kod pocztowy - wypełniamy go zgodnie o ogólnymi zasadami wypełniania kodu pocztowego oraz Miasto. W następnej linijce wpisujemy Województwo. Później można wprowadzić: adres e-mailowy, adres strony www, nr telefonu, faksu oraz nr NIP, nr konta bankowego oraz nasz numer umowy agencyjnej z daną firmą. Wypłacanie prowizji w tym miejscu określamy w jakich systemach firma finansowa będzie wypłacała nam prowizję. Do kartoteki firmy można zawsze wrócić i dopisać nową informację. Można to zrobić stając na selektorze przy firmie i wybierając funkcję: Edycja /Poprawa I na tym kończymy wprowadzanie podstawowej informacji o firmie finansowej. Po założeniu co najmniej kilku kartotek firm finansowych otrzymamy skrócony wykaz tych firm. 6

Dostępne pod: Ubezpieczenia\ Produkty finansowe\ Administracja\ Słowniki \ Firmy finansowe \ Aktywne \ Edycja \ Nowa firma finansowa Wprowadzanie produktów Wykaz ten musimy wprowadzić również przed wprowadzeniem pierwszego sprzedanego produktu finansowego. Dla każdej firmy musimy założyć najpierw grupy produktów a później w obrębie grupy wprowadzamy szczegółowe produkty. Wybierzmy firmę dla której definiujemy słownik, po czym wybierzmy funkcję Produkty \ Redakcja i po kolei wprowadzamy grupy. 7

Wpisujemy symbol grupy produktu, pełną nazwę grupy, wysokość prowizji od firmy finansowej dla danej grupy (w zależności od tego jaki wybierzemy system rozliczeń prowizyjnych procenty lub zł/szt, będziemy widzieli albo pole procentowe prowizji, albo złotówkowe). Dostępne pod: Ubezpieczenia \ Produkty finansowe \ Administracja \ Słowniki \ Firmy finansowe \ Aktywne \ Produkty \ Redakcja Po wprowadzeniu grup dodajemy szczegółowe produkty 8

Poszczególne pola oznaczają: Pole Produkt - symbol skrócony produktu. Symbol ten wypełniamy z ogólnymi zasadami określania symboli. Dla jednej firmy nie można powtórzyć symbolu Ubezpieczenia Pole Nazwa produktu również powinniśmy wypełnić zgodnie z nazewnictwem stosowanym przez firmę finansową Prowizję od firmy na szczegółowym produkcie ustawiamy tylko w przypadku kiedy produkt ten jest rozliczany po innej stawce prowizyjnej niż pozostałe produkty z danej grupy np. grupa fundusze rozliczana jest wg stawki 20% prowizji, ale w obrębie tej grupy tylko jeden fundusz np. akcji rozliczany jest nie po 20% tylko po 22%. Pole Aktywne określa, czy obecnie sprzedajemy ten produkt. Jeżeli tak to ustawny to pole na TAK 9

Dostępne pod: Ubezpieczenia \ Produkty finansowe \ Administracja \ Słowniki \ Firmy finansowe \ Aktywne \ Produkty \ Redakcja \ Produkty \ Redakcja Wprowadzanie symboli grup umów i druków Symbole umów i druków musimy również wprowadzić przed wprowadzeniem pierwszego sprzedanego produktu finansowego. Najpierw zakładamy grupy druków i umów tak jak w przypadku produktów pozwolą one nam usystematyzować poszczególne rodzaje druków. Grupa druków przypomina katalog w którym przechowywane są szczegółowe pliki. Jeżeli mamy np. kilka rodzajów np. funduszy czy pożyczek (np. fundusz akcji, zrównoważony itd.) do których są odrębne druki umów, to zakładamy kartotekę grupy FUNDUSZE lub POZYCZKI i dopiero do tej kartoteki podpinamy każdy rodzaj druku lub umowy. 10

Poszczególne pola oznaczają: Grupa umów oznacza skrócony symbol grupy druków, umów Nazwa grupy umów jak sama nazwa mówi że jest to pełna nazwa grupy Aktywna grupa umów pole to możemy wyłączyć jeżeli dana grupa umów została już wycofana z obiegu i jest nieaktywna. Czy druk jest: Umową podstawową - pole to informuje czy druki wchodzące w skład grupy umów są umowami głównymi tzn. czy na tych drukach zawierane są umowy. Pole to ustawiamy na NIE w przypadku, kiedy druku nie można wydać samodzielnie np. wnioski, potwierdzenia, w niektórych firmach, różnego rodzaju zaświadczeń i inne. Drukiem dodatkowym zaznaczamy to pole jeżeli druk można wydać jako druk dodatkowy. Kwitariuszem (KP) - pole to określa druki wydawane jako pokwitowanie za zapłaconą składkę lub ratę. Zaznaczamy to pole dla kwitariuszy rat, dowodów wpłaty. Czy można robić cesje informacja czy na danej grupie można wydawać cesje Rejestruj dane zdjęcia/filmu czy do umowy robi się zdjęcia Umowa roczna zaznaczenie tego parametru spowoduje że po wpisaniu daty początku umowy automatycznie uzupełni się data jej końca (pełny rok czasu) Pokaż datę wypowiedzenia czy pokazywać datę wypowiedzenia czy też nie. Dostępne pod: Ubezpieczenia \ Produkty finansowe \ Administracja \ Firmy finansowe \ Aktywne \ Umowy i druki \ Redakcja Wprowadzenie symboli umów i druków Po wypełnieniu informacji o grupie umów i druków zapamiętujemy wprowadzone informacje i przechodzimy do rejestracji druków dla danej grupy. Symbole druków tak się mają do grup druków, jak produkty (symbole produktów) do grup produktów. Bez wprowadzenia symboli druków nie ma mowy dalszej pracy. Tymi właśnie symbolami będziemy posługiwać się przy rejestrowaniu sprzedanych produktów. 11

Poszczególne pola oznaczają: Umowa - symbol umowy musi być unikalny w obrębie danej firmy. W trakcie pracy systemu symbolem umowy będziemy posługiwać się bardzo często więc należy dobierać je bardzo dokładnie. nazwa umowy - chociaż to pole nie jest obowiązkowe do wypełnienia, to niewypełnienie jego nie jest najlepszym rozwiązaniem standaryzować numer umowy działanie tego pola opisaliśmy w rozdziale Redakcja rodzajów druków liczba cyfr w numerze druku (standaryzacja numerów) max długość numeru druku to maksymalna liczba znaków w numerze druku wraz z serią, możliwa do zarejestrowania w systemie liczba cyfr w numerze to liczba cyfr, która pojawia się po serii. Program sprawdza ilość cyfr (od końca) i automatycznie uzupełnia numer do wybranej przez nas liczby cyfr. 12

Np.: jeżeli wpisaliśmy do systemu umowę o numerze A456, a w Redakcji wykazu rodzajów druków ustaliliśmy liczbę cyfr w numerze - 7 wtedy system automatycznie dodaje zera przed wpisanym numerem, a po serii, czyli w tym wypadku będzie to A0000456. Jeżeli z jakichkolwiek przyczyn po wprowadzeniu produkcji musimy usunąć dodane przez program zera należy: 1. Zmienić liczbę cyfr w numerze druku przy interesującym nas druku 2. Włączyć funkcję Test poprawności danych w Administracji W tym czasie program zmieni stare ustawienia na nowe. można rejestrować jako druk poza magazynem zaznaczenie tego pola na tak pozwoli zarejestrować dany rodzaj polisy z numerem innym niż polisy wprowadzone na magazyn. Domyślny produkt na umowie wybranie w tym polu grupy produktów lub grupy produktów i konkretnego produktu, spowoduje że na głównej umowie, podczas jej rejestracji domyślnie zawsze jako pierwszy będzie podpowiadać się ten produkt. Dostępne pod: Ubezpieczenia \ Produkty finansowe \ Administracja \ Słowniki \ Firmy finansowe \ Umowy i Druki \ Redakcja \ Umowy \ Redakcja Udzielenie pozwolenia na sprzedaż grup produktów na drukach umów Po wprowadzeniu symbolu druku (umowy) jesteśmy gotowi do ostatniej z podstawowych operacji wykonywanych na słownikach produktów i druków firmy: udzielania pozwolenia na sprzedaż wybranych produktów na drukach umów. Operacje tą wykonujemy tylko dla druków będących drukami podstawowymi tzn. dla tych druków dla których przy definiowaniu grupy druków ustawiliśmy pole UMOWA PODSTAWOWA na TAK. Firmy finansowe mogą posługiwać się rozbudowanym słownikiem produktów. Symbole produktów na domiar złego mogą być bardzo podobne do siebie. W systemie istnieje więc możliwość decyzji które z produktów mogą być zawierane na wybranych drukach umów. W momencie, kiedy przechodzimy do wprowadzania kolejnego druku lub jeżeli chcemy zamknąć okienko pojawia się komunikat, że należy podpiąć do tego druku odpowiednie produkty, które się na niej sprzedaje. Jeżeli naciśniemy TAK przejdziemy do okienka w którym będziemy mogli tą informację uzupełnić. Produkty można podpiąć też przez wybór z menu opcji Produkty / Sprzedawane na umowie 13

Dodać nową grupę produktu możemy poprzez wciśnięcie przycisku Fort umożliwia określenie całej grupy produktów sprzedawanych na umowie lub konkretnych szczegółowych produktów z danej grupy. Dostępne pod: Ubezpieczenia \ Produkty finansowe \ Administracja \ Słowniki \ Firmy finansowe \ Umowy i Druki \ Redakcja \ Umowy \ Redakcja \ Produkty \ Sprzedawane na umowie Redakcja rodzajów druków liczba cyfr w numerze druku (standaryzacja numerów) FORT posiada mechanizm umożliwiający kontrolę operatora w czasie wprowadzania numeru druku (umowy). Można samemu określić czy numery druków (umów) mają być standaryzowane (ustawienie dokładnej liczby cyfr w numerze każdego rodzaju druku) czy nie. W firmach z reguły przywiązuje się wagę do numeracji druków umowy wprowadzane zarówno na magazyn jak i wprowadzane później do systemu jako sprzedane powinny mieć dokładnie ten sam nr który fizycznie widnieje na druku. Rozpoczynając pracę z programem najpierw powinniśmy określić czy chcemy standaryzować numery czy nie. Możemy zrobić to w administracji modułu produktów finansowych. Mamy do wyboru 3 opcje: - TAK standaryzuj numery druków 14

- NIE nie standaryzuj numerów druków - WG DRUKU standaryzuj, tylko jeżeli dla druku wyraźnie to zaznaczono (rozwiązanie mieszane) W programie domyślnie ustawiona jest w każdym rodzaju druku liczba 8. Wpisanie np. 6 cyfr w druku, w którym ustawione jest 8 znaków, spowoduje uzupełnienie jego numeru zerami do 8 znaków. FORT posiada mechanizm umożliwiający kontrole operatora w czasie wprowadzania numeru druku o odpowiednią liczbę zer (0). Numer serii w liczbie znaków nie jest brany pod uwagę. Funkcję tą powinno się wykorzystać przy zakładaniu nowego rodzaju druku, a przed wprowadzeniem druków na magazyn i ich rejestracją. Dostępne pod: Ubezpieczenia \ Produkty finansowe \ Administracja \ Słowniki \ Firmy finansowe \ Umowy i Druki \ Redakcja \ Umowy \ Redakcja Wprowadzanie Agentów Wprowadzenie Agentów jest równie ważne jak wprowadzenie Firm finansowych. Wybierając funkcję Ubezpieczenia\ Produkty finansowe\ Administracja\ Słowniki\ Agenci przechodzimy do skróconego wykazu Agentów. Jeżeli nie wprowadziliśmy do wykazu żadnego z Agentów to wybieramy funkcję Edycja\ Nowy i wprowadzamy informację o nowym Agencie Dla każdego z Agentów wprowadzamy następujące informacje: Pole Symbol Agenta - pole to wypełniamy z ogólnymi zasadami określania symboli. Musi on być unikalny w wykazie Agentów. Warunek ten dotyczy również wykazu Agentów w innych modułach. Jeżeli moduł obsługi produktów finansowych jest uruchamiany w instalacji używającej już np. moduł ubezpieczeń majątkowych, to musimy wykonać funkcję Administratora uaktywniającą Agenta majątkowego w module finansowym. Pole Pełna nazwa - W przypadku osób fizycznych współpracujących z firmą proponujemy wpisywać tutaj nazwisko i imię, a w przypadku firmy - jej fakturową nazwę. Pole Adres meldunkowy / korespondencyjny - ulica, dom, numer mieszkania, w następnej linijce Kod oraz Miasto a w kolejnej województwo adresu Agenta. 15

Pola Kontakt, telefon, Fax to oczywiście informacje o możliwości kontaktu z Agentem. Pola NIP, Regon, Pesel, Bank i Konto bankowe to standardowe informacje o Agencie. Pole Data podpisania umowy z Agencją oraz Termin wygaśnięcia umowy agencyjnej Pole Data urodzenia i miejsce, imiona matki i ojca Pola Pracuje w dziale i Aktywny przy nowowprowadzanym Agencie ustawmy na TAK. Jeżeli firma zakończy współpracę z Agentem, to ustawimy to pole na NIE. Formatka pełnej informacji o Agencie jest uniwersalna, więc może się zdarzyć że ten sam Agent sprzedaje dla Agencji zarówno produkty finansowe jak i ubezp. życiowe, majątkowe lub kredyty. Pole Struktura - poziom zaszeregowania Agenta. Następne dwa pola opisują umocowanie prawne Agenta w zawodzie Agenta Ubezpieczeniowego. Są to Data wydania i numer licencji PUNU Pole Numer oddziału wpisujemy wtedy jeżeli stosujemy w firmie system Oddziałów. Jeżeli dany Agent jest odziałem TU to musimy zaznaczyć to pole na TAK. Jeżeli zakończyliśmy wprowadzanie danych Agenta, to zapamiętajmy te dane przez naciśnięcie klawisza Zapisz i zamknij. Jeżeli chcemy wprowadzić kolejnego Agenta, to naciskamy klawisz Zapisz i nowy - spowoduje on przejście do pustej kartoteki, umożliwiającej wprowadzanie kolejnych danych. Jeżeli zakończyliśmy wprowadzanie (poprawę danych) Agentów to na ekranie będziemy widzieć skrócony wykaz Agentów. Dostępne pod: Ubezpieczenia\ Produkty finansowe\ Administracja \ Słowniki \ Agenci \ Edycja\ Nowy Wprowadzenie wykazu klientów W praktyce współpraca z klientem zaczyna się znacznie wcześniej niż wystawienie i podpisanie umowy. Gromadzimy informacje, przeprowadzone rozmowy itd. Chociaż zgodnie z naturalną koleją rzeczy klienta wprowadzamy do programu dopiero w momencie rejestracji pierwszej umowy, to jednak złożoność zagadnienia prowadzenia wykazu klientów powoduje, że przedstawimy ten problem wcześniej, jako odrębne zagadnienie. Klientem dla modułu obsługi produktów finansowych jest Właściciel umowy, Uposażony itd. W systemie jest prowadzony wykaz wszystkich klientów. Wybierzmy funkcję Ubezpieczenia\ Produkty finansowe\ Wykazy\ Klienci. Pokazuje się wykaz dotychczas wprowadzonych klientów. 16

Wybierzmy funkcję Edycja \ Nowy Pełna informacja o kliencie na życie Wyróżniamy kilka podstawowych grup informacji o kliencie na życie: - nazwa (symbol) klienta, Nazwisko(nazwa), Imię oraz status (osoba prawna, fizyczna,...mężczyzna, kobieta...) - adres meldunkowy oraz adres do korespondencji - kontakt z klientem czyli telefony, faksy, inne namiary na klienta - identyfikatory klienta: NIP, Regon, Pesel, nr dowodu osobistego, paszportu - inne dane np. data i miejsce urodzenia, zawód wykonywany itd. 17

Wprowadzenie wykazu pojazdów Wykaz pojazdów możemy tworzyć na bieżąco podczas rejestracji sprzedanych umów. W kartotece pojazdu obowiązkowo musimy uzupełnić nr rejestracyjny, markę, model oraz rodzaj pojazdu. Pozostałe pola możemy wypełniać w zależności od potrzeby. Dostępne pod: Ubezpieczenia / Produkty finansowe / Wykazy / Pojazdy Wprowadzenie wykazu przedmiotów Listę przedmiotów podobnie jak klientów i pojazdów, tworzymy na etapie wprowadzania umów. Dostępne pod: Ubezpieczenia / Produkty finansowe / Wykazy / Przedmioty 18

Prowadzenie magazynu druków ścisłego zarachowania Moduł obsługi magazynu druków ścisłego zarachowania umożliwia kontrolę druków pobieranych z firmy finansowej, wydawanych Agentom pracującym na rzecz Agencji, druków wykorzystywanych (wypisywanych i anulowanych), oraz zwracanych do firmy. Prowadzenie Magazynu składa się z następujących etapów: - rejestrowaniu pobrań i zwrotów druków Firma <-> Agencja <-> Agent - rejestrowaniu druków wykorzystanych (sprzedanych oraz anulowanych) - śledzenia stanu magazynu, robienie zestawień stanu magazynu dla Agentów bądź zbiorczych zestawień dla firmy finansowej Uaktywnienie modułu Moduł ten należy uaktywnić w administracji produktów finansowych oraz nadać odpowiednie przywileje operatorom. Dostępne pod: Ubezpieczenia / Produkty finansowe / Administracja / Moduły produktów finansowych 19

Dostępne pod: Administracja / Operatorzy Magazyn Agencji W przypadku Agencji, na rzecz której pracuje wielu Agentów, jeden z Agentów wprowadzonych do wykazu Agentów powinien pełnić rolę Magazynu Agencji. Pusta baza danych, która została zainstalowana jest stworzony taki przykładowy agent SZAFA. Reprezentuje on zwykle szafę pancerną w której Agencja przechowuje druki pobrane od TU. Wprowadzanie dokumentu magazynowego Wprowadzenie dokumentu magazynowego (protokołu) jest jedyną formą wprowadzenia druków ścisłego zarachowania na stan magazynu, przekazania druków Agentowi bądź zwrotu do firmy finansowej. Dokument taki ma budowę dwustopniową: składa się z nagłówka dokumentu zawierającego informacje: numer protokołu - nieobowiązkowy symbol dokumentu magazynowego. Można w tym polu umieścić np. kolejny numer dokumentu, pomagający w późniejszym odszukaniu dokumentu. Jeżeli decydujemy się na numerację protokołów wydania druków to kolejne numery protokołów mogą wyglądać następująco: 001/98, 002/98,.... Kiedy wprowadzamy stan magazynu po raz pierwszy, to w polu tym możemy umieścić opis Remanent data pobrania / przekazania - data dokumentu magazynowego, data przekazania druków między stronami Od... - symbol firmy lub Agenta od którego pobieramy druki Do... - symbol firmy lub Agenta któremu przekazujemy druki oraz pól opisujących bloczki druków symbol druku - w liście podpowiedzi pokazują się symbole druków odpowiednich dla danej firmy. To pole także musi być wypełnione Od numeru druku - w polu tym umieszczamy serię i numer pierwszego druku w bloczku Do numeru druku - seria i numer ostatniego druku w bloczku. Przy wejściu do tego pola domyślnie ustawia się w nim wartość pola Od Numeru. najłatwiejszą metodą na ustawienie końcowego numeru jest 20

skasowanie kilku ostatnich cyfr (klawisz Backspace) i uzupełnienie do poprawnej wartości numeru. Po zaakceptowaniu tego pola ustawia się wartość pola liczba druków. Dostępne jest kilka typowych operacji na drukach: W zależności od rodzaju operacji musimy określić TU od którego pobieramy druki bądź też Agenta (Agentów) którym przekazujemy, lub od których pobieramy bloczki. Rodzaj operacji determinuje od kogo i komu przekazujemy druki. Jeżeli wprowadziliśmy poprawnie nagłówek dokumentu (wszystkie pola: Rodzaj, Data, Od.., Do... powinny być wypełnione) magazynowego to możemy przystąpić do opisu bloczków, które będziemy przekazywać między Agentami (lub firma<-> Agent). Aby uzupełnić informację o przekazywanych bloczkach naciskamy przycisk Nowy bloczek po czy pojawi się okienko, w którym uzupełniamy te informacje. 21

Jak widzimy na przykładzie jednym dokumentem możemy przekazać dowolną liczbę bloczków. Jeżeli dokument opisuje operacje między Agentami i Agencją (Agencja <-> Agent bądź Agent <-> Agent) to jednym dokumentem możemy przekazywać druki dowolnej liczby firm. Operacje które wykonywaliśmy do tej pory - tworzenie protokołu przekazania druków - nie zmieniły stanu magazynu druków. Aby operacja opisana protokołem zmieniła stan należy wykonać przekazanie nim opisane. Naciśnijmy więc przycisk Wykonaj. Po wykonaniu przekazania pojawi się komunikat: Spowoduje to uaktualnienie stanu magazynu zgodnie o opisem protokołu. Jeżeli więc był to dokument TU -> Agencja, to na stan magazynu zostaną wpisane odpowiednie bloczki a jeżeli było to przekazanie między Agentami (bądź Agencją a Agentem) to druk na stanie magazynu zmieni swojego właściciela. Wykonanie operacji jest nieodwracalne i powoduje zablokowanie edycji protokołu. Możemy jeszcze protokół wydrukować, potwierdzając operację magazynową w celu podpisania przez stronę odbierającą druki. Dostępne pod: Ubezpieczenia \ Produkty finansowe \ Magazyn \ Nowe Przekazanie bloczków lub Ubezpieczenia \ Produkty finansowe \ Magazyn \ Poprzednie przekazania bloczków \ Edycja \ Nowy Powody niewykonania przekazania druków według protokołu Operacja przekazania druków opisana protokołem może być niemożliwa do wykonania. Jeżeli w czasie próby przekazania druków system wykryje taką sytuację to: - komunikuje o tym operatora: wyświetlana jest informacja o powodzie przerwania operacji. - przy bloczku, będącym powodem błędu umieszcza informację o błędzie - rezygnuje z wykonania przekazania wszystkich bloczków wchodzących w skład protokołu. W przypadku takim należy wyjaśnić powód przerwania operacji, wyjaśnić stan druku powodującego problem, poprawić błędny bloczek, po czym spróbować wykonać dokument magazynowy po raz kolejny. I tak postępujemy aż do pełnego sukcesu. Dla każdego z druków który przekazujemy muszą być spełnione warunki: - druk musi być na stanie Agenta który przekazuje druki (warunek ten nie musi być spełniony jeżeli pobieramy druki z firmy fin.) 22

- druk musi być na magazynie i nie może być z żaden sposób wykorzystany (tzn. nie może być sprzedany i nie może być anulowany). Przeglądanie dokumentów magazynowych Do wcześniej wprowadzonych dokumentów można oczywiście wrócić. Określamy zakres czasowy, który nas interesuje oraz stronę (Agenta, magazyn Agencji lub firmy) operacji magazynowych. Po dokonanym wyborze pokażą się te dokumenty, dla których wybrany Agent (Firma) jest stroną przyjmującą lub wydającą (ewentualnie zwracającą) bloczki druków. Jeżeli chcemy uzyskać pełną informację o protokole to po wybraniu żądanego protokołu wybieramy funkcję Edycja \ Poprawa Dostępne pod: Ubezpieczenia \ Produkty finansowe \ Magazyn \ Poprzednie przekazania bloczków Przeglądanie stanu magazynu druków 23

Jesteśmy już po zredagowaniu i wprowadzeniu co najmniej jednego dokumentu magazynowego. Teraz możemy przeglądnąć stan magazynu - druk po druku. Funkcja, którą będziemy tutaj opisywać jest również najszybszą i najefektywniejszą metodą w odszukiwaniu informacji o miejscu przechowywania druku (Agencie posiadającym druk na stanie) bądź informacji o wykorzystaniu druku. Przed pokazaniem stanu magazynu będziemy musieli ustalić zakres przeglądanych druków. Dostępne pod: Ubezpieczenia \ Produkty finansowe \ Magazyn \ Stan Magazynu Przeglądanie magazynu druków - ustalanie zakresu Magazyn całej struktury zawiera polisy do wykorzystania, polisy wykorzystane, druki dodatkowe, druki anulowane oraz informacje o drukach zwróconych do firm. Pozycji takich może być na magazynie bardzo dużo. Przeglądnięcie takiej ilości danych na ekranie nie jest efektywne. Wybierzmy wiec tylko do przeglądania niewielka grupę druków Oddział pole to będzie dostępne jeżeli mamy włączoną opcję Stosować system Oddziałów. W liście podpowiedzi będą podpowiadać się wszystkie oddziały. Struktura agentów to pole będzie widoczne jeżeli będziemy korzystać z parametru budować strukturę agentów. Agent - na którego z Agentów stanie maja znajdować się szukane druki. Jeżeli druk został wykorzystany przez Agenta X (sprzedany, wydany jako druk dodatkowy, anulowany, zwrócony bezpośrednio do TU), to na magazynie polis umieszczony jest ciągle pod agentem X. Firma finansowa nazwa skrócona Firmy dla której mamy odszukać druk. Rodzaj umowy - symbol umowy, którą chcemy przeglądnąć. Numer umowy - numer umowy, a raczej maska numerów umów. Powyższe parametry opisywały druk oraz miejsce położenia druku. Parametry opisane poniżej pozwolą nam na wybranie druków pod względem statusu wykorzystania. Na magazynie - ustawienie tego pola pozwoli na wyświetlenie druków do wykorzystania 24

Sprzedane - dołączy do wykazu druki wykorzystane - ważne (nie anulowane) Anulowane - umieści na wykazie również druki anulowane Zwrocone - pozwoli przeglądnąć te z druków, które zostały zwrócone do TU Skradzione druki, które zarejestrowalismy w systemie jako skradzione. Dla druków sprzedanych, anulowanych dodatkowo nakłada się warunek na datę rozliczenia tego druk Od...Do. Przykłady: 1.) Maksymalny zakres - cały magazyn: - pola : Agent, Druk, Numer druku ustawione na % - pola Sprzedane, Anulowane, Magazyn, Zwrócone ustawione na TAK - zakres dat ustawiony np. 01-01-2001 do 31-12-2002 2) Tylko druki niewykorzystane: - Pole Magazyn ustawione na TAK - pola Anulowane, Sprzedane, Zwrócone ustawione na NIE - pozostałe parametry jak w przykładzie 1). 3.) Druki będące na magazynie (tylko niewykorzystane) jednego Agenta - W pole Agent wpisujemy symbol interesującego nas Agenta. - pozostałe pola jak w przykładzie 2.) 4.) Polisy wykorzystane (bez anulowanych) przez wybranego Agenta w styczniu 2001 r. - w pole Agent wprowadzamy symbol interesującego nas Agenta - pole Sprzedane ustawiony na TAK - pola Magazyn, Anulowane, Zwrócone ustawiamy na NIE - pole Od Daty ustawiamy na 01-01-2001 - pole Do Daty ustawiamy na 31-01-2001 - pozostałe pola jak w przykładzie 1). Na skróconym wykazie poszczególne litery stanu druków oznaczają: M druk znajduje się na stanie magazynu (czysty druk) S druk sprzedany (wypisany i rozliczony) A druk anulowany Z druk zwrócony K druk skradziony 25

Z poziomu przeglądania stanu druków możemy wejść bezpośrednio do wykorzystanej lub anulowanej umowy wybierając funkcję: Druk \ Redakcja. Jeżeli chcemy sprawdzić, kiedy dany druk został pobrany z firmy fin., który z Agentów miał go na stanie lub kiedy druk został zwrócony do firmy fin. to wybierzmy funkcję Historia druku Dostępne pod: Ubezpieczenia \ Produkty finansowe \ Magazyn \ Stan Magazynu Wprowadzanie umowy finansowej Jeżeli szczęśliwie przebrnęliśmy przez wprowadzanie Agentów, firm finansowych oraz całej systematyki produktów i umów możemy przejść do wprowadzenia informacji o pierwszym sprzedanym produkcie finansowym. Wybieramy funkcję Ubezpieczenia\ Produkty finansowe\ Umowy\ Nowa umowa. 26

Dostępne pod: Ubezpieczenia\ Produkty finansowe\ Umowy\ Nowa umowa Wprowadzamy po kolei: Agent (mag) / (sprz) - symbol Agenta sprzedającego umowę. W wykazie tym pokazują się tylko ci z Agentów, który są aktywni w module produktów finansowych. Firma finansowa - symbol firmy, której umowa została sprzedana. Pole to musi być wypełnione. Rodzaj umowy - symbol sprzedanej umowy. Można wprowadzić tylko jedną z umów (symboli umów), które wprowadzono wcześniej do wykazu umów dla danej firmy. Jeżeli jest rodzaj umowy to musi też być jej numer. Jeżeli druk umowy nie był drukiem ścisłego zarachowania, zaznaczamy opcję poza magazynem. Kolejnymi polami są: Numer wniosku - pole to może zawierać litery(spacje) i cyfry. FORT wymaga, aby wnioski w obrębie firmy były numerowane. Numery muszą być unikalne przynajmniej w obrębie rodzajów umów danej firmy. Data Wniosku i data rozliczenia, czyli dzień kiedy wniosek został złożony (wypisany) i rozliczony oraz data wyst. umowy i data rozliczenia, czyli dzień na który ma wejść do sprawozdań rozliczeniowych. Pełna informacja o umowie koniecznie musi zawierać informację o dacie początku i dacie końca umowy, okresie umowy. W okresie umowy standartowo podpowiada się okres 4 lat, ale oczywiście możemy go zmieniać. Jeżeli wpiszemy datę początku i okres umowy w latach, to data końca wstawi się automatycznie. Podobnie program zachowa się w momencie określenia czasu trwania umowy w miesiącach. Datę zerwania będziemy uzupełniać sporadycznie, w przypadku kiedy umowa z jakiś powodów zostanie zerwana. Jeżeli włączyliśmy sobie parametr rejestracji naliczeń prowizji przez firmy finansowe (w administracji modułu finansów), to w polach Uznanie prowizji i z dnia możemy odnotować dokument i datę wpłaty składki do firmy finansowej. Nieodłącznym elementem każdej polisy jest klient właściciel umowy, uposażony lub użytkownik. Klientów wprowadzamy zgodnie z zasadami ogólnymi przez naciśnięcie klawisza + przy zakładce odpowiedniego rodzaju klienta. 27

Niektóre umowy finansowe mogą być powiązane z jakimś przedmiotem lub pojazdem np. kredyty, pożyczki, przedłużone gwarancje na samochody itd. Teraz przechodzimy do zarejestrowania informacji o ryzyku, sumie ubezpieczenia, składce i częstotliwości jej płacenia. W sekcji Ubezpieczenia (w prawym dolnym rogu formatki) naciskamy klawisz +. Pojawia się pełna informacja o umowie. Teraz po kolei będziemy omawiać wszystkie pola: Umowa ratalna pole to zaznaczamy jeżeli umowa rozłożona jest na raty. Umowa wpisujemy tutaj symbol umowy. Jeżeli podczas definiowania słowników druków na początku pracy zdefiniowaliśmy jakie produkty mają się podpowiadać domyślnie, to właśnie w tym momencie pole to będzie się wypełniało automatycznie. Oczywiście w miarę potrzeby można go zmienić na inne. Wysokość umowy suma na jaką klient zawiera umowę Całość składki składka którą klient ma zapłacić, tzw. przypis (po rozliczeniu umowy automatycznie uzupełnia się inkaso = wysokości przypisu (pole inkasa nie jest widoczne na formatce umowy) Prowizja od TU ustawia się domyślnie (jeżeli określiliśmy ją w słownikach produktów). Pole to można ustawić również ręcznie. Prowizja dla Agenta wartość prowizji jaką otrzymuje Agent z tytułu umowy Rozłożenie ryzyka na raty harmonogram płatności rat dla danego roku umowy. Pozostałe informacje takie jak: zerwanie ubezpieczenia, wypowiedzenie kontynuacji będziemy wypełniać w razie potrzeby, jeżeli polisa zostanie zerwana lub wypowiedziana przez klienta. Jeżeli przebrnęliśmy już przez wprowadzenie wszystkich pól na formatce umowy, możemy spróbować ją rozliczyć. Poprawnie wprowadzona umowa otrzyma status rozliczonej R, natomiast błędna zostanie odznaczona literą B. Podejmując próbę rozliczenia umowy system sprawdza jej poprawność, w szczególności czy zostały określone prowizje od TU i dla Agenta. Jeżeli umowa została wprowadzona błędnie to po kolei program będzie przedstawiał komunikaty. Dostępne pod: Ubezpieczenia / Produkty finansowe / Umowy / Nowa umowa Naliczenia prowizji Po rozliczeniu umowy można z pełnej informacji przeglądnąć i sprawdzić naliczenia prowizji dla Agenta. 28

Na rozliczeniu tym widzimy kwoty przypisu, inkasa oraz wysokości prowizji (w zależności od systemu naliczania prowizji: procentowa, punktowa itd.) oraz wysokość prowizji w zł od przypisu i od inkasa. Dostępne pod: Ubezpieczenia \ Produkty finansowe \ Umowy \ Zakres umów \ Nowa umowa/edycja \ Rozlicz \ Pokaż rozliczenie umowy Skrócony wykaz operacji na umowie Z pozycji pełnej informacji o umowie finansowej możemy przeglądnąć skrócony wykaz operacji do konkretnej umowy. Oczywiście wykaz ten stworzy się dopiero wtedy, gdy zarejestrujemy przynajmniej jedną dodatkową operację np. przyjmiemy ratę do umowy itp. 29

Dostępne pod: Ubezpieczenia \ Produkty finansowe\ Umowy \ Zakres umów \ Nowa umowa/edycja \ Pokaż operacje na umowie Skrócony wykaz umów finansowych Wszystkie umowy wprowadzone do systemu możemy przeglądnąć na skróconym wykazie umów. W zależności od potrzeby wykaz ten można filtrować po: - firmie finansowej - rodzaju umowy (druku) - numerze umowy - kliencie - oddziale - strukturze Agentów - Agencie oraz po datach: - wystawienia umowy - rozliczenia umowy - początku / końca umowy - zerwania umowy Na skróconym wykazie można wyfiltrować też umowy nie zerwane. 30

Oznaczenia przy umowie w postaci liter B i R oznaczają że umowa jest nierozliczona (błędna) B lub rozliczona - R Dostępne pod: Ubezpieczenia / Produkty finansowe / Umowy / Zakres umów Wykaz rat i innych operacji na umowach Wykaz rat i innych operacji jest tworzony na podstawie wszystkich wpisanych do systemu rat, storn, zerwań itp.. 31

Wykaz taki można również filtrować po oddziale, strukturze Agentów, Agentach, firmie finansowej, numerze umowy, kliencie, terminach wpłaty, zapłaty, rozliczenia itp. Z wykazu tego możemy bezpośrednio edytować operację lub przeglądnąć umowę główną. Dostępne pod: Ubezpieczenia \ Produkty finansowe \ Umowy \ Przegląd operacji na umowach Rejestracja naliczeń prowizji przez firmy finansowe Po zarejestrowaniu umów do systemu, następuje przepływ gotówki do firm finansowych z tytułu zawartych umów. Później firma finansowa nalicza Agencji należną prowizję. 32

Aby w pełni kontrolować rzeczywiste wpłaty klientów i związane z nimi naliczenia prowizji możemy posłużyć się funkcją rejestracji naliczeń prowizji. W administracji modułów produktów finansowych włączamy parametr rejestrować naliczenia prowizji przez firmy. Teraz po uaktywnieniu tej funkcji na pełnej informacji o umowie pojawią się pola: uznanie prowizji i z dnia Możemy więc przystąpić do rejestracji wpłat klientów. Na pewno mamy informację kiedy klient wpłacił należność i w jakiej wysokości. Mogą to być informacje z wyciągów bankowych (WB) lub operacji kasowych (KP/KW) Rejestrację wpłat można wykonać na dwa sposoby: - wchodząc do każdej z umowy i odnotowanie informacji o uznaniu w polach o których wspomnieliśmy wyżej lub - wchodzimy z modułu rozliczeń z firmami finansowymi do funkcji: Uznania prowizji / od Firm i za pomocą parametrów filtrujących ustalamy odpowiedni zakres danych. 33

Uwaga: Aby wyfiltrować pozycje bez uznań w polu KP/KW/WB należy wykasować znak % (oznacza to pustą wartość w polu KP/KW/WB ) Wykaz możemy posortować np. po dacie rozliczenia umowy lub po jej numerze (przez kliknięcie w nagłówku tabeli w odpowiedniej kolumnie lub pod prawym klawiszem myszy). Na wykazie stajemy na pierwszej pozycji, w kolumnie KP/KW/WB i dwukrotnie klikamy myszką. Pojawi się okienko w którym możemy wpisać dokument uznania i jego datę np. 34

Jeżeli dokument uznania dotyczy tylko tej jednej pozycji naciskamy klawisz Ustaw i przechodzimy do następnej operacji. Jeżeli dotyczy wszystkich umów z całego zakresu naciskamy klawisz Ustaw wszystko. Wtedy te dane zostaną rozkopiowane do wszystkich pozycji. Ta metoda jest znacznie szybsza. Zawsze za pomocą filtrów można tak ustawiać zakres umów aby korzystać z tego drugiego sposobu. Pod prawym klawiszem myszy dostępna jest też funkcja powiel dla pozycji która działa w ten sposób, że stojąc na dowolnej pustej pozycji możemy powielić wartość z pozycji zapisanej wcześniej. Tak rejestrujemy uznania jeżeli inkaso, które było do zapłaty jest równe z kwotą wpłaconą. Jeżeli z jakiś przyczyn firma obniża nam należną prowizję, możemy pod prawym klawiszem myszy wystornować ją. Domyślnie program podpowiada całą wysokość prowizji ze znakiem minus, ale można skorygować ją na inną wysokość. Dostępne pod: Ubezpieczenia / Produkty finansowe / Rozliczenia / Z firmami finansowymi / Uznania prowizji / Od firm 35

Naliczenia i podział prowizji dla Agentów z wpłaconych rat Z pozycji pełnej informacji o racie również można przeglądnąć i sprawdzić naliczenia prowizji dla Agentów. Jeżeli stosowana jest drabinka (struktura) Agentów i naliczana np. nadprowizja to na wykazie tym będą uwzględnieni Agenci z całej drabinki. Dostępne pod: Ubezpieczenia \ Produkty finansowe \ Umowy \ Przegląd operacji na umowach \ Edycja \ Poprawa \ Rozlicz \ Pokaż rozliczenie operacji dla Agentów Szybka rejestracja Premii / Korekty Program umożliwia zarejestrowanie informacji o naliczeniu premii lub korekty premii dla Agenta, nie związanej ze zdarzeniem ubepieczniowym 36

Jeżeli funkcja jest wywoływana spod Pełnej informacji o umowie, to operacja ta dotyczy wskazanej umowy. Jeżeli funkcja jest wywoływana spod Skróconego wykazu operacji na umowach, to operacja ta dotyczy umowy o numerze STORNA, wskazanego TU. Uwaga: Funcja nie tworzy automatycznie umowy STORNA. Należy ją samemu wprowadzić do systemu. Dostępne pod: Pełna informacja o umowie finansowej \ Administracja \ Nowa Premia / Korekta, Skrócony wykaz operacji na umowach \ Edycja \ Nowa Premia / Korekta Wprowadzenie informacji o cesji Informacje o cesji z danej umowy możemy wprowadzić z pozycji formatki umowy wybierając funkcję: Inne informacje \ Cesja. 37

Dostępne pod: Ubezpieczenia \ Produkty finansowe \ Umowy \ Nowa umowa \ Inne informacje \ Cesja lub Ubezpieczenia \ Produkty finansowe \ Umowy \ Nowa cesja Cesje można odszukać z wykazu skróconego cesji Dostępne pod: Ubezpieczenia \ Produkty finansowe \ Umowy \ Przegląd cesji Rozliczenia z firmami finansowymi Wprowadzanie umów, generowanie harmonogramu rat, wprowadzanie informacji o wpłatach powoduje dostarczenie wystarczającej informacji, aby można było określić kwotę prowizji, którą Agencja dostaje od firmy finansowej. W celu wygenerowania zestawienia wykonujemy następujące operacje: - określamy okres rozliczeniowy - ustawiamy inne dodatkowe parametry filtrujące - generujemy wydruk zestawienia 38

Dostępne pod: Ubezpieczenia\ Produkty finansowe \ Rozliczenia \ Z firmami finansowymi Rozliczanie z firmami - ustalenie okresu rozliczeniowego Okres rozliczeniowy określony dwoma datami - początkową i końcową dotyczy pola Data Rozliczenia zarówno z formatki wprowadzania umowy jak i rat. Data Rozliczenia dotyczy między innymi daty dostarczenia informacji o wpłacie Agenta. Aby ustalić okres rozliczeniowy wybieramy funkcję Rozliczenia\ Z firmami finansowymi i wypełniamy pola Okres rozliczeniowy od i do. Naciskając przycisk Pokaż wydruk potwierdzamy ustawiony zakres. Pozostałe parametry pozostawmy na razie niezmienione. Dostępne pod: Ubezpieczenia\ Produkty finansowe \ Rozliczenia \ Z firmami finansowymi Rozliczenie z firmami - przeliczenie prowizji z tytułu umów Jeżeli ustaliliśmy już okres rozliczeniowy i wybraliśmy zestawienie to w momencie jego generoweania automatycznie uruchamia się funkcja która w tle sprawdza poprawność wprowadzonej produkcji w założonym okresie rozliczeniowym i nalicza prowizję od firm finansowych. Jeżeli co najmniej jedna z umów lub wpłat jest wprowadzona błędnie, to funkcja zwróci komunikat i umożliwi automatyczne przejście do poprawy błędnej produkcji. Po poprawieniu pozycji błędnych ponownie generujemy zestawienie. Dostępne pod: Ubezpieczenia\ Produkty finansowe \ Rozliczenia \ Z firmami finansowymi Rozliczenie z firmami finansowymi - filtrowanie danych Część z parametrów wydruku opisuje filtr pozwalający określić jakie dane (dotyczące których umów) powinny znaleźć się na wydruku. 39

Jeżeli chcemy wydrukować zestawienie dla wszystkich rodzajów umów to pole Umowa powinno być ustawione ze znakiem %. Jeżeli zestawienie chcemy wykonać tylko dla wybranej grupy umów (np w celu uzgodnienia sumy częściowej) to pole to ustawiamy zgodnie z wprowadzoną wcześniej symboliką druków danej firmy finansowej. Możemy zestawienie wykonać np. tylko z jednego oddziału lub określonej struktury Agentów, z umów o określonej dacie początku, czy też dacie wystawienia umowy. Dostępne pod: Ubezpieczenia\ Produkty finansowe \ Rozliczenia \ Z firmami finansowymi Rozliczanie Agentów (podagentów) Administracja rozliczeń Agentów 40

Przed przystąpieniem do rozliczenia Agentów należy w Administracji rozliczeń z Agentami ustawić podstawowe parametry rozliczeń np: - jaki system naliczania prowizji od inkasa stosujemy (procentowy, procentowy wg. poziomów, punktowy itp.) - czy będziemy stosować różne kategorie prowizji - czy będziemy naliczać punkty od przypisu - czy budowa struktury Agentów ma być normalna czy zgodna z definicją, a może zgodna z ogólną? - czy naliczać nadprowizję - czy dzielić prowizję na wielu agentów itd. Dostępne pod: Ubezpieczenia \ Produkty finansowe \ Administracja \ Rozliczenia Agentów Systemy naliczania prowizji w strukturze płaskiej (bez podagentów ) Procentowy system naliczania prowizji System ten jest najbardziej uniwersalnym systemem naliczania prowizji i najczęściej stosowanym w Agencjach. Jest to bezpośrednie określanie prowizji w % dla każdego Agenta, dla każdego prowadzonego produktu. Ustalenie prowizji procentowej dla Agentów jest bardzo proste. Ustalamy ją ze skróconego wykazu Agentów - stajemy kursorem po kolei na każdym Agencie i wybieramy z menu funkcję: Prowizje / Agenta standartowa. Na ekranie pojawi się formatka skróconego wykazu stawek prowizyjnych Agenta. 41

Za pomocą przycisku + po kolei określamy prowizję dla danego produktu w obrębie każdej firmy finansowej. I tutaj mamy kilka możliwości określenia prowizji: 1. prowizja może być określona dla całej grupy produktów w danej firmie w tej samej wysokości: 2. prowizja może być różna dla różnych produktów w obrębie danej grupy produktów: 42

Po ustawieniu stawek % na formatkach: umowy, raty itp. będą automatycznie podpowiadać się określone stawki %. System naliczania nadprowizji w strukturach wielopoziomowych Fort umożliwia przy rozliczaniu polisy (raty) podział należnej prowizji pomiędzy kilku Agentów ze struktury, czyli naliczać tzw. nadprowizję. Przykład: 43

Umowę z przypisem 1.000 zł sprzedaje Agent MARIMEX. Jego prowizja to 10%. Bezpośrednio nad nim jest Agent FILIPOWICZ, który ma prowizję 12% a najwyżej w drabince struktury jest ACARD-ASS, który dostaje 13% prowizji. Po rozliczeniu polisy MARIMEX dostanie 10% prowizji czyli 100 zł, FILIPOWICZ 2% czyli 20 zł a ACARD-ASS 1% czyli 100 zł. Aby naliczać nadprowizję należy w Administracji rozliczeń Agentów włączyć parametr naliczać nadprowizję oraz system naliczania nadprowizji. W programie są 4 systemy naliczania nadprowizji, podobnie jak w systemach naliczania prowizji w strukturach płaskich, a więc: - system procentowy - system procentowy wg poziomów - system punktowy wg poziomów - procent prowizji od prowizji PodAgenta. Każdy system naliczania prowizji można łączyć z każdym systemem naliczania nadprowizji, jednakże nie każdy system naliczania prowizji prawidłowo współpracuje z każdym systemem naliczania nadprowizji. Zaleca się stosować te same systemy naliczania w prowizji jak i nadprowizji. 44

Dostępne pod: Ubezpieczenia / Produkty finansowe / Administracja / Rozliczenia Agentów Procentowy system naliczania nadprowizji Procentowy system naliczania nadprowizji jest jednym z prostszych systemów. Każdy Agent ze struktury dostaje jakąś część prowizji procentowej. W systemie tym oprócz zaznaczonego procentowego systemu naliczania nadprowizji, powinniśmy zaznaczyć parametr : drabinka dla każdego ryzyka, z tego względu że każde ryzyko (grupa ryzyk) z reguły ma inną prowizję. Parametr ten powinien być zawsze włączony przy procentowych systemach liczenia prowizji, natomiast zalecamy aby był wyłączony w systemach gdzie są poziomy Agentów. Jeżeli mamy zdefiniowane procentowe wartości prowizji w każdej kartotece Agenta w obrębie struktury możemy przystąpić do rejestracji umów i naliczania prowizji oraz nadprowizji. 45

Zauważmy że po wpisaniu ryzyk i rozliczeniu umowy na formatce pojawi się okienko ze strukturą Agentów, którym należna jest odpowiednia wartość %-owa nadprowizji. Globalne rozliczenie prowizji z umowy przedstawionej na powyższym rysunku będzie wyglądało następująco: 46

Prowizja dla Agenta który sprzedał własną umowę oznaczona będzie literą P, natomiast nadprowizja dla pozostałych Agentów ze struktury literą S. Jeżeli na formatce umowy stworzy się drabinka nadprowizji i jeżeli usuniemy ją całkowicie, to za każdym razem po rozliczeniu umowy będzie się odtwarzać. Jeżeli natomiast będziemy edytować ją (oczywiście w miarę potrzeby), np. usuniemy jednego Agenta ze struktury drabinki a jego należną prowizję dopiszemy do poprzedniego Agenta, wówczas po rozliczeniu umowy program pozostawi ją w takiej postaci. Inne parametry rozliczeń Agentów Do rozliczeń Agentów mogą być dodatkowo zastosowane parametry: - stosować różne kategorie prowizji - naliczać punkty od przypisu - system budowy struktury Agentów (normalna, definicja) - struktura zgodna z ogólną - poziom zgodny z ogólnym - dzielić prowizję na wielu Agentów - zaokrąglać prowizję do groszy - drabinka dla każdego ryzyka - pokaż zerowe nadprowizję Poniżej opiszemy funkcjonalność i zastosowanie każdego z tych parametrów. Stosować różne kategorie prowizji 47

Parametr ten służy do definiowania własnych rodzajów prowizji np. prowizji biurowych (prowizja z umów wypisanych w biurze), prowizja za umowy przejęte od innego Agenta, prowizja za doprowadzenie klienta itp. Każdemu rodzajowi prowizji, która jest prowizją główną można nadać własny symbol, po którym będzie ona identyfikowana. Naliczać punkty od przypisu Funkcja ta służy do analizy efektywności pracy Agentów. Nie ma ona nic wspólnego z naliczaniem prowizji. Włączenie tej funkcji powoduje, że od przypisu naliczane są punkty. Aby można było wykorzystać tą funkcję należy w słownikach produktów (grupach produktów) określić dla każdej firmy przeliczniki punktowe 48

Dostępne pod: Ubezpieczenia / Produkty finansowe / Administracja / Słowniki / Firmy finansowe / Aktywne / Produkty / Redakcja Jeżeli będziemy mieli ustalone przeliczniki punktowe program będzie naliczał punkty od przypisu, co będzie widoczne na formatce finansowego rozliczenia Agenta Jeżeli mamy zbudowaną strukturę Agentów punkty te będą naliczane również dla wszystkich Agentów ze struktury. System budowy struktury Agentów Parametr ten stosowany jest w naliczaniu nadprowizji. Może być budowa struktury: 1. normalna program do rozliczeń będzie brał pełną drabinkę struktury Agentów (uwzględnia w prowizji wszystkie szczeble drabinki i nadprowizję dostanie każdy Agent ze struktury) 49

Dostępne pod: Ubezpieczenia / Produkty finansowe / Administracja / Rozliczenia Agentów 2. definicja w tym systemie będzie można samemu zdefiniować prowizję na poziomie poszczególnych szczebli struktury wg własnych potrzeb. Pewne szczeble w naliczaniu nadprowizji można w takim systemie np. pominąć. W tym celu należy po wybraniu tego systemu ustalić poziomy szeregowania Agentów. 50

Dostępne pod: Ubezpieczenia / Produkty finansowe / Administracja / Rozliczenia Agentów Liczba znaków oznacza tutaj długość kodu określającego strukturę czyli na ilu znakach kodujemy każdego Agenta np. na 3 znakach Oddział (001, 002, 003,...) na 5 znakach Kierowników Oddziałów (00101, 00201, 00301,...) na 7 znakach Organizator Oddziału (0010101, 0020101, 0030101,...) Po określeniu poziomów szeregowania struktur przechodzimy do skróconego wykazu Agentów i określamy prowizję dla Agentów wg poziomów szeregowania. 51

Prowizję możemy określić dla wszystkich firm finansowych, grup produktów, szczegółowych produktów (wstawiamy wtedy znak %) lub dla wybranych. Dostępne pod: Ubezpieczenia / Produkty finansowe / Administracja / Słowniki / Agenci / Aktywni / Prowizje / Agentów w systemach zaawansowanych Struktura zgodna z ogólną Dostępne pod: Ubezpieczenia / Produkty finansowe / Administracja / Rozliczenia Agentów 52

Parametr ten służy do rozróżniania budowy struktur pomiędzy ubezpieczeniami np. majątkowymi, życiowymi, produktami finansowymi itp. Jeżeli jest włączony to wszystkie rodzaje produktów będą rozliczane wg tej samej budowy struktury. Jeżeli jest wyłączony to każdy rodzaj produktów będzie musiał mieć zbudowaną odrębną strukturę wg której będzie rozliczany. Zalecamy, aby parametr ten był wyłączony. Poziom zgodny z ogólnym Dostępne pod: Ubezpieczenia / Produkty finansowe / Administracja / Rozliczenia Agentów Parametr ten podobnie jak parametr struktura zgodna z ogólną służy do rozróżniania poziomów Agentów pomiędzy ubezpieczeniami np. majątkowymi, życiowymi, produktami finansowymi itp. Jeżeli jest włączony to wszystkie rodzaje produktów będą rozliczane wg tych samych poziomów prowizyjnych. Jeżeli jest wyłączony to każdy rodzaj produktów będzie musiał mieć zdefiniowany odrębne poziomy wg których będzie rozliczany. Parametr ten dostępny jest tylko w systemach naliczania prowizji, które są uzależnione od poziomów prowizyjnych. Zalecamy, aby parametr ten był wyłączony. Dzielić prowizję na wielu Agentów Parametr ten może być wykorzystywany w Agencjach które obsługują umowy bankowe, leasingowe lub inne produkty finansowe, gdzie część należnej prowizji Agenta który sprzedał umowę oddaje się innemu Agentowi np. Agentowi który doprowadził klienta. Współpraca w/w parametru z systemami nadprowizyjnymi: nie zalecamy. Współpraca w/w parametru z systemami naliczania prowizji: - system procentowy: zalecamy - system procentowy wg poziomów: możliwy do zaimplementowania 53

- system punktowy wg poziomów: możliwy do zaimplementowania - procent od prowizji Agencji: możliwy do zaimplementowania Dostępne pod: Ubezpieczenia / Produkty finansowe / Administracja / Rozliczenia Agentów Podział prowizji pomiędzy Agentów w programie nie jest zautomatyzowany. Oznacza to, że jeżeli chcemy należną prowizję z danej umowy podzielić pomiędzy kilku Agentów musimy ich na formatce polisy ręcznie wstawić (wybrać) Zaokrąglać prowizję do groszy Jak sama nazwa wskazuje parametr ten zaokrągla prowizję do 1 grosza (nie na poziomie wydruku, tylko na poziomie każdej polisy) Przedstawimy to na najprostszym przykładzie: Ryzyko Inkaso Prowizja Agenta % Prowizja Agenta w zł bez zaokrągleń Prowizja Agenta w zł z zaokrągleniem 62 0,50 1% 0,005 0,01 70 0,50 1% 0,005 0,01 RAZEM 0,01 0,02 W podsumowaniu widać różnicę: z inkasa = 1 zł otrzymujemy prowizję 1 % czyli 0,01 zł jeżeli mamy ten parametr wyłączony i 0,02 zł jeżeli parametr ten jest włączony. Proponujemy mieć ten parametr zawsze wyłączony. Drabinka dla każdego ryzyka 54

Dostępne pod: Ubezpieczenia / Produkty finansowe / Administracja / Rozliczenia Agentów Parametr ten: - związany jest z naliczaniem nadprowizji - powinien być stosowany przy procentowych systemach naliczania nadprowizji Jeżeli jest włączony to dla każdego ryzyka będzie liczona nadprowizja wg innej drabinki. Można to zobaczyć na poniższych rysunkach: Pokaż zerowe nadprowizje Parametr ten dotyczy nadprowizji. Jak sama nazwa wskazuje pokazuje (bądź nie) zerowe naliczenia prowizji, które mogą wynikać np. z tego że Agenci są na tych samych poziomach prowizyjnych (nie ma różnicy pomiędzy NadAgentem i PodAgentem), są na różnych poziomach ale mają te same poziomy prowizyjne, nie mają w ogóle określonych poziomów itd. Dostępne pod: Ubezpieczenia / Produkty finansowe / Administracja / Rozliczenia Agentów Wydruk zestawień rozliczeniowych z naliczenia prowizji dla Agenta Po zarejestrowaniu umów do systemu, na koniec okresu rozliczeniowego możemy wydrukować papierowe zestawienie z prowizji dla każdego Agenta. Aby to wykonać musimy wybrać funkcję: Ubezpieczenia / Produkty finansowe / Rozliczenia / Z Agentami i ustawić odpowiednie parametry filtrujące: 55

- okres rozliczeniowy - firma finansowa - grupę produktów - rodzaj i numer umowy - początek okresu umowy oraz czy chcemy aby na zestawieniu widoczne była produkcja tylko jednego Agenta, całej struktury, przedstawicielstwa lub wszystkich Agentów. Jeżeli wykonujemy zestawienie tylko dla 1 Agenta to kursorem musimy stanąć po prawej stronie ekranu na Agencie, dla którego chcemy wykonać zestawienie i z górnej części ekranu wybieramy odpowiedni wzór zestawienia. Wydruk pojawi się na ekranie po dwukrotnym kliknięciu na nim myszką lub naciśnięciu klawisza Pokaż wydruk. Z pozycji rozliczeń z Agentami możemy przeglądnąć produkcję wg założonych wcześniej warunków filtrujących. Administracja wzorów wydruków 56