OKRĘGOWA KOMISJA EGZAMINACYJNA w ŁODZI 90-312 Łódź, Plac Zwycięstwa 2 tel.: (042) 676-26-57; 58; fax: (042) 674-05-53 e-mail: komisja@komisja.pl INTERNET: www.komisja.pl INSTRUKCJA OBSŁUGI PROGRAMU HERMES 2005 Wstęp Prezentujemy program HERMES 2005 służący do zbierania danych potrzebnych do zorganizowania: - sprawdzianu, - egzaminu gimnazjalnego, - egzaminu maturalnego, - egzaminu potwierdzającego kwalifikacje zawodowe. Program HERMES 2005 działa w środowisku WINDOWS. Umożliwia on wprowadzanie danych: o szkole jako jednostce samodzielnej, o szkołach w zespole szkół (wszystkie dane dla szkół w zespole można wprowadzać w tej samej aplikacji dodając kolejne szkoły), o placówkach ubiegających się o uzyskanie upoważnienia do przeprowadzania etapu praktycznego egzaminu potwierdzającego kwalifikacje zawodowe (ośrodki egzaminacyjne), o uczniach lub absolwentach szkół (potrzebne do zorganizowania egzaminu), o wynikach części ustnej egzaminu maturalnego. Niniejsza instrukcja zawiera informacje dotyczące instalacji i użytkowania programu HERMES 2005. Korzystanie z tego programu będzie możliwe po wprowadzeniu identyfikatora szkoły oraz klucza kodowego. Przypominamy, że: klucz kodowy należy chronić przed nieuprawnionym ujawnieniem i nie należy umieszczać go w żadnej korespondencji, identyfikator szkoły nie jest niejawny i w celu ułatwienia odnajdywania szkoły w bazie prosimy o umieszczaniu go we wszelkiej korespondencji do OKE w Łodzi. Zalecane jest zapoznanie się z treścią całej instrukcji przed przystąpieniem do pracy z programem Hermes. Znajomość instrukcji ułatwi na pewno samą pracę z programem i wyeliminuje błędy możliwe do popełnienia podczas wprowadzania danych oraz przy przesyłaniu pliku z danymi ze szkoły do Komisji. Okręgowa Komisja Egzaminacyjna w Łodzi Strona 1
I Instalacja programu Program HERMES 2005 umieszczony jest w wersji instalacyjnej na stronie internetowej OKE w Łodzi (www.komisja.pl) w dziale Zbieranie danych. Należy pobrać i zapisać ten plik na dysk twardy komputera i postępować zgodnie z poniższą instrukcją. W celu poprawnej instalacji należy wykonać następujące kroki: 1. Usunąć z komputera poprzednie wersje programu HERMES (deinstalacja), jeśli takie były zainstalowane w systemie Start - Programy - Hermes - uninstall. Pojawi się okno jak na rys.1. Wybór opcji Usuń wszystko usunie wszystkie pliki ze wszystkich podkatalogów katalogu Hermes!!! rys. 1 2. Uruchomić program instalacyjny Hermes2005w00.exe. 3. Postępować zgodnie z instrukcjami na ekranie. 4. Następnie należy kliknąć przycisk Start, aby kontynuować instalację (rys. 2). Wybór miejsca instalacji programu rys. 2 Okręgowa Komisja Egzaminacyjna w Łodzi Strona 2
5. Po pomyślnej instalacji należy kliknąć przycisk OK aby uruchomić aplikację (rys. 3). Odznacz tutaj, jeśli nie chcesz uruchomić aplikacji natychmiast po zakończeniu instalacji. rys. 3 II Uruchamianie i praca w programie Program jest przeznaczony do wprowadzania danych o uczniach lub danych o placówkach. Aby uruchomić program należy kliknąć: Start/Programy/Hermes/Uruchom aplikację Hermes 2005 pojawi się okno rozpoczynające pracę w programie(rys. 4). rys. 4 Wprowadzanie nowych danych zakładanie pliku dla nowej szkoły Aby rozpocząć wprowadzanie danych należy kliknąć: Plik/Nowy... (rys. 5a) lub prawy przycisk myszki i wybrać Nowy... (rys. 5b). Okręgowa Komisja Egzaminacyjna w Łodzi Strona 3
.rys 5a rys. 5b Następnie należy wprowadzić identyfikator szkoły i klucz kodowy (rys. 6). rys. 6 Uwaga: w programie sprawdzana jest zgodność identyfikatora i klucza ze specyfikacją. Jeśli identyfikator lub klucz kodowy jest wprowadzony niepoprawnie, wyświetlany jest w kolorze czerwonym. Po prawidłowym wprowadzeniu identyfikatora i klucza kodowego (wyświetlą się one na czarno) uaktywni się przycisk OK, należy go kliknąć. W zależności od rodzaju egzaminu (program rozpoznaje rodzaj egzaminu po informacji zawartej w identyfikatorze szkoły) pojawi się okno, w którym należy dokonać wyboru jednej z opcji dla egzaminu potwierdzającego kwalifikacje zawodowe (rys. 7) lub od razu okno wprowadzania danych programu HERMES 2005 dla sprawdzianu i pozostałych egzaminów (rys. 8a). rys. 7 W celu zgłoszenia uczniów należy wybrać pierwszą opcję i kliknąć przycisk OK. Okręgowa Komisja Egzaminacyjna w Łodzi Strona 4
W celu zgłoszenia placówki jako ośrodka egzaminacyjnego do etapu praktycznego należy wybrać opcję drugą i kliknąć przycisk OK. Praca w programie. Po wejściu do programu ukaże się okno umożliwiające wprowadzanie danych, zawierające szereg zakładek, między innymi: Szkoła, Oddziały, Uczniowie (rys. 8a) a dla egzaminu zawodowego dodatkowo jeszcze zakładki dotyczące zawodu i ośrodków praktycznej nauki zawodu. W poszczególnych zakładkach należy wypełniać pola w kolejnych grupach danych. Ich wykaz znajduje się w prawej górnej części okna. Po wprowadzeniu kursora w obszar wpisywania dowolnego pola, na dole okna pojawia się pełna nazwa pola. Pełna nazwa pola pojawi się również, gdy naprowadzimy kursor myszki na etykietę (nazwę) pola. Więcej informacji na temat wybranego pola znajduje się w lewym dolnym rogu formularza lub w specjalnym oknie podpowiedzi wywoływanym klawiszem funkcyjnym F1 (rys. 8b) po uprzednim umieszczeniu kursora w danym polu lub podświetleniu jego zawartości. rys. 8a Po naciśnięciu przycisku F1 pojawi się okno pomocy rys. 8b Pola, których wypełnienie jest konieczne, zawierają cienką czerwoną linię (rys. 9) np.: Okręgowa Komisja Egzaminacyjna w Łodzi Strona 5
rys. 9. Pola, w których nie ma cienkiej czerwonej linii, są polami, które nie muszą być wypełnione mogą pozostać puste. Np. w polu Drugie imię nie wpisujemy -- BRAK czy NIE POSIADA w przypadku, gdy uczeń nie posiada drugiego imienia. Jeśli wartość pola jest typowa (tzn. często występuje na terenie Polski), napis pojawia się na czarno, jeśli nie należy do typowych wówczas wartość pola jest pogrubiona w kolorze niebieskim. Często tak się dzieje, gdy w wyrazie zostaną przestawione litery lub naciśnięte zostaną jednocześnie dwa klawisze klawiatury. Należy wtedy sprawdzić poprawność wpisu. Jeśli wpis jest poprawny, proszę nie sugerować się pogrubioną wartością pola, to nie jest błąd. Jeśli zaś wpis jest w kolorze czerwonym i przekreślony oznacza to, że dokonano go nieprawidłowo, np. cyfra w imieniu lub nazwisku czy nazwie miejscowości, zła data urodzenia (np. 30 miesiąc lub rok urodzenia 1901). Przykłady nieprawidłowych wpisów przedstawione zostały na rys. 10. rys. 10. W aplikacji sprawdzana jest zgodność imienia z płcią według zasady: imiona zakończone na a płeć kobieta. Przy błędnym wyborze płci napis kobieta lub mężczyzna będzie pogrubiony i na dole okna pojawi się komunikat o konieczności ponownego sprawdzenia wyboru. Komunikat taki należy zignorować w przypadku, gdy ww. zasada nie obowiązuje. Np. dla wprowadzonego imienia Kuba ( patrz rys. 10) wybrano poprawnie płeć mężczyzna a napis jest pogrubiony tutaj niczego nie należy poprawiać. Wszystkie te pogrubienia, przekreślenia czy zmiany koloru mają na celu pomóc osobie wprowadzającej dane w uniknięciu błędów możliwych do popełnienia przy pracy z klawiaturą już na etapie wprowadzania danych. Okręgowa Komisja Egzaminacyjna w Łodzi Strona 6
W przypadku zgłaszania uczniów do egzaminu potwierdzającego kwalifikacje zawodowe lub zgłaszania placówki jako ośrodka egzaminacyjnego do etapu praktycznego tego egzaminu dla ułatwiania wprowadzenia kodów i nazw zawodów oraz wyboru ośrodków praktycznej nauki zawodu można posłużyć się przyciskiem funkcyjnym F2. Pokaże się wtedy dodatkowe okno z np. listą zawodów (rys. 11a i 11b). Nie trzeba wtedy wpisywać kodów zawodu ani jego nazwy czy też numer NIP i REGON dla ośrodka praktycznej nauki zawodu ucznia należy wybrać z listy i automatycznie dane zostaną przepisane w odpowiednie pola. Wykorzystywanie klawiszy funkcyjnych (F1 oraz F2) podczas pracy z programem na pewno usprawni i ułatwi wprowadzanie danych o zdających i placówkach, co w efekcie może zaowocować bezbłędnym ich wprowadzeniem. Po wciśnięciu przycisku F2 pojawia się dodatkowe okno (rys. 11b). rys.11a.rys.11b Zgłaszanie placówki jako ośrodka do etapu praktycznego egzaminu potwierdzającego kwalifikacje zawodowe Okręgowa Komisja Egzaminacyjna w Łodzi Strona 7
Placówka, (szkoła zawodowa lub zespół szkół) po spełnieniu wymagań określonych odrębnymi przepisami może uzyskać upoważnienie do zorganizowania etapu praktycznego egzaminu potwierdzającego kwalifikacje zawodowe. Aby zgłosić placówkę jako ośrodek egzaminacyjny należy po uruchomieniu programu HERMES 2005 wybrać drugą opcję (patrz rys. 7) i nacisnąć przycisk OK. Pojawi się wtedy okno z dwoma zakładkami (rys. 12). Jeżeli wcześniej w placówce, którą zgłaszamy jako ośrodek egzaminacyjny byli wprowadzeni uczniowie (placówka jest szkołą), to dane teleadresowe z zakładki Szkoła są przepisywane nie trzeba ich ponownie wprowadzać. Należy tylko dopisać dane dotyczące ilości kształconych zawodów oraz miejsc dla zdających z uwzględnieniem ich specyficznych potrzeb. rys. 12 W zakładce Zawody trzeba wypełnić pola dotyczące kształconych zawodów i ilości miejsc na egzamin praktyczny dla każdego tematu z podaniem ilości miejsc dla uczniów z dysfunkcjami. Pełna nazwa tematu jest wyświetlana w okienku po lewej stronie formularza. Klawisze funkcyjne i funkcje klawiatury W przypadku uaktualniania i poprawiania danych wcześniej wprowadzonych już do programu pomocne są następujące przyciski znajdujące się w górnej części okna: Okręgowa Komisja Egzaminacyjna w Łodzi Strona 8
- wstaw nowy rekord ucznia (F5), - wytnij rekord ucznia (F6), - kopiuj rekord ucznia (F7), - wklej rekord ucznia (F8), - wstaw znak (F11) tablica obcych znaków diakrytycznych. Sprawną pracę w programie umożliwiają wprowadzone funkcje klawiatury: Tab Ctrl +, Ctrl +,, lewy Alt +, lewy Alt +, ALT + podkreślona litera w nazwie prawy Alt +, prawy Alt +, przełączanie pomiędzy głównymi polami przełączanie pomiędzy grupami danych zmiana wartości wyboru w ramach zaznaczonego pola przełączanie pomiędzy polami w obrębie danej grupy rozwijanie/zwijania pola wyboru zmiana wartości wyboru w ramach zaznaczonego pola lewy wybór pola/zakładki przełączanie pomiędzy grupami danych zmiana wartości wyboru w ramach zaznaczonego pola III. Zakończenie pracy w programie Przed zakończeniem pracy z programem należy: 1. Sprawdzić poprawność (kompletność) danych korzystając z przycisku (Znajdź błędne dane). Gdy wszystkie dane są poprawnie wpisane pojawi się komunikat Plik nie zawiera błędnych danych. Jeżeli brakuje jakichś danych lub gdy dane są wpisane błędnie (kolor czerwony i przekreślenie) kursor ustawi się automatycznie na pierwszym polu z błędem lub brakiem danych. 2. Zapisać wynik pracy korzystając z przycisku (Zapisz) dane w programie są automatycznie zapisywane podczas kończenia pracy, ale korzystanie z tego przycisku jeszcze podczas pracy pozwoli uniknąć przykrej niespodzianki, gdy nagle komputer zostanie wyłączony np. z powodu awarii zasilania. Okręgowa Komisja Egzaminacyjna w Łodzi Strona 9
3. Wprowadzanie danych egzaminacyjnych należy zakończyć zamykając okno programu HERMES przyciskiem znajdującym się w prawym górnym rogu okna. Pojawi się wówczas komunikat informujący o zapisaniu danych oraz informacja o poprawności wprowadzonych danych (rys. 13a) lub wystąpieniu błędów lub braku jakichś danych (rys. 13b). rys. 13a rys. 13b IV. Weryfikacja danych W celu weryfikacji danych wprowadzonych w programie HERMES istnieje możliwość wydruku danych bezpośrednio z formularza. W oknie głównym aplikacji należy podświetlić plik, z którego dane będą drukowane, następnie z górnego menu wybrać Plik/Drukuj dane uczniów (rys. 14a) i wybrać opcje drukowania (domyślne ustawienie opcji przedstawia rys. 14b). rys.14a rys. 14b Okręgowa Komisja Egzaminacyjna w Łodzi Strona 10
Kiedy mamy pewność, że dane wprowadzone do programu są poprawne, za pomocą polecenia OKE/Eksportuj na dyskietkę należy wyeksportować (zapisać) dane egzaminacyjne na czystą, sformatowaną dyskietkę (rys. 15). Należy tak postąpić zarówno dla przypadku zgłaszania uczniów jak i zgłaszania placówki jako ośrodka egzaminacyjnego. rys. 15 Istnieje również możliwość wyeksportowania danych egzaminacyjnych na dyskietkę poprzez wybór polecenia Plik/Zakończ lub klikając myszką w przycisk znajdujący się w prawym górnym rogu okna. Pojawi się wtedy okno z zapytaniem o wyeksportowanie danych na dyskietkę (rys. 16). rys. 16 Po wyborze opcji Tak, zostanie wyeksportowany (zapisany) na dyskietkę plik, w którego nazwie umieszczony będzie: - identyfikator szkoły dla sprawdzianu i egzaminu gimnazjalnego (rys. 17a); dodatkowo zostanie zapisany plik raportu Zapotrzebowanie zbiorcze na arkusze... (rys. 17b) rys. 17a Okręgowa Komisja Egzaminacyjna w Łodzi Strona 11
rys. 17b UWAGA: Plik raportu jest generowany tylko dla sprawdzianu i egzaminu gimnazjalnego. W przypadku pozostałych egzaminów pliki te nie są generowane na dyskietce zapisywane są tylko pliki z zaszyfrowanymi danymi o uczniach i placówkach. - identyfikator szkoły uzupełniony podkreśleniem oraz literą U w przypadku zgłoszenia uczniów do egzaminu zawodowego lub maturalnego (rys. 18), rys. 18 - identyfikator szkoły uzupełniony podkreśleniem oraz literą O w przypadku zgłaszania ośrodka egzaminacyjnego do przeprowadzania etapu praktycznego egzaminu potwierdzającego kwalifikacje zawodowe (rys. 19), Okręgowa Komisja Egzaminacyjna w Łodzi Strona 12
rys. 19 - identyfikator szkoły uzupełniony podkreśleniem oraz literą P w przypadku przekazywania informacji o wynikach (punktach) z części ustnej egzaminu maturalnego (rys. 20). rys. 20 Plików tych nie da się odczytać w jakimkolwiek edytorze tekstu. Nie należy zatem plików zapisanych na dyskietkach próbować otwierać w celu sprawdzenia poprawności zawartości poprawność danych sprawdzić należało wcześniej pracując w programie HERMES lub na wydrukowanych przez program HERMES listach. Pracę z wprowadzaniem danych można prowadzić etapami. Po wprowadzeniu części danych, gdy chcemy zakończyć pracę i zamknąć okno HERMESa, pojawi się okno informujące o niekompletności danych (rys. 13b). Wybierając opcję Tak dane są zapisane i w przyszłości po ponownym uruchomieniu programu możemy kontynuować wprowadzanie kolejnych danych. Trzeba wtedy uruchomić program HERMES, podświetlić nazwę pliku w lewym dolnym oknie i kliknąć myszką w przycisk Otwórz lub dwukrotnie kliknąć w nazwę pliku. Przy ponownym otwarciu zapisanego wcześniej pliku ukazuje się wypełnione już automatycznie pole Plik zapisano w Hermesie z podaną pełną datą i godziną zapisu tego pliku w Hermesie (rys. 21). Przy ponownym zamykaniu programu, podczas jego zapisywania, zostanie do pliku wprowadzona nowa data, informująca kiedy wprowadzono ostatnie zmiany danych. Okręgowa Komisja Egzaminacyjna w Łodzi Strona 13
rys. 21 Okręgowa Komisja Egzaminacyjna w Łodzi Strona 14
V. Przesłanie danych do Okręgowej Komisji Egzaminacyjnej w Łodzi Istnieją dwie możliwości przesłania danych do OKE w Łodzi: 1. Za pomocą poczty e-mail. Pliki zawierający zaszyfrowane dane egzaminacyjne o uczniach i ośrodkach należy przesłać jako załączniki do poczty elektronicznej na jeden z podanych niżej adresów: sprawdzian egzamin gimnazjalny egzamin zawodowy egzamin maturalny hermessp@komisja.pl hermesgim@komisja.pl hermeszaw@komisja.pl hermesmat@komisja.pl Prosimy o przysyłanie tylko plików z danymi tych z rozszerzeniem her lub gpg. Prosimy również o nie załączanie żadnych plików z dysku twardego komputera. Dane trafiają do systemu przetwarzania danych egzaminacyjnych i mogą być wykorzystane tylko wtedy, gdy ich format jest taki, jak założyli twórcy tego systemu. Każdorazowo powinna znaleźć się w treści korespondencji informacja z jakiej szkoły (identyfikator szkoły) oraz kto przesyła dane. 2. Skorzystać ze specjalnego formularza umieszczonego na stronie internetowej Komisji w dziale Zbieranie danych w opcji Przekazywanie. Okręgowa Komisja Egzaminacyjna w Łodzi Strona 15