Płock, 07.02.2017r. COPCO Polska Sp. z o.o. Szanowni Państwo, ORLEN Paliwa Sp. z o.o. zaprasza Państwa do złożenia oferty na organizację spotkania dla Klientów spółki - segment gazu płynnego. ZAKRES PRZEDMIOTU POSTĘPOWANIA: Przedmiotem postępowania jest organizacja konferencji dla Klientów spółki - segment gazu płynnego. Motyw przewodni - ściśle dostosowany do grupy docelowej, którą są Klienci spółki, segment gazu płynnego, właściciele średniej wielkości przedsiębiorstw. Koncept kreatywny - impreza motoryzacyjna, atrakcje sportowe. TERMIN i CZAS TRWANIA: koniec kwietnia 2017 r., czas trwania wyjazdu 2 dni (1 nocleg), KONKRETNY TERMIN WYJAZDU: 20-21 kwietnia 2017 LOKALIZACJA: centralna, centralno-wschodnia część Polski, punkt dogodny lokalizacyjnie dla Klientów dojeżdżających z całej Polski, nie bezpośrednio w dużej aglomeracji HOTEL: 4* bardzo dobry standard lub 5*, zaplecze SPA na bardzo wysokim poziomie, hotel w niedalekiej odległości od toru wyścigowego maksymalnie 30 km od hotelu LICZBA OSÓB: 105 osób STRUKTURA POKOI: pokoje typu standard. Na chwilę obecną dokładna struktura jest trudna do określenia, konfiguracja uczestników (płeć) będzie znana w późniejszym etapie przygotowania eventu, wstępnie proszę przyjąć pokoje dwuosobowe, kilka jednoosobowych. ŚRODKI TRANSPORTU: Klienci dojadą sami na miejsce. Komunikacja między torem wyścigowym, a hotelem po stronie Zleceniobiorcy preferowany bus. PARKING: zapewnia organizator UCZESTNICY: Klienci spółki - kadra zarządzająca najwyższego szczebla, Prezesi, właściciele średniej wielkości przedsiębiorstw. Strona1 801 805 541
ELEMENTY HARMONOGRAMU WYJAZDU: Dzień I: 11:00-17:00 - atrakcje na torze; 17:00-19:00 czas wolny; 19:00-21:00 - uroczysta kolacja, 21:00-23:00 - impreza z atrakcjami wieczoru ; od 23:00 - DJ. Dzień II: śniadanie i wykwaterowanie Harmonogram może ulec modyfikacji na późniejszym etapie przygotowania eventu. OFERTA POWINNA ZAWIERAĆ: - koordynację organizacji eventu - propozycję konferansjera - obecność dwóch koordynatorów wyznaczonych ze strony agencji do przygotowania scenografii (obecnych podczas całego eventu) - hostessy/fordanserki (4 osoby) - profesjonalny fotograf - propozycja wizualizacji wszystkich materiałów poligraficznych: winietki i menu na uroczystą kolację, numerki na stoliki, agendy papierowe, zaproszenia papierowe, koperty do zaproszeń, zaproszenie mailingowe, agenda mailingowa, list powitalny - tor wyścigowy: zapewnienie toru wyścigowego w godzinach 11:00-17:00 przygotowanie podestu, zapewnienie mikrofonu oraz odpowiedniego nagłośnienia (istnieje możliwość wystąpienia Zarządu (przemówienie) przygotowanie atrakcji - preferowana współpraca z ekskluzywną marką samochodów (segment premium lub luksusowy), jazdy próbne, możliwość testowania etc. dla grupy osób około 60-80 (prosimy mieć na uwadze, że w tym okresie mogą panować różne warunki atmosferyczne) propozycja cateringu (forma szwedzki stół ) w trakcie trwania atrakcji na torze w godzinach 11:00-17:00 - zapewnienie komunikacji między torem a hotelem (busik) Strona2 801 805 541
- hotel: budowa sceny (z uwzględnieniem wykorzystania zasobów hotelu) projekt i budowa scenografii koordynacja nagłośnienia i oświetlenia atrakcja wieczoru plazmy wyświetlające logotypy spółki oraz usadzenie gości na uroczystą kolację propozycja przykładowego menu na uroczystą kolację (menu serwowane + bufet) propozycja open baru (dwa rodzaje win: czerwone i białe, wódka, whisky) - propozycja alkoholi dobrej jakości DJ parking SPOSÓB ZŁOŻENIA OFERTY 1. Oferty można składać tylko za pośrednictwem Platformy Zakupowej CONNECT, logując się do systemu na https://connect.orlen.pl/. 2. Proszę o załączenie dokumentów w odpowiednich miejscach formularza na platformie zakupowej CONNECT. Błędne załączenie dokumentów, np. część handlowa w części technicznej, może skutkować wykluczeniem oferty. 3. Pytania proszę kierować przez Platformę Zakupową CONNECT Pytania/ odpowiedzi lub Zadaj pytanie zamawiającemu. Kontakt telefoniczny tylko z Kupcem. Elementy oferty: CZĘŚĆ FORMALNA: - aktualny dokument dotyczący reprezentacji Spółki KRS lub CEIDG; - akceptacja wzoru umowy (dokument na CONNECT); - podpisane oświadczenie oferenta dot. zachowania tajemnicy (dokument na CONNECT); - termin ważności składanej oferty 60 dni; CZĘŚĆ TECHNICZNA: - potwierdzenie wykonania usługi zgodnie z treścią zapytania ofertowego; Strona3 801 805 541
- potwierdzenie posiadania uprawnień do wykonywania usługi zgodnie z zapytaniem ofertowym; - przedstawienie szczegółowej oferty z ramowym harmonogramem i proponowanym key visual; - wykaz podmiotów, dla których w ciągu ostatnich 3 lat zrealizowano prace w zakresie porównywalnym do niniejszego zapytania lub referencje (minimum 3); - aktualna polisa ubezpieczeniowa dotycząca zakresu usługi ujętej w zapytaniu ofertowym; - termin realizacji preferowany 20-21.04.2017r. Proszę o załączenie harmonogramu realizacji prac; CZĘŚĆ HANDLOWA: - termin płatności: 30 dni od daty otrzymania faktury (bez zaliczki); - proszę o przedstawienie ceny całkowitej przedmiotu postępowania; - proszę o załączenie wyceny szczegółowej zawierającej pełen koszt organizacji konferencji dla Klientów spółki (cena netto musi zostać podana dla każdego rodzaju usługi wymienionej w kosztorysie załączonym do oferty, tj. noclegu, wyżywienia, atrakcji, itd.), np.: koszt noclegu koszt parkingu koszt cateringu (szwedzki stół) w trakcie trwania atrakcji przygotowanych na torze koszt przygotowania scenografii w ramach zaproponowanej atrakcji wieczoru koszt wynajęcia toru wyścigowego koszt zaproponowanych atrakcji przygotowanych na torze wyścigowym koszt busa (komunikacja między torem a hotelem) koszt uroczystej kolacji - menu serwowane oraz bufet (z uwzględnieniem opcji wegetariańskich) - zakładamy, że śniadania wliczone będą w cenę noclegu koszt open baru 6h koszty projektu oraz przygotowania (wydruku) materiałów poligraficznych koszt projektu agendy i zaproszenia mailowego Wszystkie koszty materiałów poligraficznych proszę wykazać w odrębnej oddzielnej od głównego kosztorysu rubryce). koszt atrakcji wieczoru oraz DJ Strona4 801 805 541
koszt konferansjera koszt hostess/fordanserek (4 osoby) koszt obsługi recepcji koszt obsługi organizacji spotkania przez opiekunów, uwzględniający koszty ich noclegu, wyżywienia, transferów, itd.. Proszę oddzielnie wykazać wszystkie poszczególne koszty (netto). Podstawę do rozliczenia usługi będzie stanowić faktura VAT, wystawiona w walucie PLN, po realizacji wszystkich elementów wymienionych w kosztorysie z oferty. Faktura będzie wystawiona dopiero po ostatecznej akceptacji kosztorysu powykonawczego. Zmiany kursów walut, w których Zleceniobiorca będzie dokonywał zakupu towarów i usług w celu wykonania umowy, nie będą mogły być podstawą do zmiany wysokości wynagrodzenia Zleceniobiorcy. Szacowana kwota budżetu na organizację eventu wynosi 100 000,00 zł netto. Termin składania ofert: 22.02.2017r. godz. 14:00 UWAGA! Oferty można składać jedynie za pośrednictwem Platformy Zakupowej CONNECT, logując się do systemu na https://connect.orlen.pl/ Oferent ponosi wszystkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty i nie przysługuje mu prawo roszczenia o zwrot tych kosztów. ORLEN Paliwa Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do dowolnego wyboru podmiotu/podmiotów, z którymi będą prowadzone negocjacje w odniesieniu do części lub całości zakresu złożonych odpowiedzi oraz do zawarcia umowy z więcej niż jednym Dostawcą wyłonionym w drodze negocjacji, przy czym zakres umowy może obejmować całość lub część zakresu złożonej oferty/odpowiedzi na zapytanie. ORLEN Paliwa Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do odwołania lub zamknięcia procesu wyboru Dostawcy i odstąpienia od negocjacji bez podania przyczyn. Z tego tytułu podmiotowi do którego skierowano zapytanie nie przysługują żadne roszczenia wobec ORLEN Paliwa Sp. z o.o. Niniejsze zapytanie stanowi zaproszenie do negocjacji w rozumieniu art. 72 k.c., a tym samym nie mają zastosowania przepisy dotyczące oferty w rozumieniu art. 66 i n. k.c. Z poważaniem, Natalia Bartosiewicz-Burdanowska Strona5 801 805 541