Warszawa, 13 lipca 2017 r. WOJEWODA MAZOWIECKI WPS-IX.431.2.1.2017.EO Pani Anna Brzezińska Dyrektor Ośrodka Pomocy Społecznej w Legionowie al. 3 Maja 28 05-120 Legionowo WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 16 w związku z art. 6 ust. 4 pkt 4 ustawy z dnia 15 lipca o kontroli w administracji rządowej 1, art. 29 ust. 1 ustawy z dnia 11 lutego 2016 r. o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci 2 (dalej ustawa o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci) oraz upoważnień Wojewody Mazowieckiego Nr 21/WPS.2017 i Nr 22/WPS/2017 z 18 stycznia 2017 r. Edyta Ostrowska radca wojewody i Małgorzata Małaczek starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Polityki Społecznej Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie, przeprowadziły w dniach 26, 27, 30 stycznia i 2 lutego 2017 r. kontrolę problemową w Ośrodku Pomocy Społecznej w Legionowie (dalej Ośrodek Pomocy Społecznej, Ośrodek lub OPS), mieszczącym się przy al. 3 Maja 28 w Legionowie. Przedmiot kontroli obejmował organizację i realizację przez gminę zadań zleconych z zakresu administracji rządowej wynikających z ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci, w szczególności rzetelność sporządzanych sprawozdań rzeczowo-finansowych oraz sposób szacowania wysokości dotacji niezbędnej do wypłaty świadczeń wychowawczych. 1 dalej ustawa o kontroli w administracji rządowej Dz. U. Nr 185, poz. 1092 2 Dz. U. poz. 195, z późn. zm.
Kontrolą objęto okres od 17 lutego 2016 r. do dnia kontroli. Kontrola została odnotowana w książce kontroli Ośrodka Pomocy Społecznej pod poz. 1. Kierownikiem Ośrodka Pomocy Społecznej w Legionowie jest pani Anna Brzezińska od 16 lipca 2007 r., a główną księgową pani Ewa Pawka-Nowak od 3 lutego 2009 r. 1. Organizacja zadania Ośrodek Pomocy Społecznej w Legionowie w okresie kontrolowanym funkcjonował w oparciu o następujące akty: Statut stanowiący załącznik do uchwały nr XXI/260/2012 Rady Miasta Legionowo z 23 maja 2012 r. w sprawie uchwalenia statutu Ośrodka Pomocy Społecznej w Legionowie, zmieniony uchwałami Rady Miasta Legionowo: nr XXX/406/2013 z 27 marca 2013 r., nr XXXVII/507/2013 z 27 listopada 2013 r., nr XI/112/2015 z 30 września 2015 r. i nr XVII/225/2016 z 23 marca 2016 r. Zgodnie z 3 ust. 2 pkt 10 statutu Ośrodek realizuje zadania zlecone z zakresu administracji rządowej wynikające z ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci. Regulamin organizacyjny przyjęty zarządzeniem nr 5/II/2014 dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Legionowie z 21 lutego 2014 r. w sprawie wprowadzenia regulaminu organizacyjnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Legionowie, zmieniony zarządzeniami kierownika jednostki nr 16/VII/2015 z 27 lipca 2015 r. i nr 11/VIII/2016 z 31 sierpnia 2016 r. Zgodnie z 19a regulaminu organizacyjnego Ośrodka realizacja zadań wynikających z ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci, w szczególności planowanie i wykonywanie budżetu niezbędnego do realizacji ww. ustawy, prowadzenie postepowań administracyjnych w sprawie świadczenia wychowawczego, sporządzanie list wypłat tych świadczeń, prowadzenie rejestrów i baz danych osób ubiegających się o świadczenie oraz sprawozdawczość w przedmiotowym zakresie, należy do zadań Działu świadczeń wychowawczych. Na podstawie zarządzenia nr 44/2016 Prezydenta Miasta Legionowo z 4 marca 2016 r. w sprawie wyznaczenia jednostki organizacyjnej do realizacji zadań z zakresu świadczenia wychowawczego Ośrodek Pomocy Społecznej w Legionowie wyznaczony 2
został jako właściwy do realizacji przedmiotowych zadań. Takim działaniem wypełniony został obowiązek ustalony w art. 53 ust. 1 ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci. W okresie od 1 kwietnia br. do dnia kontroli w Ośrodku Pomocy Społecznej zadania polegające na prowadzeniu postępowań w sprawie ustalenia prawa do świadczenia wychowawczego wynikających z ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci wykonywało 12 pracowników Ośrodka: 1. pani Anna Brzezińska dyrektor Ośrodka, upoważnienie Prezydenta Miasta Legionowo nr 72/2016, znak RO.0052.72.2016 z 4 marca 2016 r. do prowadzenia postępowań w sprawach świadczenia wychowawczego, a także do wydawania w tych sprawach decyzji, 2. pan Piotr Mrozek zastępca dyrektora Ośrodka, upoważnienie Prezydenta Miasta Legionowo nr 73/2016, znak RO.0052.73.2016 z 4 marca 2016 r. do prowadzenia postępowań w sprawach świadczenia wychowawczego, a także do wydawania w tych sprawach decyzji, 3. pani Karolina Duszyńska referent w Dziale Świadczeń Wychowawczych, upoważnienie Prezydenta Miasta Legionowo nr 185/2016, znak RO.0052.185.2016 z 23 listopada 2016 r. do prowadzenia postępowań w sprawach świadczenia wychowawczego, realizowała zadania od 11 kwietnia 2016 r. 4. pani Martyna Sadecka referent w Dziale Świadczeń Wychowawczych, upoważnienie Prezydenta Miasta Legionowo nr 186/2016, znak RO.0052.186.2016 z 23 listopada 2016 r. do prowadzenia postępowań w sprawach świadczenia wychowawczego, 5. pani Kamila Falba stażysta z Powiatowego Urzędu Pracy, realizowała zadania w okresie 11 kwietnia 6 listopada 2016 r., 6. pani Joanna Górna pomoc administracyjna (biurowa) w Dziale Świadczeń Wychowawczych, 7. pani Agnieszka Górska specjalista w Dziale Świadczeń Wychowawczych, realizowała zadania w okresie 1 czerwca 31 lipca 2016 r., 8. pani Agata Owczarczyk pomoc administracyjna (biurowa) w Dziale Świadczeń Wychowawczych, 3
9. pani Karolina Szafrańska pomoc administracyjna (biurowa) w Dziale Świadczeń Wychowawczych, realizowała zadania od 11 kwietnia 2016 r., 10. pani Sara Szulc pomoc administracyjna (biurowa)/technik prac biurowych w Dziale Świadczeń Wychowawczych, realizowała zadania od 24 listopada 2016 r., 11. pani Monika Zasońska podinspektor w Dziale Świadczeń Wychowawczych, realizowała zadania w okresie 1 kwietnia 31 sierpnia 2016 r., 12. pan Sylwester Żychalak podinspektor w Dziale Świadczeń Wychowawczych, realizował zadania w okresie 1 kwietnia 31 sierpnia 2016 r. Ponadto 3 pracowników OPS panie Magdalena Koczara kierownik Działu Administracyjno-Gospodarczego, Ewelina Kownacka specjalista i Kinga Łęgowska specjalista zgodnie z ich zakresami obowiązków realizowały zadania polegające na prowadzeniu rejestrów pism przychodzących i wychodzących w związku z realizacją ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci, wydawaniu i przyjmowaniu wniosków i innych dokumentów w związku z wykonywaniem ustawy i udzielaniu informacji z zakresu ustawy. Kolejnym 18 osobom zatrudnionych w Ośrodku powierzono zadanie doręczania osobom uprawnionym decyzji administracyjnych wydanych na podstawie ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci poprzez dokonanie zmian w ich zakresach obowiązków. Ponadto siedmiu pracowników OPS realizowało zadania z zakresu obsługi kadrowej, kasowej i operacji na rachunku bankowym, prowadzenia ewidencji księgowej i obsługi technicznej oprogramowania, dotyczących realizacji ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci. W okresie od 1 kwietnia br. do dnia kontroli w Ośrodku Pomocy Społecznej w wykonywanie zadań związanych z realizacją ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci łącznie zaangażowanych było 40 pracowników Ośrodka. Na dzień sporządzenia rocznego sprawozdania Realizacja Programu Rodzina 500+ w 2016 r. (stan na koniec grudnia) zadaniami wynikającymi z ustawy zajmowało się 35 spośród 40 ww. pracowników. 1 kwietnia 2016 r. Ośrodek zawarł umowę licencyjną na prawo użytkowania oprogramowania Świadczenia Wychowawcze (nr licencji sw/mazo/2016/14) oraz umowę na sprawowanie nadzoru autorskiego uproszczonego nad aplikacją z TOP-TEAM TT Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy ul. Górczewskiej 222 lok. 271 (dalej TOP-TEAM) 4
na okres 1 kwietnia 31 grudnia 2016 r., a następnie 2 stycznia 2017 r. umowy o przedmiocie jw. do 31 grudnia 2017 r. Administrator danych dopełnił obowiązku, o którym mowa w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych 3 zgłoszenia zbioru danych dotyczących świadczeń wychowawczych do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych (dalej GIODO). Zaświadczenie GIODO z 16 lutego 2016 r. o zarejestrowaniu zbioru danych osobowych o nazwie ŚWIADCZENIA WYCHOWAWCZE wpłynęło do Ośrodka 18 marca 2016 r. W wyniku kontroli ustalono nieprawidłowość polegającą na nieposiadaniu przez pracowników wymienionych w punktach 5-12 niniejszego wystąpienia oraz w okresie do 23 listopada 2016 r. pracowników wymienionych w punktach 4. i 5., wykonujących zadania polegające na prowadzeniu postępowań w sprawie świadczenia wychowawczego, stosownych upoważnień Prezydenta Miasta Legionowo do realizacji tych zadań. Takie działanie stanowi naruszenie art. 10 ust. 2 ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci, zgodnie z którym organ właściwy może, w formie pisemnej, upoważnić pracownika ośrodka pomocy społecznej na wniosek jego kierownika do prowadzenia postępowań w sprawach świadczenia wychowawczego, a także do wydawania w tych sprawach decyzji. 2. Rzetelność sporządzanej sprawozdawczości Zweryfikowano zgodność danych wykazanych w przekazanym za pośrednictwem Centralnej Aplikacji Statystycznej sprawozdaniu Realizacja Programu Rodzina 500+ w 2016 r. (stan na koniec grudnia) /dalej sprawozdanie/ z danymi wynikającymi z raportów wygenerowanych z oprogramowania Świadczenia wychowawcze (dalej program Świadczenia wychowawcze) oraz ksiąg rachunkowych. W okresie kontrolowanym nie wypłacono świadczeń wychowawczych w formie rzeczowej lub opłacania usług. Badaniu poddano dane w następujących pozycjach sprawozdania: 3 Dz. U. z 2016 r. poz. 922 5
A.1. Liczba złożonych unikatowych wniosków o ustalenie prawa do świadczenia wychowawczego. A.3. Liczba wydanych decyzji w sprawie świadczenia wychowawczego. A.3.1. Liczba wydanych decyzji przyznających prawo do świadczenia wychowawczego. B.1. Liczba świadczeń należnych za grudzień 2016 r. i cały 2016 rok (kolumny 9. i 10. sprawozdania). B.1.1. Liczba świadczeń należnych na pierwsze dziecko za grudzień 2016 r. i cały 2016 rok (kolumny 9. i 10. sprawozdania). B.2. Liczba świadczeń wypłaconych w formie pieniężnej w grudniu 2016 r. i całym 2016 r. (kolumny 9. i 10. sprawozdania). B.4. Poniesione z budżetu państwa wydatki na świadczenia wychowawcze w grudniu 2016 r. i całym 2016 r., bez kosztów obsługi i wdrożenia (kolumny 9. i 10. sprawozdania). C. Informacja na temat liczby osób zajmujących się realizacją ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci. D.3. i D.4. Poniesione w 2016 r. z dotacji celowej z budżetu państwa wydatki na wdrożenie ustawy i obsługę świadczeń wychowawczych. W wyniku dokonanej analizy ustalono zgodność danych wykazanych w następujących pozycjach sprawozdania: A.3. i A.3.1. w zakresie liczby wydanych decyzji w sprawie świadczenia wychowawczego, w tym przyznających prawo do świadczenia, odpowiednio 4 454 i 3 995, z danymi wynikającymi z raportu wygenerowanego z programu Świadczenia wychowawcze. B.2. kolumna 9. sprawozdania w zakresie liczby świadczeń wypłaconych w formie pieniężnej w grudniu 2016 r. 5 400, z danymi wynikającymi z raportu wygenerowanego z programu Świadczenia wychowawcze. C.1. i C.1.3.1. z wykazem osób realizujących kontrolowane zadanie, ich zakresami obowiązków i udzielonymi upoważnieniami. B.4. w zakresie wydatków poniesionych z budżetu państwa na świadczenia wychowawcze w grudniu 2016 r. i całym 2016 r., odpowiednio 2 694 119 zł i 22 886 288 zł z danymi wynikającymi z ksiąg rachunkowych. D.3. i D.4. łączna kwota wydatków na wdrożenie ustawy i obsługę świadczeń wychowawczych jest zgodna z danymi wynikającymi z ksiąg rachunkowych 6
oraz wykazanymi w Sprawozdaniu z wykonania wydatków poniesionych w okresie od 01.01. 31. 12. 2016 roku w działach: 710, 801, 852, 853. W niżej przedstawionych pozycjach sprawozdania ustalono niezgodności: A.1. w sprawozdaniu wykazano jako liczbę złożonych wniosków o ustalenie prawa do świadczenia wychowawczego 4 280, a powinno być 4 281 świadczeń 4. B.1. kolumny 9. i 10. w sprawozdaniu wykazano liczby świadczeń wychowawczych należnych za grudzień 2016 r. i cały 2016 rok, odpowiednio 5 164 i 45 932, natomiast powinno być 5 153 i 45 939 świadczeń 5. B.1.1. kolumny 9. i 10. w sprawozdaniu wykazano liczby świadczeń wychowawczych należnych na pierwsze dziecko za grudzień 2016 r. i cały 2016 rok, odpowiednio 1 455 i 12 720, a powinno być 1 454 i 12 719 świadczeń 6. B.2. kolumna 10. w sprawozdaniu wykazano jako liczbę świadczeń wypłaconych w 2016 r. w formie pieniężnej 45 899, natomiast powinno być 45 919 świadczeń 7. W kwestii powyższych rozbieżności pani Anna Brzezińska dyrektor Ośrodka wyjaśniła, że Powyższe błędy wynikają z mylnie przepisanych danych z programu Top-Team. W celu ich wyeliminowania wprowadzono zasadę sporządzania wydruków z programu wykorzystywanego do obsługi zadania przed wprowadzeniem danych do systemu CAS. C.1.1. w sprawozdaniu wykazano jako liczbę osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę (w przeliczeniu na pełne etaty) liczbę trzy zamiast dwa natomiast na 31 grudnia 2016 r. pracodawca ze środków na realizację zadania ponosił pełne koszty zatrudnienia 2 osób zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy 8. C.1.3. wykazano liczbę 32 zamiast 33, natomiast w tej części sprawozdania powinni zostać wykazani pracownicy, których wynagrodzenia nie były w pełni finansowane ze środków na realizację zadania, zatem 4 osoby, które zgodnie z ich zakresami obowiązków zajmowały się prowadzeniem postępowań m.in. w sprawie świadczenia wychowawczego, dyrektor i zastępca dyrektora Ośrodka posiadający upoważnienia do prowadzenia postępowań w sprawach świadczenia wychowawczego, 4 Zgodnie z raportem z programu Świadczenia wychowawcze 5 Zgodnie z raportem z programu Świadczenia wychowawcze 6 Zgodnie z raportem z programu Świadczenia wychowawcze 7 Zgodnie z raportem z programu Świadczenia wychowawcze 8 Zgodnie z punktem 12. Objaśnień do sprawozdania w części C. w wierszach 1.1. i 1.2. sprawozdania wykazuje się liczbę osób, za które pracodawca ponosi pełne koszty zatrudnienia ze środków na realizację zadania 7
a także do wydawania w tych sprawach decyzji, i 27 pracowników, którym powierzono zadania z zakresu ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci poprzez dokonanie zmian w ich zakresach obowiązków. 3. Proces szacowania wysokości dotacji i jego rzetelność Ośrodek Pomocy Społecznej za pośrednictwem Centralnej Aplikacji Statystycznej 26 października i 14 listopada 2016 r. przekazał wojewodzie zapotrzebowania na środki finansowe z budżetu wojewody w 2016 r., w których określił wysokość środków niezbędnych w rozdziale 85211 Świadczenia wychowawcze na realizację zadań wynikających z ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci na kwotę 24 252 689 zł. Ostatecznie plan po zmianach na 2016 r. wyniósł 23 418 732 zł. Ostatnia transza dotacji wpłynęła na rachunek Ośrodka 14 grudnia 2016 r. Jak wynika z raportów wygenerowanych z systemu finansowo-księgowego, wydatki na realizację kontrolowanego zadania wyniosły w 2016 r. 23 302 810,26 zł, co stanowi 99,5% planu po zmianach OPS w rozdziale 85211. W podziale na wypłaty świadczeń i koszty obsługi zadania wydatki wyniosły 22 886 287,80 zł i 416 522,46 zł, co stanowi odpowiednio 98,21 % i 1,79% wydatkowanych środków w rozdziale 85211, zgodnie z postanowieniami art. 52 ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci. Tożsame kwoty zrealizowanych w 2016 r. wydatków wykazane zostały w Sprawozdaniu z wykonania wydatków poniesionych w okresie od 01.01.-31.12.2016 roku w działach: 710, 801, 852, 853. Niewykorzystana kwota dotacji w wysokości 115 921,74 zł zwrócona została na rachunek Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego, z zachowaniem terminu ustalonego w art. 168 ust. 1 i 6 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych 9. W OPS nie udokumentowano procesu kalkulowania wysokości dotacji niezbędnej w grudniu 2016 r. do realizacji zadań wynikających z ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci. W przedmiocie sposobu kalkulacji kwoty dotacji na realizację kontrolowanego zadania wyjaśnień udzieliła pani Anna Brzezińska dyrektor Ośrodka: W zakresie wydatków 9 Dz. U. z 2016 r. poz. 1870, z późn. zm. 8
planowanych: kwota wydatków na świadczenia wynika z iloczynu: liczba dzieci uprawnionych w danym m-cu (dane podawane przez pracowników Działu Świadczeń Wychowawczych z programu Top-Team oraz dane szacowane na podstawie złożonych, a nie rozpatrzonych wniosków) razy kwota świadczenia (500 zł). Zapotrzebowanie na środki dotacji na wydatki na obsługę liczono w 2016 r. jako 2% wydatków na świadczenia. ( ) Sprawozdania z CAS na 05-12-2016, skorygowano liczbę dzieci otrzymujących świadczenie wychowawcze w grudniu 2016 r. z poziomu 5 200 do poziomu 5 178, kwota wydatku na świadczenia zaplanowana na m-c grudzień 2 767 373 zł. Zwiększenie kwoty na świadczenia z 2 600 000 do kwoty 2 767 337 (tj. wzrost o 167 337) wynika z szacowanej wypłaty na wyrównania dla około 37 dzieci od IV do XII, z wypłatą do końca XII. Z tytułu dotacji otrzymanej na realizację zadań wynikających z ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci w okresie od sierpnia do grudnia 2016 r. do dyspozycji jednostki pozostawały środki w wysokości: 31 sierpnia 2016 r. 741 730,94 zł, 30 września 2016 r. 5 453,24 zł, 31 października 2016 r. 46 893,95 zł, 30 listopada 2016 r. 1 412,64 zł, 31 grudnia 2016 r. 115 921,64 zł. Podsumowując wyniki kontroli informuję, że organizację realizacji zadań wynikających z ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci, rzetelność sporządzonego sprawozdania z realizacji programu Rodzina 500 plus oraz szacowanie wysokości dotacji niezbędnej do jego realizacji ocenia się pozytywnie pomimo stwierdzonych nieprawidłowości. Przedstawiając powyższe ustalenia zobowiązuję Panią Dyrektor do podjęcia działań w celu wyeliminowania ustalonych nieprawidłowości, a w szczególności do: 1. Prowadzenia postępowań w sprawie ustalenia prawa do świadczenia wychowawczego wyłącznie przez osoby posiadające upoważnienia organu właściwego Prezydenta Miasta Legionowo, wydane na podstawie art. 10 ust. 2 ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci. 9
2. Rzetelnego sporządzania sprawozdań z realizacji programu i ściśle według objaśnień załączonych do formularzy sprawozdań oraz zatwierdzania ich ostatecznych wersji przez kierownika jednostki przed przekazaniem do Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego. 3. Przechowywania kopii zatwierdzonych przez kierownika sprawozdań oraz dokumentów, w tym pochodzących z systemu dziedzinowego do obsługi świadczeń wychowawczych (na dzień sporządzania sprawozdania), stanowiących podstawę ujęcia danych w sprawozdaniach. 4. Dokumentowania procesu szacowania zapotrzebowania na dotację niezbędną do realizacji programu Rodzina 500 plus. Jednocześnie zobowiązuję Panią Dyrektor do poinformowania Wojewody Mazowieckiego, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia, o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych albo o innym sposobie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości. Z up. Wojewody Mazowieckiego Marcin Wodziński Zastępca Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej Do wiadomości: Roman Smogorzewski Prezydent Miasta Legionowo 10