Zasady rozliczania projektów w Poddziałaniu "Mikroprzedsiębiorstwa"

Transkrypt

1 Zasady rozliczania projektów w Poddziałaniu "Mikroprzedsiębiorstwa" Alicja Młyńska Samodzielny specjalista Zespół ds. płatności i sprawozdań 1.1 RPO WP Regionalna Instytucja Finansująca Gdańsk, 28/07/2011

2 Dokumenty kluczowe dla prawidłowej realizacji projektu: Uszczegółowienie RPO WP ; Przewodnik Beneficjenta RPO WP dla Działań wraz z załącznikami, a w szczególności Wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków w ramach działań RPO WP ; Umowa o dofinansowanie Projektu; Instrukcja wypełniania Wniosku Beneficjenta o płatność Poradnik Beneficjenta RPO WP (zakładka Fundusze Europejskie); Wytyczne i interpretacje umieszczane na stronie (Fundusze Europejskie/Aktualności dla Beneficjentów).

3 Zanim zaczniemy wydawać pieniądze Należy dokładnie i rzetelnie zapoznać się z dokumentami kluczowymi dla realizacji projektu. Należy starannie i w sposób przemyślany skonstruować harmonogram rzeczowo-finansowy, a projekt realizować ściśle z jego zapisami. W sytuacji gdy niemożliwa jest realizacja projektu zgodnie z harmonogramem rzeczowo-finansowym należy niezwłocznie skontaktować się z pracownikami ARP S.A. w celu omówienia możliwości wprowadzenia zmian w harmonogramie.

4 Harmonogram rzeczowo - finansowy

5 Harmonogram rzeczowo-finansowy Sporządzany jest w formacie Excel na wzorze dostępnym na stronie internetowej Przedkładany jest w wersji papierowej w 2 egzemplarzach i w wersji elektronicznej w formacie Excel; Wersje papierowe powinny zostać podpisane przez osobę upoważnioną z oznaczeniem daty; Jest zgodny z zaakceptowanym przez ARP S.A. wnioskiem o dofinansowanie.

6 Harmonogram rzeczowo-finansowy Wydatki bieżące (szkolenia) należy ująć w osobnym Działaniu; W przypadku, gdy w projekcie przewidziano zarówno budowę/przebudowę/rozbudowę jak i zakup maszyn/ urządzeń/ wyposażenia należy wydatki związane z budową ująć w jednym Działaniu natomiast wydatki związane z zakupem maszyn/urządzeń/ wyposażenia w osobnym Działaniu; Wydatki ujęte w jednym Działaniu można podzielić na Poddziałania; Każdą instalację (np.: elektryczną, wod-kan) należy ująć w osobnym Poddziałaniu.

7 Harmonogram rzeczowo-finansowy W przypadku zakupu maszyn/urządzeń wraz z ich montażem/ instalacją należy w opisie kosztów kwalifikowalnych dopisać zakup+montaż/ instalacja, a za jednostkę miary przyjąć komplet; Jeśli planuje się zakup materiałów budowlanych i usług od różnych podmiotów gospodarczych należy w opisie kosztów kwalifikowalnych dopisać materiał+usługa, a za jednostkę miary przyjąć komplet (dot. projektów, w których występują wydatki dotyczące budowy); Jeśli na jedno urządzenie składa się kilka elementów tworzących razem integralną całość za jednostkę miary należy przyjąć komplet.

8 Wniosek o płatność

9 Rodzaje wniosków o płatność: Wniosek o płatność pośrednią: - wniosek dot. wyłącznie przebiegu realizacji projektu (obejmuje część ogólną i sprawozdawczą), - wniosek obejmujący część ogólną, sprawozdawczą jak i finansową; Wniosek o płatność końcową. Wniosek o płatność zaliczkową.

10 Rozliczanie wydatków: Beneficjent przedkłada wniosek o płatność pośrednią raz na trzy miesiące. Pierwszy wniosek o płatność Beneficjent ma obowiązek złożyć w terminie trzech miesięcy licząc od dnia podpisania umowy. Wniosek o płatność końcową Beneficjent ma obowiązek złożyć w ciągu 30 dni od dnia zakończenia realizacji projektu.

11 Przygotowanie wniosku o płatność w Generatorze Wniosków o Płatność MSP: Niezwłocznie po podpisaniu umowy o dofinansowanie projektu ARP SA przesyła, na adres wskazany we wniosku o dofinansowanie, plik inicjujący. Ze strony należy pobrać aktualną wersję Generatora Wniosków o Płatność (Fundusze Europejskie/RPO WP /Generator Wniosków o Płatność MSP). Wniosek o płatność należy przygotować w Generatorze Wniosków o Płatność za pomocą przesłanego przez ARP SA pliku inicjującego.

12 Przed przystąpieniem do wypełniania wniosku o płatność należy: Sprawdzić czy używana wersja Generatora Wniosków o Płatność jest aktualna; Zapoznać się z Instrukcją wypełniania wniosków o płatność.

13 Przygotowanie wniosku o płatność w Generatorze Wniosków o Płatność MSP: Po wypełnieniu wniosku o płatność w GWP należy zweryfikować jego kompletność poprzez funkcję walidacji; Wniosek należy przedłożyć w wersji papierowej (1 egzemplarz) oraz w wersji elektronicznej(wersja GWP oraz PDF); Wersja papierowa wniosku o płatność powinna zostać podpisana przez osobę upoważnioną z oznaczeniem miejscowości i daty, a podpis powinien zostać opatrzony imienna pieczęcią; Po wydrukowaniu wniosku o płatność należy zweryfikować zgodność sumy kontrolnej wersji papierowej z wersją elektroniczną.

14 Podstawowe załączniki do wniosku o płatność: Poświadczone za zgodność z oryginałem kopie faktur/innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej potwierdzające dokonanie wydatków kwalifikowalnych. Informacja o zasadach ujętych w polityce rachunkowości lub metodologii stosowanej do rozliczeń związanych z transakcjami walutowymi. Poświadczone za zgodność z oryginałem kopie dokumentów potwierdzających odbiór/wykonanie prac gdy dokumenty te są wymagane przepisami prawa lub umową z wykonawcą/dostawcą.

15 Podstawowe załączniki do wniosku o płatność: Poświadczone za zgodność z oryginałem kopie wyciągów z rachunku bankowego beneficjenta przedstawiające dokonane operacje bankowe lub kopie przelewów bankowych wygenerowanych elektronicznie. W przypadku zakupu urządzeń, które nie zostały zamontowane poświadczone za zgodność z oryginałem kopie protokołów odbioru urządzeń, przyjęcia na magazyn z podaniem ich miejsca składowania. Poświadczone kopie dokumentów potwierdzających realizację projektu lub jego części zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie (np. dyplomy, certyfikaty, dokumenty ofertowe).

16 Podstawowe załączniki do wniosku o płatność: W przypadku zakupu środków trwałych - ewidencja środków trwałych, a w sytuacji, kiedy odrębne przepisy nie zobowiązują Beneficjenta do prowadzenia takiej ewidencji, uproszczony rejestr środków trwałych. W przypadku zakupu sprzętu oświadczenie nowe/używane. W przypadku zakupu sprzętu używanego deklaracja sprzedającego określająca pochodzenie sprzętu wraz z oświadczeniem Beneficjenta. W przypadku projektów, w których VAT jest kosztem kwalifikowalnym, wraz z pierwszym wnioskiem o płatność składanym w danym roku, należy przedkładać oświadczenie o kwalifikowalności podatku VAT wraz z zaświadczeniem właściwego urzędu skarbowego o statusie podatnika VAT.

17 Załączniki do wniosku o płatność: Zgodnie z umową o dofinansowanie Beneficjent jest zobowiązany do przedłożenia, na żądanie pracowników ARP S.A. wszelkich dokumentów związanych z realizacją projektu. Jeżeli beneficjent nie złoży żądanych dokumentów po dwukrotnym wezwaniu przez ARP S.A. może to skutkować niekwalifikowalnością przedmiotowego wydatku, a nawet rozwiązaniem umowy.

18 Płatności gotówkowe: W przypadku dokonywania płatności gotówkowych nie wystarczy adnotacja na dokumencie księgowym - forma płatności - gotówka. Dokonanie zapłaty musi być poświadczone jednoznacznie, np. poprzez zapis zapłacono gotówką, pozostało do zapłaty 0,00 zł lub przedłożenie dokumentu kasowego(kp).

19 Płatności gotówkowe Regionalny Program Operacyjny Wobec wątpliwości, które może rodzić zapis art. 22 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej(dz. U. z 2004 r., Nr 173, poz. 1807) NIE REKOMENDUJE SIĘ STOSOWANIA PŁATNOŚCI GOTÓWKOWYCH. Rozbijanie kwoty wynikającej z dokonanej transakcji na kilka płatności (np. kilka faktur lub rachunków)nie powoduje ominięcia kwoty progowej. Płatności gotówkowe przy transakcjach powyżej określonego w przepisach progu nie będą podlegały refundacji.

20 Płatności gotówkowe Regionalny Program Operacyjny Zgodnie z art. 22 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej transakcje stanowiące w PLN równowartość 15 tyś Euro powinny być dokonywane za pośrednictwem systemu bankowego. Jeśli Beneficjent podpisał z kontrahentem umowę, kwotą transakcji jest kwota umowy, nie kwota poszczególnych faktur/ rachunków wystawionych na mocy tej umowy, kwota poszczególnych przelewów dokonanych na jego konto. Jeśli przeprowadzono ofertowanie, kwotą transakcji jest kwota wybranej oferty, nie kwota poszczególnych faktur/ rachunków wystawionych przez oferenta (kontrahenta), kwota poszczególnych przelewów dokonanych na jego konto.

21 Transakcje dokonywane w walutach obcych: W tabeli 15 wniosku należy ująć fakturę zagraniczną. Do w/w faktury należy załączyć fakturę wewnętrzną jeśli jest wymagana przepisami oraz tabele dokumentujące zastosowane kursy waluty. Należy przedłożyć politykę rachunkowości, a jeżeli beneficjent nie jest zobowiązany do jej posiadania odrębnymi przepisami należy przedłożyć oświadczenie o przyjętej przez przedsiębiorstwo metodologii stosowanej do wyliczenia kosztu rzeczywistego oraz wartości dokumentu w celu ujęcia go w księgach. Do wszystkich transakcji należy stosować tę samą metodę przeliczania określoną w w/w dokumentach.

22 W opisie dokumentu księgowego wyrażonego w walucie obcej należy wskazać: kurs średni NBP, po którym dokonano wyliczenia kosztu księgowego, datę jego obowiązywania i nr tabeli kursu waluty; wysokość kosztu zarachowanego po przeliczeniu na złote wg kursu średniego ogłaszanego przez NPB; kurs, po którym dokonano faktycznej wyceny, datę jego obowiązywania i nr tabeli kursu waluty; wysokość faktycznie poniesionego wydatku.

23 Transakcje powyżej ,00 zł: Beneficjent zobowiązany jest do przedłożenia: - co najmniej trzech konkurencyjnych ofert od różnych podmiotów potwierdzających spełnienie wymogów zapisanych w Przewodniku Beneficjenta, Rozdział 9 - zapytań ofertowych, pisemnych protokołów z negocjacji handlowych(podpisanych przez obie strony).

24 Transakcje powyżej ,00 zł: Oferta powinna zawierać co najmniej: - datę sporządzenia; - okres ważności; - dane oferenta; - parametry techniczne/specyfikację usługi umożliwiające porównanie jakości ofert; - cenę.

25 Transakcje powyżej ,00 zł: Uzasadnienie wyboru najkorzystniejszej oferty powinno zawierać co najmniej: - datę sporządzenia; - podpis osoby uprawnionej do reprezentowania Beneficjenta; - jasno określone kryteria wyboru; - zestawienie ofert; - zestawienie cech ofert podlegających ocenie.

26 Transakcje powyżej ,00 zł: W przypadku, w którym nie ma możliwości otrzymania konkurencyjnych ofert z tytułu unikalności przedmiotu zamówienia beneficjent jest zobowiązany do przedłożenia wyceny rzeczoznawcy posiadającego niezbędną wiedzę w danej dziedzinie. Oferty na trzy podobne urządzenia (np. różnych producentów) uzyskane od jednego sprzedawcy nie są traktowane jako konkurencyjne. Niedozwolone jest takie dzielenie zamówienia aby ominąć zapisy Rozdziału 9 Przewodnika Beneficjenta;

27 Transakcje powyżej ,00 zł: NaleŜy pamiętać, aby podczas zbierania ofert/ badania rynku dokumentować podejmowane czynności. Brak udokumentowania zachowania zasady konkurencyjności moŝe skutkować niewypłaceniem dotacji.

28 Najczęściej popełniane błędy: brak wersji elektronicznej obu lub jednej z dwóch wymaganych; przedkładanie nieczytelnych kopii dokumentów; przedkładanie faktur wystawionych niezgodnie z obowiązującym w dniu wystawienia faktury ROZPORZĄDZENIEM MINISTRA FINANSÓW w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług;

29 Najczęściej popełniane błędy: przedkładanie dyspozycji przelewu zamiast dokumentów potwierdzających dokonanie przelewu (np. wyciągów z rachunku bankowego); w tytułach przelewu brak wskazania na przedmiotową fakturę, zamówienie, umowę itp.; brak ofert w przypadku transakcji powyżej ,00 zł; brak oświadczenia o sprzęcie(nowy/używany); w przypadku rozliczania kosztów budowy - brak metodologii wyodrębniania kosztów budowy części objętej projektem;

30 Najczęściej popełniane błędy: Regionalny Program Operacyjny umieszczanie niepełnego opisu na dokumencie księgowym (brak przyporządkowania wydatku z dokumentu księgowego do odpowiedniego działania i poddziałania harmonogramu rzeczowofinansowego); brak wskazania wysokości wydatku kwalifikowanego/ niekwalifikowanego; powoływanie się na nieaktualny publikator ustawy Prawo Zamówień Publicznych; brak podpisu osoby upoważnionej pod opisem zamieszczonym na odwrocie dokumentu księgowego; umieszczanie opisu na kopii dokumentu(opisy powinny być umieszczane na oryginałach dokumentów);

31 Najczęściej popełniane błędy: brak potwierdzenia za zgodność z oryginałem, brak daty przy potwierdzeniu, parafowanie bez pieczęci imiennej (brak czytelnego podpisu); stosowanie różnych zasad przeliczania faktur zagranicznych; niewłaściwe wyliczenie kosztu kwalifikowalnego w przypadku transakcji walutowych.

32 Pytania i wątpliwości związane z wnioskiem o płatność?

33 Zachęcamy do kontaktowania się z pracownikami ARP S.A. podczas całego okresu realizacji projektu. Chętnie będziemy służyli wszelką pomocą. Zespół 1.1 tel , lub Zespół kontroli tel lub Sekretariat tel Dziękuję za uwagę