Najczęściej popełniane błędy we wnioskach o płatność POKL. 29 października 2008 r.

Transkrypt

1 Najczęściej popełniane błędy we wnioskach o płatność POKL

2 1_WNIOSEK ZA OKRES: od... do... okres za jaki składany jest wniosek MUSI BYĆ zgodny z przyjętym w umowie o dofinansowanie harmonogramem płatności. data od w pierwszym wniosku o płatność MUSI być zgodna z datą rozpoczęcia realizacji projektu, wskazaną we wniosku o dofinansowanie. data do we wniosku o płatność końcową musi pokrywać się z datą zakończenia realizacji projektu, płatności dokonane po tej dacie muszą dotyczyć okresu realizacji projektu. okresy kolejnych wniosków o płatność NIE MOGĄ się zazębiać. wnioski o płatność należy składać w terminach określonych w umowie. wniosek należy składać na aktualnym formularzu. 2_PROJEKT punkt (6) Nr umowy/decyzji:... należy posługiwać się numeracją z umowy, a jeżeli jest podpisany aneks to numerem aneksu.

3 4_POSTĘP FINANSOWY REALIZACJI PROJEKTU Lp. Zadania/cele założone we wniosku o dofinansowanie Wydatki określone we wniosku o dofinansowanie projektu (PLN) Wydatki poniesione w okresie Rozliczeniowym (PLN) Wydatki kwalifikowalne od początku realizacji projektu (bez wydatków w obecnym okresie rozliczeniowym) (PLN) % realizacji 1.1. Zadanie 1 (nazwa) w tym wydatki personelu 1.2 Zadanie 2 (nazwa) =(3+4)/ w tym wydatki personelu 2 wydatki pośrednie 3. wydatki ogółem: 3,1. w tym VAT 3.2. w tym crossfinancing 3.3. w tym wkład niepieniężny

4 Aby uniknąć błędów w tej części wniosku należy zwrócić uwagę na: aktualizowanie wydatków w kolumnie nr 2 zgodnie z wprowadzanymi zmianami w budżecie, w kolumnie nr 4 należy uwzględnić kwoty rozliczone w poprzednich wnioskach, obliczenia % realizacji w sposób przedstawiony w tabeli (5=(3+4)/2), zaokrąglać liczby należy do dwóch miejsc po przecinku. 28 października 2008 r.

5 5_POSTĘP RZECZOWY REALIZACJI PROJEKTU Zadania założone we wniosku o dofinansowanie zadanie 1 (nazwa)... zadanie 2 (nazwa)... Należy zwrócić uwagę na to, aby informacje zawarte w opisie stanu realizacji projektu były zgodne z harmonogramem oraz by odzwierciedlały wydatki ujęte we wniosku o płatność. Należy również ujmować działania, do których Beneficjent został zobowiązany umową oraz aneksami. Stan realizacji 1 2

6 8_ŹRÓDŁA SFINANSOWANIA WYDATKÓW Lp. Źródło w okresie rozliczeniowym (PLN) od początku realizacji projektu (PLN) 1 Krajowe środki publiczne: (kwota z bieżącego wniosku) 2 -budżet państwa j.w. j.w. 3 -budżet jednostek samorządu terytorialnego 4 - inne krajowe środki publiczne Fundusz Pracy -Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób 4.2 Niepełnosprawnych 5 Pozostałe źródła: prywatne suma: (suma poprzednich wniosków ) w wierszach nr 1 i 2 należy wpisać takie same kwoty, jeżeli projekt jest w 100% finansowany z dotacji, w ostatniej kolumnie należy uwzględnić wydatki rozliczone w poprzednich wnioskach o płatność od początku realizacji projektu, bez bieżącego wniosku.

7 9_ROZLICZENIE KWOTY DOFINANSOWANIA I WKŁADU WŁASNEGO** wkład własny (PLN) Kwota dofinansowania (PLN) Budżet państwa Budżet jednostki samorządu terytorialnego Inne krajowe środki publiczne Wkład prywatny Ogółem (PLN) 1. Całkowita wartość projektu Środki przekazane dotychczas beneficjentowi w formie zaliczki* Kwota dotychczas rozliczonych środków Kwota rozliczana niniejszym wnioskiem 5. Procent rozliczenia (3+4)/2 (3+4)/1 (3+4)/1 (3+4)/1 (3+4)/1 (3+4)/1 6. Kwota pozostająca do rozliczenia w kolejnym wniosku 2-(3+4) 1-(3+4) 1-(3+4) 1-(3+4) 1-(3+4) 1-(3+4) * w tym wysokość ostatniej transzy ** tabela wypełniana w przypadku projektów, w których dofinansowanie przekazywane jest w formie zaliczki

8 c.d. pkt. 9_ Wysokość odsetek narosłych na rachunku projektu w okresie rozliczeniowym. (PLN) należy zwrócić uwagę na poprawne wyliczenie procentu rozliczenia (wg. wzoru zawartego w tabeli), zgodnie z zasadami rachunkowości, kwoty należy zaokrąglać do dwóch miejsc po przecinku, jeżeli w projekcie nie występuje wkład własny nie uzupełniamy środkowej części tabeli (część zaznaczona kolorem różowym). w ostatniej części należy podać wysokość odsetek bankowych, które narosły w okresie rozliczeniowym, jeżeli Beneficjent posiada konto bezodsetkowe, należy wpisać 0,00 (co do zasady zwrot odsetek powinien być dokonywany na koniec okresu rozliczeniowego).

9 10_HARMONOGRAM PŁATNOŚCI NA KOLEJNE OKRESY ROZLICZENIOWE Okres rozliczeniowy od do... od do... od do... od do... Planowane wydatki (PLN) Planowana kwota wnioskowana (PLN) Planując wydatki należy wziąć pod uwagę środki dotychczas rozliczone, kwota wnioskowana musi być zgodna z harmonogramem płatności zatwierdzonym przez WUP.

10 Punkt 11_ PLANOWANY PRZEBIEG REALIZACJI PROJEKTU oraz Punkt 12_ INFORMACJA NA TEMAT PROBLEMÓW: Najczęściej pojawiającym się błędem w/w punktach wniosku o płatność, to brak ich uzupełnienia. Beneficjent jest zobowiązany wpisać informację zarówno na temat planowanego przebiegu realizacji projektu jak i problemów występujących w projekcie, jeżeli nie występują problemy, to również należy o tym poinformować.

11 INFORMACJA FINANSOWA dotycząca wniosku ZESTAWIENIE DOKUMENTÓW potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem źródło finansowania w tym VAT kwota wydatków kwalifikowalnych kwota dokumentu netto kwota dokumentu brutto cross-financing (T/N) nazwa towaru lub usługi data zapłaty data wystawienia dokumentu numer księgowy lub ewidencyjny nr dokumentu Lp zadanie 1: (nazwa) 1 2 Zadanie 1 ogółem w PLN: zadanie 2: (nazwa) 3 Zadanie 2 ogółem w PLN: Koszty bezpośrednie ogółem w PLN:

12 4 Koszty pośrednie* Koszty pośrednie ogółem w PLN: OGÓŁEM KOSZTY w PLN: Opracował: Zatwierdził: * w przypadku gdy koszty pośrednie rozliczane są na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków

13 Kwalifkowalność wydatków jest sprawdzana zarówno na etapie oceny wniosku o dofinansowanie, weryfikacji wniosku o płatność, jak i na etapie kontroli. Wydatki muszą być ujęte w budżecie projektu, muszą być zgodne z zadaniem, muszą spełniać wymogi efektywnego zarządzania finansami.

14 Najważniejsze punkty, o których należy pamiętać przy sporządzaniu załącznika nr 1 oraz przygotowywaniu wyciągów bankowych, raportów kasowych i innych potwierdzeń zapłaty: 1. Data zapłaty w zestawieniu MUSI BYĆ zgodna z datą zapłaty widniejącą na wyciągu bankowym, przy czym NIE JEST TO DATA REFUNDACJI z konta projektowego. W zestawieniu należy ujmować wydatki obejmujące okres, za który składany jest wniosek. 2. Kwoty w zestawieniu muszą odpowiadać kwotom na wyciągu bankowym. 3. W tytule przelewu należy podawać pełny nr dokumentu, datę jego wystawienia oraz treść dokumentu. 4. Jeżeli wydatki były ponoszone z innych kont bankowych niż projektowe, również wyciągi z tych kont należy załączyć do wniosku o płatność.

15 Załącznik nr 1 c.d.: 5. Potwierdzeniem zapłaty bezgotówkowej za dokument jest wyciąg bankowy, a nie potwierdzenie przelewu. 6. Skopiowane wyciągi bankowe muszą być potwierdzone za zgodność z oryginałem. 7. Zapłatę gotówkową należy dokumentować raportami kasowymi. 8. Wydatki należy rozbijać zachowując nazewnictwo z budżetu projektu, przykładowo jeżeli na fakturze są dwie lub więcej pozycje, a każda odpowiada innej kategorii w budżecie projektu, to należy tę fakturę rozbić według budżetu projektu. 9. W kolumnie 5 załącznika nr 1 należy formatować tekst w taki sposób aby widniała pełna nazwa towaru lub usługi.

16 Załącznik nr 1 c.d.: 10. Przy wypełnianiu kolumn 7, 8, 9 należy zwrócić uwagę na wysokość kwot brutto, netto, na poprawność obliczenia kwoty kwalifikowalnej oraz podatku VAT. Przy czym podatek VAT powinien być obliczony od kwoty kwalifikowalnej. 11. Koszty związane z wynagrodzeniami personelu: należy ujmować w rozbiciu na dwie pozycje w przypadku umów o pracę i umów cywilnoprawnych z pełnym ZUS-em: 1 LP/05/08 lub Nr rachunku do um. cywilnopr awnej Z , , Wynagrodzenie brutto kierownika projektu za m-c maj 2008 r. (wynagrodzenie netto, zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych, składki pracownika) N , , ,00 0 BP 2 DRA n/d Pochodne pracodawcy od wynagrodzenia kierownika projektu za m-c maj 2008 r. N ,35 0 BP

17 Załącznik nr 1 c.d.: wyjątkiem będzie sytuacja, kiedy nastąpi przejście na następny okres rozliczeniowy, wtedy wynagrodzenie należy rozbić na trzy pozycje we wniosku obejmującym jeden okres rozliczeniowy wykazane powinno być wynagrodzenie netto: 1 LP/15/05/2008 lub nr rachunku do umowy cywilnoprawn ej Z Wynagrodzenie netto kierownika projektu za m-c maj 2008 r. N , , ,34 0 BP 1 LP/15/05/2 008 lub nr rachunku do umowy cywilnopra wnej 2 DRA natomiast podatek, pochodne pracodawcy oraz składki pracownika wykazane będzie w kolejnym wniosku o płatność: Z Zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych od wynagrodzenia kierownika projektu za m- c maj 2008 r. n/d Pochodne pracodawcy i pracownika od wynagrodzenia kierownika projektu za m- c maj 2008 r. N , ,33 200,00 0 BP N ,01 0 BP

18 Załącznik nr 1 c.d.: w przypadku umów cywilnoprawnych ze składką zdrowotną, wykazujemy jedną pozycją nr rachunku z jedną kwotą zawierającą kwotę zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, kwotę składki zdrowotnej oraz wynagrodzenie netto, natomiast w okresie przejściowym wykazujemy taki wydatek trzema pozycjami, analogicznie do dokumentowania umów cywilnoprawnych z pełnym ZUS-em, w przypadku umowy cywilnoprawnej bez składki zdrowotnej wykazujemy jedną pozycją (obejmuje wynagrodzenie netto oraz zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych), w okresie przejściowym wydatek rozbijamy na dwie pozycje w pierwszym wniosku podajemy wynagrodzenie netto pracownika, w kolejnym wniosku kwotę zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, dokumentem rozliczanym we wszystkich przypadkach będzie rachunek do umowy. 12. Koszty pośrednie rozliczane ryczałtem, są przeksięgowywane na koniec okresu rozliczeniowego (miesiąc lub kwartał). Wynagrodzenia ujęte w kosztach pośrednich należy rozumieć jako część wynagrodzenia otrzymywanego za pracę w danej firmie/instytucji a nie jako dodatkowe wynagrodzenie danej osoby.

19 Załącznik nr 2 (część sprawozdawcza) formularz załącznika oraz instrukcje jego wypełniania dostępne są w zasadach sprawozdawczości. Informacja zawarta w załączniku sprawdzana jest pod kątem poprawności danych dotyczących uczestników projektu. Przy uzupełnianiu tego załącznika należy zwrócić uwagę na liczbę beneficjentów, podział wg płci, zatrudnienia, wykształcenia, wieku, itp. W załączniku ujmowane są dane zarówno od początku realizacji projektu (Mp) oraz za okres sprawozdawczy (Mr).

20 Dziękujemy za uwagę Wydział Rozwoju Kształcenia i Kompetencji ul. Lisa-Kuli Rzeszów