LABORATORIUM 1 - zarządzanie operacyjne Konkurencja a procesy operacyjne W czasie nasilających się procesów globalizacyjnych akcent działań konkurencyjnych przesuwa się z obszaru generowania znakomitych pomysłów dotyczących prowadzenia biznesu na obszar sprawności organizacyjnej i wytwórczej. Na początku polskiego okresu przemian gospodarczych dobry pomysł, niewielkie zasoby kapitałowe i odwaga wystarczały do osiągnięcia szybkich i czasami pokaźnych zysków. Obecnie nie wystarczy wiedzieć, co robić. Coraz większego znaczenia nabiera odpowiedź na pytanie, jak to robić. Sprawność operacyjna staje się cenną umiejętnością. Definicja działań operacyjnych Operacje są działalnością, na którą składa się cała aktywność związana bezpośrednio z wytwarzaniem produktu, którym mogą być zarówno dobra materialne, jak i usługi. Cykl operacyjny przedstawia rysunek 1.1 Dobra, usługi czy produkty dobra - fizyczne przedmioty wytworzone przez producentów usługi - niematerialne produkty dostarczone przez sektor usług produkty - dobra i usługi Obecnie możemy mówić o przewadze produktów usługowych czy rzeczowych? Narzędzia zarządzania operacyjnego Menedżerowie zajmujący się zarządzaniem operacyjnym posługują się różnego rodzaju narzędziami; są to m.in. modele opisowe i matematyczne, zestawienia tabelaryczne, modele komputerowe, jak również schematy. 1
Cele zarządzania operacyjnego Rozwój technologii i doskonalenie technik organizacyjnych prowadzą do zmian w obszarze działalności wytwórczej. Odzwierciedleniem tego rozwoju jest doskonalenie zarządzania operacyjnego. Zarządzanie operacyjne wskazuje najbardziej efektywny w danych warunkach sposób wytwarzania dóbr czy świadczenia usług. Zatem celem zarządzania operacyjnego jest długofalowa i doraźna optymalizacja procesów wytwórczych, objawiająca się poprzez:... minimalizację kosztów wytwarzania, skrócenie czasu wytwarzania, zmniejszenie uciążliwości pracy, podniesienie jakości obsługi klienta, Podobieństwo procesów różnych organizacji Co prawda organizacje posługują się różnymi technikami wytwarzania produktów czy świadczenia usług, istnieje jednak wiele uniwersalnych reguł postępowania wspólnych zarówno dla organizacji produkcyjnych, jak i wytwórczych. Istnieją zatem uniwersalne zasady planowania, optymalizacji kosztów napraw i wymiany urządzeń, wyboru lokalizacji przedsięwzięcia itd. Typologia decyzji operacyjnych Przedstawiając najprościej różne typy i poziom decyzji dotyczących operacji, można dokonać ich tradycyjnego podziału na decyzje : strategiczne których skutki są długofalowe; dotyczą one np. lokalizacji zakładu czy techniki wytwarzania, taktyczne; dotyczą one średniookresowej mocy produkcyjnej, elastyczności procesów, operacyjne; dotyczą one krótkookresowego dostosowania zasobów wytwórczych do zaistniałych okoliczności. Naczelne funkcje organizacji Głównym celem organizacji jest wytwarzanie produktów i usług, które zaspokoją potrzeby klientów. Na podstawie powyższej definicji możemy wyodrębnić trzy naczelne funkcje organizacji: 1. Marketing i sprzedaż, czyli rozpoznawanie obecnych i kreowanie nowych potrzeb klientów oraz zapewnianie dotarcia produktów do klientów; 2. Zarządzanie operacyjne, czyli wytwarzaniem produktów i świadczeniem usług; 3. Księgowość i finanse, czyli zbieranie informacji finansowych i zarządzanie finansami. Definicja zarządzania operacyjnego Zarządzanie operacyjne jest funkcją odpowiedzialną za wszystkie działania dotyczące wytwarzania produktu, którym mogą być zarówno dobra, jak i usługi; zarządzanie operacyjne odpowiada zatem za: gromadzenie rozmaitych składników wejściowych, 2
przetwarzanie w produkty końcowe. Powyższa bardzo szeroka definicja wskazuje na olbrzymi zakres zarządzania operacyjnego, obejmujący takie elementy jak planowanie zasobów i środków, organizowanie, alokowanie zasobów itp. Definicja zarządzania operacyjnego Istotą zarządzania jest zbieranie informacji oraz podejmowanie na ich podstawie decyzji. Schemat przedstawia zakres zbieranych informacji, jak również kierunki przepływu decyzji. Istotą decyzji jest natomiast wypełnienie luki informacyjnej w zakresie niezbędnym do podjęcia działań. Funkcje zarządzania operacyjnego Poruszając się w ramach szerszego kontekstu obejmującego klientów oraz otoczenie bliższe i dalsze, również sprzężenia zwrotne oraz etapy wytwarzania łączące się w łańcuch powstawania wartości. 3
Zakres zadań menedżera Do podstawowych zadań menedżera, bez względu na obszar, w jakim działa, należą: 1. Planowanie - ustalanie celów i sposobów oraz terminów ich osiągnięcia; 2. Organizowanie - tworzenie najlepszych struktur do osiągnięcia założonych celów; 3. Zatrudnianie - zapewnianie odpowiedniego personelu do wykonywania powierzonych zadań; 4. Zarządzanie - powierzanie pracownikom zadań; 5. Motywowanie - zachęcanie pracowników do dobrego wykonywania powierzonych zadań; 6. Alokowanie - przypisywanie zasobów do poszczególnych prac; 7. Monitorowanie - bieżące sprawdzanie, czy procesy prowadzą do określonych celów; 8. Kontrola - podejmowanie działań korekcyjnych; 9. Informowanie powiadamianie o postępach organizacji. Procesowa definicja zarządzania operacyjnego Definiowanie pojęć przez określenie, co i w jakiej kolejności jest wykonywane, określimy mianem ujęcia procesowego. Zarządzanie polega zatem na rozwiązywaniu problemów w ramach następującego procesu: 1. Obserwowanie uświadomienie problemu; 2. Formułowanie określenie problemu i budowa jego modelu; 3. Analizowanie padanie parametrów i alternatywnych rozwiązań, decyzja co do wyboru konkretnego rozwiązania; 4. Zastosowanie podjęcie końcowych decyzji, wprowadzenie w życie rozwiązań oraz kontrola wyników. Operacje w procesie świadczenia usług Zarządzanie operacyjne znajduje zastosowanie zarówno w sferze usługowej, jak i produkcyjnej. Mimo istotnych różnic występujących między materialnymi wyrobami i usługami procesy zarządzania operacyjnego w tych obszarach mają wiele cech wspólnych. Niewiele produktów ma wyłącznie materialną formę, jak i niewiele usług jest zupełnie pozbawionych fizycznej emanacji. Przedstawiony poniżej rysunek prezentuje spektrum usług i produktów, obrazujące stopień zespolenia tych dwóch form na różnych przykładach. 4
Różne spojrzenia na zarządzanie operacyjne Zarządzanie operacyjne jest postrzegane w różny sposób. Można traktować je jako zawód, o czym świadczą pojawiające się coraz częściej, również w polskiej prasie, ogłoszenia o zatrudnieniu. Można traktować zarządzanie operacyjne jako sposób na rozwiązywanie problemów lub nawet - jak to ma miejsce w karykaturalnych obrazach Quentina Tarantino - jako uporządkowany sposób na życie, lub traktować jak narzędzie podejmowania decyzji w określonych obszarach działalności człowieka. Zasady działania stanowiące podstawy zarządzania operacyjnego: 1) określ problem, 2) przeanalizuj dostępne zasoby do jego rozwiązania, 3) określ rozwiązanie, 4) wykonaj podjęte decyzje, znajdują odzwierciedlenie w wielu obszarach życia, w tym również w Amerykańskich Siłach Zbrojnych, które posługują się zasadą: ZADANIA Praca w grupach: grupa 1 - fabryka samochodów, restauracja, uniwersytet grupa 2 - gospodarstwo rolne, kopalnia węgla, rafineria ropy naftowej grupa 3 - producent telewizorów, firma budowlana, browar grupa 4 szpital, sklep detaliczny, linia lotnicza Zadanie 1 Określ kryteria wyróżniające usługi/wyroby i porównaj je. Myśl, improwizuj, uderzaj, zwyciężaj. usługi wyroby Zadanie 2 Określ składniki wejściowe, operacje i produkty wyjściowe dla następujących organizacji organizacja składniki wejścia operacje składniki wyjścia zadanie 3 Podaj przykłady naczelnych funkcji zarządzania dla wcześniej wymieniowych organizacji organizacja sprzedaż i marketing operacje księgowość i finanse 5