Warszawa, 17 października 2017 r. WOJEWODA MAZOWIECKI WPS-VII.431.2.2.2017.AB Pani Małgorzata Węgier Kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Ojrzeniu ul. Ciechanowska 19 06-456 Ojrzeń WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. z 2015 r., poz. 525, z późn. zm.), w związku z art. 6 ust. 4 pkt 4 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. z 2011 r., Nr 185, poz. 1092), kontrolerzy: Jolanta Truszewska kierownik Oddziału Polityki Społecznej i Anna Brzezińska starszy inspektor wojewódzki, przeprowadzili w dniach od 21 do 23 sierpnia 2017 r. kontrolę problemową w trybie zwykłym w kierowanym przez Panią Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Ojrzeniu. Przedmiot kontroli obejmował sprawdzenie sposobu organizacji oraz realizacji przez gminę zadań zleconych z zakresu administracji rządowej wynikających z ustawy z dnia 11 lutego 2016 r. o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci (Dz. U. poz. 195, z późn. zm.) w przedmiocie ustalania uprawnień do świadczeń wychowawczych. Kontrolą objęto okres od dnia 17 lutego 2016 r. do dnia rozpoczęcia kontroli. Niniejszym, przekazuję Pani wystąpienie pokontrolne. Wojewoda Mazowiecki pozytywnie ocenił działania Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Ojrzeniu w zakresie sposobu organizacji zadania, w przedmiocie zgodności danych wykazanych w sprawozdaniach z danymi wynikającymi z dokumentów źródłowych oraz w przedmiocie działań, które dotyczyły ustalania uprawnień do świadczeń wychowawczych.
Kierownikiem jednostki kontrolowanej jest Pani Małgorzata Węgier powołana na to stanowisko od dnia 15 maja 1990 roku. Obsługę finansowo-księgową Ośrodka prowadzi księgowa Urzędu Gminy - Pani Katarzyna Zimnowodzka. 1. Organizacja realizacji zadania. Na podstawie art. 53 ust. 1 w związku z art. 10 ust. 2 ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci, Wójt Gminy Ojrzeń, Zarządzeniem Nr 6/2016 z dnia 19 lutego 2016 roku, wyznaczył Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Ojrzeniu do realizacji ustawy, o której mowa wyżej, a jej kierownika upoważnił do prowadzenia postępowań w sprawach o świadczenie wychowawcze oraz do wydawania w tych sprawach decyzji. Podstawą prawną działania jednostki kontrolowanej jest Statut przyjęty Uchwałą Nr XLII/253/2014 Rady Gminy w Ojrzeniu z dnia 27 czerwca 2014 roku w sprawie uchwalenia Statutu Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Ojrzeniu. Akt ten w 3 ust. 13 zawiera zapis, że Ośrodek realizuje inne zadania wynikające z upoważnienia lub przepisów prawa. Sprawy gospodarki finansowej Ośrodka reguluje 7 Statutu, z którego wynika, że obsługę finansowoksięgową sprawuje Urząd Gminy na mocy porozumienia. W kwestii tej, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, przyjęto Uchwałę Nr XV/78/2016 Rady Gminy Ojrzeń z dnia 21 marca 2016 roku w sprawie organizacji wspólnej obsługi finansowej jednostek organizacyjnych zaliczanych do sektora finansów publicznych oraz instytucji kultury, dla których organem prowadzącym jest Gmina Ojrzeń. Jednakże po wejściu w życie wyżej wymienionej Uchwały zmian w Statucie nie dokonano. Na podstawie upoważnienia, wynikającego ze Statutu, Zarządzeniem Nr 13/2017 Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Ojrzeniu z dnia 20 kwietnia 2017 roku, wprowadzono Regulamin organizacyjny Ośrodka. Regulamin określa szczegółową jego organizację, zakres działania komórek organizacyjnych oraz ich zadania. W 3 ust. 8 Regulaminu wymieniono stanowisko pracy ds. świadczeń wychowawczych, natomiast w 22 ust. od 1 do 11 wymieniono zadania realizowane przez ww. pracownika. W okresie objętym kontrolą zadania z zakresu ustawy realizowały cztery osoby: 1) Pani Małgorzata Węgier kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Ojrzeniu posiadająca upoważnienie Wójta Gminy do prowadzenia postępowań w sprawach świadczenia wychowawczego, a także do wydawania w tych sprawach decyzji, udzielone Zarządzeniem Nr 6/2016 Wójta Gminy Ojrzeń z dnia 19 lutego 2016 roku.
2) Pani Justyna Kotlarz - pracownik socjalny posiadająca upoważnienie Wójta Gminy do prowadzenia postępowań w sprawach świadczenia wychowawczego, udzielone Zarządzeniem Nr 9/2016 Wójta Gminy Ojrzeń z dnia 01 kwietnia 2016 roku, w okresie od 01 kwietnia 2016 roku do 31 lipca 2016 roku. 3) Pani Dominika Karwacka inspektor ds. świadczeń rodzinnych i funduszu alimentacyjnego, w okresie od 01 sierpnia 2016 roku do 31 grudnia 2016 roku, posiadająca upoważnienie Wójta Gminy do prowadzenia postępowań w sprawach świadczenia wychowawczego, a także do wydawania w tych sprawach decyzji, udzielone Zarządzeniem Nr 21/2016 z dnia 01 sierpnia 2016 roku. Następnie od dnia 04 stycznia 2017 roku posiadająca upoważnienie Wójta Gminy do prowadzenia postępowań w sprawach jak wyżej, udzielone Zarządzeniem Nr 1b/2017 Wójta Gminy Ojrzeń z dnia 04 stycznia 2017 roku, w okresie od 04 stycznia 2017 roku do 30 września 2017 roku. 4) Pani Zuzanna Szcześniak referent ds. świadczenia wychowawczego posiadająca upoważnienie Wójta Gminy do prowadzenia postępowań w sprawach świadczenia wychowawczego, udzielone Zarządzeniem Nr 18/2017 Wójta Gminy Ojrzeń z dnia 22 maja 2017 roku, w okresie 22 maja 2017 roku do 21 września 2017 roku, tj. na czas zawarcia umowy o pracę (umowa na czas określony). Niezależnie od powyższego asystent rodziny i dwóch pracowników socjalnych, w okresie trzech miesięcy, udzielało informacji w sprawach dotyczących świadczenia wychowawczego oraz przyjmowało wnioski o świadczenia wychowawcze. Realizacja powyższego odbywała się bez upoważnienia Wójta Gminy. Z pisemnego wyjaśnienia Kierownika Ośrodka wynika, że w okresie trzech miesięcy, tj. od 01.04.2016 r. do 30.06.2016 r. Pani Jolanta Stosio, Pani Elżbieta Delura (starsi pracownicy socjalni) oraz Pani Ewa Tetkowska (asystent rodziny) udzielały informacji w sprawach dotyczących uprawnień do świadczenia wychowawczego oraz przyjmowały wnioski o ustalanie prawa do świadczenia wychowawczego. Do realizacji tych zadań, pracownicy nie posiadali upoważnień Wójta Gminy, ponieważ zadania te nie dotyczyły weryfikacji danych i ustalania uprawnień do świadczenia wychowawczego ( ). Jednakże stosownie do art. 10 ust. 2 ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci, pracownicy realizujący zadania wynikające z wyżej wymienionej ustawy powinni posiadać upoważnienia do prowadzenia takiego postępowania. Wykazane w zakresach czynności pracowników zadania w szczególności: udzielanie informacji w trybie postępowania, w sprawach dotyczących uprawnień do świadczenia wychowawczego, pomoc w przyjmowaniu wniosków, w sprawach dotyczących uprawnień
do świadczenia wychowawczego należy traktować jako czynności w postępowaniu uregulowanym na gruncie ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci. Obsługa świadczeń wychowawczych realizowana jest w programie Świadczenia Wychowawcze stanowiącym część systemu dziedzinowego do obsługi Świadczeń Rodzinnych. Oprogramowanie do obsługi świadczeń wychowawczych zapewnia jednostce kontrolowanej Firma Top-Team TT Spółka Akcyjna w Warszawie. Umowa licencyjna w tym zakresie odnawiana jest, co roku. Do realizacji ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci pracownik merytoryczny prowadzi Ewidencję wniosków o świadczenia wychowawcze. Ewidencja ta zawiera następujące dane: datę przyjęcia wniosku z adnotacją, na które dziecko, numer decyzji i datę jej wydania oraz informację o przyznaniu świadczenia lub jego odmowie. Pismem z dnia 26 kwietnia 2016 roku dokonano zgłoszenia zbioru danych osobowych z zakresu świadczeń wychowawczych do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych. Powyższe zgodne jest z art. 40 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych. Jednostka kontrolowana do dnia kontroli nie otrzymała pisemnego potwierdzenia o zarejestrowaniu zbioru danych osobowych. Dopiero w rozmowie telefonicznej przeprowadzonej w dniu 21 sierpnia 2017 roku przez pracownika Ośrodka (Panią D. Karwacką) Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych potwierdził, że zarejestrował roboczy zbiór danych osobowych pod numerem R012610/16. (akta kontroli str. 15-35, 52-56, 58) 2. Rzetelność sporządzanej sprawozdawczości. Zgodnie z przepisem 3 ust. 1 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 18 lutego 2016 roku w sprawie sprawozdań rzeczowo-finansowych z wykonywania zadań z zakresu świadczenia wychowawczego (Dz. U. poz. 212), obowiązującego do dnia 31 lipca 2017 r., gmina była zobowiązana do sporządzania i przekazywania do 7 dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, miesięcznego sprawozdania rzeczowo-finansowego z realizacji zadań z zakresu świadczenia wychowawczego. Rzetelność sporządzenia sprawozdania za miesiąc lipiec 2017 roku przekazanego Wojewodzie Mazowieckiemu za pośrednictwem Centralnej Aplikacji Statystycznej, sprawdzono poprzez porównanie niżej wymienionych danych zawartych w sprawozdaniu z prowadzonymi rejestrami, wykazami i zestawieniami według poniższego: A. 1. kolumna 5 - świadczenie wychowawcze przekazane w formie pieniężnej 597 świadczeń,
A. 2. kolumna 5 - świadczenie wychowawcze przekazane w formie rzeczowej lub w formie opłacania usług w związku z wystąpieniem, co najmniej jednej z przesłanek, o których mowa w art. 9 ustawy brak świadczeń, C.1.1. kolumna 3 - liczba wniosków o przyznanie świadczeń 5 wniosków, D.1. kolumna 3 - liczba rodzin bez dziecka niepełnosprawnego, pobierających świadczenie wychowawcze na pierwsze dziecko 248 rodzin, D.2. kolumna 3 - liczba rodzin z dzieckiem niepełnosprawnym, pobierających świadczenie wychowawcze na pierwsze dziecko 12 rodzin, E.1. kolumna 3 - liczba rodzin pobierających świadczenie wychowawcze 354 rodziny. Po dokonaniu szczegółowej analizy przedstawionych w czasie kontroli list wypłat świadczeń wychowawczych za miesiąc lipiec (lista nr 2017/07/27św z dnia 26 lipca 2017 roku oraz lista nr 2017/07/28św z dnia 26 lipca 2017 roku) nie stwierdzono rozbieżności w wypłaconych w formie pieniężnej świadczeniach wychowawczych. W miesiącu lipcu br. nie wypłacano świadczeń wychowawczych w formie rzeczowej lub w formie opłacania usług. Dane dotyczące liczby złożonych wniosków o przyznanie świadczeń zawarte w sprawozdaniu miesięcznym porównano z danymi faktycznymi, tj. z Ewidencją wniosków o świadczenia wychowawcze. W wyniku analizy danych rozbieżności nie stwierdzono. W oparciu o wygenerowane z systemu dziedzinowego w czasie kontroli raporty dotyczące liczby rodzin pobierających świadczenie na pierwsze dziecko z podziałem na rodziny z dzieckiem niepełnosprawnym i bez dziecka niepełnosprawnego ustalono, że dane wykazane w pozycji D.2. kolumna 3 sprawozdania są prawidłowe, zaś dane wykazane w pozycji D.1. kolumna 3 sprawozdania są niezgodne. Pisemnie wyjaśniła Pani, że dane wygenerowane z systemu w czasie kontroli, tj. w dniu 21 sierpnia 2017 roku ( ) są niezgodne z danymi przekazanymi w sprawozdaniu za miesiąc lipiec, ponieważ cztery rodziny po dostarczeniu zaświadczeń potwierdzających uzyskanie dochodu z tytułu podjęcia zatrudnienia przekroczyły ustawowe kryterium dochodowe uprawniające do wypłaty świadczenia ( ). Dane dotyczące liczby rodzin pobierających świadczenie zawarte w sprawozdaniu miesięcznym porównano z wygenerowanym w czasie kontroli raportem odnośnie liczby rodzin pobierających świadczenie (stan na koniec lipca). W wyniku analizy danych rozbieżności nie stwierdzono. (akta kontroli - str. 36-51, 57)
3. Prawidłowość ustalania uprawnień do świadczenia wychowawczego i jego wypłacania. Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Ojrzeniu, w okresie objętym kontrolą, wydał 452 decyzje administracyjne. Na dzień 23 sierpnia 2017 roku świadczenie wychowawcze pobierało 352 rodziny, w tym 257 rodzin pobierało świadczenie na pierwsze dziecko. Analizie poddano losowo wybrane akta 20. 1 spraw z okresu podlegającego kontroli, zakończonych wydaniem decyzji administracyjnych, w tym 10. spraw, w których wnioskowano o przyznanie świadczenia wychowawczego na pierwsze dziecko, tj. z uwzględnieniem kryterium dochodowego oraz 10. spraw, w których przyznano świadczenie wychowawcze na drugie i kolejne dziecko. Postępowanie w sprawach o świadczenie wychowawcze każdorazowo wszczynano na wniosek, którego wzór określał załącznik nr 1 do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 18 lutego 2016 roku w sprawie sposobu i trybu postępowania w sprawach o świadczenie wychowawcze (Dz. U. poz. 214), obowiązujący do dnia 31 lipca 2017 roku. We wszystkich badanych sprawach wnioski o ustalenie prawa do świadczenia wychowawczego były kompletne, zawierając w swojej treści wszystkie niezbędne dane. Do wniosków, opatrzonych pieczęcią z datą wpływu, wnioskodawcy dołączyli wszystkie wymagane prawem zaświadczenia lub oświadczenia. Ponadto jednostka kontrolowana samodzielnie pozyskiwała informacje o dochodach, o wysokości składek na ubezpieczenie społeczne i należnych podatkach wnioskodawców oraz członków ich rodzin przez system Emp@tia. Analogicznie pozyskiwano dane w zakresie wysokości składek na ubezpieczenie zdrowotne, co jest niezbędne przy ustalaniu dochodów i zgodne z wymogami art. 17 ust. 1 ustawy. Świadczenia wychowawcze przyznawano na okres zasiłkowy, tj. od dnia 01 kwietnia 2016 roku do dnia 30 września 2017 roku. Rozstrzygano również od miesiąca, w którym wpłynął wniosek, tj. po 01 lipca 2016 roku do końca okresu zasiłkowego. Świadczenie wychowawcze przysługiwało na pierwsze dziecko, jeżeli dochód w przeliczeniu na osobę w rodzinie nie przekraczał kwoty 800 zł. W przypadku, gdy członkiem rodziny było dziecko niepełnosprawne, świadczenie przysługiwało, jeżeli dochód na osobę w rodzinie nie przekraczał kwoty 1 200 zł. Osoby, którym przyznano świadczenia wychowawcze spełniały kryteria dochodowe, uprawniające 1 Sprawy zakończone wydaniem decyzji nr: GOPS.ŚW.5120.49.2016 z dnia 10.05.2016 r., GOPS.ŚW.5120.325.2016 z dnia 17.06.2016 r., GOPS.ŚW.5120.384.1.2016DK z dnia 19.12.2016 r., GOPS.ŚW.5120.268.1.2017DK z dnia 13.04.2017 r., GOPS.ŚW.5120.24.2017 z dnia 02.08.2017 r., GOPS. ŚW.5120.232.2017 z dnia 17.07.2017 r., GOPS.ŚW.5120.398.2017.DK z dnia 07.04.2017 r., GOPS.ŚW.5120.274..2016DK z 14.10.2016 r., GOPS.ŚW.5120.307.2017 z dnia 17.07.2017 r., GOPS.ŚW.5120.79.2016 z dnia 20.04.2016 r., GOPS.ŚW.5120.293.2016 z dnia 17.06.2016 r., GOPS.ŚW.5120.394.2017DK z dnia 09.03.2017 r., GOPS.ŚW.5120.238.2016 z dnia 16.05.2016 r., GOPS.ŚW.5120.18.2016 z dnia 20.04.2016 r., GOPS.ŚW.5120.236.2016 z dnia 16.05.2016 r., GOPS.ŚW.5120.344.2016 z dnia 17.06.2016 r. GOPS.ŚW.5120.401.2017DK z dnia 09.05.2017 r., GOPS.ŚW.5120.247.1.2016DK z dnia 03.11.2016 r., GOPS.ŚW.5120.153.2016 z dnia 10.05.2016 r., GOPS.ŚW.5120.127.2016 z dnia 10.05.2016 r.,
je do otrzymania przedmiotowych świadczeń. Dochody wnioskodawców wyliczano w sposób prawidłowy. Świadczenia przyznawano w prawidłowej wysokości 500 zł miesięcznie na dziecko. Prawidłowo ustalano także kwotę świadczenia wychowawczego przysługującą za niepełny miesiąc, w sytuacji, kiedy w rodzinie miało miejsce urodzenie się dziecka lub kiedy dziecko kończyło 18 lat życia. W żadnej ze spraw poddanych kontroli nie odnotowano przypadku umieszczenia członka rodziny w pieczy zastępczej oraz dziecka pozostającego pod opieką opiekuna prawnego. Ponadto, poddane kontroli akta nie dotyczyły opieki naprzemiennej obydwojga rodziców rozwiedzionych, żyjących w separacji lub żyjących w rozłączeniu. W dwóch skontrolowanych sprawach, zakończonych wydaniem decyzji nr: GOPS.ŚW.5120.384.1.2016DK z dnia 19.12.2016 r. oraz GOPS.ŚW.5120.268.1.2017DK z dnia 13.04.2017 r., prawidłowo odmówiono wnioskodawcy prawa do świadczenia wychowawczego na pierwsze dziecko. Powodem odmowy było przekroczenie kryterium dochodowego określonego w art. 5 ust. 3 ustawy, uprawniającego do świadczenia na pierwsze dziecko. Od decyzji strony nie wniosły odwołania do Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Ciechanowie. Decyzje administracyjne w sprawach przyznania prawa do świadczenia wychowawczego wydano zgodnie z przepisami art. 107 Kpa. Zawierały one oznaczenie organu, datę wydania decyzji, podstawę prawną, rozstrzygnięcie, uzasadnienie oraz pouczenie. Akty te były właściwie doręczane stron. W 18 decyzjach przyznających prawo do świadczenia wychowawczego, za wyjątkiem dwóch wymienionych wyżej, w pouczeniu, przytoczono treść art. 5 ust. 2 ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci. Z treści tego przepisu wynika, że w przypadku urodzenia się dziecka w rodzinie, ukończenia przez dziecko 18 roku życia lub sprawowania opieki naprzemiennej, świadczenie przyznaje się w niepełnej wysokości. W ocenie kontrolujących, w sprawach, w których mają zastosowanie przepisy art. 5 ust. 2 wyżej cytowanej ustawy, w uzasadnieniu decyzji należy dokładnie wyjaśniać, dlaczego zapadło takie, a nie inne rozstrzygnięcie, zgodnie z przepisami art. 107 3 Kpa. Świadczenia wychowawcze wypłacano zgodnie z wydanymi decyzjami administracyjnymi, tj.: w prawidłowo ustalonej wysokości, od dnia oznaczonego w decyzji, przez okres oznaczony w decyzji, na wskazane konta bankowe. Sprawy wnioskodawców załatwiono w terminach określonych w art. 49 ust. 2 ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci oraz art. 35 Kodeksu postępowania administracyjnego. (akta kontroli str. 59-113)
Za stwierdzone uchybienia, w zakresie Statutu, odpowiedzialność ponosi Wójt Gminy Ojrzeń, natomiast w zakresie braku upoważnień dla pracowników socjalnych i asystenta rodziny oraz w zakresie wydanych decyzjach administracyjnych przyznających prawo do świadczenia wychowawczego, odpowiedzialność ponosi Pani jako Kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Ojrzeniu. Przedstawiając powyższe ustalenia zobowiązuję Panią Kierownik do podjęcia następującego działania: 1. Zgodnie z art. 107 3 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2017 r., poz. 1257) rozstrzygnięcie o istocie sprawy wyjaśniać stronie w uzasadnieniu decyzji administracyjnej. Ponadto, zwracam uwagę, że w przypadku powierzania pracownikom realizację zadań wynikających z ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci, należy pisemnie ich upoważniać stosownie do przepisu art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 11 lutego 2016 r. o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci (Dz. U. z 2017 r., poz. 1851). Informuję, że na podstawie art. 48 ustawy o kontroli w administracji rządowej od wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze. Jednocześnie zobowiązuję Panią do przekazania, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, pisemnej informacji o sposobie wykonania zaleceń, wykorzystaniu wniosków lub przyczynach ich niewykorzystania albo o innym sposobie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości. z up. WOJEWODY MAZOWIECKIEGO Wioletta Kucharska Dyrektor Wydziału Polityki Społecznej Do wiadomości: 1. Pan Zdzisław Mierzejewski Wójt Gminy Ojrzeń 2. a/a