Program Operacyjny Infrastruktura i Środowisko Kontrola na miejscu realizacji projektu w zakresie finansowo księgowym

Transkrypt

1 1

2 Program Operacyjny Infrastruktura i Środowisko Kontrola na miejscu realizacji projektu w zakresie finansowo księgowym 2

3 Oświadczenie Beneficjenta w związku z ubieganiem się o dofinansowanie z PO IiŚ: Beneficjent oświadcza, że: posiada odrębny system księgowy lub stosuje odpowiedni kod księgowy dla wszystkich operacji finansowych związanych z projektem 3

4 Umowa o dofinansowanie Beneficjent zobowiązuje się do prowadzenia dla Projektu odrębnej informatycznej ewidencji księgowej kosztów, wydatków i przychodów lub stosowania w ramach istniejącego informatycznego systemu ewidencji księgowej odrębnego kodu księgowego umożliwiającego identyfikację wszystkich transakcji i poszczególnych operacji bankowych związanych z Projektem, oraz dokonywania księgowania środków zgodnie z obowiązującymi przepisami. 4

5 Podręcznik Wdrażania Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko ( ) Beneficjent powinien posiadać i stosować procedury dotyczące: polityki rachunkowości wraz z zakładowym planem kont uwzględniającym obowiązek stosowania odrębnego systemu księgowego albo odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich operacji związanych z projektem 5

6 Instrukcja wypełniania wniosku o płatność W części Inne wymagania niezbędne w celu prawidłowej realizacji projektu w zakresie dokumentowania ponoszonych wydatków ( ) w Polityce rachunkowości należy opisać, wyodrębnioną dla potrzeb projektu, ewidencje księgową. Ewidencja kont analitycznych dla danego projektu powinna być zaprojektowana ze szczególną uwagą, ułatwiając czerpanie danych do sprawozdań. 6

7 Zakres kontroli finansowej 1. sprawdzenie czy dokumentacja przekazywana przez Beneficjenta przy wnioskach o płatność jest zgodna z oryginalną dokumentacją projektu (możliwa próba) 2. kontrola wybranych dokumentów finansowych, a także prawidłowości zaliczenia poniesionych wydatków do wydatków kwalifikowanych w zakresie wcześniej nie weryfikowanym przez CUPT (np. wynagrodzenia) 7

8 3. weryfikacja czy w instytucji kontrolowanej zapewniona została wyodrębniona ewidencja księgowa lub czy wyodrębniono kod księgowy dla wszystkich operacji finansowych związanych z projektem (wydatki kwalifikowane i niekwalifikowane) 4. kontrola systemu księgowania wydatków projektu przez Beneficjenta oraz sposób archiwizowania danych finansowo księgowych 5. ustalenie całkowitej wartości księgowej projektu (wydatki kwalifikowane i niekwalifikowane) na dzień zakończenia projektu / / koniec m-ca rozrachunkowego i zgodności z Harmonogramem Realizacji Projektu i Planem Finansowania Projektu 6. weryfikację, czy majątek wytworzony lub zakupiony w celu realizacji projektu jest wykorzystywany zgodnie z celami projektu 8

9 7. ustalenie czy nie nie zachodzą okoliczności mogące mieć wpływ na powstanie prawa do odliczenia przez beneficjenta podatku VAT, w przypadku gdy VAT stanowi wydatek kwalifikowalny w projekcie, w szczególności w związku z faktycznym wykorzystaniem infrastruktury wytworzonej w ramach projektu bądź związanymi ze zmianami w strukturze beneficjenta bądź w strukturze własności wytworzonego majątku 8. ustalenie czy nie zachodzą okoliczności podwójnego finansowania operacji 9. potwierdzenie wartości dochodów projektu, w tym dochodów incydentalnych i zgodności kwot wykazanych w tabeli nr 10 WoP 9

10 Powyższe elementy znajdują odzwierciedlenie w pytaniach zawartych w Listach sprawdzających CUPT, które są sporządzane po zakończeniu czynności kontrolnych, a przed sporządzeniem Informacji pokontrolnej v.1 10

11 Procedury określające zasady organizacji rachunkowości 1. Polityka Rachunkowości 2. Zakładowy Plan Kont 3. Instrukcja sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów finansowo księgowych 4. Podręczniki procedur pod warunkiem stosownego odesłania w Polityce Rachunkowości 11

12 Dokumenty (oryginały) 1. Oryginały umów rachunku bankowego dla projektu (zaliczka, refundacja) 2. Oryginały / duplikaty dokumentów finansowych dotyczące wydatków kwalifkowanych (możliwa próba w przypadku dużej populacji) faktury, akty notarialne, decyzje administracyjne, listy płac i inne dokumenty równoważne stanowiące podstawę dokonania płatności 12

13 PK, noty księgowe i obciążeniowe wyciągi bankowe, potwierdzenia płatności KFD OT, OT +, dokumenty dotyczące korekty wartości środka trwałego (rozliczenie nakładów inwestycyjnych) 3. Wydruki z ewidencji księgowej dla wszystkich operacji projektu (konta bilansowe i pozabilansowe) 4. Ewidencja środków trwałych 5. Rozliczenie otrzymanych dotacji (refundacja i zaliczka) wyciągi bankowe, zapisy ewidencji księgowej 6. Amortyzacja i umorzenie dotowanych środków trwałych (podział odpisu amortyzacyjnego na część stanowiącą KUP i NKUP) 13

14 7. Dokumenty potwierdzające wysokość osiągniętych dochodów, w tym dochodów incydentalnych (sprzedaż materiałów odzysku, przyłączy, opłaty za udostępnienie informacji publicznej, kary umowne, uruchomione gwarancji należytego wykonania umowy) 8. Oryginały dokumentów gwarancyjnych (ewidencja gwarancji jeśli jest prowadzona, gwarancje wniesione w pieniądzu) 14

15 9. Oświadczenie dotyczące kwalifikowania podatku VAT (aktualne na dzień kontroli wg wzoru z UoD wraz z dokumentami rejestracyjnymi, indywidualne interpretacje podatkowe) 10. Wydatki osobowe (umowy o pracę / zlecenia, listy płac, regulaminy wynagradzania, opisy stanowisk pracy / zakresy obowiązków, listy obecności, potwierdzenie zobowiązań z tytułu podatku dochodowego i składek społecznych) 15

16 Weryfikacja czy w instytucji kontrolowanej zapewniona została wyodrębniona ewidencja księgowa lub czy wyodrębniono kod księgowy dla wszystkich operacji finansowych związanych z projektem Ewidencja księgowa zadania inwestycyjnego wyodrębniona ewidencja księgowa projektu Wyodrębniona ewidencja księgowa projektu = całkowita wartość projektu (WK + WNK) określona w Harmonogramie Realizacji Projektu i Planie Finansowania Projektu 16

17 Przekazanie zaktualizowanego Harmonogram Realizacji Projektu i Planu Finansowania Projektu przed rozpoczęciem kontroli na miejscu usprawnia jej przeprowadzenie 17

18 Zgodnie z Zaleceniami dotyczącymi zamknięcia PO IiŚ w sprawozdaniach końcowych dotyczących dużych projektów IP potwierdza, że wszystkie duże projekty są funkcjonujące oraz zostały zrealizowane zgodnie z właściwymi decyzjami KE wskazując: datę ukończenia projektu łączne koszty inwestycji, w tym źródła finansowania wartości osiągnięte dla wskaźników produktu, rezultatu oraz innych wskaźników określonych w decyzji KE dotyczącej dużego projektu, jak również pozostałych wskaźników znajdujących się w umowie o dofinansowanie 18

19 Ustalenia kontroli - ewidencja księgowa 1) brak zapisów w Polityce Rachunkowości określających zasady prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej projektu / stosowania kodu księgowego lub niepełne określenie tych zasad 2) brak lub niepełna ewidencja brak wyodrębnionej ewidencji na poziomie Beneficjenta / Jednostki Realizującej Projekt / Podmiotu upoważnionego do ponoszenia wydatków / Partnera 19

20 3) niepełna ewidencja prowadzona dla części operacji finansowych projektu : wyłącznie na koncie 080/081 Środki trwałe w budowie, wyłącznie dla operacji poniesionych po podpisaniu UoD (konieczność identyfikacji / wyodrębnienia wydatków poniesionych przed podpisaniem UoD - również wydatków poniesionych w związku z realizacją projektu przez wprowadzeniem tytułu inwestycyjnego konta zespołu 4 i 5) wyłącznie dla kosztów / wydatków kwalifikowanych (niewyodrębnienie kosztów niekwalifikowanych, dochodów, środków trwałych) 20

21 4) niewyodrębnienie wydatków ponoszonych w innym programie / instrumencie finansowym, włączonych do całkowitej wartości projektu PO IiŚ jako wydatki niekwalifikowalne 5) nieprzeniesienie nakładów inwestycyjnych poniesionych przez inną jednostkę (zmiana dysponenta środków w trakcie realizacji inwestycji) 6) niewyodrębnienie wydatków niezwiązanych z projektem (ewidencja inwestycji rozpoczętej przed podpisaniem UoD ma stanowić wyodrębnioną ewidencję projektu za wyjątkiem kilku operacji niewłączonych do całkowitej wartości Projektu) 21

22 7) całkowita wartość Projektu zgodnie z ewidencją księgową jest niższa od wartości ustalonej w UoD (powodem jest zaliczenie do wartości projektu we WoD i UoD wydatków poniesionych przed rozpoczęciem okresu kwalifikowalności wydatków bez ich uzgodnienia z ewidencją księgową jedynie szacowanych) 22

23 W oparciu o zapisy wyodrębnionej ewidencji księgowej projektu ustalamy całkowitą wartość księgową projektu (wydatki kwalifikowane i niekwalifikowane) na dzień zakończenia projektu / / inny ustalony dzień i zgodność tych wartości z Harmonogramem Realizacji Projektu i Planem Finansowania Projektu 23

24 Ustalenie kontroli w zakresie wybranych dokumentów finansowych oraz prawidłowości zaliczenia poniesionych wydatków do wydatków kwalifikowanych w zakresie wcześniej nie weryfikowanym przez CUPT (dotyczy wydatków weryfikowanych na etapie WoP na próbie lub w trybie uproszczonym) 1) Wynagrodzenia - Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków osobowych ujętych we WoP jako kwalifikowane - brak właściwego udokumentowania godzin wypracowanych przez osoby zaangażowane w projekt, co skutkuje uznaniem za niekwalifikowane części wydatków na wynagrodzenia 24

25 2) wydatki z tytułu odszkodowań za grunty wizja w terenie, weryfikacja map określających położenie nieruchomości i operatów szacunkowych 3) wybrakowanie części dokumentacji finansowo księgowej projektu w terminie zgodnym z ustawą o rachunkowości (brak w Polityce Rachunkowości zapisów gwarantujących, przechowywanie dokumentacji finansowo-księgowej projektu w terminach określonych UoD) 4) zaginiecie części dokumentacji finansowo księgowej projektu, w tym dotyczącej wydatków kwalifikowanych - proces odtwarzania dokumentów 25

26 Ustalenia kontroli w zakresie systemu księgowania wydatków projektu przez Beneficjenta oraz sposób archiwizowania danych finansowo księgowych 1) zmiany kwalifikowalności wydatków, w tym w odniesieniu do wydatków lat poprzednich, zmiany klasyfikacji budżetowej i źródeł finansowania (konsekwencją może być ujęcie operacji projektu poza wyodrębnioną ewidencja księgową) 2) księgowanie wydatków związanych z przebudową obiektów na paragrafie wydatkowym 427 (jako remont) zamiast na paragrafach inwestycyjnych 605,

27 3) ujmowanie w ewidencji nakładów inwestycyjnych (na koncie 081) prawomocnych decyzji odszkodowawczych jedynie w części w części wydatkowanej w danym roku (nie zaliczenie do kosztów okresu) 4) nie dokonanie rozliczenia nakładów inwestycyjnych na koncie 011 Środki trwałe (częściowe rozliczenie nakładów w odniesieniu do elementów zakończonych) 5) stany magazynowe - zakupione w ramach projektu materiały, które np. na skutek zmian nie zostały wbudowane (korekta wartości środka trwałego), części zamienne / zestawy naprawcze 27

28 Ustalenia kontroli dotyczące dochodów incydentalnych 1) niewyodrębnienie w ewidencji księgowej dochodów incydentalnych 2) rozbieżności pomiędzy wartością dochodów incydentalnych wykazaną w tabeli nr 10 WoP, a danymi z ewidencji księgowej Wskazane jest poinformowanie o dochodach osiągniętych między datą złożenia WoP / WOP końcową, a terminem rozpoczęcia kontroli. 28

29 Ze względu na ograniczenia w zakresie korygowania zapisów ewidencji księgowej po zakończeniu roku budżetowego wyodrębnienie dochodów incydentalnych uzyskanych w związku z realizacją projektu po upływie terminów sprawozdawczości budżetowej, co do których nie jest możliwe dokonanie korekt zapisów może nastąpić w ewidencji pozabilansowej / poza systemem księgowym. 29

30 Zapis pozabilansowy nie stanowi operacji gospodarczej, nie wpływa na zmianę stanu aktywów, pasywów i wynik finansowy, ale pozwala na odnotowanie związku pomiędzy uzyskanym dochodem incydentalnym i projektem PO IiŚ i jest wystarczający dla potrzeb kontrolnych i monitorowania dopuszczalnego progu dochodów incydentalnych. Przykład odpowiednich zapisów w tym zakresie zawiera Polityka Rachunkowości GDDKiA w celu ewidencji przychodów wprowadzono konto pozabilansowe 977 Przychody incydentalne 30

31 Monitorowanie wysokości dochodów incydentalnych po zakończeniu realizacji projektu. W piśmie przekazującym Raport z osiągniętych efektów informacje o uzyskanych dochodach incydentalnych osiągniętych podczas okresu trwałości. 31

32 Ustalenia kontroli w zakresie dotyczącym struktury własności majątku wytworzonego w związku z realizacją projektu zawartym we wniosku o dofinansowanie 1) niewystawienie dokumentów OT ze względu na nieponiesienie wszystkich wydatków w ramach inwestycji należy rozważyć możliwość rozliczenie nakładów inwestycyjnych w części dotyczącej projektu, a następnie dokonania korekty / zwiększenia wartości ŚT 2) problem z wydatkami poniesionymi przed wprowadzeniem tytułu inwestycyjnego, zaliczonymi do całkowitej wartości projektu zgodnie z UoD (rozliczenie konta 800 Fundusz jednostki 011 Środki trwałe) 32

33 Stanowisko MIiR w zakresie rozliczenia projektu bez dokumentu OT wydane w przypadku konkretnego projektu (CUPT został zobowiązany do dokonania analizy przyczyn niewystawienia dokumentów OT i poinformowania o jej wynikach) 1) Czy beneficjent ma możliwość wykazania, że wytworzony majątek jest jego własnością lub innych podmiotów, zgodnie z opisem struktury własności majątku wytworzonego, za pomocą innych niż OT dokumentów? 33

34 2) Czy rzeczywiście beneficjent nie ma prawnej możliwości wystawienia dokumentów OT, mimo braku pełnego rozliczenia umów związanych z inwestycja, a następnie poprawy wpisu do ewidencji ŚT po zakończeniu spraw sądowych / zawarciu ugody, związanych z tymi umowami? 3) Czy w przypadku niewystawienia dokumentu OT jest prawnie możliwe eksploatowanie środka trwałego przez beneficjenta? 4) Jeśli prawo nie przewiduje możliwości eksploatacji środka trwałego o której mowa w pkt. 1, to należy ocenić jaki to będzie mieć wpływ na osiągniecie celu projektu i czy ta okoliczność może mieć wpływ na zamknięcie projektu, 34

35 5) Należy rozważyć czy projekt ten będzie spełniał przesłanki projektu niefunkcjonującego określone w Wytycznych KE dotyczących zamknięcia programów operacyjnych przyjętych do celów pomocy z EFRR, EFS i FS z dnia r. Oraz w zaleceniach dotyczących zamknięcia Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko z dnia r. W przypadku innego projektu, na tle wydanego zalecenia pokontrolnego w zakresie rozliczania nakładów inwestycyjnych i przekazania dokumentu OT IZ uznała, że wypełnienie ww. zalecenia pokontrolnego będzie monitorowane w trakcie kontroli trwałości projektu. 35

36 DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ Grażyna Habrat Kontakt: Centrum Unijnych Projektów Transportowych ul. Bonifraterska 17, Warszawa tel. (022) ,fax (022)