ZAPYTANIE OFERTOWE. Zleceniodawca: Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego, ul. Plac Teatralny 2, Toruń.

Transkrypt

1 Toruń, dnia r. Województwo Kujawsko-Pomorskie ul. Plac Teatralny Toruń ZAPYTANIE OFERTOWE W związku z realizacją projektu własnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego pod nazwą "Promocja walorów turystycznych województwa kujawsko - pomorskiego poprzez uczestnictwo w charakterze wystawcy w krajowych i międzynarodowych targach turystycznych oraz promocja produktu markowego województwa kujawsko - pomorskiego" współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata , Osi priorytetowej 5. Wzmocnienie konkurencyjności przedsiębiorstw, Działania 5.5 Promocja i rozwój markowych produktów, Departament Rozwoju Gospodarczego, Certyfikacji i Monitoringu Funduszy Unijnych Urzędu Marszałkowskiego Województwa Kujawsko-Pomorskiego kieruje zaproszenie do złożenia oferty na organizację logistyki wyjazdu 3-osobowej grupy do Niemiec, na Międzynarodowe Targi Przemysłu Kongresowego IMEX we Frankfurcie nad Menem w dniach maja 2015 r. Postępowanie nie podlega ustawie z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907, 984, 1047, 1473 oraz z 2014 r. poz. 423 z późn. zm.) zgodnie z art. 4 pkt 8 ww. ustawy. Zleceniodawca: Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego, ul. Plac Teatralny 2, Toruń. I. Przedmiot zamówienia i termin jego realizacji: Organizacja wyjazdu 3-osobowej grupy do Frankfurtu nad Menem w Niemczech. Przedsięwzięcia zaplanowane w ramach programu wyjazdu będą się odbywały w dniach maja 2015 r. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: 1. Transport uczestników wyjazdu oraz materiałów promocyjnych: a) busem min. 6-osobowym: W dniu 18 maja 2015 roku (wyjazd) na trasie: - Toruń (ul. Wały Generała Sikorskiego 8) - Bydgoszcz (Bydgoskie Centrum Informacji, ul. Batorego 2) preferowany Port Lotniczy Bydgoszcz S.A. - na trasie lotnisko we Frankfurcie miejsce zakwaterowania uczestników wyjazdu; W dniu 22 maja 2015 roku (powrót) na trasie: - miejsce zakwaterowania uczestników wyjazdu lotnisko we Frankfurcie;

2 - lotnisko w Polsce (preferowany Port Lotniczy Bydgoszcz S.A.) - Bydgoszcz (Bydgoskie Centrum Informacji, ul Batorego 2) - Toruń (ul. Wały Generała Sikorskiego 8) b) przelot samolotem: - wylot z lotniska w Polsce (preferowany Port Lotniczy Bydgoszcz S.A.) do Frankfurtu nad Menem w dniu 18 maja 2015r., - wylot z Frankfurtu nad Menem do Polski (preferowany Port Lotniczy Bydgoszcz S.A.) w dniu 22 maja 2015 r. w godzinach przedpołudniowych. Cena powinna zawierać koszty przebukowania 1 biletu lotniczego. W ofercie powinna zostać określona cena każdego następnego przebukowania. W cenie biletów lotniczych należy uwzględnić bagaż rejestrowy i podręczny każdego z uczestników wyjazdu. Ewentualne koszty związane z zatrudnieniem, ubezpieczeniem, noclegiem kierowcy (kierowców), opłatami parkingowymi, opłatami za autostrady i drogi płatne oraz innymi związanymi ze świadczoną usługą ponosi Zleceniobiorca. Bus powinien mieć maksimum 5 lat, posiadać sprawną klimatyzację, być w pełni sprawny, schludny i czysty, powinien posiadać również miejsce na bagaż (rejestrowy i podręczny) oraz sprawne pasy bezpieczeństwa. Zleceniobiorca zobowiązany będzie do transportu na miejsce odbywania się imprezy targowej tj. Messe Frankfurt Exhibition GmbH, Hala 8, Ludwig-Erhard-Anlage 1, Frankfurt am Main materiałów promocyjnych z Torunia (ul. Wały Generała Sikorskiego 8) oraz Bydgoszczy (Bydgoskie Centrum Informacji, ul. Batorego 2) w łącznej ilości ok. 300 kg, w sposób dogodny dla Zleceniobiorcy (transport lotniczy lub lądowy). 2. Zakwaterowanie uczestników w dniach maja 2015r.: - lokalizacja hotelu: Frankfurt nad Menem, w bliskiej odległości, maksymalnie 20 min. na pieszo od miejsca odbywania się imprezy targowej, tj. Messe Frankfurt Exhibition GmbH, Hala 8, Ludwig- Erhard-Anlage 1, Frankfurt am Main; - hotel o standardzie min. 3 gwiazdki; - pokoje jednoosobowe lub do pojedynczego wykorzystania, pokoje z łazienkami; - noclegi ze śniadaniem; - dostęp do bezpłatnej sieci WiFi; - w hotelu musi być czysto, sprzęty i wyposażenie powinny być sprawne; - zakup opcji bezpłatnego odwołania rezerwacji; - wszyscy uczestnicy wyjazdu muszą zostać zakwaterowani w jednym obiekcie; - w przypadku konieczności rezerwacji, gwarancji lub depozytu kartą kredytową za pokój, obowiązek złożenia ewentualnego poręczenia ciąży na Zleceniobiorcy.

3 3. Ubezpieczenie: Zleceniobiorca wykupi ubezpieczenie zdrowotne i NNW dla wszystkich uczestników na cały czas trwania wyjazdu, zarówno na terenie Polski, jak i w Niemczech. 4. Wymagania ogólne: - Zleceniobiorca zobowiązuje się do zachowania poufności co do uzyskanych informacji i dokumentacji dotyczących realizacji przedmiotu zamówienia; - Zleceniobiorca jest zobowiązany do opracowania, w ciągu 7 dni od daty podpisania umowy, ramowego planu wyjazdu, zawierającego wstępne założenia i terminy realizacji poszczególnych punktów wyjazdu. II. Sposób prezentacji oferty: Oferta obowiązkowo musi zawierać: 1. całościową wycenę w kwocie brutto (kwota łączna z przebukowaniem 1 biletu lotniczego) oraz oddzielnie cenę ewentualnego przebukowania biletu lotniczego; 2. dokumenty potwierdzające realizację co najmniej 3 zamówień w ciągu ostatnich 2 lat odpowiadających swoim rodzajem niniejszemu zapytaniu; 3. wskazanie hotelu, jego nazwy oraz lokalizację, w którym zakwaterowani zostaną uczestnicy wyjazdu oraz link do strony hotelu: 4. wskazanie portu lotniczego, jego nazwy, godzin i dat wylotu do Frankfurtu oraz przylotu do Polski. III. Opis kryteriów oceny: Przedstawiona oferta będzie przedmiotem oceny, której kryterium stanowi w 60% cena brutto oraz 40% jakość oferty. Ocenie podlegać będzie rozkład proponowanych połączeń i standard proponowanych hoteli. IV. Forma płatności i finansowanie: 1. Ze Zleceniobiorcą zostanie podpisana umowa, na realizację wyżej opisanego zlecenia. Zleceniodawca uiści płatność przelewem na rachunek bankowy Zleceniobiorcy w terminie 21 dni od dnia zrealizowania usługi i dostarczenia Zleceniodawcy prawidłowo wystawionej faktury VAT na Województwo Kujawsko-Pomorskie, Plac Teatralny 2, Toruń, NIP Za dzień zapłaty wynagrodzenia uznaje się dzień obciążenia rachunku bankowego Zleceniodawcy. 2. Realizacja przedmiotu zapytania będzie współfinansowana przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Działania 5.5 Promocja i rozwój markowych produktów, Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko- Pomorskiego w ramach projektu pod nazwą Promocja walorów turystycznych województwa

4 kujawsko-pomorskiego poprzez uczestnictwo w charakterze wystawcy w krajowych i międzynarodowych targach turystycznych oraz promocja produktu markowego województwa kujawsko-pomorskiego". V. Miejsce i termin składania ofert: Ofertę należy przesłać drogą elektroniczną na adres j.walecka@kujawsko-pomorskie.pl do końca dnia 08 kwietnia 2015r. Decydująca jest data i godzina wpływu oferty, a nie wysłania. Oferty przesłane po wskazanym terminie nie będą rozpatrywane. VI. Termin wykonania zamówienia: Zamówienie należy wykonać w terminie od 18 do 22 maja 2015r. VII. Informacje dodatkowe: 1. Informacja o wynikach postępowania zostanie opublikowana na stronie internetowej bip.kujawsko-pomorskie.pl. Po rozstrzygnięciu zapytania ofertowego pomiędzy stronami zostanie zawarta umowa w sprawie udzielenia zamówienia; 2. O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Zleceniobiorcy, którzy: a) posiadają uprawnienia do prowadzenia działalności gospodarczej w zakresie organizacji wyjazdów turystycznych wpis do Rejestru Organizatorów Turystyki i Pośredników Turystycznych; b) posiadają aktualną gwarancję ubezpieczeniową; c) posiadają niezbędną wiedzę, doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także dysponują osobami zdolnymi do wykonania przedmiotu zamówienia; d) nie znajdują się w stanie upadłości lub likwidacji; e) złożą kompletną i ważną ofertę w terminie wyznaczonym do składania ofert (formularz ofertowy - załącznik nr 1, Wykaz zrealizowanych zamówień załącznik nr 2, wymagane dane hotelu zgodnie z pkt. II.3. zapytania ofertowego oraz wymagane dane portu lotniczego zgodnie z pkt. II.4. zapytania ofertowego). Zleceniodawca dokona spełnienia warunków udziału w postępowaniu poprzez zastosowanie kryterium spełnia nie spełnia, poprzez sprawdzenie, czy oferta została złożona na formularzu ofertowym stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania oraz czy zostało załączone oświadczenie Zleceniobiorcy (wykaz zrealizowanych zamówień) stanowiące Załącznik nr 2, a także czy wskazano dane hotelu zgodnie z pkt. II.3. zapytania ofertowego oraz dane portu lotniczego zgodnie z pkt. II.4. zapytania ofertowego (weryfikacja formalna oferty, w tym jej kompletność i zgodność z załączonymi wzorami). Brak któregokolwiek z wymaganych dokumentów lub załączenie ich w niewłaściwej formie lub niezgodnie z określonymi wymaganiami będzie skutkowało wykluczeniem Zleceniobiorcy z udziału w postępowaniu. 3. Oferta oraz wszystkie załączniki powinny być podpisane oraz opieczętowane przez osobę/osoby upoważnione do składania oświadczeń woli w imieniu Zleceniobiorcy, zgodnie z zasadą reprezentacyjności wynikającą z postanowień odpowiednich przepisów prawnych. Oferta winna być sporządzona w języku polskim na komputerze, maszynie do pisania lub czytelnym pismem ręcznym. Wszystkie zmiany i skreślenia (poprawienia własnej pomyłki) dokonane w ofercie muszą zostać zaparafowane (podpisane) przez Zleceniobiorcę, wraz

5 z pieczątką. Oferent ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. Oferent może wprowadzić zmiany lub wycofać złożoną przez siebie ofertę pod warunkiem, że Zleceniodawca otrzyma pisemne powiadomienie o wprowadzeniu zmian lub wycofaniu oferty, przed upływem terminu składania ofert. 4. Zleceniodawca zastrzega sobie możliwość niedokonania wyboru Zleceniobiorcy, bez podawania przyczyny. 5. W przypadku pytań, proszę się kontaktować z p. Joanną Wałecką pracownikiem Biura Rozwoju Gospodarczego w Departamencie Rozwoju Gospodarczego, Certyfikacji i Monitoringu Funduszy Unijnych, j.walecka@kujawsko-pomorskie.pl, tel VIII. Załączniki: 1. Załącznik nr 1 - Formularz ofertowy; 2. Załącznik nr 2 Wykaz zrealizowanych zamówień;