INSTRUKCJA DLA SZKOŁY PODSTAWOWEJ I GIMNAZJUM

Transkrypt

1 INSTRUKCJA DLA SZKOŁY PODSTAWOWEJ I GIMNAZJUM Szanowni Państwo, przekazujemy program komputerowy HERMES 2006, działający w środowisku Windows. Służy on do zbierania danych niezbędnych do zorganizowania : sprawdzianu, egzaminu gimnazjalnego, egzaminu maturalnego, egzaminu potwierdzającego kwalifikacje zawodowe. Aplikacja umożliwia wprowadzanie: danych o szkole jako jednostce samodzielnej, danych o szkołach w zespole szkół (wszystkie dane dla szkół w zespole należy wprowadzać w tej samej aplikacji, tworząc oddzielne pliki dla każdej szkoły), danych egzaminacyjnych o uczniach, danych o szkołach/placówkach upoważnionych do zorganizowania etapu pisemnego lub/i praktycznego egzaminu zawodowego. Korzystanie z programu HERMES 2006 możliwe jest dopiero po wprowadzeniu identyfikatora szkoły oraz klucza, przydzielonego przez OKE w Jaworznie. Zalecane jest zapoznanie się z treścią całej instrukcji przed przystąpieniem do pracy z programem Hermes, ponieważ ułatwi to późniejszą pracę i wyeliminuje błędy możliwe do popełnienia podczas wprowadzania danych. Uwaga! Jeżeli wpisano już uczniów na sesję wiosenną 2006 r. we wcześniejszej wersji programu Hermes, należy dane egzaminacyjne z tej wersji wyeksportować w postaci pliku XML. W tym celu należy wskazać w oknie programu plik z danymi, uruchomić polecenia Plik->Eksportuj w XML i wprowadzić klucz szyfrujący. Jeżeli Program instalowany był w miejscu proponowanym przez instalator, to wyeksportowany plik powinien znajdować się w lokalizacji: C:\Program Files\Hermes\XML. Plik ten należy przenieść do innego bezpiecznego folderu, tj. poza folder Hermes. Dopiero wtedy można bezpiecznie przystąpić do deinstalacji wcześniejszej wersji Hermesa. Po zainstalowaniu Hermesa 2006 dane z wcześniejszej wersji można zaimportować w nowym programie za pomocą poleceń: Plik-> Importuj z XML (wskazując wcześniej lokalizację pliku z danymi). Należy zwrócić szczególną uwagę na poprawność danych uczniów wpisywanych do programu Hermes, ponieważ będą one wydrukowane na indywidualnych zaświadczeniach dla uczniów. INSTALACJA PROGRAMU Program HERMES 2006 w wersji instalacyjnej należy pobrać ze strony internetowej OKE Jaworzno: - zakładka Hermes W celu poprawnej instalacji należy wykonać następujące czynności: 1. Usunąć z komputera poprzednie wersje programu HERMES (deinstalacja), jeśli takie były zainstalowane w systemie: Start-Programy-Hermes-Uninstall. Po uruchomieniu Uninstall pojawi się okno jak na rys.1. 1

2 rys. 1 Wybór opcji Usuń wszystko usunie wszystkie pliki ze wszystkich podkatalogów katalogu Hermes (łącznie z poprzednio utworzonymi plikami z danymi uczniów!). 2. Uruchomić program instalacyjny Hermes2006w02.exe 3. Postępować zgodnie z instrukcjami pojawiającymi się na ekranie. 4. Program instaluje się w podanej na ekranie (rys. 2) lokalizacji. W celu wskazania innej lokalizacji należy przycisnąć przycisk Przeglądaj. 5. Aby kontynuować instalację, należy kliknąć przycisk Start (rys. 2). wybór miejsca instalacji programu rys Po pomyślnej instalacji należy kliknąć przycisk OK, aby uruchomić aplikację (rys. 3). odznacz tutaj, jeśli nie chcesz uruchomić aplikacji natychmiast po zakończeniu instalacji rys. 3 2

3 URUCHAMIANIE I PRACA W PROGRAMIE Kliknij opcję Uruchom aplikację Hermes 2006 (Start-Programy-Hermes-Uruchom aplikację Hermes 2006) pojawi się okno rozpoczynające pracę w programie (rys. 4). rys TWORZENIE NOWEGO PLIKU Kliknij: Plik-Nowy... (rys. 4), a następnie wprowadź identyfikator szkoły i klucz (rys. 5). Obowiązują identyfikatory i klucze, które zostały przydzielone w latach poprzednich. W programie sprawdzana jest poprawność identyfikatora i klucza. Jeśli identyfikator lub klucz kodowy jest niepoprawny, wyświetlany jest w kolorze czerwonym. Po prawidłowym wprowadzeniu identyfikatora i klucza kodowego (wyświetlą się one na czarno) uaktywni się przycisk OK, który należy kliknąć. rys. 5 3

4 To samo można osiągnąć po umieszczeniu kursora myszki w oknie programu. Prawym przyciskiem myszki należy wybrać polecenie Nowy. Zakładki Grupy danych w tym polu znajduje się kursor (poniżej pokazują się opisy dotyczące tego pola) po najechaniu kursorem na dowolne pole w oknie programu, tutaj pokażą się dodatkowe objaśnienia dotyczące tego pola rys. 6 W poszczególnych zakładkach należy wypełniać pola w kolejnych grupach danych. Ich wykaz znajduje się w prawej części okna(rys.6). Występują dwa typy pól: 1. Pola z cienką czerwoną linią są to pola, których wypełnienie jest konieczne np. rys Pola bez cienkiej czerwonej linii są to pola, które nie muszą być wypełnione np. w polu Drugie imię nie wpisujemy: -- BRAK czy NIE MA. W przypadku, gdy uczeń nie posiada drugiego imienia pozostawiamy to pole puste. Po wpisaniu danych wartość pola może być wyświetlona w różny sposób (patrz przykłady na rys. 8) A. zwykłą czcionką w kolorze czarnym - dane w polu są poprawne B. czcionką pogrubioną w kolorze niebieskim - istnieją wątpliwości co do poprawności wpisanych danych (nie oznacza to, że dane wpisane w polu są niepoprawne, jednak w tym przypadku należy dokładnie sprawdzić poprawność wpisanych danych). Powody: wartość pola nie jest typowa (tzn. wpisane imię, nazwa miejscowości nie występuje w słowniku programu Hermes 2006) wpisano płeć: mężczyzna, a imię kończy się literą a 4

5 sumy kontrolne numerów NIP, PESEL lub REGON są niepoprawne data urodzenia nie zgadza się z numerem PESEL C. czcionką pogrubioną i przekreśloną w kolorze czerwonym - wpisane dane są niepoprawne. Powody: w polu znalazł się niedozwolony znak (np. cyfra w imieniu, nazwisku lub miejscu urodzenia itp.) zła data urodzenia (np. 30 miesiąc, rok urodzenia 1901 itp.) A dane poprawne C błąd w dacie urodzenia (wpisano 30 miesiąc) B numer PESEL niezgodny z datą urodzenia C cyfra w nazwisku B suma kontrolna PESEL nie zgadza się B imię zakończone na a (KUBA) + wpisana płeć: mężczyzna B imiona nie występują w słowniku (błąd ortograficzny w imieniu ojca) rys KLAWISZE FUNKCYJNE I FUNKCJE KLAWIATURY W przypadku uaktualniania i poprawiania danych wcześniej wprowadzonych już do programu pomocne są następujące przyciski znajdujące się w górnej części okna: wstaw nowy wiersz ucznia (F5), wytnij rekord ucznia (F6), kopiuj rekord ucznia (F7), wklej rekord ucznia (F8), wstaw znak (F11) tablica obcych znaków diakrytycznych. 5

6 Tab przełączanie pomiędzy głównymi polami Ctrl +, przełączanie pomiędzy grupami danych Ctrl +, zmiana wartości wyboru w ramach zaznaczonego pola, przełączanie pomiędzy polami w obrębie danej grupy Lewy Alt +, Lewy Alt +, litera w nazwie rozwijanie/zwijania pola wyboru zmiana wartości wyboru w ramach zaznaczonego pola lewy ALT + podkreślona wybór pola/zakładki prawy Alt +, przełączanie pomiędzy grupami danych prawy Alt +, zmiana wartości wyboru w ramach zaznaczonego pola 6

7 3. Zakończenie pracy w programie 1. Kontrola poprawności nacisnąć przycisk a. jeżeli wszystkie dane są kompletne i poprawne, pojawi się komunikat Plik nie zawiera błędnych danych b. jeżeli brakuje danych lub dane zawierają błędy, program automatycznie przejdzie do pierwszego pola zawierającego błędy po usunięciu błędu należy ponownie nacisnąć przycisk i powtarzać procedurę do pojawienia się komunikatu Plik nie zawiera błędnych danych. 2. Zapisanie wyniku - nacisnąć przycisk (Zapisz). Dane w programie są automatycznie zapisywane podczas kończenia pracy, ale korzystanie z tego przycisku jeszcze podczas pracy pozwoli uniknąć przykrej niespodzianki, gdy nagle komputer zostanie wyłączony np. z powodu awarii zasilania. 3. Zakończenie pracy - zamknąć okno HERMES 2006 przyciskiem, znajdującym się w prawym górnym rogu okna. Pojawi się wówczas komunikat informujący o zapisaniu danych oraz informacja o poprawności wprowadzonych danych (rys. 9) lub wystąpieniu błędów oraz braku danych (rys. 10) w tym przypadku należy jeszcze raz przeprowadzić procedurę zakończenia pracy w programie, zaczynając od punktu 1. rys. 9 rys Weryfikacja wprowadzonych danych i eksportowanie na dyskietkę 1. Uruchomić program. 2. W oknie głównym aplikacji należy podświetlić plik, z którego dane będą drukowane, następnie z górnego menu wybrać Plik-Drukuj dane uczniów (rys. 11) i wybrać opcje drukowania (domyślne ustawienie opcji przedstawia rys. 12). rys. 11 rys. 12 7

8 3. Wprowadzone dane (imiona, nazwiska, daty urodzenia, miejscowości itp.) powinny sprawdzić 2 osoby. 4. Eksport danych na dyskietkę: aby wyeksportować (zapisać) dane egzaminacyjne na czystą, sformatowaną dyskietkę,należy kliknąć OKE-Eksportuj na dyskietkę (rys. 13). Należy tak postąpić zarówno w przypadku zgłaszania uczniów, jak i zgłaszania szkoły/placówki jako ośrodka egzaminacyjnego. rys Wydruk zapotrzebowania zbiorczego dla OKE: aby wydrukować zapotrzebowanie zbiorcze, należy kliknąć OKE - Generuj raporty (rys. 13a), a następnie wybrać opcję DRUKUJ (rys. 13b). rys. 13a Drukuj rys. 13b 8

9 Istnieje również możliwość wyeksportowania danych egzaminacyjnych na dyskietkę poprzez wybór polecenia Plik-Zakończ lub klikając myszką w przycisk, znajdujący się w prawym górnym rogu okna. Pojawi się wtedy okno z pytaniem o wyeksportowanie danych na dyskietkę (rys. 14). rys. 14 Po wyborze opcji Tak, plik o nazwie takiej jak identyfikator szkoły zostanie wyeksportowany (zapisany) na dyskietkę. Przykładowy plik pokazany jest na rysunku 15. Plik ten ma rozszerzenie her. Pliki zapisane z rozszerzeniem her nie nadają się do odczytu w żadnym z edytorów tekstu. Nie należy zatem próbować plików tych otwierać w celu sprawdzenia poprawności zawartości (poprawność danych sprawdzić należało wcześniej pracując w programie HERMES 2006 lub na wydrukowanych przez program HERMES 2006 listach). rys. 15 Pracę z wprowadzaniem danych można prowadzić etapami. Po wprowadzeniu części danych, gdy chcemy zakończyć pracę i zamknąć okno HERMESa, pojawi się okno informujące o niekompletności danych (rys. 10). Wybierając opcję Tak, dane są zapisane i w przyszłości po ponownym uruchomieniu programu możemy kontynuować wprowadzanie kolejnych danych. Trzeba wtedy uruchomić program HERMES 2006, podświetlić nazwę pliku w lewym dolnym oknie i kliknąć myszką w przycisk Otwórz lub dwukrotnie kliknąć w nazwę pliku. 9

10 Przy ponownym otwarciu zapisanego wcześniej pliku ukazuje się wypełnione już automatycznie pole Plik zapisano w Hermesie z podaną pełną datą i godziną zapisu tego pliku w Hermesie 2006 (rys. 16). Przy ponownym zamykaniu programu, podczas jego zapisywania, zostanie do pliku wprowadzona nowa data, informująca, kiedy wprowadzono ostatnie zmiany danych. Data i godzina rys

11 Przesłanie danych do Okręgowej Komisji Egzaminacyjnej w Jaworznie I. PLIKI Z DANYMI: II. PISMO PRZEWODNIE Z ZAŁĄCZNIKAMI: 24XXXX-XXXXX_062.her raport.txt 24XXXX-XXXXX oznacza identyfikator szkoły DROGĄ ELEKTRONICZNĄ 1. Wydrukowane zapotrzebowanie zbiorcze (raport) z podpisem oraz pieczątką dyrektora szkoły. 2. Oświadczenie o zachowaniu poufności (3. Dyskietka/i z danymi o ile, nie przesłano danych drogą elektroniczną) POCZTĄ TRADYCYJNĄ I. Pliki z danymi uczniów 1. Za pomocą poczty . Plik/pliki (wyeksportowane wcześniej na dyskietkę) zawierające zaszyfrowane dane egzaminacyjne o uczniach należy przesłać jako załączniki do poczty elektronicznej na adres: dane@oke.jaworzno.pl W polu Temat wpisujemy: Zgłoszenie danych Hermes sprawdzian (lub: egzamin gimnazjalny)* W treści listu wpisujemy: - nazwa szkoły, - adres szkoły, - nazwisko osoby odpowiedzialnej za kontakt z OKE, - numer telefonu kontaktowego. * w przypadku nadsyłania poprawek wpisać w temacie: Aktualizacja danych Hermes 2006 sprawdzian (lub: egzamin gimnazjalny) Prosimy o niezałączanie żadnych innych plików z dysku twardego komputera. Dane trafiają do systemu przetwarzania danych egzaminacyjnych i mogą być wykorzystane tylko wtedy, gdy ich format jest taki, jak założyli twórcy tego systemu. Jeżeli do tygodnia od wysłania do OKE pliku z danymi nie otrzymają Państwo wiadomości z potwierdzeniem odebrania danych, prosimy o kontakt telefoniczny: tel. (032) lub , nr wew. 113 (sprawdzian), 114 (egzamin gimnazjalny). 2. Tradycyjnie, za pomocą zwykłej poczty tylko w sytuacji awaryjnej. Należy przesłać w zabezpieczonej kopercie dyskietkę lub dyskietki z plikami zapisanymi przez program HERMES. II. Pismo przewodnie z załącznikami Pismo należy sporządzić wg wzoru zamieszczonego na stronie głównej i dołączyć do niego następujące załączniki: 1. Raport zapotrzebowanie zbiorcze na materiały egzaminacyjne. 2. Oświadczenie dyrektora szkoły o zachowaniu poufności. 3. Dyskietka/i z danymi w wersji elektronicznej (o ile nie przesłano drogą elektroniczną). Pismo wraz z załącznikami należy przesłać pocztą tradycyjną na adres komisji: Okręgowa Komisja Egzaminacyjna w Jaworznie ul. Mickiewicza Jaworzno W przypadku problemów z instalacją lub pracą w programie HERMES proszę kontaktować się z Zespołem Informatyków OKE Jaworzno tel. (032) lub , nr wew. 113,114,133, adres oke@oke.jaworzno.pl 11