HERMES 2009 INSTRUKCJA DLA SZKÓŁ PODSTAWOWYCH / GIMNAZJÓW PRZESYŁAJĄCYCH DANE DO SPRAWDZIANU / EGZAMINU GIMNAZJALNEGO

Transkrypt

1 HERMES 2009 INSTRUKCJA DLA SZKÓŁ PODSTAWOWYCH / GIMNAZJÓW PRZESYŁAJĄCYCH DANE DO SPRAWDZIANU / EGZAMINU GIMNAZJALNEGO Szanowni Państwo, przekazujemy program komputerowy HERMES 2009 słuŝący do gromadzenia danych niezbędnych do zorganizowania sprawdzianu lub egzaminu gimnazjalnego. Aplikacja umoŝliwia wprowadzanie: danych o szkole, danych egzaminacyjnych o uczniach. Uwaga! Program działa tylko w środowisku Windows. Korzystanie z programu HERMES 2009 moŝliwe jest dopiero po wprowadzeniu identyfikatora szkoły oraz klucza, które dyrektorzy szkół otrzymają z na początku października 2008 r. Dotychczas obowiązujące klucze tracą waŝność! Zalecane jest zapoznanie się z treścią całej instrukcji przed przystąpieniem do pracy z programem Hermes, poniewaŝ ułatwi to późniejszą pracę i wyeliminuje błędy podczas wprowadzania danych. 1 POBRANIE PORGRAMU Instalator programu moŝna pobrać z serwisu dla dyrektorów szkół podstawowych i gimnazjów (zakładka Hermes 2009). 2 INSTALACJA PROGRAMU W celu poprawnej instalacji naleŝy wykonać następujące czynności: 1. Usunąć z komputera poprzednie wersje programu HERMES (deinstalacja), jeśli takie były zainstalowane w systemie: Start-Programy-Hermes-Odinstaluj Po uruchomieniu Odinstaluj pojawi się okno jak na rys.1. rys. 1 Wybór opcji Usuń wszystko usunie wszystkie pliki ze wszystkich podkatalogów katalogu Hermes. 2. Uruchomić program instalacyjny hermes_sp_gim_2009w00.exe. 3. Postępować zgodnie z instrukcjami pojawiającymi się na ekranie. 1

2 4. Program instaluje się w podanej na ekranie (rys. 2) lokalizacji. W celu wskazania innej lokalizacji naleŝy przycisnąć przycisk Wybierz. 5. Aby kontynuować instalację, naleŝy kliknąć przycisk Dalej (rys. 2). rys Po pomyślnej instalacji naleŝy kliknąć przycisk Zakończ, aby uruchomić aplikację (rys. 3). rys. 3 2

3 3 URUCHAMIANIE I TWORZENIE PLIKU Z DANYMI Kliknij opcję Uruchom aplikację Hermes_sp_gimn_ 2009 (Start-Programy- Hermes-Uruchom aplikację Hermes_sp_gimn_2009) pojawi się okno rozpoczynające pracę w programie (rys. 4). rys. 4 Tworzenie nowego pliku Kliknij: Plik-Nowy... (rys. 4), a następnie wprowadź identyfikator szkoły i klucz otrzymany z OKE (rys. 5). W programie sprawdzana jest poprawność identyfikatora i klucza. JeŜeli identyfikator lub klucz kodowy jest niepoprawny, wyświetlany jest w kolorze czerwonym. Po prawidłowym wprowadzeniu identyfikatora i klucza (wyświetlą się one na czarno) uaktywni się przycisk OK.. rys. 5 Praca z programem Wprowadzanie danych moŝna prowadzić etapami. Po wprowadzeniu części danych, gdy chcemy zakończyć pracę i zamknąć okno programu HERMES, pojawi się okno informujące o niekompletności danych (rys. 6). Wybierając opcję Tak, wprowadzanie danych zostanie zakończone, a dane zapisane na twardym dysku komputera. 3

4 rys. 6 W przyszłości po ponownym uruchomieniu programu moŝemy kontynuować wprowadzanie kolejnych danych. Trzeba wtedy uruchomić program HERMES 2009, podświetlić nazwę pliku w lewym dolnym oknie i kliknąć myszką w przycisk Otwórz lub dwukrotnie kliknąć w nazwę pliku. Przy ponownym otwarciu zapisanego wcześniej pliku ukazuje się wypełnione juŝ automatycznie pole Plik zapisano w Hermesie z podaną pełną datą i godziną zapisu tego pliku w Hermesie 2009 (rys. 7). Przy ponownym zamykaniu programu, podczas jego zapisywania, zostanie do pliku wprowadzona nowa data, informująca, kiedy wprowadzono ostatnie zmiany danych. rys. 7 Dane w programie są automatycznie zapisywane podczas kończenia pracy, ale korzystanie z przycisku (Zapisz) jeszcze podczas pracy pozwoli uniknąć przykrej niespodzianki, gdy nagle komputer zostanie wyłączony np. z powodu awarii zasilania. 4

5 4 WPROWADZANIE DANYCH Podstawowe zasady wprowadzania danych 1. Dane wprowadzamy z uwzględnieniem wielkości liter. 2. Wprowadzamy nazwy własne szkół, organów prowadzących w pełnym brzmieniu. 3. Ze szczególną starannością wprowadzamy dane osobowe uczniów, poniewaŝ będą wydrukowane na zaświadczeniach. 4. Szczegółowe instrukcje na temat aktualnie wprowadzanych danych pojawiają się w dolnej części okna po lewej stronie (na rys 8 podpowiedź dotyczy wprowadzenia nazwy szkoły). rys. 8 Zakładka Szkoła Zawiera informacje dotyczące danej jednostki, m.in. takie jak: nazwa i rodzaj placówki, dane teleadresowe, nazwisko dyrektora oraz rodzaj i nazwę organu prowadzącego. NaleŜy wprowadzać oficjalną nazwę szkoły w pełnym brzmieniu. Zakładka Oddziały Zawiera informacje o liczbie oddziałów oraz liczbie zdających w poszczególnych oddziałach. Pole oddział z wpisem istnieje pozostawia się bez zmian, chyba Ŝe w danej placówce nie ma ciągłości symboli oddziałów: np. jest: A, B, D, wówczas oddział C zaznaczamy jako nieistniejący (nie istnieje). Zakładka Uczniowie Zawiera informacje o uczniach (dane osobowe i egzaminacyjne) zaleŝne od rodzaju egzaminu (sprawdzian jest jednoczęściowy, egzamin gimnazjalny. składa się z 3 części). W tabeli przed kolumną Nazwisko znajduje się pole!. W polu tym naleŝy pozostawić + jeŝeli pod danym numerem w dzienniku jest wpisany uczeń albo wybrać -, jeśli pod danym numerem w dzienniku uczeń został wykreślony. 5

6 W poszczególnych zakładkach naleŝy wypełniać pola w kolejnych grupach danych. Ich wykaz znajduje się w prawej części okna. Uwaga! NaleŜy zwrócić szczególną uwagę na poprawność danych uczniów wpisywanych do programu Hermes, poniewaŝ będą one wydrukowane na zaświadczeniach. JeŜeli uczeń nie ma drugiego imienia, to pole naleŝy pozostawić niewypełnione (nie naleŝy w pole drugie imię wpisywać nie ma, nie posiada, brak, itp., poniewaŝ system nie rozróŝnia treści semantycznej pola). Występują dwa typy pól: 1. Pola z cienką czerwoną linią: są to pola, których wypełnienie jest konieczne, np. rys Pola bez cienkiej czerwonej linii: są to pola, które nie muszą być wypełnione, np. w polu Drugie imię nie wpisujemy: -- BRAK, NIE MA, NIE POSIADA,itp.. W przypadku, gdy uczeń nie posiada drugiego imienia pozostawiamy to pole puste. Co oznaczają zmiany sposobu wyświetlania wprowadzanych danych Po wpisaniu danych wartość pola moŝe być wyświetlona w róŝny sposób (patrz przykłady na rys. 10) : A. zwykłą czcionką w kolorze czarnym - dane w polu są poprawne, B. czcionką pogrubioną w kolorze niebieskim - istnieją wątpliwości co do poprawności wpisanych danych (nie oznacza to, Ŝe dane wpisane w polu są niepoprawne, jednak w tym przypadku naleŝy dokładnie sprawdzić poprawność wpisanych danych). Powody: wartość pola nie jest typowa (tzn. wpisane imię, nazwa miejscowości nie występuje w słowniku programu Hermes 2009), wpisano płeć: męŝczyzna, a imię kończy się literą a, sumy kontrolne numerów NIP, PESEL lub REGON są niepoprawne, data urodzenia nie zgadza się z numerem PESEL C. czcionką pogrubioną i przekreśloną w kolorze czerwonym - wpisane dane są niepoprawne. Powody: w polu znalazł się niedozwolony znak (np. cyfra w imieniu, nazwisku lub miejscu urodzenia itp.) zła data urodzenia (np. 30 miesiąc, rok urodzenia 1901 itp.) 6

7 B prawdopodobieństwo pomyłki przy wprowadzeniu płci imię nie jest typowe rys.10 5 KLAWISZE FUNKCYJNE I FUNKCJE KLAWIATURY W przypadku uaktualniania i poprawiania danych wcześniej wprowadzonych juŝ do programu pomocne są następujące przyciski znajdujące się w górnej części okna: wstaw nowy wiersz ucznia (F5), wytnij rekord ucznia (F6), kopiuj rekord ucznia (F7), wklej rekord ucznia (F8), 7

8 wstaw znak (F11) tablica obcych znaków diakrytycznych. Tab przełączanie pomiędzy głównymi polami Tab +, przełączanie pomiędzy grupami danych Tab +, Zmiana wartości wyboru w ramach zaznaczonego pola, przełączanie pomiędzy polami w obrębie danej grupy Lewy Alt +, Lewy Alt +, litera w nazwie rozwijanie/zwijania pola wyboru zmiana wartości wyboru w ramach zaznaczonego pola lewy ALT + podkreślona wybór pola/zakładki prawy Alt +, przełączanie pomiędzy grupami danych prawy Alt + Zmiana wartości wyboru w ramach zaznaczonego pola 6 ZAKOŃCZENIE PRACY W PROGRAMIE 1. Kontrola poprawności nacisnąć przycisk a. jeŝeli wszystkie dane są kompletne i poprawne, pojawi się komunikat Plik nie zawiera błędnych danych b. jeŝeli brakuje danych lub dane zawierają błędy, program automatycznie przejdzie do pierwszego pola zawierającego błędy po usunięciu błędu naleŝy ponownie nacisnąć przycisk i powtarzać procedurę do pojawienia się komunikatu Plik nie zawiera błędnych danych. 2. Zapisanie zmian - nacisnąć przycisk (Zapisz). 3. Zakończenie wprowadzania danych - zamknąć okno HERMES 2009 przyciskiem, znajdującym się w prawym górnym rogu okna. Pojawi się wówczas komunikat informujący o zapisaniu danych oraz informacja o poprawności wprowadzonych danych (rys. 11) lub wystąpieniu błędów oraz braku danych (rys. 6).. 4. Po zakończeniu pracy z plikiem pojawi się okno aplikacji Hermes. Po ponownym kliknięciu w przycisk, na ekranie pojawi się pytanie o eksport danych. JeŜeli klikniemy w przycisk Nie (rys. 12) aplikacja po kilkunastu sekundach ulegnie zamknięciu. JeŜeli wprowadzanie danych jest zakończone i zamierzamy przed zamknięciem aplikacji wyeksportować dane dla OKE klikamy w przycisk Tak. rys. 11 8

9 Rys. 12 UWAGA! Kończenie pracy programu Hermes trwa kilkanaście sekund. Proszę cierpliwie zaczekać, aŝ z pulpitu zniknie okno aplikacji. 7 WERYFIKACJA DANYCH I ICH EKSPORT 1. Uruchomić program. 2. W oknie głównym aplikacji naleŝy podświetlić plik, z którego dane będą drukowane, następnie z górnego menu wybrać Plik-Drukuj dane uczniów (rys. 13) i wybrać opcje drukowania (domyślne ustawienie opcji przedstawia rys. 14). rys. 13 rys. 14 9

10 3. Wprowadzone dane (imiona, nazwiska, daty urodzenia, miejscowości itp.) powinny sprawdzić 2 osoby. 4. Eksport danych: aby wyeksportować (zapisać) dane egzaminacyjne naleŝy utworzyć na pulpicie nowy folder, folder ten powinien być pusty. Następnie naleŝy podświetlić identyfikator szkoły, przejść do zakładki OKE i kliknąć w napis Utwórz plik dla wszystkich wszystkich / wskazanej szkoły.(rys. 15). rys. 15 Następny krok to wskazanie pustego folderu (rys. 16) Rys. 16 Plik z danymi ma rozszerzenie gpg. Pliki zapisane z rozszerzeniem gpg nie nadają się do odczytu w Ŝadnym z edytorów tekstu. Nie naleŝy zatem próbować plików tych otwierać w celu sprawdzenia poprawności zawartości (poprawność danych sprawdzić naleŝało wcześniej pracując w programie HERMES 2009 lub na wydrukowanych przez program HERMES 2009 listach). 8 WYMUSZONA ZMIANA KLUCZA SZYFRUJĄCEGO Co miesiąc aplikacja wymusza zmianę klucza -wymaga tego Ustawa o ochronie danych osobowych NaleŜy wówczas dwukrotnie wprowadzić nowy klucz do okienka (rys. 17) zatwierdzając zmianę przyciskiem OK. Klucz nie moŝe być prosty do odgadnięcia i powinien zawierać cyfry, duŝe i małe litery oraz znaki specjalne!@#$%^&*. 10

11 Rys 17 Klucz oraz identyfikator naleŝy przechowywać w bezpiecznym miejscu. W przypadku utraty klucza naleŝy o tym fakcie niezwłocznie powiadomić OKE wysyłając komunikat poprzez serwis dla dyrektorów szkół. Wszystkie pliki naleŝy przesłać do OKE za pomocą Serwisu dla Dyrektorów Szkół Podstawowych i Gimnazjów! Przesłanie danych do Okręgowej Komisji Egzaminacyjnej w Jaworznie Pliki wygenerowane przez program Hermes prosimy przesyłać wyłącznie przez Serwis dla Dyrektorów, który jest dostępny pod adresem internetowym Prosimy nie przesyłać pocztą tradycyjną dyskietek i wydruków z programu Hermes. Pliki przesyłane pocztą elektroniczną nie będą przyjmowane. Aby wejść na stronę z formularzem do przesyłania plików, naleŝy kliknąć w odnośnik prześlij dane, znajdujący się w menu Serwisu dla Dyrektorów (rys. 18). 11

12 rys. 18 Klikając przycisk przeglądaj, wskaŝ poprawny plik wygenerowany w obowiązującej wersji programu HERMES. Jeśli masz pewność, Ŝe wybrano właściwy plik, kliknij przycisk wyślij. Pomyślne przesłanie pliku jest niezwłocznie weryfikowane przez system generujący informację zwrotną potwierdzenie. Po zapoznaniu się z treścią potwierdzenia, zaleca się jego wydrukowanie lub zapisanie na dysku komputera. W tym celu proszę wykorzystać odnośnik drukuj lub zapisz. Błędy przy próbie wysłania niepoprawnego pliku są sygnalizowane uŝytkownikowi stosownymi komunikatami. W przypadku problemów z instalacją, pracą w programie HERMES lub przesyłaniem danych za pomocą serwisu proszę kontaktować się z Zespołem Informatyków tel. (032) lub , nr wew. 113,114 adres oi@oke.jaworzno.pl 12