WZP/WIS/U-332-16/12 Załącznik nr 2A do SIWZ dla rozwoju Mazowsza PROGRAM WSPÓŁFINANSOWANY PRZEZ UNIĘ EUROPEJSKĄ ZE ŚRODKÓW EUROPEJSKIEGO FUNDUSZU ROZWOJU REGIONALNEGO W RAMACH REGIONALNEGO PROGRAMU OPERACYJNEGO WOJEWÓDZTWA MAZOWIECKIEGO 2007-2013 ORAZ ZE ŚRODKÓW BUDśETU WOJEWÓDZTWA MAZOWIECKIEGO Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia na realizację zamówienia Mazowieckiej Jednostki WdraŜania Programów Unijnych Część A Usługa dotycząca opracowania koncepcji i zorganizowania cyklu gier miejskich promujących projekty zrealizowane w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2007-2013 odbywających się w 3 wybranych miastach na Mazowszu, wraz z promocją 1
I. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA a) Opracowanie szczegółowej koncepcji i kompleksowa organizacja cyklu gier (w tym m.in. obsługa techniczna, redakcyjna i produkcyjna, organizacja i koordynacja imprez) wg wytycznych wskazanych w części III pkt. 1 SOPZ. b) Opracowanie koncepcji, strategii oraz hasła akcji promującej cykl gier całość akcji promocyjnej musi być spójna wizerunkowo dla wszystkich form przekazu. c) Opracowanie kreacji graficznej i audiowizualnej akcji promocyjnej (z wykorzystaniem rysunków i/lub zdjęć, filmów wykonanych przez Wykonawcę oraz muzyki zakupionej przez Wykonawcę). d) Opracowanie szczegółowych media planów wraz z rekomendacjami (w oparciu o aktualne badania marketingowe, co najmniej z II połowy 2011 r.) oraz z podaniem wszystkich wskaźników. e) Produkcja materiałów promocyjnych. f) Zakup mediów i nośników. g) Kompleksowa realizacja akcji promocyjnej wg wytycznych wskazanych w części III pkt. 2-3 SOPZ. h) Przygotowanie raportu z realizacji cyklu gier oraz przeprowadzenia akcji promocyjnej. i) Ewaluacja akcji promocyjnej (badania efektywności pre i post pozwalające ocenić przebieg akcji promocyjnej), wraz z raportem końcowym zawierającym podsumowanie dot. efektywności wykorzystanych narzędzi promocji oraz rekomendacje na przyszły rok. j) Archiwizacja wszystkich treści powstałych w wyniku realizacji umowy na CD/DVD, kasetach typu beta; przygotowanie egz. archiwalnych materiałów typu ulotka; przygotowanie dokumentacji fotograficznej nt. przeprowadzonych działań, np. outdooru. (KaŜda płyta/opakowanie powinna być prawidłowo oznakowana zgodnie z wytycznymi Zamawiającego, tj. powinna zawierać: tytuł akcji promocyjnej, informację o tym, co jest nagrane na płycie, termin emisji, logotyp RPO WM, hasło RPO WM, informację nt. finansowania akcji.). k) Przekazanie Zamawiającemu majątkowych praw autorskich i praw pokrewnych oraz praw zaleŝnych do treści powstałych w wyniku realizacji umowy bez ograniczeń i na wszystkich polach eksploatacji. II. CELE ORAZ KLUCZOWE ZAŁOśENIA ORGANIZACJI CYKLU GIER MIEJSKICH 1. Cele Do głównych celów przedsięwzięcia naleŝą promocja wybranych projektów zrealizowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2007-2013 (RPO WM) oraz upowszechnienie wiedzy na temat efektów wdraŝania funduszy europejskich wśród mieszkańców województwa mazowieckiego i gości odwiedzających województwo mazowieckie w związku z pełnieniem przez Warszawę funkcji miasta gospodarza Euro 2012. Koncepcja i formuła akcji promocyjnej ma zapewnić skuteczność w dotarciu do moŝliwie szerokiej rzeszy odbiorców oraz przyczynić się do wzrostu świadomości mieszkańców poszczególnych 2
subregionów na temat tego, jak fundusze europejskie przyczyniły się do rozwoju społecznokulturalnego oraz gospodarczego ich miast. 2. ZałoŜenia Cele przedsięwzięcia mają zostać osiągnięte poprzez stworzenie cyklu gier miejskich w Warszawie (wersja pilotaŝowa gry), Radomiu, Płocku. Fabuła gier zostanie oparta na prezentacji wybranych projektów zrealizowanych w ramach RPO WM, które w ocenie Zamawiającego zasługują na upowszechnienie i rozpropagowanie. Cykl gier ma być promowany poprzez wykorzystanie spotów radiowych (dedykowana strona internetowa udostępnienie strony naleŝy do Zamawiającego), social mediów oraz nośników outdoorowych. Organizacji gier będzie teŝ towarzyszyć produkcja materiałów promocyjnych. 3. Hasło akcji promocyjnej Wykonawca musi opracować element przewodni, który będzie spójny dla wszystkich kanałów i narzędzi promocyjnych oraz odpowiadać specyfice przedsięwzięcia, którego istotą jest organizacja cyklu gier miejskich. 4. Grupa docelowa Przedsięwzięcie skierowane jest do wszystkich mieszkańców województwa mazowieckiego i gości odwiedzających województwo mazowieckie w związku z Euro 2012, przy czym uczestnikami gier miejskich mogą być osoby w wieku 13+, z uwzględnieniem warunków wskazanych w części III, pkt. 3.3. 5. Zasięg Województwo mazowieckie, z naciskiem na cały region Mazowsza, a nie na aglomerację warszawską. 6. Czas trwania Organizacja poszczególnych gier w cyklu w czasie 3 kolejnych weekendów, przy czym pierwsza gra musi się odbyć maksymalnie w ciągu 45 dni od dnia podpisania umowy. Organizacja głównej części akcji promocyjnej w radiu, emisja spotów filmowych w środkach komunikacji miejskiej oraz ekspozycji elementów outdoorowych przez minimum 28 dni, rozpoczęcie na minimum 14 dni przed terminem pierwszej gry. Prowadzenie konta na portalu społecznościowym przez minimum 45 dni, rozpoczęcie na minimum 14 dni przed terminem pierwszej gry. Dostawa materiałów promocyjnych wyprodukowane materiały promocyjne muszą być dostarczone do siedziby MJWPU maksymalnie w ciągu 21 dni od daty podpisania umowy. Termin przeprowadzenia ewaluacji oraz przekazania wyników ewaluacji, raportu końcowego podsumowującego przeprowadzenie cyklu gier wraz z promocją i materiałów archiwalnych maksymalnie w ciągu 80 dni od dnia podpisania umowy, jednak nie później niŝ do 31 sierpnia 2012 r. III. ZAKRES RZECZOWY 3
1. KONCEPCJA I ORGANIZACJA CYKLU GIER MIEJSKICH. 1.1. Miejsca i terminy rozgrywek a) odcinek pilotaŝowy gry: Warszawa maksymalnie w ciągu 45 dni od dnia podpisania umowy. b) kolejne odcinki gry: Radom, Płock gry organizowane w trakcie 2 kolejnych weekendów (sobota lub niedziela), po odcinku pilotaŝowym (kolejność rozgrywek w poszczególnych miastach do uzgodnienia z Zamawiającym). 1.2. Szacowany czas i przebieg rozgrywek a) Warszawa - czas gry: I etap dzienny ok. 3-4 godz., II etap posiłek dla uczestników wpleciony w przebieg rozgrywki ok. 1-2 godz., III etap nocny ok. 1-2 godz., do uwzględniania w rozgrywce min. 8 punktów związanych z RPO WM, b) Radom, Płock 2-3 godziny w ciągu dnia, do uwzględniania w rozgrywce minimum 4 punkty związane z RPO WM. 1.3. Organizacja gry, system motywacyjny dla uczestników Wspólne ustalenia dla wszystkich lokalizacji rozgrywek: - kaŝda gra z rejestracją uczestników, - wiek uczestników 13+, przy czym osoby niepełnoletnie muszą znajdować się pod opieką rodziców lub opiekunów prawnych, - zespoły 4 osobowe, w kaŝdym zespole mogą znajdować się maksymalnie 2 osoby niepełnoletnie, - nagrody główne w postaci urządzeń typu tablet (minimalne wymagania: ekran o przekątnej 9 cali, pojemność 16 GB) dla kaŝdego z uczestników najlepszych zespołów w rankingu (wg specyfikacji podanej niŝej) zapewnia Wykonawca, łącznie 32 szt. Wykonawca wyklucza tablety słuŝące do rysowania. - nagrody dla kolejnych zespołów w rankingu, w tym m.in. bilety wstępu do muzeów, teatrów itp. zapewnia Zamawiający (szczegóły zostaną ustalone w terminie późniejszym), - drobne upominki dla kaŝdego z graczy wręczane po zakończeniu gry zapewnia Zamawiający. Specyfikacja Miasto Minimalna liczba zarejestrowanych Liczba zespołów otrzymujących uczestników nagrody główne Warszawa 200 4 Radom 100 2 Płock 80 2 1.4. Zakres prac Wykonawcy a) Kompleksowe opracowanie koncepcji cyklu gier, w tym: hasło przewodnie, scenariusze poszczególnych gier (z uwzględnieniem punktów związanych z RPO WM, wskazanych przez Zamawiającego), zaproponowanie rozwiązań dotyczących uczestnictwa i oceny graczy oraz 4
realizacji systemu motywacyjnego (rankingi poszczególnych gier, uszczegółowienie systemu motywacyjnego, wręczanie nagród itp.). b) Zapewnienie obsługi prawnej całego przedsięwzięcia, odpowiadającej m.in. za opracowanie regulaminu gry, zawierającego ustalenia dotyczące: - zakresu odpowiedzialności organizatora cyklu gier, - kwestii odpowiedzialności uczestnika danej gry za bezpieczeństwo własne i bezpieczeństwo innych uczestników gry, - bezpieczeństwa danych osobowych uczestników gry, - zapewnienia zgody kaŝdego z uczestników gry na wykorzystanie przez Zamawiającego zdjęć i filmów z jego w celach promocyjnych dot. samej gry oraz innych działań promujących RPO WM, - systemu punktacji i przyznawania nagród, oraz innych zagadnień, które naleŝy uwzględnić przy organizacji i obsłudze tego rodzaju imprez. c) Koordynacja przebiegu 3 gier miejskich, obejmująca: Przeprowadzenie rejestracji uczestników rejestracja przez Internet. Wykonanie i wręczenie zestawów rejestracyjnych dla kaŝdego z uczestników gry, obejmujących minimum: - mapki z zaznaczonymi lokalizacjami rozgrywek, osobno dla kaŝdego miasta (Warszawa: format A 2, bigowany do A 4, kolor 4+4 CMYK, papier offset min. 170 g; pozostałe miasta: format A 3, bigowany do A 4, kolor 4+4 CMYK, papier offset min. 170 g), w liczbie zgodnej ze specyfikacją powyŝej, - koszulki reklamowe z nadrukiem (koszulki bawełniane, uniseks, 50 % rozmiar M/L, 50 % rozmiar L/XL, kolor jednolity do wyboru Zamawiającego, nadruk na jednej stronie 4+0 CMYK), w liczbie zgodnej ze specyfikacją powyŝej. Zapewnienie obsługi w punktach uwzględnionych w grach w kaŝdej z gier minimum 10 animatorów, przy czym w Warszawie muszą to być animatorzy posługujący się językiem polskim i angielskim. BieŜące dokumentowanie przebiegu gier w kaŝdym z miast (fotografowanie oraz filmowanie najciekawszych wydarzeń) oraz bieŝące zamieszczanie relacji z przebiegu gry w kaŝdym z miast na stronie internetowej wskazanej przez Zamawiającego w formie materiału zawierającego opisy i zdjęcia (relacja musi być zamieszczona najpóźniej w ciągu 2 dni roboczych od daty relacjonowanej gry) oraz zmontowanie 3-minutowowych filmików z przebiegu kaŝdej z gier (najpóźniej w ciągu 5 dni roboczych od daty relacjonowanej gry). W ciągu 5 dni roboczych od daty ostatniej imprezy Wykonawca przekaŝe Zamawiającemu cały materiał dokumentujący przebieg cyklu gier, w tym zwłaszcza: - uporządkowane zdjęcia z poszczególnych imprez na płytach CD/DVD formacie JPG lub TIF, w rozdzielczości min. 300 dpi, - uporządkowany materiał filmowy z poszczególnych imprez na kasetach typu beta i na płytach DVD, obejmujący: 5
o materiał filmowy w formie dynamicznego reportaŝu łącznie 3 h nagrań, po 1 h z kaŝdego miasta, o dynamiczne 3-minutowe filmiki, po 1 z kaŝdego miasta. - po minimum 5 egzemplarzy archiwalnych koszulek reklamowych i mapek gracza. 2. KREACJA I PRODUKCJA ELEMENTÓW REKLAMOWYCH 2.1. Elementy graficzne a) Wszystkie projekty muszą posiadać spójną kreację, dostosowaną do wymiarów poszczególnych nośników. b) Projekt logotypu akcji promującej cykl gier, uwzględniający nazwę domeny internetowej, który będzie uŝywany we wszystkich materiałach promocyjnych. c) Projekty graficzne i produkcja materiałów promocyjnych wykorzystywanych w przebiegu cyklu gier: - mapki gracza (3 róŝne mapki dla kaŝdego miasta), - koszulki wykonane zgodnie z opisem w cz. 1, pkt. 1.4, ust. c (1 wzór dla wszystkich miast). d) Kompleksowe przygotowanie materiałów graficznych na stronę internetową udostępnioną przez Zamawiającego. Materiały graficzne poświęcone całej akcji promującej cykl gier oraz materiały poświęcone poszczególnym etapom gry projekty graficzne w technologii flash (SWF) wraz z podkładem muzycznym. e) Kreacja i produkcja elementów outdoorowych : billboardów do ekspozycji na stacjach kolejowych projekt graficzny i druk minimum 14 billboardów do ekspozycji na 10 stacjach i w 4 lokacjach poza stacjami (ten sam projekt graficzny dla wszystkich nośników, ew. przeskalowany w zaleŝności od potrzeb)*, ulotek format: 200 x 210 mm (po złoŝeniu 100 x 210 mm), kolorystyka: 4+4 CMYK, papier: 170 g/m 2, kreda, nakład 10 tys. egz. *Szczegółowe parametry techniczne ww. reklam muszą być opisane przez Wykonawcę w ofercie. 2.2. Spoty radiowe a) Produkcja 1 spotu zapowiadającego o długości 45 sekund (w tym informacja o źródle finansowania). b) Formuła spotu atrakcyjna, interesująca, dynamiczna, zachęcająca do udziału w grach miejskich oraz do odwiedzenia strony internetowej wskazanej przez Zamawiającego, musi budzić pozytywne skojarzenia nt. RPO WM 2007-2013 oraz Unii Europejskiej. c) Przygotowanie spotu uwzględni następujące warunki: - opracowanie kosztorysu produkcji wraz z zakupem majątkowych praw autorskich i praw pokrewnych, - przedstawienie koncepcji realizacyjnej tekst spotu, podkład muzyczny, lektor do akceptacji Zamawiającego, - poprawki zgodnie z ustaleniami z Zamawiającym, - kosztorys wyłącznych praw do muzyki bez ograniczenia czasowego na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej, 6
- przekazanie kopii nośników Zamawiającemu. 2.3. Spot filmowy do emisji na ekranach LCD w środkach komunikacji miejskiej a) Produkcja 1 spotu 15 sekundowego, bez dźwięku. b) Opracowanie planszy startowej i planszy końcowej spotu. c) Spoty muszą mieć formułę atrakcyjną, interesującą, dynamiczną, zachęcającą do udziału w grach miejskich oraz do odwiedzenia strony internetowej wskazanej przez Zamawiającego, musi budzić pozytywne skojarzenia nt. RPO WM 2007-2013 oraz Unii Europejskiej. d) Przygotowanie spotów uwzględni następujące elementy: - opracowanie kosztorysu produkcji wraz z zakupem majątkowych praw autorskich i praw pokrewnych, - rekomendację Wykonawcy (producent filmowy) wraz z uzasadnieniem, - rekomendację reŝysera z uzasadnieniem i wskazaniem operatora, scenografa i kostiumologa, wybór reŝysera w uzgodnieniu z Zamawiającym, - preprodukcję co najmniej 1 spotkanie przedprodukcyjne z Zamawiającym, - przedstawienie koncepcji realizacyjnej przez reŝysera (treatment), - casting aktorów i głosów na podstawie uzgodnionych z Zamawiającym wytycznych castingowych (casting brief), - lokalizacje uzgodnione z Zamawiającym, - zdjęcia filmowe (shoot) z moŝliwością obecności Zamawiającego na planie, - postprodukcję, montaŝ off-line, - wersję reŝyserską (director s cut), - poprawki zgodnie z ustaleniami z Zamawiającym, - animację komputerową logotypu słowno-graficznego oraz elementów spotu, - kolaudacje na etapach: off-line, director s cut, zgranie i kolaudacja ostateczna. e) Parametry techniczne spotu: - format: MPEG2, - rozdzielczość: 720 x 576 (16:9), - bitrate: 4906 kbps. 2.4. Wymagania obligatoryjne dotyczące produkcji wszystkich materiałów reklamowych a) Wszystkie materiały radiowe wyprodukowane w ramach umowy muszą zawierać informację słowną o źródłach finansowania programu: Program współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego oraz ze środków budŝetu województwa mazowieckiego. b) Wszystkie materiały filmowe i graficzne muszą uwzględniać odpowiednie wymagania z zakresu informacji i promocji dot. projektów współfinasowanych z funduszy europejskich. Obowiązkowo muszą zawierać logo RPO WM, hasło RPO WM i informację o źródłach finansowania. logo RPO WM: w kolorze: 7
lub w wersji czarno-białej: hasło RPO WM: dla rozwoju Mazowsza informacja o źródłach finansowania: Program/materiał współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego oraz ze środków budŝetu województwa mazowieckiego. oraz opcjonalnie: logo MJWPU: c) Wszystkie materiały promocyjne przez rozpoczęciem emisji, ekspozycji lub druku muszą zostać zaakceptowane przez Zamawiającego. d) Wykonawca zobowiązuje się do przekazania Zamawiającemu kopii wszystkich nośników, na których utrwalono materiały produkcyjne powstałe w trakcie realizacji umowy (materiały dźwiękowe, filmowe, pliki produkcyjne materiałów do druku itp.). Przekazane nośniki muszą zawierać pliki w wersjach umoŝliwiających ich późniejszą edycję. Materiał, w zaleŝności od rodzaju, musi zostać przekazany na kasetach typu beta i/lub na płytach CD/DVD, w terminie nie późniejszym niŝ data przekazania raportu końcowego. 3. ZAKUP CZASU ANTENOWEGO, ZAKUP NOŚNIKÓW, EMISJA I EKSPOZYCJA ITP.. 3.1. Radio a) Emisja minimum 140 spotów zapowiadających w stacji/stacjach o zasięgu obejmującym co najmniej 50% obszaru województwa mazowieckiego, w tym całą aglomerację warszawską. Rozpoczęcie emisji na minimum 12 dni przed terminem odcinka pilotaŝowego gry w Warszawie, emisja do ostatniego dnia cyklu gier minimum 5 razy dziennie w godzinach największej słuchalności (łącznie 28 dni x 5 spotów dziennie, w tym 2 spoty w godz. 7:00 9:00, 3 spoty w godz. 15:00 18:00). b) Spoty muszą dotrzeć do jak największej liczby słuchaczy na terenie Mazowsza i zbudować jak największy zasięg efektywny. c) Emisja minimum 100 spotów zapowiadających w stacjach regionalnych (Płock, Radom). Rozpoczęcie emisji na minimum 10 dni przed terminem imprezy w danym mieście w kaŝdym mieście minimum 50 spotów, 5 razy dziennie, w godzinach największej słuchalności (2 spoty w godz. 7:00 9:00, 3 spoty w godz. 15:00 18:00). 8
3.2. Komunikacja w Social Mediach: a) nawiązanie i prowadzenie komunikacji z potencjalnymi uczestnikami i fanami cyklu gier poprzez stworzenie oraz prowadzenie konta/fanpage na minimum 1 z najbardziej popularnych portali społecznościowych w języku polskim, np. Facebook lub równowaŝnych, przy czym liczba polskich uŝytkowników portalu nie moŝe być mniejsza niŝ 5 mln. Portal społecznościowy, na którym odbywać się będzie promocja, musi udostępniać następującą funkcjonalność w dniu składania oferty: - moŝliwość stworzenia konta cyklu gier, na którym inni uŝytkownicy serwisu będą mogli wpisywać komentarze oraz wymieniać się opiniami i informacjami; - moŝliwość zostania fanem na koncie cyklu gier przez uŝytkownika portalu społecznościowego; - moŝliwość moderowania przez Wykonawcę wpisów innych uŝytkowników; - moŝliwość tworzenia wydarzeń z określeniem miejsca i czasu, na które mogą być zaproszeni inni uŝytkownicy; - moŝliwość umieszczania aktualności w postaci wpisów, które będą widoczne po zalogowaniu dla innych uŝytkowników; - moŝliwość umieszczania zdjęć, filmów itp. na koncie cyklu gier. b) Konto słuŝące pozyskiwaniu fanów i budowaniu odpowiedniego wizerunku musi zostać załoŝone najpóźniej 14 dni przed rozpoczęciem cyklu gier i musi być prowadzone jeszcze przez minimum 14 dni po zakończeniu cyklu gier, c) Na koncie na bieŝąco muszą być umieszczane zaproszenia informujące o terminach poszczególnych gier oraz relacje z ich przebiegu, natomiast po zakończeniu całego cyklu musi zostać zamieszczone podsumowanie oraz relacja z przebiegu cyklu gier (filmy, zdjęcia itp.) d) Banner konta musi być zlinkowany ze stroną internetową wskazaną przez Zamawiającego. 3.3. Emisja spotów na ekranach LCD w środkach komunikacji miejskiej Emisja przez cały czas trwania głównej części akcji promocyjnej, tj. przez 28 dni, częstotliwość emisji: minimalnie 2 na godz. przez min. 12 godz. dziennie, na min. 100 ekranach. 3.4. Outdoor a) Billboardy na głównych stacjach kolejowych obsługujących linie podmiejskie w danym mieście lub ewentualnie w sąsiedztwie torów kolejowych (billboard widoczny z okien pociągu) w promieniu maksymalnie 500 m od stacji kolejowej: - wybór minimum 10 róŝnych lokacji na stacjach kolejowych we wskazanych miastach (Warszawa: minimum 5 lokacji, Radom: 3 lokacje, Płock: 2 lokacje) i minimum 4 lokacji poza stacjami kolejowymi (patrz wyŝej) do ustalenia z Zamawiającym i operatorem akcji reklamowych danej jednostki, - czas ekspozycji reklam przez cały okres trwania głównej części akcji promocyjnej, tj. przez minimum 28 dni. - montaŝ, demontaŝ reklam po stronie Wykonawcy. b) Ulotki: 9
- dystrybucja w okienkach kas biletowych na stacjach kolejowych sieci podmiejskich, - we wszystkich miastach biorących udział w grze, kaŝdorazowo rozpoczęcie dystrybucji na 5 dni przed datą rozgrywki w danym mieście i zakończenie w przeddzień rozgrywki, - do dystrybucji w Warszawie* 5 000 egz. ulotek, w pozostałych miastach po 2 500 egz. * Ostateczny nakład, specyfikacja techniczna i harmonogram dystrybucji mogą się zmienić będą uzaleŝnione od propozycji Wykonawcy, uwzględniającej wymogi operatorów akcji reklamowych na poszczególnych stacjach kolejowych. 4. BADANIA EFEKTYWNOŚCI CAŁEGO PRZEDSIĘWZIĘCIA a) 2 fale badania: pretestowe i posttestowe. b) Wybór metodologii wraz z uzasadnieniem, opis próby. c) Ustalenie próby przy załoŝeniu otrzymania 3% dopuszczalnej granicy błędu. d) Przygotowanie ankiet (w porozumieniu z Zamawiającym i po jego akceptacji), realizacja i dozór nad kaŝdym etapem badania. e) Badanie pretestowe ma obejmować projekt koncepcji kreacyjnej, projekty podstawowych elementów kreacji oraz projekty produktów powstałych w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia. Wykonawca ma obowiązek uzgodnić z Zamawiającym scenariusze badań, wielkość badanej grupy itp. aspekty oraz umoŝliwić mu obserwację w trakcie realizacji zadania. Badanie pretestowe ma uwzględniać rozumienie i ocenę konceptów, perswazyjność tekstów i obrazów przekazu reklamowego, takich jak hasło, motyw przewodni promocji, motyw muzyczny / identyfikator dźwiękowy, oraz takie elementy projektów jak storyboardy spotów filmowych, scenariusz spotu radiowego oraz projekty graficzne reklam outdoorowych. Badania pretestowe muszą być zorganizowane zaraz po wyborze kreacji, przed produkcją wszystkich elementów składowych akcji promocyjnej. f) Badanie posttestowe ma na celu ocenę całego przedsięwzięcia i efektów jakie osiągnęło. g) Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania: - raportu z badań, - harmonogramu z zaznaczeniem wszystkich terminów potrzebnych na realizację kaŝdego z etapów badania. 5. PRODUKCJA ORAZ DOSTAWA MATERIAŁÓW PROMOCYJNYCH 5.1. Cel i przeznaczenie Materiały promocyjne muszą promować Regionalny Program Operacyjny Województwa Mazowieckiego 2007-2013 oraz stanowić wsparcie dla kampanii promocyjnej. GadŜety będą dystrybuowane podczas wydarzeń związanych z Euro 2012, przy czym dystrybucję zapewni Zamawiający. Wszystkie materiały promocyjne muszą zawierać obowiązkowo logotyp RPO WM. Wymagania obligatoryjne w zakresie stosowania nazw i nadruków zostały opisane w pkt. 2.4. Elektroniczna wersja logotypów oraz księga identyfikacji zostanie przekazana przez Zamawiającego w momencie realizacji prac, po podpisaniu umowy. UWAGA! Wytyczne SOPZ odnośnie logotypów oraz informacji, które będą zamieszone na materiałach promocyjnych mogą ulec zmianie. Ewentualne zmiany w zapisach nie wpłyną jednak na zmienię istotnych warunków zamówienia oraz na poziom oferowanych cen. 10
5.2. Wymagania dla Wykonawcy: Zakresem przedmiotu zamówienia są materiały promocyjne. KaŜdy projekt musi być dostosowany do formy/załoŝenia/przeznaczenia wyodrębnionego szczegółowo w niniejszej specyfikacji. Wykonawca po podpisaniu umowy kaŝdorazowo dostarczy do wyboru i akceptacji Zamawiającego: a) Minimum po dwie propozycje (dwa wzory) kaŝdego materiału promocyjnego wg załoŝeń Szczegółowego Opisu Przedmiotu Zamówienia, przy czym dwa wzory nie oznaczają mutacji kolorystycznej tego samego materiału promocyjnego, ale dwa róŝne modele ( Zamawiający zastrzega sobie moŝliwość powtórnego wyboru wzoru/modelu zgodnego z zapisami SOPZ, w przypadku gdy proponowane przez Wykonawcę wzory/modele materiałów promocyjnych nie spełnią oczekiwań Zamawiającego; Zamawiający nie zwraca dostarczonych wzorów). b) Wizualizację sposobu obrendowania/projekt kaŝdego materiału promocyjnego w formie elektronicznej lub w formie wydruków. c) Minimum po dwie sztuki próbek kaŝdego materiału promocyjnego z wykonanym oznakowaniem (dostarczone próbki pozostaną u Zamawiającego jako wzór do realizacji zamówienia. Zamawiający nie zwraca dostarczonych próbek.). d) Proof y w standardzie Ugra Fogra (w przypadku materiałów drukowanych). Dodatkowe informacje: a) ZałoŜenia przedstawione w SOPZ są minimalne zaproponowane przez Wykonawcę wzory materiałów promocyjnych muszą być wysokiej jakości: trwałe, estetyczne, funkcjonalne Zamawiający zastrzega sobie prawo do weryfikowania jakości poprzez kilkukrotne uŝycie kaŝdego materiału promocyjnego, zgodnie z jego funkcją i przeznaczeniem. b) W przypadku braków magazynowych Zamawiający dopuszcza moŝliwość łączenia wielu wzorów w ramach łącznego nakładu jednego materiału promocyjnego, jednakŝe po uprzedniej, kaŝdorazowej zgodzie i akceptacji Zamawiającego np. w nakładzie 1.000 szt. farb kibica Zamawiający moŝe dopuścić 2 róŝne wzory/modele (zgodne z SOPZ). 5.3 Produkcja specyfikacja techniczna poszczególnych materiałów promocyjnych: a) Farby do malowania twarzy (6 kolorów): LP. CECHA WYMAGANE PARAMETRY 1 OPIS Farby słuŝące do malowania twarzy, nietoksyczne - bezpieczne dla skóry dzieci oraz dorosłych. Farby muszą posiadać atest bezpieczeństwa. Łatwe do usunięcia za pomocą wody i mydła. W zestawie minimum 6 róŝnych kolorów farb, przy czym obligatoryjne kolory to biały oraz czerwony. Zapakowane w twarde pudełko. W komplecie minimum 1 pędzelek lub inne narzędzie do nakładania farb. Minimalna pojemność: 6 x 1,5 ml farby. Farby muszą posiadać instrukcję obsługi oraz opis w języku polskim i angielskim. 2 MINIMALNA TREŚĆ NADRUKU Na naklejce przyklejanej do pudełek: logotyp, hasło, informacja o źródłach finansowania, egz. bezpł. 11
3 POWIERZCHNIA NADRUKU 4 KOLOR NADRUKU/ TECHNOLOGIA NADRUKU Wytyczne odnośnie logotypów oraz informacji, które będą zamieszone na materiałach promocyjnych mogą ulec zmianie. Naklejka musi zajmować co najmniej 30% powierzchni pudełka. nadrukowane elementy muszą być czytelne, wyraźne i trwałe. Nadruk na naklejce przyklejanej do opakowania farb, 4+0 CMYK. technologia, powierzchnia nadruku oraz przedmiot powinny być tak dobrane, aby nadruk był czytelny, wyraźny i trwały. 5 PROJEKT Przygotowanie projektu naklejki oraz proof w standardzie Ugra Fogra do akceptacji. 6 TRANSPORT Do siedziby Zamawiającego w Warszawie. 7 PAKOWANIE Pakowanie w kartony zbiorcze. Na kaŝdym kartonie naklejona etykieta z nazwą przedmiotu, rokiem produkcji oraz ilością w kartonie. 8 ILOŚĆ 1.000 szt. PRZYKŁADY GRAFICZNE* * zamieszczone powyŝej zdjęcie jest jedynie przykładem graficznym i nie stanowi obligatoryjnego wzoru. b) Gwizdek mocowany na nadgarstku z mini smyczą: LP. CECHA WYMAGANE PARAMETRY 12
1 OPIS Komplet składający się z gwizdka, elastycznej spirali/spręŝyny oraz mini smyczy. Wszystkie elementy skompletowane połączone ze sobą. Gwizdek: duŝy, klasyczny gwizdek kibica, wykonany z plastiku. W komplecie dopięta elastyczna spirala/spręŝyna umoŝliwiająca załoŝenia gwizdka na nadgarstek. Preferowana kolorystyka: biały, czerwony, biało-czerwony. Minimalne wymiary: 51 x 24 x 19 mm Mini smycz: taśma złoŝona na pół i przeszyta po krótszym boku (wzdłuŝ półkółeczka), końce taśmy mają swobodnie powiewać tworząc rodzaj metki. W komplecie metalowe półkółeczko oraz metalowy niewielki karabińczyk umoŝliwiający swobodne dopięcie mini smyczy do spirali/ spręŝyny z gwizdkiem. Wymiary: materiał smyczy 140 x 15 mm (po złoŝeniu i przeszyciu 70 x 15 mm). Materiał: atłasowy o gęstym splocie pozwalający nadrukować skomplikowane grafiki, zdjęcia. 2 MINIMALNA TREŚĆ NADRUKU 3 POWIERZCHNIA NADRUKU 4 KOLOR NADRUKU/ TECHNOLOGIA NADRUKU Na mini smyczy: 1 strona: logotyp RPO WM, informacja o źródłach finansowania 2 strona: adres strony www (wskazany przez Zamawiającego po podpisaniu umowy). Wytyczne odnośnie logotypów oraz informacji, które będą zamieszone na materiałach promocyjnych mogą ulec zmianie. Maksymalna powierzchnia nadruku wynikająca z technologii. nadrukowane elementy muszą być czytelne, wyraźne i trwałe. Transfer, dwustronnie, pełen kolor. Technologia nadruku taśmy pozwalająca na drukowanie zdjęć, grafik z przejściami tonalnymi, wysoka odporność na ścieranie. nadrukowane logotypy oraz elementy muszą być czytelne, wyraźne i trwałe. 5 PROJEKT Przygotowanie wizualizacji do akceptacji. 6 TRANSPORT Do siedziby Zamawiającego w Warszawie. 7 PAKOWANIE Pakowanie umoŝliwiające bezproblemową dystrybucję (tzw. wygodne paczki np. pakowanie w woreczki foliowe lub banderolowanie) oraz pakowanie w kartony zbiorcze. Na kaŝdym kartonie naklejona etykieta z nazwą przedmiotu, rokiem produkcji oraz ilością w kartonie. 8 ILOŚĆ 3.000 kmpl. (gwizdek + spirala + mini smycz) PRZYKŁADY GRAFICZNE* * zamieszczone powyŝej zdjęcie jest jedynie przykładem graficznym i nie stanowi obligatoryjnego wzoru. 13
c) Opaska/bransoletka silikonowa dla dorosłych z grupą krwi: LP. CECHA WYMAGANE PARAMETRY 1 OPIS Opaska/bransoletka wykonana z silikonu, zakładana na nadgarstek. Preferowana kolorystyka: biały, czerwony, biało-czerwony. Minimalny rozmiar: 202 x 12 x 2 mm. 2 MINIMALNA TREŚĆ NADRUKU 3 POWIERZCHNIA NADRUKU 4 KOLOR NADRUKU/ TECHNOLOGIA NADRUKU 1 strona (nadruk dookoła bransoletki): logotyp RPO WM, grupa krwi (8 róŝnych mutacji), 2 strona (nadruk dookoła bransoletki): adres strony www (wskazany przez Zamawiającego po podpisaniu umowy). Wytyczne odnośnie logotypów oraz informacji, które będą zamieszone na materiałach promocyjnych mogą ulec zmianie. Maksymalna powierzchnia nadruku wynikająca z technologii. nadrukowane elementy muszą być czytelne, wyraźne i trwałe. Sitodruk lub tampondruk, dwustronnie (róŝne motywy): 1 strona: 1 kolor, 2 strona: 1 kolor. 5 PROJEKT Przygotowanie wizualizacji do akceptacji. 6 TRANSPORT Do siedziby Zamawiającego w Warszawie. 7 PAKOWANIE Pakowanie w kartony zbiorcze. Na kaŝdym kartonie naklejona etykieta z nazwą przedmiotu, rokiem produkcji oraz ilością w kartonie. 8 ILOŚĆ Łączny nakład 3.000 szt. w tym: 1) 960 szt. z grupą: A Rh+ 2) 180 szt. z grupą: A Rh- 3) 450 szt. z grupą: B Rh+ 4) 60 szt. z grupą: B Rh- 5) 210 szt. z grupą: AB Rh+ 6) 30 szt. z grupą: AB Rh- 7) 930 szt. z grupą: 0 Rh+ 8) 180 szt. z grupą: 0 Rh- PRZYKŁADY GRAFICZNE* * zamieszczone powyŝej zdjęcie jest jedynie przykładem graficznym i nie stanowi obligatoryjnego wzoru. d) Opaska/bransoletka silikonowa dla dzieci z grupą krwi: LP. CECHA WYMAGANE PARAMETRY 1 OPIS Opaska/bransoletka dla dzieci wykonana z silikonu, zakładana na nadgarstek. Preferowana kolorystyka: biały, czerwony, biało-czerwony. Minimalny rozmiar: 180 x 12 x 2 14
mm. 2 MINIMALNA TREŚĆ NADRUKU 3 POWIERZCHNIA NADRUKU 4 KOLOR NADRUKU/ TECHNOLOGIA NADRUKU 1 strona (nadruk dookoła bransoletki): logotyp RPO WM, grupa krwi (8 róŝnych mutacji), miejsce do wpisania danych adresowych dziecka, 2 strona (nadruk dookoła bransoletki): adres strony www (wskazany przez Zamawiającego po podpisaniu umowy). Wytyczne odnośnie logotypów oraz informacji, które będą zamieszone na materiałach promocyjnych mogą ulec zmianie. Ewentualne zmiany nie wpłyną jednak na zmienię istotnych warunków zamówienia oraz na poziom oferowanych cen. Maksymalna powierzchnia nadruku wynikająca z technologii. nadrukowane elementy muszą być czytelne, wyraźne i trwałe. sitodruk lub tampondruk, dwustronnie: 1 strona: 1 kolor, 2 strona: 1 kolor. 5 PROJEKT Przygotowanie wizualizacji do akceptacji. 6 TRANSPORT Do siedziby Zamawiającego w Warszawie. 7 PAKOWANIE Pakowanie w kartony zbiorcze. Na kaŝdym kartonie naklejona etykieta z nazwą przedmiotu, rokiem produkcji oraz ilością w kartonie. 8 ILOŚĆ Łączny nakład 5.000 szt. w tym: 1) 1600 szt. z grupą: A Rh+ 2) 300 szt. z grupą: A Rh- 3) 750 szt. z grupą: B Rh+ 4) 100 szt. z grupą: B Rh- 5) 350 szt. z grupą: AB Rh+ 6) 50 szt. z grupą: AB Rh- 7) 1550 szt. z grupą: 0 Rh+ 8) 300 szt. z grupą: 0 Rh- PRZYKŁADY GRAFICZNE* * zamieszczone powyŝej zdjęcie jest jedynie przykładem graficznym i nie stanowi obligatoryjnego wzoru. 5.4. Dostawa: a) Wszystkie materiały muszą mieć uregulowane kwestie majątkowych praw autorskich, które będą przekazane Zamawiającemu bez ograniczeń. b) Pakowanie musi być wykonane w taki sposób przez Wykonawcę, aby maksymalnie zabezpieczyć materiały promocyjne przed ich ewentualnym zniszczeniem. Wykonawca musi zastosować pakowanie adekwatne do materiału promocyjnego oraz środka transportu np. 15
osobne opakowanie, przegródki, wypełniacze itp. Towar uszkodzony lub z wadami zostanie zwrócony Wykonawcy na jego koszt do ponownego wykonania. KaŜda paczka z materiałami promocyjnymi dostarczona do Zamawiającego powinna być zapakowana opcjonalnie: w szary papier / karton / pudełko oraz oklejona taśmą. Musi równieŝ posiadać etykietę z opisem nazwą materiału promocyjnego, ilością w paczce oraz miesiącem i rokiem produkcji. Niewłaściwie oznakowane paczki nie zostaną przyjęte i będą powodem do zwrotu towaru na koszt Wykonawcy. Wykonawca zaproponuje sposób pakowania materiałów promocyjnych (ilość w paczce zbiorczej), natomiast Zamawiający potwierdzi ostatecznie jego prawidłowość. Paczki zbiorcze nie mogą być cięŝsze niŝ 10 kg. ZałoŜenia dotyczące pakowania mogą ulec zmianie. Na temat wszelkich zmian Wykonawca zostanie powiadomiony nie później niŝ 4 dni przed wykonaniem dostawy. c) Wykonawca zobowiązany jest zapewnić dostawę i rozładunek materiałów promocyjnych w siedzibie Zamawiającego przy ul. Jagiellońskiej 74 w Warszawie w miejscu wskazanym przez Zamawiającego. d) W przypadku, gdy Zamawiający podczas weryfikacji jakościowej oraz ilościowej stwierdzi wady w dostarczonym przedmiocie, w co najmniej 20% otwartej paczki, całość towaru zostanie zwrócona Wykonawcy. Wykonawca na własny koszt odbierze wadliwy towar, uzupełni braki i dostarczy całość towaru wolnego od wad ponownie w miejsce wskazane przez Zamawiającego. e) W przypadku stwierdzenia usterek, w tym błędów w logotypach i zamieszczonych treściach, Wykonawca zobowiązuje się na własny koszt odebrać wadliwe materiały i dostarczyć nowe, wolne od wad najpóźniej w ciągu 7 dni od daty dostawy. f) Oznakowanie logotypami (nadruk, grawerowanie itp. techniki oznakowania) musi być dostosowane do materiału na jakim będzie wykonane i musi spełniać warunek: czytelności, nieścieralności oraz trwałości w połączeniu z materiałem promocyjnym. g) KaŜdy projekt materiału promocyjnego musi być przekazany do archiwizacji do Wydziału Informacji i Szkoleń Beneficjentów w plikach otwartych i pdf na nośniku CD/DVD maksymalnie w ciągu 7 dni od dnia dostarczenia wszystkich prawidłowo wykonanych materiałów promocyjnych. 16