Pan Zdzisław Biszewski Dyrektor Mazowieckiego Centrum Polityki Społecznej

WOJEWODA MAZOWIECKI Warszawa, 30 września 2016 r. WPS-IX.431.4.5.2016 Pan Zdzisław Biszewski Dyrektor Mazowieckiego Centrum Polityki Społecznej SPRAWOZDANIE Z KONTROLI przeprowadzonej w Mazowieckim Centrum Polityki Społecznej w dniach 19 20 września 2016 r. Kontrola doraźna w Mazowieckim Centrum Polityki Społecznej została przeprowadzona w trybie uproszczonym w dniach 19-20 września 2016 r. Kontrolę przeprowadzili: Wiesława Puciłowska kierownik Oddziału do spraw Wspierania Rodziny i Pieczy Zastępczej, Agnieszka Woźniak Markowska inspektor wojewódzki oraz Grzegorz Kamiński starszy inspektor wojewódzki na podstawie upoważnień Nr 162/WPS, Nr 163/WPS/2016, Nr 164/WPS/2016. [akta kontroli str. 5-7 upoważnienia do kontroli] W książce kontroli dokonano wpisu pod pozycją 7 w 2016 r. Przedmiotem kontroli była organizacja i realizacja zadań zleconych z zakresu administracji rządowej wynikających z ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych (Dz. U. z 2015 r. poz. 114, z późn. zm.) oraz ustawy z dnia 11 lutego 2016 r. o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci (Dz. U. z 2016 r. poz. 195), w związku z koordynacją systemów zabezpieczenia społecznego, w okresie od 1 stycznia 2015 r. do dnia kontroli. Wyjaśnień udzielali: pani Lidia Ułanowska - Zastępca Dyrektora Mazowieckiego Centrum Polityki Społecznej, pani Barbara Krupa Kierownik Wydziału ds. Koordynacji Systemów

2 Zabezpieczenia Społecznego oraz pan Paweł Piekarski starszy inspektor w Wydziale ds. Koordynacji Systemów Zabezpieczenia Społecznego. [akta kontroli str. 8 upoważnienia do składania wyjaśnień] Kontrola została przeprowadzona na prośbę Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Celem kontroli było wykazanie rzeczywistej liczby spraw prowadzonych przez marszałków województw. Licząc sprawy kierowano się zgodnie z zaleceniami Ministerstwa następującymi kryteriami: 1. rozumienie sprawy zgodnie z definicją zawartą w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 21 grudnia 2015 r. w sprawie sprawozdań rzeczowo-finansowych z wykonywania zadań z zakresu świadczeń rodzinnych w pkt. 3 objaśnień do kwartalnego sprawozdania rzeczowo-finansowego z wykonywania zadań z zakresu świadczeń rodzinnych zawierającego informacje o realizacji zadań z zakresu koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego dotyczących świadczeń rodzinnych; 2. rozumienie sprawy zgodnie z zasadą jeden wnioskodawca/rodzina w jednym okresie zasiłkowym ; 3. nieidentyfikowanie sprawy jako jedno nazwisko to jedna sprawa ponieważ na jednym wniosku może być kilka nazwisk, jednakże nie należy tego rejestrować jako kilka spraw; 4. całkowita liczba spraw załatwionych powinna stanowić sumę spraw wykazywanych w częściach A i B sprawozdania rzeczowo-finansowego z wykonywania zadań z zakresu świadczeń rodzinnych zawierającego informacje o realizacji zadań z zakresu koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. Ustalenia kontroli Zadania z zakresu koordynacji zabezpieczenia społecznego w Mazowieckim Centrum Polityki Społecznej realizuje Wydział ds. Koordynacji Systemów Zabezpieczenia Społecznego, zgodnie z 32 pkt. 2 Regulaminu Organizacyjnego MCPS zadanie realizują następujące zespoły zadaniowe w ramach Wydziału: 1. Zespół ds. ustalania uprawnień do świadczeń rodzinnych, 2. Zespół ds. koordynacji świadczeń rodzinnych i wymiany informacji, 3. Zespół ds. nienależnie pobranych świadczeń rodzinnych. Mazowieckim Centrum Polityki Społecznej kieruje pan Zdzisław Biszewski. Zgodnie z 7 ust. 5 Regulaminu Organizacyjnego Mazowieckiego Centrum Polityki Społecznej podczas jego

3 nieobecności dyrektora zastępuje wyznaczony zastępca, a w razie nie wyznaczenia zastępcy, co ma miejsce w obecnej sytuacji, Zastępca Dyrektora ds. wsparcia dziecka i rodziny. Na dzień kontroli zadnie realizowało 26 pracowników (w tym 2 osoby przebywają na urlopie rodzicielskim), przy czym 2 osoby radca prawny i informatyk były zatrudnione w innych wydziałach. Upoważnienie do dokonywania czynności dotyczących realizacji świadczenia wychowawczego w ramach koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego określonych w ustawie z dnia 11 lutego 2016 r. o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci posiadały 2 osoby. Upoważnienia do prowadzenia postępowań w sprawach ustalenia prawa dla opiekunów, w tym także do wydawania decyzji w tych sprawach oraz do załatwiania spraw dotyczących realizacji świadczeń rodzinnych w ramach koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego i wydawania w tych sprawach decyzji posiadało 3 pracowników. [akta kontroli str. 9 12 wykaz pracowników Wydziału; str. 13 16 upoważnienie do dokonywania czynności dot. realizacji świadczenia wychowawczego w ramach koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego; str. 17-19 upoważnienie do załatwiania spraw dotyczących realizacji świadczeń rodzinnych w ramach koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego; str. 20-22 upoważnienia do prowadzenia postępowań w sprawach ustalenia prawa dla opiekunów] Od dnia 1 stycznia 2013 r. w Mazowieckim Centrum Polityki Społecznej obowiązuje instrukcja kancelaryjna wraz z jednolitym rzeczowym wykazem akt wprowadzona Zarządzeniem nr 17/2012 Dyrektora Miejskiego Mazowieckiego Centrum Polityki Społecznej z dnia 1 marca 2012 r. Instrukcja wraz z jednolitym rzeczowym wykazem akt została zatwierdzona przez Dyrektora Archiwum Państwowego w Warszawie. Zgodnie z postanowieniami Instrukcji Kancelaryjnej sprawy z zakresu koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego były rejestrowane w spisach spraw. Ze względu na obowiązujący Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt Mazowieckiego Centrum Polityki Społecznej w Warszawie Wydział ds. Koordynacji Systemów Zabezpieczenia Społecznego prowadzi następujące rodzaje rejestrów: 440 świadczenia rodzinne, 441 świadczenia alimentacyjne, 071 współpraca z organami administracji samorządowej, 072 współpraca z innymi instytucjami krajowymi i osobami fizycznymi.

4 Jak ustalono podczas kontroli, do realizacji kontrolowanych zadań została zawarta umowa nr 97/348/2011 z dnia 22 października 2011 r. z firmą Quicksoft Roman Wnuk Lipieński w przedmiocie udzielenie przez Licencjodawcę (firmą Quicksoft Roman Wnuk Lipieński) i przyjęcia przez licencjobiorcę (MCPS) prawa do okorzystania z programu M-SQRS Świadczenia Rodzinne. Pismem z dnia 19 grudnia 2014 r. strony rozwiązały umowę w związku cofnięciem przez Ministra Pracy i Polityki Społecznej świadectwa zgodności o numerze 2/1.02/SR/W/2014 dla oprogramowania M-SRQS Świadczenia rodzinne. 16 października 2015 r. zawarto umowę z firmą Sygnity Spółka Akcyjna nr 85/288/15 na dostawę oprogramowania oraz udzielenie licencji na oprogramowanie do obsługi świadczeń rodzinnych (ŚR) z modułem windykacja (WN) wraz z utrzymaniem od dnia 1 stycznia 2016 r. do dnia 31 grudnia 2016 r. W 2015 r. sprawy były rejestrowane wyłącznie w wewnętrznym systemie kancelaryjnym MCPS, a dane do sprawozdania w 2015 r. były ręcznie wpisywane do Centralnej Aplikacji Statystycznej. Sprawy były rejestrowane pojedynczo na podstawie pierwszego pisma/wniosku rozpoczynającego sprawę, a wpływające dodatkowe dokumenty, które dotyczyły sprawy już zarejestrowanej nie były rejestrowane jako odrębne sprawy tylko traktowane jako jedna sprawa. W roku 2016, w związku z zawarciem umowy na dostawę oprogramowania, sprawy były rejestrowane w systemie do obsługi Świadczeń Rodzinnych. Jednak jak ustalono podczas kontroli dane do Kwartalnych sprawozdań rzeczowo finansowym z wykonywania zadań z zakresu świadczeń rodzinnych zawierające informacje o realizacji zadań z zakresu koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego dotyczących świadczeń rodzinnych, w tym o kosztach realizacji zadani zleconego z zakresu administracji rządowej w 2016 r. nie były generowane bezpośrednio do Centralnej Aplikacji Statystycznej, a wprowadzane ręcznie na podstawie danych z bazy rekordów. Jak wyjaśnił dyrektor MCPS Sprawozdania są wykonywane z systemu dziedzinowego poprzez dedykowaną funkcję oprogramowania, następnie na podstawie wygenerowanych danych uzupełniany jest druk sprawozdania w CAS poprzez wykorzystanie operacji wypełnienie sprawozdania. Ww. metoda składania sprawozdań jest dopuszczalna przez Centralną Aplikację Statystyczną i była stosowana przez MCPS od początku sprawozdawczości. [akta kontroli str. 23 wyjaśnienia dot. metodologii sporządzania Kwartalnych sprawozdań rzeczowo finansowych z wykonywania zadań z zakresu świadczeń rodzinnych przez MCPS]

5 Zagadnienia podlegające ocenie Ustaleń dokonano na podstawie analizy: raportów z listy spraw wygenerowanych z systemu dziedzinowego za 2016 r., raportów z listy wniosków wygenerowanych z systemu dziedzinowego za 2016 r., wydruków z wewnętrznego systemu kancelaryjnego MCPS za 2015 r. i 2016 r. 2015 rok Sprawy 2015 rok Dane I, II, III i IV kwartał 2015 r. z Kwartalnego sprawozdania rzeczowo finansowym z wykonywania zadań z zakresu świadczeń rodzinnych zawierające informacje o realizacji zadań z zakresu koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego dotyczących świadczeń rodzinnych, w tym o kosztach realizacji zadani zleconego z zakresu administracji rządowej Rok 2015 I półrocze 2015 Sprawy wpływające* 6 027 3 371 * suma wartości kolumny 3, wiersz B w tabeli A i B sprawozdania W 2015 roku w spisach spraw prowadzonych zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt zarejestrowano łącznie 6 742 sprawy, a w Kwartalnym sprawozdaniu rzeczowo-finansowym z wykonywania zadań z zakresu świadczeń rodzinnych zawierającym informacje o realizacji zadań z zakresu koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego dotyczących świadczeń rodzinnych, w tym o kosztach realizacji zadania zleconego z zakresu administracji rządowej w części A i B - 6 027 spraw dotyczących świadczeń rodzinnych. Jak wyjaśniła dyrektor MCPS Różnica wynika z braku możliwości zgłoszenia ( ) części spraw, które wpływają do ROPS i wymagają podjęcia stosownych działań, m. in.: postępowania o ustalenie, czy w sprawie mają zastosowanie przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, podejmowane z urzędu (w sytuacji, kiedy organ właściwy nie wystąpił do marszałka województwa o ustalenie, czy w sprawie mają zastosowanie przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego a ROPS posiada wiedzę o pobieraniu świadczeń rodzinnych przez członka rodziny w Polsce oraz przebywaniu/aktywności zawodowej poza granicami RP w kraju członkowskim UE, EOG lub w Szwajcarii ze stosownym zapytaniem, a członek rodziny pobierającej świadczenia w Polsce przebywa/pracuje w kraju członkowskim UE, EOG lub w Szwajcarii (202 sprawy); wnioski o udostępnienie danych (40 spraw);

6 prośby zainteresowanych dot. m.in.: wydania zaświadczeń, wskazanie adresu zamieszkania członka rodziny za granicą, uwolnienia świadczeń rodzinnych, udostępnienia dokumentów, udzielenia informacji o pobieranych świadczeniach rodzinnych za granicą oraz prośby o informacje od osób fizycznych, sądów, prokuratur, komend policji (78 spraw), mylnie skierowane przez organy właściwe wnioski o ustalenie prawa do jednorazowej zapomogi z tytułu urodzenia się dziecka bądź wnioski o ustalenie prawa do świadczeń z Funduszu Alimentacyjnego do rozpatrzenia marszałkowi województwa (14 spraw); postępowania w zakresie o umorzenia, rozłożenia na raty bądź odroczenia terminu płatności kwot nienależnie pobranych świadczeń rodzinnych (126 spraw); pisma z instytucji zagranicznych dotyczące świadczeń rodzinnych, dokumenty SED z serii S, H oraz U (111 spraw). [akta kontroli str. 24 27 wyjaśnienia dot. rozbieżności pomiędzy liczbą spraw zgłoszonych w Kwartalnym sprawozdaniu rzeczowo finansowym z wykonywania zadań z zakresu świadczeń rodzinnych zawierającym informację o realizacji zadań z zakresu koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego dotyczących świadczeń rodzinnych, w tym o kosztach realizacji zadania zleconego z zakresu administracji za rok 2015 a liczbą spraw faktycznie prowadzonych przez MCPS] Sprawy I półrocze 2015 roku W spisach spraw prowadzonych zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt zarejestrowano łącznie 3 642 sprawy wpływające dotyczące świadczeń rodzinnych, a w sprawozdaniu finansowo- rzeczowym wykazano ich tylko 3 371 (o 271 mniej). Jak wyjaśniła dyrektor MCPS Różnica wynika z braku możliwości zgłoszenia w Kwartalnym sprawozdaniu rzeczowo-finansowym z wykonywania zadań z zakresu świadczeń rodzinnych ( ) części spraw, które wpływają do ROPS i wymagają podjęcia stosownych działań, m. in.: postępowania o ustalenie, czy w sprawie mają zastosowanie przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, podejmowane z urzędu (w sytuacji, kiedy organ właściwy nie wystąpił do marszałka województwa o ustalenie, czy w sprawie mają zastosowanie przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego a ROPS posiada wiedzę o pobieraniu świadczeń rodzinnych przez członka rodziny w Polsce oraz przebywaniu/aktywności zawodowej poza granicami RP w kraju członkowskim UE, EOG lub w Szwajcarii, ze stosownym zapytaniem, a członek rodziny pobierającej świadczenia w Polsce przebywa/pracuje w kraju członkowskim UE, EOG lub w Szwajcarii (83 sprawy);

7 wnioski o udostępnienie danych (24 sprawy); prośby zainteresowanych dot. m.in.: wydania zaświadczeń, wskazanie adresu zamieszkania członka rodziny za granicą, uwolnienia świadczeń rodzinnych, udostępnienia dokumentów, udzielenia informacji o pobieranych świadczeniach rodzinnych za granicą oraz prośby o informacje od osób fizycznych, sądów, prokuratur, komend policji (44 sprawy), mylnie skierowane przez organy właściwe wnioski o ustalenie prawa do jednorazowej zapomogi z tytułu urodzenia się dziecka bądź wnioski o ustalenie prawa do świadczeń z Funduszu Alimentacyjnego do rozpatrzenia marszałkowi województwa (5 spraw); postępowania w zakresie o umorzenia, rozłożenia na raty bądź odroczenia terminu płatności kwot nienależnie pobranych świadczeń rodzinnych (54 sprawy); pisma z instytucji zagranicznych dotyczące świadczeń rodzinnych, dokumenty SED z serii S, H oraz U (61 spraw). [akta kontroli str. 24 27 wyjaśnienia dot. rozbieżności pomiędzy liczbą spraw zgłoszonych w Kwartalnym sprawozdaniu rzeczowo finansowym z wykonywania zadań z zakresu świadczeń rodzinnych zawierającym informację o realizacji zadań z zakresu koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego dotyczących świadczeń rodzinnych, w tym o kosztach realizacji zadania zleconego z zakresu administracji za I półrocze 2015 a liczbą spraw faktycznie prowadzonych przez MCPS] Wnioski 2015 r. W 2015 r. w części A sprawozdań rzeczowo-finansowych z wykonywania zadań z zakresu świadczeń rodzinnych Centrum zgłosiło łącznie 2 557 spraw, które wpłynęły w okresie od dnia 01.01.2015 r. do dnia 31.12.2015 r. Natomiast w spisie spraw Wydziału zostało zarejestrowanych 2 159 wniosków dotyczących wyłącznie świadczeń, w tym: 1 656 wniosków o ustalenie prawa do świadczeń rodzinnych oraz 503 wnioski o ustalenie, czy w sprawie mają zastosowanie przepisy o koordynacji. Jak wyjaśnił dyrektor MCPS różnica w większej liczbie spraw niż wniosków (tj. o 398 więcej) wynika z faktu,iż w części A sprawozdania wykazywane są (oprócz wniosków): postępowania o nienależnie pobranych świadczeniach rodzinnych; sprawy wszczęte w wyniku odwołania wnioski o zmianę zadłużenia.

8 [akta kontroli str. 28 wyjaśnienia dot. rozbieżności pomiędzy liczbą spraw zgłoszonych w Kwartalnym sprawozdaniu rzeczowo finansowym z wykonywania zadań z zakresu świadczeń rodzinnych za 2015 rok, a liczbą wniosków o ustalenie prawa do świadczeń rodzinnych, które wpłynęły do MCPS; str. 29 93 wydruk z wewnętrznego systemu kancelaryjnego MCPS dot. wniosków za 2015] Wnioski I półrocze 2015 r. W okresie od dnia 01.01.2015 r. do dnia 30.06.2015 r. w części A sprawozdań rzeczowofinansowych z wykonywania zadań z zakresu świadczeń rodzinnych Centrum zgłosiło łącznie 1339 spraw, które wpłynęły do MCPS. Natomiast w spisie spraw Wydziału zostało zarejestrowanych 991 wniosków, w tym: 770 wniosków o ustalenie prawa do świadczeń rodzinnych oraz 221 wniosków o ustalenie, czy w sprawie mają zastosowanie przepisy o koordynacji. Jak wyjaśniła dyrektor: różnica w większej liczbie spraw niż wniosków (tj. o 348 więcej) wynika z faktu, iż w części A sprawozdania wykazywane są (oprócz wniosków): postępowania o nienależnie pobranych świadczeniach rodzinnych; sprawy wszczęte w wyniku odwołania; wnioski o zmianę zadłużenia. [akta kontroli str. 94 wyjaśnienia dot. rozbieżności pomiędzy liczbą spraw zgłoszonych w Kwartalnym sprawozdaniu rzeczowo finansowym z wykonywania zadań z zakresu świadczeń rodzinnych za okres od 01.01.2015 r. do dnia 30.06.2015 r., a liczbą wniosków o ustalenie prawa do świadczeń rodzinnych, które wpłynęły do MCPS; str. 95-114 wydruk z wewnętrznego systemu kancelaryjnego MCPS dot. wniosków za I półrocze 2015 r.] Sprawy załatwione Rok 2015 I półrocze 2015 Sprawy załatwione ** 5 776 2 987 ** suma wartości kolumny 10, wiersz B w tabeli A i B Zgodnie z rejestrem kancelaryjnym w I półroczu 2015 r. zostało załatwionych łącznie 2 987 spraw, natomiast w całym 2015 roku - 5 776 spraw. [akta kontroli str. 24 27 informacja dot. liczby spraw załatwionych w roku 2015 zgłoszonych w Kwartalnym sprawozdaniu rzeczowo finansowym z wykonywania zadań z zakresu świadczeń rodzinnych zawierającym informacje o realizacji zadań z zakresu

9 koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego dot. świadczeń rodzinnych, w tym o kosztach realizacji zadania zleconego z zakresu administracji] 2016 rok Sprawy Dane I i II kwartał 2016 r. z Kwartalnego sprawozdania rzeczowo finansowym z wykonywania zadań z zakresu świadczeń rodzinnych zawierające informacje o realizacji zadań z zakresu koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego dotyczących świadczeń rodzinnych, w tym o kosztach realizacji zadani zleconego z zakresu administracji rządowej Rok I półrocze 2016 Sprawy wpływające 3811 W systemie dziedzinowym zostało zarejestrowanych 3 932 sprawy. Różnica w liczbie spraw zarejestrowanych w systemie dziedzinowym a liczbą spraw wykazanych w sprawozdaniu za I i II kwartał 2016 r. w części A, jak wyjaśnił dyrektor MCPS wynika z braku możliwości zgłoszenia w sprawozdaniu części spraw, które wpływają do MCPS i wymagają podjęcia stosownych działań, np. postępowania o ustalenie, czy w sprawie mają zastosowanie przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, podejmowane z urzędu (w sytuacji, kiedy organ właściwy nie wystąpił ze stosownym zapytaniem, a członek rodziny pobierającej świadczenia w Polsce przebywa/pracuje w kraju członkowskim UE, EOG lub w Szwajcarii); wnioski o udostępnienie danych; prośby o udzielenie informacji od osób fizycznych, sądów, prokuratur, komend policji; mylnie skierowane z organów właściwych wnioski o ustalenie prawa do jednorazowej zapomogi z tytułu urodzenia się dziecka; wnioski o umorzenie / rozłożenie na raty / odroczenie terminu spłaty nienależnie pobranych świadczeń rodzinnych. [akta kontroli str. 115 122 kwartalne sprawozdanie rzeczowo finansowe z wykonywania zadań z zakresu świadczeń rodzinnych zawierające informacje o realizacji zadań z zakresu koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego dot. świadczeń rodzinnych za I i II kwartał 2016 r. (tab. A i B); str. 123 124 wyjaśnienia dot. rozbieżności pomiędzy liczbą spraw zgłoszonych w Kwartalnym sprawozdaniu rzeczowo finansowym z wykonywania zadań z

10 zakresu świadczeń rodzinnych za I półrocze 2016 r. a liczbą spraw faktycznie prowadzonych przez MCPS; str. 125 158 raport z listy spraw generowany z systemu dziedzinowego za 2016 r. cz. A sprawozdania I kwartał 2016 r.; str. 159 190 raport z listy spraw generowany z systemu dziedzinowego za 2016 r. cz. B sprawozdania I kwartał 2016 r.; str. 191-226 raport z listy spraw generowany z systemu dziedzinowego za 2016 r. cz. A sprawozdania II kwartał 2016 r.; str. 227-424 wydruk z wewnętrznego systemu kancelaryjnego MCPS dot. cz. A sprawozdania za II kwartał 2016 r.; str. 425-451 raport z listy spraw generowany z systemu dziedzinowego za 2016 r. cz. B sprawozdania II kwartał 2016 r.] Wnioski W I i II kwartale 2016 r. w części A sprawozdań rzeczowo-finansowych z wykonywania zadań z zakresu świadczeń rodzinnych Centrum zgłosiło łącznie 1958 spraw, które wpłynęły w I półroczu 2016 r. Natomiast w systemie dziedzinowym zostały zarejestrowane 1472 wnioski, w tym: 1048 wniosków o ustalenie prawa do świadczeń rodzinnych oraz/lub wniosków o zmianę zadłużenia, a także 424 wnioski o ustalenie, czy w sprawie mają zastosowanie przepisy o koordynacji. Jak wyjaśnił dyrektor MCPS różnica w większej liczbie spraw niż wniosków (tj. o 486 więcej) wynika z faktu, iż w części A sprawozdania wykazywane są (oprócz wniosków): postępowania o nienależnie pobranych świadczeniach rodzinnych, sprawy wszczęte w wyniku odwołania. wnioski o zmianę zadłużenia (zostały wykazane na liście wniosków, jednakże nie zostały zaliczone do sprawozdań rzeczowo-finansowych zaistniała sytuacja zostanie zgłoszona do dostawcy systemu dziedzinowego z prośbą o zweryfikowanie ww. problemu). [akta kontroli str. 452 wyjaśnienia dot. rozbieżności pomiędzy liczbą spraw zgłoszonych w Kwartalnym sprawozdaniu rzeczowo finansowym z wykonywania zadań z zakresu świadczeń rodzinnych za I i II kwartał 2016 r., a liczbą wniosków o ustalenie prawa do świadczeń rodzinnych, które wpłynęły do MCPS; str. 453 474 raport z listy wniosków generowany z systemu dziedzinowego za I półrocze 2016 r.] Sprawy załatwione Rok I półrocze 2016 Sprawy załatwione 3024

11 W I i II kwartale 2016 r. w części A sprawozdań rzeczowo-finansowych z wykonywania zadań z zakresu świadczeń rodzinnych Centrum zgłosiło łącznie 1344 sprawy, które zostały załatwione w I półroczu 2016 r. Natomiast w systemie dziedzinowym zostało zarejestrowanych 1782 spraw. Jak wyjaśniła dyrektor Różnica w większej liczbie spraw (tj. o 438 spraw więcej niż wykazano w sprawozdaniach za I i II kwartał) wynika z braku możliwości zgłoszenia w sprawozdaniu części spraw, które wpływają do MCPS i braku możliwości w obecnej wersji systemu dziedzinowego od 1 kwietnia 2016 r. wygenerowania raportu z listy spraw przy zastosowaniu filtru moduł sprawy pozwalającego na oddzielenie spraw, dotyczących świadczeń rodzinnych (SR) oraz spraw dotyczących świadczenia wychowawczego (SW). W I i II kwartale 2016 r. w części B sprawozdań rzeczowo-finansowych z wykonywania zadań z zakresu świadczeń rodzinnych Centrum zgłosiło łącznie 1680 spraw, które zostały załatwione w I półroczu. W systemie dziedzinowym zostały zarejestrowane 1452 sprawy. Jak wyjaśniła dyrektor Różnica w większej liczbie spraw (tj. o 228 spraw mniej niż wykazano w sprawozdaniach za I i II kwartał) wynika z konieczności doliczenia spraw załatwionych w I półroczu 2016 r., które wpłynęły w latach ubiegłych i nie były rejestrowane w systemie dziedzinowym, użytkowanym przez Centrum od dnia 01.01.2016 r. [akta kontroli str. 475 476 wyjaśnienia dot. rozbieżności pomiędzy liczbą spraw zgłoszonych w Kwartalnym sprawozdaniu rzeczowo finansowym z wykonywania zadań z zakresu świadczeń rodzinnych za I i II kwartał 2016 r., a liczbą spraw faktycznie załatwionych przez MCPS; str. 477 457 raport z listy spraw generowany z systemu dziedzinowego za 2016 r. cz. A sprawozdania I kwartał 2016 r. sprawy załatwione; str. 458-493 raport z listy spraw generowany z systemu dziedzinowego za 2016 r. cz. B sprawozdania I kwartał 2016 r. sprawy załatwione; str. 494-532 raport z listy spraw generowany z systemu dziedzinowego za 2016 r. cz. A sprawozdania II kwartał 2016 r. sprawy załatwione; str. 533-556 raport z listy spraw generowany z systemu dziedzinowego za 2016 r. cz. B sprawozdania II kwartał 2016 r. sprawy załatwione] Sprawy są wykazywane w Kwartalnym sprawozdaniu rzeczowo finansowym z wykonywania zadań z zakresu świadczeń rodzinnych zawierające informacje o realizacji zadań z zakresu koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego dotyczących świadczeń rodzinnych, w tym o kosztach realizacji zadani zleconego z zakresu administracji rządowej w sposób zgodny z objaśnieniami do sposobu sporządzania sprawozdań wynikającymi z rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 21 grudnia 2015 r. w sprawie sprawozdań rzeczowo finansowych z wykonywania zadań z zakresu świadczeń rodzinnych.

12 W związku z realizacją Programu Rodzina 500 + na dzień 16 września 2016 r. do MCPS wpłynęło 4 172 sprawy (wnioski o ustalenie prawa do świadczenia wychowawczego), w tym: 3 495 spraw dotyczących rodzin, które nigdy wcześniej nie ubiegały się o świadczenia rodzinne w związku z zastosowaniem przepisów o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego 677 spraw dotyczących rodzin, które widnieją w rejestrach osób ubiegających się o świadczenia rodzinne, w związku z zastosowaniem przepisów o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. Wydano: 344 decyzje ustalające prawo do świadczenia wychowawczego w rozumieniu przepisów kodeksu postępowania administracyjnego, 275 decyzji tymczasowych na zasadzie pierwszeństwa określonej w art. 60 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) Nr 987/2009 z dnia 16 września 2009 r. (Dz. U. L 284 z 30.10.2009). [akta kontroli str. 557 558 informacja dot. spraw prowadzonych przez MCPS w związku z realizacją Programu Rodzina 500+] Rodzaje spraw prowadzonych przez Wydział ds. Koordynacji Systemów Zabezpieczenia Społecznego, które są odrębnie rejestrowane: 1. Sprawy wszczęte w wyniku odwołania. 2. Wnioski osób fizycznych o umorzenie, rozłożenie na raty, odroczenie terminu spłaty nienależnie pobranych świadczeń rodzinnych. 3. Wnioski o uwolnienie świadczeń rodzinnych pobieranych przez drugiego rodzica za granicą. 4. Prośby o informacje otrzymywane od osób fizycznych, sądów, prokuratur, komend policji. 5. Wnioski o udostępnienie danych. 6. Sprawy dotyczące ustalania koordynacji z urzędu (w sytuacji, kiedy organ właściwy nie wystąpił ze stosownym zapytaniem, a członek rodziny pobierającej świadczenia w Polsce przebywa/pracuje w kraju członkowskim UE, EOG lub w Szwajcarii). 7. Mylnie skierowane z organów właściwych wnioski o ustalenie prawa do jednorazowej zapomogi z tytułu urodzenia się dziecka. [akta kontroli str. 559 wykaz spraw prowadzonych przez Wydział]

13 W ocenie kontrolujących Mazowieckie Centrum Polityki Społecznej, sposób wprowadzania danych do systemu obsługi Świadczeń Rodzinnych oraz ich weryfikacja nie gwarantują, aby Kwartalne sprawozdania rzeczowo finansowych z wykonywania zadań z zakresu świadczeń rodzinnych zawierające informacje o realizacji zadań z zakresu koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego dotyczących świadczeń rodzinnych, w tym o kosztach realizacji zadani zleconego z zakresu administracji rządowej odzwierciedlały faktyczny zakres realizowanych zadań. Wobec powyższego zobowiązuję Pana Dyrektora do zapewnienia ujednolicenia wprowadzania danych do systemu obsługi Świadczeń Rodzinnych i ich weryfikacji przy sporządzaniu Kwartalnych sprawozdań rzeczowo finansowe z wykonywania zadań z zakresu świadczeń rodzinnych zawierające informacje o realizacji zadań z zakresu koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego dotyczących świadczeń rodzinnych, w tym o kosztach realizacji zadani zleconego z zakresu administracji rządowej), aby odzwierciedlały faktyczny zakres realizowanych zadań określony w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 21 grudnia 2015 r. w sprawie sprawozdań rzeczowo-finansowych z wykonywania zadań z zakresu świadczeń rodzinnych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2335). Zgodnie z art. 52 ust. 5 ustawy o kontroli w administracji rządowej 1 kierownik jednostki kontrolowanej w terminie 3 dni roboczych od dnia otrzymania sprawozdania z kontroli ma prawo przedstawić do niego stanowisko. Nie wstrzymuje to realizacji ustaleń kontroli. Na podstawie art. 49 ww. ustawy zobowiązuję Pana Dyrektora do przekazania, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego sprawozdania, pisemnej informacji o sposobie wykorzystania zalecenia, lub przyczynach jego niewykorzystania. z up. WOJEWODY MAZOWIECKIEGO Marcin Wodziński Zastępca Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej Do wiadomości: 1. Marszałek Województwa Mazowieckiego ul. Jagiellońska 12 03-719 Warszawa 1 Ustawa z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092).