SPRAWOZDANIE Z KONTROLI. dalej ustawa o kontroli w administracji rządowej Dz. U. Nr 185, poz

Transkrypt

1 Warszawa, 23 stycznia 2017 r. WOJEWODA MAZOWIECKI WPS-IX EO Pan Kazimierz Jańczuk Burmistrz Gminy Konstancin Jeziorna Urząd Miasta i Gminy ul. Warszawska Konstancin Jeziorna SPRAWOZDANIE Z KONTROLI przeprowadzonej w Urzędzie Miasta i Gminy Konstancin-Jeziorna, Konstancin- Jeziorna, ul. Warszawska 32 oraz w Ośrodku Pomocy Społecznej w Konstancinie-Jeziornie, Konstancin-Jeziorna, ul. Rycerska 13 Na podstawie art. 16 w związku z art. 6 ust. 4 pkt 3 i 4 ustawy z dnia 15 lipca o kontroli w administracji rządowej 1 oraz art. 175 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych 2 w Urzędzie Miasta i Gminy Konstancin-Jeziorna (dalej UMiG) oraz Ośrodku Pomocy Społecznej w Konstancinie-Jeziornie (dalej OPS lub Ośrodek) przeprowadzona została kontrola doraźna w trybie uproszczonym w zakresie organizacji i realizacji przez gminę zadań zleconych z zakresu administracji rządowej wynikających z ustawy z dnia 11 lutego 2016 r. o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci 3 (dalej ustawa), w tym wykorzystania dotacji otrzymanej w okresie od 17 lutego br. do dnia kontroli, tj. 17 października 2016 r., na wydatki związane z realizacją płatności świadczeń wychowawczych. Kontrolę przeprowadzili, na podstawie upoważnień Wojewody Mazowieckiego, następujący pracownicy Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie: pani Wiesława Puciłowska kierownik Oddziału do spraw 1 dalej ustawa o kontroli w administracji rządowej Dz. U. Nr 185, poz dalej ustawa o finansach publicznych Dz. U. z 2013 r. poz. 885, z późn. zm. 3 Dz. U. poz. 195, z późn.zm.

2 Wspierania Rodziny i Pieczy Zastępczej w Wydziale Polityki Społecznej, upoważnienie Nr 189/WPS/2016 z 30 września 2016 r., pani Edyta Ostrowska radca wojewody w ww. komórce organizacyjnej, upoważnienie Nr 188/WPS/2016 z 30 września 2016 r., i pan Roman Trzcieliński inspektor wojewódzki w Oddziale Kontroli Finansowej Wydziału Kontroli, upoważnienie Nr 447/WK/2016 z 7 października 2016 r. /akta kontroli str. 1-26/ Kontrola została przeprowadzona w dniach października 2016 r. Kontrolą objęto okres od 17 lutego 2016 r. do dnia kontroli. Burmistrzem Gminy Konstancin-Jeziorna jest pan Kazimierz Jańczuk, pełniący tę funkcję od 14 grudnia 2010 r. Skarbnikiem Gminy Konstancin-Jeziorna jest pan Dariusz Lipiec powołany na stanowisko 6 grudnia 2004 r. uchwałą Nr 271/IV/18/2004 Rady Miejskiej Konstancin-Jeziorna z dnia 6 grudnia 2004 r. w sprawie powołania Skarbnika Gminy (głównego księgowego budżetu). Kierownikiem Ośrodka Pomocy Społecznej w Konstancinie-Jeziornie jest pani Ewa Michalska od 1 kwietnia 2009 r., zastępcą kierownika ośrodka pani Jolanta Leśniewska od 16 listopada 2009 r., a głównym księgowym pani Małgorzata Safian od 2 lutego 2009 r. W okresie poddanym kontroli, tj. od 17 lutego br. do dnia kontroli, kierownik Ośrodka była nieobecna z powodu chorób bądź urlopu wypoczynkowego w następujących terminach: 14 marca 31 sierpnia, września i od 4 października br. Kontrola została odnotowana w książce kontroli Urzędu Miasta i Gminy Konstancin-Jeziorna pod nr 4, natomiast w książce kontroli Ośrodka Pomocy Społecznej pod pozycją nr 15. /akta kontroli str / 1. Organizacja zadania Urząd Miasta i Gminy Konstancin-Jeziorna funkcjonuje w oparciu o następujące akty: Statut Gminy Konstancin-Jeziorna przyjęty uchwałą Nr 141/VI/14/2011 Rady Miejskiej Konstancin-Jeziorna z dnia 13 września 2011 r. w sprawie uchwalenia Statutu Gminy Konstancin-Jeziorna, Regulamin Organizacyjny Urzędu Miasta i Gminy Konstancin-Jeziorna wprowadzony zarządzeniem Nr 105/VII/2015 Burmistrza Gminy Konstancin-Jeziorna z dnia 29 czerwca 2015 r. w sprawie wprowadzenia zmian w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Miasta i Gminy Konstancin-Jeziorna wprowadzonym zarządzeniem nr 169/VI/2011 Burmistrza Gminy Konstancin-Jeziorna z dnia r. ze zmianami wprowadzonymi zarządzeniami Burmistrza Gminy Konstancin-Jeziorna Nr: 97/VI/2012, 54/VI/2014, 2

3 116/VI/2014, 22/VI/2014, 157/VI/2014 w sprawie wprowadzenia zmian w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Miasta i Gminy Konstancin-Jeziorna oraz w sprawie ustalenia tekstu jednolitego Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta i Gminy Konstancin- Jeziorna, zmieniony zarządzeniem Nr 129/VII/2016 Burmistrza Gminy Konstancin-Jeziorna z dnia 19 sierpnia 2016 w sprawie wprowadzenia zmian w tekście jednolitym Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta i Gminy Konstancin-Jeziorna wprowadzonego zarządzeniem Nr 105/VII/2015 Burmistrza Gminy Konstancin-Jeziorna z dnia 29 czerwca 2015 r. Ośrodek Pomocy Społecznej w Konstancinie-Jeziornie funkcjonuje w oparciu o następujące akty: statut przyjęty uchwałą nr 426/V/35/2009 Rady Miejskiej Konstancin-Jeziorna z dnia 16 listopada 2009 r. w sprawie statutu Ośrodka Pomocy Społecznej w Konstancinie-Jeziornie zmieniony uchwałą nr 258/VII/VII/19/2016 Rady Miejskiej Konstancin-Jeziorna z dnia 13 kwietnia 2016 r. w sprawie zmiany statutu Ośrodka Pomocy Społecznej w Konstancinie-Jeziornie, regulamin organizacyjny wprowadzony zarządzeniem Nr 11 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej z dnia 10 września 2012 r. w sprawie reorganizacji Ośrodka Pomocy Społecznej w Konstancinie-Jeziornie oraz nadania regulaminu organizacyjnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Konstancinie-Jeziornie, zmieniony zarządzeniem Nr OPS zastępcy kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej z dnia 1 kwietnia 2016 r. w sprawie zmiany regulaminu organizacyjnego Ośrodka Pomocy Społecznej. /akta kontroli str / Na podstawie 1 uchwały nr 258/VII/VII/19/2016 Rady Miejskiej Konstancin-Jeziorna z dnia 13 kwietnia 2016 r. w sprawie zmiany statutu Ośrodka Pomocy Społecznej w Konstancinie-Jeziornie zadania z zakresu realizacji ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci zostały powierzone do realizacji przez Ośrodek Pomocy Społecznej w Konstancinie-Jeziornie. Takim działaniem naruszony został art. 53 ust. 1 ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci, zgodnie z którym organ winien był wyznaczyć jednostkę organizacyjną właściwą do realizacji zadań z zakresu świadczenia wychowawczego do dnia wejścia w życie ww. ustawy, tj. 1 kwietnia 2016 r. 3

4 Zarządzeniem Nr OPS zastępcy kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej z dnia 1 kwietnia 2016 r. w sprawie zmiany regulaminu organizacyjnego Ośrodka Pomocy Społecznej zadania w przedmiocie realizacji ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci przypisane zostały do zakresu działania Wydziału ds. Świadczeń Rodzinnych, Funduszu Alimentacyjnego i Dodatku Mieszkaniowego. Dodatkowo ww. zarządzeniem ustalony został opis stanowiska pracy pracownika ds. świadczenia wychowawczego. Jak z powyższego wynika, zadania w przedmiocie realizacji ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci ujęte zostały w regulaminie organizacyjnym Ośrodka przed jego wyznaczeniem przez organ stanowiący samorządu jako właściwego do realizacji tego zadania. Upoważnienia Burmistrza Gminy Konstancin-Jeziorna do realizacji zadań wynikających z ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci, wydane na podstawie art. 10 ust. 2 ustawy, posiadają/posiadali następujący pracownicy Ośrodka: 1. pani Jolanta Leśniewska zastępca kierownika Ośrodka, upoważnienie z 11 kwietnia 2016 r., znak SE do prowadzenia postępowań w sprawie świadczenia wychowawczego, a także do wydawania w tych sprawach decyzji, 2. pani Marta Bąba kierownik Wydziału ds. Świadczeń Rodzinnych, Funduszu Alimentacyjnego i Dodatku Mieszkaniowego, upoważnienie z 11 kwietnia 2016 r., znak SE do prowadzenia postępowań w sprawie świadczenia wychowawczego, a także do wydawania w tych sprawach decyzji, 3. pani Renata Rębiś upoważnienie z 11 kwietnia 2016 r., znak SE do prowadzenia postępowań w sprawie świadczenia wychowawczego (zgodnie z aneksem do zakresu obowiązków realizowała zadanie w okresie r.), 4. pani Agnieszka Marczak upoważnienie z 11 kwietnia 2016 r., znak SE do prowadzenia postępowań w sprawie świadczenia wychowawczego (zgodnie z aneksem do zakresu obowiązków realizowała zadanie w okresie r.), 5. pani Agnieszka Sokulska upoważnienie z 11 kwietnia 2016 r., znak SE do prowadzenia postępowań w sprawie świadczenia wychowawczego, 6. pani Eliza Soboń upoważnienie z 11 kwietnia 2016 r., znak SE do prowadzenia postępowań w sprawie świadczenia wychowawczego, 7. pani Anna Nowotnik upoważnienie z 9 maja 2016 r., znak SE do prowadzenia postępowań w sprawie świadczenia wychowawczego. W okresie od 1 kwietnia br. do dnia kontroli w Ośrodku Pomocy Społecznej zadania wynikające z ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci wykonywało łącznie 8 pracowników Ośrodka (w okresie 1-22 kwietnia 2016 r. również pan Paweł Baran 4

5 upoważnienie z 11 kwietnia 2016 r., znak SE do prowadzenia postępowań w sprawie świadczenia wychowawczego). Pracownicy wymienieni w punktach 3-6 i pan Paweł Baran przyjęli zadanie do realizacji w zakresach obowiązków z dniem 1 kwietnia, zatem przed wydaniem imiennych upoważnień do działania w imieniu organu w przedmiotowym zakresie i wyznaczeniem Ośrodka przez Radę Miejską Konstancin-Jeziorna do realizacji zadań wynikających z ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci. /akta kontroli str / Zgodnie z wyjaśnieniem Burmistrza Gminy Konstancin-Jeziorna ( ) przekazanie zadań pracownikom Ośrodka Pomocy Społecznej z zakresu realizacji zasiłku wychowawczego nastąpiło wcześniej niż były wydane upoważnienia, bowiem pracownicy odbywali wcześniej stosowne przeszkolenie w celu przygotowania merytorycznego do wydawania decyzji. Wnioski ( ) mogły być składane w Kancelarii Ośrodka Pomocy Społecznej. Do przyjęcia wniosku pracownik kancelarii nie musiał być specjalnie przeszkolony oraz posiadać do tego odrębnego pisemnego upoważnienia. W okresie od 1 kwietnia do 8 kwietnia 2016 r. (9 kwietnia sobota, 10 kwietnia niedziela) zostało złożonych 427 wniosków. ( ) Pierwsza decyzja w sprawie przyznania zasiłku wychowawczego została wydana w dniu 13 kwietnia 2016 r. przez właściwie upoważnionego pracownika. /akta kontroli str / Obsługa świadczeń rodzinnych realizowana jest w programie Świadczenia Wychowawcze. Ośrodek zawarł umowę licencyjną na prawo użytkowania ww. programu (nr licencji sw/mazo/2016/18) oraz umowę na sprawowanie nadzoru autorskiego uproszczonego nad aplikacją z TOP-TEAM TT Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy ul. Górczewskiej 222 lok. 271 (dalej TOP-TEAM). Obie umowy zawarte zostały na okres 1 kwietnia 31 grudnia 2016 r. /akta kontroli str / Administrator danych nie dopełnił obowiązku, o którym mowa w art. 40 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych zgłoszenia zbioru danych dotyczących świadczeń wychowawczych do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych. Zgłoszenie zostało dokonane w dniu wszczęcia kontroli 17 października 2016 r. 5

6 Zgodnie z wyjaśnieniem zastępcy kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej Polecenie zgłoszenia zbioru danych Programu Rodzina 500+ wydałam pracownikowi odpowiedzialnemu za zgłaszanie wszelkich danych do GIODO w pierwszych dniach kwietnia 2016 r. ( ) Zasadą jest informowanie przełożonego o trudnościach w wykonaniu polecenia. Pracownik nie zgłaszał żadnych trudności, co oznaczało wykonanie polecenia. Nie mam możliwości wyjaśnienia sprawy z pracownikiem, ponieważ od miesiąca czerwca 2016 r. przebywa na urlopie wychowawczym. /akta kontroli str / 2. Rzetelność sporządzanej sprawozdawczości Zweryfikowano zgodność danych wykazanych w przekazanych za pośrednictwem Centralnej Aplikacji Statystycznej dwóch sprawozdaniach Realizacja Programu Rodzina 500+ za okres od 1 kwietnia 2016 r. do 1 lipca 2016 r. (stan na 1 lipca 2016 r.) 4 /dalej Sprawozdanie na 1 lipca 2016 r./ oraz Realizacja Programu Rodzina 500+ za okres od 1 kwietnia 2016 r. do 31 lipca 2016 r. (stan na 31 lipca 2016 r.) 5 /dalej Sprawozdanie na 31 lipca 2016 r./ z danymi wynikającymi z Rejestru decyzji Świadczenie wychowawcze (dalej Rejestr decyzji), Rejestru wniosków Świadczenie wychowawcze (dalej Rejestr wniosków) i programu Świadczenia wychowawcze TOP TEAM. /akta kontroli str / W wyniku przeprowadzonej analizy ustalono następujące niezgodności: A. W Sprawozdaniu na 1 lipca 2016 r.: w części A1. wykazano jako liczbę złożonych unikatowych wniosków 1 689, w Rejestrze wniosków ostatni wniosek z datą 1 lipca został zarejestrowany pod poz. 1689, natomiast z informacji wygenerowanej z programu Świadczenia wychowawcze TOP TEAM wynika liczba Zgodnie z wyjaśnieniem złożonym przez panią Martę Bąbę kierownika Wydziału ds. świadczeń rodzinnych, funduszu alimentacyjnego i dodatków mieszkaniowych Wykazana wartość powinna wynosić /przyp. kontrolera: w sprawozdaniu wykazano o 35 więcej/ ( ) Powyższe wynika z faktu, że w sprawozdaniu ujęto liczbę wniosków z papierowego rejestru wniosków, w którym znajdują się również powtarzające się, dublujące wnioski złożone w formie elektronicznej. ( ) w trakcie trwania okresu 4 wpłynęło do MUW 4 lipca 2016 r. 5 wpłynęło do MUW 29 lipca 2016 r. 6

7 sprawozdawczego program nie był na tyle zaktualizowany, aby można było z niego skorzystać. /akta kontroli str / w części A3. wykazano jako liczbę wydanych decyzji 1 063, w Rejestrze decyzji ostatnia decyzja z datą 1 lipca została zarejestrowana pod poz , natomiast z informacji wygenerowanej z programu Świadczenia wychowawcze TOP TEAM wynika liczba 956. Zgodnie z wyjaśnieniem złożonym przez kierownika Wydziału ds. świadczeń rodzinnych, funduszu alimentacyjnego i dodatków mieszkaniowych Wykazana wartość powinna wynosić: 956. /przyp. kontrolera: w sprawozdaniu wykazano o 107 więcej/ ( ) Powyższa wartość ustalona została przez pracowników wydziału zajmujących się realizacją Programu 500+ na podstawie papierowego rejestru decyzji, w którym na dzień i godzinę sporządzania sprawozdania wartość wynosiła Powyższa różnica wynika z oczywistej omyłki pisarskiej przy nadawaniu kolejnego numeru w liczbie wydanych decyzji. /akta kontroli str / w części B4. wykazano jako poniesione z budżetu państwa wydatki na świadczenie wychowawcze (bez kosztów obsługi) kwotę zł, podczas gdy zgodnie z danymi wynikającymi z ksiąg rachunkowych powinna to być kwota ,10 zł. w części C1. jako liczbę osób realizujących ustawę trzy osoby zamiast pięciu, w części C1.3. liczbę 0 zamiast 2 nie uwzględniono w sprawozdaniu zastępcy kierownika Ośrodka i kierownika Wydziału ds. świadczeń rodzinnych, funduszu alimentacyjnego i dodatków mieszkaniowych, upoważnionych do prowadzenia postępowań w sprawie świadczenia wychowawczego, a także do wydawania w tych sprawach decyzji. /akta kontroli str / B. W Sprawozdaniu na 31 lipca 2016 r.: w części A1. wykazano jako liczbę złożonych unikatowych wniosków 1 723, w Rejestrze wniosków ostatni wniosek z datą lipcową został zarejestrowany pod poz. 1728, natomiast z informacji wygenerowanej z programu Świadczenia wychowawcze TOP TEAM wynika liczba Zgodnie z wyjaśnieniem złożonym przez kierownika Wydziału ds. świadczeń rodzinnych, funduszu alimentacyjnego i dodatków mieszkaniowych Wykazana wartość powinna wynosić /przyp. kontrolera: w sprawozdaniu wykazano o 35 więcej/ ( ) Powyższe wynika z faktu, że w sprawozdaniu ujęto liczbę wniosków z papierowego rejestru wniosków, w którym znajdują się również powtarzające się, dublujące wnioski 7

8 złożone w formie elektronicznej. ( ) w trakcie trwania okresu sprawozdawczego program nie był na tyle zaktualizowany, aby można było z niego skorzystać. /akta kontroli str / w części A3. wykazano jako liczbę wydanych decyzji 1 577, w Rejestrze decyzji ostatnia decyzja z datą lipcową została zarejestrowana pod poz. 1588, natomiast z informacji wygenerowanej z programu Świadczenia wychowawcze TOP TEAM wynika liczba Zgodnie z wyjaśnieniem złożonym przez kierownika Wydziału ds. świadczeń rodzinnych, funduszu alimentacyjnego i dodatków mieszkaniowych Wykazana wartość powinna wynosić /przyp. kontrolera: w sprawozdaniu wykazano o 100 więcej/ ( ) Powyższa wartość ustalona została przez pracowników wydziału zajmujących się realizacją Programu 500+ na podstawie papierowego rejestru decyzji, w którym na dzień i godzinę sporządzania sprawozdania wartość wynosiła Powyższa różnica wynika z oczywistej omyłki pisarskiej przy nadawaniu kolejnego numeru w liczbie wydanych decyzji. /akta kontroli str / w części B1. i B1.1. wykazano liczby, odpowiednio, świadczeń przyznanych decyzją oraz świadczeń przyznanych na pierwsze dziecko i 2 536, natomiast z informacji wygenerowanej z programu Świadczenia wychowawcze TOP TEAM wynikają liczby i Zgodnie z wyjaśnieniem złożonym przez kierownika Wydziału ds. świadczeń rodzinnych, funduszu alimentacyjnego i dodatków mieszkaniowych Wykazana wartość powinna wynosić narastająco: (w tym na pierwsze dziecko: 2 353). /przyp. kontrolera: w sprawozdaniu wykazano odpowiednio o 782 mniej i 183 więcej/ ( ) Szacowana liczba świadczeń wychowawczych, w tym na pierwsze dziecko, została ustalona na podstawie papierowego rejestru decyzji oraz wglądu do każdej teczki osobowej świadczeniobiorcy, celem ustalenia na ile dzieci zostało przyznane świadczenie. ( ) program na dzień sporządzania sprawozdania nie miał dostępnych funkcji, z których powyższe by wynikało. W tym stanie rzeczy dane zostały zliczone ręcznie. /akta kontroli str / 8

9 w części B4. wykazano jako poniesione z budżetu państwa wydatki na świadczenie wychowawcze (bez kosztów obsługi) kwotę zł, podczas gdy zgodnie z danymi wynikającymi z ksiąg rachunkowych powinna to być kwota zł. Zgodnie z wyjaśnieniem złożonym przez kierownika Wydziału ds. świadczeń rodzinnych, funduszu alimentacyjnego i dodatków mieszkaniowych Różnica zł spowodowana jest potrąceniem nienależnie pobranego świadczenia rodzinnego ze świadczenia wychowawczego. Pracownik wydziału sporządzając sprawozdanie popełnił błąd nie dodając ww. kwoty do wydatków ujętych w miesiącu lipiec br. /akta kontroli str / wykazano: w części C1. jako liczbę osób realizujących ustawę trzy osoby zamiast pięciu, w części C1.3. liczbę 0 zamiast 2 nie uwzględniono w sprawozdaniu zastępcy kierownika Ośrodka i kierownika Wydziału ds. świadczeń rodzinnych, funduszu alimentacyjnego i dodatków mieszkaniowych, upoważnionych do prowadzenia postępowań w sprawie świadczenia wychowawczego, a także do wydawania w tych sprawach decyzji. /akta kontroli str / 3. Proces szacowania wysokości dotacji i jego rzetelność W dniach 28 czerwca i 11 lipca br. Ośrodek Pomocy Społecznej za pośrednictwem Centralnej Aplikacji Statystycznej przekazał wojewodzie Zapotrzebowanie na środki finansowe z budżetu wojewody narastająco do końca lipca 2016 roku w zakresie działu 852 Pomoc społeczna. Od początku realizacji programu do końca lipca 2016 r. jednostka wystąpiła o środki finansowe w rozdziale Świadczenia wychowawcze na łączną kwotę zł. Dotacja została przekazana we wnioskowanej wysokości. Na dzień 31 lipca nie wydatkowano kwoty ,50 zł. Jednocześnie nie wypłacono 782 przyznanych świadczeń. Zgodnie z wyjaśnieniem złożonym przez zastępcę kierownika Ośrodka Świadczenie wychowawcze zostaje wypłacone tylko i wyłącznie po odbiorze przez beneficjentów decyzji administracyjnych zgodnie z art. 10 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego organ administracji, który wydał decyzję jest nią związany od chwili jej doręczenia, o ile kodeks nie stanowi inaczej. Zatem do końca lipca wypłacie podlegają świadczenia przyznane osobom, które potwierdziły odbiór decyzji administracyjnej. /akta kontroli str / 9

10 Jednostka nie przedstawiła dokumentów potwierdzających dokonanie kalkulacji zapotrzebowania na dotację na miesiąc lipiec. W przedmiotowym zakresie kierownik Wydziału ds. świadczeń rodzinnych, funduszu alimentacyjnego i dodatków mieszkaniowych wyjaśniła, że ( ) kalkulacja zapotrzebowania przekazanego w dniu r. na wypłatę świadczeń w lipcu została sporządzona na podstawie wygenerowanej roboczo listy wypłat w systemie TOP-TEAM. Lista była sporządzona według danych na dzień sporządzenia tzn. na r., ponieważ stanowiła dokument roboczy stanowiący dane wrażliwe, została zniszczona i nie została załączona do przekazanego do Wydziału Finansowego zapotrzebowania. Zapotrzebowanie dodatkowe na dzień r. obejmujące kalkulację potrzeb do końca lipca zostało opracowane podobnie jak powyżej ( ) Z tym, że w pierwszej połowie lipca nastąpił gwałtowny wzrost liczby uprawnionych i wartości przedstawionej w podsumowaniu listy roboczej, co wiązało się z koniecznością oszacowania środków na podstawie liczby złożonych wniosków i możliwej do sporządzenia liczby decyzji w okresie od do r. wraz z wyrównaniami za poprzednie miesiące. /akta kontroli str / 4. Ujęcie w ewidencji księgowej dotacji przekazanej przez Wojewodę Mazowiecki Urząd Wojewódzki (dalej MUW) przekazał do Urzędu Miasta i Gminy Konstancin-Jeziorna w piśmie oznaczonym FCR-I z 18 lutego 2016 r. informację o przyznaniu ustawą budżetową na rok 2016 na program rządowy Rodzina 500 plus środków finansowych na świadczenia wychowawcze w rozdziale paragrafie 2010 kwotę dotacji zł, w tym na koszty obsługi 2% kwotę zł. MUW w piśmie oznaczonym FCR-I z 28 kwietnia 2016 r. poinformował o dokonaniu decyzją Wojewody Mazowieckiego Nr 42/2016 z dnia 28 kwietnia 2016 r. zmian w planie dotacji poprzez zmianę rozdziałów i paragrafów klasyfikacji budżetowej (85295 paragraf 2010 na paragraf 2060) w związku z wejściem w życie rozporządzenia zmieniającego rozporządzenie w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych 6. MUW w piśmie oznaczonym FIN-I z 29 sierpnia 2016 r. poinformował o dokonaniu decyzją Wojewody Mazowieckiego Nr 143 z dnia 29 sierpnia 2016 r. zmian w planie dotacji poprzez jej zwiększenie o kwotę zł do kwoty zł. 6 rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 12 kwietnia 2016 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2016 r. poz. 524) 10

11 /akta kontroli str pismo MUW znak FCR-I z 18 lutego 2016 r.; pismo MUW znak FCR-I z 28 kwietnia 2016 r.; pismo MUW znak FIN- I z 29 sierpnia 2016 r./ Na podstawie art. 257 pkt 1 i pkt 3 ustawy o finansach publicznych Burmistrz Miasta i Gminy Konstancin-Jeziorna zarządzeniami o numerach: 28/VII/2016 z dnia 25 lutego 2016 r., 82/VII/2016 z dnia 10 maja 2016 r., 140/VII/2016 z dnia 8 września 2016 r. w sprawie zmian w budżecie gminy dokonał zwiększenia o przyznaną kwotę dotacji ( zł) dochodów oraz wydatków bieżących, docelowo w rozdziale paragraf /akta kontroli str zarządzenia Burmistrza Miasta i Gminy Konstancin-Jeziorna: nr 28/VII/2016 z 25 lutego 2016 r., nr 82/VII/2016 z 10 maja 2016r., nr 140/VII/2016 z 8 września 2016 r./ Zgodnie z zapisami wyciągów bankowych w urządzeniach księgowych UMiG Konstancin- Jeziorna otrzymał w okresie od 19 lutego do 30 czerwca 2016 r. kwotę dotacji w wysokości zł, w miesiącu lipcu 2016 r zł co daje ogółem do 31 lipca 2016 r. kwotę zł, w miesiącu sierpniu 2016 r zł co daje ogółem do 31 sierpnia 2016 r. kwotę zł, w miesiącu wrześniu 2016 r zł co daje ogółem do 30 września 2016 r. kwotę zł. /akta kontroli str wydruki z kont 223 oraz 901/ UMiG Konstancin Jeziorna otrzymaną z MUW dotację na rachunek bieżący w banku (Bank Spółdzielczy w Piasecznie z siedzibą w Piasecznie, ul. Kościuszki 23) przekazywał do swojej jednostki organizacyjnej (Ośrodek Pomocy Społecznej w Konstancin-Jeziorna dalej OPS), która to realizowała ustawowy obowiązek wypłaty świadczeń wychowawczych. Wykorzystanie środków finansowych w OPS przedstawiono w załączonych zestawieniach i wydrukach z kont analitycznych. /akta kontroli str zestawienia wykorzystania środków finansowych w OPS wraz z wydrukami z kont analitycznych/ 11

12 5. Wydatki będące podstawą wykorzystania dotacji a) przeznaczenie dotacji 2% otrzymanej w 2016 r. dotacji na świadczenie wychowawcze zgodnie z art. 52 ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci można przeznaczyć na obsługę zadania Biorąc pod uwagę to, że do 31 lipca 2016 r. przekazano kwotę zł to z tej wielkości na obsługę należało się ,28 zł. W ramach przyznanej dotacji na obsługę administracyjną świadczeń wykorzystano ,10 zł (2% kosztów obsługi). Do wykorzystania pozostało ,18 zł. W ramach kosztów obsługi sfinansowano wynagrodzenia 3 etatów pracowników zatrudnionych przy realizacji świadczeń oraz dokonano wydatków na zakup sprzętu biurowego, mebli i materiałów biurowych, sprzętu informatycznego, druków, papieru, materiałów piśmiennych, kosztów oprogramowania Świadczenia wychowawcze 500 +, tonerów. /akta kontroli str wyjaśnienia głównego księgowego z 18 października 2016 r.; lista płac zatrudnionych pracowników; faktury potwierdzające dokonanie wydatków/ b) dowody potwierdzające poniesione wydatki oraz terminowość ich realizacji (odsetki od nieterminowych wypłat) Przyznaną dla UMiG Konstancin-Jeziorna dotację wykorzystano na wypłaty świadczeń wychowawczych w kontrolowanym okresie (do 30 września 2016 r.) w wysokości ,80 zł. W okresie kontrolowanym dokonywano wypłat świadczeń wychowawczych na podstawie list wypłat sporządzonych zgodnie z decyzjami administracyjnymi przyznającymi świadczenia. Numery list, daty ich sporządzenia, kwoty oraz liczbę świadczeń na liście zawarto w załączonym do sprawozdania wyciągu z ewidencji OPS. W trakcie kontroli nie stwierdzono nieterminowych wypłat. Wypłaty świadczeń dokonywano w formie gotówkowej (w kasie OPS) lub przelewem na rachunek bankowy rodzica/opiekuna dziecka. /akta kontroli str wyciąg z rejestru list wypłat świadczeń wychowawczych; przykładowe listy wypłat świadczeń wychowawczych; przykładowa decyzja przyznająca świadczenia wychowawcze/ 12

13 c) wyodrębnienie wydatków w ewidencji oraz prawidłowość ich ujęcia w urządzeniach księgowych Zarówno w UMiG Konstancin-Jeziorna jak też w OPS w Konstancinie-Jeziornej prowadzono wyodrębnioną ewidencję księgową dla dotacji rozdziału zarówno po stronie dochodów jak też wydatków w sposób umożliwiający identyfikację dokonanych zapisów. Zapisy te wynikają z dowodów księgowych (wyciągi bankowe, listy wypłaty świadczeń wychowawczych, list płac 3 pracowników zatrudnionych przy obsłudze świadczeń wychowawczych oraz faktur dotyczących zakupów materiałów do tej obsługi). d) klasyfikacja budżetowa wydatków Poddane badaniu dowody źródłowe zawierały klasyfikację budżetową dotacji dział 852 Pomoc społeczna rozdział zmieniony na oraz właściwy paragraf, były sprawdzone pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym, podpisane przez głównego księgowego OPS oraz zatwierdzone do wypłaty przez kierownika OPS. e) kompletność i prawidłowość dowodów (art. 21 i 22 ustawy o rachunkowości) Poddane kontroli dowody źródłowe spełniały wymogi art. 21 i 22 ustawy o rachunkowości 8, w szczególności były zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczych, zawierały elementy wymienione w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości oraz były wolne od błędów rachunkowych. f) przestrzeganie zasad wynikających z art. 5 ust. 2 pkt 4b oraz 48 ust. 1 ustawy o finansach publicznych Jak wynika to z zawartej w dniu 9 grudnia 2013 r. Umowy nr 1/2013 pomiędzy Gminą Konstancin-Jeziorna a Bankiem Spółdzielczym w Piasecznie z siedzibą w Piasecznie, ul. Kościuszki 23, środki finansowe na rachunku bieżącym jednostki, jak też jej podległych jednostek, były oprocentowane. Na rachunku bieżącym UMiG Konstancin-Jeziorna gromadzone były środki pieniężne całego urzędu, w tym z dotacji. Jak wynika to z załączonego wyliczenia z tego tytułu UMiG Konstancin-Jeziorna uzyskał kwotę 324,71 zł, którą zaewidencjonował jako dochód gminy. 7 w związku z wejściem w życie rozporządzenia zmieniającego rozporządzenie w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych 8 ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2016 r. poz. 1047) 13

14 Od środków pieniężnych zgromadzonych na rachunku bankowym, OPS, jak wynika to z załączonego wyliczenia uzyskał kwotę 1 458,24 zł. /akta kontroli str umowa nr 1/2013 na prowadzenie rachunków bankowych w złotych; wyliczenie odsetek od środków na rachunku bankowym UMiG; wyliczenie oprocentowania z rachunku bankowego OPS z 23 października 2016 r./ 6. Zwrot niewykorzystanej dotacji do Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego Na podstawie analizy dowodów księgowych oraz kont prowadzonych przez UMiG Konstancin-Jeziorna nie stwierdzono przypadku zwrotu niewykorzystanej dotacji do MUW. 7. Zgodność danych wykazanych w sprawozdaniu Rb-50 (sprawozdanie o dotacjach związanych z wykonywaniem zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami) oraz Rb-28S (sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetowych samorządowej jednostki budżetowej/jednostki samorządu terytorialnego) z ewidencją księgową W sprawozdaniach sporządzonych przez OPS w Konstancinie-Jeziornej Rb-50 oraz Rb-28S wg stanu na dzień: czerwca 2016 r. wydatki wynosiły ogółem ,13 zł w następujących paragrafach: 3110 (Świadczenia społeczne) ,10 zł, 4010 (Wynagrodzenia osobowe pracowników) ,43 zł, 4110 (Składki na ubezpieczenia społeczne) 4 080,65 zł, 4120 (Składki na Fundusz Pracy) 572,61 zł, 4140 (Wpłaty na PFRON) 595,14 zł, 4210 (Zakup materiałów i wyposażenia) ,35 zł, 4300 (Zakup usług pozostałych) 3 333,51 zł, 4440 (Odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych) 2 461,34 zł, lipca 2016 r. wydatki wynosiły ogółem ,50 zł w następujących paragrafach: 3110 (Świadczenia społeczne) ,40 zł, 4010 (Wynagrodzenia osobowe pracowników) ,43 zł, 4110 (Składki na ubezpieczenia społeczne) 6 284,98 zł, 4120 (Składki na Fundusz Pracy) 881,94 zł, 4140 (Wpłaty na PFRON) 901,08 zł, 4210 (Zakup materiałów i wyposażenia) ,62 zł, 14

15 4300 (Zakup usług pozostałych) 7 415,71 zł, 4400 (Odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych) 2 461,34 zł, sierpnia 2016 r. wydatki wynosiły ogółem ,89 zł w następujących paragrafach: 3110 (Świadczenia społeczne) ,50 zł, 4010 (Wynagrodzenia osobowe pracowników) ,43 zł, 4110 (Składki na ubezpieczenia społeczne) 7 729,80 zł, 4120 (Składki na Fundusz Pracy) 1 084,68 zł, 4140 (Wpłaty na PFRON) 1 207,02 zł, 4210 (Zakup materiałów i wyposażenia) ,12 zł, 4300 (Zakup usług pozostałych) 9 156,00 zł, 4400 (Odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych) 2 461,34 zł, września 2016 r. wydatki wynosiły ogółem ,07 zł w następujących paragrafach: 3110 (Świadczenia społeczne) ,80 zł, 4010 (Wynagrodzenia osobowe pracowników) ,59 zł, 4110 (Składki na ubezpieczenia społeczne) 9 094,51 zł, 4120 (Składki na Fundusz Pracy) 1 276,18 zł, 4140 (Wpłaty na PFRON) 1 512,96 zł, 4210 (Zakup materiałów i wyposażenia) ,83 zł, 4300 (Zakup usług pozostałych) ,20 zł, 4400 (Odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych) 3 282,00 zł. Wg stanu na dzień 30 września 2016 r. w dyspozycji OPS pozostawało ,93 zł wolnych środków. Powyższe wielkości wydatków są również potwierdzone w sprawozdaniach Rb-50 oraz Rb-28S sporządzonych przez UMiG Konstancin-Jeziorna. W trakcie kontroli stwierdzono, że powyższe wielkości były zgodne z zapisami w urządzeniach księgowych OPS w Konstancinie-Jeziornej. /akta kontroli str sprawozdania Rb-50 UMiG za drugi kwartał 2016 r.; sprawozdania Rb-50 OPS za drugi i trzeci kwartał 2016 r.; sprawozdanie RB-28S UMiG na 30 czerwca 2016 r.; sprawozdania RB-28S OPS na: 30 czerwca, 31 lipca, 31 sierpnia i 30 września 2016 r.; rozliczenie pozostałości środków na dzień 30 września 2016 r./ Przedstawiając powyższe ustalenia informuję, że realizację zadania w przedmiocie organizacji zadania, rzetelności sporządzonych sprawozdań z realizacji programu oraz szacowania wysokości 15

16 dotacji na wypłatę świadczeń wychowawczych ocenia się pozytywnie z nieprawidłowościami. Prawidłowość wykorzystania dotacji przekazanej z budżetu Wojewody na pokrycie wydatków związanych z realizacją płatności świadczeń wychowawczych w rozdziale ocenia się pozytywnie. Przedstawiając powyższe ustalenia zobowiązuję Pana Burmistrza do podjęcia działań w celu wyeliminowania ustalonych nieprawidłowości, a w szczególności do: 1. Zapewnienia rzetelnego sporządzania sprawozdań z realizacji programu oraz ewidencjonowania wniosków o przyznanie świadczenia wychowawczego i decyzji administracyjnych w przedmiotowym zakresie. 2. Zapewnienia procesu szacowania zapotrzebowania na dotację niezbędną do realizacji programu Rodzina 500 plus w sposób uwzględniający zasady określone w art. 44 ustawy o finansach publicznych oraz dokumentowania tego procesu. 3. Przechowywania kopii zatwierdzonych przez kierownika Ośrodka przed ich przekazaniem do Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego sprawozdań, dokumentów księgowych, kadrowych i innych, w tym pochodzących z systemu dziedzinowego do obsługi świadczeń wychowawczych (na dzień sporządzania sprawozdania), stanowiących podstawę ujęcia danych w sprawozdaniach. 4. Dokonania zwrotu na rachunek dochodów budżetu państwa kwoty w wysokości 1 782,95 zł pozyskanej z tytułu oprocentowania rachunków bankowych UMiG oraz OPS, na których przechowywane były środki dotacji na realizację zadania. Ponadto należy podjąć pilne działania w celu pogłębienia przez kadrę zaangażowaną w realizację zadania znajomości obsługi systemu dziedzinowego programu Świadczenia Wychowawcze. Z uwagi na złożenie wniosku do GIODO o rejestrację zbioru danych świadczeniobiorców Programu Rodzina 500 plus odstępuje się od wydania zalecenia pokontrolnego w przedmiotowym zakresie. Zgodnie z art. 52 ust. 5 ustawy o kontroli w administracji rządowej kierownik jednostki kontrolowanej w terminie 3 dni roboczych od dnia otrzymania sprawozdania z kontroli ma prawo przedstawić do niego stanowisko. Nie wstrzymuje to realizacji ustaleń kontroli. 16

17 Jednocześnie na podstawie art. 49 ww. ustawy zobowiązuję Pana Burmistrza do przekazania, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego sprawozdania, pisemnej informacji o sposobie wykonania zaleceń, wykorzystania wniosków pokontrolnych lub przyczynach ich niewykorzystania albo o innym sposobie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości. Z up. WOJEWODY MAZOWIECKIEGO Marcin Wodziński Zastępca Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej Do wiadomości: Pani Ewa Michalska Kierownik Ośrodka Pomocy Społecznej ul. Rycerska Konstancin-Jeziorna 17