Nowoczesna Administracja FlowER Urząd System Obiegu Dokumentów i Realizacji Spraw BIATEL SA I n t e g r a t o r T e l e i n f o r m a t y c z n y
FlowER Urząd FlowER to system umożliwiający automatyzację przepływu informacji oraz kompleksowe zarządzanie dokumentami w ramach organizacji. Pozwala na szybki dostęp zarówno do aktualnych wersji dokumentów jak i wersji wcześniejszych a także dba o terminowość załatwiania spraw z nimi związanych. Zapewnia sprawną dystrybucję i dekretację dokumentów oraz rejestruje drogę ich obiegu. Tworzy centralną bazę dokumentów w postaci elektronicznej, zapewniając prosty i szybki dostęp z gwarancją aktualności. FlowER zapewnia znaczne obniżenie kosztów przechowywania oraz zarządzania dokumentami i sprawami. Podstawowe funkcje FlowER FlowER pozwala na jednolite ujęcie tradycyjnych oraz nowych postaci korespondencji (list, rozmowa telefoniczna, faks, poczta elektroniczna). Umożliwia porządkowanie informacji według kategorii, źródła pochodzenia, chronologii itp. Można także definiować raporty pozwalające na analizę danych zgromadzonych w bazie dokumentów. Rejestracja korespondencji wchodzącej: Przechowywanie pism i załączników w dowolnych formatach. Obróbka graficzna wielostronicowych skanów pism. Podgląd i wydruk dziennika korespondencji. Dekretacja pism przez uprawnionych użytkowników. Flower posiada możliwość integracji z Rejestracja pism w aktach sprawy zewnętrznymi systemami informatycznymi poprzez wykorzystanie usług sieciowych WebServices i protokołu SOAP. Możliwe jest też opracowanie interfejsów komunikacyjnych dedykowanych do integracji z systemami dziedzinowymi, nie posiadającymi możliwości komunikacji poprzez usługi sieciowe. Wdrożenie oprogramowania zarządzania obiegiem dokumentów upraszcza zarządzanie organizacją, m. in. dzięki wprowadzeniu: centralnej bazy korespondentów, centralnej bazy dokumentów, jednolitej numeracji dokumentów, automatycznej numeracji akt spraw (wg RWA). automatyczna numeracja zgodnie z Instrukcją Kancelaryjną i RWA. Możliwość określania charakteru pisma oraz sposobu załatwienia. Obsługa projektów odpowiedzi brudnopisów. Obieg pism wewnętrznych. Rejestrowanie spraw z Urzędu. System zastępstw. Obsługa Rzeczowego Wykazu Akt. Obsługa zwrotek. Obsługa rejestrów. Obsługa szablonów pism. Konfiguracja ścieżek dekretacji i akceptacji pism. Generowanie wykazów i raportów. Główne zalety systemu: Podpis elektroniczny zgodny z ustawą. Efektywność - automatyzacja powoduje przyspieszenie obsługi spraw, zwłaszcza typowych. Ciągła kontrola i nadzór nad stanem każdej sprawy umożliwia wychwycenie pism przeterminowanych oraz zapobiega zagubieniu pisma. Rejestracja działań wszystkich osób związanych z daną sprawą stanowi naturalną motywację do rzetelnej pracy. Oszczędność czasu - zarządzanie i archiwizacja postaci elektronicznej dokumentów jest prostsza i szybsza od zarządzania archiwami papierowymi. Poza tym zdecydowane upraszcza procedury poszukiwania dokumentów i przesyłania informacji. Według różnych analiz wynika, że jest to oszczędność od 20 do 40 % czasu pracy, który może zostać wykorzystany na angażowanie się w rzeczywiste działanie, co zwiększa produktywność pracowników. Wspomaganie zarządzania jakością - system przechowuje dane o osobach prowadzących sprawy oraz datach ich załatwiania. W prosty sposób umożliwia zarządzanie wersjami dokumentów. Jest niezastąpionym narzędziem przy wprowadzaniu i utrzymaniu norm serii ISO 9000.
Interfejs programu FlowER. Zarządzanie informacją - centralna baza umożliwia tworzenie różnego typu analiz, raportów i zestawień. Umożliwia także podgląd historii przepływu dokumentów. Cele wdrożenia systemu obiegu Cyfrowy Urząd dokumentów: Oprogramowanie FlowER jest częścią systemu Rejestracja i uporządkowanie Cyfrowego Urzędu realizującego wdrożenie idei dokumentów przejście na obsługę Społeczeństwa Informacyjnego, a więc wykorzys- dokumentów elektronicznych. tania nowoczesnych metod komunikacji pomiędzy Organizacja dokumentów RWA i teczki interesantami a podmiotami publicznymi (w tym spraw. Elektronicznej Skrzynki Podawczej). Oprócz Nadzór nad przebiegiem spraw. oprogramowania FlowER w skład Cyfrowego Urzędu wchodzą: Ułatwienie pracy urzędników eboi Elektroniczne Biuro Obsługi wyszukiwanie dokumentów, spójne Interesanta - witryna internetowa, realizująca zasady pracy. zadania Elektronicznej Skrzynki Podawczej oraz Kontrola pracy. udostępniająca informacje o sprawach Przygotowanie do wdrożenia realizowanych w Urzędzie. Elektronicznej Skrzynki Podawczej Serwer eurzędu podstawowy element sys temu, oparty o rozwiązanie serwera komunikacyjnego Biatel Systems Communication Server (Biatel SCS); realizuje zadania serwera przekazywania dokumentów i komunikatów pomiędzy interesantami, a urzędami; pozwala wszyst kim komponentom Cyfrowego Urzędu na stabilną i bezpieczną komunikację. SmartSite system CMS pozwalający na uruchomienie samorządowych portalu informacyjnych oraz realizujący zadanie prowadzenia Biuletynu Informacji Publicznej. Podstawowe funkcje systemu Cyfrowego Urzędu to:
Dostęp do opisów procedur urzędowych i ich źródeł prawnych, które mają za zadanie wspomóc szczególnie te obszary pracy urzędów, które nie dadzą się w pełni przenieść na platformę elektroniczną. Umożliwienie interesantom pobierania wzorów dokumentów, potrzebnych do załatwiania różnych spraw. Dostęp do formularzy elektronicznych, które wspomogą użytkowników w ich prawidłowym wypełnieniu i wysłaniu do właściwego urzędu (realizacja elektronicznej skrzynki podawczej). Proste i szybkie załatwianie spraw, które z racji swej natury można w całości lub w części przenieść ma platformę elektroniczną. Bezpieczeństwo i identyfikowalność przekazywanych danych, szczególnie wniosków i wydawanych decyzji. Elektroniczne Biuro Obsługi Interesanta jest aplikacją internetową realizującą funkcje Elektronicznej Skrzynki Podawczej. eboi umożliwia jednoczesną obsługę wielu różnych podmiotów. Podstawowe funkcje, które udostępnia eboi to: 1. Przeglądanie spraw - została tu umieszczona wyszukiwarka spraw możliwych do załatwiania w Cyfrowym Urzędzie. Każda sprawa jest opisana przez tzw. kartę informacyjną, zawierającą szczegółowe dane na temat sposobu załatwiania tej sprawy oraz ew. wzory formularzy. 2. Formularze wniosków on-line powiązane z kartami informacyjnymi automatycznie generowane formularze wniosków, ułatwiające wypełnienie, podpisanie elektroniczne i wysłanie do odpowiedniego urzędu. 3. Stan sprawy funkcje pozwalające na sprawdzenie stanu realizacji spraw, które zostały zgłoszone przy użyciu Cyfrowego Urzędu wraz z dostępem do pisma odpowiedzi z urzędu. 4. Personalizacja wszystkie funkcje eboi dostosowują się do profilu użytkownika, np. podsuwając mu listę spraw realizowanych w urzędach, których kompetencje dotyczą jego miejsca zamieszkania. Aplikacja konsoli administracyjnej eboi pozwala na tworzenie oraz zarządzania kartami informacyjnymi (opisy spraw realizowanych przez podmiot, który używa eboi), formularzami wniosków oraz rejestrem interesantów, korzystających z systemu. Serwer eurzędu jest rozwinięciem oprogramowania Biatel SCS. Zostało ono rozszerzone o funkcje zarządzania zbiorami kart informacyjnych i formularzy, bazą interesantów oraz przekazywania dokumentów przesyłanych pomiędzy interesantami a podmiotami, które korzystają z eboi (np. jednostkami samorządowymi). komunikacja z intreresantem eboi komunikacja pomiędzy elementami zystemu SCS FlowER realizacja spraw zarządzanie systemem SCS Administracja Struktura elementów Cyfrowego Urzędu.
Biatel Systems Communication Server jest platformą komunikacyjną opracowaną do realizacji wymiany danych pomiędzy różnorodnymi i rozproszonymi systemami informatycznymi. Biatel SCS pozwala na przekazywanie pomiędzy nimi dokumentów (plików binarnych, tekstowych oraz struktur danych), komunikatów (np. sterowanie, powiadamianie o zdarzeniach) oraz danych (np. synchronizacja rejestrów). Biatel SCS został opracowany jako rozwiązanie skalowane i pewne. Można dzięki niemu zrealizować połączenie dowolnej ilości lokalnych i zdalnych systemów informatycznych przy pomocy pojedynczej instalacji SCS i implementacji szeregu interfejsów komunikacyjnych. SCS pozwala też na translację przekazywanych wiadomości, poprzez wsparcie dla mechanizmu rozszerzeń i filtrów. Biatel SCS pozwala na skalowanie wdrożenia, poprzez instalację kolejnych węzłów SCS. Każdy węzeł jest autonomiczny i może pracować samodzielnie, przekazując wiadomości i dane pomiędzy podłączonymi do niego systemami. Można też przekazywać dane pomiędzy systemami podłączonymi do różnych serwerów SCS. Dane są wtedy przekazywane pomiędzy odpowiednimi węzłami. Biatel SCS gwarantuje dostarczenie wiadomości do adresata zawiera bufory przechowujące przekazywane wiadomości i dane oraz mechanizmy podejmowania prób skomunikowania się z niedostępnymi w danej chwili klientami. W przypadkach niemożliwości dostarczenia przesyłki pozwala na poinformowanie o tym nadawcę. Wersje systemu FlowER Oprogramowanie FlowER dostępne jest w dwóch podstawowych wersjach: oprogramowanie przeznaczone do urzędów administracji samorządowej i rządowej (FlowER Urząd) - to wersja systemu dostosowana do specyfiki pracy urzędów administracji samorządowej; oprogramowanie do obsługi przepływu informacji niejawnych (FlowER SWIN) - jest to wersja dostosowana do przechowywania oraz przepływy informacji niejawnych; Biatel S.A. oferuje również opracowanie dedykowanych rozwiązań oprogramowania FlowER, uwzględniających: zmianę każdego aspektu działania systemu, rozszerzanie jego funkcjonalności, integrację z systemami klienta, utrzymywanie linii rozwojowej pod klienta. Wdrożenia W 2007 roku Biatel S.A. zakończył program wdrażania systemu FlowER w blisko 100 Jednostkach Samorządu Terytorialnego na terenie Województwa Podlaskiego. Wdrożenie obejmowało między innymi Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego, Urzędy Miast Białegostoku, Łomży i Suwałk oraz ponad 90 innych urzędach gminnych, powiatowych i miejskich. Łącznie wdrożenie dotyczyło około 2500 stanowisk pracy.
BIATEL SA Integrator Teleinformatyczny Biatel Spółka Akcyjna wiodący dostawca i integrator w dziedzinie rozwiązań IT oferuje kompleksowe rozwiązania nowoczesnych i zintegrowanych systemów informatycznych, przeznaczonych dla samorządów i administracji publicznej. Rozwiązania te pozwalają na realizację koncepcji e-administracji oraz spełnienie ustawowych wymagań, nakładanych na jednostki realizujące zadania publiczne. Biatel S.A. oferuje między innymi systemy wspierające zarządzanie dokumentami i sprawami, realizujące funkcje Elektronicznej Skrzynki Podawczej, Biuletynu Informacji Publicznej oraz portali internetowych. Centrala Budynek METROPOLITAN Plac Piłsudskiego 1 00-078 Warszawa tel.: +48 22 59 77 777 fax: +48 22 59 77 779 http://www.biatel.pl e-mail: biatel@biatel.pl Departament Informatyki ul. Ciołkowskiego 2/2 15-245 Białystok tel.: +48 85 74 59 960 fax: +48 85 74 59 961 e-mail: dit@biatel.com.pl NIP: 542-00-03-893 Regon: 050208552 KRS: 0000021787 Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego Kapitał zakładowy: 20 000 400,00 zł Kapitał zakładowy wpłacony: 20 000 400,00 zł ISO 9001:2000 AQAP 2110:2003 WSK Koncesje MSWiA