Dokumentacja Użytkownika Systemu CDN XL
Spis treści 7 CRM... 7.4 7.1 Przeznaczenie modułu CRM... 7.4 7.2 Opis funkcji dostępnych w module... 7.4 7.2.1 Menu główne... 7.4 System... 7.4 Kampanie... 7.4 Kontakty... 7.5 Listy... 7.5 7.2.2 Pasek narzędzi... 7.5 7.2.3 Pasek narzędzi - przyciski związane z aktywnym oknem... 7.5 7.3 Konfiguracja... 7.6 7.4 Przegląd kampanii... 7.7 7.5 Edycja kampanii... 7.9 7.5.1 Edycja kampanii, zakładka: Ogólne... 7.10 7.5.2 Edycja kampanii, zakładka: Etapy... 7.10 7.5.3 Edycja kampanii, zakładka: Kampanie powiązane... 7.11 Powiązanie z kampanią... 7.12 7.5.4 Edycja kampanii, zakładka: Atrybuty... 7.14 7.6 Etap kampanii... 7.14 7.6.1 Etap kampanii, zakładka: Ogólne... 7.14 7.6.2 Etap kampanii, zakładka: Zadanie... 7.15 7.6.3 Etap kampanii, zakładka: Akcja... 7.15 7.6.4 Etap kampanii, zakładka: E-Mail... 7.16 7.6.5 Etap kampanii, zakładka: Kampanie powiązane... 7.16 7.6.6 Etap kampanii, zakładka: Atrybuty... 7.17 7.7 Edycja stanu kontrahenta... 7.17 7.7.1 Edycja stanu kontrahenta, zakładka: Ogólne... 7.18 7.7.2 Edycja stanu kontrahenta, zakładka: Akcja... 7.19 7.7.3 Edycja stanu kontrahenta, zakładka: Kontrahent... 7.20 7.7.4 Edycja stanu kontrahenta, zakładka: Notatki... 7.21 7.7.5 Edycja stanu kontrahenta, zakładka: Cykle... 7.21 7.7.6 Edycja stanu kontrahenta, zakładka: Atrybuty... 7.22 7.8 Słownik etapów... 7.23 7.2
7.9 Wzorzec etapu... 7.24 7.9.1 Wzorzec etapu, zakładka: Ogólne... 7.24 7.9.2 Wzorzec etapu, zakładka: Zadanie... 7.24 7.9.3 Wzorzec etapu, zakładka: E mail... 7.25 7.9.4 Wzorzec etapu, zakładka: Akcja... 7.25 7.10 Kampanie operatora... 7.26 7.11 Działania CRM... 7.27 7.11.1 Działania CRM, zakładka: Aktywne... 7.27 7.11.2 Działania CRM, zakładka: Zamknięte... 7.29 7.12 Lista konwersacji operatora... 7.30 7.12.1 Konwersacja... 7.31 7.12.1.1 Pozycja konwersacji z klientem... 7.33 Pozycja konwersacji z klientem, zakładka: Ogólne... 7.33 Pozycja konwersacji z klientem, zakładka Atrybuty... 7.34 7.13 Lista zadań... 7.35 7.13.1 Zadanie do wykonania... 7.36 Zadanie do wykonania, zakładka: Ogólne... 7.36 Zadanie do wykonania, zakładka: Atrybuty... 7.38 7.13.2 Historia kontaktów kontrahenta... 7.38 7.14 Scenariusze działań... 7.39 7.14.1 Jak dodać nową kampanię... 7.39 7.14.2 Jak utworzyć nowy etap kampanii... 7.40 7.14.2.1 Tworzenie etapu kampanii w procesie tworzenie nowej kampanii... 7.40 7.14.2.2 Tworzenie etapu kampanii do kampanii zarejestrowanej... 7.40 7.14.3 Jak dodać kontrahenta do pierwszego etapu kampanii... 7.40 7.14.4 Jak propagować kontrahenta do następnego etapu kampanii... 7.42 7.14.5 Jak przenieść kontrahenta do innego etapu kampanii... 7.42 7.14.6 Jak zarejestrować nowy kontakt... 7.43 7.14.7 Jak dodać nową pozycję konwersacji... 7.43 7.14.8 Jak podłączyć element konwersacji... 7.44 7.14.9 Jak wygenerować zadanie dla operatora... 7.44 7.3
7 CRM 7.1 Przeznaczenie modułu CRM Moduł CRM (Customer Relationship Management) służy do automatyzacji procesów sprzedaży i kontaktów z kontrahentami. Przeznaczeniem modułu jest możliwość tworzenia i zarządzania kampaniami marketingowymi oraz ich kolejnymi etapami. Funkcjonalność ta wspierana jest narzędziami takimi jak: ewidencja kontaktów z klientami, przydzielanie zadań i przypominanie o konieczności ich realizacji, określanie szans powodzenia kampanii i inne. Część obiektów, jakie występują w tym module, wykorzystywanych jest również w innych modułach i została opisana w przeznaczonej dla nich dokumentacji, np. lista kontrahentów została opisana w dokumentacji modułu: Sprzedaż. W tej dokumentacji, szczegółowy opis obejmuje okna, które występują tylko w module: CRM. 7.2 Opis funkcji dostępnych w module Podstawę modułu: CRM, stanowi menu oraz pasek narzędzi (Rys. 7.1). 7.2.1 Menu główne System Rys. 7.1 Menu i pasek narzędzi modułu: CRM. Aktywne sesje - wyświetla wszystkie sesje programu w podziale na aktywne, historyczne i przerwane. Konfiguracja - konfiguracja modułu: CRM. Dokonanie konfiguracji jest niezbędne przed rozpoczęciem pracy z modułem. Zmiana hasła - służy zmianie hasła dla aktywnego operatora. Zmiana daty - służy zmianie daty używanej w programie. Zmiana okresu - służy zmianie okresu obrachunkowego na dostępny z listy. Zmiana kontekstu operatora - umożliwia zmianę centrum dla aktywnego operatora. Uwaga: przy zmianie kontekstu, muszą być zamknięte wszystkie okna. Zakazy kontekstowe - służą zdefiniowaniu (określeniu) zakazów kontekstowych dla wybranych operatorów. Ustawienie drukarki - przygotowuje drukarkę do pracy z modułem. Koniec prac - powoduje zamknięcie programu. Kampanie Przegląd - otwiera okno: Przegląd kampanii (Błąd! Nie można odnaleźć źródła odsyłacza.), w którym wyświetlana jest lista kampanii. Słownik etapów - otwiera okno: Słownik etapów (7.8), w którym definiuje się wzorce etapów, wykorzystywane następnie w procesie tworzenia kampanii. Kampanie operatora - otwiera okno: Kampanie operatora (7.10), umożliwiające przegląd kampanii według operatora. 7.4
Działania CRM - otwiera okno: Działania CRM (7.11), umożliwiające przegląd aktualnie wykonywanych czynności w module CRM. Kontakty Listy Konwersacje - otwiera okno: Lista konwersacji (7.12), umożliwiające ewidencjonowanie kontaktów z klientami. Zadania - otwiera okno: Lista zadań (7.13), które wyświetla listę zadań dla operatora. Dokumenty Handlowe - otwiera okno: Lista dokumentów handlowych, magazynowych i transportowych, w którym wyświetlone są dokumenty zarejestrowane w systemie CDN XL. Rejestr VAT - otwiera okno: Rejestry VAT, w którym wyświetlone są zapisy w rejestrach VAT. Zapisy kasowe - otwiera okno: Zapisy kasowe/ bankowe. Noty memoriałowe - otwiera okno: Noty memoriałowe, w którym wyświetlone są noty zarejestrowane w systemie CDN XL. 7.2.2 Pasek narzędzi [Przegląd kontrahentów wg grupy] otwiera okno z listą kontrahentów. [Przegląd kampanii] otwiera okno: Przegląd kampanii (Błąd! Nie można odnaleźć źródła odsyłacza.). [Słownik etapów] - otwiera okno: Słownik etapów (7.8). [Kampanie operatora] - otwiera okno: Kampanie operatora (7.10). [Działania CRM] - otwiera okno: Działania CRM (7.11). [Lista konwersacji operatora] - otwiera okno: Lista konwersacji operatora (7.12). [Zadania do wykonania przez operatora] - otwiera okno: Lista zadań (7.13). 7.2.3 Pasek narzędzi - przyciski związane z aktywnym oknem. [Drukuj] uruchamia zdefiniowany wydruk domyślny. Jeśli zdefiniowanych jest więcej wydruków, wyboru dokonuje się poprzez użycie przycisku, lub kliknięcie prawym przyciskiem myszki na przycisku [Drukuj]. Konfigurację wydruków uruchamia się poprzez naciśnięcie klawisza <Ctrl> i kliknięcie przycisku [Drukuj]. [Wydruk raportu] pozwala na wydrukowanie raportu. [Wykres] - uruchamia zdefiniowany wykres domyślny. Jeśli zdefiniowanych jest więcej wykresów, wyboru dokonuje się poprzez użycie przycisku, lub kliknięcie prawym przyciskiem myszki na przycisku [Wykres]. Konfigurację wydruków uruchamia się poprzez kliknięcie przycisku [Wykres] wraz z naciśnięciem klawisza <Ctrl>. [Szybki raport SQL] - uruchamia wykonanie zdefiniowanego, domyślnego raportu SQL. Jeśli zdefiniowanych jest więcej raportów, wyboru dokonuje się poprzez kliknięcie 7.5
prawym przyciskiem myszki na przycisku [Szybki raport SQL]. Konfigurację szybkich raportów SQL uruchamia się poprzez kliknięcie przycisku [Szybki raport SQL] wraz z naciśnięciem klawisza <Ctrl>. [Eksport do MS Excel] uruchamia eksport zawartości aktywnego okna do programu MS Excel. [Pomoc] uruchamia pomoc systemu CDN XL związaną z aktywnym w danym momencie oknem. [Poprzednia pozycja z listy] podczas edycji pozycji z listy zmienia pozycję bieżącą na poprzednią bez konieczności zamykania i ponownego otwierania okna edycji. [Następna pozycja z listy] - podczas edycji pozycji z listy zmienia pozycję bieżącą na następną bez konieczności zamykania i ponownego otwierania okna edycji. [Rozliczenie zaliczek pracownika] uruchamia okno Rozliczenie zaliczek pracownika. [Historia transakcji] uruchamia okno historii transakcji. [Karta rejestracyjna] podaje dane związane z kontrahentem. [Konwersacja z kontrahentem] pozwala kontrolować konwersacje z kontrahentem. Ikona pojawia się razem z ikoną: Historia kontrahenta. [Historia kontrahenta] - otwiera okno historii kontrahenta. 7.3 Konfiguracja Przed rozpoczęciem pracy z modułem: CRM, należy go skonfigurować. Aby skonfigurować moduł, należy: z menu: System, wybrać podmenu: Konfiguracja, co spowoduje otworzenie okna: Konfiguracja (Rys. 7.2), w oknie: Konfiguracja wybrać zakładkę CRM. Na zakładce znajdują się następujące pola: Rys. 7.2 Konfiguracja modułu: CRM. 7.6
Osoba odpowiedzialna. Pola w tej części służą wskazaniu osoby odpowiedzialnej. Wskazanie osoby odpowiedzialnej w tym polu, spowoduje jej wprowadzenie domyślne w pozycjach, gdy podanie takiej osoby będzie wymagane. z karty kontrahenta - zostanie przypisany operator powiązany z pracownikiem odpowiedzialnym ze strony kontrahenta. z karty akwizytora - zostanie przypisany operator powiązany z pracownikiem odpowiedzialnym ze strony akwizytora. wybrany operator - po naciśnięciu przycisku:, można wybrać konkretnego operatora. Będzie on domyślnie wprowadzany podczas przyłączania kontrahenta do etapu (jako osoba odpowiedzialna - operator prowadzący kontrahenta). W konkretnym przypadku można jednak dokonać zmiany operatora. Klasyfikacja kontaktu. Pola te służą zdefiniowaniu typów problemów, jakie mogą wystąpić podczas konwersacji z klientem (7.12.1). Typy kontaktów definiuje się poprzez wprowadzenie ich nazwy w wolne pola w tej części. Tak zdefiniowane, będą wyświetlone w oknie: Konwersacja (Rys. 7.29). Po dokonaniu konfiguracji, należy ją nagrać, przez naciśnięcie przycisku: [Zapisz zmiany]. 7.4 Przegląd kampanii Okno umożliwia zarządzanie kampaniami. Kampanie (zwane także lejkami sprzedaży) są sposobami usystematyzowania i automatyzacji procesów sprzedaży. Wchodzące w skład kampanii etapy, stanowią wzorzec postępowania wobec klienta. Stosowanie wzorca daje pewność, że wykonano wszystkie czynności dla osiągnięcia wyznaczonego w kampanii celu. W oknie dostępne są funkcje, pozwalające na definiowanie nowych kampanii, oraz przypisywanie do poszczególnych etapów kampanii - kontrahentów. Aby otworzyć okno, należy: wybrać z paska narzędzi ikonę: [Przegląd kampanii] lub z menu: Kampanie, wybrać podmenu: Przegląd. W oknie znajdują się dwa panele. W lewym wyświetlane są kampanie wraz z ich etapami, natomiast w prawym - kontrahenci dołączeni do tych etapów. Kampanie mogą być wyświetlone czcionką niebieską lub czarną. Czcionką niebieską wyświetlane są kampanie stałe, natomiast czarną - kampanie okresowe. 7.7
Rys. 7.3 Przegląd kampanii. W oknie znajdują się ponadto następujące pola i funkcje: Wyświetl kampanie. Pola w tej części służą określeniu kryteriów, według jakich będą wyświetlane kampanie. Okresowe - zaznaczenie spowoduje wyświetlenie tylko okresowych kampanii (przeprowadzanych na przykład na czas targów). Stałe - zaznaczenie spowoduje wyświetlenie tylko stałych kampanii (standardowych). Kampanie stałe są wyświetlane na liście w kolorze niebieskim. Nieaktywne - pole to można zaznaczyć niezależnie od tego, czy zaznaczono pole: Okresowe, czy Stałe. Nadzorowane - wyświetlone zostaną kampanie, dla których przynajmniej jeden etap ma zaznaczony parametr: Etap nadzorowany (na zakładce Ogólne). Kategoria - służy wskazaniu kategorii kampanii, które mają zostać wyświetlone. Listę kategorii kampanii konfiguruje się w module: Administrator. [Przesuń etap w górę] umożliwia przesunięcie etapu o jedną pozycję w górę. [Przesuń etap w dół] umożliwia przesunięcie etapu o jedną pozycję w dół. [Dodaj kampanię/etap] służy dodaniu nowej pozycji w lewym panelu. Jeżeli: zostanie zaznaczone pole:, wtedy, po naciśnięciu przycisku:, zostanie uruchomiony proces tworzenia nowej kampanii (7.14.1) zostanie zaznaczona, zarejestrowana już, kampania, wtedy po naciśnięciu przycisku:, zostanie uruchomiony proces tworzenia nowego etapu dla zaznaczonej kampanii (7.14.1). [Rozwija menu dostępnych opcji] - służy wybraniu jednej z opcji: Dodaj etap umożliwia zdefiniowanie i dodanie nowego etapu. Importuj etap umożliwia dodanie etapów z listy wcześniej zdefiniowanych etapów. Pokaż nieaktywnych. Spowoduje, że na liście kontrahentów w oknie, zostaną wyświetleni również kontrahenci nieaktywni. 7.8
[Zmień] umożliwia podgląd i dokonanie zmian zaznaczonej pozycji. [Usuń] usuwa zaznaczoną pozycję. [Wyślij list do zaznaczonych] umożliwia wysłanie wiadomości e-mail do kontrahentów zaznaczonych na liście. Treść i temat wiadomości wpisuje się w oknie: Etap kampanii, na zakładce: E-Mail. Adres, na który zostanie wysłana wiadomość, pochodzi z karty kontrahenta. Jeżeli temat wiadomości nie został wskazany przez operatora, wiadomość zostanie zatytułowana automatycznie (na podstawie nazwy kampanii i etapu). [Dołącz kontrahentów do innej kampanii] po naciśnięciu zostanie otworzona lista kampanii, do których może zostać dołączony kontrahent znajdujący się na liście. Po wybraniu kampanii, dołączenie kontrahenta odbywa się na takich samych zasadach, jak dołączenie kontrahenta do kampanii po naciśnięciu przycisku: kontrahenta]. [Dołącz [Oznacz kodem fiaska i przenieś do następnego etapu] umożliwia przeniesienie zaznaczonego kontrahenta/kontrahentów do innego etapu. Więcej informacji znajduje się w rozdziale: 7.14.5 Jak przenieść kontrahenta do innego etapu kampanii. [Cofnij kontrahenta do poprzedniego etapu] umożliwia cofnięcie kontrahenta do poprzedniego etapu. [Generuj zadania dla zaznaczonych] umożliwia wygenerowanie zadań dla operatora prowadzącego, ustawionego dla danego kontrahenta. [Propaguj do następnego etapu] - propaguje kontrahenta do następnego etapu kampanii. Po naciśnięciu przycisku: [Propaguj do zadanego etapu] rozwija listę etapów dostępnych dla kontrahenta, z których może nastąpić propagacja. [Zmień stan kontrahenta] - otwiera okno: Edycja stanu kontrahenta (7.7). [Dołącz kontrahenta] - służy dołączeniu kontrahenta do wskazanego w lewym panelu etapu. Po naciśnięciu przycisku: [Dołącz kontrahenta lub grupę], zostanie wyświetlona lista wyboru, z której można wybrać dołączenie do etapu kontrahenta lub grupy. [Odłącz kontrahenta] - służy odłączeniu kontrahenta od wskazanego etapu. Tryb multiselect, w jakim wyświetleni są kontrahenci, umożliwia usuwanie z etapu wielu kontrahentów jednocześnie. [Anuluj] - zamyka okno. 7.5 Edycja kampanii Aby otworzyć okno, należy: zaznaczyć pole:, w lewym panelu okna: Przegląd kampanii i nacisnąć przycisk: [Dodaj kampanię] (jeśli tworzona jest nowa kampania) lub zaznaczyć zarejestrowaną kampanię i nacisnąć przycisk: [Zmień] (jeśli otworzone ma zostać okno już zarejestrowanej kampanii). 7.9
W oknie znajdują się cztery zakładki. Na wszystkich dostępna jest funkcja: [Lista dokumentów związanych]. Po jej uruchomieniu, zostanie otworzone okno: Lista dokumentów związanych, na której wyświetlone będą dokumenty, jakie są powiązane z przeprowadzaną kampanią. Na liście możliwe jest generowanie nowych dokumentów oraz dokonywanie podglądu i modyfikacji już zarejestrowanych. Rys. 7.4 Edycja kampanii, zakładka: Ogólne. 7.5.1 Edycja kampanii, zakładka: Ogólne Na zakładce znajdują się następujące pola: Kampania - pole służy do wprowadzenia nazwy kampanii. Nazwa ta będzie wyświetlana w oknie: Przegląd kampanii. Wypełnienie tego pola jest niezbędne. Jedna konwersacja - wymusza jeden wątek konwersacji dla całej kampanii. Po zaznaczeniu, konwersacja z kontrahentem na każdym etapie kampanii wskazuje na ten sam wątek. Wszystkie kontakty ewidencjonowane z danym kontrahentem - w ramach jednego cyklu - będą zebrane do jednego wątku konwersacji. Jeżeli pole nie zostanie zaznaczone konwersacje rozbijane są na osobne wątki w kolejnych etapach kampanii (dla każdego etapu kampanii w osobny wątek konwersacji). Zakończona - ustawia status kampanii na: Zakończony. Dla wszystkich kontrahentów, z którymi nie zakończono negocjacji przed zamknięciem kampanii zostanie nadany kod fiaska. Data rozpoczęcia - służy wskazaniu daty rozpoczęcia kampanii. Wskazanie daty spowoduje, że kampania zostanie zarejestrowana jako: Okresowa i zostanie wyświetlona w oknie: Przegląd kampanii po zaznaczeniu pola: Okresowa. Data zakończenia - służy wskazaniu daty zakończenia kampanii. URL - w pole można wprowadzić adres strony internetowej lub lokalizacji dokumentu. Po naciśnięciu przycisku: [Wyświetl URL], uruchomione zostanie połączenie ze wskazanym adresem. Kategoria - służy wskazaniu kategorii kampanii. Listę kategorii kampanii konfiguruje się w module: Administrator. Opis - służy podaniu pełnego opisu kampanii. 7.5.2 Edycja kampanii, zakładka: Etapy Na zakładce wyświetlona jest lista etapów kampanii. Znajdują się tutaj następujące funkcje: [Przesuń etap w górę] umożliwia przesunięcie etapu o jedną pozycję w górę. 7.10
[Przesuń etap w dół] umożliwia przesunięcie etapu o jedną pozycję w dół. [Nowy etap] - uruchamia proces dodanie nowego etapu do kampanii (7.14.2) [Rozwija menu dostępnych opcji] - służy wybraniu jednej z opcji: Dodaj etap umożliwia zdefiniowanie i dodanie nowego etapu. Importuj etap umożliwia dodanie etapów z listy wcześniej zdefiniowanych etapów. Wzorce tych etapów definiuje się w oknie: Słownik etapów (7.8). [Edycja] - umożliwia podgląd i modyfikację zarejestrowanego i zaznaczonego etapu. [Usuń] - usuwa zaznaczony etap. Rys. 7.5 Edycja kampanii, zakładka: Etapy. Uwaga: Dla zarejestrowania kampanii, niezbędne jest zarejestrowanie na zakładce: Etapy przynajmniej dwóch etapów. 7.5.3 Edycja kampanii, zakładka: Kampanie powiązane Na zakładce wyświetlona jest lista kampanii, które są powiązane z bieżącą kampanią. Powiązanie z inną kampanią polega na tym, że kontrahenci przyłączeni do bieżącej kampanii zostaną przyłączeni do kampanii powiązanych. Powiązanie to może mieć charakter bezwarunkowy lub warunkowy jego określenie następuje w oknie: Powiązanie z kampanią (dokładny opis okna znajduje się w rozdziale: Powiązanie z kampanią). 7.11
W oknie znajdują się pola i funkcje: Rys. 7.6 Edycja kampanii, zakładka: Kampanie powiązane. Wyświetlaj nieaktywne po zaznaczeniu pola, na liście zostaną wyświetlone zarówno powiązania aktywne, jak i nieaktywne. [Nowy] naciśnięcie przycisku uruchamia proces wiązania kampanii zostanie otworzone okno: Lista kampanii do wyboru. W oknie następuje wybór kampanii, która ma zostać powiązana z bieżącą. Zawężenie listy wyświetlonych kampanii, które mogą zostać powiązane, umożliwia zaznaczenie opcji: Stałe, Okresowe, Nadzorowane, Kategoria. Po wybraniu kampanii powiązanej, które następuje przez jej zaznaczenie i naciśnięcie przycisku: [Wybierz], zostanie otworzone okno: Powiązanie z kampanią, w którym określa się m.in. charakter powiązania między kampaniami. Dokładny opis okna znajduje się w rozdziale: Powiązanie z kampanią. [Karta] po naciśnięciu przycisku zostanie wyświetlone do edycji okno: Powiązanie z kampanią. Dokładny opis okna znajduje się w rozdziale: Powiązanie z kampanią. [Usuń] naciśnięcie przycisku powoduje usunięcie wskazanego powiązania. Powiązanie takie jest możliwe, jeżeli na jego podstawie nie nastapiło dodanie kontrahenta o kampanii powiązanej. Powiązanie z kampanią Powiązanie z kampanią powoduje, że kontrahenci przypisani do kampanii wyjściowej (tej, do której zostaną powiązane inne kampanie) zostaną przyłączeni do kampanii powiązanych. Warunki tego powiązania określa się w oknie: Powiązanie z kampanią. 7.12
W oknie znajdują się parametry: Rys. 7.7 Powiązanie z kampanią. Aktywne zaznaczenie pola wskazuje, że powiązani między kampaniami jest aktywne. Nazwa kampanii pole wypełniane automatycznie po wybraniu kampanii powiązanej w oknie: Lista kampanii do wyboru. Etap w polu wskazuje się etap kampanii powiązanej, do którego mają zostać przyłączeni kontrahenci z kampanii wyjściowej. Termin termin liczony od dnia: przyłączenia kontrahenta do kampanii wyjściowej (jeżeli warunek dołączenia kontrahenta określono jako: Bezwarunkowo) lub zakończenia etapu kampanii wyjściowej, do której zostali przyłączeni kontrahenci (jeżeli warunek dołączenia kontrahenta określono jako: Zakończenie). Wskazuje, po jakim czasie kontrahent przyłączony do wybranego etapu kampanii powiązanej (w wyniku powiązania) będzie w tym etapie aktywny. Warunek dołączenia kontrahenta określa sytuację, jaka spowoduje dołączenia kontrahenta do kampanii powiązanej: Bezwarunkowo kontrahenci zostaną dołączeni do wybranego etapu kampanii powiązanej wskutek przyłączenia ich do kampanii wyjściowej. Zakończenie kontrahenci zostaną dołączeni do wybranego etapu kampanii powiązanej wskutek zakończenia ich udziału w kampanii wyjściowej. Dołączenie kontrahenta do kampanii powiązanej odbędzie się w zależności od tego, czy udział kontrahenta zostanie zakończony sukcesem, czy też porażką. Zaznaczenie pola: Zakończenie, uaktywni opcje: Sukces i Porażka, których wybór wskaże sytuację, w jakiej kontrahenci zostaną dołączeni do kampanii powiązanej. Jeżeli dołączenie warunkowane jest zakończeniem udziału kontrahenta porażką, wówczas wskazanie konkretnego kodu fiaska spowoduje, że dołączony do kampanii powiązanej zostanie tylko taki kontrahent, którego udział w wyjściowej kampanii zostanie zakończony wskazanym na powiązaniu kodem fiaska. UWAGA: Dołączenie kontrahenta do kampanii powiązanej nie oznacza, że kontrahent ten będzie w tej kampanii aktywny. O momencie, w którym kontrahent staje się aktywny w wybranym etapie kampanii powiązanej, decyduje ustawienie parametru: Termin. Data utworzenia data utworzenia powiązania; pole wypełniane jest automatycznie. Data modyfikacji data modyfikacji powiązania. Po określeniu charakteru powiązania, należy je zatwierdzić naciskając przycisk: [Zapisz zmiany]. 7.13
7.5.4 Edycja kampanii, zakładka: Atrybuty Na zakładce istnieje możliwość zdefiniowania atrybutów dla kampanii. Atrybuty takie musza być uprzednio zdefiniowane dla danego obiektu (kampanii) w module: Administrator (okno: Atrybuty, zakładka Obiekty). Dodawanie atrybutów do kampanii odbywa się na ogólnych zasadach dodawania atrybutów. Na zakładce znajduje się opcja: Kopiuj atrybuty do nowego cyklu opcja funkcjonuje dla kampanii cyklicznych, a jej zaznaczenie powoduje, że do następnego cyklu zostaną przypisane atrybuty z bieżącego cyklu. Po wprowadzeniu danych na obydwu zakładkach, należy zarejestrować kampanię w systemie, naciskając przycisk: [Zapisz zmiany]. 7.6 Etap kampanii Okno służy określeniu danych dotyczących etapu kampanii. Aby otworzyć okno, należy: w oknie: Przegląd kampanii, zaznaczyć kampanię i nacisnąć przycisk: [Dodaj etap] lub w oknie: Edycja kampanii, na zakładce: Etapy, nacisnąć przycisk: [Nowy etap]. W oknie znajdują się cztery zakładki. Na wszystkich dostępna jest funkcja: [Dokumenty związane z etapem]. Po jej uruchomieniu, zostanie otworzone okno: Lista dokumentów związanych, na której wyświetlone będą dokumenty, jakie są powiązane z danym etapem. Na liście możliwe jest generowanie nowych dokumentów oraz dokonywanie podglądu i modyfikacji już zarejestrowanych. Rys. 7.8 Etap kampanii, zakładka: Ogólne. 7.6.1 Etap kampanii, zakładka: Ogólne Na zakładce dostępne są następujące pola: Nazwa - służy wskazaniu nazwy etapu. Nazwa ta będzie wyświetlana na liście kampanii i etapów, w oknie: Przegląd kampanii. Szansa - jeżeli realizacja etapu nie jest pewna, można tu określić stopień prawdopodobieństwa jego realizacji. Wymagaj złożenia oferty/zamówienia - zaznaczenie pola spowoduje, że dla propagacji kontrahenta będzie wymagane powiązanie etapu z dokumentem. Wymagaj podania kwoty - zaznaczenie parametru spowoduje, że nie będzie możliwości propagacji kontrahenta do następnego etapu, dopóki nie zostanie wprowadzona kwota w pole: Kwota kontraktu, w oknie: Edycja stanu kontrahenta, na zakładce Ogólne. 7.14
Etap nadzorowany zaznaczenie spowoduje, że etap będzie widziany w module: Izam. Opis - służy wprowadzeniu opisu dla etapu. URL - w pole można wprowadzić adres strony internetowej lub lokalizacji dokumentu. Po naciśnięciu przycisku: [Wyświetl URL], uruchomione zostanie połączenie ze wskazanym adresem. 7.6.2 Etap kampanii, zakładka: Zadanie Zakładka służy określeniu zadania lub zadań do wykonania przez operatora prowadzącego kontrahenta w danym etapie. W oknie dostępne są pola: Treść - służy określeniu zadań. Przypomnienie - pola w tej części służą skonfigurowaniu przypomnienia o konieczności wykonania zadania. Przypomnienie to zostanie wyświetlone zgodnie ze zdefiniowanymi ustawieniami, po uruchomieniu modułu: CRM. Datę, w jakiej zostanie wyświetlone przypomnienia, określa się poprzez: wskazanie konkretnej daty, w polu: Data lub wskazaniu daty przez określenie ilości dni od wygenerowania zadania. UWAGA: Nie ma możliwości ustawienia przypomnienia poza granicami dat, ustawionymi dla kampanii. Rys. 7.9 Etap kampanii, zakładka: Zadanie. 7.6.3 Etap kampanii, zakładka: Akcja Na zakładce określa się treść akcji i podmiot, który ma je wykonać. Wykonującym jest tu inny operator, niż operator prowadzący kontrahenta w kampanii. Na zakładce znajdują się pola: Termin. Służy określeniu terminu, w jakim ma zostać wykonane zlecenie. Datę określa się poprzez wskazanie ilość dni, jakie upłyną od wejścia do etapu. Niemożliwe jest ustalenie terminu, który przekraczałby datę, określoną dla zakończenia kampanii. Wymagaj wykonania akcji. Zaznaczenie tego pola spowoduje, że wykonanie akcji etapu jest niezbędne do propagacji kontrahenta do następnego etapu. Wykonujący. Naciśnięcie przycisku: operatora wykonującego akcję. [Wybór z listy], służy wskazaniu 7.15
Akcja. W polu wprowadza się treść akcji do wykonania. Opcja ta pozwala zlecić operatorowi (innemu niż operator, prowadzący kontrahenta w kampanii) wykonanie pewnych zadań. Rys. 7.10 Etap kampanii, zakładka: Akcja. 7.6.4 Etap kampanii, zakładka: E-Mail Na zakładce można wprowadzić treść wiadomości e-mail, która może zostać wysłana do wszystkich aktywnych kontrahentów w danym etapie. Adres e-mail, na który zostanie wysłana wiadomość pochodzi z adresu, jaki został zapisany w karcie kontrahenta. Rys. 7.11 Etap kampanii, zakładka: E-Mail. Wysyłanie wiadomośći e-mail jest możliwe również z poziomu okna: Przegląd kampanii. Na zakładce znajdują się pola i funkcje: Temat pole służące do wpisania tematu wiadomości e mail. Jeżeli temat nie zostanie określony przez operatora, wiadomość, przy wysłaniu, zostanie zatytułowana automatycznie (na podstawie nazwy kampanii i etapu). Treść pole służące wpisaniu treści wiadomości e-mail. [Wyślij list do wszystkich kontrahentów w etapie] po naciśnięciu przycisku, do wszystkich kontrahentów w etapie zostanie wysłana wiadomość e-mail o temacie i treści wpisanych na zakładce. 7.6.5 Etap kampanii, zakładka: Kampanie powiązane Zakładka jest taka sama, jak zakładka: Kampanie powiązane, w oknie: Edycja kampanii i została opisana w rozdziale: 7.5.3 Edycja kampanii, zakładka: Kampanie powiązane. 7.16
Zdefiniowanie powiązania na etapie kampanii oznacza, że dołączenie kontrahentów do kampanii powiązanej odbędzie się wówczas, jeżeli określony na powiązaniu warunek zostanie spełniony w tym etapie kampanii wyjściowej, na której powiązanie zdefiniowano. W przypadku powiązania zdefiniowanego na kampanii dołączenie to odbędzie się wówczas, jeżeli zdefiniowany na powiązaniu warunek zostanie spełniony w dowolnym etapie tej kampanii. UWAGA: Jeżeli wybrana kampania została już powiązana na poziomie edycji kampanii, wtedy niemożliwe będzie jej powiązanie na poziomie Etapu kampanii i odwrotnie. Wynika to z tego, że w obrębie jednej kampanii możliwe jest tylko jedno powiązanie z wybraną kampanią. Rys. 7.12 Etap kampanii, zakładka: Kampanie powiązane. 7.6.6 Etap kampanii, zakładka: Atrybuty Zakładka umożliwia przypisanie atrybutów do etapu kampanii. Aby przypisanie takie było możliwe, atrybuty muszę zostać uprzednio zdefiniowane dla obiektu: Etap kampanii, w module: Administrator (okno: Atrybuty, zakładka Obiekty). Po wprowadzeniu danych na zakładkach, należy zarejestrować etap, naciskając przycisk: zmiany]. [Zapisz 7.7 Edycja stanu kontrahenta Okno służy wprowadzeniu lub modyfikacji danych kontrahenta, dołączonych do danej kampanii. Zostaje ono otworzone, gdy kontrahent został już przyłączony do danego etapu kampanii. Aby otworzyć okno, należy: w oknie: Przegląd kampanii, zaznaczyć (w prawym panelu) kontrahenta, dołączonego do danej kampanii, nacisnąć przycisk: [Zmień stan kontrahenta] lub dwukrotnie kliknąć na wybranym kontrahencie w oknie: Przegląd kampanii. 7.17
Rys. 7.13 Edycja stanu kontrahenta, zakładka: Ogólne. W oknie znajduje się sześć zakładek. Na każdej z nich znajdują się wspólne pola i funkcje: Kampania: Wskazuje kampanię, jakiej elementem jest etap. Etap. Wskazuje etap kampanii, do którego jest przyłączony operator. [Karta kontrahenta] - umożliwia podgląd karty kontrahenta. [Wątki konwersacji] otwiera okno: Lista konwersacji operatora. W oknie tym kontrahent jest wyszarzany i istnieje możliwość wyświetlenia wątków konwersacji związanych z poprzednimi cyklami kontrahenta w danej kampanii. 7.7.1 Edycja stanu kontrahenta, zakładka: Ogólne Na zakładce znajdują się pola i funkcje: Kwota kontraktu. Służy podaniu przewidywanej kwoty kontraktu w danej kampanii. Jeżeli w oknie: Etap kampanii, (definiującym bieżący etap), na zakładce Ogólne zaznaczono parametr: Wymagaj podania kwoty, nie będzie możliwe propagowanie kontrahenta do następnego etapu bez wypełnienia tego pola. Szansa powodzenia. Służy wskazaniu prognozowanej szansy powodzenia kampanii. Szansa powiązana jest z szansą, jaka została określona w etapie, do którego kontrahent został przeniesiony lub propagowany. Jeżeli w nowym etapie, wartość w polu: Szansa, jest określona jako 0%, wtedy dla kontrahenta zostanie domyślnie przypisana wartość z poprzedniego etapu (z szansą określoną jako niezerowa). Termin etapu. Służy wskazaniu daty wykonania akcji. Domyślnie wprowadzany jest termin, jaki został zapisany w etapie kampanii. Koniec kampanii. Służy wskazaniu prognozowanej daty zakończenia kampanii z kontrahentem. Niemożliwe jest określenie daty późniejszej niż ta, która została określona dla zakończenia kampanii w jej definicji. 7.18
Zamówienie. Służy wskazaniu zamówienia, powiązanego z kampanią. Po naciśnięciu przycisku: [Rozwija menu dostępnych opcji], rozwinięta zostanie lista funkcji, których dokonanie jest możliwe ze wskazanym dokumentem. Związany URL. W pole można wprowadzić adres strony internetowej lub lokalizacji dokumentu. Po naciśnięciu przycisku: [Wyświetl URL], uruchomione zostanie połączenie ze wskazanym adresem. Zakończenie. Zaznaczenie pola powoduje uaktywnienie pół w tej części zakładki. Pole to zaznacza się po zakończeniu kampanii. W zależności od tego, czy kampania zakończyła się sukcesem, czy porażką, zaznaczyć należy odpowiednie pole. W przypadku porażki, należy wskazać kod fiaska. Kody definiuje się w oknie: Kategorie (moduł: Administrator). Zakończył. Pole służy wskazaniu operatora lub osoby nadzorowanej, która zamknęła prospekt. Aktywność w etapie. Ta część informuje o datach wejścia/propagacji i wyjścia kontrahenta z etapu. Z kampanii powiązanej pole wypełniane jest automatycznie, jeżeli kontrahent znalazł się w etapie w wyniku zdefiniowanego powiązania z inną kampanią. W takim wypadku, w polu tym wskazana jest nazwa kampanii, na której powiązanie to zdefiniowano. Prowadzący etap. Ta część służy wskazaniu operatora, który wykonuje/ jest odpowiedzialny za dany etap. Domyślnie wprowadzony jest tu operator wybrany dla danego etapu. Może on jednak zostać zmieniony, po naciśnięciu przycisku: [Wybór z listy]. [Wątek konwersacji] - uruchamia proces usługi polegającej na konwersacji z kontrahentem (7.12.1). Akwizytor. Do wersji 3.2 programu CDN XL, pole: Akwizytor, znajdowało się w na zakładce Kontrahent. Pole służy wskazaniu akwizytora. Wskazanie następuje po naciśnięciu przycisku:, i wybraniu z otwartego okna: Lista akwizytorów, właściwego akwizytora. UWAGA: Na zakładce możliwy jest wybór akwizytora jedynie z listy akwizytorów. Jeżeli na karcie kontrahenta, wybrano akwizytora z listy pracowników, taki akwizytor na zakładkę nie zostanie wprowadzony. Osoba akwizytora. Pole wypełniane jest zgodnie z wyborem osoby z zakładki: Osoby, karty przypisanego akwizytora. Możliwe jest również wpisanie nowej osoby i dodanie jej do osób akwizytora. 7.7.2 Edycja stanu kontrahenta, zakładka: Akcja Na zakładce (Rys. 7.14) określa się akcję przewidzianą dla danego etapu. Na zakładce znajdują się pola: Wykonujący akcję. Wskazuje operatora wykonującego/ odpowiedzialnego za wykonanie akcji. Wskazanie odbywa się po naciśnięciu przycisku: i wybraniu operatora. [Wybór z listy] Jeżeli na zakładce: Akcja, jako wykonujący akcję został wskazany inny operator, niż zdefiniowany dla etapu kampanii, a wykonanie akcji jest wymagane, wtedy, po zaznaczeniu pola: Akcja wykonana, zostanie wyświetlone zapytanie jak na: Rys. 7.15. 7.19
Rys. 7.14 Edycja stanu kontrahenta, zakładka: Akcja. Naciśnięcie przycisku: Tak - spowoduje zmianę operatora, Rys. 7.15 Pytanie o zmianę operatora. Nie - spowoduje anulowanie zmiany operatora. Akcja wykonana. Wskazuje stan akcji. Pole to zaznacza się po jej wykonaniu. Treść akcji. Pole służy określeniu akcji, jaka ma zostać wykonana. 7.7.3 Edycja stanu kontrahenta, zakładka: Kontrahent Na zakładce znajdują się podstawowe dane dotyczące kontrahenta. Możliwe jest również wprowadzenie opisu dla kontrahenta. 7.20