Elementy rozliczania poniesionych wydatków:

Transkrypt

1 Rozliczenie wydatków poniesionych podczas realizacji projektu w ramach poddziałania 1.2 RPO WP Mariusz Byczkowski koordynator Zespół ds. płatności i sprawozdań 1.2, RPO WP Regionalna Instytucja Finansująca Gdańsk,09/06/2011 Elementy rozliczania poniesionych wydatków: Przedstawienie wydatków we wniosku o płatność. Przedstawienie sprawozdania z realizacji projektu we wniosku o płatność. Poddanie się kontroli. 1

2 Zanim zaczniemy wydawać pieniądze NaleŜy dokładnie i rzetelnie zapoznać się z kluczowymi dla realizacji projektu dokumentami. NaleŜy starannie i w sposób przemyślany skonstruować harmonogram rzeczowo-finansowy, a projekt realizować ściśle z jego zapisami. W przypadku wątpliwości naleŝy skontaktować się z pracownikami ARP S.A. w celu uzyskania jednoznacznej interpretacji zanim wykonamy działania i wydamy pieniądze. Dokumenty kluczowe dla prawidłowej realizacji projektu: Umowa o dofinansowanie Projektu Przewodnik beneficjenta RPO WP dla Działań wraz z załącznikami, a w szczególności Wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków w ramach działań RPO WP Instrukcja wypełniania Wniosku beneficjenta o płatność Wytyczne i interpretacje umieszczane na stronie 2

3 Harmonogram rzeczowo-finansowy: NaleŜy jednoznacznie oznaczyć, czy VAT jest kwalifikowany NaleŜy jednoznacznie określić jednostkę miary (sztuka/komplet/zestaw) oraz liczbę przedmiotu zakupu NaleŜy określić czy koszt jest wydatkiem inwestycyjnym czy bieŝącym poprzez wybranie jednej z opcji inwestycyjny/bieŝący Harmonogram musi być poprawny rachunkowo i zgodny z budŝetem zatwierdzonym we wniosku aplikacyjnym. Harmonogram rzeczowo-finansowy: Dokonując podziału zaplanowanych wydatków na działania naleŝy pamiętać, aby w jednym działaniu skupić wydatki o jednorodnym charakterze. Podział na działania w harmonogramie nie musi pokrywać się z kategoriami wydatków we wniosku o dofinansowanie (nie kaŝdy wydatek z części F 6 wniosku aplikacyjnego musi stanowić odrębne działanie). Niemniej poszczególne wydatki wskazane w części F 6 oraz przypisane im kwoty powinny znaleźć odzwierciedlenie w harmonogramie rzeczowo-finansowym. 3

4 Co zrobić, kiedy zachodzą zmiany W przypadku, w którym zachodzi sytuacja uniemoŝliwiająca realizację projektu zgodnie z harmonogramem rzeczowofinansowym naleŝy niezwłocznie skontaktować się z pracownikami ARP S.A. w celu omówienia moŝliwości wprowadzenia zmian w harmonogramie. Realizowanie projektu niezgodnie z harmonogramem bez informowania ARP S.A. moŝe skutkować uznaniem poniesionych wydatków za niekwalifikowane. Wniosek o płatność: naleŝy składać nie rzadziej niŝ co trzy miesiące (pierwszy wniosek nie później niŝ po trzech miesiącach licząc od dnia podpisania umowy) i nie częściej niŝ raz w miesiącu. naleŝy przygotować w Generatorze Wniosków o Płatność przy pomocy otrzymanego z ARP SA pliku inicjującego i złoŝyć w wersji papierowej i elektronicznej (w dwóch formatach: pdf i gwp). składa się z części ogólnej, finansowej i sprawozdawczej (dotyczącej przebiegu realizacji projektu). 4

5 Wniosek o płatność: Informacje podane we wniosku o płatność muszą być zgodne ze stanem rzeczywistym. Zostanie to zweryfikowane podczas kontroli. MoŜna wnioskować o płatność końcową, pośrednią oraz zaliczkową. Suma wydatków kwalifikowalnych ujętych we wnioskach o płatność pośrednią nie moŝe przekroczyć 95% wydatków kwalifikowalnych ogółem. Nawet w przypadku braku wydatków, które w danym okresie moŝna by przedłoŝyć do refundacji naleŝy złoŝyć wniosek o płatność z wypełnioną częścią ogólną i sprawozdawczą. Wniosek o płatność: Zgodnie z 10 ust.2 pkt. 4 umowy o dofinansowanie Beneficjent jest zobowiązany do przedłoŝenia, na Ŝądanie pracowników ARP S.A., wszelkich dokumentów związanych z realizacją projektu oraz informacji i wyjaśnień w formie pisemnej. JeŜeli beneficjent nie złoŝy Ŝądanych dokumentów po dwukrotnym wezwaniu przez ARP S.A. moŝe to skutkować niekwalifikowalnością przedmiotowego wydatku, a nawet rozwiązaniem umowy. 5

6 Wniosek o płatność wymagane załączniki: Formularz wniosku Dowody księgowe (np. faktury, rachunki) Dowody zapłaty (wyciągi bankowe, potwierdzenia przelewów, zlecenie przelewu nie jest dowodem dokonania zapłaty) Protokoły odbioru Ewidencja środków trwałych, dokumenty OT Oświadczenie czy zakupiony sprzęt jest nowy czy uŝywany Deklaracja sprzedawcy o pochodzeniu sprzętu w przypadku zakupienia sprzętu uŝywanego. Wniosek o płatność wymagane załączniki: Oświadczenie o kwalifikowalności podatku VAT oraz zaświadczenie z US o statusie podatnika VAT tylko w przypadku projektów, w których jest on kwalifikowalny Polityka rachunkowości stosowana przez Beneficjenta Umowy zawarte z wykonawcami, dostawcami jeŝeli zostały zawarte w formie pisemnej. Tłumaczenie dokumentów wystawionych w językach obcych. W przypadku zakupienia usługi szkoleniowej lista obecności, program szkolenia, świadectwa ukończenia szkolenia lub inne dokumenty potwierdzające przeszkolenie konkretnych osób w określonym zakresie. 6

7 Wniosek o płatność wymagane załączniki: W zaleŝności od charakteru transakcji oraz kontekstu przedłoŝonych dokumentów moŝe okazać się konieczne okazanie równieŝ innych dokumentów wskazanych kaŝdorazowo przez pracowników IP II, między innymi mogą to być: - Dziennik budowy - Pozwolenie na uŝytkowanie - Operat szacunkowy - Wycena rzeczoznawcy Wniosek o płatność: W przypadku wątpliwości związanych ze sporządzaniem wniosku o płatność naleŝy skontaktować się z pracownikami ARP S.A. w celu uzyskania pomocy i sporządzenia poprawnego wniosku. W przypadku zauwaŝenia błędów lub zmiany danych zawartych w polach wypełnianych automatycznie przez Generator naleŝy niezwłocznie poinformować o tym pracowników ARP S.A. Płatności następują po zatwierdzeniu wniosku o płatność w terminach określonych przez Bank Gospodarstwa Krajowego w terminarzu dostępnym na stronie 7

8 Wymagany opis dokumentów księgowych: Na pierwszej stronie: - Informacja o współfinansowaniu projektu z EFRR w ramach RPO WP - Informacja o ujęciu we wniosku o płatność z dnia (data z jaką podpisano formularz wniosku pierwszą wersję złoŝoną w ARP SA) Na odwrocie: - Numer umowy o dofinansowanie - Tytuł projektu - Informacja o poprawności formalnej i merytorycznej dokumentu Wymagany opis dokumentów księgowych: - Odniesienie wydatku do ustawy Prawo Zamówień Publicznych poprzez wskazanie odpowiedniego artykułu, ustępu, punktu wraz z podaniem aktualnego publikatora tekstu ustawy - Wskazanie związku wydatku z projektem poprzez odniesienie pozycji z dokumentu księgowego do pozycji w harmonogramie rzeczowo-finansowym (działanie, poddziałanie). Nie naleŝy opisywać dokumentów, które nie zostały wykazane w tab

9 Na co zwrócić uwagę: Beneficjent ma obowiązek prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej w odniesieniu do wydatków związanych z realizacją projektu. Beneficjent jest zobowiązany do przedłoŝenia ewidencji środków trwałych. W sytuacji, kiedy odrębne przepisy nie zobowiązują go do prowadzenia takiej ewidencji ma obowiązek prowadzenia uproszczonego rejestru środków trwałych w związku z realizowanym projektem. Na co zwrócić uwagę: Dla wydatków ponoszonych w ramach realizacji projektu obowiązujące są zasady aktualne w dniu dokonywania konkretnej operacji gospodarczej/działania. Przykład: zmianie uległ zapis w Przewodniku beneficjenta. Wersja dokumentu o zmienionej treści została umieszczona na stronie 20/01/2011. Wszystkie wydatki ponoszone po tej dacie muszą być zgodne z zapisami tej wersji dokumentu. Wydatki wcześniejsze zgodnie z wersją poprzednią. NaleŜy więc śledzić aktualności umieszczane na wskazanej stronie (zakładka: informacje dla beneficjentów). 9

10 Na co zwrócić uwagę: Składane dokumenty powinny być starannie ułoŝone według kolejności przyjętej w tab. 15 formularza wniosku. KaŜdemu dokumentowi księgowemu powinien towarzyszyć komplet dokumentów z nim związanych. Dokumenty powinny być opisane i ułoŝone w sposób przejrzysty. Prosimy nie wkładać poszczególnych dokumentów w koszulki. Dobre przygotowanie wniosku od strony technicznej równieŝ wpływa na czas potrzebny do jego weryfikacji. Zakup środków trwałych: Transport i instalacja środków trwałych moŝe być wydatkiem kwalifikowalnym wyłącznie w przypadku, w którym zwiększa wartość początkową środka trwałego. Ulepszenie/modernizacja środka trwałego dokonane po jego zaewidencjonowaniu mogą być uznane za kwalifikowalne wyłącznie w przypadku, w którym zostały przewidziane we wniosku aplikacyjnym jako odrębny wydatek i zatwierdzone w wyniku pozytywnej oceny tego wniosku. 10

11 Leasing: Kwalifikowalna jest jedynie rata kapitałowa po zapłaceniu całej raty w wysokości wynikającej z zawartej umowy w jednym wniosku o płatność moŝna przedstawić do refundacji jedną lub kilka rat. Opłaty leasingowe są kosztem niekwalifikowalnym Raty kapitałowe podlegają refundacji w przypadku leasing u finansowego, a w przypadku leasing u operacyjnego wyłącznie w sytuacji, w której umowa leasing u zawiera klauzulę przeniesienia prawa własności do przedmiotu leasing u na leasingobiorcę Nabycie wartości niematerialnych i prawnych moŝe być kwalifikowalne jeŝeli: Znajdzie odzwierciedlenie w ewidencji wartości niematerialnych i prawnych Wartość zostanie nabyta od strony trzeciej na warunkach rynkowych przy czym kupujący nie sprawuje kontroli nad sprzedającym w rozumieniu art. 3 Rozporządzenia Rady (WE) Nr 139/2004 z 20 stycznia 2004 w sprawie kontroli koncentracji przedsiębiorstw 11

12 Nabycie wartości niematerialnych i prawnych - art. 3 Rozporządzenia Rady (WE) Nr 139/2004 Podstawę kontroli stanowią prawa, umowy lub jakiekolwiek inne środki, które oddzielnie bądź wspólnie i uwzględniając okoliczności faktyczne lub prawne, dają moŝliwość wywierania decydującego wpływu na przedsiębiorstwo, w szczególności przez: - własność lub prawo uŝytkowania całego lub części aktywów przedsiębiorstwa; - prawa lub umowy przyznające decydujący wpływ na skład, głosowanie lub decyzje organów przedsiębiorstwa. Płatności gotówkowe: Przy płatnościach gotówkowych nie wystarczy adnotacja forma płatności:gotówka. Dokonanie zapłaty musi być poświadczone jednoznacznie, np. poprzez zapis zapłacono gotówką, pozostało do zapłaty 0,00 zł lub przedłoŝenie dokumentu kasowego (KP). W uzasadnionych przypadkach dopuszcza się oświadczenie sprzedającego o otrzymaniu zapłaty w formie gotówki. 12

13 Płatności gotówkowe: Wobec wątpliwości, które moŝe rodzić zapis art.22 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej nie rekomenduje się stosowania płatności gotówkowych. Rozbijanie kwoty wynikającej z dokonanej transakcji na kilka płatności (np. kilka faktur lub rachunków) nie powoduje ominięcia kwoty progowej. Zgodnie z 7 ust. 6 pkt 4 umowy o dofinansowanie płatności gotówkowe przy transakcjach powyŝej określonego w w/w przepisach progu nie będą podlegały refundacji. Transakcje dokonywane w walutach obcych: W tabeli 15 wniosku naleŝy ująć fakturę zagraniczną Do w/w faktury naleŝy załączyć fakturę wewnętrzną jeśli jest wymagana przepisami NaleŜy przedłoŝyć politykę rachunkowości, a jeŝeli beneficjent nie jest zobowiązany do jej posiadania odrębnymi przepisami naleŝy przedłoŝyć oświadczenie o przyjętej w instytucji metodologii stosowanej do wyliczenia kosztu rzeczywistego oraz wartości dokumentu w celu ujęcia go w księgach NaleŜy podać kurs po jakim przeliczono wartość dokumentu w celu jego zaksięgowania oraz kurs po jakim dokonano zapłaty. Do wszystkich transakcji naleŝy stosować tę samą metodę przeliczania określoną w w/w dokumentach 13

14 Transakcje powyŝej ,00 zł: Beneficjent zobowiązany jest do przedłoŝenia co najmniej trzech konkurencyjnych ofert od róŝnych podmiotów lub innych dokumentów potwierdzających spełnienie wymogów 12 umowy o dofinansowanie (w sposób określony w Przewodniku Beneficjenta) Oferty na trzy podobne urządzenia (np. róŝnych producentów) uzyskane od jednego sprzedawcy nie są traktowane jako konkurencyjne. Protokół/wyjaśnienie z wyboru najkorzystniejszej oferty zawierające: datę sporządzenia, podpis beneficjenta, kryteria wyboru, zestawienie porównywanych ofert, uzasadnienie. Transakcje powyŝej ,00 zł: Oferty powinny zawierać co najmniej: - okres związania ofertą (okres obowiązywania oferty), - dane oferenta, - opis przedmiotu zakupu (porównywalne dane, np. parametry techniczne)/specyfikacje usługi które umoŝliwią rzetelne porównanie ofert, - proponowaną cenę 14

15 Transakcje powyŝej ,00 zł: Dzielenie zamówienia w sposób nieuzasadniony w celu obniŝenia jego wartości moŝe skutkować uznaniem wydatku za niekwalifikowalny. Dla ustalenia czy mamy do czynienia z jednym zamówieniem naleŝy wziąć pod uwagę następujące kryteria: - toŝsamość przedmiotową zamówienia - moŝliwość udzielenia zamówienia w tym samym okresie czasu - moŝliwość wykonania zamówienia przez jednego wykonawcę Transakcje powyŝej ,00 zł: Proszę pamiętać aby podczas zbierania ofert/badania rynku dokumentować podejmowane czynności. Brak udokumentowania zachowania zasady konkurencyjności moŝe skutkować uznaniem poniesionego wydatku za niekwalifikowalny. W uzasadnionych przypadkach beneficjent moŝe wykazać spełnienie wymogów 12 umowy o dofinansowanie poprzez przedłoŝenie aktualnej wyceny rzeczoznawcy. 15

16 Zaliczki na realizację projektu: Jednorazowo moŝna ubiegać się o zaliczkę w wysokości maksymalnie 50% wartości dofinansowania określonego w umowie. O zaliczkę moŝna ubiegać się wielokrotnie w trakcie realizacji projektu, lecz nie częściej niŝ raz w okresie jednego roku kalendarzowego. Łączna wartość wszystkich wniosków o zaliczkę złoŝonych podczas realizacji projektu nie moŝe przekraczać 90% przyznanego dofinansowania. Zaliczki na realizację projektu: Kwota wnioskowana musi być powiązana z kwotami określonymi dla danego okresu w harmonogramie rzeczowofinansowym oraz z wartością transakcji wskazanej we wniosku o płatność zaliczkową. Aby otrzymać zaliczkę naleŝy otworzyć rachunek bankowy wyłącznie na potrzeby obsługi zaliczki (nr rachunku musi być wskazany w umowie o dofinansowanie, jeŝeli nie jest konieczne będzie sporządzenie aneksu), a następnie złoŝyć poprawny wniosek o płatność zaliczkową. Wniosek o zaliczkę składa się w jednym egzemplarzu oraz w wersji elektronicznej w formacie doc (Word) 16

17 Zaliczki na realizację projektu: Wniosek o płatność zaliczkową musi wpłynąć do ARP SA co najmniej na 30 dni przed planowanym terminem wykorzystania zaliczki Do wniosku musi być załączona zawarta z dostawcą /wykonawcą umowa lub zamówienie złoŝone przez beneficjenta i przyjęte do realizacji. W przypadku, w którym zaliczka dotyczy wydatku przekraczającego ,00 zł niezbędne jest załączenie dokumentacji związanej z wymogami 12 umowy o dofinansowanie. Zaliczki na realizację projektu: Wykorzystanie zaliczki na cele inne niŝ wskazane we wniosku o płatność zaliczkową będzie traktowane jako nieprawidłowość i będzie podlegać zwrotowi wraz z odsetkami jak od zaległości podatkowych JeŜeli beneficjent nie wykorzysta otrzymanej zaliczki w całości, to pozostałą kwotę naleŝy zwrócić przed upływem 60 dni od daty otrzymania środków. 17

18 Zaliczki na realizację projektu: Nie rozliczenie otrzymanej zaliczki w określonym terminie powoduje konieczność zwrotu przekazanej kwoty wraz z odsetkami jak od zaległości podatkowych Odsetki bankowe wynikające z oprocentowania kwoty zaliczki beneficjent musi przekazywać na konto, z którego otrzymał zaliczkę, do siódmego dnia miesiąca następnego (np. odsetki za lipiec do 07 sierpnia). Aby rozliczyć zaliczkę naleŝy złoŝyć wniosek o płatność niezwłocznie po wydatkowaniu przekazanych do dyspozycji beneficjenta środków jednakŝe nie później niŝ w ciągu 60 dni od otrzymania zaliczki Zaliczki na realizację projektu: JeŜeli beneficjent nie złoŝy wniosku o płatność w terminie wskazanym powyŝej IP II jeden raz wzywa beneficjenta do złoŝenia wniosku. W sytuacji gdy beneficjent nie złoŝy wniosku o płatność w terminie wyznaczonym przez IP II, beneficjent jest zobowiązany do zwrotu kwoty wypłaconej zaliczki wraz z odsetkami liczonymi jak dla zaległości podatkowych od dnia otrzymania zaliczki. Aby otrzymać kolejną zaliczkę Beneficjent najpierw musi rozliczyć się z zaliczki wcześniej otrzymanej, tzn. musi nastąpić zatwierdzenie wniosku rozliczającego zaliczkę lub jej zwrot. 18

19 Najczęściej popełniane błędy: Wpisywanie w zestawieniu 15 tego samego dokumentu więcej niŝ jeden raz. Brak wyodrębnienia wartości podatku VAT w przypadku wystąpienia w jednym dokumencie księgowym więcej niŝ jednej stawki VAT Błędy rachunkowe i informacje niezgodne z harmonogramem rzeczowo-finansowym w tabeli 18 Brak wersji elektronicznej obu lub jednej z dwóch wymaganych Suma wydatków wykazanych w tab. 18 jako poniesione oraz wydatków wykazanych jako planowane w tab. 22 przekracza wartość wydatków kwalifikowalnych określonych w umowie Najczęściej popełniane błędy: Brak oświadczenia o zakupionym sprzęcie (nowy/uŝywany) Opis na załączonych dokumentach księgowych: brak opisu, niepełny opis, nieprecyzyjne przyporządkowanie wydatku z dokumentu księgowego do harmonogramu rzeczowofinansowego, brak wskazania wysokości wydatku kwalifikowanego/niekwalifikowanego, opis umieszczony na kopii a nie na oryginale dokumentu, powoływanie się na nieaktualny publikator ustawy Prawo Zamówień Publicznych Brak podpisu pod opisem 19

20 Najczęściej popełniane błędy: Kserowanie kopii i potwierdzanie jej za zgodność z oryginałem Potwierdzanie za zgodność z oryginałem: brak potwierdzenia, brak daty przy potwierdzeniu, parafowanie bez pieczęci imiennej (brak czytelnego podpisu) Przedkładanie dyspozycji przelewu zamiast dokumentów potwierdzających dokonanie przelewu (np. wyciąg z konta) W tytułach przelewu brak informacji czego przelew dotyczy (brak wskazania na przedmiotową fakturę, zamówienie itp.) Brak ofert (transakcje powyŝej ,00 zł) Brak kryteriów wyboru ofert, brak w ofertach cech wskazanych jako podstawa wyboru. Najczęściej popełniane błędy: Faktury wystawione niezgodnie z ROZPORZĄDZENIEM MINISTRA FINANSÓW z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. nr 212 poz. 1337) Niewłaściwe wyliczenie kosztu kwalifikowalnego w przypadku transakcji walutowych. Stosowanie róŝnych zasad przeliczania faktur zagranicznych. 20

21 Zachęcamy do kontaktowania się z pracownikami ARP S.A. podczas całego okresu realizacji projektu. Sekretariat tel Zespół 1.2, tel lub Zespół kontroli tel lub Dziękuję za uwagę 21