ZAPYTANIE OFERTOWE W związku z realizacją projektu pn. Zachodniopomorski Aktywny Abstynent, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet VII Promocja integracji społecznej, Działanie 7.2 Przeciwdziałanie wykluczeniu i wzmocnienie sektora ekonomii społecznej, Poddziałanie 7.2.1 Aktywizacja zawodowa i społeczna osób zagrożonych wykluczeniem społecznym, zapraszamy do złożenia oferty na świadczenie usług organizacja pobytu grup szkoleniowych. 1. Zamawiający: EUROPIL Elżbieta Pilch, 70-789 Szczecin, ul. Gwarna 52/5. Adres do korespondencji: 70-376 Szczecin, ul. 5 Lipca 14. Bartosik Robert Józef Bartosik, 73-108 Morzyczyn, ul. Sosnowa 6D 2. Informacje ogólne: O wykonanie zamówienia mogą ubiegać się Oferenci, którzy: a) posiadają uprawnienia do wykonywania działalności/świadczenia usługi obejmującej przedmiot zamówienia; b) posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także dysponują osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; - Personel odpowiedzialny za usługi gastronomiczne powinien posiadać aktualne książeczki zdrowia. - Obiekt musi spełniać warunki przewidziane dla hoteli zgodnie z rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie. c) znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. 3. Przedmiot zamówienia: Organizacja pobytu grupy szkoleniowej obejmująca usługę hotelarską i gastronomiczną dla uczestników szkoleń oraz trenerów (kod CPV 55000000-0 Usługi hotelarskie, restauracyjne i 1
handlu detalicznego, 70220000-9 Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne). W zakres usługi hotelarsko-gastronomicznej będzie wchodziło: zapewnienie zakwaterowania od godziny 9.00 w I dzień do godziny 15.30 w II dzień szkolenia dla 20 uczestników szkoleń w pokojach 2 i 3 osobowych z pełnym węzłem sanitarnym, przy czym liczba pokoi 3 osobowych nie może przekroczyć 2; zapewnienie zakwaterowania dla 2 trenerów od godziny 9.00 w I dzień do godziny 15.30 w II dzień w pokojach jednoosobowych z pełnym węzłem sanitarnym; wszystkie pokoje będą posiadać: dostęp do Internetu, telewizor, wodę mineralną; zapewnienie pełnego wyżywienia dla uczestników szkoleń i trenerów (dwudaniowy obiad z deserem i napojami, uroczysta kolacja, śniadanie, dwudaniowy obiad z deserem i napojami ) 22 osoby; zapewnienie całodziennego ciągłego serwisu kawowego podczas szkoleń, w ramach którego oferowana będzie minimum: kawa, herbata, cukier, śmietanka lub mleko, woda mineralna gazowana i niegazowana, soki, ciasto, owoce(dodatkowo na rozpoczęcie szkolenia dnia I kanapki min. 60 szt.) 22 osoby. W zakres usługi wynajem sali szkoleniowej będzie wchodziło zapewnienie sali szkoleniowej w bezpośrednim sąsiedztwie miejsca zakwaterowania mogącej pomieścić co najmniej 22 osoby w układzie umożliwiającym pracę warsztatową(minimalna pow. 60 m 2 ); sala powinna być wyposażona minimum w: stoły, krzesła, nagłośnienie, ekran, rzutnik multimedialny, klimatyzację, gniazdka umożliwiające podłączenie laptopa, dostęp do sieci wi-fi, flipchart; sala powinna być dostępna dla uczestników przez cały okres pobytu, tj.: dzień I - od 9.30 dzień II do 15.00, oraz dla trenerów przynajmniej na 1 godzinę przed i po zakończeniu zajęć. zapewnienia odpłatnego dostępu do ksero i faksu na potrzeby trenerów; zapewnienia min. 5 nieodpłatnych miejsc parkingowych dla uczestników szkoleń oraz trenerów na parkingu przynajmniej dozorowanym, na terenie obiektu zaproszonego do złożenia oferty lub u innego podmiotu świadczącego usługi parkingowe, przy czym parking nie może znajdować się w odległości większej niż 200 metrów od miejsca zakwaterowania uczestników; 2
umożliwienia trenerom, po uprzednim zawiadomieniu przez organizatora szkolenia, nieodpłatnego noclegu ze śniadaniem i kolacją w przeddzień rozpoczęcia szkolenia; uwzględnienia w ramach wyżywienia dla uczestników, po uprzednim zawiadomieniu przez organizatora szkolenia, specjalnych wymagań związanych z dietą wegetariańską, wegańską, jarską itp. umożliwienia uczestnikom szkoleń organizacji czasu wolnego na terenie hotelu. 4. Termin realizacji zamówienia: Usługi, o których mowa w pkt. 3 realizowane będą w terminach: Lp. Zamawiający DATA 1 Bartosik 16-17.05.2012 2 Bartosik 13-24.05.2012 3 Bartosik 13-14.06.2012 4 Bartosik 20-21.06.2012 5 EUROPIL 09-10.07.2012 6 EUROPIL 11-12.07.2012 7 EUROPIL 20-21.08.2012 8 EUROPIL 22-23.08.2012 9 EUROPIL 17-18.09.2012 10 EUROPIL 19-20.09.2012 11 Bartosik 17-18.10.2012 12 Bartosik 24-25.10.2012 13 EUROPIL 12-13.11.2012 14 EUROPIL 14-15.11.2012 15 EUROPIL 10-11.12.2012 16 EUROPIL 12-13.12.2012 17 EUROPIL 14-15.01.2013 18 EUROPIL 16-17.01.2013 19 Bartosik 08-09.05.2013 20 Bartosik 15-16.05.2013 21 Bartosik 12-13.06.2013 22 Bartosik 19-20.06.2013 23 EUROPIL 08-09.07.2013 24 EUROPIL 10-11.07.2013 25 EUROPIL 26-27.08.2013 26 EUROPIL 28-29.08.2013 27 EUROPIL 16-17.09.2013 28 EUROPIL 18-19.09.2013 29 Bartosik 09-10.10.2013 30 Bartosik 16-17.10.2013 31 EUROPIL 04-05.11.2013 32 EUROPIL 06-07.11.2013 33 EUROPIL 09-10.12.2013 3
34 EUROPIL 11-12.12.2013 35 EUROPIL 13-14.01.2014 36 EUROPIL 15-16.01.2014 Oferent może złożyć ofertę na świadczenie usług na wszystkie terminy lub tylko na wybrane, jednakże zamawiający w przypadku ofert równoważnych zastrzega sobie prawo zawarcia z jednym oferentem umowy na maximum 12 terminów. 5. Miejsce szkoleń: województwo zachodniopomorskie. 6. Kryterium oceny ofert. Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi w oparciu o kryteria: a) C - cena waga kryterium - 70 pkt, b) T - warunki płatności (termin płatności) waga kryterium - 10 pkt, c) Z warunki płatności (zaliczka) waga kryterium 10 pkt. d) D proponowane świadczenia dodatkowe dla uczestników waga kryterium- 10 pkt. Oferty zostaną ocenione, osobno dla każdego z zaoferowanych terminów, za pomocą systemu punktowego w oparciu o wzór matematyczny: S= C+T+Z+D, gdzie poszczególne symbole oznaczają: S - suma uzyskanych punktów C punkty za cenę T punkty za warunki płatności ( termin płatności) Z punkty za warunki płatności ( kwota zaliczki) D-punkty za dodatkowe świadczenia i obliczane są w następujący sposób: a) Kryterium cena C = (C min./ C ofer ). x 70 pkt gdzie: C min - najniższa cena spośród wszystkich złożonych ofert na dany termin szkolenia C ofer. zaoferowana w formularzu ofertowym cena. 4
b) Kryterium warunki płatności (termin płatności) T= (T ofer./ T max.) x 10 pkt gdzie: T ofer. zaoferowany w formularzu ofertowym termin płatności T max najdłuższy udzielony termin płatności. c) Kryterium warunki płatności (kwota zaliczki) Z= (Z min./ Z ofer ) x 10 pkt gdzie: Z min - najniższa wartość zaliczki spośród wszystkich złożonych ofert na dany termin szkolenia Z ofer. zaoferowana w formularzu ofertowym kwota zaliczki. d) Kryterium ilość dodatkowych świadczeń dla uczestników 1 zaproponowane świadczenie = 1 pkt max możliwa ilość punktów za spełnienie kryterium 10 pkt. Zamawiający wybierze, na każdy z terminów, najkorzystniejszą ofertę, która uzyska najwyższą ilość punktów w oparciu o ustalone wyżej kryteria. Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi z wyłączeniem przepisów, zasad i trybów przewidzianych w ustawie z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19, poz.177 z późniejszymi zmianami) ze względu na to, iż Zamawiający nie jest Zamawiającym w rozumieniu cytowanej wyżej ustawy i nie zachodzą okoliczności, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 5 i 6 tejże ustawy. 7. Sposób przygotowania oferty. Ofertę należy sporządzić na załączonym druku,,oferta, w języku polskim, w formie pisemnej, na maszynie, komputerze, nieścieralnym atramentem lub długopisem. Oferta winna być podpisana przez osobę upoważnioną. Do oferty należy dołączyć folder lub adres strony www umożliwiający Zamawiającemu zapoznanie się z wyglądem i standardem ośrodka, sal szkoleniowych i pokoi. Oferta musi zawierać opis dodatkowych świadczeń zaproponowanych dla uczestników szkoleń. 5
Podane w Formularzu oferty ceny muszą uwzględniać wszystkie koszty związane z realizacją zamówienia i nie mogą ulec zmianie w trakcie trwania umowy. Cena powinna być wyrażona w kwocie brutto i przedstawiona poprzez wskazanie stawki jednostkowej (za 1 uczestnika za 2 dni jeden zjazd szkoleniowy), a także łącznej ceny przedmiotu zamówienia (22 osoby). Wykonawca zobowiązany jest zagwarantować stałość cen jednostkowych przez cały czas trwania umowy. Wykonawca uwzględni w cenie wszelkie rabaty i upusty oraz usługi dodatkowe, których zamierza udzielić Zamawiającemu. Oferty przygotowane niezgodnie z wymaganiami niniejszego zapytania nie podlegają ocenie. 8. Miejsce i termin złożenia oferty. Ofertę można przesłać pocztą na adres: EUROPIL Elżbieta Pilch ul. 5 Lipca 14, 70-376 Szczecin, lub pocztą elektroniczną na adres biuro@aktywny-astynent.pl lub faksem pod numer (0-91) 81 37 607. Ofertę złożyć należy do dnia 09.05.2012 do godz. 15.30. Decyduje data wpływu.. Załączniki: 1. wzór oferty 2. wzór umowy 6