Zapytanie ofertowe. ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY (proces wyboru kontrahenta ) Wykonanie monitoringu geodezyjnego na platformie Baltic Beta

Transkrypt

1 Zapytanie ofertowe Gdańsk, r. ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY (proces wyboru kontrahenta ) Wykonanie monitoringu geodezyjnego na platformie Baltic Beta LOTOS Petrobaltic Spółka Akcyjna (zwana dalej Zamawiającym ) z siedzibą w Gdańsku, przy ul. Stary Dwór 9, zaprasza Państwa do złożenia oferty. Zgodnie z wewnętrzną procedurą Zamawiającego, Wykonawca zostanie wyłoniony w procesie wyboru kontrahenta w trybie przetargu: nieograniczonego, a kryteriami wyboru będzie: cena (netto) termin realizacji okres gwarancji szybkość reakcji on-line szybkość reakcji fizycznej W celu wyłonienia Wykonawcy prosimy o złożenie oferty zgodnie z wytycznymi zawartymi w załączniku nr 1 do niniejszego zaproszenia. Postępowanie prowadzone będzie dwuetapowo: I ETAP weryfikacja formalna Wykonawców, złożenie Oferty Wstępnej (bez ceny). II ETAP złożenie Oferty (zawierającej cenę) W pierwszym etapie Wykonawca zobowiązany jest do złożenia jedynie Oferty Wstępnej tj. dokumentów potwierdzających spełnienie warunku udziału w postępowaniu, które zostały opisane w pkt. III. Wytycznych stanowiących załącznik nr 1 do niniejszego zaproszenia. Do drugiego etapu zostaną zaproszeni Wykonawcy, którzy spełnią warunki udziału w postępowaniu. W drugim etapie Wykonawcy zobowiązani będą do: a) odbycia wizji lokalnej na platformie Baltic Beta w wyznaczonym wcześniej przez Zamawiającego terminie, a następnie b) złożenia Oferty. Ofertę należy przygotować w oparciu o formularz ofertowy stanowiący załącznik nr 2 do niniejszego zaproszenia. Strona 1 z 2

2 I. OSOBY UPRAWNIONE DO KONTAKTU I SPOSÓB POROZUMIEWANIA SIĘ: 1. Osobami upoważnionymi do kontaktu z wykonawcami w toku postępowania przetargowego są: 1.1. W sprawach handlowych: a) Mariusz Szwocher, mariusz.szwocher@lotospetrobaltic.pl 1.2. W sprawach dotyczących kwestii technicznych: a) Andrzej Słaby, andrzej.slaby@lotospetrobaltic.pl II. Informacje będą udzielane w dni robocze, w godzinach 9ºº - 14ºº za pośrednictwem: platformy zakupowej LOGINTRADE, w terminie wskazanym na platformie zakupowej LOGINTRADE. III. ZASTRZEŻENIA ZAMAWIAJĄCEGO 1. Wykonawca zobowiązany jest zapoznać się z informacjami zawartymi w niniejszym zaproszeniu do złożenia oferty oraz jego załącznikami i przygotować ofertę zgodnie z wymaganiami określonymi w tym dokumencie. 2. Zamawiający nie będzie ponosić jakichkolwiek kosztów Wykonawcy związanych ze sporządzeniem oferty i udziałem wykonawcy w ewentualnych negocjacjach. 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo odrzucenia oferty Wykonawcy bez podania przyczyny. 4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odwołania niniejszego zaproszenia do złożenia oferty bez podania przyczyny oraz możliwość przeprowadzenia negocjacji z wybranym Wykonawcą lub Wykonawcami do chwili podpisania umowy. Wybór Wykonawcy lub Wykonawców do dalszych negocjacji nie stanowi przyjęcia oferty ani rozstrzygnięcia przetargu w rozumieniu polskiego kodeksu cywilnego. 5. Zamawiający zastrzega, że wszystkie informacje przekazane w niniejszym zaproszeniu do złożenia oferty oraz wszelkie inne informacje i dokumenty jakie zostaną przekazane Wykonawcy w związku z przygotowaniem oferty stanowią prawnie chronioną tajemnicę przedsiębiorstwa Zamawiającego. 6. Wykonawcy zostaną powiadomieni o dokonanym rozstrzygnięciu. ZAŁĄCZNIKI 1. Wytyczne szczegółowe zapytania ofertowego 2. Formularz ofertowy 3. Dokumentacja projektowa (Projekt) 4. Wykaz usług Strona 2 z 2

3 Załącznik nr 1 do Zaproszenia I. PRZEDMIOT ZAMOWIENIA Wytyczne szczegółowe zapytania ofertowego 1. Przedmiotem zapytania ofertowego jest wykonanie systemu monitoringu geodezyjnego przemieszczeń poziomych i pionowych elementów konstrukcyjnych platformy Baltic Beta zlokalizowanej ok. 70 km na północ od Rozewia na podstawie dokumentacji projektowej udostępnionej przez Zamawiającego, zwanej dalej Projektem. 2. Przedmiot zamówienia obejmuje w szczególności: 1) dostawę urządzeń o parametrach wskazanych w załączonym Projekcie (punkt 3. Zestaw materiałów i urządzeń), 2) dostawę kart charakterystyk urządzeń (np. danych technicznych). Jeżeli karty charakterystyk będą w innym języku niż polski i angielski, Wykonawca zobowiązany będzie do przedłożenia ich tłumaczeń zarówno na język polski jak i angielski. Odstępstwo mogą stanowić wyłącznie certyfikaty dopuszczenia do stosowania na terenie Unii Europejskiej wymagane oryginały certyfikatów 3) montaż urządzeń (wg załączonego Projektu) na platformie Baltic Beta, 4) uruchomienie systemu monitoringu, 5) dokonanie odbioru z udziałem Zamawiającego oraz inspektora z ramienia Polskiego Rejestru Statków (PRS) 6) wykonanie dokumentacji powykonawczej systemu w języku polskim i angielskim, zwanej dalej Dokumentacją Powykonawczą. Wykonawca zobowiązany będzie przedłożyć: a) 1 (jeden) egzemplarz w wersji papierowej (j. Polski) b) 1 (jednej) egzemplarz w wersji papierowej (j. Angielski) c) wersja elektroniczna dokumentacji (np. CD/DVD/USB - dołączone do ww. wersji papierowych). 3. Zamawiający wymaga następujących czasów reakcji Wykonawcy w przypadku wykrycia nieprawidłowości w pracy systemu lub wątpliwości w jego działaniu: - czas reakcji on-line: nie dłużej 12h od daty zgłoszenia nieprawidłowości w działaniu systemu, - czas reakcji fizycznej: nie dłużej niż 24h od daty zgłoszenia nieprawidłowości w działaniu systemu. 4. Zamawiający zapewnia transport ludzi i sprzętu z Bazy Lądowej (Gdańsk ul. Stary Dwór 9) na platformę. 5. Wykonawca zobowiązany jest do wcześniejszego ustalenia terminu transportu urządzeń oraz ludzi na platformę z Zamawiającym, ponieważ termin ten uzależniony jest od kursów statku na platformę. Zamawiający nie przewiduje dodatkowych kursów na platformę. 6. Wykonawca zobowiązany jest do zapoznania się i przestrzegania aktualnych zasad bezpieczeństwa określonych w załączniku Bezpieczeństwo dostępnych na stronie Zamawiającego po adresem:

4 7. Wykonawca po uzyskaniu zamówienia a przed rozpoczęciem prac na platformie zobowiązany jest do odbycia szkolenia z zakresu BST (Basic Safety Training) oraz Zagrożeń oraz zasad postępowania na platformach LOTOS Petrobaltic S.A. zgodnie z dokumentem Bezpieczeństwo. Organizacja szkoleń oraz ich koszt jest po stronie Wykonawcy. Przed przystąpieniem do prac Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia certyfikatów odbycia ww. szkoleń. 8. Zamawiający wymaga przedstawienia aktualnych świadectw zdrowia dla pracowników wykonujących prace na platformie oraz dokumenty dopuszczające do pracy na wysokości powyżej 3 m. 9. Zamawiający wymaga aby Wykonawca wyłoniony w wyniku niniejszego postępowania przed przystąpieniem do realizacji umowy przedstawił polisę OC z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej pokrywającą odpowiedzialność deliktową, projektową i OC pracodawcy z limitem PLN. II. TERMIN REALIZACJI Przedmiot Zamówienia należy wykonać w terminie r. III. OPIS WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIENIA TYCH WARUNKÓW (PRESELEKCJA) 1. Zamawiający wymaga, aby przedmiot zamówienia wykonywany był przez Wykonawców posiadających niezbędną wiedzę i doświadczenie. W tym celu Zamawiający wymaga, aby Wykonawca wykazał, iż w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania Ofert Wstępnych, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonał co najmniej 2 usługi polegające na wykonywaniu podobnego systemu monitoringu geodezyjnego przemieszczeń poziomych i pionowych elementów konstrukcyjnych platformy wydobywczej lub podobnego systemu monitoringu geodezyjnego dla wież wyciągowych w kopalniach. 2. Na potwierdzenie spełnienia warunku udziału w postępowaniu Zamawiający wymaga, aby wraz z Ofertą Wstępną Wykonawca złożył wykaz usług zgodny z wzorem załączonym do zaproszenia wraz z dokumentami potwierdzającymi, że wykazane w Wykazie Usługi zostały wykonane należycie (referencje). 3. W przypadku działania Wykonawcy przez pełnomocników, należy dołączyć do Oferty Wstępnej skan pełnomocnictwa. IV. WYMAGANA ZAWARTOŚĆ ORAZ SPOSÓB ZŁOŻENIA OFERTY WSTĘPNEJ I OFERTY 1. Kompletna Oferta Wstępna powinna zawierać: 1) pełnomocnictwo do podpisania Oferty Wstępnej i Oferty, jeżeli uprawnienie do reprezentacji Wykonawcy nie wynika z dokumentów rejestrowych Wykonawcy (KRS, CEIDG); 2) wypełniony i podpisany zgodnie z umocowaniem wykaz usług potwierdzający spełnienie warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w rozdziale III pkt. 1 wraz z dokumentami potwierdzającymi, że wykazane w wykazie usługi zostały wykonane należycie (referencje, protokoły odbioru, itp.),

5 2. Kompletna Oferta (zawierająca cenę) powinna zawierać: 1) wypełniony i podpisany zgodnie z umocowaniem Formularz Ofertowy stanowiący załącznik nr 2 do zaproszenia. 3. Dokumenty sporządzone w języku obcym, muszą być złożone wraz z tłumaczeniami na język polski. 4. Wykonawca zobowiązany jest zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w zapytaniu ofertowym i dołączonymi do niego dokumentami i na ich podstawie przygotować najpierw Ofertę Wstępna, a następnie Ofertę. 5. Wykonawca może złożyć tylko jedną Ofertę Wstępną i jedną Ofertę na wykonanie zamówienia. 6. Wykonawca składa Ofertę Wstępną i Ofertę na własny koszt i ryzyko tzn. ponosi wszelkie konsekwencje oraz koszty związane z przygotowaniem i złożeniem Oferty Wstępnej i Oferty. 7. Oferta Wstępna, Oferta oraz załączniki muszą być podpisane zgodnie z zasadami reprezentacji Wykonawcy przez osobę (osoby) uprawnione do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy uprawnienie to powinno wynikać z dokumentów załączonych do Oferty w niniejszym postępowaniu. W przypadku działania Wykonawcy przez pełnomocników należy dołączyć do oferty pełnomocnictwo. 8. Ofertę Wstępną należy przesłać drogą mailową na adres mariusz.szwocher@lotospetrobaltic.pl. 9. Ofertę należy złożyć za pomocą Platformy Zakupowej LOGINTRADE, załączając jednocześnie skan podpisanego formularza ofertowego. 10. W przypadku, gdyby Oferta Wstępna lub Oferta zawierała informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, Wykonawca winien w sposób niebudzący wątpliwości zastrzec, które spośród informacji zawartych w ofercie lub w dokumentach złożonych wraz z ofertą stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. Zamawiający sugeruje, aby skany dokumentów stanowiących tajemnice przedsiębiorstwa zaopatrzyć w przedrostek tajemnica_. W przypadku nie zabezpieczenia przez Wykonawcę w ofercie informacji zastrzeżonych, Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia wobec Zamawiającego. V. WYMAGANIA DOTYCZĄCE WADIUM Zamawiający nie wymaga zabezpieczenia Oferty wadium. VI. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ Minimalny termin związania ofertą wynosi 60 dni od terminu składania ofert. VII. KRYTERIA OCENY OFERT Kryteria oceny ofert: 1. cena (netto) 2. termin realizacji wyrażony w tygodniach od daty zawarcia umowy 3. okres gwarancji wyrażony w miesiącach 4. szybkość reakcji on-line wyrażona w godzinach od daty zgłoszenia nieprawidłowości w działaniu systemu

6 5. szybkość reakcji fizycznej wyrażona w godzinach od daty zgłoszenia nieprawidłowości w działaniu systemu VIII. TERMIN SKŁADANIA OFERT 1. Termin składania Ofert Wstępnych: do r. 2. Termin zadawania pytań: r. 3. Termin składania Ofert: r. godz. 9:00 IX. ZASTRZEŻENIA ZAMAWIAJĄCEGO Zamawiający informuje, że: 1. zastrzega sobie prawo do zamknięcia procesu wyboru kontrahenta bez wyboru którejkolwiek z Ofert; 2. zastrzega sobie prawo, aż do upływu terminu składania Ofert, wprowadzenia zmian w Zapytaniu Ofertowym, o którym zobowiązani jesteśmy zawiadomić wszystkich Wykonawców; 3. zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia aukcji elektronicznej;