Najczęściej popełniane błędy podczas realizacji i rozliczania projektów Ewa Szmelter Kierownik Sekcji Kontroli Gdańsk, 27 maja 2010 r. Schemat procesu przeprowadzenia kontroli u Beneficjenta Przesłanie pisma do Beneficjenta, informującego o planowanej kontroli z podaniem daty i zakresu jaki będzie obejmowała. Kontrola przeprowadzana jest na podstawie pisemnego upowaŝnienia. Czynności kontrolne przeprowadzane są z zachowaniem zasady dwóch par oczu. Kontrolę przeprowadza się w siedzibie Beneficjenta, w miejscu realizacji projektu, lub na podstawie uwierzytelnionej kopii dokumentów w siedzibie IP II w zaleŝności od decyzji Zespołu Kontrolującego, Sporządzenie informacji pokontrolnej wraz z ewentualnymi zaleceniami pokontrolnymi. Przesłanie do Beneficjenta w/w informacji pokontrolnej. Podpisanie przez Beneficjenta informacji pokontrolnej bądź odmowa podpisania informacji pokontrolnej wraz z podaniem uzasadnienia odmowy. Odesłanie przez Beneficjenta informacji pokontrolnej (podpisanej bądź niepodpisanej) Rozpatrzenie uwag i zastrzeŝeń (w przypadku niepodpisania informacji pokontrolnej) Sporządzenie informacji pokontrolnej końcowej.. 1
W trakcie kontroli Zespół Kontrolujący sprawdza m.in.: realizację projektu pod względem merytorycznym, rzeczowym i finansowym, zgodność faktycznej realizacji projektu z zapisami wniosku o dofinansowanie oraz umowy o dofinansowanie projektu, prawdziwość i prawidłowość poniesienia wydatków w ramach projektu, wywiązywanie się beneficjenta z obowiązków wynikających z zawartej umowy o dofinansowanie projektu, stosowanie przez beneficjenta obowiązujących przepisów prawa, w tym zasad pomocy publicznej i zamówień publicznych, występowanie podwójnego finansowania wydatków. W zakres kontroli wchodzi równieŝ: weryfikacja załączonej do wniosków o płatność dokumentacji z oryginałami dokumentów, kontrola kwalifikowalności VAT, kontrola prawidłowości stosowania przepisów o pomocy publicznej, ocena realizacji projektu zgodnie z przepisami prawa krajowego i wspólnotowego, Potwierdzenie, Ŝe przedkładane przez Beneficjenta dokumenty mają odzwierciedlenie w rzeczywistości. 2
Beneficjent zobowiązany jest: 1. poddać się kontroli w zakresie prawidłowości realizacji Projektu w terminie do 31.12.2020r. (zgodnie z 13 ust.1 umowy o dofinansowanie). 2. do stosowania się do zaleceń wydanych na podstawie przeprowadzonej kontroli. 3. do zapewnienia kontrolującym wglądu we wszystkie dokumenty związane z realizacją Projektu, przez cały okres ich przechowywania, tj. 31.12.2020r. (zgodnie z 13 ust.2 umowy o dofinansowanie), a takŝe do tworzenia w celu przekazania uprawnionej instytucji ich uwierzytelnionych kopii, odpisów i wyciągów. 4. do zapewnienia kontrolującym pełnego dostępu do rzeczy, materiałów, obiektów, urządzeń, terenów i pomieszczeń w których realizowany jest projekt. 5. do obecności podczas kontroli osób, które udzielą wyjaśnień na temat wydatków, realizacji i pozostałych zagadnień związanych z realizacją Projektu. Kontrola wyboru ofert w trakcie realizacji projektu: Zgodnie z 11 umowy o dofinansowanie projektu Beneficjent jest zobowiązany do dokonania zakupów w sposób: - celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania załoŝonych efektów przy jak najniŝszej kwocie wydatku; - w sposób umoŝliwiający terminową realizację Projektu; - w wysokości i terminach wynikających z zaciągniętych zobowiązań. W sytuacji, gdy zamówienie przekracza kwotę 50.000,00 złotych Beneficjent jest zobowiązany do: - przedłoŝenia co najmniej trzech konkurencyjnych ofert od róŝnych podmiotów lub pisemnych protokołów z negocjacji handlowych (podpisanych przez obydwie strony) lub innych dokumentów potwierdzających spełnienie wymogów 11ust 8-10; 3
Zawartość oferty: Oferty powinny zawierać co najmniej: datę sporządzenia oferty, okres związania ofertą (okres obowiązywania oferty), dane oferenta, opis przedmiotu zakupu (porównywalne dane, np. parametry techniczne/specyfikacje usługi które umoŝliwią rzetelne porównanie ofert), proponowaną cenę, oraz inne informacje, których zaŝąda nabywca np. warunki płatności, termin dostawy, długość gwarancji. Beneficjent winien dostarczyć: Protokół (wyjaśnienie) z wyboru najkorzystniejszej oferty musi zawierać co najmniej: datę sporządzenia, kryteria wyboru, zestawienie porównywanych ofert, wskazanie wybranej oferty i podpis beneficjenta. W sytuacjach w których cena nie jest jedynym kryterium wyboru naleŝy dopilnować, aby istotne dla nabywcy przy wyborze cechy miały odzwierciedlenie we wszystkich ofertach. Oferty na trzy podobne urządzenia (np. róŝnych producentów) uzyskane od jednego sprzedawcy nie są traktowane jako konkurencyjne. Niedozwolone jest takie dzielenie zamówienia aby ominąć zapis 11ust. 10 umowy o dofinansowanie projektu. 4
W przypadku, gdy zamówienie dotyczy towarów lub usług, które mogą być zakupione z powodów obiektywnych tylko od jednego podmiotu np. zakup know how, dopuszcza się zamiast przedstawiania ofert konkurencyjnych, przedstawienie wyceny wartości zamówienia przez biegłego rzeczoznawcę. Kontrola przebiegu etapów procesu budowlanego w projekcie Podczas kontroli na miejscu realizacji projektu weryfikowane są: Zgłoszenie robót budowlanych, Pozwolenie na budowę/pozwolenia zamienne, Zgłoszenie rozpoczęcia prac budowlanych, Dokumentacja techniczna, Dziennik budowy, Zgłoszenie zakończenia prac budowlanych, Pozwolenie na uŝytkowanie obiektu budowlanego, instalacji itp.. 5
cd. kontroli przebiegu etapów procesu budowlanego w projekcie W przypadku wątpliwości co do zgodności przeprowadzonych prac z przepisami ustawy prawo budowlane, Beneficjent będzie zobowiązany do dostarczenia opinii odpowiedniego organu administracji budowlanej, o wykonaniu prac zgodnie z przepisami ustawy prawo budowlane. Kontrola projektu w zakresie procedury oceny oddziaływania na środowisko Podczas kontroli weryfikowana jest: Poprawność procedury przeprowadzonego postępowania oceny oddziaływania na środowisko w przypadku znaczącego odstępstwa od zatwierdzonego projektu budowlanego lub w przypadku znaczącego odstępstwa od zatwierdzonych warunków pozwolenia na budowę. Poprawność procedury przeprowadzonego postępowania oceny oddziaływania na środowisko w przypadku znaczącego odstępstwa od zatwierdzonego przez ARP SA projektu na który Beneficjent uzyskał dofinansowanie. 6
Kontrola projektu w zakresie procedury oceny oddziaływania na środowisko W przypadku, gdy przedsięwzięcie wpisuje się w zał. nr I lub II Dyrektywy Rady w sprawie oceny skutków wywieranych przez niektóre przedsięwzięcia publiczne i prywatne na środowisko naturalne lub jest przedsięwzięciem kwalifikowanym na podstawie Rozporządzenia RM w sprawie określenia rodzajów przedsięwzięć mogących znacząco oddziaływać na środowisko oraz szczegółowych uwarunkowań związanych z kwalifikowaniem przedsięwzięcia do sporządzenia raportu o oddziaływaniu na środowisko, a Beneficjent dokonał: - znaczącego odstępstwa od zatwierdzonego projektu budowlanego lub w przypadku znaczącego odstępstwa od zatwierdzonych warunków pozwolenia na budowę, - znaczącego odstępstwa od zatwierdzonego przez ARP SA projektu na który Beneficjent uzyskał dofinansowanie Podczas kontroli weryfikowana będzie dokumentacja związana z ponownym przeprowadzeniem postępowania OOŚ. Kontrola ewidencji księgowej Podczas kontroli weryfikowane są: - oryginały faktur/ faktur korygujących/not księgowych; - potwierdzenia zapłaty tj. wyciągi bankowe/potwierdzenia dokonania przelewu /dokumenty KP; - ewidencja środków trwałych a w sytuacji, kiedy odrębne przepisy nie zobowiązują go do prowadzenia takiej ewidencji uproszczonego rejestru środków trwałych; - ewidencja księgowa tj. zapisy w księgach handlowych/ księdze przychodów i rozchodów 7
cd. kontrola ewidencji księgowej Zgodnie z 9 ust. 3 Beneficjent zobowiązuje się do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej, dotyczącej realizacji Projektu zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz w sposób przejrzysty, umoŝliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych i bankowych przeprowadzonych dla wszystkich wydatków w ramach Projektu. cd. kontrola ewidencji księgowej W związku z powyŝszym Beneficjenci winni prowadzić wyodrębnione konta analityczne (w sytuacji, gdy są oni zobowiązani do prowadzenia ksiąg handlowych) lub wyodrębnioną na potrzeby projektu ewidencję księgową (w sytuacji, gdy nie są oni zobowiązani do prowadzenia ksiąg handlowych). 8
Płatności gotówkowe: Wobec wątpliwości, które moŝe rodzić zapis art.22 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej nie rekomenduje się stosowania płatności gotówkowych. Rozbijanie kwoty wynikającej z dokonanej transakcji na kilka płatności (np. kilka faktur lub rachunków) nie powoduje ominięcia kwoty progowej. Zgodnie z 6 ust. 6 umowy o dofinansowanie płatności gotówkowe przy transakcjach powyŝej określonego w przepisach progu nie będą podlegały refundacji. Kontrola osiągnięcia wskaźników projektu Beneficjent w ramach projektu zobowiązał się do osiągnięcia wskaźników produktu i rezultatu. Wobec powyŝszego podczas kontroli dokonuje się weryfikacji stopnia ich realizacji. Beneficjent podczas kontroli winien przedłoŝyć dokumenty potwierdzające wywiązanie się ze wskazanych we wniosku o dofinansowanie wskaźników. 9
Najczęściej popełniane błędy UWAGA Kwalifikowalność wydatków co do zasady liczona jest po dniu złoŝenia wniosku o dofinansowanie projektu. Zakupy w ramach projektu dokonane przez beneficjenta po dacie zakończenia realizacji projektu uznawane będą jako koszt niekwalifikowany. NaleŜy zwrócić szczególną uwagę na zapisy umowy o dofinansowanie realizacji projektu w odniesieniu do stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych. Płatności gotówkowych naleŝy dokonywać zgodnie z zapisami ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. Poziom realizacji wskaźników zapisanych we wniosku na dofinansowanie projektu powinien zostać osiągnięty w terminie załoŝonym we wniosku o dofinansowanie projektu Dziękuję za uwagę Ewa Szmelter Kierownik Sekcji Kontroli Tel. 58 3233274 Adres e-mail: ewa.szmelter@arp.gda.pl 10