SO-225-2/2014 Poznań, dnia 17 kwietnia 2014 r. ZAPYTANIE OFERTOWE Państwowa Inspekcja Pracy Okręgowy Inspektorat Pracy w Poznaniu z siedzibą przy ul. Św. Marcin 46/50, 61-807 Poznań zwraca się z prośbą o składanie ofert w postępowaniu dotyczącym udzielenia zamówienia, którego wartość nie przekracza równowartości kwoty określonej w art. 4 pkt. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku - Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907, 984, 1047 i 1473) na: Świadczenie usług hotelarsko-restauracyjnych w związku z organizacją szkolenia przez Okręgowy Inspektorat Pracy w Poznaniu 1. Nazwa oraz adres zamawiającego Państwowa Inspekcja Pracy Okręgowy Inspektorat Pracy w Poznaniu ul. Św. Marcin 46/50, 61-807 Poznań Telefon: 61/85 99 000, fax: 61/85 99 003 Godziny urzędowania: poniedziałek -piątek 7:30-15:30 2. Termin i sposób złożenia ofert: ofertę należy sporządzić w języku polskim zgodnie z niniejszym zapytaniem ofertowym w formie maszynopisu lub wydruku i uzupełnić wymaganymi załącznikami (dopuszczalne jest wypełnienie załączników przy użyciu długopisu lub pióra czytelnym pismem). Oferta ma posiadać datę sporządzenia oraz ma być podpisana przy imiennych pieczątkach przez wykonawcę lub osoby upoważnione do reprezentowania wykonawcy. Jeżeli oferta podpisywana jest na podstawie pełnomocnictwa należy do oferty załączyć to pełnomocnictwo. Ofertę należy złożyć w terminie do 24.04.2014 roku do godz. 11:00 osobiście lub za pośrednictwem poczty w siedzibie Zamawiającego, kancelaria, IX piętro. Oferta ma znajdować się w kopercie zaklejonej i opisanej: Świadczenie usług hotelarskorestauracyjnych w związku z organizacją szkolenia przez Okręgowy Inspektorat Pracy w Poznaniu. Nie otwierać przed dniem 24.04.2014r., godz. 11:00. Dla ułatwienia ewidencji przyjmowanych ofert przez zamawiającego koperta powinna być oznaczona także pieczątką firmową wykonawcy. Zamawiający może potwierdzić przyjęcie oferty na kopii pisma wykonawcy składającego ofertę. W przypadku, gdy wykonawca chce wysłać ofertę pocztą, należy ofertę umieścić w zaklejonej i opisanej w sposób jak wyżej kopercie, następnie zaklejoną kopertę włożyć do kolejnej koperty i ostemplować zgodnie z wymogami dotyczącymi wysłania listu pocztą oraz dodatkowo umieścić napis: Świadczenie usług hotelarsko-restauracyjnych w związku z organizacją szkolenia przez Okręgowy Inspektorat Pracy w Poznaniu. W przypadku braku ww. informacji Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za zdarzenia wynikające z tego braku, np. przypadkowe otwarcie oferty przed wyznaczonym terminem otwarcia, a w przypadku składania oferty pocztą lub pocztą kurierską za jej nie otwarcie w trakcie sesji otwarcia ofert. Wykonawcy ponoszą wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
3. Opis przedmiotu zamówienia oraz istotne zasady realizacji zamówienia: 3.1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi hotelarsko restauracyjnej, jak również udostępnienie wyposażonych sal konferencyjno szkoleniowych w związku z organizowanym szkoleniem w terminie od 22 maja 2014 roku (od godz. 9:00) do 23 maja 2014 roku (do godz. 16:00) oraz udostępnienie hali sportowej w dniu 22 maja 2014 r. (od godz. 17:00 do godz. 19:00). Miejscem realizacji usługi powinien być obiekt hotelowy zlokalizowany w odległości do 65 km od siedziby Zamawiającego, z wyłączeniem miasta Poznania. W razie wątpliwości odległość będzie mierzona po drogach publicznych od siedziby Zamawiającego. 3.2. Wykonawca winien zapewnić zakwaterowanie dla 160 osób w pokojach 1,2,3 - osobowych. Pokoje powinny być wyposażone co najmniej w: pojedyncze miejsca do spania, szafę ubraniową, łazienkę z wanną lub kabiną natryskową, umywalkę, lustro, WC. Wykonawca powinien również zabezpieczyć na potrzeby szkoleń sale konferencyjno szkoleniowe dla przewidywanej liczby uczestników. 3.3. Sale konferencyjno szkoleniowe powinny pomieścić przewidywaną liczbę uczestników szkolenia tj. 170 osób i być dostosowane do potrzeb przeprowadzenia zajęć w formie wykładu, odpowiednio oświetlone oraz wyposażone w: a) - sala dla co najmniej 170 osób - nagłośnienie, rzutnik, tablica, krzesła (wykorzystywana będzie w dniu 22.05.2014 roku od godziny 09:00-17:00 oraz w dniu 23.05.2014 roku od godziny 8:00-16:00); b) - sala dla co najmniej 40 osób - nagłośnienie, rzutnik, tablica, krzesła, (wykorzystywana będzie w dniu 22.05.2014 roku od godziny 09.30-17.00 oraz w dniu 23.05.2014 roku od godziny 8:00-16:00), 3.4. Zamawiający wymaga, aby na terenie obiektu Wykonawcy znajdowała się hala sportowa z zapleczem, niezbędna do przeprowadzenia planowanych rozgrywek sportowych piłki siatkowej. Planowane wynajęcie sali 22 maja 2014 roku w godz. od 17:00 do 19:00. 3.5. Na usługę restauracyjną składają się: a) Śniadanie w formie bufetu: kawa, herbata z dodatkami (mleko, cukier, cytryna), soki, woda mineralna, jasne i ciemne pieczywo, masło, wędliny, deska serów żółtych, twarożek, jogurty, dżem, miód, sałatka warzywna, pomidor, ogórek zielony, jajecznica, parówki lub kiełbaski na ciepło (w godz. od 7:00-8:00) b)obiad serwowany: zupa, danie główne (potrawa mięsna, ziemniaki, zestaw surówek), napoje zimne (w godz. od 13:00-14:00). c)kolacja serwowana: przystawka, zupa, danie główne, deser, zimny bufet, napoje, kawa, herbata z dodatkami (mleko, cukier, cytryna), w godz. od 18.00-22.00. d)przerwa w formie bufetu: w dniu 22.05.2014 (kawowa), w godz. od 11:00-11:30 - kawa, herbata z dodatkami (mleko, cukier, cytryna), woda mineralna, ciasto lub ciastka kruche, w dniu 23.05.2014 (kawowa) w godz. od 10:00-10:30 - kawa, herbata z dodatkami (mleko, cukier, cytryna), woda mineralna, ciasto lub ciastka kruche, w dniu 23.05.2014 w godz. od 13.00-13.30 zupa Przerwy muszą być zapewnione obok sal konferencyjnych dla całej grupy. 3.6. Realizacja przedmiotu zamówienia świadczona będzie zgodnie ze sztuką, wiedzą hotelarską i kulinarną, z zachowaniem higieny, obowiązujących przepisów i norm oraz zgodnie ze szczegółowymi ustaleniami stron. 3.7. Podana w zapytaniu liczba osób uczestniczących w szkoleniu jest liczbą szacunkową i może ona ulec zmianie. Ostateczna liczba uczestników szkolenia zostanie przekazana Wykonawcy najpóźniej 5 dni przed realizacją zamówienia. 3.8. Wykonawca przed terminem wykonania usługi, tj. przed 22 maja 2014 roku, przedstawi do akceptacji Zamawiającego propozycje menu. 3.9. Wynagrodzenie za poszczególne usługi będzie płatne na podstawie faktury VAT prawidłowo wystawionej przez Wykonawcę, w formie przelewu na jego rachunek bankowy podany w fakturze w terminie 21 dni od daty otrzymania prawidłowo wystawionej faktury przez Zamawiającego.
3.10. Zamawiający wymaga, by ceny wskazane w załączniku nr 2 do zapytania ofertowego ( w Tabeli nr 1 oraz Tabeli nr 2) nie uległy zmianie, za wyjątkiem sytuacji opisanej w pkt 3.11 zapytania ofertowego. 3.11. Zamawiający przewiduje zmianę cen w wyniku zmiany liczby uczestników lub/i godzin korzystania z sal konferencyjnych lub/i korzystania z hali sportowej. Rozliczenie kosztów usługi hotelarskiej i restauracyjnej nastąpi na podstawie faktycznej ilości uczestników szkolenia, natomiast rozliczenie kosztów wynajmu sal konferencyjnych oraz hali sportowej nastąpi na podstawie faktycznej ilości godzin korzystania z sal i hali. 4.Termin wykonania zamówienia: od 22 maja 2014 roku godz. 9:00 do dnia 23 maja 2014 roku do godz. 16:00. 5. Zasady uzupełniania ofert i poprawiania omyłek w ofertach: 5.1. W przypadku braku dokumentów Zamawiający wystąpi do oferenta o ich uzupełnienie. 5.2. Jeżeli Wykonawca nie uzupełni wymaganych dokumentów, o których mowa w pkt. 5.1., w terminie wskazanym przez Zamawiającego, jego oferta nie będzie podlegała ocenie. 5.3. Wykonawca zobowiązany jest przedstawić w ofercie ceny brutto. Zamawiający będzie uprawniony do poprawienia oczywistych omyłek rachunkowych. Przy poprawianiu oczywistych omyłek rachunkowych Zamawiający zawsze za prawidłową uzna ceny jednostkowe netto określone przez Wykonawcę w formularzu cenowym, stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego zapytania. 5.4. Zamawiający poza poprawieniem omyłek szerzej opisanych w pkt 5.3. uprawniony będzie do poprawienia oczywistych omyłek pisarskich. 6. Zasady odrzucania ofert: Zamawiający odrzuci oferty niezgodne z opisem przedmiotu zamówienia. 7. Istotne postanowienia umowy: 7.1. Umowa zostanie zawarta na czas określony tj. na okres świadczenia usługi od 22 maja 2014 roku godz. 9:00 do dnia 23 maja 2014 roku do godz. 16:00. 7.2. Zamawiający uprawniony jest do potrącania kar umownych z jakiejkolwiek należności przysługującej Wykonawcy od Zamawiającego. Zamawiający o zamiarze naliczenia kary umownej poinformuje Wykonawcę pisemnie lub faksem. 7.3. Wszelkie spory wynikłe na tle wykonania umowy strony deklarują rozwiązywać w drodze negocjacji, z ostrożności ustalają za organ rozstrzygający Sąd powszechny miejscowo właściwy dla Zamawiającego. 7.4.Umowa może zostać rozwiązana za pisemnym porozumieniem Stron w każdym czasie. 7.5. Przelew wierzytelności wymaga zgody Zamawiającego wyrażonej w formie pisemnej pod rygorem nieważności. 7.6. Zamawiający przewiduje zmianę wartości przedmiotu umowy w wyniku zmiany liczby uczestników lub/i godzin korzystania z sal konferencyjnych lub/i korzystania z hali sportowej. Rozliczenie kosztów usługi hotelarskiej i restauracyjnej nastąpi na podstawie faktycznej ilości uczestników szkolenia, natomiast rozliczenie kosztów wynajmu sal konferencyjnych oraz hali sportowej nastąpi na podstawie faktycznej ilości godzin korzystania z sal i hali. 7.7 Zamawiający może dochodzić kar umownych w przypadku stwierdzenia niewykonywania i/lub nienależytego wykonywania umowy przez Wykonawcę. 8. Termin związania ofertą: 21 dni 9. Kryterium wyboru ofert: 9.1. Przy wyborze oferty Zamawiający będzie się kierował kryterium: Cena brutto 100% 9.2. Ocena punktowa ofert zostanie obliczona jako stosunek najniżej ceny oferty do ceny oferty ocenianej, pomnożony przez 100. Wykonanie zamówienia zostanie powierzone wykonawcy, który otrzyma największą liczbę punktów.
10. Wymagane dokumenty: 10.1. Aktualny odpis z właściwego rejestru lub centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, wystawiony nie wcześniej niż na 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. 10.2. Pełnomocnictwo jeżeli dotyczy 10.3. W zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia wykaz (złożony według wzoru określonego z załączniku nr 3 do zapytania) co najmniej 2 zamówień, swoim zakresem odpowiadających przedmiotowi niniejszego zapytania, wykonanych w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługa została wykonana oraz załączeniem dowodów potwierdzających, że usługa związana z organizacją narady szkoleniowej została wykonana należycie ( tj. organizacja co najmniej dwóch zamówień swoim zakresem zbliżonych do zakresu przedmiotu niniejszego zapytania, na kwotę nie mniejszą niż 35.000 zł z podatkiem VAT każde). 10.4. Oświadczenie Wykonawcy/upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy potwierdzające posiadanie aktualnego ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia poprzez złożenie oświadczenia na formularzu ofertowym. 11. Wysokość i rodzaj kar umownych: 11.1. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną, za niewykonanie umowy z przyczyn za które ponosi odpowiedzialność Wykonawca w wysokości 20% wartości przedmiotu umowy. 11.2. W przypadku nienależytego wykonania umowy lub niezgodnego z postanowieniami umowy, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 5 % wartości przedmiotu umowy. 11.3. Jeżeli szkoda poniesiona przez Zamawiającego przewyższy kwotę kar umownych będzie on uprawniony do dochodzenia od Wykonawcy na zasadach ogólnych Kodeksu cywilnego - odszkodowania uzupełniającego do wysokości rzeczywistej szkody. 12. Dodatkowe informacje: Dodatkowych informacji udziela: Ewa Kukieła tel. 61/859 90 27 -przedmiot zamówienia Monika Pawłowska, Agnieszka Andrzejewska tel. 61/859 90 21 -procedura 13. Załączniki: Załącznik nr 1 formularz oferty do zapytania ofertowego Załącznik nr 2 formularz cenowy Załącznik nr 3 - wykaz zrealizowanych zamówień 14. Zamawiający zastrzega, iż może odwołać postępowanie o udzielenie zamówienia w każdym czasie bez podania przyczyn, a wykonawcy nie przysługują wobec zamawiającego w takim przypadku żadne roszczenia.
... (pieczęć Wykonawcy, nr telefonu i faxu) Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego. (miejscowość i data) FORMULARZ OFERTY DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO Na podstawie zapytania ofertowego na Świadczenie usług hotelarsko-restauracyjnych w związku z organizacją szkolenia przez Okręgowy Inspektorat Pracy w Poznaniu oferujemy wykonanie przedmiotu zamówienia oraz zawarcie umowy z zamawiającym, jeżeli oferta nasza zostanie uznana za najkorzystniejszą. 1. Oświadczamy, że oferujemy wykonanie usługi hotelarsko-restauracyjnej w związku ze szkoleniem w okresie od 22 maja 2014 roku do dnia 23 maja 2014 roku - dla Okręgowego Inspektoratu Pracy w Poznaniu. 2. Przedmiot zamówienia będzie realizowany w dniach od 22 maja 2014 roku ( od godz. 9:00) do dnia 23 maja 2014 roku (do godz. 16:00). 3. Ceny poszczególnych usług związanych z realizacją zamówienia podane są w załączniku nr 2 do zapytania ofertowego. 4. Oświadczamy, że łączna cena naszej oferty z podatkiem VAT wynosi... zł słownie:..., 5. Oświadczamy, że: a) akceptujemy w całości wszystkie postanowienia określone w zapytaniu ofertowym, b) zapoznaliśmy się ze wszystkimi warunkami realizacji przedmiotu zamówienia i akceptujemy je, c) cena za realizację całości przedmiotu zamówienia, podana w pkt 4 formularza oferty, zawiera wszelkie koszty związane z realizacją zamówienia (tj. koszty usługi hotelarskiej, cateringowej, restauracyjnej, najmu sal konferencyjnych, najmu hali sportowej, podatków oraz ewentualnych rabatów, itp., których wykonawca zamierza udzielić) przy uwzględnieniu wymagań i zapisów ujętych w niniejszym zapytaniu ofertowym, e) posiadamy niezbędne ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia. 6. Oświadczamy, że akceptujemy wysokość i rodzaj kar umownych, szczegółowo określonych w pkt 11 zapytania ofertowego. 7. Do niniejszego formularza załączamy następujące załączniki, stanowiące integralną część oferty: ( proszę wymienić wszystkie załączniki załączone do oferty -zgodnie ze stanem faktycznym)... 9. Inne informacje:....... (podpis i imienna pieczątka Wykonawcy/ upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy)
Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego Formularz cenowy Tabela 1 Lp. Nazwa usługi Cena jednostkowa netto PLN Stawka podatku VAT w % Cena jednostkowa brutto PLN (kolumna 3 + 4) Ilość Ilość osób Wartość brutto PLN (kolumna 5 x kolumna 6 x kolumna 7) 1 2 3 4 5 6 7 8 1. nocleg 1 160 2. śniadanie 1 160 3. Przerwa kawowa 2 170 4. Przerwa ( zupa ) 1 170 5. obiad 1 170 6. kolacja 1 170 Razem Lp. Nazwa usługi Tabela 2 Cena jednostkowa netto PLN Stawka podatku VAT w % Wartość brutto PLN (kolumna 3 + kolumna 4) 1 2 3 4 5 1. Udostępnienie sali konferencyjnej, szerzej opisanej w pkt 3.3.a) zapytania ofertowego 2. Udostępnienie sali konferencyjnej, szerzej opisanej w pkt 3.3.b) zapytania ofertowego 3. Udostępnienie hali sportowej z zapleczem, szerzej opisanej w pkt 3.4 zapytania ofertowego Razem RAZEM WARTOŚĆ OFERTY BRUTTO (wpisana w pkt 4 formularza ofertowego) tabela 1 + tabela 2
Załącznik nr 3 do zapytania ofertowego..... ( Pieczęć Wykonawcy) (Miejscowość i data) Wykaz co najmniej 2 zamówień, swoim zakresem odpowiadających przedmiotowi niniejszego zapytania, wykonanych w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, na kwotę nie mniejszą niż 35.000,00 zł z podatkiem VAT każde z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługa została wykonana oraz załączeniem dowodów potwierdzających, że usługa związana z organizacją narady szkoleniowej została wykonana należycie. Lp. Podmiot na rzecz którego realizowano usługę Wartość zamówienia w PLN z podatkiem VAT Przedmiot zamówienia Termin wykonania zamówienia (od dd.mm.rrrr do dd.mm.rrrr) 1 od do 2 od do... (podpis i imienna pieczątka Wykonawcy/ upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy)