Dokumentacja Użytkownika Systemu CDN XL

Transkrypt

1 Dokumentacja Użytkownika Systemu CDN XL

2 Spis treści 3 Zamówienia Ogólny opis funkcjonalności modułu Kolejność wykonywania czynności Dualizm zamówień zakupu i sprzedaży Wariantowość oferty Rezerwacje Rezerwacja na zasobach Rezerwacja ilościowa Menu główne i pasek narzędzi Menu główne System Listy Zamówienia Procesy Pasek narzędzi Pasek narzędzi funkcje związane z aktywnym oknem Konfiguracja Konfiguracja modułu Zakładka: Zamówienia/Słowniki Zakładka: Zamówienia/Parametry Konfiguracja dokumentów Definicje dokumentów Atrybuty dla dokumentów Zaawansowane operacje na zamówieniach Lista ofert i zamówień Lista ofert i zamówień, zakładka: Zapytania Zakładka: Zapytania/Do realizacji Lista ofert i zamówień, zakładka: Oferty Zakładka: Oferty/Wg daty Zakładka: Oferty/Wg operatora Lista ofert i zamówień, zakładka: Zamówienia Zakładka: Zamówienia/Wg daty Zakładka: Zamówienia/Wg operatora Zakładka: Zamówienia/Wewnętrzne Lista ofert i zamówień, zakładka: Znajdź Zakładka: Znajdź/Ogólne

3 Zakładka: Znajdź/Atrybuty Bilans rezerwacji towarów Zakładka: Stany poniżej zera Zakładka: Stany poniżej minimum Zakładka: Stany poniżej maksimum Zakładka: Wszystkie wg kodu Zakładka: Aktywne zamówienia Niezrealizowane pozycje zamówień Dokumenty uwagi ogólne Numeracja Zatwierdzanie dokumentów Parametr: Tylko transakcje krajowe, na definicji dokumentu Informacja o poprzednich transakcjach i zamówieniach Wybieranie towaru na element transakcji Parametry elementu transakcji Cena z dokładnością do groszy Kontrola ilość*cena=wartość Zapytanie ofertowe Zapytanie ofertowe, zakładka: Zapytanie ofertowe Zapytanie ofertowe, zakładka: Kontrahent Zakładka: Główny Zakładka: Docelowy Zapytanie ofertowe, zakładka: Atrybuty Oferta sprzedaży/zakupu Oferta sprzedaży/zakupu, zakładka: Ogólne Oferta sprzedaży/zakupu, zakładka: Zapytanie ofertowe Oferta sprzedaży/zakupu, zakładka: Kontrahent Zakładka: Główny Zakładka: Docelowy Oferta sprzedaży/zakupu, zakładka: Nagłówek Oferta sprzedaży/zakupu, zakładka: Płatności Oferta sprzedaży/zakupu, zakładka: Atrybuty Zamówienie sprzedaży/na zakup Zamówienie sprzedaży/na zakup, zakładka: Ogólne Zamówienie sprzedaży/na zakup, zakładka: Kontrahent

4 Zakładka: Główny Zakładka: Docelowy Zamówienie sprzedaży/na zakup, zakładka: Nagłówek Zamówienie sprzedaży/na zakup, zakładka: Potwierdzenie Zamówienie sprzedaży/na zakup, zakładka: Płatności/Zaliczki Zamówienie sprzedaży/na zakup, zakładka: Atrybuty Zamówienie wewnętrzne Zamówienie wewnętrzne, zakładka: Ogólne Zamówienie wewnętrzne, zakładka: Kontrahent Zakładka: Główny Zakładka: Docelowy Zamówienie wewnętrzne, zakładka: Nagłówek Zamówienie wewnętrzne, zakładka: Potwierdzenie Zamówienie wewnętrzne, zakładka: Atrybuty Element oferty/zamówienia Element oferty/zamówienia wprowadzenie Element zamówienia sprzedaży/na zakup Element zamówienia wewnętrznego Element zamówienia opis Element zamówienia, zakładka: Ogólne Element zamówienia, zakładka: Kalkulacja Element zamówienia, zakładka: Rezerwacje Element zamówienia, zakładka: Poprzednie zamówienie Element zamówienia, zakładka: Poprzednia transakcja Element zamówienia, zakładka: Atrybuty Płatność do oferty/zamówienia Płatność do oferty/zamówienia Rozbicie płatności Faktura zaliczkowa sprzedaży Faktura zaliczkowa sprzedaży, zakładka: Ogólne Faktura zaliczkowa sprzedaży, zakładka: Kontrahent Faktura zaliczkowa sprzedaży, zakładka: Płatności Faktura zaliczkowa sprzedaży, zakładka: Nagłówek Faktura zaliczkowa sprzedaży, zakładka: VAT Faktura zaliczkowa sprzedaży, zakładka: Atrybuty Fiskalizacja faktury zaliczkowej/końcowej

5 3.16 Scenariusze Jak zarejestrować zapytanie ofertowe Jak dokonać zmian w zapytaniu ofertowym Jak usunąć zapytanie ofertowe Jak przekształcić zapytanie ofertowe w ofertę Jak zarejestrować ofertę Jak przygotować różne warianty oferty Zatwierdzanie wariantów oferty Jak przekształcić ofertę do zamówienia Jak zarejestrować zamówienie sprzedaży/na zakup Jak wygenerować zamówienie na zakup z zamówienia sprzedaży Jak wygenerować zamówienie wewnętrzne z zamówienia sprzedaży Jak wygenerować zamówienie sprzedaży z zamówienia na zakup Jak zarejestrować korektę do zamówienia Jak zarejestrować korektę do kilku zamówień Jak wygenerować dokument z zamówienia sprzedaży Jak wygenerować dokument z zamówienia zakupu Jak utworzyć dokument magazynowy na podstawie zamówienia sprzedaży Jak utworzyć dokument magazynowy na podstawie zamówienia na zakup Jak wygenerować zlecenie kompletacji z zamówienia wewnętrznego Jak wygenerować FAI z zamówienia na zakup Jak wygenerować jeden dokument handlowy z wielu zamówień Jak wystawić fakturę zaliczkową do zamówienia

6 3 Zamówienia, jest przewidziany dla dokumentowania czynności towarzyszącym procesowi dokonywania sprzedaży/zakupów. Ma on szczególne zastosowanie w przypadku podmiotów, które, dokonując obrotu, muszą dokonywać rejestracji wpływających zamówień i prowadzą sformalizowane negocjacje z klientem. Zalety korzystania z modułu: Zamówienia, są szczególnie widoczne przy rozpatrywaniu trzech sposobów prowadzenia sprzedaży. W pierwszym z nich sprzedaży bezpośredniej, klient dokonuje zakupu, otrzymując fakturę, dokonując płatności bądź uzyskując odroczenie płatności. Taki sposób prowadzenia sprzedaży wymaga prowadzenia systemu fakturocentrycznego, czyli takiego, który będzie umożliwiał szybkie wystawienie faktury, sugerując domyślne ceny, wysokości i warunki rabatów oraz należne płatności. Wymienione funkcje znakomicie wykonuje moduł: Sprzedaż, a korzystanie z modułu: Zamówienia, w tym przypadku, nie jest konieczne. Druga metoda prowadzenia sprzedaży, polega na dostarczaniu określonych towarów dla stałych odbiorców według składanych przez nich zamówień. Odbiorcy tacy, mają z reguły określone warunki, na jakich dokonują zakupu. Przy tego rodzaju sprzedaży element negocjacji raczej nie występuje, stąd korzystanie w tym przypadku z modułu: Zamówienia, niezbędne jest tu jedynie w sytuacji, gdy zachodzi konieczność rejestracji napływających od klientów zamówień. Należy tu zauważyć, iż jeżeli wprowadzane do systemu CDN XL rejestrowane dokumenty mają służyć wyłącznie rezerwacji towaru dla określonego klienta (wielkość rezerwacji, czas realizacji dostawy, wielkość towaru zamówionego u dostawcy) wystarczające do tego celu może okazać się wykorzystanie funkcji: Rezerwacje, w module: Sprzedaż. Trzecim sposobem dokonywania sprzedaży jest sprzedaż związana z prowadzeniem negocjacji. Sytuacja taka ma często miejsce w sytuacji, gdy zbywany towar ma charakter niestandardowy, np. jest to towar dostępny w wybranych opcjach, lub składający się z wybranych (na życzenie klienta) modułów, lub w przypadku uczestniczenia przez sprzedawców w przetargach. Dokonanie wówczas sprzedaży poprzedzone jest przeprowadzeniem negocjacji. W takim procesie sprzedaży można wyróżnić następujące etapy: Zapytanie od klienta. Może mieć różny charakter: formalnego zapytania ofertowego, zaproszenia do przetargu, lub nawet pytania zadanego w rozmowie telefonicznej. Oferta. Sprzedawca przedstawia ofertę na towary, lub usługi będące następnie przedmiotem zamówienia. Zamówienie. Jest wynikiem prowadzonych do tej pory negocjacji. Złożenie zamówienia oznacza, że klient zdecydował się na ofertę przedstawioną przez sprzedawcę, jednak i na tym etapie może dojść do modyfikacji uzgodnionych warunków. Dokonanie sprzedaży wystawienie faktury. Na podstawie zamówienia wystawiana jest faktura, co stanowi finalny etap sprzedaży. Z tego względu, powyższy sposób jej dokonywania, można określić jako zamówieniocentryczny. Przedstawiony sposób prowadzenia sprzedaży nie zawsze obejmuje wszystkie wymienione etapy. Opisany kształt ma charakter modelowy, który w zależności od potrzeb, może przybierać różną formę realizacji., stanowi znakomite narzędzie, służące sprawnemu dokumentowaniu czynności opisanych w trzecim sposobie prowadzenia sprzedaży. Czynności te może rejestrować w zaprezentowanej kolejności, ale może równocześnie służyć w procesie sprzedaży, dokonanej z pominięciem zapytania od klienta, bądź oferty. Przez swą wielofunkcyjność spełnia wymagania wszystkich Użytkowników, dla których element rejestracji zamówień, lub prowadzenia negocjacji jest niezbędny w prowadzonej działalności. Należy również zauważyć, że służy w równej mierze procesowi sprzedaży, jak i zakupów. 3.6

7 3.1 Ogólny opis funkcjonalności modułu Praca z modułem: Zamówienia, odzwierciedla proces sprzedaży, uwzględniający kierowanie do sprzedającego zapytań, a także składanie ofert oraz zamówień. Przez możliwość generowania z zamówień dokumentów handlowych, obejmuje całościowo ten sposób prowadzenia handlu Kolejność wykonywania czynności Dokumentowanie czynności może odbywać się w porządku chronologicznym, uzyskując wtedy następującą kolejność: skierowanie zapytania ofertowego, złożenia ofert, złożenie zamówienia, wystawienie dokumentu handlowego ze złożonego zamówienia. W praktyce możliwe jest omijanie niektórych z wymienionych etapów. I tak, np.: skierowanie zapytania ofertowego nie jest niezbędne do wygenerowania ofert, natomiast dla złożenia zamówienia nie jest konieczne uprzednie przygotowanie oferty. Należy jednak pamiętać, że wystawienie dokumentu handlowego można dokonać jedynie z zarejestrowanego w systemie i potwierdzonego zamówienia Dualizm zamówień zakupu i sprzedaży zbudowany jest symetrycznie. Oznacza to, że wszystkim dokumentom sprzedaży, powstałym w trakcie pracy z modułem: Zamówienia, można przypisać analogiczne dokumenty, ale związane z procesem zakupu. Dokumenty związane z zamówieniami sprzedaży to: zapytanie ofertowe składane przez klienta do Użytkownika modułu: Zamówienia, oferta dla klienta, zamówienie składane przez klienta, potwierdzenie zamówienia dla klienta, faktura sprzedaży wystawiona dla klienta. Dokumenty związane z zamówieniami zakupu to: zapytanie skierowane przez Użytkownika modułu: Zamówienia, do dostawcy, oferta przedstawiona przez dostawcę, zamówienie skierowane do dostawcy, potwierdzenie zamówienia Użytkownika, faktura zakupu. Ten dualizm widoczny jest po otwarciu okna: Lista zamówień (Rys. 3.5). Zakładki poziome w tym oknie dzielą listę na dokumenty związane ze sprzedażą zakładka: Lista zamówień sprzedaży i z zakupami zakładka: Lista zamówień na zakup. Natomiast zakładki boczne są wspólne dla dokumentów sprzedaży i dokumentów zakupu i określają ich typ (zapytanie oferta lub zamówienie). Z zamówienia na sprzedaż można przygotować zamówienie na zakup (dla dostawcy). Przykład. Użytkownik modułu: Zamówienia otrzymuje zamówienie sprzedaży 2000 szt. opakowań do płyt CD. Po sprawdzeniu ilości składowanego towaru na magazynie (przeznaczonego do sprzedaży), okazuje się, że do dyspozycji ma jedynie 1500 szt. takich opakowań. Zachodzi tym samym potrzeba dokonania zakupu brakujących 500 szt. Aby tego dokonać, z zarejestrowanego zamówienia sprzedaży przygotowuje zamówienie zakupu, skierowane do dostawcy, który dostarcza Użytkownikowi potrzebnego towaru. 3.7

8 W wyniku przygotowania (wygenerowania) zamówienia zakupu z zamówienia sprzedaży przepisywane są pozycje towaru oraz cechy na dokumencie. Powyższa funkcja skraca w ten sposób czas przeznaczony przez Użytkownika na przygotowanie zamówienia zakupu. Należy tu zauważyć, iż możliwy jest odwrotny kierunek generowania dokumentów, czyli z zamówienia zakupu można przygotować zamówienie sprzedaży Wariantowość oferty Wariantowość oferty polega na tym, że można przygotować dowolną liczbę ofert dla jednego zapytania ofertowego. Taka sytuacja jest możliwa, jeśli: zapytanie ofertowe dotyczy pozycji, które, z różnych powodów, należy rozdzielić. W takiej sytuacji można z jednego zapytania wyprowadzić oferty dotyczące oddzielnie każdej z pozycji. Przykł ad. Wpływa zapytanie o zestaw komputerowy i instalację sieci. Okazuje się jednak, że inny dzia ł firmy sprzedaje sprzęt komputerowy, a inny wykonuje instalację sieciową. Z jednego zapytania zostanie utworzona oferta na sprzedaż sprzętu komputerowego oraz oferta na wykonanie instalacji sieci. Użytkownik chce przedstawić kupującemu kilka ofert do wyboru. Z jednego zapytania ofertowego przygotowywane są różne oferty na ten sam towar. Przykład. Wpływa zapytanie o zestaw komputerowy. Dla zaprezentowaniu wielu wariantów możliwości sprzedaży, przygotowywanych jest kilka ofert dotyczących jednego towaru Rezerwacje W systemie CDN XL istnieje możliwość rezerwowania zamówionego towaru. Funkcjonują dwa rodzaje rezerwacji: Rezerwacja na zasobach, Rezerwacja ilościowa (bez przypisanych zasobów). Przy generowaniu dokumentów handlowych/magazynowych z zamówień będą pobierane zarezerwowane zasoby Rezerwacja na zasobach Rezerwacja na zasobach polega na wiązaniu rezerwacji z zasobami w magazynach i tym samym blokowanie związanych zasobów. Zasoby rezerwowane są automatycznie, bądź poprzez wskazanie zasobu przez operatora. Do jednej rezerwacji będzie można przypisać jedną dostawę i magazyn. Jeden element zamówienia może generować wiele rezerwacji. Z poziomu elementu zamówienia można wykonać, zmieniać i usuwać przypisanie dostaw do rezerwacji. Zarezerwowany zasób będzie niedostępny przed upływem daty ważności rezerwacji, dla wszelkich innych operacji niż realizacja rezerwacji. Rezerwacja na zasobach ma pierwszeństwo przed rezerwacją ilościową, czyli rezerwacją bez przypisanych zasobów Rezerwacja ilościowa Rezerwacje ilościowe nie mają przypisanych zasobów. O kolejności ich realizacji decydują priorytety. Jeżeli w systemie istnieje rezerwacja o wyższym priorytecie, rezerwacja o niższym priorytecie będzie dopuszczona do realizacji tylko wówczas, gdy po tej operacji na magazynie pozostanie jeszcze wystarczająca ilość towaru do zrealizowania rezerwacji o wyższym priorytecie. 3.8

9 3.2 Menu główne i pasek narzędzi Menu główne i pasek narzędzi, stanowią podstawowe narzędzia do pracy z modułem: Zamówienia Menu główne Rys. 3.1 Menu główne i pasek narzędzi modułu: Zamówienia. Menu główne składa się z następujących elementów: System, Edycja, Listy, Zamówienia, Okno, Pomoc. System Listy Aktywne sesje - wyświetla wszystkie sesje programu w podziale na aktywne, historyczne i przerwane. Konfiguracja - konfiguracja modułu Zamówienia. Dokonanie konfiguracji jest niezbędne przed rozpoczęciem pracy z modułem. Zmiana hasła - służy zmianie hasła dla aktywnego operatora. Zmiana daty - służy zmianie daty używanej w programie. Zmiana okresu - służy zmianie okresu obrachunkowego na dostępny z listy. Zmiana kontekstu operatora - umożliwia zmianę centrum dla aktywnego operatora. Uwaga: przy zmianie kontekstu, musza być zamknięte wszystkie okna. Zakazy kontekstowe - służą zdefiniowaniu (określeniu) zakazów kontekstowych dla wybranych operatorów. Ustawienie drukarki - przygotowuje drukarkę do pracy z modułem. Koniec pracy - powoduje zamknięcie programu. Kontrahenci - lista zawierająca dostawców, odbiorców, akwizytorów i spedytorów. Urzędy - lista urzędów. Z tej listy wybierany jest Urząd Celny, wobec którego powstaje zobowiązanie tworzone dokumentem SAD. Towary - lista towarów. Nazwa Towary jest umowna, lista zawiera również usługi, koszty, kaucje i produkty. Banki - lista banków. Waluty - waluty dostępne w systemie oraz ich kursy. Kody pocztowe - wyświetla listę kodów pocztowych, ułożoną według kodu i według miasta. Dokładny opis okna znajduje się w dokumentacji modułu: Sprzedaż. Zamówienia Nowe zamówienie na zakup - służy utworzeniu nowego zamówienia zakupu. Lista ofert i zamówień - służy otwarciu okna z zapytaniami, ofertami i zamówieniami zarejestrowanymi w systemie CDN XL. W otwartym oknie można również zarejestrować nowe dokumenty. Bilans rezerwacji towarów - służy otwarciu okna prezentującego stan rezerwacji towarów. 3.9

10 Notatnik - notatnik służy przygotowaniu szablonu transakcji (specyfikacji towaru). Notatnik powiązany jest z operatorem, co oznacza, że każdy operator ma własny notatnik. Jeden notatnik może z kolei zawierać wiele szablonów. Dokładny opis okna znajduje się w dokumentacji modułu: Sprzedaż (rozdział: Notatnik). Procesy W tym menu zgromadzone są funkcje, dotyczące definiowania i realizacji procesów w systemie: Skrzynka pracownika otwiera okno z listą zadań w podziale na zadania operatora, zadania dla centrum, zadania podległych operatorowi i zadania wykonane. Z poziomu listy możliwe jest wykonywanie wyświetlonych zadań. Lista procesów - Lista procesów otwiera okno z listą wszystkich procesów, w których zalogowany operator może wykonać akcję Pasek narzędzi Na pasku narzędzi znajdują się funkcje podstawowe oraz takie, które uaktywniają się po otwarciu wybranych okien. Funkcjami podstawowymi, są: [Lista kontrahentów] otwiera listę kontrahentów podzielonych według grup, do których należą, akronimu, numeru NIP u i akwizytora. [Lista towarów] otwiera listę towarów, posortowanych według kodu, według nazwy i według symbolu. [Lista banków] otwiera listą banków ułożoną według kodu, miasta lub numeru kierunkowego. [Lista kursów walut] otwiera okno z listą kursów walut. [Nowe zamówienie na zakup] służy utworzeniu nowego zmówienia zakupu [Rozwija menu dostępnych dokumentów] wyświetla listę zapytań, ofert i zamówień służącą utworzeniu nowych dokumentów. [Lista ofert i zamówień] otwiera okna z zapytaniami, ofertami i zamówieniami zarejestrowanymi w Systemie. W otwartym oknie można również zarejestrować nowe dokumenty. [Bilans rezerwacji towarów] służy otwarciu okna prezentującego stan rezerwacji towarów. [Raport niezrealizowanych pozycji zamówień] otwiera okno służące wyświetleniu niezrealizowanych pozycji zamówień Pasek narzędzi funkcje związane z aktywnym oknem Funkcjami, które uaktywniają się po otwarciu wybranych okien są: [Drukuj] służy wydrukowaniu danych znajdujących się w otwartym oknie. Przycisk: [Wybierz wydruk], pozwala wybrać rodzaj wydruku. [Wydruk raportu] - pozwala na wydrukowanie raportu. 3.10

11 [Wykres] - Uruchamia zdefiniowany wykres domyślny. Jeśli zostało zdefiniowanych więcej wykresów, wyboru dokonuje się poprzez użycie przycisku: [Wybierz wykres], lub naciśnięcie prawym przyciskiem myszy na ikonie: [Wykres]. Konfigurację wydruków uruchamia się poprzez jednoczesne naciśnięcie przycisku: [Wykres] (lewym przyciskiem myszy) oraz klawisza <Ctrl> ( z klawiatury). [Wykonaj] - uruchamia wykonanie zdefiniowanego, domyślnego raportu SQL. Jeśli zostało zdefiniowanych więcej raportów, wyboru dokonuje się poprzez naciśnięcie prawym przyciskiem myszy na ikonie [Szybki raport SQL]. Konfigurację szybkich raportów SQL uruchamia się poprzez jednoczesne naciśnięcie przycisku [Szybki raport SQL] (lewym przyciskiem myszy) oraz klawisza <Ctrl> ( z klawiatury). [Eksport do MS Excel] uruchamia eksport zawartości aktywnego okna do programu MS Excel. [Konwersacja z klientem] pozwala prowadzić konwersacje z kontrahentem. [Historia kontrahenta] otwiera okno historii kontrahenta. [Historia transakcji] otwiera okno historii transakcji. [Historia towaru] otwiera okno z kartą historii towaru. [Pomoc] - Uruchamia pomoc systemu CDN XL związaną z aktywnym oknem. [Statystyka dokumentu] wskazuje dane elementu dokumentu: wagę, objętość, ilość jednostek towaru, będącego przedmiotem transakcji. [Prognoza stanów] otwiera okno z prognozą stanów dla danego towaru, według dat realizacji zamówień. [Poprzednia pozycja z listy] - Podczas edycji (zmiany, podglądu) pozycji z listy, zostanie zmieniona pozycja bieżąca na poprzednią, bez konieczności zamykania i ponownego otwierania okna edycji. [Następna pozycja z listy] - Podczas edycji (zmiany, podglądu) pozycji z listy, zostanie zmieniona pozycja bieżąca na następną, bez konieczności zamykania i ponownego otwierania okna edycji. 3.3 Konfiguracja Konfiguracja modułu Przed rozpoczęciem pracy z modułem: Zamówienia, należy go skonfigurować, czyli określić podstawowe parametry niezbędne do wystawiania i rejestrowania dokumentów zamówień Zakładka: Zamówienia/Słowniki Parametry, jakie znajdują się na zakładce Zamówienia/Słowniki to słowniki, jakie występują na zakładce Ogólne/Słowniki. Dokładny opis słowników znajduje się w dokumentacji modułu: Administrator. 3.11

12 Rys. 3.2 Konfiguracja, zakładka: Zamówienia/Słowniki Zakładka: Zamówienia/Parametry Na zakładce znajdują się parametry: Prognoza stanów towarów liczona według daty: Realizacji, Potwierdzenia dostawy. Zaznaczenie jednej z opcji decyduje o sposobie liczenia prognozy stanów towarów Konfiguracja dokumentów Dokumentami specyficznymi dla modułu: Zamówienia, są następujące dokumenty: Zapytanie na sprzedaż, Zapytanie na zakup, Oferta sprzedaży, Oferta zakupu, Zamówienie na sprzedaż, Zamówienia na zakup, Zamówienie wewnętrzne Definicje dokumentów Przed rozpoczęciem pracy z modułem, należy zdefiniować parametry, jakimi charakteryzować się będą dokumenty rejestrowane w systemie. Służy do tego okno: Definicje dokumentów, znajdujące się w module: Administrator. Każdy z dokumentów wymienionych w rozdziale: Konfiguracja dokumentów, ma swoją definicję, w oparciu o którą generowane są konkretne zapisy. Dokładny opis okna: Definicje dokumentów, znajduje się w dokumentacji modułu: Administrator Atrybuty dla dokumentów Dokumenty mogą zostać dookreślone przez atrybuty. Definiowanie atrybutów odbywa się w module: Administrator (okno: Definicja atrybutów, zakładka Klasa atrybutów. Następnie klasy atrybutów należy przypisać do obiektów, którymi są dokumenty zamówień wymienione w rozdziale: Konfiguracja dokumentów (okno: Definicja atrybutów, zakładka Obiekty). Dopiero tak określone, atrybuty mogą zostać przypisane do konkretnych dokumentów. 3.12

13 3.3.3 Zaawansowane operacje na zamówieniach Wykonywanie czynności w module: Zamówienia, jest uzależnione od ustanowienia uprawnień i zakazów dla operatora. Istotnym zakazem dla operatora, warunkującym jego pracę w tym module jest zakaz: Zaawansowane operacje na zamówieniach. Zakaz ten ustanawia się, podobnie jak inne zakazy, w oknie: Operator, na zakładce Zakazy. Więcej informacji dotyczących ustanawiania zakazów dla operatora znajduje się w dokumentacji modułu: Administrator. Zakaz: Zaawansowane operacje na zamówieniach, obejmuje zakazy do: Otwierania oferty, która nie została zatwierdzona w bieżącym dniu, Edycji rezerwacji, Edycji płatności na zamówieniu wystawionym przez innego operatora, Anulowania zamówienia, które nie zostało wystawione w bieżącym dniu (pod warunkiem, że operator ma prawo operacji na potwierdzonych zamówieniach), Zamykania zamówienia wystawionego przez innego operatora, Otwierania zamówienia, które nie zostało zatwierdzone w bieżącym dniu (pod warunkiem, że operator ma prawo operacji na potwierdzonych zamówieniach). 3.4 Lista ofert i zamówień Okno zawiera wszystkie dokumenty zamówień, zarejestrowane w systemie. Jego układ odzwierciedla procedurę dokonywania transakcji handlowych, opisaną w rozdziale: 3.1 Opis funkcjonalności modułu. Odzwierciedleniem kolejności tworzenia dokumentów zamówień: od zapytania ofertowego do zamówienia, jest układ poziomych zakładek, ułożonych w kolejności generowania dokumentów. Każda pozioma zakładka posiada wspólne zakładki pionowe: Sprzedaż i Zakup, co jest z kolei odzwierciedleniem dualizmu zamówień sprzedaży i zakupu. Ponadto, poziome zakładki podzielone są na inne zakładki pionowe, omówione poniżej. Aby otworzyć okno: List ofert i zamówień, należy: z menu: Zamówienia, wybrać pozycję: Lista ofert i zamówień lub z paska narzędzi, wybrać ikonę: [Lista ofert i zamówień]. W oknie znajdują się 4 zakładki poziome, podzielone z kolei na zakładki pionowe Lista ofert i zamówień, zakładka: Zapytania Na zakładce (Rys. 3.3) znajdują się trzy zakładki pionowe. Zakładki pionowe: Sprzedaż i Zakup mają wspólne pola, a jedyna różnica między nimi polega na funkcji, jaką spełniają. Zakładka Sprzedaż służy rejestrowaniu zapytań na sprzedaż, zakładka Zakup rejestrowaniu zapytań na zakup. Na zakładkach informacje umieszczone są w kolumnach: Dokument numer i seria zapytania ofertowego. Numer ten, przy przekształcaniu pytania w ofertę, a następnie w zamówienie, zostaje przeniesiony do nowych dokumentów. Kontrahent w dwóch kolumnach: akronim kontrahenta oraz miasto, zgodne z adresem, określonym w kartotece kontrahenta (okno: Karta kontrahenta). Kontrahent docelowy - kolumny dotyczące kontrahenta docelowego wyświetlane są tylko wtedy, gdy w oknie: Konfiguracja, na zakładce Ogólne/Parametry, zostanie zaznaczony parametr: Pokazuj kontrahenta docelowego. Dane dotyczące kontrahenta docelowego są szczególnie istotne, gdy na dokumentach zamówień występuje inny kontrahent niż kontrahent główny. Data wystawienia data wystawienia zapytania ofertowego. Ponadto na zakładkach znajdują się następujące funkcje: 3.13

14 Idź do po wskazaniu numeru zapytania i naciśnięciu przycisku: zostanie zaznaczony szukany dokument. [Szukaj], na liście zapytań Filtr podanie kryterium w filtrze spowoduje wyszukanie potrzebnych pozycji na liście zarejestrowanych zapytań. Właściciel - umożliwia wyfiltrowanie dokumentów, wg kryterium centrum, w którym je wystawiono. Lista za okres, za jaki wyświetlana jest dana lista. Domyślnie podawany jest okres bieżący (miesiąc rok), jednak istnieje możliwość jego modyfikacji. Po jej dokonaniu zostaną wyświetlone dokumenty właściwe dla wskazanego adresu. Jeżeli mają zostać wyświetlone wszystkie dokumenty, należy odznaczyć oba pola. Rys. 3.3 Lista zapytań ofertowych, zakładka: Sprzedaż. [Pokaż wyprowadzone dokumenty] służy wyświetleniu listy z dokumentami wyprowadzonymi z zarejestrowanego zapytania. Aby wyświetlić taką listę, należy: zaznaczyć zarejestrowane zapytanie ofertowe, z którego mają zostać pokazane wyprowadzone dokumenty, nacisnąć przycisk: [Pokaż wyprowadzone dokumenty]. [Przekształć do oferty] służy przekształceniu zarejestrowanego zapytania do oferty. Aby przekształcić zapytanie ofertowe do oferty, należy: zaznaczyć zarejestrowane zapytanie ofertowe, które ma zostać przekształcone zapytanie ofertowe, nacisnąć przycisk:. W ten sposób zostanie otworzone okno: Oferta sprzedaży (lub okno: Oferta na zakup, jeśli przekształcane jest zapytanie ofertowe na zakup). [Zmień] służy zmianie danych w zarejestrowanym zapytaniu ofertowym. [Usuń] usuwa pozycję wskazaną na liście. 3.14

15 [Dodaj zapytanie ofertowe] generuje nowe zapytanie ofertowego. Zakładka: Zapytania/Do realizacji Korzystanie z tej zakladki umożliwa pełną kontrolę na zapytaniami, które nie zostały jeszcze zrealizowane. Dodatkową zaletą tej zakładki jest to, że możliwa jest selekcja zapytań niezrealizowanych według kryterium osoby odpowiedzialnej za ich realizację. Po wybraniu zakładki zmienia się nazwa okna, na: Lista zapytań ofertowych, do których nie stworzono jeszcze ofert. Oprócz funkcji, które znajdują się także na zakładce Sprzedaż, zakładka oferuje następujące możliwości: Operator. Wypełnienie tego pola służy wyszukiwaniu niezrealizowanych zapytań, w których została określona osoba odpowiedzialna (na zakładce Zapytanie ofertowe, w oknie: Zapytanie ofertowe). Wybranie pozycji, jako: Wolne, spowoduje, że zostaną wyświetlone te niezrealizowane zapytania, które nie zostały przydzielone konkretnym osobom. Dokumenty. W polu można wybrać rodzaj niezrealizowanych, wyświetlanych zapytań. Mogą być to zapytania dotyczące zakupu lub sprzedaży Lista ofert i zamówień, zakładka: Oferty Na zakładce (Rys. 3.4) znajdują się 4 zakładki pionowe. Informacje na zakładkach wyświetlone są w kolumnach: Dokument numer dokumentu. Kontrahent dane kontrahenta głównego. Kontrahent docelowy kolumny dotyczące kontrahenta docelowego wyświetlane są tylko wtedy, gdy w oknie: Konfiguracja, na zakładce Parametry, zostanie zaznaczony parametr: Pokazuj kontrahenta docelowego. Dane dotyczące kontrahenta docelowego są szczególnie istotne, gdy na dokumentach zamówień występuje inny kontrahent niż kontrahent główny. Data wystawienia data wystawienia dokumentu. Data ważności data ważności oferty, określona na ofercie, na zakładce Nagłówek. Stan stan, w jakim znajduje się dokument. Rys. 3.4 Lista ofert, zakładka: Sprzedaż. 3.15

16 Wspólne funkcje dla wszystkich zakładek to: Idź do po wskazaniu numeru oferty i naciśnięciu przycisku: zostanie zaznaczony szukany dokument. [Szukaj], na liście ofert Filtr podanie kryterium w filtrze spowoduje wyszukanie potrzebnych pozycji na liście zarejestrowanych ofert. Właściciel umożliwia wyfiltrowanie dokumentów, wg kryterium centrum, w którym je wystawiono. [Włącz/Wyłącz sumowanie wartości ofert] uruchomienie tej funkcji spowoduje, iż na liście ofert zostanie dodane kolumna, pokazująca wartości netto ofert. Lista za: wskazuje okres, za jaki wyświetlana jest dana lista. Domyślnie podawany jest okres bieżący, jednak istnieje możliwość podania innego okresu: miesiąca i roku. [Analiza produktu] ikona występuje na zakładce Zakup oraz na zakładkach Wg daty i Wg operatora (aktywna po zaznaczeniu na nich oferty sprzedaży). Funkcja służy analizie produktu, będącego przedmiotem zamówienia. [Lista związanych] umożliwia podgląd dokumentów powiązanych z ofertą. [Przekształć do zamówienia] - służy przekształceniu zatwierdzonej oferty do zamówienia. Aby przekształcić zapytanie ofertowe do oferty, należy: zaznaczyć zatwierdzoną ofertę (na liście ofert), która ma zostać przekształcona w zamówienie, nacisnąć przycisk:. W ten sposób zostanie otworzone okno: Zamówienie sprzedaży zostanie dodane (lub okno: Zamówienie na zakup, jeśli przekształcana jest oferta zakupu). [Karta] - służy zmianie danych w zarejestrowanej ofercie. [Usuń] służy usunięciu oferty z listy ofert. [Nowy] przycisk służy dodaniu nowej oferty sprzedaży lub zakupu do listy ofert. Zakładka: Oferty/Wg daty Na zakładce wyświetlane są oferty zarówno zakupu, jak i sprzedaży. Ułożone są one chronologicznie. Ten sposób wyświetlania pomaga Użytkownikowi sprawować kontrolę nad wszystkimi ofertami, a także czuwać nad stanem realizacji najstarszych z nich. Zakładka: Oferty/Wg operatora Na zakładce wyświetlane są oferty zarówno zakupu, jak i sprzedaży. Kryterium, według jakiego są wyświetlane, określa się w polu: Operator (oznacza to identyfikator osoby, prowadzącej sprawę). Po wybraniu operatora, wyświetlone zostaną wszystkie oferty, które mają wskazanego Operatora, zapisanego, jako osobę odpowiedzialną (okno: Oferta sprzedaży, lub Oferta zakupu, Zakładka Nagłówek). Wyświetlanie w ten sposób ofert, ułatwi pracę osobom, którym przydzielone zostały poszczególne sprawy. Mają one wtedy dostęp do ofert prowadzonych tylko i wyłącznie przez siebie, umożliwiając tym samym pełną kontrolę nad ich realizacją. Oprócz funkcji dostępnych na każdej innej zakładce dla ofert na zakładce znajdują się funkcje: 3.16

17 Operator. Wskazuje kryterium wyświetlania ofert, według osoby odpowiedzialnej za prowadzenie danej sprawy. Dokumenty. Wskazuje kryterium wyświetlania ofert, według ich rodzaju. Możliwe jest wyświetlania ofert wszystkich, tylko ofert sprzedaży lub tylko ofert zakupu Lista ofert i zamówień, zakładka: Zamówienia Na zakładce (Rys. 3.5) znajduje się 5 zakładek pionowych. Informacje na zakładkach wyświetlone są w kolumnach: Dokument numer dokumentu. Kontrahent dane kontrahenta głównego. Kontrahent docelowy kolumny dotyczące kontrahenta docelowego wyświetlane są tylko wtedy, gdy w oknie: Konfiguracja, na zakładce Parametry, zostanie zaznaczony parametr: Pokazuj kontrahenta docelowego. Dane dotyczące kontrahenta docelowego są szczególnie istotne, gdy na dokumentach zamówień występuje inny kontrahent niż kontrahent główny. Data wystawienia data wystawienia dokumentu. Data realizacji data realizacji zamówienia. Stan stan, w jakim znajduje się dokument. Wartość (netto,waluta) wartość dokumentu i waluta, w jakiej został wystawiony. UWAGA: Na zakładce Zamówienia nie będą wyświetlone wartości dokumentów, jeśli dla operatora został ustanowiony zakaz: Wyświetlanie wartości na listach (moduł: Administrator, okno: Operator, zakładka Zakazy). Numer u kontrahenta numer, jaki został nadany dla dokumentu przez kontrahenta. Na zakładce: Zamówienia występują funkcje: Idź do po wskazaniu numeru zamówienia i naciśnięciu przycisku: zamówień, zostanie zaznaczony szukany dokument. [Szukaj], na liście Filtr podanie kryterium w filtrze spowoduje wyszukanie potrzebnych pozycji na liście zarejestrowanych zamówień. Właściciel umożliwia wyfiltrowanie dokumentów, wg kryterium centrum, w którym je wystawiono. [Włącz/Wyłącz sumowanie wartości zamówienia] uruchomienie tej funkcji spowoduje, iż na liście zamówień zostanie dodane kolumna, pokazująca wartości netto ofert. Lista za: wskazuje okres, za jaki wyświetlana jest dana lista. Domyślnie podawany jest okres bieżący, jednak istnieje możliwość podania innego okresu: miesiąca i roku. [Import z ECOD] po naciśnięciu przycisku następuje import zamówienia zakupu od klienta w formacie ECOD pliku XML o określonej strukturze. Przycisk dostępny na zakładce Zamówienia/Sprzedaż. UWAGA: Jeżeli na importowanym zamówieniu cena towaru = 0, wtedy w CDN XL zostaną wprowadzone ostatnie ceny zakupu dla danego towaru (z uwzględnieniem rabatów). [Import faktury realizującej zamówienie] po wskazaniu na liście zamówień (na zakładce Zamówienia/Zakup potwierdzonego zamówienia i naciśnięciu przycisku, zostanie uruchomiony proces importu faktury zakupu, realizującej zamówienie. W otwartym oknie: 3.17

18 Import z ECOD, należy wybrać plik xml, który ma zostać zaimportowany i nacisnąć przycisk: [Zatwierdź]. [Eksport do ECOD] umożliwia eksport zaznaczonego zamówienia zakupu do ECOD. Możliwy jest eksport wielu zamówień jednocześnie. W takiej sytuacji należy zaznaczyć eksportowane zamówienia na liście wyświetlonej w trybie multiselect. Funkcja aktywna na zakładce: Zamówienia/Zakup. UWAGA: Podczas eksportu do pliku ECOD, w pierwszej kolejności będzie pobierany kod EAN z jednostki pomocniczej, a jeśli na jednostce pomocniczej takiego kodu nie będzie, zostanie on pobrany z karty towaru. [Historia procesu] po zaznaczeniu konkretnego zamówienia na liście i naciśnięciu przycisku, zostanie otworzone okno: Historia procesu, w którym wyświetlona zostanie lista zadań. Więcej informacji o zadaniach i procesach znajduje się w dokumentacji modułu: Administrator. UWAGA: Jeżeli dla obiektu możliwe jest wykonanie czynności w różnych procesach, wtedy w oknie: Historia procesu, wyświetlanym dla niego możliwy jest wybór procesu, według którego będzie kontynuowana obsługa obiektu. [Analiza produktu] przycisk występuje na zakładkach: Sprzedaż, Wg daty, Wg operatora. Funkcja służy analizie produktu, będącego przedmiotem zamówienia. [Lista związanych] funkcja umożliwia przegląd dokumentów, związanych z zaznaczonym zamówieniem. [Korekta zamówienia] służy wystawieniu korekty dla wskazanego zamówienia. Funkcja ta jest aktywna, jeśli zamówienie, dla którego ma zostać wystawiona korekta, jest potwierdzone, ale jeszcze niezrealizowane., [Przekształć do faktury sprzedaży/faktury eksportowej] - służy generowaniu z zatwierdzonego zamówienia, dokumentu handlowego. Przycisk występuje na zakładkach: Sprzedaż, Wg daty, Wg operatora. Przycisk: [Rodzaj dokumentu], służy wybraniu rodzaju dokumentu handlowego, zamówienia lub zlecenia kompletacji, jakie ma zostać wygenerowany z zamówienia. Aby wygenerować dokument handlowy, należy: zaznaczyć zatwierdzone zamówienie (na liście zamówień), z którego ma zostać wygenerowany dokument handlowy, nacisnąć przycisk: [Przekształć do faktury sprzedaży]. UWAGA: Przycisk: pojawi się wtedy, gdy na liście zamówień zostanie zaznaczone zamówienie sprzedaży, określone jako transakcja krajowa (zamówienie, zakładka Ogólne). Jeżeli zamówienie zostanie określone jako transakcja wewnątrzwspólnotowa lub inna zagraniczna (poza UE), wtedy zostanie wyświetlony przycisk:., [Przekształć do faktury zakupu/faktury zakupu importowej] ikona występuje tylko na zakładce Zakup, Wg daty, Wg operatora i służy generowaniu z zatwierdzonego zamówienia na zakup, faktury zakupu. Przycisk: [Rodzaj dokumentu], służy wybraniu 3.18

19 rodzaju dokumentu handlowego lub zamówienia, jakie ma zostać wygenerowane z zamówienia. UWAGA: Przycisk: pojawi się wtedy, gdy na liście zamówień zostanie zaznaczone zamówienie zakupu, określone jako transakcja krajowa (zamówienie, zakładka Ogólne). Jeżeli zamówienie zostanie określone jako transakcja wewnątrzwspólnotowa lub inna zagraniczna (poza UE), wtedy zostanie wyświetlony przycisk:. [Przekształć do dokumentu przesunięcia międzymagazynowego] ikona znajduje się na zakładce Wewnętrzne oraz zakładkach: Wg daty i Wg operatora (po zaznaczeniu na nich zamówienia wewnętrznego). Służy wygenerowaniu dokumentu przesunięcia międzymagazynowego z zamówienia wewnętrznego. Po naciśnięciu przycisku: [Rozwija menu dostępnych opcji] możliwe jest wygenerowanie z zamówienia wewnętrznego zlecenia kompletacji (produkcyjnego). Rys. 3.5 Lista zamówień, zakładka: Sprzedaż. [Karta] otwiera pozycję zaznaczoną na liście do podglądu i edycji. [Usuń] usuwa pozycję wskazaną na liście. [Nowy] przycisk służy dodaniu nowego zamówieniu sprzedaży lub zakupu do listy zamówień. Ponadto, na liście zamówień dostępne są opcje menu kontekstowego, rozwijanego prawym klawiszem myszy, po zaznaczeniu wybranego zamówienia. Znajdują się tam opcje o tej samej funkcjonalności, jak opisane wyżej przyciski. Z menu kontekstowego, można jednak wybrać również funkcję: Wyprowadzone dokumenty. Otwiera ona okno: Dokumenty wyprowadzone z zamówienia. W oknie, na odpowiednich zakładkach wyświetlone są dokumenty, jakie zostały wyprowadzone z bieżącego zamówienia, np. faktury zaliczkowe sprzedaży zostaną wyświetlone na zakładce Handlowe (o ile wyprowadzono je z zamówienia). 3.19

20 Zakładka: Zamówienia/Wg daty Na zakładce wyświetlane są zamówienia sprzedaży, zamówienia na zakup oraz zamówienia wewnętrzne. Ułożone są one chronologicznie. Ten sposób wyświetlania pomaga Użytkownikowi sprawować kontrolę nad wszystkimi zamówieniami, a także czuwać nad stanem realizacji najstarszych z nich. Zakładka: Zamówienia/Wg operatora Na zakładce wyświetlane są zamówienia sprzedaży, na zakup oraz wewnętrzne. Kryterium, według jakiego są wyświetlane, określa się w polu: Operator (oznacza to identyfikator osoby, prowadzącej sprawę). Po wybraniu operatora, wyświetlone zostaną wszystkie zamówienia, które mają wskazanego Operatora, zapisanego, jako osobę odpowiedzialną (Zamówienie sprzedaży/zakupu/wewnętrzne; zakładka Nagłówek). Wyświetlanie w ten sposób zamówień, ułatwi pracę osobom, którym przydzielone zostały poszczególne sprawy. Mają one wtedy dostęp do ofert prowadzonych tylko i wyłącznie przez siebie, umożliwiając tym samym pełną kontrolę nad ich realizacją. Oprócz funkcji, które znajdują się na każdej pionowej zakładce, dla zakładki Zamówienia, dostępne są tu również następujące opcje: Zamówienie. Wypełnienie tego pola służy wskazaniu kryterium wyświetlania zamówień według ich rodzaju. Operator. Wskazuje kryterium wyświetlania zamówień, według osoby odpowiedzialnej za prowadzenie danej sprawy. Dokumenty. Wskazuje kryterium wyświetlania zamówień, według ich rodzaju. Możliwe jest wyświetlania wszystkich zamówień, tylko zamówień sprzedaży, tylko zamówień zakupu lub tylko zamówień wewnętrznych. Zakładka: Zamówienia/Wewnętrzne Na zakładce wyświetlane są zamówienia wewnętrzne. Można tu dodać nowe zamówienie wewnętrzne, zmienić dane w już zarejestrowanym lub usunąć zamówienie. Usunięciu podlega tylko takie zamówienie, które nie zostało jeszcze zrealizowane, czyli do którego nie wystawiono dokumentu handlowego Lista ofert i zamówień, zakładka: Znajdź Zakładka (Rys. 3.6), służy pomocą w odnalezieniu właściwego dokumentu zamówienia: zapytania, oferty lub zamówienia. Na zakładce znajdują się 2 zakładki. Zakładka: Znajdź/Ogólne Zakładka służy wyszukiwaniu dokumentów zamówień. Można je przeprowadzić według numeru, typu i serii dokumentu, nazwy kontrahenta bądź akronimu kontrahenta. Na zakładce (Rys. 3.6) dostępne są następujące funkcje: Typ, numer, seria dokumentu. Pola służą określeniu danych dla wyszukiwanych dokumentów. U kontrahenta. W polu można wpisać numer szukanego dokumentu, jaki został mu nadany przez kontrahenta. Kontrahent. Akronim pole służy wpisaniu akronimu kontrahenta, dla którego mają zostać wyświetlone dokumenty. 3.20