Procedura kontroli Beneficjentów projektu

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do Uchwały Nr 1/10/12 Zarządu Województwa Kujawsko-Pomorskiego z dnia 4 stycznia 2012 r. Procedura kontroli Regionalny Program Operacyjny Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata Działanie 5.5 Promocja i rozwój markowych produktów Schemat realizacji procedury przez Departament Rozwoju Gospodarczego: Nr etapu/procesu Nr kroku/działani a Opis etapu/kroku/działania Czas/termin realizacji Załączniki Przygotowanie kontroli 1.1. Procedura losowania, przeprowadzona w stosunku do całej populacji (po zatwierdzeniu zmienionej procedury) 1.2. Powołanie zespołu kontrolującego Co najmniej w ciągu 7 dni od podjęcia uchwały zmieniającej co najmniej na 7 dni od daty planowanej wizyty 1

2 Telefoniczne ustalenie z Beneficjentem terminu kontroli Pisemne powiadomienie Beneficjenta o terminie kontroli Przygotowanie upowaŝnienia do przeprowadzenia kontroli co najmniej na 7 dni od daty planowanej wizyty co najmniej na 5 dni od daty planowanej wizyty Przed terminem planowanej wizyty Powiadomienie o planowanej kontroli UpowaŜnienie do przeprowadzenia wizyty kontrolnej 1.6. Przygotowanie listy sprawdzającej Przed terminem planowanej wizyty Lista sprawdzająca Przeprowadzenie kontroli Zapoznanie się z dokumentacją związaną z kontrolowaną umową Przeprowadzenie wywiadu z Beneficjentem zgodnie z listą sprawdzająca do kontroli Przed terminem planowanej wizyty T (T data przeprowadzeni a kontroli) 2.2. Wypełnienie listy sprawdzającej i podpisanie przez Zespól Kontrolujący T, Lista sprawdzająca Przygotowanie i wysłanie informacji pokontrolnej 3.1 Analiza całości dokumentacji, sporządzenie i przesłanie do Beneficjenta informacji pokontrolnej T+max 14 dni Informacja pokontrolna 2

3 3.2. Otrzymanie informacji pokontrolnej wraz z ewentualnymi zalecanymi działaniami pokontrolnymi przez Beneficjenta T1 (T1 data otrzymania przez Beneficjenta informacji pokontrolnej wraz z zalecanymi działaniami pokontrolnymi), 3.3. Odesłanie przez Beneficjenta zaakceptowanej i podpisanej informacji pokontrolnej T1+ 14 dni 3.4. Odmowa podpisania przez Beneficjenta informacji pokontrolnej T1+14 dni Zgłoszenie przez Beneficjenta zastrzeŝeń co do treści informacji pokontrolnej Rozpatrzenie zastrzeŝeń Beneficjenta - Przygotowanie i przesłanie odpowiedzi na odwołanie Beneficjenta T2=T1+14 dni (T2 data zgłoszenia przez Beneficjenta zastrzeŝeń co do treści informacji pokontrolnej) T2+14 dni, 3

4 Odmowa rozpatrzenia odwołania Beneficjenta T2+14 dni, Wezwanie Beneficjenta przez DRP w przypadku nie odesłania informacji pokontrolnej, do jej podpisania i odesłania Odesłanie przez Beneficjenta podpisanej informacji pokontrolnej po otrzymaniu monitu Beneficjent pomimo monitu nie odesłał podpisanej informacji pokontrolnej. T3=T dni (T3 data wysłania monitu) T4=T dni (T4 data otrzymania monitu o podpisanie i odesłanie informacji pokontrolnej) T4=T dni 3.7 Monitorowanie realizacji przez Beneficjenta rekomendowanych zaleceń pokontrolnych W zaleŝności od działań wynikających z rekomendacji 3.8 Poproszenie, którzy nie byli objęci kontrolą o złoŝenie oświadczenia Po przeprowadzeniu procedury losowania 4

5 Załącznik nr 2 do Uchwały Nr 1/10/12 Zarządu Województwa Kujawsko-Pomorskiego z dnia 4 stycznia 2012 r. Instrukcja przeprowadzania kontroli Regionalny Program Operacyjny Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata Działanie 5.5 Promocja i rozwój markowych produktów Przedmiot Kontroli Przedmiotem wizyty kontrolnej jest prawidłowość realizacji umowy o dofinansowanie zawartej pomiędzy Departamentem Rozwoju Gospodarczego a Beneficjentem. Wszystkie czynności związane z kontrolą przeprowadza się w sposób jawny, przy udziale Beneficjenta lub upowaŝnionego przedstawiciela Beneficjenta. Rodzaje i cele wizyt kontrolnych 1. Kontrola w okresie kwalifikowalności wydatków: po dokonaniu wypłat pośrednich, których celem jest stwierdzenie, czy projekt jest realizowany prawidłowo i zgodnie z harmonogramem, czy wszelkie dokumenty merytoryczne i finansowe sporządzone w związku z dotychczasową realizacją zostały przygotowane prawidłowo i zgodnie z umową o dofinansowanie, a płatności pośrednie zostały wypłacone prawidłowo. 2. Kontrola po zakończeniu realizacji : przed dokonaniem wypłaty końcowej po złoŝeniu wniosku o płatność końcową, której celem jest stwierdzenie, czy projekt został zrealizowany zgodnie z umową, a jego cele osiągnięte i czy wszelkie dokumenty merytoryczne i finansowe zostały przygotowane prawidłowo i zgodnie z umową o dofinansowanie. Kontrola realizacji projektów realizowanych w ramach własnego Samorządu Województwa Kujawsko-Pomorskiego będzie odbywała się na próbie, sprowadzonej do kontroli po zakończeniu realizacji. KaŜdorazowo podczas weryfikacji wniosków o płatność Beneficjenta przeprowadzana będzie kontrola dokumentacji załączonej do wniosku. Kontrolą na miejscu naleŝy objąć: 100 % dokumentów w przypadku gdy Beneficjent w ramach własnego Samorządu Województwa otrzymał dofinansowanie na realizację projektów łącznie powyŝej 200 tys. zł; w przypadku, gdy Beneficjent w ramach własnego Samorządu Województwa otrzymał dofinansowanie na realizację projektów łącznie od 100 do 200 tys. zł, kontrolą naleŝy objąć próbę wybranych do kontroli na miejscu metodą losową. Liczba wylosowanych do kontroli nie moŝe jednak być niŝsza niŝ 20% populacji wszystkich którzy łącznie na realizację projektów w ramach 1

6 własnego Samorządu Województwa otrzymali dofinansowanie w wysokości od 100 do 200 tys. zł. Dobór podlegających kontroli dokonywany jest za pomocą wygenerowanych losowo liczb za pomocą funkcji los w arkuszu kalkulacyjnym Microsoft Office Excel 2003/2007 lub funkcji o równowaŝnym działaniu (generowanie liczb losowych), w innym typie arkusza kalkulacyjnego, w przypadku, gdy Beneficjent w ramach własnego Samorządu Województwa otrzymał dofinansowanie na realizację projektów łącznie od 40 do 100 tys. zł, kontrolą naleŝy objąć próbę wybranych do kontroli na miejscu metodą losową. Liczba wylosowanych do kontroli nie moŝe jednak być niŝsza niŝ 10% populacji wszystkich którzy łącznie na realizację projektów w ramach własnego Samorządu Województwa otrzymali dofinansowanie w wysokości od 40 do 100 tys. zł. Dobór podlegających kontroli dokonywany jest za pomocą wygenerowanych losowo liczb za pomocą funkcji los w arkuszu kalkulacyjnym Microsoft Office Excel 2003/2007 lub funkcji o równowaŝnym działaniu (generowanie liczb losowych), w innym typie arkusza kalkulacyjnego, w przypadku, gdy Beneficjent w ramach własnego Samorządu Województwa otrzymał dofinansowanie na realizację projektów łącznie poniŝej 40 tys. zł, kontrolą naleŝy objąć próbę wybranych do kontroli na miejscu metodą losową. Liczba wylosowanych do kontroli nie moŝe jednak być niŝsza niŝ 5% populacji wszystkich którzy łącznie na realizację projektów w ramach własnego Samorządu Województwa otrzymali dofinansowanie w wysokości poniŝej 40 tys. zł. Dobór podlegających kontroli dokonywany jest za pomocą wygenerowanych losowo liczb za pomocą funkcji los w arkuszu kalkulacyjnym Microsoft Office Excel 2003/2007 lub funkcji o równowaŝnym działaniu (generowanie liczb losowych), w innym typie arkusza kalkulacyjnego, w przypadku, gdy Beneficjent w ramach własnego Samorządu Województwa otrzymał dofinansowanie na realizację w ramach typu C udziału w imprezie targowo wystawienniczej ( ) w charakterze uczestnika/ w misji gospodarczej, kontrolą naleŝy objąć 100% realizujących projekty tego typu. Główne obszary kontroli w trakcie wizyty kontrolnej Wizyta w okresie kwalifikowalności wydatków po dokonaniu wypłat pośrednich a) weryfikacja realizacji pod kątem zgodności z zapisami umowy o dofinansowanie- zgodnie z listą sprawdzającą do kontroli, b) sprawdzenie dokumentów finansowych i merytorycznych sporządzonych w związku z dotychczasową realizacją, c) potwierdzenie zgodności danych i informacji zawartych we wniosku o udzielenie dofinansowania oraz wniosku o płatność na podstawie oceny stanu faktycznego, d) weryfikacja czy beneficjent był uprawniony do wystąpienia o płatność pośredniąweryfikacja na podstawie dokumentów księgowych, e) weryfikacja prawidłowości wypłaty płatności pośrednich- na podstawie dokumentów księgowych. Wizyta po zakończeniu realizacji 2

7 przed dokonaniem wypłaty końcowej a) weryfikacja realizacji pod kątem zgodności z zapisami umowy o dofinansowanie - zgodnie z listą sprawdzającą do kontroli, b) sprawdzenie prawidłowości dokumentów finansowych i merytorycznych stanowiących podstawę do dokonania wypłaty dofinansowania, c) potwierdzenie zgodności danych i informacji zawartych we wniosku o udzielenie dofinansowania ze stanem faktycznym, d) potwierdzenie osiągnięcia zakładanych wartości wskaźników, e) weryfikacja prawidłowości wypłaty płatności pośrednich. Wizyta kontrolna- przygotowanie <Wpisać osobę upowaŝnioną> dokonuje spośród pracowników wyboru składu zespołu kontrolującego. Skład zespołu powinien liczyć co najmniej dwie osoby. Jedna osoba ze składu zespołu pełni funkcję kierownika zespołu. Przed wizytą kontrolną osoby odpowiedzialne za przeprowadzenie kontroli, zwane dalej Wizytującymi, są zobowiązane do: a) uzyskania odpowiedniego dokumentu upowaŝniającego do przeprowadzenia wizyty (wzór upowaŝnienia do przeprowadzenia wizyty kontrolnej). UpowaŜnienie sporządzane jest w 3 egzemplarzach, b) telefonicznego ustalenia terminu wizyty z osobą reprezentującą Beneficjenta nie później niŝ na 7 dni kalendarzowych przed planowanym terminem wizyty, c) przesłania pisemnego zawiadomienia o planowanej wizycie kontrolnej do Beneficjenta, nie później niŝ na 5 dni kalendarzowych przed planowanym terminem wizyty kontrolnej (wzór powiadomienia o planowanej wizycie kontrolnej). Powiadomienie przygotowywane jest w 2 egzemplarzach, po jednym dla kaŝdej ze stron; d) zapoznania się z wnioskiem Beneficjenta, umową o dofinansowanie podpisaną na podstawie złoŝonego wniosku oraz innymi dokumentami związanymi z realizacją i wypełnienie danych zawartych liście sprawdzającej do przeprowadzenia kontroli e) zebrania niezbędnych dokumentów do przeprowadzenia wizyty kontrolnej (umowy o dofinansowanie wraz z wnioskiem Beneficjenta, innych dokumentów związanych z realizacją : aneksy, korespondencja, itp. Wizyta kontrolna- przebieg Uczestnicy wizyty Wizyty kontrolnej dokonują Wizytujący, którzy powinni posiadać: upowaŝnienie do przeprowadzenia wizyty kontrolnej, dokumenty osobiste pozwalające stwierdzić, iŝ są osobami upowaŝnionymi do przeprowadzenia wizyty kontrolnej. 3

8 Wizyta kontrolna odbywa się w obecności uprawnionego lub upowaŝnionego przedstawiciela Beneficjenta. Wizytujący przekazują Beneficjentowi upowaŝnienie wydane przez <wpisać upowaŝnioną osobę> do przeprowadzania wizyty kontrolnej oraz na Ŝyczenie Beneficjenta, dokumenty potwierdzające toŝsamość Wizytujących. Kontrolujący wpisują się do ksiąŝki kontroli posiadanej przez Beneficjenta - jeśli dotyczy. Warunki Beneficjent powinien zapewnić Wizytującym warunki do przeprowadzenia wizyty kontrolnej, w szczególności poprzez: a) zapewnienie dostępu do terenów i pomieszczeń, w których realizowany jest projekt, b) udostępnienie wszelkich dokumentów związanych z projektem (oferty i dokumenty związane z wyborem wykonawcy usługi, umowy z wykonawcą usług, wniosek o udzielenie dofinansowania oraz umowa, raporty i/lub sprawozdania z realizacji, materiały promocyjne, przygotowaną dokumentację, protokoły odbioru, kopie wniosków o płatności pośrednie kopia wniosku o płatność końcową, kopia sprawozdań z realizacji i inne), c) udostępnienie wszelkiej oryginalnej dokumentacji finansowej związanej z realizacją (faktury, kopie dowodów płatności, dostęp do innych dokumentów księgowych), d) zapewnienie obecności osób, które udzielą wyjaśnień na temat procedur, wydatków i innych zagadnień związanych z realizacją. e) Udostępnienie wszelkiej dokumentacji potwierdzającej status podmiotu, formę prawną, poziom zatrudnienia. Sposób przeprowadzenia wizyty kontrolnej W czasie wizyty kontrolnej Wizytujący: - przeprowadzają rozmowę z upowaŝnionym przedstawicielem Beneficjenta i wywiady z innymi osobami ze strony Beneficjenta biorącymi udział w realizacji dla potwierdzenia, iŝ projekt jest realizowany/został zrealizowany zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie, - sprawdzają dokumentację merytoryczną i finansową wynikającą z realizacji, - sprawdzają inną dokumentację, nieobjętą umową o dofinansowanie, która mogła powstać w wyniku realizacji i wypełniają listę sprawdzającą. Działania po przeprowadzeniu wizyty kontrolnej Po przeprowadzeniu wizyty kontrolnej, Wizytujący wypełniają część II listy sprawdzającej z wizyty kontrolnej, sporządzając opinię i podsumowanie dotyczące przeprowadzonej wizyty kontrolnej. Część II listy sprawdzającej podpisana zostaje przez Wizytujących i ich przełoŝonego. 4

9 Na podstawie listy sprawdzającej Wizytujący sporządzają informację pokontrolną zawierającą wynik kontroli. Informacja sporządzona zostaje w ciągu 14 dni od daty przeprowadzenia kontroli w 2 egzemplarzach. Informacja przekazywana jest Beneficjentowi niezwłocznie po jej przygotowaniu. W informacji pokontrolnej zespół kontrolujący moŝe potwierdzić prawidłowość realizacji, wskazać stwierdzone zastrzeŝenia lub nieprawidłowości w związku z realizacją Projektu oraz przekazać zalecenia pokontrolne i termin ich realizacji. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w realizacji umowy o dofinansowanie Beneficjent ma prawo do wniesienia zastrzeŝeń co do wyniku kontroli lub ewentualnego uzupełnienia dokumentacji przedstawionej podczas wizyty monitorującej w celu wyjaśnienia przyczyn zaistnienia nieprawidłowości. W informacji pokontrolnej Wizytujący mają prawo zarekomendować działania pokontrolne, jakie Beneficjent musi zrealizować wraz ze wskazaniem terminu ich realizacji. Beneficjent niezwłocznie po usunięciu uchybień winien poinformować o tym fakcie zespół kontrolujący. W przypadku nie podpisania i nie odesłania informacji pokontrolnej zespół kontrolujący wzywa do jej odesłania. W przypadku braku zastrzeŝeń do informacji pokontrolnej, Beneficjent podpisuje 2 egzemplarze informacji pokontrolnej i jeden egzemplarz przekazuje do Departamentu Rozwoju Gospodarczego w terminie do 14 dni od dnia jej doręczenia, a drugi archiwizuje wraz z dokumentacją związaną z kontrolowanym projektem. Beneficjent ma prawo do pisemnego przedstawienia zastrzeŝenia do zaleceń pokontrolnych w terminie 14 dni od dnia ich otrzymania. JeŜeli zastrzeŝenie beneficjenta zostanie dostarczone w przewidzianym powyŝej terminie Departament Rozwoju Gospodarczego rozpatruje zgłoszone zastrzeŝenia Beneficjenta do treści informacji pokontrolnej, w terminie 14 dni od dnia ich otrzymania. W przypadku uwzględnienia zastrzeŝeń, Departament Rozwoju Gospodarczego dokonuje korekty informacji, wysyła ją Beneficjentowi i wzywa Beneficjenta do podpisania i odesłania zweryfikowanej i poprawionej informacji pokontrolnej, w terminie 14 dni od dnia jej otrzymania. Zgłoszenie zastrzeŝeń do informacji pokontrolnej przez Beneficjenta po oznaczonym terminie moŝe spowodować brak ich rozpatrzenia przez Departament Rozwoju Gospodarczego. W przypadku odmowy podpisania informacji pokontrolnej, Beneficjent przekazuje pisemne uzasadnienie odmowy podpisania ww. informacji (zastrzeŝenie) wraz z kopią niepodpisanej informacji pokontrolnej w terminie 14 dni od dnia jej doręczenia. Nie podpisanie informacji pokontrolnej lub zgłoszenie zastrzeŝeń nie wstrzymuje wykonania zaleceń pokontrolnych. W przypadku nie odesłania przez Beneficjenta podpisanej informacji pokontrolnej, Departament Rozwoju Gospodarczego wzywa Beneficjenta do jej podpisania i przesłania w terminie 14 dni od dnia doręczenia ponaglenia. 5

10 W przypadku, gdy podpisana informacja pokontrolna nie wpłynie do Departamentu Rozwoju Gospodarczego w wyznaczonym terminie lub teŝ Beneficjent nie realizuje zaleceń pokontrolnych, Departament Rozwoju Gospodarczego moŝe podjąć decyzję o rozwiązaniu umowy o dofinansowanie. MoŜliwe skutki przeprowadzonej wizyty kontrolnej W wyniku przeprowadzonej wizyty kontrolnej moŝliwe jest: Stwierdzenie prawidłowości realizacji. W przypadku stwierdzenia prawidłowości realizacji, Beneficjent otrzymuje informację pokontrolną potwierdzającą prawidłowość realizacji. Stwierdzenie zastrzeŝeń co do realizacji W przypadku stwierdzenia zastrzeŝeń co do realizowanego w informacji pokontrolnej naleŝy wymienić stwierdzone zastrzeŝenia oraz przekazać zalecenia pokontrolne oraz termin ich realizacji. Stwierdzenie nieprawidłowości w realizacji umowy o dofinansowanie. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w realizacji umowy o dofinansowanie w informacji pokontrolnej naleŝy wymienić stwierdzone nieprawidłowości. Po upływie 14 dni przysługujących Beneficjentowi na zgłoszenie zastrzeŝenia do informacji pokontrolnej, Wizytujący rekomendują w zaleŝności od rodzaju i charakteru nieprawidłowości oraz uwag przedstawionych przez Beneficjenta odpowiednie działania: przygotowanie aneksu do umowy wprowadzającego zmiany do realizowanego obniŝenie kwoty dofinansowania, odrzucenie wniosku o płatność końcową, rozwiązanie umowy o dofinansowanie, zwrot wypłaconego dofinansowania wraz z odsetkami zgodnie z 8 umowy o dofinansowanie. 6

11 Nr Dziennika Załącznik nr 3 do Uchwały Nr 1/10/12 Zarządu Województwa Kujawsko-Pomorskiego z dnia 4 stycznia 2012 r. Toruń, dnia Pani/Pan Imię i Nazwisko Stanowisko Nazwa Beneficjenta ulica, Numer budynku Kod, Miejscowość Dotyczy: Działanie 5.5. Promocja i rozwój markowych produktów Umowa o dofinansowanie nr <numer umowy o dofinansowanie> Kontrola realizacji nr <numer kontroli> Szanowna Pani/Panie, Uprzejmie informuję, Ŝe na mocy 12 Umowy o dofinansowanie nr <wpisać numer umowy o dofinansowanie>, w terminie... planowane jest przeprowadzenie wizyty kontrolnej <nazwa Beneficjenta i miejsce przeprowadzania kontroli> w zakresie prawidłowości realizacji umowy o dofinansowanie <numer umowy> ( pn. <wpisać tytuł >) zawartej pomiędzy Departamentem Rozwoju Gospodarczego a Państwa przedsiębiorstwem. Informując o powyŝszym zwracam się z uprzejmą prośbą o udostępnienie, podczas działań kontrolnych, niezbędnej dokumentacji oraz pomieszczenia dla zespołu kontrolującego w składzie < kierujący zespołem, - członkowie zespołu>. Informacje dodatkowe: Kontrolujący, w zakresie wynikającym z upowaŝnienia jest upowaŝniony do: swobodnego poruszania się po terenie jednostki kontrolowanej, z wyjątkiem miejsc podlegających szczególnej ochronie z uwagi na tajemnicę państwową; wglądu oraz tworzenia kopii i odpisów dokumentów związanych z działalnością jednostki kontrolowanej; Ŝądania od pracowników jednostki kontrolowanej ustnych i pisemnych wyjaśnień; zabezpieczania materiałów dowodowych; sprawdzania przebiegu określonych czynności; przyjmowania oświadczeń od osób kontrolowanych. Kontrolujący podlegają przepisom o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz przepisom o postępowaniu z materiałami i dokumentami ustawowo chronionymi obowiązującym w jednostce kontrolowanej. 1

12 Proszę o zapewnienie obecności w czasie kontroli osoby/osób odpowiedzialnych za realizację zarówno w części merytorycznej, jak i finansowo-księgowej, które będą mogły udzielić szczegółowych odpowiedzi w kwestiach będących przedmiotem badania. Proszę równieŝ o zapewnienie kontrolującym warunków i środków niezbędnych do sprawnego przeprowadzenia kontroli. Z powaŝaniem, 2

13 UPOWAśNIENIE DO PRZEPROWADZENIA KONTROLI z dnia o numerze Załącznik nr 4 do Uchwały Nr 1/10/12 Zarządu Województwa Kujawsko-Pomorskiego z dnia 4 stycznia 2012 r. Działając na podstawie 12 umowy o dofinansowanie nr u p o w a Ŝ n i a m: 1. imię nazwisko kierownika zespołu kontrolującego, 2. imię nazwisko członka zespołu kontrolującego, do przeprowadzenia kontroli w zakresie weryfikacji prawidłowości realizacji umowy o dofinansowanie <numer umowy > zawartej pomiędzy Departamentem Rozwoju Gospodarczego a firmą <wpisać nazwę firmy>, w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego Działanie 5.5 Promocja i rozwój markowych produktów, <nazwa Beneficjenta >. z siedzibą w. Termin kontroli:... r. UpowaŜnienie jest waŝne w dniu przeprowadzenia kontroli wraz z dokumentem potwierdzającym toŝsamość przeprowadzających kontrolę. <Imię i Nazwisko osoby upowaŝnionej oraz podpis>

14 Załącznik nr 5 do Uchwały Nr 1/10/12 Zarządu Województwa Kujawsko-Pomorskiego z dnia 4 stycznia 2012 r. LISTA SPRAWDZAJĄCA Umowa o dofinansowanie nr Kontrola nr.. przeprowadzona w dniu. Instytucja kontrolująca: Departament Rozwoju Gospodarczego Zespół kontrolujący w składzie: 1. Imię, Nazwisko, stanowisko 2. Imię, Nazwisko, stanowisko Wizyta: W okresie kwalifikowalności wydatków po dokonaniu płatności pośredniej Po zakończeniu realizacji przed dokonaniem płatności końcowej Pełna nazwa Beneficjenta Adres prowadzenia działalności Miejscowość kod poczta... województwo... ul. Adres lokalizacji Miejscowość... ul.... kod poczta... województwo... Tytuł realizowanego : okres kwalifikowalności: Kwota wydatków kwalifikowanych: Kwota dofinansowania: % dofinansowania: 1

15 LISTA SPRAWDZAJACA Pytanie TAK NIE N/D Uwagi 1 Czy Beneficjent dokonał zmian organizacyjnych wymagających sporządzenia aneksu do umowy (np. zmiana formy prawnej, weryfikacja zgodności danych i informacji zawartych we wniosku o dofinansowanie ze stanem faktycznym -poziom zatrudnienia, profil działalności, lokalizacja, inne zmiany) 2 Projekt realizowany jest w miejscu określonym w umowie o dofinansowanie 3 Realizacja odbywa się zgodnie z opisem zawartym we wniosku o dofinansowanie 4 Czy zrealizowane przez Beneficjenta etapy/zadania są zgodne z harmonogramem i wnioskiem o dofinansowanie (w przypadku niezrealizowania w polu Uwagi naleŝy wskazać przyczyny) 5 Opis pozostałych zadań/etapów planowanych do zrealizowania 6 Czy Beneficjent udostępnił kontrolującym dokumentację księgową związaną z projektem? 7 Czy wystawione faktury lub inne dokumenty księgowe dotyczą działań zawartych w projekcie? 8 Czy Beneficjent w przypadku wydatków objętych kontrolą był zobowiązany do stosowania ustawy Prawo Zamówień Publicznych w toku wyboru dostawców/wykonawców usług/produktów? 9 W przypadku realizacji działań nie wymagających stosowania postanowień PZP, czy Beneficjent dokonał wyboru wykonawców/dostawców zgodnie z 11 ust.2 umowy o dofinansowanie 2

16 10 11 Czy dokumenty dotyczące realizacji (m.in. zamówienia, umowy sprzedaŝy, faktury i inne dokumenty księgowe) potwierdzają poniesienie wydatków w okresie kwalifikowalności? Czy dokumenty księgowe zostały opisane i zaewidencjonowane poprawnie zgodnie z obowiązującymi zasadami księgowania w systemie finansowo-księgowym? 12 Czy Beneficjent wywiązuje się z obowiązków informowania opinii publicznej o fakcie otrzymania dofinansowania na realizację Projektu (nie dotyczy projektów zrealizowanych przed podpisaniem umowy o dofinansowanie) 13 Czy Beneficjent uzyskał inną pomoc, w tym pomoc de minimis w odniesieniu do tych samych wydatków kwalifikujących się do objęcia dofinansowaniem związanych z danym projektem 14 Wskaźniki produktu zostały osiągnięte w związku z realizacją i są zgodne z umową o dofinansowanie 15 Wskaźniki rezultatu zostały osiągnięte w związku z realizacją i są zgodne z umową o dofinansowanie 16 Czy zachowano cel? 17 W przypadku kwalifikowalności podatku od towarów i usług został on naliczony w związku z wydatkami wyszczególnionymi w Umowie o dofinansowanie 18 Pozostałe uwagi zespołu kontrolującego 19 Uwagi Beneficjenta dot. zrealizowanego Podpisy: Czytelny podpis Czytelny podpis Kontrolujący: 3

17 CZĘŚĆ II. 1. Podsumowanie dotyczące przeprowadzonej wizyty kontrolnej... 4

18 Data i podpisy pracowników przeprowadzających wizytę kontrolną... Data i podpis przełoŝonego pracowników 2. Wynik kontroli: pozytywny: negatywny: rekomenduję następujące działania: rekomenduję przeprowadzenie dodatkowej kontroli stwierdzono następujące nieprawidłowości... Data i podpisy pracowników przeprowadzających wizytę kontrolną... Data i podpis przełoŝonego pracowników 5

19 Załącznik nr 6 do Uchwały Nr 1/10/12 Zarządu Województwa Kujawsko-Pomorskiego z dnia 4 stycznia 2012 r. Toruń, dnia Informacja pokontrolna w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego do umowy nr. Działanie 5.5 Promocja i rozwój markowych produktów Instytucja kontrolująca: Departament Rozwoju Gospodarczego Zespół kontrolujący w składzie: 1. Imię, Nazwisko, stanowisko 2. Imię, Nazwisko, stanowisko Wizyta: W okresie kwalifikowalności wydatków po dokonaniu płatności pośredniej Po zakończeniu realizacji przed dokonaniem płatności końcowej Pełna nazwa Beneficjenta Adres prowadzenia działalności Adres lokalizacji Miejscowość... ul. Miejscowość kod poczta... ul. województwo kod poczta... województwo... Beneficjent / upowaŝniony przedstawiciel Beneficjenta podczas wizyty kontrolnej Imię i Nazwisko Stanowisko / funkcja Tytuł realizowanego : okres kwalifikowalności: 1

20 Kwota wydatków kwalifikowanych: Kwota dofinansowania: % dofinansowania: Proszę krótko wymienić etapy realizacji : 2. Ustalenia z kontroli Opis stanu faktycznego W wyniku kontroli nie stwierdzono nieprawidłowości W wyniku kontroli stwierdzono następujące zastrzeŝenia do przebiegu realizacji Projektu (opis stwierdzonych zastrzeŝeń): W wyniku kontroli stwierdzono nieprawidłowości (opis stwierdzonych nieprawidłowości, w przypadku stwierdzenia naruszenia prawa wskazanie podstawy prawnej naruszonego przepisu): Prosimy o usunięcie stwierdzonych zastrzeŝeń/nieprawidłowości lub udzielenie odpowiednich wyjaśnień w ciągu 14 dni od daty otrzymania niniejszej informacji pokontrolnej. Do czasu wyjaśnienia powyŝszych zastrzeŝeń/nieprawidłowości weryfikacja złoŝonego wniosku o wypłatę dofinansowania zostaje wstrzymana. Ostateczna decyzja dotycząca wypłaty dofinansowania, zostanie podjęta po analizie pełnej dokumentacji załączonej do wniosku o wypłatę oraz przedstawionych wyjaśnień. Podpisy Zespołu kontrolującego Beneficjent lub upowaŝniony przedstawiciel Beneficjenta

21 Miejscowość i data Miejscowość i data...

22 Załącznik nr 7 do Uchwały Nr 1/10/12 Zarządu Województwa Kujawsko-Pomorskiego z dnia 4 stycznia 2012 r. Toruń, dnia Pani/Pan Imię i Nazwisko Stanowisko Nazwa Beneficjenta ulica, Numer budynku Kod, Miejscowość Dotyczy: Działanie 5.5. Promocja i rozwój markowych produktów Umowa o dofinansowanie nr <numer umowy o dofinansowanie> Kontrola realizacji nr <numer kontroli> Tytuł : Numer : Szanowna Pani/Panie, W załączeniu przekazuję 3 egzemplarze informacji pokontrolnej z kontroli przeprowadzonej w dniu <data>. Zwracam się z prośbą o podpisanie wszystkich egzemplarzy ww. dokumentu i odesłanie, w terminie 14 dni od dnia otrzymania, dwóch egzemplarzy do Departamentu Rozwoju Gospodarczego. Nadmieniam, Ŝe przysługuje Pani/Panu prawo: a) zgłoszenia zastrzeŝeń oraz wyjaśnień co do ustaleń zawartych w informacji pokontrolnej w terminie 14 dni od dnia doręczenia informacji pokontrolnej. Kontrolujący rozpatrują zgłoszone zastrzeŝenia przekazując swoje stanowisko w terminie 14 dni od dnia ich otrzymania oraz wzywają podmiot kontrolowany do przekazania podpisanej informacji pokontrolnej w terminie 14 dni od dnia jej doręczenia. b) prawo do odmowy podpisania informacji pokontrolnej w terminie 14 dni od dnia doręczenia informacji pokontrolnej. W przypadku odmowy podpisania informacji pokontrolnej, kierownik podmiotu kontrolowanego lub osoba przez niego upowaŝniona przekazuje jednostce kontrolującej pisemne uzasadnienie odmowy podpisania tej informacji wraz z jednym egzemplarzem niepodpisanej informacji pokontrolnej w terminie 14 dni od dnia jej doręczenia. Odmowa podpisania informacji pokontrolnej lub zgłoszenie do niej zastrzeŝeń nie wstrzymuje wykonania zaleceń pokontrolnych. W przypadku zgłoszenia zastrzeŝeń do informacji pokontrolnej z przekroczeniem ww. terminu, przeprowadzający kontrolę mają prawo odmówić ich rozpatrzenia. Z powaŝaniem,