Zapytanie ofertowe. Migracja poczty korporacyjnej do usługi Office 365 (Exchange online) dla

Transkrypt

1 Zapytanie ofertowe Migracja poczty korporacyjnej do usługi Office 365 (Exchange online) dla Bydgoskie Zakłady Przemysłowego Gumowego Stomil S.A. (BZPG Stomil S.A.) Wersja 2.0 Bydgoszcz Data: r. Strona 1 z 7

2 Spis treści 1. Wskazówki dla oferentów Osoby kontaktowe Termin składania ofert Harmonogram Dodatkowe pytania dostawców Przedmiot zapytania ofertowego Zakres zapytania ofertowego Tryb pracy Wymagania w stosunku do Oferenta Wymagania dotyczące oferty Forma odpowiedzi Zawartość oferty Założenia i wyłączenia Termin ważności oferty Model cenowy oferty Istotne warunki zamówienia... 7 Strona 2 z 7

3 1. Wskazówki dla oferentów 1.1. Osoby kontaktowe Osobą kontaktową, odpowiedzialną po stronie BZPG Stomil S.A. za kwestie formalne związane z procesem oceny ofert, jest: Wiesława Błażejczak-Gąsiewska BZPG Stomil S.A. ul. Toruńska 155, Bydgoszcz, Polska tel wieslawa.blazejczak@stomil.bydgoszcz.pl 1.2. Termin składania ofert Odpowiedzi na niniejsze zapytanie ofertowe powinny zostać przesłane przez Oferenta do r., do godziny 15.00, na adres , wskazany w pkt Harmonogram BZPG Stomil S.A. planuje następujący harmonogram dalszych prac: r. wysłanie zapytania ofertowego; r. zakończenie procesu zbierania ofert; r. wybór oferenta; r. negocjacje i podpisanie umowy; r. rozpoczęcie realizacji projektu migracji poczty ; r. zakończenie projektu migracji poczty . Powyższy harmonogram ma charakter orientacyjny i w żaden sposób nie obliguje BZPG Stomil S.A. do podejmowania dalszych działań zgodnie z nim. Strona 3 z 7

4 1.4. Dodatkowe pytania dostawców W trakcie przygotowania odpowiedzi, Oferent ma prawo zgłaszać dodatkowe pytania dotyczące niniejszego zapytania ofertowego. Pytania muszą być kierowane w formie pisemnej ( ) do osoby wskazanej do kontaktu w sprawie niniejszego zapytania ofertowego. Dodatkowe pytania powinny zostać przesłane do dnia r., godzina Na podstawie zadanych pytań zespół po stronie BZPG Stomil S.A. przygotuje informację zwrotną. Jednocześnie BZPG Stomil S.A. zastrzega sobie prawo odmowy udzielenia odpowiedzi na zgłoszone pytania bez podania przyczyn. 2. Przedmiot zapytania ofertowego 2.1. Zakres zapytania ofertowego Zakresem niniejszego zapytania ofertowego jest wykonanie poniższego zakresu prac: Usługa migracji skrzynek pocztowych do usługi Office 365 (Exchange online) dla 130 użytkowników; Analiza oczekiwań klienta oraz pomoc w wyborze odpowiednich licencji; Przygotowanie projektu migracji; Zmiany delegacji aktualnej domeny pocztowej oraz modyfikacja odpowiednich rekordów DNS; Utworzenie i konfiguracja tenantu w usłudze Office 365; Integracja lokalnej usługi Active Directory z Office 365; Przygotowanie propozycji dla spełnienia wymogu przechowywania poczty wychodzącej i przychodzącej przez okres 5 lat; Przeprowadzenie testowej migracji (pilot); Przeprowadzenie migracji (produkcja); Tworzenie dokumentacji technicznej na każdym etapie prac; Szkolenie administratorów IT z wykonywania podstawowych zadań związanych z zarządzaniem pocztą w Office 365; administracja, wsparcie w zarządzaniu on-call, monitoring antyspamowy, antywirusowy (wsparcie utrzymania systemu pocztowego przez okres 6- m-cy od daty zakończenia wdrożenia) Tryb pracy Strona 4 z 7

5 Realizacja pracy odbywać się będzie w siedzibie Oferenta lub w siedzibie BZPG Stomil S.A. (ul. Toruńska 155, Bydgoszcz) w zależności od potrzeb. 3. Wymagania w stosunku do Oferenta BZPG Stomil S.A. wymaga, aby kluczowi członkowie zespołu projektowego po stronie Oferenta, mieli doświadczenia w realizacji zadań związanych z wdrożeniem rozwiązania. BZPG Stomil S.A. wymaga od Oferenta wskazania kluczowych osób, które będą zaangażowane w projekt wraz z podaniem ich CV zawierających potwierdzenie wymaganych doświadczeń. Skład zespołu kluczowych osób przedstawiony w Ofercie będzie wiążący i nie będzie podlegał zmianie w trakcie trwania projektu. Wyjątkiem są przypadki losowe w takim razie Oferent zapewni zastępstwo osób o niemniejszych kwalifikacjach oraz doświadczeniu. Zmiana osób będzie każdorazowo akceptowana przez Kierownika Projektu ze strony BZPG Stomil S.A. BZPG Stomil S.A. zastrzega sobie prawo do żądania podmiany dowolnej osoby wchodzącej w skład zespołu projektowego Oferenta, w przypadku gdy jej kwalifikacje lub sposób realizacji prac projektowych nie spełniają wymagań określonych przez BZPG Stomil S.A.. W takim przypadku Oferent będzie zobowiązany do zapewnienia zastępstwa danego członka zespołu projektowego przez osobę o wymaganych kwalifikacjach i doświadczeniu. 4. Wymagania dotyczące oferty 4.1. Forma odpowiedzi Wymagana forma odpowiedzi to jednolity dokument w formacie PDF przesłany em do osoby kontaktowej (wieslawa.blazejczak@stomil.bydgoszcz.pl) Zawartość oferty W celu ułatwienia analizy ofert wymagana jest jej określona organizacja według punktów podanych poniżej: Strona 5 z 7

6 profil oferenta; lista referencji; informacje o firmie Oferenta - adres, osoby kontaktowe; wymaganiem krytycznym jest przedstawienie tabelarycznego zestawienia potwierdzenia spełnienia całego zakresu zapytania ofertowego; wymagania w stosunku do BZPG Stomil S.A. konieczne do realizacji projektu w tym szacunkowa pracochłonność i wymagane kompetencje; podanie ramowego harmonogramu realizacyjnego dla poszczególnych elementów z zakresu oferty; załączona do oferty propozycja umowy na wykonanie prac zgodnie z zakresem zapytania ofertowego. Oferty niezawierające któregokolwiek z powyższych elementów zostaną odrzucone Założenia i wyłączenia Oferent powinien zebrać i jasno sprecyzować wszystkie założenia, wyłączenia lub propozycje zmian/uzupełnień do treści zapytania ofertowego przy jakich opracował Ofertę w jednym rozdziale Oferty. BZPG Stomil S.A. będzie brał pod uwagę jedynie założenia wyspecyfikowane w tym rozdziale Termin ważności oferty BZPG Stomil S.A. wymaga, aby Oferent wyspecyfikował jednoznacznie termin ważności złożonej oferty. Oczekuje się, iż ważność oferty będzie nie krótsza niż 3 miesiące Model cenowy oferty Oferta powinna prezentować zarówno cenę katalogową jak i cenę uwzględniającą upust dla BZPG Stomil S.A. Ceny za dostarczenie poszczególnych elementów zapytania należy wyspecyfikować jako kwoty netto (bez podatku VAT) wyrażone w walucie PLN. Wszelkie płatności dokonane będą w terminie 45 dni od daty podpisania protokołu odbioru. Strona 6 z 7

7 5. Istotne warunki zamówienia BZPG Stomil S.A. zastrzega sobie prawo: do odrzucenia bez rozpatrywania ofert złożonych po terminie określonym w niniejszym zapytaniu, do odpowiedzi tylko na wybrane oferty, do dowolnego wyboru podmiotu/podmiotów, z którymi będą prowadzone negocjacje w odniesieniu do części lub całości zakresu złożonych odpowiedzi oraz do zawarcia umowy z więcej niż jednym Dostawcą wyłonionym w drodze negocjacji, przy czym zakres umowy może obejmować całość lub część zakresu złożonej odpowiedzi na zapytanie ofertowe, do odwołania (zamknięcia) procesu wyboru Dostawcy i odstąpienia od negocjacji bez podania przyczyn. Z tego tytułu nie przysługują żadne roszczenia wobec Oferenta Oferent składając ofertę musi zapewnić, że dokładna identyfikacja firmy, określenie oferta oraz podpisy osób upoważnionych do reprezentacji Oferenta w zakresie niniejszego postępowania ofertowego znajdą się na przekazanych dokumentach. Dokumenty składane w formie papierowej muszą posiadać parafę przedstawiciela Oferenta oraz nazwę/logo Oferenta na każdej stronie oryginału oferty. Strona 7 z 7