ZMIANY ZWIĄZANE Z LIKWIDACJĄ KODU BLOZ12 ORAZ WDROŻENIEM NOWEGO FORMATU OSOZ-EDI OBOWIĄZUJĄCEGO OD 12 GRUDNIA 2012 I. ZMIANY W SYSTEMIE Od dnia 12 grudnia 2012 w programie KS - Apteka Ogólna Windows przestanie być wykorzystywany dwunastocyfrowy numer BLOZ. Aktualnie jest on używany w procesie wymiany danych z dostawcami oraz w wielu funkcjach systemu aptecznego. Od wspomnianego wyżej dnia zostanie on zastąpiony numerem siedmiocyfrowym i tylko ten numer będzie służył do identyfikacji towarów w. Równocześnie, od tego samego dnia obowiązującym formatem elektronicznej wymiany dokumentów będzie OSOZ EDI. Zastąpi on całkowicie funkcjonujący dotychczas format KS- TEKST. W związku z rezygnacją z kodu BLOZ12 w systemie aptecznym KS - Apteka Ogólna Windows wprowadzono zmiany w funkcjach dotyczących: - zakładania nowych kart towarowych w aptece, - zamawiania towarów od dostawców, - przyjmowania faktur zakupu od dostawców, - sprawdzania dostępności towaru w hurtowni, - poprawy leków i zakupów, - zamawiania z Apteki Internetowej, - budowania oferty Apteki Internetowej, - synchronizacji informacji przekazywanych pomiędzy sklepem internetowym firmy zewnętrznej a systemem, - komunikacji z dostawcami oraz aktualizacji oferty dla apteki internetowej w module APWPLAN, - modułu irap raporty on-line, - przekazywania danych do systemu ABD. Zmiany związane z likwidacją numeru BLOZ12 wprowadzone zostały również w bazie leków homeopatycznych BOIRON oraz kompendium leków PHARMINDEX. Z datą 12 grudnia 2012 roku zostanie udostępniona baza BLOZ nie zawierająca kodów BLOZ12. Jeżeli użytkownik zaktualizuje bazę BLOZ po tej dacie powinien również: 1. Wyłączyć obsługę 12-cyfrowego kodu BLOZ za pomocą opcji w module APW41-Admin Opcje modułów Wspólne Ustawienia globalne opcja nr 20. Włącz obsługę 12- cyfrowego numeru BLOZ (Wspólne 2.20), 2. Zmienić format dokumentów zapisywanych do pliku na OSOZ-EDI za pomocą opcji w module APW41-Admin Opcje modułów APW11-Sprzedaż Ustawienia globalne opcja nr 90. Format dokumentów zapisywanych do pliku (APW11.2.90). Zatwierdził: Marcin Długosz Strona 1
1. Moduł APW11 SPRZEDAŻ W celu rozpoczęcia wystawiania w module APW11 Sprzedaż dokumentów w nowym formacie OSOZ-EDI należy w module APW41 Administrator opcji odpowiedzialnej za format zapisywanych dokumentów nadać wartość OSOZ-EDI (opcja APW11.2.90). Rys. 1. Ustawienia w module APW 41 Administrator Na czas trwania okresu przejściowego do dnia 12.12.2012r. na karcie Pacjenta/Odbiorcy w zakładce [Ctrl+2] Info dodatkowe dodano dodatkowe pole edycyjne Format dokumentu umożliwiające ręczną zmianę formatu wysyłanego dokumentu. Od dnia 12 grudnia 2012 należy wybrać format OSOZ-EDI. Zatwierdził: Marcin Długosz Strona 2
Rys. 2. Karta pacjenta/odbiorcy Zakładka [Ctrl+2] Info dodatkowe 2. Moduł APW12 ZAMÓWIENIA W module wprowadzono szereg zmian związanych z usunięciem BLOZ12 oraz obsługą nowego formatu elektronicznej wymiany danych pomiędzy apteką a hurtownią. W formacie OSOZ-EDI dostarczane będą oferty, zamówienia oraz zwracana lista braków. Na czas trwania okresu przejściowego do 12.12.2012 na karcie dostawcy w zakładce [Ctrl+2] Komunikacja dodano dodatkowe pole wyboru formatu dokumentów, pozwalające na ręczną zmianę formatu wysyłanego dokumentu. Rys. 3. Zmiana karty dostawców Zatwierdził: Marcin Długosz Strona 3
3. Moduł APW13 ZAKUPY W module APW13 Zakupy faktury VAT zakupu, faktury korygujące oraz przesunięcia MM wczytywane będą do programu aptecznego w nowym formacie OSOZ EDI. Fakt wczytania do programu dokumentu w nowym formacie może zostać rozpoznany na podstawie nazwy wczytanego pliku widocznej w górnym panelu okna Wczytywanie faktury lub przesunięcia przedstawia (widoczne na rysunku poniżej). Na górnym panelu prezentowana jest nazwa zaimportowanego pliku. Jeśli rozszerzeniem nazwy pliku jest *.XML oznacza to, że wczytany został plik w formacie OSOZ-EDI. Rys. 4. Okno wczytywania faktury lub przesunięcia Po wybraniu dokumentu następnie opcji [F3] Podgląd wyświetli się dokument przedstawiony na poniższym zrzucie. Zatwierdził: Marcin Długosz Strona 4
Rys. 5. Podgląd dokumentu Faktury VAT w formacie OSOZ-EDI W przypadku wczytywania dokumentu (faktury VAT zakupu, MM) w niewłaściwym/starym formacie program wyświetli stosowny komunikat informujący, że wczytywany plik jest w niewłaściwym formacie, nieobsługiwanym przez program (Rys. 6). W oknie tym za pomocą funkcji F2 Podejmij próbę konwersji wczytywanego pliku program spróbuje przekonwertować otrzymany plik od dostawcy na prawidłowy format OSOZ-EDI. Rys. 6. Wyświetlany komunikat podczas wczytywania dokumentów Zatwierdził: Marcin Długosz Strona 5
4. Moduł APW14 MAGAZYN W module APW14 Magazyn dostosowano do obsługi funkcję Dołączanie leków z bazy BLOZ opcja F12 Zaznacz wg. Rys. 7. Okno dołączania kart leków na podstawie danych z KS-BLOZ W związku z obsługą oraz likwidacją BLOZ12 zmodyfikowano sposób maskowania do funkcji: - Zapytanie o stan i cenę towaru, - Zamówienia elektroniczne, - Optymalizacja zamówień. Zatwierdził: Marcin Długosz Strona 6
Rys. 8. Zmiana maski BLOZ 5.Moduł APW41 ADMINISTRATOR W module APW41 Administrator dodano opcję umożliwiającą przełączenie programu w tryb pracy bez kodów BLOZ12 (opcja Wspólne.2.20). Opcję należy przełączyć ręcznie 12.12.2012r. Rys. 9. Ustawienie do wyłączenia obsługi 12-cyfrowego numeru BLOZ Zatwierdził: Marcin Długosz Strona 7
II. ZMIANY W SYSTEMIE KS-ZSA W związku z likwidacją numeru BLOZ 12 z dniem 12.12.2012, w KS-ZSA został wprowadzony szereg zmian mających na celu jak najmniej bolesne przeprowadzenie tego procesu. Zmiany zostały wprowadzone we wszystkich miejscach gdzie występował numer BLOZ 12. 1. Moduł 12 ZAMÓWIENIA Oferty i Zamówienia Wraz z dniem 12.12.2012 obowiązującym formatem elektronicznej wymiany danych staje się OSOZ-EDI. W formacie tym dostarczane będą do i z hurtowni zarówno oferty, jak i zamówienia oraz lista braków. W związku z tym faktem w module zamówień zostały dokonane zmiany oraz pojawiły się nowe funkcjonalności: 1. W przeglądzie ofert dodano nowe kolumny (rabat asortymentowy, sugerowana cena detaliczna, ilość, BLOZ07, magazyn zdalny, data ważności, odbiorca indywidualny, uwagi, znacznik, pozycja w ostatniej ofercie) 2. W oknie przeglądu zamówień pojawiły się dodatkowe statusy obsługi zamówienia: 3. Listę braków do zamówienia można pobierać wiele razy aż do zrealizowania zamówienia. 4. W oknie przeglądu zamówienia docelowego pojawiły się: Zatwierdził: Marcin Długosz Strona 8
- możliwość dodawania uwag do całości zamówienia (po wybraniu edycji pod zamówienia) - podgląd uwag z hurtowni dla każdej z pozycji - nowe kolumny w zamówieniu informujące o etapie realizacji pozycji zamówienia i wstrzymaniu pozycji zamówienia Zatwierdził: Marcin Długosz Strona 9
5. Przy tworzeniu zamówienia i dodawaniu pozycji na podstawie listy braków na listę NIE trafią pozycje wstrzymane przez hurtownię. 2. Moduł 52 Kartoteki W module kartoteki zostały zmodyfikowane wszelkie miejsca gdzie był widoczny numer BLOZ12. Numeru BLOZ12 NIE widać już min.: - na karcie towaru centralnego oraz lokalnego, - w przeglądzie kartoteki towarów centralnej i lokalnych, - przy tworzeniu grup towarowych, - przy aktualizacji bądź replikacji zmian na kartach towarowych, - na karcie towaru centralnego oraz lokalnego, - w mechanizmie zapotrzebowań, - w mechanizmie aktualizacji CKT na podstawie BLOZ. Dodatkowo w związku z obsługą formatu OSOZ EDI nastąpiły zmiany: - zmodyfikowany został mechanizm MASKI. Dodano obsługę rozszerzonej maski na karcie towarowej (ustalenie nazwy handlowej, opakowania, podmiotu odpowiedzialnego). Zatwierdził: Marcin Długosz Strona 10
Maska jest wywoływana klawiszem F5 przy edycji karty towaru (do 12.12.2012 nowa maska towaru jest pod skrótem klawiszowym SHIFT+CTRL+F5). Dodatkowo okno perspektywy centralnej wzbogacono o kolumnę Kod EAN. 3. Pozostałe moduły W pozostałych modułach wszędzie gdzie występował kod BLOZ12 został on wyeliminowany. Miejsca ze zmianami: 1. Wszelkie miejsca gdzie można było wybrać towar lub kartę towaru. 2. Mechanizm symulacji na podstawie bazy BLOZ (23.SYMULACJE). 3. Mechanizm aktualizacji bazy BLOZ (34.KOMUNIKACJA). 4. Wybór towaru do analiz oraz widoczność BLOZ12 w wynikach analiz (53.ANALIZY). 5. Możliwość wyboru KODU BLOZ12 w generatorze tabel. Zatwierdził: Marcin Długosz Strona 11